Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Báo cáo PivotTable trước lọc Hãy tưởng tượng bạn mở báo cáo PivotTable cho sản phẩm bán Adventure Works, công ty hàng thể thao Báo cáo tóm tắt 6.000 hàng liệu, điều cho bạn thấy liệu có ý nghĩa Ví dụ tổng doanh thu hàng năm cho sản phẩm khoảng thời gian ba năm tổng số doanh thu cho sản phẩm Bây bạn muốn xem chi tiết Adventure Works bán sản phẩm khác nhau, từ chai nước đường để xe đạp vests Bạn muốn xem doanh số bán xe đạp thơi Sau đó, bạn muốn xem loại xe đạp có doanh số cao Và sau bạn muốn xem loại xe đạp bán khoảng thời gian định Bạn tạo báo cáo PivotTable cách di chuyển field đến khu vực layout cho báo cáo PivotTable Bạn làm việc cách chọn hộp bên cạnh tên field, cách bấm chuột phải vào tên field chọn địa điểm để di chuyển field đến Nếu bạn click bên khu vực layout (của báo cáo PivotTable), PivotTable Field List biến Để có PivotTable Field List trở lại, nhấp chuột vào bên khu vực layout báo cáo PivotTable b Lọc để xem nhiều sản phẩm Bây bạn muốn xem liệu bán hàng xe đạp cho ẩn tất liệu lại Để lọc báo cáo, bấm vào mũi tên bên cạnh Row Labels, chọn mục Road bikes (xe đạp) khu vực báo cáo mục Bạn bấm vào đó, xe đạp hiển thị khu vực hàng báo cáo Khi bạn bấm vào mũi tên đó, trình đơn xuất với hộp Select field để bạn chọn lựa lọc thơng tin Trên trình đơn danh sách cho thấy tất hàng lĩnh vực mà bạn chọn Xem mục danh sách để chọn sản phẩm cần tìm thơng tin sản phẩm cần lọc Trong ví dụ này, mục Product Category bao gồm Road Bikes sản phẩm bạn cần tìm thơng tin Để lọc thơng tin bạn bỏ mục Select All, sau chọn Road Bikes cuối nhấp Ok, báo cáo PivotTable cho thấy liệu phần road bikes Các liệu khác không thay đổi, chúng không xuất c Giới hạn lọc cho sản phẩm Bây bạn lọc thông tin cho sản phẩm bạn muốn thu hẹp thông tin nữa, có nhiều loại xe đạp khác Ví dụ bạn chọn sản phẩm xe đạp Road -350W, cách thực sau: Dùng chuột chọn sản phẩm Road -350-W ct Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 31 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Road Bikes, sau nhấn chuột phải đưa chuột đến filter, cửa sổ nhỏ bạn chọn Keep Selected Items Cuối có liệu Road – 350-W d Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao Giả sử bạn muốn xem loại xe đạp có doanh số $100.000, bạn sử dụng Excel để xem thơng tin trên, cịn khơng tin khác tạm thời ẩn để thực việc click vào mũi tên biểu tượng filter nằm sát bên hộp Row Labels, chọn Product Name, vào ValueFilters Bộ lọc đọc liệu chọn dịng có phù hợp với yêu cầu bạn, chọn Greater Than Or Equal To chọn hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 hộp rỗng Kết bao gồm 13 tổng số 38 loại xe đạp có doanh thu $100,000 e Lọc thông tin theo thời gian Giả sử bạn muốn xem xe đạp bán khoảng thời gian xác định Bằng cách sử dụng lọc, bạn xem thơng tin khoảng thời gian bạn thích thơng tin khác tạm thời bị ẩn Để lọc thông tin theo năm chẳng hạn bạn muốn xem liệu năm 2011 thơi bấm vào mũi tên bên cạnh Column Labels, sau click vào hộp Select All cuối chọn hộp 2011 Excel ẩn số liệu 2009 2010, lại số liệu năm 2011 Nếu bạn muốn xem thời gian cụ thể bạn làm cách sau: chọn mũi tên bên cạnh Column Labels, sau vào Date Filters, click Between, hộp thoại Date Filter nhập liệu ngày tháng vào chẳng hạn 11/8/2011 12/8/2011 hai hộp rỗng, báo cáo thông tin từ ngày tháng 11 năm 2011 đến ngày tháng 12 năm 2011 f Hủy b b lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 32 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Xóa bỏ lọc báo cáo PivotTable cách nhấp chuột vào biểu tượng lọc , sau nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Xoá bỏ lọc PivotTable Field List cách di chuyển trỏ qua biểu tượng lọc bên cạnh tên field, nhấp chuột vào mũi têr xuất sau nhấp vào Clear Filter From "Product Category" Chìa khóa để xóa bỏ lọc lúc cách sử dụng biểu tượng lọc, xuất hai địa điểm khác nhau, báo cáo PivotTable PivotTable Field List g Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable Để loại bỏ lọc từ field xác định, click vào biểu tượng nơi field lọc xuất báo cáo, Row Labels Column Labels Sau click vào Clear Filter From < Field Name > Hoặc lựa chọn hộp kiểm tra bên cạnh (Select All) để làm cho tất liệu field nhìn thấy Nếu bạn khơng xem thấy lệnh Clear Filter From cho field lọc: Hãy chắn bạn chọn khu vực báo cáo để xóa lọc: hàng cột Phải chọn tên field hộp Select field Bạn thấy hộp bạn nhấp chuột vào biểu tượng lọc, tên field hộp phải khớp với tên field mà bạn xóa lọc từ Nếu tên field hộp không đúng, chọn field từ danh sách xuất bạn bấm vào mũi tên bên cạnh hộp Hủy bỏ lọc danh sách PivotTable Field Di chuyển trỏ qua biểu tượng lọc bên cạnh tên field mà bạn muốn xóa bỏ lọc từ Click vào mũi tên xuất sau nhấp vào Clear Filter From < Field Name > Xóa bỏ tất lọc tức khắc Trên Ribbon, click vào tab Options PivotTable Tools Trong nhóm Actions, click vào Clear sau ú nhp vo Clear Filters Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 33 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PivotTable III: Tính tốn liệu báo cáo PivotTable Excel 2007 Làm để tổng hợp liệu hàm khác hàm SUM, COUNT MAX Làm để diễn tả liệu dạng phần trăm cách sử dụng tính tốn đặc thù Làm để tự tạo công thức báo cáo PivotTable a Làm việc với số Dữ liệu bán hàng tóm tắt báo cáo PivotTable Đó vấn đề tiền thưởng Contoso, Công ty phân phối thực phẩm Hãy tưởng tượng bạn mở báo cáo PivotTable có chứa liệu nhân viên kinh doanh cơng ty Báo cáo tóm tắt cơng ty có khoảng 800 hàng liệu Excel Nó cho biết doanh số nhân viên năm quý Bây bạn muốn sử dụng báo cáo để nhìn vào số theo vài cách khác nhau, bạn muốn biết số lượng bán hàng nhân viên thực năm bạn muốn xem nhân viên đóng góp cho tổng doanh số cơng ty, … Khi bạn thực điều đó, bạn thấy nhân viên nhận tiền thưởng người thưởng b Tóm tắt liệu cách khác Bạn muốn thay đổi báo cáo từ tính tốn doanh số nhân viên qua năm, bạn làm điều cách thay đổi từ hàm SUM qua COUNT để tóm tắt thông tin Để thay đổi chức năng, nhấp chuột phải vào giá trị bảng báo cáo, khu vực có tiêu đề "Sum of Sales Amount", rờ chut n Summarize Data By v sau Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 34 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 nhấp vào Count Những số chuyển đổi từ giá trị tổng thành giá trị count Các tiêu đề số thay đổi từ "Sum of Sales Amount" để "Count of Sales Amount." Sau bạn phân loại đơn đặt hàng để xem có hầu hết đơn đặt hàng cách dễ dàng Để làm việc này, nhấp chuột phải vào ô nhân viên kinh doanh nào, trỏ chuột đến Sort sau nhấp vào Sort Largest to Smallest Kết quả, Peacock lần đầu tiên, với grand tổng số 100 đơn đặt hàng, theo sau vua với 74, sau Leverling với 73 c Thực phép tính % Bây bạn muốn xem tỷ lệ % nhân viên tổng doanh thu Peacock có hầu hết đơn đặt hàng, tính số lượng đơn đặt hàng cô so với tổng doanh thu Để làm điều này, click chuột phải vào khu vực giá trị, trỏ chuột đến Summarize Data By sau nhấp vào More options, nhấp vào tab Show values as hộp thoại Value Field Settings mở Sau đó, hộp Show values as, bấm vào mũi tên chọn % of total Peacock có 18 phần trăm tổng doanh số bán hàng cho năm, cô ta doanh số cao nhân viên, tỷ lệ % tổng doanh thu không tưng ứng với số đơn hàng nhiều King cótỷ lệ doanh thu cao với 14,42%, theo sau Davolio với 12,52% d Nhân viên nhận tiền thưởng? Bây bạn tính tốn nhận tiền thưởng số tiền thưởng cách tạo công thức sử dụng calculated field Đây công thức đưa vào báo cáo PivotTable Ví dụ nhân viên bán hàng nhiều $ 30.000 quý nhận 3% tiền thưởng doanh thu Để tạo cơng thức, phía cửa sổ, Ribbon, bạn bấm vào tab Options PivotTable Tools, nhóm Tools, bấm vào mũi tên nút Formulas sau bấm vào Calculated Field Trong hộp thoại Insert Calculated Field, gõ tên cho công thức hộp Name, hộp Formula, nhập công thức “='Sales Amount' * IF('Sales Amount'>30000,3%)” để tìm người nhận tiền thưởng sau bấm vào OK Diễn giải cơng thức sau: Nếu số doanh thu lớn 30,000 quý thưởng 3% (3% doanh số bán hàng) Cịn doanh số 30,000 tiền thng l Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 35 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN IV: CHIA SẺ THÔNG TIN Chia sẻ liệu Excel với ứng dụng khác cách xuất lên SharePoint Đưa liệu lên SharePoint a Chia sẻ liệu Excel lên SharePoint Dữ liệu Excel chia lên SharePoint có nhiều thuận tiện thay chia sẻ liệu cách sử dụng e-mail, cách đưa liệu vào thư mục mạng đó, SharePoint dành cho người có thẩm quyền truy cập liệu SharePoint tạo thuận lợi cho người có thẩm quyền làm việc theo nhóm hiệu b Lấy địa website cho trang SharePoint Trước bạn xuất file bảng biểu đến SharePoint, bạn cần phải có địa web, URL SharePoint Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 36 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Phần URL Nếu chưa biết SharePoint, bạn hỏi nhân viên CNTT phụ trách website cơng ty c Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I Bây bạn sẵn sàng xuất file bảng biểu đến SharePoint Trên tab Table Tools Design xuất bạn tạo bảng biểu nhóm External Table Data group… …click Export… …và sau click Export Table to SharePoint List d Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II Xuất file bảng biểu đến SharePoint List Trong Export Table n SharePoint: Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 37 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Nhập dán URL địa SharePoint trang web bạn Nên nhớ, bạn cần tất thứ từ trước "/ default.aspx." Vì vậy, URL bạn http://contoso/default.aspx, địa Web cho danh sách http://contoso Gõ tên cho danh sách, ví dụ tên file Training presentations Gõ đoạn giới thiệu ngắn danh sách Quyết định xem bạn có muốn để cập nhật file Excel hay khơng Nếu bạn muốn chọn chọn hộp thoại Create a read-only connection to the new SharePoint list Click vào Next hộp thoại để xác định loại liệu cột nhận diện hồn tồn Sau đó, nhấp vào Finish Excel tự động xuất file bảng biểu danh sách đển trang SharePoint bạn e Xem danh sách bạn trang web SharePoint Click vào đường liên kết Excel để xem danh sách SharePoint Một đường liên kết vào danh sách bạn xuất hộp thoại Windows SharePoint Services Bạn bấm vào OK để đóng hộp thoại, bấm vào đường liên kết hộp thoại để xem danh sách bạn Nó mở SharePoint Datasheet view (Cái trơng giống bảng tính), sẵn sàng cho người có thẩm quyền thêm thơng tin họ vào danh sách mà không cần để mở chương trình Excel f Cho người biết danh sỏch õu Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 38 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Bước phép người biết nơi danh sách trang SharePoint Có hai cách để làm điều này: Bạn gửi liên kết đến danh sách Bạn thấy địa URL cho danh sách trình duyệt Web bạn địa Chú ý địa URL bao gồm "lists" liên kết Đó danh sách tự động đặt thư mục Lists trang SharePoint, nơi mà tất danh sách SharePoint lưu trữ Ký hiệu "% 20" liên kết tượng trưng cho space URL Bạn thêm danh sách đến SharePoint Quick Launch, thông thường nằm phía bên trái hầu hết trang SharePoint Sau đó, người click vào liên kết nhanh Quick Launch bar Lists để có file Training Presentation g Duyệt lại danh sách SharePoint Với danh sách Datasheet view, tùy theo người mà có quyền hạn khác Ví dụ, Wendy gõ trình bày ngày tên h Cập nhật liệu bảng biểu Excel Tưởng tượng người khác thêm thông tin họ vào danh sách SharePoint Tất nhiên bạn thấy sửa đổi liệu danh sách SharePoint Nhưng bạn muốn, bạn refresh bảng biểu Excel để bạn xem thơng số sửa i Excel Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 39 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Để refresh liệu, tab Table Tools Design, nhóm External Table Data, click chuột vào Refresh Các liệu Excel cập nhật Một câu hỏi phát sinh đây, người tự hỏi sau refresh cập nhật từ danh sách SharePoint đến Excel, ngược lại bạn thay đổi Excel gửi thay đổi lên danh sách SharePoint không? Thật tiếc, điều thực Dữ liệu biên tập trang SharePoint refresh Excel, làm cách khác Hoặc bạn thực thay đổi Excel sau xuất bảng biểu danh sách SharePoint với tên cho danh sách Excel Services I: Phần Excel Services gì? Làm để chia sẻ liệu bảng tính với người khác SharePoint Server 2007 Enterprise a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn Dữ liệu bảng tính Excel 2007 Bạn tình chưa? Bạn người chịu trách nhiệm báo cáo Excel, giống liệu bán hàng Công ty Adventure Works hình Bạn cần phải đưa liệu trang SharePoint công ty để người khác cơng ty sử dụng cho nhu cầu họ Ví dụ, phịng kế tốn sử dụng sở cho việc tính tốn tiền thưởng phịng thị trường sử dụng để tính tốn làm để chi tiêu quảng cáo Vì vậy, bạn muốn người để nhìn làm việc với liệu này, bạn không muốn họ biên tập liệu bảng Excel gốc Workbook phiên b Tìm hiểu Excel Services Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 40 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Điều xảy người muốn sử dụng tính mà Excel khơng có sẵn Excel Services? Ví dụ, người muốn sử dụng nút AutoSum, áp dụng nút lọc hay sử dụng khả in ấn Excel Lệnh Open Snapshot in Excel Excel Services Họ làm tất cách mở snapshot Excel Một snapshot phiên giới hạn liệu workbook Excel Các snapshot không chứa công thức, liệu kết nối, định dạng có điều kiện, cell ẩn, hàng, cột worksheets, thông tin cá nhân tên tác giả workbook nút lọc Làm việc với snapshot Excel khơng có khơng có cách thay đổi liệu xuất đến trang SharePoint Để mở snapshot từ Excel Services, click vào Open sau bấm vào Snapshot in Excel Excel Services II: Yêu cầu, đề nghị phân quyền Phân quyền SharePoint để người có quyền sửa, người xem a Làm để ngăn người khác chỉnh sửa Những mục menu người nhìn thấy thư viện SharePoint phụ thuộc vào việc cho phép Người chủ trang định người thành nhóm SharePoint, nhóm kèm với việc cho phộp lm mt s iu nht nh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 41 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Một linh hoạt (animation) bạn chỉnh sửa worksheet cách sử dụng lệnh Edit in Microsoft Excel hiển thị hình Nhưng bạn muốn ngăn ngừa số người từ chỉnh sửa tập tin, Có cách để ẩn lệnh từ số người? Câu trả lời có Số người nhóm sở hữu thành viên nhóm phép sửa đổi tập tin Excel Trong SharePoint, người thấy mục menu Edit in Microsoft Office Excel Khách người nhóm có xem khơng nhìn thấy lệnh Edit in Microsoft Office Excel Do họ khơng thể chỉnh sửa file SharePoint b Sự khác sử dụng workbook Excel Excel Services Workbook bao gồm số tính khơng thể xuất liệu cho Excel Services Trong ví dụ hình trên, bạn thấy message workbook có cơng thức hiển thị cell thay kết cơng thức Có số tính Excel mà bạn khơng sử dụng Excel Services Ví dụ, bạn khơng thể xem workbook bảo vệ có chứa liên kết nhúng đối tượng Có danh sách tính khơng hỗ trợ Quick Reference Card Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 42 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Nếu bạn tiếp tục mở ô check box Open in Excel Services, chọn hộp thoại Save As, bạn biết tập tin không hỗ trợ tính Khi bạn xuất tập tin cố gắng để mở trình duyệt trang SharePoin, bạn thấy thông báo tương tự hình Trong ví dụ này, để xuất liệu xem Excel Services, bạn cần phải hiển thị kết công thức workbook thay hiển thị cơng thức c Những bạn cần cho Excel Services Mọi người xem liệu workbook Excel Service thay mở file chương trình Excel Như chúng tơi giới thiệu " Excel Services cách hữu hiệu để làm cho liệu bạn đến với người sử dụng trình duyệt Web Nhưng bạn cần làm cho Excel Sevices để làm việc trôi chảy hơn? Sử dụng nổ lực hợp tác người xuất liệu người sử dụng chúng Tìm hiểu thêm Excel Sevices làm cho bạn thích thỳ hn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 43 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 d Phần mềm yêu cầu cho Excel Services Những bạn cần để sử dụng Excel Services Dưới yêu cầu cho dịch vụ cách sử dụng Excel: Một trang SharePoint dựa SharePoint Server 2007 Enterprise Excel Services thiết lập cho trang SharePoint Để người để xuất liệu Excel vào trang SharePoint, họ cần phải cài đặt Excel 2007 máy tính họ loại office sau: Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007, or Office Ultimate 2007 Để nhìn vào worksheet Excel Services, người không cần cài đặt Excel Tất họ cần trình duyệt Web cài đặt Với Excel 2003 người sử dụng sử dụng lệnh Save As Excel 2003 để lưu trữ workbook trang SharePoint Server 2007 Enterprise, nơi mà liệu xem Excel Services Để sử dụng Excel 2003 với Excel Services, người dùng cần cài đặt Compatibility Pack cho Office 2003 e Những thư viện tài liệu Excel Services Tạo thư viện tài liệu riêng biệt cho file Excel Services để bạn không cần phải lưu tập tin thư viện, nơi mà hầu hết người chỉnh sửa file Bạn biết phần mềm yêu cầu cho Excel Services Bắt đầu Excel cách xuất file đến thư viện tài liệu trang SharePoint Đây khuyến cáo thư viện tài liệu mà bạn xuất tác phẩm đển: Tạo thư viện riờng Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 44 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 cho file Excel Serves Vì file Excel Services mà bạn khơng muốn có quyền chỉnh sửa Giữ cho chúng thư viện riêng biệt Hình ảnh cho thấy ví dụ thư viện liệu bảng báo cáo bán hàng Ai tạo cách đặc biệt họ muốn hầu hết người để xem tập tin Excel Services khơng phải chương trình Excel Bạn khơng cần phải tạo thư viện cho Excel Services, có sẵn cho bạn trang Excel Services Report Center sử dụng công ty bạn Trang Report Center dĩ nhiên sẵn thư viện tài liệu, Reports Library f Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services Tin nhắn mà bạn nhìn thấy bạn mở tập tin Excel Services, thư viện tài liệu không thiết lập Trusted File Location Excel Services yêu cầu đòi hỏi thư viện tài liệu thiết lập nơi đáng tin cậy để xuất file Không có bước này, file lưu đến thư viện khơng mở Excel Services Thay vào đó,bạn s thy thụng bỏo ny: "Bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 45 ... Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 33 Tìm hiểu Microsoft Office 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 20 07 PivotTable III: Tính tốn liệu báo cáo PivotTable Excel 20 07 Làm để tổng hợp liệu hàm khác... 11/8 /20 11 12/ 8 /20 11 hai hộp rỗng, báo cáo thơng tin từ ngày tháng 11 năm 20 11 đến ngày tháng 12 nm 20 11 f Hy b b lc Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 32 Tìm hiểu Microsoft Office 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu. .. Niemtin071@yahoo.com 35 Tìm hiểu Microsoft Office 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 20 07 PHẦN IV: CHIA SẺ THÔNG TIN Chia sẻ liệu Excel với ứng dụng khác cách xuất lên SharePoint Đưa liệu lên SharePoint