Lời nói đầu Thế kỷ 21 là thế kỷ của công nghệ thông tin bùng nổ và phát triển mạnh mẽ trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam, Tin học đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn. Nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu ở nước ta hiện nay, việc ứng dụng tin học trong việc quản lý tại các doanh nghiệp hay bất cứ một tổ chức nào đều rất phổ biến và cấp thiết. Sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay đã đem lại những khả năng tuyệt vời trong việc quản lý, thu thập và xử lý những khối dữ liệu khổng lồ với tốc độ nhanh và chính xác cao mà con người có khả năng làm được. Để làm được điều này không chỉ cần đến các thiết bị phần cứng mà quan trọng hơn đó là các phần mềm ứng dụng phù hợp với yêu cầu quản lý thực tế. Nhưng thật đáng tiếc các nhà doanh nghiệp của chúng ta lại không thực hiện nó một cách đầy đủ và có hiệu quả hơn.Vấn đề ở chỗ các nhà doanh nghiệp thường không hiểu một càch đẩy đủ về khả năng cũng như những hạn chế của công nghệ thông tin hiện đại.Cũng như các lập trình viên và các chuyên viên của công nghệ thông tin tuy có trình độ chuyên môn và hiểu biết sâu về nó. Nhưng họ lại hay mắc sai lầm trong việc không tìm hiểu đươc hết về những yêu cầu và những ứng dụng mà những nhà doanh nghiệp cần hỗ trợ. Để có thể lấp đi khoảng cách giữa các doanh nghiệp, những người cần giải pháp kinh doanh trên máy tính và những người có hiểu biết về công nghệ thông tin thì một công tác thường phải được tiến hành khi phát triển một hệ thống đó là phân tích và thiết kế hệ thống. Có thể hiểu một cách khái quát về công việc phân tích và thiết kế một hệ thống là việc tập trung vào việc tìm hiểu bản chất của hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiện những việc gì và các dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao. Dựa trên các kết quả phân 1 tích, công tác thiết kế sẽ đưa ra những quyết định về cài đặt hệ thống để hệ thống có thể thỏa mãn những yêu cầu của giai đoạn phân tích đưa ra, đồng thời thích ứng với những điều kiện ràng buộc trong thực tế. Những kết quả của phân tích và thiết kế là tiền đề cho việc thi công một hệ thống thông tin, chuyển các kết quả phân tích và thiết kế trên giấy thành một hệ thống chạy được, đáp ứng những nhu cầu được đề ra ban đầu. Tài liệu này đề cập đến việc phân tích hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý lương của một công ty tư nhân. Các khảo sát được tiến hành dựa trên việc điều tra công tác quản lý lương được tiến hành tại công ty trách nhiệm hữu hạn công nghệ và thương mại Hà Sơn, phòng 107, số 133 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội. Tại công ty này, công tác quản lý lương từ trước tới nay được thực hiện bằng sổ sách là chính, ứng dụng tin học chỉ dừng lại ở việc đánh văn bản, tính lương trên Excel, word… lưu văn bản đơn thuần, những công việc đó hoàn toàn phụ thuộc vào người thực hiện và việc tìm kiếm thông tin cần thiết còn gặp rẩt nhiều khó khăn, không mang tính tự động hóa. Sự hạn chế này không phát huy hết tác dụng của máy tính trong việc quản lý công ty. Tuy nhiên những nghiên cứu ở đây có thể được áp dụng cho bất cứ một công ty nào khác sử dụng hình thức quản lý lương trên Excel, word… Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Chí Ngọc đã giúp đỡ em trong công tác tìm hiểu tài liệu, chị Khúc Hoàng Tuyết Hương nhân viên công ty đã giúp đỡ em trong việc tìm hiểu các nghiệp vụ về quản lý lương. Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, song thời gian có hạn và do những hiểu biết còn hạn chế về công tác nghiệp vụ quản lý lương cũng như về công nghệ thông tin nên không tránh khỏi những sai lầm và thiếu sót. Nên bài báo cáo còn sơ sài, rất mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn. 2 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Mai Sơn là công ty kinh doanh và lắp đặt máy tính.Được thành lập vào ngày 08 tháng 04 năm 1995.Với 10 năm kinh nghiệm cùng với sự cố gắng lỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường và ngày càng nhiều doanh nghiệp biết đến các sản phẩm của công ty. Công ty có khoảng 40 cán bộ công nhân viên được phân bố hợp lý phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và đòi hỏi của nền kinh tế. Đứng đầu là ban giám đốc : thực hiện các chính sách phát triển của công ty, trực tiếp điều hành các phòng , ban chức năng. Cơ cấu tổ chức của ban giám đốc bao gồm: Giám đốc – người chịu trách nhiệm cao nhất của công ty. Sau giám đốc là 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm phát triển kinh doanh của công ty và quản lý nguồn lực của công ty. -Các phòng ban : + Phòng kế toán gồm kế toán trưởng ,kế toán bán hàng, kế toán các phân xưởng và thủ quỹ +Phòng tổ chức nhân sự gồm: trưởng phòng nhân sự, nhân viên văn phòng + Quản đốc phân xưởng. -Bộ phận kinh doanh gồm: trưởng phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng và nhân viên khai thác tìm kiếm thị trường. 3 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY. II. Yêu cầu của hệ thống Đối với mọi công ty dù lớn hay vừa và nhỏ thì việc quản lý lương cũng có vai trò rất quan trọng .Nó ảnh hưởng tới năng suất lao động của người công nhân viên. Đồng thời, nó cũng ảnh hưởng tới sự phát triển của công ty đó. Hệ thống của các công ty luôn phải quản lý đúng nghiệp vụ, chuyên môn và phải thật chính xác đầy đủ. Trong xu thế công nghệ thông tin phát triển như hiệm nay, các hoạt động nghiệp vụ diễn ra hàng ngày nhiều và phức tạp thì dòi hỏi một hệ thống phải đáp ứng được những yêu cầu sau: -Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời để việc quản lý được chính xác và có hệ thống. - Đảm bảo cho việc an toàn dữ liệu là chính xác không để mất mát thông tin. 4 - Mọi hoạt động về công tác quản lý lương phải rõ ràng và thật chính xác. - Phải hỗ trợ cho ban giám đốc công ty đưa ra các điều chỉnh kịp thời. III. Yêu cầu của hệ thống - Xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất, chuẩn hóa. - Tự động hóa phần lớn công tác chi trả lương. - Cung cấp các thông tin cần thiết về hoạt động quản lý lương trên mạng cho các đối tượng co nhu cầu. - Hệ thống mới phai khắc phục được nhược điểm của hệ thông cũ. - Có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay khi cập nhật. IV. Hình thức lương Hình thức lương chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà công ty trả cho người lao động căn cứ vào thời gian và khối lượng, chất lượng công việc của họ.Về bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cá sức lao động.Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động. Kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ. Nói cách khác tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất laođộng. Tuy theo mỗi công ty mà có các hình thức trả lương khác nhau. Hiện nay có ba hình thức trả lương chủ yếu ở nước ta. Đó là: - Hình tức trả lương theo sản phẩm - Hình thức trả lương khoán - Hình thức trả lương theo thời gian 5 Tại công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Hà Sơn thì việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên dưới hình thức trả lương theo thời gian. Cụ thể là trả lương theo ngày . Đặc trưng cơ bản của hình thức này là trả lương theo năng suất lao động, dựa vào bảng chấm công. Quá trình này được tách ra làm 2 phần: - Đi thực tế để chấm công - Ghi vào bảng lương Hệ thống bao gồm: - Bảng chấm công - Bảng lương V. Hiện trạng của hệ thống 1. Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của hệ thống Hệ thống quản lý lương có chưc năng thường xuyên thông báo cho ban giám đốc về các công tác: tiền lương, chấm công,…Hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc. Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý lương luôn có nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cho công nhân viên chức là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống. Ngoài ra, thì công tác thống kê, báo cáo tình hình cho giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiểu trong việc quản lý nhân sự. 2. Cơ cấu tổ chức Công tác quản lý lương bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Vào bảng chấm công và bảng lương Công tác này chủ yếu thực hiện bằng tay thông qua các biểu mẫu dược quy định bởi bộ tài chính,một phần được thực hiện bằng máy tính,sử dụng cơ sở dữ liệu Access, Microsoft Word, Microsoft Excel. 6 2.2 Xem và kiểm tra dữ liệu Công tác này được thự hiện thủ công, dựa vào việc xem và kiểm tra các file lưu trên máy tính để khớp về dữ liệu lưu trữ.Công tác này nảy sinh, do ở công tác thứ nhất, các dữ liệu được thực hiện bằng tay, dễ gây nhầm lẫn, không đảm bảo được tính chính xác, nhất quán. 2.3 Kết xuất thông tin Công tác này thực hiện thủ công bằng máy tính, sử dụng các chương trình ứng dụng như Access, Microsoft Word, Microsoft Excel để tạo các biểu mẫu, các báo cáo quản lý lương. 3. Nội dung trình tự tính lương Như ở công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Hà Sơn thì trình tự tính lương theo định kỳ hàng tháng. Hàng tháng, các tổ tự tính công, và tính lương cho công nhân dựa vào số ngày công họ làm việc trong tháng. Sau đó bảng tính công và bảng tính lương của các tổ được gửi về phòng tài chính-kế toán. Lúc này cán bộ tiền lương sẽ thực hiện việc kiểm tra bảng lương của các phòng ban và cập nhật vào sổ sách kế toán để lên báo cáo theo quy định. Tại văn phòng cán bộ tiền lương trực tiếp tính lương cho CBCNV dựa theo bảng chấm công các cán bộ do các phòng ban gửi tới. Trước đó, tại các phòng ban các cán bộ phụ trách theodõi các họat động của cán bộ trong phòng dựa vào bảng theo dõi chấm công. Cuối mỗi tháng, cán bộ chấm công thực hiện công việc tổng hợp chấm công. Sau đó, bảng chấmcông sẽ đượcgửi tới phòng tài chính kế toán. Dựa vào bảng tổng hợp trên cán bộ tiền lương tính lương cho nhân viên. Lương của cán bộ trong công ty bao gồm 2 phần lương: lương cơ bản và lương kinh doanh + phụ cấp tháng Lương cơ bản là mức lương đã được ghi trong hợp đồng. 7 Lương kinh doanh được tính theo công của cán bộ thực hiện hàng tháng. Lương kinh doanh ở công ty này là lương thời gian được tính theo công thời gian Phụ cấp tháng bao gồm: tiền ăn trưa + tiền xăng xe + tiền điện thoại Cách tính lương như sau: Thực lĩnh = lương cơ bản + lương thời gian + lương phụ cấp – các khoản phải trừ. Trong đó: Lương cơ bản tháng = (lương cơ bản 1 tháng) / (số ngày thưc tế của 1 tháng) * số ngày công Lương thời gian = công thời gian * lương cơ bản / 26 Khoản phải trừ: Bảo hiểm xã hội : 5% 8 Sơ đồ làm bảng lương. Hình 1: Sơ đồ làm bảng lương 4. Phê phán hiện trạng Hiện nay đối với các doanh nghiệp việc quản lý lương chủ yếu được thực hiện bằng thủ công hoặc tin học hóa một phần với các đặc điểm chủ yếu sau: -Hệ thống quản lý lương chủ yếu dựa trên các tài liệu được viết bằng tay. Việc xử lý thủ công như vậy vừa tốn công lao động, dễ gây nhầm lẫn, vừa không đảm bảo được tính nhanh chóng, kịp thời để cung 9 Kế toán tổng hợp và lập bảng tính và phân bổ lương So sánh đối chiếu Bảng chấm công Tổng hợp số ngày công Hàng ngày tổ trưởng chấm công cấp thông tin khi cần thiết, hơn nữa luôn có nguy cơ tiềm ẩn việc thất lạc hư hỏng các tài liệu. -Một số dữ liệu được quản lý thông qua chương trình viết băng Access để kết xuất dữ liệu thứ cấp. Các dữ liệu này được lưu trữ, không được chuẩn hóa, nên cơ sở dữ liệu khó kết nối phải lưu trữ nhiều dữ liệu trùng lặp, thiếu một số thông tin quan trọng. 5. Phạm vi của bài báo cáo Trong bài báo cáo này chỉ nêu những ứng dụng tin học trong công tác quản lý lương của công ty TNHH Công Nghệ và thương mại Mai Sơn Công tác quản lý lương của công ty này bao gồm: -Cập nhật thông tin về hồ sơ của cán bộ công nhân viên. -Cập nhật thông tin về lương của công nhân viên. -Đảm bảo dữ liệu không bị dư thừa. -Tìm kiếm thong tin nhanh chóng ,chính xác. -Tìm kiếm lương, hệ số lương của cán bộ công nhân viên. -Báo cáo thống kê về lương của cán bộ công nhân viên. CÁC MẪU BIỂU DÙNG TRONG HỆ THỐNG BAO GỒM: - Mẫu bảng biểu chấm công tháng Là quá trình theo dõi công việc trong tháng. -Số thứ tự: cho biết số thứ tự của cán bộ công nhân viên -Họ và tên: cho biết số người trong công ty được sắp xếp theo vần a,b,c… -Ngày: cho biết các ngày trong tháng từ 1…31 trong mỗi cột tương ứng 1 ngày sẽ ghi ký hiệu chấm công. -Tổng ngày công: là số công đượcquy ra lương theo lương thời gian hoặc nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ tết……. -Ghi chú: lý do nghỉ …. 10 [...]... bảng lương -Thưc hiện việc tính lương cho cán bộ công nhân viên theo danh sách các tổ SX, các phòng ban Trong đó: -Số thứ tự : cho biết số thứ tự của công nhân viên trong công ty bắt đầu từ 1,2,3… -Họ tên: cho biết số người trong công ty đước sắp xếp theo vần a,b,c… -Chức vụ: là chức danh của cán bộ công nhân viên trong công ty -Lương chính: là lương cơ bản là lương ghi trong hợp đồng -Lương ngày: là lương. .. năng này tiến hành cập nhật công và tính lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty Đầu vào : yêu cầu cập nhật Quyền truy cập Thân Bắt đầu Quyền truy cập S Kết thúc hợp lệ Đ Cập nhật công tính lương Hình6: Đặc tả chức năng cập nhật công và tính lương 15 2.2 Cập nhật hệ số lương Chức năng này tiến hành cập nhật thông tin về hệ số lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty khi có sự điều chỉnh hoặc... nhánh ở các địa điểm khác Trên thực tế, công tác quản lý lương chỉ là một bộ phận của công tác quản lý kinh tế của công ty, vì thế hệ thống cần phải được thiết kế trên cơ sở có khả năng mở rộng và làm việc tương thích trên các hệ thống khác II Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 12 HTTT QLTL Quản lý hồ sơ Thêm Sửa Quản lý tiền lương Báo cáo Xóa Cập nhật công và tính lương Báo cáo lương Báo cáo nhân. .. bằng các sản phẩm phần mềm có hiệu quả hơn .Công tác quản lý tiền lương cũng đang là một trong những vấn đề còn tồn tại trong công ty Công tác quản lý tiền lương cần phải thay thế bằng mọt chương trình có hiệu quả Trong phạm vi bài báo cáo này ,em đưa ra các cách thức phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương theo yêu cầu thực tiễn của công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Hà Sơn Tuy nhiên... SƠ ĐỒ NGỮ CẢNH HTTTQUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG CBCNV Biểu thuế Phiếu lương Tính lương Báo cáo Biểu nộp thuế Bảng chấm Cán bộ chấm công công Giám đốc Bộ tài chính Hình11 :biểu đồ dữ liệu ở mức ngữ cảnh 20 2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Ở MỨC ĐỈNH PTC-HC Hồ sơ 1.0 Cập nhập hồ sơ CBCNV D1 : HSCBCNV Cán bộ chấm công Bảng công 2.0 Chấm công CBCNV Phiếu lương 4.0 Tính lương và các khoản Thu nhập trước thuế D3 : Bảng lương. .. MaCb.Mã này được bộ phân quản lý CBCNV thêm vào khi cập nhật cán bộ ,nhân viên mới vào hệ thống Bảng thuộc tính Tên trường MaCb Kiểu Text Độ rộng 4 Ghi chú Mã cán bộ nhân viên HoCb Text 20 Họ cán bộ ,nhân viên TenCb Text 10 Tên cán bộ ,nhân viên Nsinh Date 8 Ngày sinh Gioi Text 3 Giới tính MaPb Text 4 Mã phòng ban MaCv Text 3 Mã chức vụ Hesl Numeric 4,2 Hệ số lương CongTG Numeric 5,2 Công thời gian Congkhac... 24 6.2 Chức năng cập nhật lương Thời điểm Tính D1:CBCNV DS công CBCNB D2:Bảng công Cán bộ tiền lương CBCNV Phân loại công lương cuối tháng DS công Thời gian Dữ liệu về CBCNV Trả lương Tính công thời gian D3: bảng lương Phiếu lương Hình 17: Biểu đồ phân luồng chức năng cập nhật lương 25 CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1 tệp canbo Tên thực thể : cán bộ -Tên viết tắt : canbo... pháp lý Việc quản lý và xử lý phải đúng theo các nghiệp vụ tính lương đã được quy định Hệ thống phải thường xuyên cập nhật thông tin khi có những điều chỉnh về lương và lập các báo cáo chuyên môn cung cấp các thông tin về tình hình lương của công ty cho các phòng ban khác mà ta gọi là “Ban giám đốc” Xây dựng cơ sở dữ liệu trong hệ thống phải đặc trưng cho việc quản lý lương trên mạng của một công ty. .. tình hình nhân sự của công ty một cách tự động hóa Đầu vào: Yêu cầu dữ liệu Quyền truy cập Đầu ra: Báo cáo nhân sự Thân: 17 Bắt đầu S Quyền truy cập hợp lệ hhợp lệ Đ Kết thúc Lấy dữ liệu về nhân sự Nhập dữ liệu về nhân sự Báo cáo nhân sự Hình 9:Đặc tả chức năng báo cáo nhân sự 3.2: Báo cáo lương Chức năng này báo cáo tình hình tiền lương của CBCNV tong công ty, dựa trên bảng tính lương của công ty Đầu... cập Đầu ra: Báo cáo lương Thân: 18 Bắt đầu Quyền truy cập hợp lệ S Kết thúc Đ Lấy dữ liệu về tiền lương Nhập dữ liệu tiền lương Báo cáo lương Hình 10: Đặc tả chức năng báo cáo lương IV Biểu đồ phân luồng dữ liệu Ký hiệu biểu diễn Các thành phần Tên tác nhân Tác nhân ngoài Luồng dữ liệu 1 chiều Tên chức năng Chức năng Kho dữ liệu Tác nhân trong 19 Thủ công Giao tác người-máy Thủ công Tin học hóa hoàn . cán bộ công nhân viên trong công ty -Lương chính: là lương cơ bản là lương ghi trong hợp đồng -Lương ngày: là lương của cán bộ công nhân viên được tính theo ngày. -NC: ngày công của cán bộ công. chính kế toán. Dựa vào bảng tổng hợp trên cán bộ tiền lương tính lương cho nhân viên. Lương của cán bộ trong công ty bao gồm 2 phần lương: lương cơ bản và lương kinh doanh + phụ cấp tháng Lương. của bài báo cáo Trong bài báo cáo này chỉ nêu những ứng dụng tin học trong công tác quản lý lương của công ty TNHH Công Nghệ và thương mại Mai Sơn Công tác quản lý lương của công ty này bao gồm: -Cập