Đang tải... (xem toàn văn)
Tập bài giảng môn học Quản trị văn phòng dành cho tất cả các khối TCCN, Cao đẳng, đại học
MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Số TIếT: 50 PHẦN MỘT: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I. Hành chính văn phòng 1. Khái niệm a. Hành chính Là hoạt động chấp hành và điều hành một hệ thống theo những quy định đã định trước để đạt được mục tiêu của hệ thống ấy. - Chấp hành? - Điều hành? – Chấp hành: tuân thủ và thi hành QĐ của người chủ. • (Chủ sở hữu/đại diện của chủ sở hữu; chủ thể/đại diện của chủ thể quyền lực); – Điều hành: tổ chức, phân công, phối hợp trong khai thác và sử dụng các nguồn lực theo quy định nhằm thực hiện MT… b. Văn phòng Có nhiều cách tiếp cận: Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng chính phủ ) Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng công chứng .) Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan .) Tóm lại Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 2. Chức năng của văn phòng a. Chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu: bao gồm nội dung tham vấn Tổng hợp: thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. - - -> Không nên tách bạch 2 nội dung này vì tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. b. Chức năng quản trị, hậu cần, thực hiện các hoạt động tác nghiệp Đảm bảo cơ sở vật chất: nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính, điều kiện làm việc cho cơ quan. Quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức. 3. Nhiệm vụ của văn phòng Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng; Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. [...]... Nhà quản trị phải có người dưới quyền Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm Nhà quản trị hành chính văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng là những nhà quản trị chức năng, có quyền tổ chức điều hành các họat động hành chính văn phòng doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về kết quả họat động hành chính văn phòng theo quyền hạn và trách nhiệm của mình Quản trị hành chính văn phòng. .. nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết II Quản trị hành chính văn phòng 1 Khái niệm Có nhiều cách hiểu về quản trị: Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ chức Quản trị là nghệ thuật... Quản trị hành chính văn phòng là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong ra quyết định điều hành doanh nghiệp Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị? Công việc hành chính văn phòng: Là các công việc HC đơn thuần như xử lý công văn, ... việc quản trị càng nhiều 2 Phạm vi của quản trị HCVP Cấp quản trị cao cấp: Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức Nhiệm vụ: Quản lý chung mọi hoạt động của TC; đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển TC Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản. .. lược để duy trì và phát triển TC Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng GĐ, phó tổng GĐ, GĐ, phó GĐ Cấp quản trị trung cấp: Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách... HCVP có mặt ở mọi phòng ban trong tổ chức, mọi thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) đều thực hiện công việc HC ở các mức độ khác nhau Công việc quản trị: Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện , đó chính là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Họ làm việc với con người và các ý tưởng Mọi thành viên đều thực hiện công việc hành chính VP, nhưng cấp quản trị càng cao thì các công... HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG - MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP I Nhà quản trị hành chính 1.Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP Là một nhà tri thức, có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị HC-VP Có sức khỏe; Có khả năng đảm đương công việc hành chính VP; Có khả năng giảng dạy, hướng dẫn cho nhân viên hành chính văn phòng và toàn thế nhân viên công ty; Có quan điểm khoa học đế tiếp... sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc Cấp quản trị tuyến thứ nhất (hay cấp cơ sở) Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị trong cùng một tổ chức Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển các... trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca Các chức vụ của các cấp quản trị: Trợ lý hành chính Chánh Văn phòng Trưởng phòng hành chính Giám đốc hành chính Phó Tổng Giám đốc hành chính 3 Chức năng của quản trị Hoạch định (planning): xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn... dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung TÓM LẠI Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra Nhà quản trị Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và điều hành công việc . họ. Nhà quản trị phải có người dưới quyền. Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm. Nhà quản trị hành chính văn phòng Nhà quản trị hành chính văn phòng là những nhà quản trị. cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết . II. Quản trị hành chính văn phòng 1. Khái niệm Có nhiều cách hiểu về quản trị: Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung thông qua. chung. TÓM LẠI Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: Hoạch định Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra. Nhà quản trị Nhà quản trị là những