HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CHƢƠNG 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG – XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 2  Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu.  Bài 2: Khảo sát chi tiết.  Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án.  Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích. Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 3  Nội dung bài học  Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.  Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.  Xác định các rủi ro và các trở ngại Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 4  Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.  Thông thƣờng thì một hệ thống mới đƣợc xây dựng là nhằm để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều điều bất cập  Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thƣờng bắt đầu từ việc khảo sát sơ bộ và đánh giá hệ thống cũ đó  Mục đích của khảo sát hiện trạng:  Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trƣờng hoạt động của hệ thống.  Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.  Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần đƣợc kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần đƣợc nghiên cứu khắc phục. Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 5  Mục đích của khảo sát sơ bộ hiện trạng.  Các mục đích chủ yếu của giai đoạn khảo sát sơ bộ có thể phát biểu là:  Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp với xí nghiệp, ngƣời sử dụng và HTTT  Xác định phạm vi của bài toán.  Xác định nhóm ngƣời sử dụng, những ngƣời mà sẽ có thể bị chi phối bởi sự phát triển hệ thống.  Viết báo cáo, tài liệu dựa trên những phát hiện của việc khảo sát ban đầu để có đƣợc cách nhìn bao quát, đầy đủ dƣới góc độ quản lý dự án và những gợi ý để tiếp tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 6  Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.  Việc khảo sát đƣợc thực hiện theo các nội dung sau:  Tìm hiểu môi trƣờng xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống; nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó.  Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp các quyền hạn.  Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với các phƣơng thức xử lý các thông tin trong đó.  Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các công thức để làm căn cứ cho các quá trình xử lý thông tin.  Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lƣu chuyển và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch.  Thống kê các phƣơng tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.  Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch cho tƣơng lai.  Đánh giá, phê phán hiện trạng; đề xuất hƣớng giải quyết  Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng. Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 7  Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.  Kết thúc giai đoạn khảo sát sơ bộ những câu hỏi sau đây sẽ đƣợc làm rõ:  Tại sao cần tiến hành khảo sát?  Điều gì cần làm tiếp tục?  Cần thực hiện trong bao lâu?  Giá thành là bao nhiêu?  Mạng lại lợi ích và có trở ngại gì?  Kết quả của giai đoạn khảo sát sơ bộ là Hồ sơ khảo sát  Các mô tả chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động của đơn vị cơ sở.  Các yêu cầu cải tiến, phạm vi công việc tin học hoá, tính khả thi của công việc và hiệu quả đem lại của công việc. Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 8  Xác định các rủi ro và các trở ngại  Cần đặc biệt quan tâm tới các vấn đề ảnh hƣởng tới công việc:  Thiếu sự ủng hộ của nhà quản lý cấp cao:  Không xác định được giới hạn vấn đề:  Quá lạc quan:  Vượt quá khả năng:  Không làm người dùng thoả mãn: Bài 2: Khảo sát chi tiết. 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 9  Nội dung bài học  Mục đích của việc khảo sát chi tiết  Nội dung khảo sát chi tiết và đánh giá hiện trạng.  Xác định rủi ro và các trở ngại Bài 2: Khảo sát chi tiết. 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 10  Mục đích của việc khảo sát chi tiết  Mục tiêu của việc nghiên cứu, khảo sát chi tiết là tìm những giải pháp tối ƣu về kỹ thuật, tài chính, thời gian tổ chức,….  Kết quả của giai đoạn này là báo cáo về các yêu cầu của ngƣời sử dụng, xác định dòng thông tin, đánh giá lựa chọn các giải pháp.  Khảo sát chi tiết đƣợc thực hiện theo hai hƣớng:  Tiếp tục chi tiết hoá các mục tiêu  Xác định nguồn thông tin, yêu cầu về thông tin [...]... trƣờng dữ liệu Quan hệ của nó với các đầu ra Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án 14  Nội dung bài học  Xác định phạm vi và các hạn chế  Xác định các mục tiêu và ƣu tiên cho dự án  Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi  Lập kế hoạch triển khai dự án Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án 15  Xác định phạm vi và các... điều hành dự án  Xác định tiến trình dự án  Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích 19  Nội dung bài học  Phƣơng pháp phỏng vấn (Phƣơng pháp 1)  Phƣơng pháp sử dụng phiếu điều tra (Phƣơng pháp 2)  Nghiên cứu tài liệu về hệ thống (Phƣơng pháp 3)  Phƣơng pháp quan sát hệ thống (Phƣơng pháp 4) Hệ thống thông tin...  Các quan sát bắt đầu từ việc theo dõi quan sát các quy trình hoạt động tiến tới xác định mục đích hoạt động chính của đơn vị  Tuy nhiên, phƣơng pháp quan sát hệ thống cũng có một số hạn chế Hệ thống cũ sẽ bị thay thế nên không còn ý nghĩa nhiều nữa  Những ngƣời bị quan sát sẽ cảm thấy khó chịu  Việc quan sát cũng thƣờng đòi hỏi khá nhiều thời gian   Bƣớc tiếp theo là tiến hành quan sát chi tiết...Bài 2: Khảo sát chi tiết 11  Phƣơng pháp thực hiện  Cần khảo sát để tìm hiểu xem hệ thống đang làm gì một cách chi tiết, cụ thể là: Các nguồn thông tin  Phần cứng/ phần mềm đang sử dụng  Các quy trình  Các biểu và báo cáo đang dùng  Tổ chức nhân sự  Chi phí  Chu kỳ và tần suất hoạt động  Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 2: Khảo sát chi tiết 12  Lập hồ sơ khảo sát  Nội dung... dựng hệ thống cũng cần có một sự xác định giải pháp nhƣ thế   Việc đƣa ra một giải pháp “thô” nhƣ thế chỉ bao gồm các quyết định đại thể: Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp chính để đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng  Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp chính để đáp ứng nhu cầu của ngƣời sử dụng  Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 3: Xác. .. đơn vị khác (đầu vào, đầu ra, định kỳ trao đổi)  Các khó khăn, vƣớng mắc, các kiến nghị trong các khâu quản lý  Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích 22  Nghiên cứu tài liệu về hệ thống (Phƣơng pháp 3)  Nghiên cứu tài liệu về hệ thống là bƣớc đầu tiên của quá trình phân tích hệ thống và cũng là phƣơng pháp thu... và đầu ra, các quy định về quy trình hoạt động của đơn vị  Nghiên cứu về hệ thống đƣợc bắt đầu từ nghiên cứu môi trƣờng của HTTT bao gồm: Môi trƣờng bên ngoài  Môi trƣờng kỹ thuật  Môi trƣờng vật lý  Môi trƣờng tổ chức  Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 4: Một số phƣơng pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho quá trình phân tích 23  Phƣơng pháp quan sát hệ thống (Phƣơng pháp 4)... thì hệ thống quản lý thƣờng bao gồm nhiều hệ con (nhƣ quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý vật tƣ, quản lý sản xuất,…) và mỗi hệ con này lại gồm nhiều hệ nhỏ hơn (chẳng hạn quản lý kho, xử lý đơn hàng, ) Có thể có ba loại hạn chế: Hạn chế về nhân lực  Hạn chế về thiết bị, kỹ thuật  Hạn chế về tài chính  Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 3: Xác lập và khởi đầu dự án 16  Xác định. .. không chính thức  Tƣơng tác hợp thức nhƣng không thƣờng xuyên  Tƣơng tác đặc biệt nhƣng không hợp thức  Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 2: Khảo sát chi tiết 13  Lập hồ sơ khảo sát  Hồ sơ đầu vào gồm:           Mô tả chức năng trả lời cho câu hỏi hệ thống làm gì Mục đích: Dùng cho việc gì Khối lƣợng: Kích thƣớc Tƣờng thuật: Mô tả từng báo cáo Nội dung chi tiết: Thông tin... động  Hệ thống thông tin quản lý 29 December 2009 Bài 2: Khảo sát chi tiết 12  Lập hồ sơ khảo sát  Nội dung chủ yếu của khảo sát chi tiết là chi tiết hóa các quá trình và các phƣơng thức tác động qua lại giữa các quá trình và toàn bộ hệ thống  Khó khăn chủ yếu khi khảo sát hệ thống là sự tƣơng tác của các thủ tục bởi vì các tƣơng tác đó thƣờng không diễn ra đơn giản  Có thể có những tƣơng tác sau: . đoạn tiếp theo Bài 1: Khảo sát sơ bộ và tìm hiểu nhu cầu 29 December 2009 Hệ thống thông tin quản lý 6  Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.  Việc khảo sát đƣợc thực hiện theo các nội. xác định dòng thông tin, đánh giá lựa chọn các giải pháp.  Khảo sát chi tiết đƣợc thực hiện theo hai hƣớng:  Tiếp tục chi tiết hoá các mục tiêu  Xác định nguồn thông tin, yêu cầu về thông. tích ít am hiểu trong lĩnh vực nghiệp vụ  Những điều cần lƣu ý khi phỏng vấn:  Chú ý lắng nghe khi phỏng vấn.  Thiết lập quan hệ trong quá trình phỏng vấn.  Tình huống phỏng vấn.  Câu hỏi