Đang tải... (xem toàn văn)
Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó Là trung tâm thực hiện quá trình quản lí điều hành của cơ quan, đơn vị Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại. Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo…. Làm việc với các ngành, địa phương, các đoàn đến làm việc tại địa phương; lưu trữ. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin…
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KINH TẾ - CS3 CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “Quản trị công tác văn thư UBND huyện Quảng Xương – tỉnh Thanh Hóa – Thực trạng giải pháp” GVHD SVTH MSSV LỚP : Th.S PHẠM VĂN THẮNG : LÊ XUÂN HƯNG : 09020463 : CDQT11TH CHƯƠNG : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.1 VĂN PHỊNG Khái niệm văn phịng Văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Vị trí, vai trị Văn phịng Là trung tâm thực q trình quản lí điều hành quan, đơn vị Là nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, quan hệ đối ngoại Là máy làm việc nhà lãnh đạo… CHƯƠNG : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.1 VĂN PHÒNG Hoạt động chủ yếu văn phịng Làm việc với ngành, địa phương, đồn đến làm việc địa phương; lưu trữ Nhiệm vụ cơng tác văn phịng Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan đơn vị Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin… CHƯƠNG : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN THƯ 1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm cơng tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn vị vũ trang Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư Tiếp nhận giải văn đến Tổ chức quản lý giải văn Tổ chức quản lý giải văn mật quan Tổ chức quản lý tài liệu, hồ sơ quan Tổ chức sử dụng dấu CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HĨA 2.1 Q TRÌNH THỰC TẬP Những cơng việc em làm qua thời gian thực tập cụ thể : Hiểu rõ cấu tổ chức, hoạt động, chức nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế làm việc UBND Huyện Quảng Xương Biết cách phân loại sổ ; cho số văn bản; vào sổ văn loại văn đến, theo phận, ban ngành… Trực tiếp tham gia kiểm tra thể thức văn bản, đóng dấu văn văn đầy đủ yêu cầu Biết cách sử dụng loại máy : Máy photocopy, máy fax, máy scan, máy in… CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA 2.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 2.2.1 ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN QUẢNG XƯƠNG Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên Đặc điểm kinh tế, xã hội Mục tiêu phát triển kinh tế 2012 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA 2.2.2 UBND huyện Quảng Xương Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Quảng Xương: CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HĨA 2.2.3 VĂN PHỊNG HĐND-UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG Vị trí, chức Chánh VP Nhiệm vụ P Chánh VP Tổ chức máy Bộ phận”một cửa” CB thư kí tổng hợp Kế toán, tài vụ Văn thưlưu trữ Bộ phận phục vụ Mối quan hệ công tác - Đối với quan cấp tỉnh - Với quan liên quan Huyện - Với chi bộ, chi ủy văn phòng HĐND UBND Huyện: CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HĨA 2.3 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA 2.3.1 Thực trạng công tác văn thư UBND huyện quảng xương – hóa Cách bố trí cán bộ, phòng làm việc trang thiết bị phòng Văn thư Tổ chức công tác văn thư UBND huyện Quảng Xương Tỉnh Thanh Hố 2.3.2 ĐÁNH GIÁ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG, THANH HÓA Những mặt đạt Những mặt tồn CHƯƠNG : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 3.1 TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1.1 Phân loại rõ ràng loại sổ đăng ký văn Dù phân loại rõ ràng cho loại văn văn văn đến, nhiên sổ đăng ký văn chung chiếm số lượng lớn Khi tiến hành rà soát, tra cứu thơng tin Báo cáo hay kế hoạch nói riêng, cán văn thư nhiều thời gian lật, giở sổ để thống kê số dành cho Báo cáo, Kế hoạch hay Thông báo CHƯƠNG : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 3.1.2 Lập sổ ký nhận văn đến rõ ràng Khi nhận văn đến từ nhân viên bưu điện, cán văn thư ký nhận từ sổ nhân viên bưu điện chưa có sổ để nhân viên bưu điện chứng nhận Khi ký nhận cán văn thư chưa thống kê số văn nhận 3.1.3 Lập phiếu trình lãnh đạo, phịng ban chun mơn có văn đến Khi văn đến chuyển qua cho Chánh văn phòng để phân giao nhiệm vụ, cán văn thư UBND huyện Quảng Xương khơng có phiếu trình lãnh đạo Những việc tưởng đơn giản hạn chế phần lớn sai sót q trình thực thi công vụ CHƯƠNG : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 3.1.4 Dùng phần mềm quản lý, lưu văn đến, Việc quản lý, giải văn UBND huyện Quảng Xương đơn giản thực thông qua sổ sách, giấy tờ Rất nhiều huyện, thị, thành ứng dụng phần mềm nhiều lợi ích mà mang lại vậy, UBND huyện Quảng Xương cử cán tập huấn sử dụng phần mềm, cập nhật chương trình phục vụ quản lý văn 3.1.5 Có sổ lưu giấy mời họp Giấy mời họp UBND huyện Quảng Xương năm gần không lưu lại vào sổ theo dõi, mà đưa trực tiếp lên cổng thông tin điện tử Huyện CHƯƠNG : KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 3.1.6 Thanh tra, kiểm tra Tổ chức kiểm tra theo đợt Cần có chế tài xử lý: 3.1.7 Đối với cán trực tiếp tham gia công tác văn thư Mở lớp tập huấn, bồi dưỡng Cần có cán chuyên trách Có sách đãi ngộ Cơng tác văn thư Văn phòng UBND huyện Quảng Xương thực có hiệu quả, góp phần khơng nhỏ vào thành công hoạt động UBND Huyện Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thoả đáng Nó địi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình ... quan Huyện - Với chi bộ, chi ủy văn phòng HĐND UBND Huyện: CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA 2.3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG... THANH HÓA 2.2.2 UBND huyện Quảng Xương Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Quảng Xương: CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HĨA 2.2.3 VĂN PHỊNG HĐND -UBND HUYỆN QUẢNG... scan, máy in… CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG – TỈNH THANH HÓA 2.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG VÀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN QUẢNG XƯƠNG 2.2.1 ĐẶC ĐIỂM TỰ