Đang tải... (xem toàn văn)
Trong quá trình sản xuất, sản phẩm có thể bị sai lỗi về chất lượng, thời gian giao hàng, chi phí sản xuất tăng,..Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý là Kiểm soát các quá trình nhằm đảm bảo sản phẩn được sản xuất ra đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng, chi phí và thời gian giao hàng.
Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 1 TÀI LIỆU TƢ VẤN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Kiểm soát sản xuất Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 2 [1] KẾ HOẠCH SẢN XUẤT HÀNG NĂM (Thông thƣờng cho 6 tháng đến 12 tháng) 1. Mục đích Để quản lý các hoạt động sản xuất trong thời kỳ hạch toán của công ty (ví dụ từ 6 tháng, 12 tháng) nhằm sản xuất ra sản phẩm thoả mãn nhu cầu của thị trường và nâng cao hiệu quả của các quá trình. Để đạt được kế hoạch này, thì cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho các phòng sản xuất (cả trong nội bộ và bên ngoài), vị trí sản xuất, nguyên vật liệu và nhân sự. 2. Định nghĩa “Kế hoạch sản xuất hàng năm” liên quan đến kế hoạch mà nó xác định loại hoặc kiểu, số lượng và các điều kiện liên quan (sản xuất nội bộ, người cung cấp bên ngoài, nguyên vật liệu, bố trí nhân sự, vv ,) đến các sản phẩm được sản xuất trong giai đoạn hạch toán của công ty. Về cơ bản, kế hoạch định rõ khối lượng sản xuất, tuy nhiên, trong một số trường hợp, kế hoạch bao gồm các kế hoạch cụ thể để đạt được kế hoạch cơ bản này. 3. Nội dung 3.1 Kế hoạch bán hàng Động lực của kế hoạch sản xuất là kế hoạch bán hàng. Do đó cần phải xem xét kế hoạch bán hàng và khảo sát kỹ tính hiện thực của quá trình sản xuất. 3.2 Kế hoạch sản xuất 1. Để đáp ứng đầy đủ số lượng hàng hoá cho bán hàng, xem xét tình trạng và sự vận động của hàng hoá trong kho và xác định số lượng sản phẩm cần thiết và có tính đến hàng tồn theo hiện tại. 2. Kiểm tra xem liệu năng lực sản xuất hiện tại có đáp ứng được yêu cầu số lượng sản xuất hay không. Tìm biện pháp khắc phục trong trường hợp khả năng sản xuất không đáp ứng được. 3. Xác định thời gian và kinh phí yêu cầu để thực hiện biện pháp khắc phục. 4. Xây dựng kế hoạch dựa trên kết quả điều tra nêu trên. 3.3 Xem xét kế hoạch sản xuất và kế hoạch bán hàng Kế hoạch sản xuất có thể thay đổi tuỳ thuộc vào sự thay đổi của các điều kiện sản xuất hoặc thị trường. Soát xét các kế hoạch này giúp cho việc đánh giá đúng các thay đổi để có thể thay đổi kịp thời kế hoạch bán hàng, số lượng sản xuất và các biện pháp cần thiết. 1) Tiến hành nghiên cứu nhu cầu thị trường 2) Xác định chiến lược bán hàng của công ty dựa trên nhu cầu của thị trường. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 3 3) Xác định số lượng hàng hoá bán ra dự tính dựa trên nhu cầu thị trường. 4. Ví dụ: Xem Hình 1.1 5. Những lƣu ý khác Tương ứng với nhu cầu thị trường thì cần xây dựng hệ thống kiểm soát sản xuất đúng lúc. 6. Mối liên quan với bộ ISO 9001:2008 7. Những điểm chính Quản lý việc xem xét sửa đổi mục tiêu sản xuất. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 4 Hình 1.1: Ví dụ về kế hoạch sản xuất. Mục Loại Đơn giá Tháng 10 Tháng 11 Tổng Trung bình hàng tháng Số lượng Tổng Số lượng Tổng Số lượng Tổng Số lượng Tổng Kế hoạch 10 870 10 870 40 3.480 7 580 1 A 87 Thực tế Sửa đổi Kế hoạch 450 4.131 450 4.131 2.700 24.786 450 4.131 2 B 9.18 Thực tế Sửa đổi Kế hoạch 10 409 15 614 75 3.069 43 512 3 C 40.9 Thực tế Sửa đổi Kế hoạch 0 0 10 605 30 1.815 5 303 4 D 60.5 Thực tế Sửa đổi Kế hoạch 0 0 0 0 10 261 2 52 5 E 26.1 Thực tế Sửa đổi Kế hoạch 140 88.9 140 889 840 5.334 140 889 6 F 60.5 Thực tế Sửa đổi Kế hoạch 35 515 30 441 195 2.868 33 476 7 G 147 Thực tế Sửa đổi Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 5 [2] KẾ HOẠCH SẢN XUẤT HÀNG NGÀY HOẶC HÀNG THÁNG 1. Mục đích Để đảm bảo các hoạt động sản xuất hoàn thành theo đúng kế hoạch, cần xây dựng kế hoạch hàng ngày và hàng tháng dựa trên kế hoạch hàng năm. Kế hoạch nên xác định yêu cầu về số lượng sản xuất, phương pháp sản xuất trong đó tính đến hiệu quả sản xuất, chi phí và chất lượng. 2. Định nghĩa “Kế hoạch” liên quan đến kế hoạch hàng ngày và hàng tháng phân bổ sản lượng sản xuất của nhà máy dựa trên kế hoạch sản xuất hàng năm. 3. Nội dung 1) Người quản lý sản xuất cần nắm chính xác thực trạng bộ phận của mình và xây dựng kế hoạch để đảm bảo về số lượng sản xuất đã yêu cầu. 2) Để có được kế hoạch này, cần thảo luận các vấn đề với các phòng ban liên quan và xây dựng kế hoạch gồm cả những điều chỉnh cần thiết. Thông thường, để xác định những điều chỉnh đó thì nên tổ chức định kỳ các cuộc họp để trao đổi thông tin. Nhìn chung, trong nền công nghiệp cơ khí, bao gồm những hoạt động lắp ráp thì kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tháng được xây dựng dựa trên lịch trình hàng ngày . Lịch trình này qui định rõ số ngày cần cho từng bước, bắt đầu với việc nhận đơn đặt hàng đến khi cho ra thành phẩm. 4. Ví dụ: Hình 2.1 thể hiện một kiểu kế hoạch hàng ngày trong ngành công nghiệp cơ khí. Dựa trên kế hoạch này, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng các bước cho kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tháng của bộ phận đó. “Số ngày chuẩn bị” được trình bày trong trục ngang thể hiện số ngày được tính lùi. Số này cho biết số ngày cần và khi nào bắt đầu công việc chuẩn bị các bước nhằm đáp ứng thời hạn giao hàng. 5. Những lƣu ý khác Trong sản xuất hàng ngày, không có gì ngạc nhiên khi phải sửa đổi kế hoạch, ví dụ phải sản xuất một sản phẩm ngoài chương trình, bổ xung một công việc vào chương trình hay thay đổi hoặc huỷ bỏ thiết kế. Để có thể thích ứng với những tình huống này cần phải xây dựng kế hoạch trong đó có các kinh nghiệm thực tế được tận dụng 6. Mối liên quan với bộ ISO 9001:2008 7. Những điểm chính Số ngày được tính lùi Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 6 Hình 2.1 Một mẫu kế hoạch hàng ngày cho nghành công nghiệp cơ khí. Hình 2.1 Số ngày tích luỹ đến 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 1. Đơn đặt hàng 2. Thiết kế 3. Kế hoạch sản xuất 4. Mua nguyên vật liệu Mua các yếu tố cấu thành Do người cung cấp bên ngoài xử lý. 5. Nhận nguyên vật liệu 6. Chế tạo các công cụ và đồ gá lắp 7. Sản xuất (Bộ phận 1) (Bộ phận 2) (Bộ phận 3) (Bộ phận 4) (Bộ phận 5) 8. Nhận các bộ phận cấu thành Các chi tiết mua Các chi tiết sản xuất 9. Lắp ráp chi tiết Khâu lắp ráp A Khâu lắp ráp B Khâu lắp ráp C 10. Lắp ráp chính 11. Kiểm tra 12. Bao gói và vận chuyển 2 6 38 50 20 (12) 30 26 37 13 32 45 35 39 32 25 47 19 18 23 , 26 14 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Số ngày tính lùi Số ngày chuẩn bị Số ngày cho chuẩn bị và sắp xếp Dây chuyền sản xuất Đợt để hoàn thành thiết kế 8 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 7 [ 3] KẾ HOẠCH LƢU KHO 1. Mục đích Nhu cầu là luôn thay đổi, do đó cần phải duy trì hàng lưu kho một cách chiến lược phù hợp với nhu cầu để đảm bảo số lượng sản xuất ổn định trong các quá trình sản xuất. 2. Định nghĩa “Lập kế hoạch lưu kho” thể hiện việc lưu trữ các sản phẩm nhẵm khắc phục sự mất cân đối giữa sản xuất và kinh doanh. 3. Nội dung 1. Hệ thống sản xuất theo thị trường là hệ thống dự đoán trước nhu cầu để sản xuất sản phẩm . Hệ thống này đôi khi dẫn đến lượng hàng lưu kho quá nhiều. 2. Khi nhu cầu vượt quá khả năng sản xuất thì hàng lưu kho không phải là mối quan tâm lớn, nhưng khi khả năng sản xuất vượt quá nhu cầu thì hàng tồn kho sẽ làm tăng nhanh sự mất cân đối giữa sản xuất và kinh doanh, và trở thành mối lo ngại lớn trong kinh doanh. Một khối lượng quá lớn hàng tồn kho không chỉ làm tăng chi phí lưu kho mà còn có thể bị mất giá trị do sự xuống cấp của sản phẩm hoặc sản phẩm lỗi thời, quá hạn. 3. Thiếu hàng dự trữ trong kho có thể đưa đến những mất mát về cơ hội kinh doanh. 4. Vì những lý do nên trên, người quản lý sản phẩm cần qui định mức hàng dự trữ thích hợp và điều chỉnh số lượng sản xuất nhằm duy trì lượng hàng lưu kho này. Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 8 4. Ví dụ Hình 3.1 Ví dụ về kế hoạch lưu kho . Sơ đồ kiểm soát kế hoạch lưu ko (Cho các sản phẩm với tính ổn định của sản xuất và mức độ kém) 12000 10000 8000 6000 4000 2000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tháng Ước tính luỹ tiến hàng bán Độ lệch chuẩn ( ) dựa trên 3 năm bán hàng cuối cùng, 2 lần ( ) Sản xuất Bán hàng Sản xuất Cho biết số lượng ước tính bán đã vượt quá giới hạn Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 9 5. Những lƣu ý khác Điều quan trọng là cần phải nắm chính xác khối lượng, lượng sản phẩm lưu kho để đánh giá khối lượng lưu kho hợp lý dựa trên thực trạng và điều chỉnh sản xuất nhằm duy trì kho hợp lý. 6. Mối liên quan đến bộ ISO 9001:2008 7. Những điểm chính Khối lượng lưu kho hợp lý Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) Tài liệu tư vấn Quản trị doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 10 [4] KẾ HOẠCH VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ 1. Mục đích Để giao hàng đúng hạn thì phòng sản xuất phải xác định rõ ràng thời gian vận chuyển hàng. 2. Định nghĩa “Kế hoạch vận chuyển hàng” là kế hoạch vận chuyển thành phẩm từ phân xưởng sản xuất đến nơi giao hàng theo đúng thời hạn giao hàng. 3. Nội dung 1. Để vận chuyển hàng hoá, cái được xem như bước cuối cùng của sản xuất, đến nơi giao hàng thì kế hoạch cho các bước sản xuất trước khi vận chuyển cần phải được tuận thủ một cách chính xác. 2. Xác định cụ thể bốc xếp và vận chuyển sản phẩm gì, khi nào, và như thế nào. 3. Xây dựng các qui định về các thủ tục hành chính liên quan đến việ giao hàng và lưu hồ sơ về các lô hàng đó. 4. Ví dụ Hình 4.1 thể hiện các thủ tục vận chuyển hàng 5. Những lƣu ý khác. Tại nơi sản xuất, ngoài việc dựa vào hệ thống kiểm soát sản xuất đã được máy tính hoá thì còn cần phải thường xuyên kiểm tra hàng hoá thực tế để khẳng định rằng kế hoạch vận chuyển hàng theo đúng lịch trình. 6. Mối quan hệ với bộ ISO 9001:2008 7. Những điểm chính Hạn giao hàng phù hợp đáp ứng theo đơn đặt hàng [...]... lượng Đức(DGQ) [7] SỐ LƢỢNG HÀNG DỰ TRỮ TRONG QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT 1 Mục đích Để thực hiện các hoạt động sản xuất một cách hiệu quả và duy trì một số lượng hàng dự trữ trong quá trình sản xuất thích hợp với từng giai đoạn 2 Định nghĩa “Số lượng hàng dự trữ trong quá trình sản xuất là số lượng hàng cần được sử lý trong tất cả các quá trình cho đến khi hoàn thanh sản phẩm 3 Nội dung 3.1 Nguyên nhân khiến... KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 35 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) [15] SỰ BIẾN ĐỘNG TRONG SẢN XUẤT VÀ NHỮNG THAY ĐỔI QUÁ TRÌNH 1 Mục tiêu Để thích ứng với các biến động trong các mức sản xuất xảy ra do những thay đổi trong các xu hướng thị trường thì cần tiến hành thay đổi quá trình và tổ chức lại hệ thống sản xuất 2 Định nghĩa “Những thay đổi quá. .. nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Page 29 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) [13] KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH 1 Mục đích Để đảm bảo hoàn thành từng kế hoạch vận chuyển và sản xuất thì cần quản lý từng quá trình sản xuất theo các tiêu chuẩn 2 Định nghĩa “Quản lý quá trình là việc thiết lập một kế hoạch sản xuất cho từng quá trình để thực hiện kế hoạch một cách... và các qú trình kế sau có thể buộc phải đợi nguyên vật liệu Tương ứng với tình trạng trong 3.1 (2), cần xác định số lượg lưu kho hợp lý, khi chuẩn bị sản xuất, xây dựng kế hoạch để đảm bảo hoạt động một cách trôi chảy trong quá trình sản xuất Bằng cách đảm bảo số lượng như tiêu chuẩn đã qui định để đạt được kết quả hoạt động đã hoạch định 3.3 Các điều kiện đối với việc dự trữ hàng trong quá trình sản. .. quá trình “ là tạo ra những thay đổi về tổ chức quá trình và phân bổ những người công nhân để đáp ứng với những biến động trong sản xuất 3 Nội dung (1) Trong khi việc xem xét dựa trên năng lực sản xuất yêu cầu, máy móc và thiết bị khi hình thành quá trình sản xuất tỏ ra rất quan trọng, thì cũng cần đánh giá các điều kiện sản xuất tuỳ thuộc vào số lượng cung cấp yêu cầu trong sản xuất hiện tại (2) Các. .. xuất trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu và phụ kiện; hoạt động sản xuất có thể không thực hiện được theo kế hoạch đã định do hỏng hóc máy móc thiết bị; hoặc không thể cung cấp nguyên vật liệu và phụ kiện do vấn đề về vận chuyển Để chuẩn bị cho các vấn đề trên, cần tiêu chuẩn hoá hoạt động kiểm soát hàng ngày của quá trình sản xuất đối với từng nguyên vật liệu và phụ kiện và thực hiện đầy đủ các. .. mà còn gây ra các tổn thất do sản xuất thừa (4) Điều quan trọng là phải linh động khi thay đổi quá trình phụ thuộc vào mức độ biến động sản xuất 4 Ví dụ Các biện pháp khắc phục để đáp ứng với việc tăng hay giảm sản xuất (1) Mượn nhân sự từ nơi sản xuất khác (2) Điều chỉnh tốc độ của phương tiện vận chuyển theo số lượng sản xuất lập trước các tiêu chuẩn công việc để thoả mãn số lượng sản xuất và phân... Báo động Nơi làm việc Công việc trong quá trình Chỉ dẫn công việc Chỉ dẫn đặt hàng, các quá trình bên ngoài Hoàn thành công việc Quá trình bất thường Bảng chỉ dẫn công việc Bác cáo công việc hiện tại Công việc hiện tại Mua hàng và quản lý nhà cung cấp bên ngoài Kế hoạch hoạt động sản xuất Quản lý thông tin tiêu chuẩn Báo cáo về giá trị của công việc trong quá trình Quản lý chi phí Báo cáo hoạt động. .. doanh nghiệp- KIỂM SOÁT SẢN XUẤT- Công việc cho phép Page 21 Th.S Nguyễn Thế Cường - Chuyên gia quản lý chất lượng, Hiệp hội quản lý chất lượng Đức(DGQ) [9] BÁM SÁT CHƢƠNG TRÌNH 1 Mục đích Phòng sản xuất mong muốn đáp ứng được chương trình sản xuất Để các hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành liên tục với sự hợp tác từ các phòng ban khác nhằm đạt được số lượng sản xuất đã qui định trong kế hoạch... chính xác, kiểm tra các kết quả (Chất lượng, số lượng, thời hạn) và thực hiện các biện pháp để giải quyết mọi vấn đề tồn tại 3 Nội dung Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý quá trình phải lập chương trìnhdự thảo (theo quá trình và theo ngày ) để sử dụng trong kiểm soát sản xuất Phối hợp cùng các bộ phận liên quan, lập kế hoạch thực hiện dựa trên bản phác thảo đó Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý quá trình xác