GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 LÊ VĂN HIẾU 2009 VIỆT NAM Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 MỤC LỤC PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 Làm quen nhanh với Excel 2007 a Những thuật ngữ cần nhớ b Ribbon công cụ Excel 2007 c Chuẩn XML Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook a Mở workbook có sẵn b Lưu workbook c Đóng workbook d Sắp xếp workbook e Thủ thuật với worksheet Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập công thức 11 a Tìm hiểu cơng thức Excel 2007 11 b Bắt đầu với dấu (=) 12 c Tìm hiểu công thức tổng giá trị cột (SUM) 12 d Nên copy công thức thay tạo cơng thức 13 e Tìm hiểu cell (ơ) 14 f Cập nhật kết công thức 14 g Sử dụng công thức Sum cho vài giá trị cột 15 h Sử dụng công thức đơn giản khác Excel 2007 15 i Tìm giá trị trung bình 15 j Tìm giá trị lớn nhỏ 16 k In công thức để dễ ghi nhớ 16 l Dấu hiệu lạ xuất bảng tính 17 m Tìm nhiều cơng thức khác 18 Cách dùng hàm Excel 2007 để xác định thông tin ngày 18 a Bài học thứ nhất: Ngày liên quan đến Excel nào? 18 b Bài học thứ hai: Tính tốn ngày tháng cách sử dụng cơng thức 20 PHẦN II: CÁCH TẠO BIẾU ĐỒ 24 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Làm để tạo biểu đồ Excel 2007 24 a Tạo biểu đồ Excel 2007 24 b Cách tạo biểu đồ 24 c Làm để liệu worksheet xuất biểu đồ 25 d Tìm hiểu Chart Tools 26 e Thay đổi biểu đồ 26 f Thêm tiêu đề cho biểu đồ 27 PHẦN III: CÁCH TẠO BÁO CÁO VỚI PIVOTABLE 28 PivotTable I: Làm quen với PivotTable reports Excel 2007 28 a Lấy liệu để làm việc 28 b Xem lại liệu nguồn 28 c Tạo hộp thoại PivotTable 29 d Cơ PivotTable Report 30 PivotTable II: Lọc liệu PivotTable Excel 2007 30 a Chỉ xem liệu mà bạn muốn xem báo cáo PivotTable 30 b Lọc để xem nhiều sản phẩm 31 c Giới hạn lọc cho sản phẩm 31 d Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao 32 e Lọc thông tin theo thời gian 32 f Hủy bỏ lọc 32 g Hủy bỏ filter báo cáo PivotTable 33 PivotTable III: Tính tốn liệu báo cáo PivotTable Excel 2007 34 a Làm việc với số 34 b Tóm tắt liệu cách khác 34 c Thực phép tính % 35 d Nhân viên nhận tiền thưởng? 35 PHẦN IV: CHIA SẺ THÔNG TIN 36 Chia sẻ liệu Excel với ứng dụng khác cách xuất lên SharePoint 36 a Chia sẻ liệu Excel lên SharePoint 36 b Lấy địa website cho trang SharePoint 36 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 c Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần I 37 d Xuất bảng biểu đến SharePoint: phần II 37 e Xem danh sách bạn trang web SharePoint 38 f Cho người biết danh sách đâu 38 g Duyệt lại danh sách SharePoint 39 h Cập nhật liệu bảng biểu Excel 39 Excel Services I: Phần 40 a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn 40 b Tìm hiểu Excel Services 40 Excel Services II: Yêu cầu, đề nghị phân quyền 41 a Làm để ngăn người khác chỉnh sửa 41 b Sự khác sử dụng workbook Excel Excel Services 42 c Những bạn cần cho Excel Services 43 d Phần mềm yêu cầu cho Excel Services 44 e Những thư viện tài liệu Excel Services 44 f Thiết lập thư viện tài liệu cho Excel Services 45 Excel Services I: Phần (box) 46 a Lưu Workbook đến trang web SharePoint bạn 46 b Tìm hiểu Excel Services 46 Excel Services III: Kiểm soát bạn chia sẻ 47 a Giới thiệu việc phân quyền với Excel Services 47 b Tác động việc phân quyền 48 c Làm để thêm người cho nhóm Viewers 48 d Giữ liệu riêng tư Excel Services 49 Excel Services IV: Cho phép nhập thông tin 49 a Bước 1: Kiểm tra tên cell 50 b Bước 2: Đặt tên cell cho Excel Services 50 c Bước 3: Cho phép liệu truy cập Excel Services 51 d Bước 4: Nhập giá trị Excel Services 51 PHẦN V: CÁC KỸ NĂNG OFFICE CƠ BẢN 52 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 52 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 a Ribbon 52 b Nhiều tùy chọn cần thiết khác 53 c Tạo công cụ cho riêng bạn 54 d Chuẩn XML 54 e Hệ thống phím tắt Office 2007 54 An toàn thông tin 55 a Các đe dọa an ninh 56 b Nguồn lây nhiễm 57 c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro 57 d Phần mềm chống Virus 58 e Một số thiết lập an ninh khác 59 f An toàn cho email 59 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 2007 Làm quen nhanh với Excel 2007 Tìm hiểu giao diện cách hoàn thành tác vụ hàng ngày Excel 2007, chút khái niệm chuẩn định dạng XML a Những thuật ngữ cần nhớ Workbook: Đây tập tin để làm việc như: tính tốn, vẽ đồ thị, …và lưu trữ liệu Một workbook chứa nhiều sheet, tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin Mỗi workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào nhớ máy tính Worksheet: Có gọi “sheet” hay “bảng tính”, nơi lưu trữ làm việc với liệu Một worksheet có nhiều có chứa cột dòng Worksheet lưu workbook Trong Excel 2007, Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dịng, thay 256 cột 65,536 dịng phiên cũ Chart sheet: Thực chất sheet workbook, chứa đồ thị Vì vậy, muốn xem đồ thị riêng lẻ chart sheet lựa chọn tối ưu Sheet tabs: Tên sheet thể thẻ đặt góc trái cửa sổ workbook Bạn di chuyển từ sheet sang sheet khác thao tác đơn giản nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab b Ribbon công cụ Excel 2007 Ribbon - trung tâm kiểm soát mi ca bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Khi lần sử dụng Excel 2007, giao diện làm cho bạn chống ngợp thay đổi khác hẳn so với phiên trước Thay cho trình đơn (menu) truyền thống cụm lệnh trình bày phía hình, giúp người dùng sử dụng thuận tiện hơn, Ribbon Bộ cơng cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Những thứ bạn cần trực quan, dễ nhìn, rõ ràng dễ sử dụng Ribbon thực trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời Với Excel 2007, lệnh tập hợp lại theo nhóm chức năng, cần có Hình minh họa Ribbon c Chuẩn XML Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định XLSX dựa chuẩn XML (eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước XLS Chuẩn giúp cho tài liệu an tồn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ tích hợp sâu với hệ thống thông tin nguồn liệu bên Nhờ vậy, tài liệu quản lý, phân tích chia sẻ dễ dàng, hiệu hết Tìm hiểu Excel 2007: Tạo workbook Làm để tạo workbook, nhập chỉnh sửa văn số liệu, thêm dịng, cột… a Mở workbook có sn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 WorkBook Worksheet Bạn mở tập tin sẵn có cách khác nhau: Cách thứ nhất: Bấm chuột vào nút Office, chọn Open Trong hộp thoại Open, đường dẫn đến nơi lưu trữ tập tin chọn tên tập tin cần mở nhấn nút Open (hay nhấn ENTER bàn phím bấm đơi phím trái chuột) để mở tập tin Cách thứ hai: Chỉ có tác dụng tập tin làm việc với phần mềm Excel máy tính bạn Bấm chọn tên tập tin danh sách tài liệu mở thời gian gần (Recent Documents) nút Office để mở tập tin Excel 2007 mặc định lưu lại tối đa 50 tên file sử dụng gần Cách thứ ba: Tìm đến tập trình quản lý tập tin, Windows Explorer, nhấp đôi chuột lên tập tin để mở b Lưu workbook Sau làm việc với tập tin, điều cốt tử phải lưu lại chỉnh sửa, thay đổi, không, công sức bạn xem bỏ biển Excel 2007 cung cấp chế lưu tự động khoảng thời gian định (mặt định 10 phút/lần) Nhưng bạn tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời gian lần lưu lại để đề phòng trường hợp máy tích bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện Cách tùy chỉnh đơn giản: Bấm vào nút Office, chọn Excel options, chọn Save, bạn cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save AutoRecover Information Every chỉnh lại thời gian lưu tự động theo ý muốn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Tùy chỉnh lưu tự động Excel 2007 Trên chế độ lưu tự động, nhiên có lúc bạn cần phải thực lưu thủ công Sau vài cách lưu workbook: Chọn nút có hình đĩa mềm Quick Access Tollbar góc bên trái hình để mở nhanh chức Office Save để tiến hành lưu tài liệu Bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S hay Shift+F12 để thực công việc quan trọng Nếu muốn tạo để giữ tập tin gốc, bạn chọn chức Save As đặt tên khác, chọn kiểu tập tin Save as type, chọn nơi chứa cho tập tin (bản sao) bạn vừa tạo Cuối nhấn nút Save để lưu trữ c Đóng workbook Sau làm việc lưu xong, bạn phải đóng workbook Đây cách đóng phổ biến: Chọn nút Office, sau chọn Close; bấm vào nút có ký hiệu " X " góc bên phải hình, dùng tổ hợp phím Ctrl+F4 Ctrl+W d Sắp xếp workbook Excel 2007 cung cấp cho bạn khả xếp lại workbook mở lúc Nhờ vậy, việc tham khảo qua lại các workbook thuận tiện Để xếp, bạn bấm chuột vào nhóm lệnh View, chọn Arrange All, chọn cho kiểu bố trí thích hợp e Thủ thuật với worksheet Chèn xóa cột (cell), (column) , dịng (row): Bạn chèn thêm cột, dịng, vào vùng làm việc worksheet Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Các chèn tùy ý vào cá vị trí: bên trái, bên ô hành Các ô chọn dịch chuyển qua phải xuống ô hành Excel 2007 cho phép thực việc chèn thêm dòng lên bên trên, cột vào bên trái hành Đồng thời, bạn xóa ơ, dịng cột khơng phù hợp Các ô chứa liệu Chèn thêm worksheet vào workbook: Để làm việc này, bạn cần làm theo cách sau: Dùng tổ hợp phím Shift+F11 chèn sheet vào trước sheet hành; chọn tab Home, nhóm Cells - Insert - Insert sheet; nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert…, chọn Worksheet nhấn nút OK hộp thoại Insert, có Sheet chèn vào Xóa worksheet: Muốn xóa work sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa chọn nhóm Home - chọn nhóm Cells - chọn Delete - chọn Delete sheet Cách nhanh nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, bấm OK để xác nhận xóa Đổi tên worksheet: Việc đơn giản, cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, nhập vào tên cuối nhấn phím ENTER Lưu ý: Excel 2007 khơng cho phép dùng ký hiệu, ký tự đặc biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet Sắp xếp worksheet: Đối với việc di chuyển số sheet, cách nhanh dùng chức kéo thả Excel Người dùng bấm giữ phím trái chuột lên tên sheet kéo đến vị trí để thả xuống Khi phải di chuyển hay copy nhiều sheet, bấm phím phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy Lúc xuất hộp thoại Move or Copy Chỉ cần bấm chọn tên sheet, sau bm OK di chuyn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 10 Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Sao chép: Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy chọn vị trí đặt vùng Before sheet, chọn Creat a copy, nhấn OK để hoàn thành Muốn lúc chép nhiều sheet, nhấn giữ phím Ctrl, dùng chuột chọn tên sheet cần chép, giữ trái chuột để kéo đến vị trí đặt sheet tab thả chuột Lưu ý: cần chọn nhiều sheet lệnh Ctrl + nhấp chuột trước thực lệnh Trường hợp bạn muốn chép sheet sang workbook khác mở workbook nguồn, chọn lệnh Move or Copy, chọn tên workbook đích To book Ngồi thủ thuật trên, bạn tô màu cho sheet tab để dễ quản lý sheet tab Chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mà bạn muốn tô màu chọn Tab Color chọn màu thích hợp để tơ Bạn làm ẩn worksheet cách nhấp phím phải chuột lên tên sheet, sau chọn Hide để giấu Khi cần làm việc trở lại với sheet này, bạn nhấp phím phải chuột lên Sheet tab, chọn Unhide, chọn tên sheet nhấn nút OK hiển thị hình Tìm hiểu Excel 2007: Cách nhập cơng thức Làm để chèn công thức đơn giản vào bảng tính tự động cập nhật kết a Tìm hiểu cơng thức Excel 2007 Ví dụ hình bạn nhìn vào ngân sách chi tiêu gia đình cho phần Entertainment worksheet C6 cồn trống (chi tiêu cho đĩa CD tháng 2) chưa nhập Trong phần bạn hướng dẫn sử dụng Excel để làm toán bng nhng cụng thc n gin Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 11 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 b Bắt đầu với dấu (=) Nhập công thức ô C6 Nhấn nút ENTER để xem kết Khi bạn click vào ô C6, công thức xuất công thức (formula bar) Hai đĩa CD mua tháng Hai trị giá $12.99 $16.99 Vậy tổng giá trị chi tiêu cho đĩa CD tháng hai hai đĩa CD Bạn cộng giá trị Excel cách nhập công thức vào ô C6 Những công thức Excel dấu (=) Như công thức ô C6 là: =12.99+16.99 Dấu cộng (+) thuật toán để Excel cộng thêm giá trị Nếu bạn tự hỏi làm để có kết cơng thức rõ công thức bạn click vào ô C6 Bạn nên biết thuật toán Excel bao gồm dấu cộng (+) dấu trừ (-), dấu nhân (*) dấu chia (\) c Tìm hiểu công thức tổng giá trị cột (SUM) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 12 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Để có kết chi tiêu tháng 1, click vào ô B7 sau thực bước sau: Trên tab Home, click nút Sum nhóm Editing Cơng thức xuất trọng ô B7 Nhấn ENTER để có kết B7 Click vào ô B7 để hiển thị công thức công thức Bạn cộng chi tiêu tháng Giếng B7 cách nhấn lệnh Sum nhóm Editing, tab Home, tự động cộng giá trị cột Cách làm làm cho người dùng đỡ tốn thời gian, thay phải nhập cơng thức Khi nhấn ENTER kết ô B7 95.94 Công thức =SUM(B3:B6) xuất công thức bạn click vào ô B7 d Nên copy cơng thức thay tạo công thức Dùng chuột kéo phần ô công thức đến ô sử dụng cơng thức, sau thả chuột Nút Auto Fill Options xuất kết Trong vài trường hợp việc copy cơng thức dễ thực việc tạo công thức Trong ví dụ bạn xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu tháng để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng Để làm điều chọn ô cơng thức B7, sau dùng chuột trỏ vào góc bên bên phải ô B7 đến trỏ trở thành dấu thập màu đen (+) Kế tiếp kéo phần fill handle sang ô C7 Khi phần fill handle thả ra, tổng giá trị C7 xuất với giá trị 126.93 Công thức xuất công thức =SUM(C3:C6), bạn click vào ụ C7 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 13 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 Sau copy công thức nút Auto Fill Options xuất để bạn có thêm chọn lựa format, trường hợp bạn không cần sử dụng chúng Nút bạn click vào khác biến e Tìm hiểu cell (ơ) Ơ kham khảo Giá trị kham khảo A10 A10, A20 A10:A20 B15:E15 A10:E20 Ô cột A dịng thứ 10 Ơ A10 A20 Bao gồm cột A từ dịng thứ 10 đến dịng thứ 20 Bao gồm từ dòng 15 từ cột B đến cột E Bao gồm cột A đến cột E từ dịng thứ 10 đến dòng thứ 20 Việc xác định ô để dùng vào việc ứng dụng công thức Excel thường sử dụng cách sử dụng ngắn A1 để xác định cột ký tự dòng số f Cập nhật kết công thức Giả sử giá trị 11.97 ô C4 bị sai, phải cộng thêm 3.99 xác bạn nên chọn ô C4 nhập cơng thức "=11.97+3.99" cho sau nhấn ENTER: Trên hình cho thấy giá trị C4 thay đổi dĩ nhiên Excel tự động cập nhật tổng giá trị chi tiêu ô C7 thành 130.92 từ 126.93 Excel cập nhật cơng thức C7 "=SUM(C3:C6)" Nếu bạn khơng sử dụng cơng thức cho C7, giá trị khơng cập nhật Bạn sửa đổi nhập công thức trực tiếp cụng thc ụ Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com thay vỡ nhp vào 14 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 2007 g Sử dụng cơng thức Sum cho vài giá trị cột Trong ô C9, nhập dấu (=), nhập SUM sau mở dấu ngoặc đơn “(” Nhấn vào C4 sau gõ dấy phẩy (,) C9 Nhấn vào C6 sau đóng dấu ngoặc đơn “)” ô C9 Nhấn ENTER để thị kết Trong ví dụ cho thấy hàm SUM áp dụng cho vài giá trị cột cách chọn vài giá trị có liên quan h Sử dụng cơng thức đơn giản khác Excel 2007 Cơng thức Tính AVERAGE MAX MIN Tính trung bình Giá trị lớn Giá trị nhỏ Hàm SUM tính Excel, ngồi cịn có công thức khác AVERAGE, MAX, MIN để hỗ trợ bạn thực cơng thức để có kết Nếu bạn tự tính tốn, thật khó khăn để kết xác i Tìm giỏ tr trung bỡnh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 15 ... 59 Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com Tỡm hiểu Microsoft Office 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 20 07 PHẦN I: LÀM QUEN VỚI EXCEL 20 07 Làm quen nhanh với Excel 20 07 Tìm hiểu giao diện cách hoàn... Niemtin0 71@ yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 20 07 Làm để tạo biểu đồ Excel 20 07 24 a Tạo biểu đồ Excel 20 07 24 b Cách tạo biểu đồ 24 c Làm để... Ribbon công cụ Excel 20 07 Ribbon - trung tâm kim soỏt mi ca bn Biên Soạn: Niemtin0 71@ yahoo.com Tỡm hiểu Microsoft Office 20 0 7- Tập 2: Tìm hiểu Microsoft Excel 20 07 Khi lần sử dụng Excel 20 07, giao