CHƯƠNG 2: TÍNH CHỈNH THỂ CỦA DỰ ÁN NỘI DUNG  Lập kế hoạch  Triển khai kế hoạch  Đối tượng, lĩnh vực trong quản lý dự án  Cấu trúc phân rã chi tiết công việc (WBS)  Các thành phần cơ bản của một bản kế hoạch toàn diện  Thực thi kế hoạch  Kiểm soát các thay đổi tổng thể  Nguyên tắc quản lý thay đổi  Quy trình và kỹ thuật kiểm soát GIỚI THIỆU  Tính chỉnh thể của dự án được thể hiện thông qua công tác lập kế hoạch dự án.  N ế u quá trình l ậ p k ế ho ạ ch d ự án không đượ c th ự c hi ệ n đ úng cách thì ả nh h ưở ng c ủ a nó có th ể s ẽ là m ộ t th ả m h ọ a.  Ng ượ c l ạ i, n ế u quá trình l ậ p k ế ho ạ ch đượ c th ự c hi ệ n t ố t, thì nh ữ ng l ỗ i trong yêu c ầ u k ĩ thu ậ t có th ế đượ c xác đị nh s ớ m và d ự án có th ể đượ c đư a tr ở v ề m ộ t n ề n t ả ng v ữ ng ch ắ c. GIỚI THIỆU  Do tính chất phức tạp của các dự án CNTT, giám đốc dự án phải thiết lập được một nền tảng vững chắc dựa trên sự hiểu biết về:  Phân tích c ấ u trúc chi ti ế t công vi ệ c (Work Breakdown Structure - WBS)  Cách s ử d ụ ng các s ơ đồ m ạ ng (Network Diagram)  Ph ươ ng pháp đườ ng t ớ i h ạ n (Critical Path Method)  L ị ch trình d ự án (Project Schedules)  Ngân sách d ự án ĐỊNH NGHĨA: LẬP KẾ HOẠCH  L ậ p k ế ho ạ ch là m ộ t ph ươ ng th ứ c ti ế p c ậ n có h ệ th ố ng, cách nhìn ch ỉ nh th ể , toàn di ệ n d ự án nh ằ m xác đị nh các ph ươ ng pháp, tài nguyên và các công vi ệ c c ầ n thi ế t để đạ t đượ c m ụ c tiêu.  Mục tiêu của các Dự án CNTT là hoàn thành đúng thời hạn, đúng ngân sách, cung cấp hiệu quả hoạt động mong muốn về mặt kỹ thuật được chấp nhận bởi nhà tài trợ/khách hàng.  Quá trình lập kế hoạch xác định cần phải làm gì? Làm như thế nào? Ai là người thực hiện và thực hiện khi nào?  Mục đích chính của quá trình lập kế hoạch là vạch ra phương hướng, nhằm tránh các vấn đề rắc rối, rủi ro.  Lập kế hoạch dự án là một quá trình lặp diễn ra bất cứ khi nào có những thay đổi quan trọng trong dự án. KẾ HOẠCH DỰ ÁN CNTT  Kế hoạch dự án CNTT là một tài liệu dự án chính thức do giám đốc dự án, nhà tài trợ, các bên liên quan đến dự án và các thành viên đội dự án xây dựng nhằm mục đích giám sát việc thực hiện dự án.  Các thành phần quan trọng tối thiểu cần có:  Tôn ch ỉ d ự án (Project Charter)  Báo cáo ph ạ m vi (Scope Statement)  C ấ u trúc chi ti ế t công vi ệ c (Work Breakdown Structure)  Ma tr ậ n trách nhi ệ m (Responsibility Matrix) đố i v ớ i k ế t qu ả chuy ể n giao chính. KẾ HOẠCH DỰ ÁN CNTT  Ma tr ậ n phân b ố tài nguyên cho vi ệ c th ố ng kê các k ỹ n ă ng, nguyên v ậ t li ệ u và c ơ s ở v ậ t ch ấ t c ầ n thi ế t.  Ướ c tính chi phí và th ờ i gian cho d ự án.  L ị ch trình c ủ a d ự án, bao g ồ m c ả ngày tháng cho t ấ t c ả các m ố c quan tr ọ ng.  Ngân sách c ủ a d ự án, bao g ồ m c ả chi phí c ơ s ở (Cost Baselines)  K ế ho ạ ch qu ả n lý r ủ i ro  K ế ho ạ ch truy ề n thông (Communication Plan) KẾ HOẠCH DỰ ÁN CNTT  Những Dự án CNTT có quy mô lớn và độ phức tạp cao đòi hỏi phải có kế hoạch chi tiết hơn cho các lĩnh vực quản lý cụ thể, bao gồm:  K ế ho ạ ch qu ả n lý ph ạ m vi  K ế ho ạ ch qu ả n lý l ị ch trình  K ế ho ạ ch ki ể m th ử hay qu ả n lý ch ấ t l ượ ng  K ế ho ạ ch qu ả n lý nhân s ự  K ế ho ạ ch qu ả n lý mua s ắ m  K ế ho ạ ch ph ả n ứ ng tr ướ c r ủ i ro ho ặ c đố i phó v ớ i nh ữ ng b ấ t ng ờ trong d ự án. TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN => Sau khi xác định dự án sẽ đạt tới cái gì? Thì bước tiếp theo là xác định cách thức sẽ hoàn thành các mục đích và mục tiêu đó như thế nào? => Tạo ra cấu trúc phân tích công việc, xây dựng các ước lượng thời gian, xây dựng lịch biểu, cấp phát tài nguyên, tính chi phí và quản lý rủi ro. TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN  Cấu trúc chi tiết công việc (Work Breakdown Structure - WBS) (hay Cấu trúc phân việc): WBS là bản thiết kế phân cấp các sản phẩm, sản phẩm phụ, nhiệm vụ và nhiệm vụ con cần để hoàn thành dự án. Một WBS tốt cung cấp cơ sở cho việc xây dựng các ước lượng thời gian, chi phí và lịch biểu khả thi.  Ước lượng thời gian. Người quản lý dự án có thể áp dụng các ước lượng thời gian theo các nhiệm vụ và nhiệm vụ con được xác định trong WBS. [...]... HO CH D ÁN Phân b tài nguyên: Tài nguyên bao g m: con ngư i, đ cung c p, v t tư, trang thi t b và không gian làm vi c Ngư i qu n lý d án ph i phân b tài nguyên cho t ng nhi m v đ hoàn thành chúng Tính chi phí: Ngư i qu n lý d án c n ph i tính toán chi phí đ th c hi n t ng nhi m v và cho toàn b d án Chi phí đư c ư c lư ng cu i cùng tr thành ngân sách Trong quá trình th c hi n d án, ngư i qu n lý theo... ngư i qu n lý d án N u phân tích đúng đ n, khoa h c, WBS cho phép xác đ nh các bư c chính xác c n đ hoàn thành d án WBS thi t l p n n t ng h th ng hóa các công vi c v ng ch c, làm cơ s cho các ư c lư ng th i gian và chi phí hi n th c C U TRÚC PHÂN VI C (WBS) M t WBS t t cho phép ngư i qu n lý d án có th phân công công vi c cho t ng ngư i trong đ i d án m t cách đúng đ n Ngư i qu n lý d án có th dùng... n y sinh trong d án Nh ng ngư i tham gia xây d ng WBS: ngư i qu n lý d án, khách hàng, thành viên t , ngư i tài tr d án và qu n lý c p cao CÁC Đ C TRƯNG C A WBS WBS là có khuynh hư ng t trên xu ng Ngư i qu n lý d án b t đ u v i s n ph m cu i cùng và chia nó ra thành nh ng thành ph n nh hơn, các s n ph m trung gian hay s n ph m con WBS đư c tách thành nhi u m c Không ph i t t c “nhánh” c a WBS đ u... B-1 Đ u ra (2.1.3) Xác đ nh X lý 3 (2.1.2.3) CÁC BƯ C XÂY D NG WBS G m 5 bư c: Bư c 1: Vi t ra s n ph m t ng th s xây d ng Dùng danh t hay thu t ng mô t tr c ti p Ví d : h th ng qu n lý kho, k ho ch ti p th , … Ch mang tính mô t , tránh b dài dòng Cơ b n là mô t chính xác v s n ph m nên b t ngu n t vi c Phát bi u bài toán (Statement of Work) CÁC BƯ C XÂY D NG WBS Bư c 2: Bung s n ph m t ng th ra thành... vi c trao đ i thông tin v i nh ng đ i tư ng liên quan d án Là tài li u hư ng d n th c hi n và ki m soát d án K ho ch d án đư c phát tri n qua các giai đo n liên ti p trong vòng đ i c a d án và đư c c p nh t m i khi có nh ng thay đ i quan tr ng trong d án Kích thư c c a b n k ho ch d án và tài li u kèm theo thay đ i ph thu c vào kích thư c, lo i d án và chu n m c cơ c u c a t ch c ... không quan tr ng CÁC Đ C TRƯNG C A WBS QUÁ TRÌNH PHÂN RÃ WBS WBS xác đ nh ph m vi c a d án b ng cách li t kê ra t t c nh ng d án nh ho c nh ng k t qu chuy n giao trong m t d án => Đ i d án phân tách nh ng d án nh ho c nh ng k t qu chuy n giao thành các công vi c c u thành ho c các gói công vi c c n thi t đ th c hi n d án QUÁ TRÌNH PHÂN RÃ WBS M t WBS đư c coi là đã phân tách khi: Các công vi c c u thành...TRI N KHAI K HO CH D ÁN L ch bi u: Ngư i qu n lý d án có th phân tích t WBS và các ư c lư ng th i gian đ xây d ng l ch bi u Xác đ nh m i quan h logic gi a các nhi m v và áp d ng các ư c lư ng th i gian cho các nhi m v đó Tính ngày tháng cho t ng nhi m v Xác đ nh các nhi m v c n cho vi c hoàn thành d án đúng h n L ch bi u đích hay v ch ranh gi i, là l ch bi u... Phân chia WBS theo trách nhi m CÁC Y U T C A K HO CH T NG TH K ho ch d án t ng th : Là m t tài li u d án bao g m toàn b k ho ch cho d án, ghi l i nh ng gi đ nh trong quá trình l p k ho ch Ph i đư c nhà tài tr ký k t hoàn t t thì m i đư c chuy n sang quá trình th c hi n Là b n tóm lư c qu n lý nh ng y u t c n thi t c a m c tiêu d án và lý l , cách th c th c hi n đ đ t đư c nh ng m c tiêu này CÁC Y U T... TRI N KHAI K HO CH D ÁN Ki m soát r i ro: M i d án ph i n m trong m t môi trư ng có t ch c M i chư ng ng i là m t m i nguy cơ, nh hư ng t i vi c th c hi n và s thành công c a d án Ngư i qu n lý d án c n xác đ nh nh ng nguy cơ và xây d ng k ho ch hi n th c đ gi m thi u tác đ ng C U TRÚC PHÂN VI C (WBS) Đ nh nghĩa: WBS là m t danh sách các bư c chi ti t c n đ hoàn thành m t d án => WBS cung c p nhi... nhánh c a TBS có th đư c chia thành các m c khác nhau M i nhi m v đư c mô t b ng đ ng t và b ng => TBS là ph n v ng trong m t câu mà ch ng là các PBS C U PH N C A WBS VÍ D V WBS Đ Y Đ S n ph m (0.0) S n ph m con A (1.0) S n ph m con B (2.0) S n ph m con B.1 (2.1) Xác đ nh B-1 Đ u vào (2.1.1) Xác đ nh X lý 1 (2.1.2.1) S n ph m con C (3.0) S n ph m con B.2 (2.2) Xác đ nh B-2 X lý (2.1.2) Xác đ nh X lý . cho việc xây dựng các ước lượng thời gian, chi phí và lịch biểu khả thi.  Ước lượng thời gian. Người quản lý dự án có thể áp dụng các ước lượng thời gian theo các nhiệm vụ và nhiệm vụ con được. thể phân tích từ WBS và các ước lượng thời gian để xây dựng lịch biểu.  Xác định mối quan hệ logic giữa các nhiệm vụ và áp dụng các ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ đó.  Tính ngày tháng cho. c ầ n thi ế t.  Ướ c tính chi phí và th ờ i gian cho d ự án.  L ị ch trình c ủ a d ự án, bao g ồ m c ả ngày tháng cho t ấ t c ả các m ố c quan tr ọ ng.  Ngân sách c ủ a d ự án, bao g ồ m