Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 1 Sơ đồ dòng dữ liệu HTTT mua hàng trong doanh nghiệp (theo sách của Bodnar và Hopwood về AIS, 1998) Bộ phận nhận hàng Bộ phận mua hàng Kế toán công nợ phải trả Kế toán chi Kho hàng Dữ liệu về nhà cung cấp Nhà cung cấp 8 6 7 5 1 2 9 4 12 11 13 3 10 Chi tiết DÒNG DỮ LIỆU CHÍNH 1. Yêu cầu mua hàng 2. Xác nhận 3. Đơn mua hàng 4. Thông báo mua hàng 5. Thông báo nhận hàng 6. Giao hàng 7. Thông báo nhận hàng 8. Báo cáo nhận hàng 9. Thông báo nhận hàng 10. Hóa đơn 11. Hóa đơn được chấp thuận 12. Bộ chứng từ 13. Thanh toán Hình PO-01. Hệ thống ứng dụng mua hàng. Sơ đồ dòng dữ liệu …. Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 2 Bắt đầu A Xác định các mặt hàng cần mua Các y/c với các mặt hàng mới Thẻ kho Chuẩn bị y/c mua hàng Y/c mua hàng Y/c mua hàng H B D L Đối chiếu và kiểm tra đơn hàng Đơn mua hàng Y/c mua hàng B/c nhận hàng Kiểm tra số lượng hàng nhập Đơn mua hàng B/c nhận hàng B/c nhận hàng Đối chiếu c.từ và file Cập nhập n/x kho Chuyển cho kế toán phải trả Thẻ kho File File Kiểm tra điểm đặt mua lại (Reorder) Từ bộ phận nhận hàng Đến bộ phận mua hàng Lấy ra khi nhận được đơn đặt mua Ký vào bản xác nhận nhận hàng Từ bộ phận mua hàng Đến bộ phận kế toán phải thu Theo stt Theo stt 3 2 1 3 3 1 2 1 2 3 3 Kho hàng HÌNH PO-02.1 Hệ thống ứng dụng mua hàng …. Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 3 Y/c mua hàng A Files thông tin các ncc Chọn ncc và chuẩn bị đơn đặt mua B/c nhận hàng Đơn đặt mua Y/c mua hàng F D C E K J I Flie Đối chiếu với đơn hàng mở B/c nhận hàng Hóa đơn Y/c mua hàng Đơn đặt mua Kiểm tra và xác thực hóa đơn Chuyển đến kế toán phải trả Hóa đơn Y/c mua hàng B/c nhận hàng Hóa đơn Đơn mua hàng Flie Từ Kho hàng Từ bộ phận Nhận hàng Các quy trình đấu thầu cạnh tranh Chuyến đến ncc Chuyển đến Kho Chuyển đến bộ phận nhận hàng Chuyển đến kế toán phải trả Từ ncc Đơn hàng mở (chưa thực hiện) theo stt Lấy c.từ ra khi nhận hóa đơn của ncc Các đơn hàng hoàn thành (đóng) 1 1 1 2 3 4 5 6 3 1 6 1 2 1 3 2 6 1 Bộ phận mua hàng HÌNH PO-02.2 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp) …… Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 4 G E Hàng cùng với phiếu xuất kho Đếm và kiểm tra hàng hóa Hàng cùng với phiếu xuất kho B/c nhận hàng Đơn đặt mua Chuẩn bị b/c nhận hàng File I 4 4 Bộ phận nhận hàng Phiếu xuất kho Đơn đặt mua File Báo cáo nhận hàng H Sắp xế theo stt Lấy ra khi nhận hàng từ ncc 1 2 3 44 Đối chiếu giữa đơn đặt mua và phiếu xuất kho Chuyển đến bộ phận mua hàng Chuyển đến Kho hàng Sắp xếp theo stt Đếm độc lập (Blind Count) Từ bộ phận mua hàng Giao hàng từ ncc HÌNH PO-02.3 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp) Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 5 ……… B K LF Y/c mua hàng Review Account Coding Kiểm tra điều khoản mua hàng Xử lý chứng từ B/c nhận hàng Hóa đơn Chứng từ B/c nhận hàng Đơn đặt mua Đối chiếu giữa y/c mua và đơn đặt mua File Đối chiếu và kiểm tra Chuyển cho bộ phận chi thanh toán M Đơn đặt mua Y/c mua hàng Từ Kho hàng Sắp xếp theo stt 352 Từ Kho hàng Từ bộ phận mua hàng Từ bộ phận mua hàng Quá trình đối chiếu Lấy c.từ ra khi nhận được hóa đơn của ncc Xem thêm ở phần kế toán phải trả 5 3 2 1 Kế toán phải trả HÌNH PO-02.5 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp) Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 6 …………. Fast Software Co., Ltd. HTTT DN. Mua hàng 7 C M J G Báo đã nhận đơn đặt mua Đơn đặt mua Séc Séc Chứng từ Đơn đặt mua Hóa đơn Hàng cùng với phiếu xuất kho Xử lý đơn đặt hàng của KH Xử lý chi thanh toán Chuyển cho khách hàng Từ bộ phận mua hàng 1 1 Nếu cần thiết Bản sao báo đã nhận Từ kế toán phải trả Xem thêm ở phần chi thanh toán Chuyển cho bộ phận mua hàng Chuyển cho bộ phận nhận hàng 2 2 Nhà cung cấp Thanh toán HÌNH PO-02.4 Hệ thống ứng dụng mua hàng (tiếp)