GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Powerpoint 2007 LÊ VĂN HIẾU 2009 VIỆT NAM Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 MỤC LỤC PHẦN I: CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN Làm quen nhanh với PowerPoint 2007 a Làm quen với giao diện mới, Ribbon b Tìm hiểu thư viện (Gallery) c Khám phá chức khác không Ribbon d Sử dụng Quick Access Toolbar e Thay đổi góc nhìn cho thuyết trình f Phím tắt PowerPoint 2007 Các thao tác a Tìm hiểu workspace (không gian làm việc) b Thêm slide vào thuyết trình c Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide 10 d Nhập nội dung văn vào slide 10 e Chèn slide từ thuyết trình khác 11 f Tạo ghi cho người thuyết trình (speaker notes) 12 g Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) 12 h Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) 13 i Cách chèn hình ảnh thành phần khác 13 j Cách chèn hình ảnh thành phần khác Tab Insert 14 k Chỉnh sửa slide 15 l Sắp xếp nội dung slide 15 PHẦN II: CÁCH SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ VÀ BẢNG BIỂU 17 Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt 17 a Tạo đồ họa SmartArt 17 b Blank Graphic: Phương pháp thứ 17 c Blank Graphic: Phương pháp thứ hai 18 d Thêm nội dung text vào đồ họa 18 e Cách thể nội dung văn (text) vào hình đồ họa 19 Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa 20 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 a Chủ đề thuyết trình: kiến thức mẫu slide 21 b Mẫu SmartArt: Ví dụ 21 c Mẫu SmartArt: Ví dụ 22 d Thay đổi màu sắc cho mẫu (style) 22 e Tìm hiểu thêm shape (hình dạng) 23 f Tìm hiểu thêm mẫu cho văn (text style) 23 g Cập nhật biểu đồ cũ 24 PHẦN III: THÊM ÂM THANH HOẶC LỜI THOẠI 26 1.Chơi file âm 26 a Chèn âm cách sử dụng tab Insert 26 b Chèn âm cách sử dụng Slide Placeholder 27 c Bắt đầu chơi âm 27 d Chơi âm Slide 28 e Thiết lập thời gian cho âm ngừng 28 f Thay đổi cách âm bắt đầu 29 g Cài đặt phương thức kích hoạt (trigger) âm slide 30 h File âm bạn liên kết hay nhúng 30 i Làm để thực file liên kết 31 Chơi âm từ đĩa CD 32 PHẦN IV: ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH 34 Cá nhân hóa định dạng thuyết trình 34 a Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình bạn 34 b Các thành phần theme 34 c Thay đổi tùy biến theme 35 d Tùy biến màu sắc theme 35 e Thay đổi màu slide 36 f Sử dụng hình ảnh làm hình cho slide 37 g Làm mờ ảnh slide 37 h Lưu trữ file với theme 38 Khám phá sức mạnh Custom layout 38 a Sức mạnh layout 38 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 b Layouts Placeholders 39 c Xem lại Sile Master 39 d Tạo custom layout 40 e Sử dụng custom layout bạn 40 f Lưu trữ template 41 PHẦN V: CHUẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 42 Bảo vệ, in ấn chuẩn bị sẵn sàng cho thuyết trình 42 a Kiểm chứng, in ấn chuẩn bị thuyết trình 42 b Duyệt lại máy tính 42 c Kiểm tra ngữ pháp bình luận (comment) slide 43 d In ấn tài liệu 44 e In ấn ghi 44 f Thêm nội dung footer tài liệu handout tài liệu notes 45 g Chọn màu sắc để in ấn 45 h Sao chép đến CD 46 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 PHẦN I: CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN Làm quen nhanh với PowerPoint 2007 a Làm quen với giao diện mới, Ribbon Những phần thay đổi dễ nhận thấy khu vực phía cửa sổ PowerPoint Thay menu toolbar trước người dùng PowerPoint 2007 thấy cách xếp khoa học với lệnh liên quan đưa vào nhóm Dãy lệnh cửa sổ PowerPoint 2007 gọi Ribbon, xem trung tâm điều khiển cho việc tạo thuyết trình (Presentation) Nếu tìm hiểu chi tiết cách thiết kế cấu trúc Ribbon, bạn thấy thuận tiện cho việc sử dụng Ribbon bao gồm số tab với chức cụ thể sau: Insert: Đây nơi bạn thêm vào slide từ table, hình ảnh, biểu đồ, đoạn text, âm thanh, header footer Design: nơi làm cho slide có hình thức đẹp bao gồm cách thiết kế thơng tin nền, font chữ cách xếp màu sắc Animations: Đây tab tạo nên sinh khí cho thuyết trình Bạn dễ dàng sử dụng nhiều hiệu ứng tab Slide Show: Khi bắt đầu thuyết trình chắn bạn phải sử dụng tab Ngồi cịn chức thu lại tường thuật suốt thuyết trình, bên cạnh chc nng chun b bi thuyt trỡnh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Review: Với tab bạn kiểm tra tả đảm bảo an tồn cho thuyết trình View: Với Tab bạn xem lại thuyết trình xếp lại thuyết trình cửa sổ b Tìm hiểu thư viện (Gallery) Một số hiệu ứng chuyển tiếp Slide (Slide Transition) Ribbon Để tìm thêm nhiều mẫu Slide Transition, chọn nút More Toàn thư viện Slide Transition thể hình, rê chuột vào Transition để xem thử, click vào Transition phù hợp để áp dụng cho thuyết trình c Khám phá chức khác khơng Ribbon Khi bạn không thấy chức nhóm nhóm Font hình trên, click vào mũi tên góc nhóm Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Một hộp thoại xuất với nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn Thơng thường có nhiều lệnh nhóm, diện tích có giới hạn Ribbon, nên có lệnh thường sử dụng hình, cịn trường hợp khơng thấy bạn nên click vào mũi tên trê Ribbon để tìm thêm lệnh cần thiết d Sử dụng Quick Access Toolbar Khi bạn làm việc với thuyết trình có vài tình bạn muốn lặp lại, chẳng hạn lưu tài liệu, nên sử dụng Quick Access Toolbar Nó nhóm nhỏ nút lệnh nằm phía bên trái Ribbon Các nút lệnh bao gồm Save, Undo, Repeat Redo Bạn thêm lệnh thường dùng vào Quick Access Toolbar cách click phải chuột vào lệnh Ribbon chọn Add to Quick Access Toolbar e Thay đổi góc nhìn cho thuyết trình Nút view giống phiên trước đây, chúng bị thay đổi vị trí cửa sổ Kéo Zoom để phóng to thu nhỏ slide thuyết trình click nút cộng trừ có có tính phóng to thu nhỏ slide Nhấn vào nút hình để chọn góc nhìn phù hợp f Phím tắt PowerPoint 2007 Nếu bạn thích sử dụng bàn phím chuột, chắn bạn cần phải biết phím tắt Office 2007 Cách thiết kế Ribbon kèm với cách sử dụng phím tắt Có hai ưu điểm sử dụng nút đơn cho phím tắt sử dụng tổ hợp phím Đây cách sử dụng phớm tt Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Đầu tiên nhấn phím Alt bàn phím Những ký tự số xuất hầu hết phần Ribbon gọi Key Tips, Những ký tự tab Ribbon nút Microsoft Office, số xuất Quick Access Toolbar Bây bạn sử dụng để có thêm nhiều lệnh nút khác Ví dụ nhấn nút “H” để lên Key Tip cho tất nhóm tab Home Sau nhấn Key Tip nhóm để thực lệnh đó, chẳng hạn bạn nhấn Alt, H, L bạn có lệnh layout cho thuyết trình Cịn phím tắt trước nào? Nó sử dụng bình thường với PowerPoint 2007 Chẳng hạn phím tắt Ctrl + C lệnh copy phím tắt Ctrl + V lệnh dán Các thao tác Tìm hiểu cách để thêm slides mới, chọn layout cho slide sau thêm nội dung vào Bạn sử dụng lại slide từ thuyết trình khác cuối tìm hiểu cách để chuẩn bị ghi cho thuyết trình Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 a Tìm hiểu workspace (khơng gian làm việc) Hình ảnh gọi Normal View, bạn mở PowerPoint, bạn thấy Normal View thuyết trình Bạn làm việc để tạo slide, có ba khu vực Normal View: Slide pane khu vực lớn giữa, bạn làm việc chủ yếu Trên slide, hộp tạo thành chấm đứt quãng gọi placeholders Chính nơi bạn nhập liệu, hình ảnh, biểu đồ thứ khác file âm thanh, video clip Những hộp nhỏ phía bên trái gọi thumbnail, khu vực gọi tab Slide bạn chọn slide thumbnails (hình thu nhỏ slide) để tìm di chuyển tới slide khác Khu vực phía bên notes pane, nơi bạn nhập ghi cần thiết b Thêm slide vào thuyết trình Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Khi mở PowerPoint có slide hình bạn muốn thêm slide khác cách thơng dụng chọn New Slide, tab Home tab, hình Có hai cách để sử dụng nút Nếu bạn click phần nút này, slide xuất lập tức, bên tab Slide, slide xuất Nếu bạn click phần nút này, bạn có thư viện layouts cho slide để bạn chọn lựa để thêm vào thuyết trình c Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide Slide tiêu đề (Title Slide) hình tìm kiếm Layouts Gallery Thường Slide tiêu đề ghi tên thuyết trình thơng tin liên quan tác giả v.v Layout Slide tiêu đề (Title Slide) bao gồm điểm định sẵn (placeholder) cho tiêu đề tiêu đề phụ Layout bạn sử dụng cho hầu hết slide khác gọi Title and Content (tiêu đề nội dung), bạn thấy Layouts Gallery Trên layout slide có placeholder cho tiêu đề placeholder cho việc nhập nội dung văn (text), hình ảnh (picture), phim ảnh (movie), biểu đồ (chart), … d Nhập nội dung văn vo slide Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 10 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Bạn sử dụng nhiều cấp khác để thể nội dung nội dung phụ tương ứng Trên Ribbon, sử dụng lệnh nhóm Font để thay đổi cách định dạng cho ký tự, màu sắc kích cỡ chữ Sử dụng lệnh nhóm Paragraph để thay đổi định dạng đoạn text định dạng danh sách, xuống dịng e Chèn slide từ thuyết trình khác Bạn sử dụng slide từ thuyết trình khác, cách làm sau: Trên tab Home, click mũi tên New Slide, Nếu bạn muốn chèn slide chọn layout cho trước Phía layout gallery, chọn Reuse Slides Trong Reuse Slides, Insert slide from, chọn Browse để tìm thuyết trình có slide bạn muốn chèn sau nhấp vào mũi tên để mở slide Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 11 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Khi có slide bạn cần, chọn Keep source formatting bên cửa sổ Nếu bạn muốn giữ nguyên slide trước chèn bạn cần chọn Keep source formatting Nếu không chọn có định dạng giống slide bạn làm việc Chọn slide bạn muốn chèn Các slide copy sang thuyết trình mà bạn làm f Tạo ghi cho người thuyết trình (speaker notes) Khi xây dựng nội dung cho slide, bạn nhập ghi Notes phía bên slide Bạn nới rộng ô notes để dễ dàng làm việc cách kéo chia tách (Split bar) Những ghi bạn lưu trữ trang ghi bao gồm slide với ghi g Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 12 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Mỗi thuyết trình có chủ đề Chủ đề xác định phong cách màu sắc cho slide bạn Trên hình ba kiểu slide có nội dung, với ba chủ đề khác Một chủ đề bao gồm: • Thiết kế • Màu sắc • Kiểu kích cỡ font chữ • Vị trí Placeholder (điểm định sẵn) Chủ đề màu sắc ảnh hưởng đến màu hình nền, màu font chữ, màu đường viền yếu tố khác bảng biểu biểu đồ h Các mẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) Mỗi thuyết trình bắt đầu với chủ đề mặc định mà gọi Office Theme (chủ đề văn phòng) Cách chọn chủ đề cách nhấn vào tab Design tìm chủ đề cho thuyết trình Chủ đề mẫu bạn thấy nằm nhóm Themes Để tìm thêm chủ đề, click nút More mũi tên bên phải nhóm Themes Khi trỏ vào chủ đề mẫu nào, bạn thấy chủ đề lên slide i Cách chèn hình ảnh nhng thnh phn khỏc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 13 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Chọn biểu tượng Clip Art placeholder Một cửa sổ nhiệm vụ Clip Art mở ra, nhập từ khóa hộp Search for với chủ đề gợi ý phân loại, sau nhấn Go Những đoạn clip xuất phù hợp theo yêu cầu từ khóa Chọn để chèn vào slide Hình ảnh tự động có kích thước vị trí placeholder Bạn chèn bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh cá nhân, video SmartArt graphics cách Nên lưu ý bạn phải giảm dung lượng hình ảnh cần thiết chèn vào slide j Cách chèn hình ảnh thành phần khác Tab Insert Có cách khác để chèn thành phần khác vào slide cách sử dụng tab Insert Ribbon Tất thứ bạn chèn từ Text boxes thuận tiện bạn muốn thêm đoạn text nơi cần thích cho Trước hết chọn Text Box tab Insert Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 14 Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Và sau vẽ hộp slide nhập nội dung k Chỉnh sửa slide Khi chèn hình ảnh vào bạn muốn điều chỉnh chỉnh sửa kích thước, cắt bớt, chỉnh màu sắc, Sử dụng Picture Tools để làm việc Nó có sẵn bạn chọn hình ảnh Chọn hình ảnh Picture Tools xuất Ribbon Sử dụng lựa chọn tab Format để chỉnh sửa hình ảnh l Sắp xếp nội dung slide Khi bạn có nội dung cần thiết cho slide bạn muốn xếp chúng ngăn nắp để làm cho thuyết trình ấn tượng Bạn sử dụng lệnh Arrange để điều chỉnh yếu tố Để xếp thẳng hàng ghi với hình ảnh chọn placeholder hai cách nhấn Ctrl chọn Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 15 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3:Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Tìm nhóm Arrange tab Format, Picture Tools Chọn nút Align sau chọn and then click Align Left Lệnh Arrange cú sn trờn nhúm Drawing, tab Home Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 16 ... dung văn (text) vào hình đồ họa 19 Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa 20 Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3 :Tìm hiểu MS Powerpoint 2007. .. slide từ thuyết trình khác cuối tìm hiểu cách để chuẩn bị ghi cho thuyết trỡnh Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007 - Tập 3 :Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 a Tìm hiểu workspace... nào, bạn thấy chủ đề lên slide i Cách chèn hình nh hoc nhng thnh phn khỏc Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com 13 Tìm hiểu Microsoft Office 2007 - Tập 3 :Tìm hiểu MS Powerpoint 2007 Chọn biểu tượng