Đang tải... (xem toàn văn)
ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN Thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ bởi vì con người với tư cách chủ thể xã hội là tổng hòa các mối quan hệ. Francois De Cailere – Một nhà đàm phán thương thuyết nổi tiếng của Pháp đã nói: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cứng rắn như một khối đá”.
1 ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN 1 1.1 Khái quát về Đàm phán Khái niệm về Đàm phán Thế giới là một bàn đàm phán khổng lồ bởi vì con người với tư cách chủ thể xã hội là tổng hòa các mối quan hệ Francois De Cailere – Một nhà đàm phán thương thuyết nổi tiếng của Pháp đã nói: “Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cứng rắn như một khối đá” Đàm phán là cuộc đối thoại giữa hay hay nhiều bên với nhau về yêu cầu và nguyện vọng của mỗi bên đối với bên kia quanh vấn đề có liên quan đến quyền lợi của tất cả các bên Hiểu theo cách khác, Đàm phán là quá trình hay nhiều bên tiến hành bàn bạc, trao đổi để đi đến thống nhất về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên Mục đích của Đàm phán: nhằm tìm ra những giải pháp nhằm tối đa hóa lợi ích và tối thiểu hóa tranh chấp, mâu thuẫn giữa các bên tham gia Mục đích của Đàm phán trong kinh doanh: tiến hành thỏa thuận về những điều kiện được chấp nhận bởi tất cả các bên và kết thúc bằng một hợp đồng kinh doanh Việc đàm phán bước đầu sẽ quyết định thương vụ của bạn có thành công hay không Đàm phán thành công với nhà cung ứng có thể giúp doanh nghiệp giảm các khoản chi phí kinh doanh và nâng cao chất lượng sản phẩm Đàm phán thành công với đối tác có thể mở ra cho doanh nghiệp những cơ hội mới Quan trọng hơn cả, đàm phán thành công giúp doanh nghiệp xây dựng, duy trì và củng cố những mối quan hệ hợp tác lâu dài Ngược lại, sai lầm trong các cuộc đàm phán có thể khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản Từ kinh nghiệm hơn 40 năm làm đại diện đàm phán cho Chính phủ Mỹ và nhiều tập đoàn kinh tế lớn, Herb Cohen đã đúc kết: “Mọi thứ trong cuộc sống đều có thể đàm phán được, vấn đề nằm ở sự vận dụng khéo léo của từng người và “cái giá” cần đánh đổi khi đi đến sự đồng thuận” 1.2 - Các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán Đàm phán phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện 2 - Hai bên phải có điểm chung hoặc điểm đáng quan tâm về một vấn đề nào đó và khi một bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được thỏa thuận tốt hơn sau Đàm phán Trường hợp có thể đàm phán (hai bên có biên độ thương lượng chung) Và Trường hợp có thể đàm phán (hai bên KHÔNG có biên độ thương lượng chung) - Thời gian là một yếu tố có tầm quan trọng trong Đàm phán và ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của Đàm phán Luôn luôn nhớ rằng, thông thường thì bạn khó có được kết quả nhanh chóng trong đàm phán - thương lượng Nếu bạn dự định cố gắng đạt được kết quả trong một thời hạn nào đó mà không đạt được, thì nên bền chí và kiên nhẫn kéo dài thời gian Nhiều người cho rằng đàm phán thương lượng là một việc làm phải có thời gian bắt đầu, có số lượng thời gian và thời gian kết thúc Thực tế không hoàn toàn như vậy Cuộc đàm phán - thương lượng giữa Việt Nam - 3 Mỹ ở Paris (Pháp) về hòa bình ở Việt Nam là một ví dụ về tính vô chừng về thời gian trong đàm phán - thương lượng Thông thường thì các cuộc đàm phán - thương lượng được kết thúc vào 1/5 cuối cùng của tổng số thời gian thương lượng Như vậy bao nhiêu công sức của 4/5 tổng số thời gian kia đều dồn hết về một phần nhỏ cuối cùng của tổng số thời gian Đối với những cuộc đàm phán - thương lượng lớn thì người ta gọi đó là thời gian lịch sử Những gì ta làm trong 1/5 thời gian đàm phán thương lượng cuối cùng bằng cả 4/5 thời gian đàm phán - thương lượng kia Giống như một phiên tòa kéo dài cả tuần, cuối cùng bản tuyên án là lời kết cho tất cả và mọi người hồi hộp chờ đón giây phút quan trọng đó Thời gian và thời hạn có thể giúp bất kỳ bên nào trong đàm phán - thương lượng tùy theo hoàn cảnh và trường hợp Sau đây là một số kinh nghiệm và cũng là lời khuyên cho một người đi đàm phán- thương lượng, có thể dùng trong việc tranh thủ thời gian, tạo lợi thế cho mình Đầu tiên là phải biết kiên nhẫn và bình tĩnh, không được nóng vội, điềm đạm và chọn đúng thời điểm để hành động là một chiến thuật không thể thiếu của một người ngồi vào bàn đàm phán Nếu như một việc giải quyết nhanh một cuộc đàm phán thương lượng mang lại một lợi ích tốt thì ta cần giải quyết nhanh không nên dây dưa và kéo dài Không nên cứng nhắc, phải tuân theo thời hạn do mình đặt ra trong đàm phán Bạn có thế thay đổi thời hạn của bạn Khi cứng nhắc làm theo thời hạn do mình đặt ra nhiều khi sẽ mang đến bất lợi Đó là khi ta chưa có đủ các yếu tố để ra quyết định Trong đàm phán - thương lượng bạn nên biết thời hạn của bên kia, tức là họ dự tính thời gian cuối cùng họ sẽ quyết định là bao giờ, nhưng lại không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định của bạn Khi biết được thời hạn của bên kia thì bạn sẽ thấy càng đến gần thời hạn thì mức độ "sốt sắng" của bên kia càng lên cao và họ dễ nhượng bộ - Đàm phán thành công không có nghĩa là giành phần thắng lợi về mình mà làm thiệt hại cho khách hàng (Win-Lose) mà lựa chọn khôn ngoan sẽ là hai bên cùng thắng mà là Win-Win “Đàm phán không phải là trận đánh, vì vậy mục tiêu không phải là tiêu diệt hoặc đưa đối phương vào đất chết” Nguyên Trưởng đoàn đàm phán WTO Trương Đình Tuyển kết luận có hai vấn đề quan trọng nhất với một cuộc đàm phán Thứ nhất, chúng ta phải hướng đối tác theo hướng mà mình muốn, giúp mình tạo được một vị trí nhất định trong quan hệ song phương Thứ hai là phải 4 biết đối tác muốn gì, họ có gì trong tay, điều gì là yếu tố tiên quyết của họ Tạo sức ép hoặc đánh đổi cũng là một nghệ thuật - Sự chuẩn bị chu đáo, kỹ năng, phẩm chất đạo đức của người đàm phán ảnh hưởng đến kết quả đàm phán “Không chuẩn bị gì cả là chuẩn bị cho sự thất bại” • Mục tiêu đàm phán được xác định rõ ràng và luôn luôn bám sát theo đuổi • • mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán Ấn tượng ban đầu rất quan trọng tạo nên không khí của cuộc đàm phán Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói, biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt và biết cách khai thác thông tin hỏi nhiều thay vì nói nhiều và chủ động điều tiết buổi • thương thuyết Người đàm phán tốt phải có nhiều phương án được chuẩn bị trước khi tiến hành đàm phán, người đàm phán sẽ dễ dàng xoay chuyển tình thế khi cuộc đàm phán tiến triển theo chiều hướng bất lợi cho mình, hoặc quá căng thẳng, khó lòng đi đến thống nhất giữa đôi bên Nhờ đó nhà đàm phán có thể chủ động đàm phán thuận lợi và đảm bảo thực hiện được mục tiêu lợi ích của mình 1.3 Đặc điểm của Đàm phán trong Kinh doanh Muốn thành công trong kinh doanh thì chúng ta cần có kĩ năng đàm phán tốt 1.3.1 Đàm phán là một khoa học Đàm Phán là một khoa học về phân tích và giải quyết vấn đề một cách hệ thống để tìm phương pháp giải quyết tối ưu cho tất cả các bên trong cuộc thương lượng Điều này đòi hỏi sự nhất quán từ khâu chuẩn bị cho đến khâu kết thúc Trong đó xảy ra mối quan hệ tuyến tính giữa các yếu tố trong Đàm phán Mục đích chi phối các mục tiêu Đàm phán, nội dung chi phối phương pháp đàm phán và phương pháp chi phối đánh giá kết quả ĐP Nhược điểm của mô hình Đàm phán tuyến tính là áp đặt các yếu tố đứng trước đối với các yếu tố đứng sau, làm cản trở tính sáng tạo của nhà Đàm phán Đàm phán liên quan đến nhiều ngành Khoa học khác như luật, kế toán, phân tích xác xuất nhằm hỗ trợ tối đa cho nhà Đàm phán tìm ra biên độ thỏa thuận chung trong đàm phán 1.3.2 Đàm phán là một nghệ thuật Nhà đàm phán vận dụng thuần thục các thao tác, nguyên tắc và phương pháp, kỹ năng giao dịch trong các cuộc thương thảo Trong đó, khả năng thuyết phục, 5 chấp nhận sự thuyết phục, khả năng và cách thức sử dụng tiểu xảo, cách lựa chọn thời điểm Đàm phán thích hợp rất quan trọng và ảnh hưởng kết quả Đàm phán “Biết giấu ý định mà không bị coi là nói dối” “Tạo được sự tin cậy mà không cả tin” “Nhúng nhường, quả quyết, mê hoặc người khác mà không bị mê hoặc” 1.3.3 Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập Khi bước vào bàn Đàm phán, tất cả các bên tham gia đều có lợi ích đối lập nhau Lợi ích nhà sản xuất sẽ mâu thuẫn với lợi ích của người tiêu dùng và các thành phần khác tham gia vào quá trình lưu thông hàng hóa Nhà sản xuất là người chế tạo ra hàng hóa với mục đích bán với giá cao trong khi người tiêu dùng muốn mua hàng chất lượng với chi phí thấp Do đó một trong hai thành phần này mong muốn lợi ích tăng cao thì ảnh hưởng đến lợi nhuận của bên kia càng giảm đi Nhà sản xuất chỉ có thể thực hiện tối đa hóa lợi nhuận một cách hạn chế trên cơ sở qua lại các thành phần lợi nhuận của người tiêu dùng, làm ảnh hưởng đến lợi ích của người tiêu dùng Đối với với các nước lớn Nhật, Trung Quốc, Hoa Kỳ và EU, họ luôn muốn là đối tác sau cùng hoặc gần như sau cùng trong đàm phán BTA (Hiệp định Thương mại Việt – Mỹ) “Trung Quốc thường đưa ra những yêu cầu cực kỳ cao, đôi khi nghe qua tưởng chừng vô lý, bất hợp lý, sau đó hạ dần xuống và tìm mọi cách bắn tin để đối tác hiểu là họ luôn “thiện chí, ban ơn” Đó là cách người Trung Quốc làm trong mọi cuộc đàm phán, không chỉ thương mại mà cả chính trị, biên giới…” Vụ trưởng Vụ chính sách đa biên (Bộ Công Thương) Lương Hồng Thái cho rằng, đàm phán là không ngửa tay xin của người khác “Cái khó nhất, cần phải làm là kéo đối tác đi theo hướng của mình, tạo được vị trí của mình trong tư duy của họ.” 2 2.1 Các yếu tố của Đàm phán Các yếu tố cơ sơ Mục tiêu, môi trường, vị thế trên thương trương, bên thứ ba và người tham gia Đàm phán là các yếu tố cơ sở trong quá trình Đàm phán Các yếu tố này ảnh hưởng đến bầu không khí Đàm phán Nếu chúng có ảnh hưởng tích cực thì tạo được thuận lợi, tiết kiệm thời gian, ngược lại, sẽ gây cản trở và trì hoãn Đàm phán 2.1.1 Các mục tiêu 6 Mục tiêu là kết quả cuối cùng mà các bên mong muốn đạt được sau quá trình đàm phán, được chia thành các mục tiêu cụ thể sau: - Mục tiêu chung: các bên mong muốn đạt được giao dịch thành công và một số quyền lợi chung nào đó sau đợt đàm phán - Mục tiêu mâu thuẫn: lợi ích của bên này sẽ là chi phí của bên kia, gây ra mục tiêu mâu thuẫn hai bên - Mục tiêu hỗ trợ: những công nghệ thích hợp để xây dựng cơ sở hạ tầng khi đầu tư Các mục tiêu chung và mục tiêu bỗ trợ tác động trực tiếp và tích cực đến quá trình đàm phán, góp phần tạo nền tảng cho đàm phán thành công Còn các mục mâu thuẫn tác động tiêu cực lên quá trình, kết quả đàm phán và có nguy cơ làm giảm xác suất thỏa thuận thành công 2.1.2 Các yếu tố môi trường Các yếu tố liên quan đến cả hai bên đối tác: chính trị, xã hội và cấu trúc hạ tầng xã hội có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình đàm phán Các yếu tố khác biệt này sẽ là tín hiệu cản trở quá trình đàm phán thành công,ví dụ như là văn hóa, chính trị khác nhau - Các yếu tố chính trị, xã hội tác động trực tiếp đến đàm phán Các cấu trúc thị trường tác động đến bầu không khí đàm phán 2.1.3 Vị thế trên bàn Đàm phán Đây là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng quá trình đàm phán Số lượng người mua và người bán trên thị trường xác định phương án lựa chọn cho mỗi bên Số phương án này lại tác động đến sức ép của các đối tác trên thị trường Độc quyền bán ảnh hưởng quá trình đàm phán và vị thế thương lượng của người mua và người bán trên thị trường Khi đàm phán - thương lượng, người đàm phán - thương lượng phải nhớ một số nguyên tắc về năng lực và ưu thế sau đây: - Rất ít khi một bên nào đó có toàn bộ năng lực và ưu thế Thường thì mỗi bên, dù là mạnh nhất, cũng có những điểm yếu nhất định Ví dụ như Mỹ chẳng hạn, là nước giàu có và mạnh nhất thế giới bây giờ vẫn có những điểm yếu, đó là tệ nạn xã hội ngày càng cao, suy thoái kinh tế kéo dài Một cán bộ chính quyền tham nhũng hách dịch thì thế mạnh của ông ta sẽ yếu đi và đó cũng là điểm yếu của ông 7 - Năng lực và ưu thế có thể biểu hiện thật nhưng cũng có khi chỉ biểu hiện bề ngoài thôi chứ không có thật - Nhiều lúc thời thế tạo ra năng lực và ưu thế Trong đàm phán - thương lượng cũng vậy Nhiều khi sự thắng lợi là ngẫu nhiên khi bên kia bỏ cuộc - Năng lực và ưu thế cũng thay đổi theo thời gian Cùng thời gian, năng lực và ưu thế có thể tăng và cũng có thể giảm Đó là một thực tế Khi bắt đầu cuộc kháng chiến chống Pháp, thì năng lực và thế lực của ta thực sự là yếu như " những bóng ma" mà thực dân Pháp đã gọi Nhưng với thời gian, ý chí của Đảng và dân tộc ta đã đưa chúng ta lên địa vị làm chủ đất nước 2.1.4 Bên thứ ba Bên thứ ba có thể ảnh hưởng đến đàm phán vì mục tiêu của họ khác với mục tiêu của các bên đàm phán Chính phủ, đại lý, cố vấn và người tiêu thụ,v.v…la các bên thứ 3 tiêu biểu Chính phủ thường dùng công cụ kinh tế vĩ mô để tác động đến người mua và người bán thông qua mục tiêu bổ trợ như cơ sở hạ tầng, cơ hội việc làm, chính sách quản lý ngoại hối hay mối quan hệ quốc gia 2.1.5 Nhà đàm phán Bản chất con người càng trung thực bao nhiêu thì càng có lợi bấy nhiêu, nhất là trong đàm phán - thương lượng Bao giờ người ta cũng quan tâm đến những gì anh đã làm theo lời hứa chứ không ai đánh giá chỉ có lời hứa không Chúng ta thường nói với nhau: "Hãy xem những gì anh ta làm, đừng nghe những gì anh ta nói" Chiến thuật "nghiêng nước nghiêng thành" nhiều khi phát huy tác dụng trong đàm phán - thương lượng Ngoài ra, người phụ nữ thường được hưởng cái "quyền ưu tiên" hơn Người phương Tây thường có câu "Lady first" trong giao tiếp xã hội và kinh doanh 2.2 Bầu không khí Đàm phán Không khí của cuộc đàm phán thể hiện mối quan hệ của các bên tham gia và có tầm quan trọng đặc biệt đối với toàn bộ quá trình đàm phán Không khí của cuộc đàm phán là môi trường thuận lợi giúp các bên tiếp xúc lẫn nhau, hiểu và đánh giá hành vi của nhau và đặc tính của quá trình đàm phán cũng như hiểu được thực tế 8 Trong mỗi giai đoạn đàm phán, nhận thức về thực tế còn quan trọng hơn chính bản thân thực tế Giai đoạn tiền Đàm phán, không khí mang tính hợp tác vì các bên tìm cách tìm kiếm giải pháp chung Dần về sau, không khí sẽ thay đổi tùy theo từng trường hợp có thể là xung đột, hợp tác, ưu thế, lệ thuộc và kỳ vọng 2.2.1 Xung đột/ hợp tác Các bên trong quá trình đàm phán luôn có một số lợi ích chung khi tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề mà họ quan tâm Tuy nhiên, quá trình đàm phán luôn tồn tại cả hai mặt xung đột và hợp tác, điều này phụ thuộc vào mục tiêu của các bên tham gia Mâu thuẫn phát sinh khi lợi ích đạt được của bên này là chi phí phát sinh của bên kia Mức độ xung đột hay hợp tác trong các giai đoạn khác nhau của quá trình đàm phán phụ thuộc vào các vấn đề giải quyết Mức độ xung đột hay hợp tác trong bầu không khí đàm phán lại phụ thuộc vào cách thức giải quyết vấn đề Xung đột có khi xảy ra do sự hiểu nhầm của các bên chứ không hề có xung đột thực sự Càng ít chuẩn bị cho giai đoạn trước đàm phán thì dễ dẫn đến hiểu nhầm và xung đột - Nên giữ bầu không khí trang trọng khi nói chuyện và thể hiện những cảm xúc tích cực trong khi mở đầu cũng như xuyên suốt quá trình đàm phán - Không nên nói rằng mình chắc chắn đúng, hay đưa ra những tuyên bố mang tính khẳng định 100% Không nên đưa ra các lời khuyên cũng như ngắt lời người khác Trả lời đối tác lịch sự và bình tĩnh, nếu cảm thấy khó chịu thì nên giữ thái độ im lặng - Không nên bắt đầu câu nói bằng sự phản đối vì điều này dễ dẫn đến sự đối lập và mâu thuẫn Trước khi nói “không” bắt buộc bạn phải nêu ra những lý do mà đối tác có thể chấp nhận được - Tránh dùng từ cộc lốc, thiếu chủ ngữ như “Hiểu rồi!”, “Tại sao?”, “Cái gì?” hay “Như thế nào?” Và nguyên tắc quan trọng nhất là không bao giờ hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện được Tất cả những thỏa thuận đạt được trong buổi đàm phán chỉ có hiệu lực khi được ghi thành văn bản và có chữ ký của trưởng đoàn của cả hai phía 2.2.2 Ưu thế/ lệ thuộc 9 Đặc tính này liên hệ mật thiết với các mối quan hệ quyền lực thực tế, mối quan hệ của các bên và các phương án lựa chọn Các yếu tố cơ sở ảnh hưởng đến mối quan hệ ưu thế/ lệ thuộc, ví dụ ưu thế trên thị trường giúp công ty thuận lợi hơn trong quá trình đàm phán Những ưu thế như là nhận thức, trình độ chuyên môn và khả năng thu thập thông tin là những yếu tố ảnh hưởng đến mối quan hệ quyền lực thực tế Nếu muốn thành công thì cần phải tạo cho phái đoàn của mình một ưu thế vững chắc hơn đối thủ, làm mất cân bằng ưu thế Để chiếm ưu thế trong giai đoạn này có thể dùng phương pháp giao dịch Trong bất kỳ thời điểm nào khi bên mua có ý muốn bạn nhượng bộ, bạn cũng nên chủ động đưa ra những yêu cầu tương ứng cho bên họ Nếu gần đây bạn ký được hợp đồng cung cấp một hợp đồng trị giá lớn và bên họ đưa ra yêu cầu phải nhanh chóng giao hàng trước khi thanh toán 30 ngày Sau đó, giám đốc nghiệp vụ của bên khách hàng gọi điện cho bạn nói rằng: “Tiệm chúng tôi sẽ thúc công sớm hơn dự định, cho nên chúng tôi muốn thanh toán sớm hơn một chút Bên anh có thể giao hàng sớm hơn so với dự định, vào thứ tư tuần có được không?” Tất nhiên phản ứng của bạn rất có thể là đồng ý ngay với đề nghị đó của bên đối tác Nhưng trong trường hợp này bạn nên dùng phương pháp giao dịch Bạn có thể nói với ngài giám đốc rằng: “Nói thật, tôi không biết có thể giao hàng sớm như thế cho bên ngài hay không Tôi phải liên hệ lại với nhân viên sắp xếp kế hoạch sản xuất bên tôi để xác nhận lại một chút, xem họ có cách gì để giao hàng sớm hơn không Nhưng tôi có thể hỏi một chút, nếu tôi chúng có thể giao hàng sớm hơn cho bên ngài, đổi lại bên tôi sẽ được lợi gì từ việc đó?” Nhấn mạnh điểm này có thể phòng tránh trường hợp đối tác áp dụng thái độ “mềm nắn, rắn buông” 2.2.3 Kỳ vọng của các bên tham gia Đàm phán Nếu trong cuộc đàm phán, kỳ vọng liên quan mục tiêu trước mắt của các bên tham gia càng lớn thì các nhà đàm phán thường có xu hướng thỏa hiệp Có hai loại kỳ vọng cơ bản: - Các kỳ vọng dài hạn về khả năng - Giá trị của việc kinh doanh trong tương lai 2.3 Yếu tố quá trình Đàm phán Trong Đàm phán kinh doanh quốc tế cần chú ý ba yếu tố: 10 - Các giai đoạn của quá trình đàm phán • Giai đoạn tiền Đàm phán: các bên tìm hiểu nhu cầu của nhau, thu thập thông tin trong các cuộc họp không chính thức càng nhiều càng tốt • Giai đoạn Đàm phán: liên quan tới các cuộc Đàm phán trực diện • Giai đoạn hậu Đàm phán: các bên đã thỏa thuận xong các vấn đề, ký vào bản ghi nhớ và tiến hành soạn thảo, ký kết hợp đồng - Các yếu tố văn hóa Nghiên cứu cho thấy các phong cách đàm phán, trong đó bao gồm cả việc mặc gì khi đàm phán có thể sẽ rất khác nhau giữa các quốc gia Một số đặc tính kinh doanh của các đối tác quốc tế trong đàm phán: Khách hàng Anh Quốc • • • • • • Thích các loại private brands (các nhãn hiệu của các nhà phân phối) Quan tâm đến nền tảng (tiểu sử), danh tiếng của công ty Yêu cầu báo giá với khối lượng lớn, đặt hàng với khối lượng Tương đối lịch sự khi đàm phán Chất lượng là yếu tố quan trọng nhất Lưu ý về ngôn ngữ tiếng Anh (của người Anh) Khách hàng người Ý • • • • Thường hãnh diện về đất nước của họ về các di tích, đội bóng Thích quan hệ cá nhân: mời ăn cơm Thường họ sẽ giới thiệu nhiều Độ tín dụng không cao, nên yêu cầu L/C at sight Khách hàng Ấn Độ / Pakistan • • • • • Đơn đặt hàng nhỏ hoặc rất nhỏ, nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau Họ có thể kinh doanh mọi thứ nếu cảm thấy có lợi Luôn luôn yêu cầu giảm giá, chiết khấu dù chỉ 1 đồng Không thanh tóan đủ hoặc kéo dài thời gian để chiếm dụng vốn Họ sẽ cố gắng lập quan hệ khi nói chuyện để yêu cầu giảm giá Khách hàng Hoa Kỳ • • • • • Luôn muốn mình là lớn nhất hoặc tốt nhất Muốn thể hiện trở mình là người có quyền quyết định Kiểm tra bài bản trước khi làm ăn thực sự Đơn đặt hàng thường rất lớn Khách hàng lớn và có uy tín thường không chịu mở L/C ngay từ đầu Khách hàng Nhật • • • • Quyết định chậm khó đoán được quyết định Thường quan sát rất kỹ lưỡng Khi có quan hệ thì lâu dài thường gửi người tới hỗ trợ hoặc kiểm tra Rất kín đáo trong các quan hệ và chuyện cá nhân 104 Bí quyết về trang phục phỏng vấn dành cho nam giới − Hãy chọn áo sơ-mi có màu sắc cổ điển như xanh đậm, xám nhạt, ghi để tạo cho mình một vẻ ngoài chững chạc Nếu tham gia buổi phỏng vấn chọn nhân viên cao cấp (giám đốc, trưởng phòng ), bạn nên thắt cà vạt Màu cà vạt phải hài hòa với màu áo sơ mi Không nên chọn cà vạt có màu sắc sặc sỡ − Thắt lưng và giày phải có màu tệp với màu quần tây Hãy chú ý đến đôi giày của mình, không nên mang những đôi giày cũ kỹ, sờn da Ít nhất, bạn cũng nên đánh xi giày cho mới − Khi xin vào những vị trí đơn giản như nhân viên bình thường, bạn cũng phải chú ý cách ăn mặc của mình Bạn vẫn có thể mặc áo sơ-mi trắng và quần tây, giày sandal, nhưng chú ý, mọi thứ phải trông sạch sẽ và gọn gàng − Bạn không nên đi phỏng vấn với mái tóc dài rủ xuống mặt, trừ khi bạn là dân làm nghệ thuật và muốn xin vào một công ty quảng cáo 5.2.2.2 Thái độ Sau khi qua vòng sơ tuyển – lọc hồ sơ, bạn được chọn vào "vòng loại trực tiếp” – phỏng vấn Cung cách ứng xử và thái độ của bạn sẽ là yếu tố quyết định bạn có “qua” được vòng này hay không Điều quan trọng khi đi phỏng vấn (bên cạnh việc đến đúng giờ, trang phục chỉnh tề) là giữ thái độ bình tĩnh và tránh phạm phải những lỗi dưới đây − “Đi cho biết” Không gì khiến NTD rất bực mình bằng việc trò chuyện với một ứng viên mà người này không tỏ vẻ quan tâm, hoặc chỉ trả lời hời hợt Hỏi ra thì ứng viên chỉ “đến để biết công ty ra sao rồi mới cân nhắc có chấp nhận làm việc hay không” Đến đây thì không phải bàn cãi gì thêm, tên của ứng viên này được lưu vào “sổ bìa đen” vô thời hạn − Nghe điện thoại khi phỏng vấn Lý do nhiều NTD từ chối vì ứng viên liên tục nghe điện thoại và trả lời tin nhắn khi đang phỏng vấn Việc nghe điện thoại khi đang phỏng vấn là một trong những điều tối kỵ Nếu bạn đang chờ một cuộc gọi cực kỳ khẩn cấp hoặc có công việc cực kỳ gấp phải giải quyết qua điện thoại, hãy hỏi ý NTD trước khi buổi phỏng vấn bắt đầu Chỉ nên 105 nghe điện thoại khi NTD đồng ý và cố gắng kết thúc cuộc gọi sớm Thông thường NTD phải tiếp xúc khá nhiều ứng viên và sẽ không có đủ thời gian nếu bạn cứ “cà kê” trên điện thoại Nếu bạn không ở trong bất kỳ tình huống “cực kỳ” nào bên trên, hãy tắt điện thoại trước khi vào phỏng vấn − Nói lan man “Hãy cho tôi biết về bạn!” là một câu hỏi nhiều NTD rất “sợ” phải hỏi nhưng không hỏi thì không được Nhiều ứng viên vừa nghe đến câu hỏi này là lập tức “tuôn” tràng giang đại hải về tiểu sử bản thân, sở thích, thói quen của mình Ngược lại, những thông tin cần thiết cho NTD như công việc, những điều bạn thích khi làm việc và những gì động viên tinh thần làm việc thì lại không thấy nói đến − Quá tự hào về bản thân Bạn hoàn toàn có quyền tự hào về những thành tích mình đạt được nhưng nên thể hiện một cách khiêm tốn Bạn có thể nói “Tôi không tự nhận mình là người giỏi nhất, nhưng tôi luôn cố gắng hết sức và nỗ lực của tôi được đền đáp với giải nhất cuộc thi XYZ.” Ngược lại, nếu bạn vỗ ngực: “Sau khi qua mặt 2 ứng viên nặng ký cho ghế Giám đốc và thắng luôn ứng viên sáng giá cuối cùng bằng bảng kế hoạch kinh doanh xuất sắc, vị trí Giám đốc Kinh doanh tại công ty ABC đương nhiên trở thành của tôi”, chỉ cần đến đây, NTD có thể nhẹ nhàng gạch tên bạn ra khỏi danh sách Bên cạnh đó, có những ứng viên chọn cách “thêu dệt” thêm thành tích nhằm làm lý lịch của mình “đẹp” hơn, nhưng NTD tinh ý luôn dễ dàng phát giác những chi tiết “giả tưởng” này Không có gì sáng suốt bằng việc thành thật và khiêm tốn 5.2.2.3 Ngôn ngữ cử chỉ Những ngôn ngữ cử chỉ nên tránh trong buổi phỏng vấn Khi bước vào phòng phỏng vấn, ngay cả khi bạn chưa nói lời nào nhưng nhà tuyển dụng đã có thể đánh giá khái quát về bạn thông qua hành động và cử chỉ Chuyên gia về ngôn ngữ cử chỉ Janine Driver cảnh báo ứng viên nên tránh năm hành động và cử chỉ sau khi tham gia phỏng vấn xin việc: Nói cùng với hành động của tay là điều tự nhiên và đôi khi nó thể hiện sự nhiệt tình, hứng khởi Tuy nhiên, nó có thể mang lại hiệu ứng ngược nếu bạn quá lạm dụng và không làm đúng cách 106 Driver nói: “Cử chỉ của tay chỉ nên giới hạn trong khung cơ thể Nếu tay bạn vươn quá ngang vai, người nghe sẽ nghĩ rằng bạn đang mất bình tĩnh” Ứng viên nên tránh chạm tay xung quanh mặt Driver giải thích: “Người ta cho rằng chạm tay lên mặt đồng nghĩa với việc bạn đang che giấu điều gì đó Nhiều người phỏng vấn tin vào điều này, vì thế bạn nên chú ý” Ngoài ra, hãy nhìn thẳng vào mắt người đối diện thay vì nhìn vào miệng vì hành động đó có thể khiến họ cảm thấy không thoải mái Ngồi thẳng là tư thế đúng nhưng bạn cũng không nên quá cứng nhắc, ngồi nghiêm và quá thẳng Hãy thoải mái nếu bạn không muốn bị mang tiếng là người cứng nhắc và bảo thủ Để biết mình có ngồi đúng tư thế hay không hãy chụp lại ảnh, từ đó điều chỉnh thích hợp trước cuộc phỏng vấn thật sự Khoanh tay trước ngực là hành động thể hiện sự kiêu căng và bất lịch sự Còn khoanh tay trên bàn lại là tư thế thụ động và thiếu tự tin “Nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm những người có sức lôi cuốn Bạn nên đặt tay một cách thoải mái trên bàn và để người khác có thể nhìn thấy chúng”, Driver đưa ra lời khuyên Bạn nên hơi hướng người về phía trước một chút để thể hiện mình thật sự chú ý và quan tâm tới những gì người phỏng vấn nói Ngược lại, tựa lưng vào ghế thể hiện sự khác biệt và không có hứng thú Bạn cũng có thể dựa vào tư thế này của người phỏng vấn để biết câu trả lời của mình có làm hài lòng họ hay không “Nếu họ ngả người ra phía sau hay tựa vào ghế, bạn nên cân nhắc lại câu trả lời hoặc giải thích thêm”, Driver gợi ý 5.2.3 Giao tiếp sau phỏng vấn 5.2.3.1 Viết thư cảm ơn Bạn đã trải qua buổi phỏng vấn thật vất vả Bạn đã cố gắng hết mình Và bây giờ hoặc là bạn đang hồi hộp chờ đợi một kết quả thật tốt đẹp, hoặc là bạn đang rất lo lắng cho số phận của mình Dù thế nào đi nữa thì một lá thư cảm ơn gởi đến người phỏng vấn cũng là một việc cần làm ngay Nó không những biểu hiện thái độ lịch sự, hiểu biết và hứng thú của bạn với công việc, mà đôi khi nó sẽ trở thành một "linh vật"- bênh vực bạn rất nhiều trong lúc ứng cử vào một vị trí có nhiều ứng cử viên Sau đây là những điều bạn phải thuộc nằm lòng khi viết một cái thư cảm ơn đến nhà tuyển dụng: 107 Những người phỏng vấn rất thích nghe cảm ơn, và vì thế một cái thư cảm ơn được gởi đến sẽ thu hút sự chú ý, anh ta sẽ lập tức nhớ đến bạn và thái độ của bạn Tuy nhiên cách bạn viết chúng: viết cho ai, viết cái gì, viết như thế nào - mới là cái quan trọng quyết định giá trị của một cái thư cảm ơn Trong thực tế, nếu không cẩn thận thì cái thư mà bạn hi vọng lại trở thành một con dao hai lưỡi, chính nó có thể làm cho mọi công sức của bạn đổ sông đổ biển hết đấy Những nhà tuyển dụng nói rằng một lá thư cảm ơn vụng về có thể "giết chết" bạn - đặc biệt là khi chúng bị mắc lỗi đánh máy hoặc mấy cái lỗi vớ vẩn không thể chấp nhận được Hãy chăm chút cho lá thư của bạn như những người thợ đọc và sửa mo-rát cho một tờ báo vậy bạn nhé Và nếu như bạn phải gửi lời cảm ơn đến nhiều người trong công ty vì nhiều lý do, bạn không nên gởi những lời cảm ơn y hệt nhau đến cho từng người Điều này cũng dễ lý giải thôi Thử tưởng tượng khi những nhà phỏng vấn tập hợp tất cả các dữ liệu về bạn, tất nhiên có cả mấy cái lá thư bạn đã gởi, trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng, thì những lá thư "sản xuất hàng loạt" của bạn sẽ gây ra một sự phản cảm, và tất nhiên sẽ rất khó coi khi người ta treo chúng lên mà so sánh Mỗi người bạn gặp có một mục đích công việc khác nhau, vai trò của họ với bạn cũng không hề giống và cái cách mà bạn đề cập vấn đề với họ phải rất riêng biệt Vậy thì bạn hãy xác định cảm nghĩ riêng biệt cho từng bức thư gởi đến từng người, bạn sẽ gây được một ấn tượng mạnh mẽ hơn đến mọi người Một sai sót nghiêm trọng của các lá thư cảm ơn là lầm lẫn nó với một bài làm văn đề cao bản thân mình Hãy nhớ rằng, bạn vẫn chưa hề nhận được một lời đề nghị tuyển dụng nào cả Hãy cho nhà tuyển dụng thời gian để họ đưa ra quyết định Hãy để họ biết rằng bạn mong chờ một lời đề nghị, và bạn sẽ nhanh chóng giúp họ thu gọn lại danh sách ứng cử viên khi họ triệu hồi bạn vào vị trí ấy Và cuối cùng nghĩ đến những điều tốt đẹp và điền chúng vào trong bức thư như những lời chúc Nếu nhà phỏng vấn nói rằng cô ấy sẽ đưa ra quyết định vào tối hôm nay, thì bạn đừng nên gởi cái thư cảm ơn của bạn một cách truyền thống theo đường bưu điện chậm rì Hãy lập tức gởi cho cô ấy một cái e-mail ngay khi bạn về tới nhà, nếu không cái thư của bạn sẽ trở nên vô duyên hết mức Trong trường hợp bạn nộp đơn cho các vị trí làm các công việc với từng thân chủ riêng rẽ, thì tốt hơn hết bạn nên gởi một cái bưu thiếp thật xinh xắn với các lời 108 văn được viết tay Điều này thể hiện sự lưu ý đến từng chi tiết, một kỹ năng rất quan trọng trong công việc sau này của bạn mà nhà tuyển dụng rất chú ý đến Bạn cũng có thể lưu ý đến việc gởi một bức fax cảm ơn, rồi sau đó gởi bản chính bằng đường thư tín Bằng cách đó người phỏng vấn sẽ ngay lập tức đọc được cảm nghĩ của bạn, và họ sẽ nhớ đến một lần nữa khi cái thư đến nơi Thế là bạn đã làm cho người ta nhớ đến tên bạn hai lần- một điều hi hữu có thể làm cho người ta nhớ đến bạn nhiều hơn các ứng viên khác Lời khuyên quan trọng nhất khi viết một cái thư cảm ơn là bạn phải hiệu chỉnh hình thức của chúng trước khi gởi đi Giả dụ rằng bạn nộp đơn xin việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, thì bạn sẽ không thích gửi một cái thư theo kiểu truyền thống nữa, mà dùng các kỹ thuật của bạn để gửi một cái thư điện tử Và cũng giả dụ rằng bạn không thích công việc hay vị trí mới được phỏng vấn, thì cũng không mất công gì mà bạn không cho những người phỏng vấn biết rằng bạn tôn trọng thời gian và sự chú ý của họ Ai biết được cũng chính họ sẽ phỏng vấn trở lại bạn vào một ngày nào đó - và cho một vị trí mà bạn đang mong muốn được ngồi vào? Bạn cũng nên biết rằng một cái thư được viết mẫu mực, không mắc lỗi chính tả, và thích hợp cho từng cá nhân người đọc sẽ làm cho người phỏng vấn cảm thấy hơi bị rung động đó Nhưng nhiều khi chúng cũng không lay chuyển được những nhà tuyển dụng cứng rắn, một khi họ đã có quyết định rằng bạn thật sự không thích hợp cho vị trí đó Tuy nhiên chúng cũng có một công dụng là để lại một ấn tượng tốt cho người ta khi bạn quyết định nộp đơn trở lại vào công ty đó, hoặc là cho bạn một lợi thế nếu người được tuyển dụng lại không đi làm việc Cuối cùng, bạn cần nhớ quy tắc 6 chữ T: tử tế, tức thời và thận trọng - khi viết một cái thư cảm ơn đến nhừ tuyển dụng đã phỏng vấn bạn cho vị trí công việc mà bạn mong muốn Nội dung cần thiết của thư cảm ơn vì được phỏng vấn xin việc Địa chỉ Số điện thoại Số fax Địa chỉ e-mail 109 Tên, Tên hiệu, chức danh Tên tổ chức, công ty Dear Mr./Ms.xxxx: Đoạn văn đầu tiên Đoạn văn đầu được sử dụng để cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian để gặp và nói chuyện với các bạn Các bạn hãy cố gắng đề cập đến niềm yêu thích và sự hăng hái, nhiệt tình của các bạn đối với công việc Đoạn văn thứ hai Đoạn này nên bao gồm lý do các bạn có thể trở thành ứng cử viên xuất sắc cho vị trí, công việc các bạn vừa được phỏng vấn Ngoài ra, các bạn hãy liệt kê những kỹ năng đặc biệt của mình liên quan đến công việc đó Hãy lưu ý rằng các bạn càng viết chi tiết nhà tuyển dụng càng biết rõ hơn về trình độ, chuyên môn của các bạn Đoạn văn thứ ba (đoạn văn bổ trợ) Đây là đoạn văn không bắt buộc, các bạn có thể viết hoặc bỏ qua Nếu quyết định viết, ở đoạn văn này các bạn có thể đề cập đến bất kỳ điều gì bạn chưa đưa ra được trong buổi phỏng vấn nhưng các bạn muốn nhà tuyển dụng biết đến Đoạn văn này sẽ tạo cơ hội cho các bạn gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng Đoạn văn kết thúc Ở đoạn kết này, các bạn nên đề cập lại đến sự cảm kích của mình khi được cân nhắc cho vị trí công việc đó Ngoài ra các bạn hãy khéo léo thể hiện cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn đang mong tin trả lời sớm từ phía họ Sincerely, Họ và tên người viết Mẫu bức thư cảm ơn vì được phỏng vấn xin việc 110 Address: 22, 23 Le Thai To St., Hoan Kiem Dist., Hanoi Tel: 8289765 Fax: 9286032 E-mail: tttmintimex@hn.vnn.vn Nguyen Thanh Hong, Personal deputy manager Smith Agency Dear Ms Hong, It was very enjoyable to speak with you about the assistant account executive position at the Smith Agency The job, as you presented it, seems to be a very good match for my skills and interests The creative approach to account management that you described confirmed my desire to work with you In addition to my enthusiasm, I will bring to the position strong writing skills, assertiveness and the ability to encourage others to work cooperatively with the department My artistic background will help me to work with artists on staff and provide me with an understanding of the visual aspects of our work I understand your need for administrative support My detail orientation and organizational skills will help to free you to deal with larger issues I neglected to mention during my interview that I had worked for two summers as a temporary office worker This experience helped me to develop my secretarial and clerical skills I appreciate the time you took to interview me I am very interested in working for you and look forward to hearing from you about this position Sincerely, Hoang Minh Huong 5.2.3.2 Nhận lời mời làm việc Chấp nhận tuyển dụng Những điều nên cân nhắc trước khi chấp nhận lời đề nghị công việc 1 Liệu công việc có tạo ra những thách thức và khiến bạn thực sự hài lòng? Nhiều ứng viên thường bỏ qua vấn đề này khi họ bị hấp dẫn bởi chức danh công việc và lương thưởng Nhưng hãy cố gắng xác định rõ ràng công việc hàng ngày của mình ra sao Bạn sẽ dành phần lớn thời gian của mình làm gì? Liệu chúng 111 có phù hợp với giá trị và niềm tin của bạn? Hay bạn sẽ nhanh chóng nhận ra công việc thật nhàm chán và buồn tẻ? 2 Điểm mạnh và yếu của sếp là gì? Sếp là người đồng hành trong mọi hoạt động của nhân viên nên công việc sẽ thuận lợi hơn nếu bạn biết phong cách quản lý của sếp mình Hãy cố gắng nói chuyện càng nhiều càng tốt với sếp tương lai của mình để cảm nhận về con người họ Liệu anh/ cô ấy có quản lý tới từng chi tiết nhỏ? Sếp có phong cách giao tiếp nhỏ nhẹ hay thích nói lớn? 3 Mức độ thay đổi của công việc ra sao? Thay đổi liên tục trong công việc đồng nghĩa với căng thẳng liên tục Do đó, hãy tìm hiểu xem công ty sắp có sự thay đổi lớn nào không, như cách thức làm việc, chế độ nghỉ hưu mới hay một vài chính sách mới đang được cân nhắc 4 Bạn có thể tận dụng những kĩ năng, kinh nghiệm nào của mình và có thể học thêm những gì? Hãy chắc chắn rằng kĩ năng và kinh nghiệm của bạn sẽ được áp dụng trong công việc Đồng thời, công ty cung cấp cơ hội học tập và thăng tiến công bằng cho nhân viên Mục tiêu chung của bạn là vừa làm việc tốt trong công việc vừa có thể học hỏi và phát triển thêm 5 Đã có bao nhiêu người giữ vị trí của bạn trong vài năm gần đây? Biết được có bao nhiêu người đã làm ở vị trí bạn ứng tuyển cũng như lý do họ ra đi sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về công việc và công ty Liệu họ được thăng tiến hay nhanh chóng viết đơn từ chức? Có nhiều lý do khiến công việc dù bạn đã cân nhắc kĩ lưỡng cũng không tránh khỏi những thiếu sót nhưng hãy cố gắng xem xét các yếu tố trong công việc giúp bạn phát triển Từ chối tuyển dụng Sau một khoảng thời gian tìm việc, cuối cùng điều bạn mong đợi nhất đã đến: nhận được Thư mời làm việc chính thức Tuy nhiên, khi mọi vui mừng tạm lắng xuống, bạn lại thấy đắn đo về sự lựa chọn của mình Và nếu đến phút chót, bạn thay đổi quyết định, không muốn nhận công việc này nữa, bạn phải làm gì đây? Cách nào sẽ giúp bạn từ chối mà không làm phật lòng nhà tuyển dụng (NTD)? Bài 112 viết cuối cùng trong loạt bài “Ứng viên chuyên nghiệp” kỳ này sẽ giúp bạn tìm được hướng giải quyết ổn thoả cho tình huống trên Bạn không phải là ứng viên duy nhất trên đời rơi vào hoàn cảnh “từ chối một lời mời làm việc” Vì vậy, vấn đề chỉ còn là cách từ chối như thế nào để NTD không có ấn tượng xấu về bạn và sau này họ không thẳng tay “loại” tên bạn ra khỏi danh sách ứng viên nếu lỡ bạn muốn ứng tuyển tiếp vào công ty đó Và một khi bạn đã quyết định từ chối, hãy nhanh chóng báo ngay với NTD để họ còn kịp thời gian tìm một ứng viên khác Nhiều NTD than phiền một số ứng viên ngày nay không biết cách từ chối lịch sự NTD đã tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí để tuyển được ứng viên, nhưng đến khi gởi thư mời làm việc thì không hề nhận được phúc đáp nào từ ứng viên này Gọi điện thoại liên lạc nhiều lần cũng không gặp được Hoặc khá hơn thì sau đó nhiều ngày ứng viên liên lạc lại và báo … đã tìm được việc khác! Lại có trường hợp, ứng viên chấp nhận về làm việc, nhưng được 1-2 ngày thì lại xin nghỉ phép và rồi “lặn” mất tăm Những cách ứng xử như trên không khác gì tự ghi tên mình vào “sổ bìa đen” của NTD Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng, một khi muốn từ chối một công việc, hãy sớm báo với NTD và giải thích (một cách lịch sự) tại sao bạn không nhận việc này Giữ được mối quan hệ tốt với NTD sẽ giúp ích rất nhiều cho đường tìm việc của bạn sau này Hơn nữa, những NTD thường quen biết lẫn nhau, do đó bạn cần giữ, tránh gây “tì vết” trên tên tuổi của mình Bạn nên từ chối qua thư, cho NTD biết bạn rất cảm kích vì họ đã dành thời gian và cơ hội việc làm này cho bạn và nêu rõ lý do tại sao mình không thể nhận công việc như thế vào lúc này Bạn có thể nói rằng công việc đòi hỏi bạn phải thường xuyên đi công tác trong khi bạn phải quán xuyến nhiều việc gia đình Dù bạn nêu lý do gì, cũng nên trình bày một cách nhẹ nhàng, lịch sự Tốt hơn nữa, nếu bạn có người quen hoặc bạn bè phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của công ty, hãy giới thiệu họ Thông tin bạn cung cấp sẽ giúp NTD thoát khỏi thế “bị động” và dễ tìm được người khác thay thế để không ảnh hưởng đến công việc chung của công ty 5.2.4 Xin thôi việc 113 Trong một vài thời điểm, bạn chủ động muốn từ bỏ công việc hiện tại Để tránh làm hỏng mối quan hệ của mình, bạn nên thực hiện việc này một cách thật khéo léo Hãy viết một lá đơn xin thôi việc thật ngắn gọn, nhã nhặn và tích cực, vì có thể bạn sẽ còn cần đến ông chủ cũ của mình trong tương lai Sau đây là những mẹo nhỏ để viết đơn xin thôi việc: Nên chắc chắn rằng, bạn thật sự muốn rời bỏ công việc trước khi gửi đơn xin thôi việc Một khi bạn đã gửi nó đi, sẽ không thể lấy lại được nữa Cân nhắc kỹ càng về lựa chọn của bạn, trước khi viết đơn Liệu ông chủ của bạn có đưa ra những thỏa thuận nào đó để giữ bạn ở lại không? Liệu bạn có thể thảo luận với sếp của mình về điều bạn không bằng lòng hoặc yêu cầu nhận được những điều kiện tốt hơn v…v trước khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng Hãy soạn thảo lá đơn trên máy tính hoặc máy chữ Những lá đơn viết tay đều không mang tính chuyên nghiệp Thậm chí, nếu bạn muốn rời bỏ công việc của mình, bạn nên nghĩ xem, sẽ ra sao nếu ông chủ tương lai đọc được nó trong xấp tài liệu của bạn Sử dụng mẫu đơn chuyên dụng, với tên và địa chỉ của bạn, ngày tháng, tên và địa chỉ người chủ ở trên cùng Gửi lá đơn lên cấp trên của bạn: Ghi rõ ngày bạn định thôi việc có hiệu lực Ví dụ, thông báo nghỉ trước 2 tuần, hoặc nghỉ ngay lập tức Cám ơn sếp cũ vì những cơ hội mà họ đã dành cho bạn và tỏ ra biết ơn vì điều đó Bạn có thể cần đến họ trong những lần hẹn tiếp theo Khi nói lời cám ơn với sếp cũ, trong nhiều trường hợp, nó không làm bạn thấy hứng thú, nhưng điều này rất được ghi nhận Hạn chế nêu ra lời giải thích tại sao bạn quyết định rời bỏ công việc, tại sao bạn ghét công việc của mình, nơi bạn sẽ làm việc trong tương lai, và họ sẽ trả cho bạn bao nhiêu… Nhấn mạnh rằng, bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ chuyển giao nếu như việc từ chức của bạn gây ra một chút xáo trộn Nếu cấp trên muốn nói chuyện về quyết định của bạn, hãy tỏ ra lịch sự và đừng nói câu xin lỗi để làm dịu tình hình, nếu có thể, hãy cố gẳng giữ lấy mối quan hệ thân thiện 114 MỘT SỐ MẪU ĐƠN XIN THÔI VIỆC Mẫu 1: Họ Tên: AAA, nhân viên Công ty BBB Kính gửi: ông CCC, Giám đốc BBB Tôi rất lấy làm tiếc vì sẽ không còn làm việc tại BBB trong thời gian sắp tới Tôi rất hài lòng và lấy làm vinh dự lớn được làm việc tại đây trong thời gian qua Trong quá trình làm việc tại đây, công ty đã cho tôi có được may mắn làm việc với những đồng nghiệp chân thành cùng với một môi trường làm việc tốt Tôi chân thành cầu chúc cho ông và công ty chúng ta sẽ đạt được những thành công như mong muốn Tôi quyết định ngưng công việc để tiếp tục công việc học tập cá nhân cũng như giải quyết một số công việc trong gia đình tôi thời gian tới Tôi sẽ rất hân hạnh được giúp công ty trong việc giúp đỡ, hướng dẫn và hợp tác với người thay vào vị trí của tôi hiện nay nếu công ty có nhu cầu, cũng như sẽ tiếp tục đóng góp cho sự phát triển của công ty trong thời gian sau này với khả năng của mình ở vai trò khác hoặc hợp tác với công ty, nếu có thể Tôi xin chân thành cảm ơn công ty đã tin tưởng tôi trong suốt thời gian vừa qua Một lần nữa, rất mong BBB của chúng ta ngày càng thịnh vượng Thứ 6, ngày 13 tháng ZZZ năm XXXX Chân thành, Ký tên Họ tên Mẫu 2: Ngày 10, tháng 06, năm 2008 Quang Hà, giám đốc công ty ABC 25 đường Kim Mã, Ba Đình Hà Nội 115 Chú ý: cần viết thêm địa chỉ giao dịch ngay cả khi bạn gửi tận tay Kính gửi ông Nguyễn, Tôi rất lấy làm tiếc vì sẽ không còn làm việc tại công ty của ông nữa Tôi đã xin vào làm giám sát tại công ty XYZ để có thể học hỏi thêm kinh nghiệm và tìm cơ hộI phát triển mới Tôi rất hài lòng và lấy làm một vinh dự lớn được làm việc tại công ty ABC trong vòng bốn năm qua Trong quá trình làm việc tại đây, tôi đã may mắn được làm việc với những đồng nghiệp chân thành và chuyên nghiệp Tôi chân thành cầu chúc cho ông và công ty ABC sẽ đạt được những thành công như ý (Chú ý: Nếu bạn vẫn muốn tiếp tục một phần công việc nào đó của công ty hoặc duy trì mối quan hệ lâu dài vớI công ty đó, bạn hãy đề nghị được giúp công ty trong việc đào tạo nhân viên mới thay vào vị trí của mình.) Tôi sẽ rất hân hạnh được giúp công ty trong việc tuyển chọn hoặc đào tạo nhân viên mớI thay vào vị trí của tôi trong vòng bốn tuần tiếp theo nếu công ty có nhu cầu (Chú ý: Nếu bạn rời công ty vì những lý do nào khác chứ không phải vì có một công việc mới tổt hơn thì bạn nên trả lời trung thực và tế nhị Hãy luôn luôn tỏ ra khéo léo và tế nhị Một số lý do xin thôi việc: Tôi quyết định nhận vị trí công việc mới để tìm thêm cơ hội phát triển mới và đạt được những mục tiêu nghề nghiệp ) Tôi quyết định tham gia một khoá tu nghiệp (vì có thêm một bằng nữa hoặc một công việc khác) Tôi đã quyết định thay đổI mục tiêu nghề nghiệp và đi theo một hướng mới " _" Kết thúc thư một cách tế nhị mà không ảnh hưởng đến quan hệ của bạn với công ty: Tôi xin chân thành cảm ơn công ty ABC đã tin tưởng tôi trong suốt thời gian vừa qua Một lần nữa, rất mong công ty ABC ngày càng thịnh vượng 116 Chân thành, Tên 117 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách: − Đàm phán trong kinh doanh quốc tế - GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, ThS Kim Ngọc Đạt - Nhà xuất bản Lao động - Xã hội, 2010 − Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế - Nguyễn Xuân Thơm, Nguyễn Văn Hồng - Trung tâm thông tin thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, 2001 − Giáo trình Giao tiếp kinh doanh – TS Hà Nam Khánh Giao − Business communication a.c "Buddy" Krizan - Murray State University, Patricia Merrier - University of Minnesota -Duluth, Carol Larson Jones California State University -Pomona (Six Edition) Báo và Tạp chí: Diễn Đàn Doanh Nghiệp, Doanh nhân Sài Gòn Cuối tuần, Tạp chí Công sở,… Website: http://saimete.edu.vn/sinh-vien/thong-tin-huu-ich/82-bi-quyet-viet-thu-xin-viecthuyet-phuc http://chuyentrang.tuoitre.vn/Vieclam/Index.aspx? ArticleID=391100&ChannelID=269 www.careerlink.vn/cam-nang-viec-lam/viet-resume/cach-viet-so-yeu-ly-lich-tomtat-3-diem-chinh http://vieclam.vnexpress.net/en/careertools/sample-resumes/mau-don-xin-viec-viettay http://tintuc.vnn.vn/vdco/xa_hoi/thoi_su/536433/meo-viet-don-xin-viec-hieuqua.htm www.careerbuilder.com http://www.businesspro.vn/index.php? option=com_content&view=article&id=1111:mt-s-chin-thut-va-nguyen-tc-trongam-phan-thng-lng-phn-1&catid=203:chin-lc&Itemid=664 http://www.royal.vn/kho-kien-thuc/dao-tao-quan-ly-management/141-nghe-thuatdam-phan-hieu-qua.html http://advice.vietnamworks.com/vi/career/bi-quyet-thang-tien/6-quy-tac-vang-trongdam-phan.html 118 http://www.kynang.edu.vn/ky-nang-dam-phan-thuong-luong/62-chuan-bi-cho-damphan.html http://eldata8.topica.edu.vn/PSD102/PDF/PSD102B1_Ky%20nang%20dam %20phan%20va%20thuong%20luong%20co%20ban_linhath_V1.0011109214.pdf http://www.muabandoanhnghiep.com.vn/home/index.php? frame=tintuc2&mode=detail&id=6661 www.kynang.edu.vn/ky-nang-dam-phan-thuong-luong/595-nhung-nguyen-tac-coban-cua-dam-phan.html http://www.vietrade.gov.vn/kien-thuc-kinh-doanh/846-mot-so-dac-tinh-kinh-doanhcua-cac-doi-tac-quoc-te-trong-dam-phan.html http://epaper.doanhnhansaigon.vn/dnsgtuan/196/#/26/ http://doanhnhan.edu.vn/bi-quyet-dam-phan/ http://doanhnghieptrunguong.vn/don-vi-truc-thuoc/cong-nghiep/201204/Toa-damKinh-nghiem-dam-phan-voi-doi-tac-nuoc-ngoai-2147667/ http://www.saga.vn/view.aspx?id=8235 http://www.doanhnhan.net/lat-mem-buoc-chat-p53a22095.html http://www.doanhnhan.net/5-dieu-tranh-khi-thuong-thuyet-p53a21332.html http://www.doanhnhan.net/dam-phan-cuoc-chay-dua-marathon-p53a20728.html http://www.slideshare.net/guest3c41775/k-nng-m-phn-2902085 http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/tieu-luan-cac-phong-cach-dam-phan-trong-kinhdoanh-.347825.html http://www.slideshare.net/hoangru/ky-nang-dam-phan ... trường, có: Đàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation) Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation) - Đàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation): Đàm phán theo kiểu Mềm gọi đàm phán kiểu Hữu Nghị, người đàm phán cố... phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm đàm phán kéo dài nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp Phong cách đàm phán Trong q trình đàm phán, người... cách đàm phán, tùy đàm phán, đối tác đàm phán mà ta sử dụng linh hoạt phong cách đàm phán khác 4.1 - Phong cách cạnh tranh Khái niệm: Phong cách cạnh tranh đàm phán bên tham gia đàm phán hoặc