Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC Tổng quan ....................................................................................................................... 3 I. Thu thập yêu cầu (Collect Requirement): ............................................................... 6 1.1. Khái niệm: ........................................................................................................... 6 1.2. Yêu cầu trong dự án bao gồm những gì? ......................................................... 6 1.3. Để thu thập yêu cầu của dự án thì phải làm như thế nào? ............................. 7 II. Xác định quy mô (Define Scope): ............................................................................ 9 2.1. Khái niệm: ........................................................................................................... 9 2.2. Mục đính, vai trò của việc xác đinh quy mô dự án ....................................... 10 2.3. Phương pháp xác định quy mô dự án ............................................................. 11 2.3.1. Các bước để xác định quy mô của một dự án: ....................................... 11 2.3.2. Những công cụ, kỹ thuật để nhà quản trị xác định quy mô dự án ............... 12 2.4. Sản phẩm, đầu ra của việc xác định quy mô dự án ....................................... 12 III. Tạo Work Breakdown Strutue (cây phân rã công việc – WBS) : .................... 13 3.1. Khái niệm: ......................................................................................................... 13 3.2. Lợi ích của việc dùng WBS .............................................................................. 14 3.3. Một số luật để tạo WBS. ................................................................................... 14 3.4. Cách xây dựng WBS: ....................................................................................... 15 c ti p c n ph t tri n W S: ...................................................................... 15 2 c nguyên lý cơ bản tạo WBS: .................................................................. 16 3.4.3. Một số dạng WBS ....................................................................................... 16 3.5. Vai trò của WBS trong việc thay đổi quy mô dự án ..................................... 18 3.6. WBS Dictionary: ............................................................................................... 19 3.7. Scope baseline: .................................................................................................. 20 IV. Xác minh quy mô (Verifying Scope) ................................................................... 21 V. Kiểm soát quy mô (Controlling Scope) ................................................................. 22 5.1. Khái niệm: ......................................................................................................... 22 5.2 Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án ............................................................ 22 5.2.1 Theo dõi dự án: ............................................................................................. 22 5.2.2. Quản lý quy mô dự án ................................................................................. 23 5.3 Kiểm soát dự án ................................................................................................ 25 5 Điều phối và theo v t dự án: ......................................................................... 25 5.3.2 Ki m soát vấn đề: ......................................................................................... 25 Trang 2 5.3.3 Họp định kì ................................................................................................... 26 5.3.4.Ki m soát nguồn lực ..................................................................................... 26 5.3.5 Quản lí mua sắm chi phí ............................................................................... 26 5.3.6 Ki m soát chất lượng và ki m soát rủi ro ..................................................... 27 KẾT LUẬN .................................................................................................................. 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................... 29
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM BÁO CÁO TIỂU LUẬN MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN tài: QUN LÝ QUY MÔ D ÁN (PROJECT SCOPE MANAGEMENT) GVHD : TS. Trần Đăng Hoan Nhóm 01 Nguyng Giang Nguyn Th Giang Hải Phòng, tháng 5 năm 2014 Trang 1 MỤC LỤC Tổng quan 3 I. Thu thập yêu cầu (Collect Requirement): 6 1.1. Khái niệm: 6 1.2. Yêu cầu trong dự án bao gồm những gì? 6 1.3. Để thu thập yêu cầu của dự án thì phải làm như thế nào? 7 II. Xác định quy mô (Define Scope): 9 2.1. Khái niệm: 9 2.2. Mục đính, vai trò của việc xác đinh quy mô dự án 10 2.3. Phương pháp xác định quy mô dự án 11 2.3.1. Các bước để xác định quy mô của một dự án: 11 2.3.2. Những công cụ, kỹ thuật để nhà quản trị xác định quy mô dự án 12 2.4. Sản phẩm, đầu ra của việc xác định quy mô dự án 12 III. Tạo Work Breakdown Strutue (cây phân rã công việc – WBS) : 13 3.1. Khái niệm: 13 3.2. Lợi ích của việc dùng WBS 14 3.3. Một số luật để tạo WBS. 14 3.4. Cách xây dựng WBS: 15 15 n to WBS: 16 3.4.3. Mt s dng WBS 16 3.5. Vai trò của WBS trong việc thay đổi quy mô dự án 18 3.6. WBS Dictionary: 19 3.7. Scope baseline: 20 IV. Xác minh quy mô (Verifying Scope) 21 V. Kiểm soát quy mô (Controlling Scope) 22 5.1. Khái niệm: 22 5.2 Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án 22 5.2.1 Theo dõi d án: 22 5.2.2. Qun lý quy mô d án 23 5.3 Kiểm soát dự án 25 u phi và theo vt d án: 25 5.3.2 Kim soát v: 25 Trang 2 5.3.3 Hnh kì 26 5.3.4.Kim soát ngun lc 26 5.3.5 Qun lí mua sm chi phí 26 5.3.6 Kim soát chng và kim soát ri ro 27 KẾT LUẬN 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 Trang 3 Tổng quan c thành công cho mt d án thì cn phi có rt nhiu các yng i qun lý d án phnh và ki có th qun lý c d m nhm bo cho d án không b hng. Mt trong nhng khía cnh quan trng nht và kt ca i qun lý d án là phi xác c quy mô ca d án. Quy mô ca d án cp n tt c các công vic liên quan trong vic to ra các sn phm ca d án và các quá trình to ra chúng. Vic qun lý quy mô d án m qun lý các công vic liên n d án, các yêu ci vi sn phm, các tài sn trong quá trình thc hin, qun d án, nhng nhà tài tr, Mc tiêu cui cùng ca vic nh nhng yu t m bo rng các nhóm d án và các bên liên quan có cùng s hiu bit v nhng sn phm s c sn xut trong d án và nhng tin trình mà nhóm d án s s d sn xun vic qun lý quy mô d án: 1. Thu thập các yêu cầu: quá trình này nh và ghi lc a các sn phm sn xut trong d c s d to ra chúng. Nhóm d án phc nhng yêu cu các bên liên quan, k hoch qun lý các yêu cu, u ln, giy t liên quan n quy trình ca d án. Tn này, các k thut và công c c s dng v nh yêu cu, hi tho, h có th da vào kh c ca tp th mà phân tích, xác nhng yêu cu cn thit, ngoài ra cn phc các yng qua vic kho sát, nh các tiêu chuKt qu ca quá trình này là nhóm d án s c tt c các yêu cn d án và mt ma trn ngun gc các yêu cu. 2. Xác định quy mô dự án: quá trình này s thc hin viu l ca d án, yêu cu tài liu, tài sn và quá trình t ch to ra bng kê v quy mô d án, b sung thêm các thông tin cho tài liu ca d án v các yêu cc xét duyc thêm mi.Tn này, các k thut và công c c s d da chuyên gia thông qua nhng hiu bit, kinh nghi án khác; phân tích sn ph xác c quy mô m ca các yu tn vic to ra sn phm. Kt qu u ra chính ca nh quy mô là báo cáo v quy mô ca d án và vic cp nht các tài liu ca d án. 3. Tạo cây phân rã công việc WBS (Work Breakdown Structure): quá trình này s thc hin phân chia d án ln thành các d án, các công vic nh d dàng qu thc hin xây dc mt cây phân rã công vic, cn phi có các k m trong vi c hin phân rã h thng thành các công vic và các yêu cu nh Kt qu u ra chính bao gm mt cây phân rã công vic, mt t n WBS, quy mô ban u, và vic cp nht nhi ca tài liu d án. Trang 4 4. Xác minh quy mô: quá trình này s thc hin vic s chp nhn chính thc s phân chia công vic trong d án. ng thc hin quá trình này chính các bên liên quan n d án: chng h cho d án, kic chp nhn s phân phi trong quá trình này. Nu kh ng là không th chp nhc, khách hàng hoc nhà tài tr ng yêu ci. Các kt qu chính ca quá trình này là nhng yêu cu i và s i trong ma trn ngun gc yêu cu. 5. Kiểm soát quy mô: quá trình này s thc hin vic thay i v quy mô d án. Vì trong sut quá trình thc hin d án s có nhi v: k hoch phát sinh trong thc t, hiu sung ca nhân viên, s i v tài sn trong quá trình thc thi d y quy mô d án bt buc phi có s u chnh trong tn khác nhau. Khi quy mô d i ng nh n kh ng v các mt thi gian d án và mc tiêu chi phí. Các nhà qun lý d án cn cân nhc k các chi phí và li ích ca quy mô thay i. Các kt qu chính ca quá trình này là yêu ci, thông tin hiu qu công vic, và cp nht tài sn quá trình thc hin, các tài liu qun lý d án. Trang 5 Mô hình tổng quan về việc quản lý quy mô dự án Quản lý quy mô dự án I. Thu thập yêu cầu u vào: - K hoch qun lý quy mô - K hoch qun lý yêu cu - K hoch qun lý các bên liên quan - u l ca d án - S a các bên liên quan. 2. Công c & k thut: - Phng vn - Tp trung nhóm - Hi tho - K thut sáng to nhóm - K thunh nhóm - Khu tra - Quan sát - Nguyên mu - Tiêu chun - ng cnh - Tài liu phân tích u ra: - Nhng yêu cu - Ma trn ngun gc yêu cu II. Xác định quy mô: u vào: - K hoch qun lý quy mô - u l d án - Nhng yêu cu - Các tài sn trong quá trình thc hin 2. Công c & k thut: - S - Phân tích sn phm - Th h thay th - Hi tho u ra: - Bng kê quy mô d án - Nhng cp nht cho tài liu d án III. Tạo cây phân rã công việc u vào: - K hoch qun lý quy mô - Bng kê quy mô d án - Nhng yêu cu - Các yu t ng doanh nghip. - Các tài sn trong quá trình thc hin 2. Công c & k thut: - Phân rã ch - S u ra: - - Nhng cp nht cho tài liu d án IV. Xác minh quy mô u vào: - K hoch qun lý d án - Nhng yêu cu - Ma trn ngun gc yêu cu - Xác minh phân phi - D liu hiu sut công vic 2. Công c & k thut: - Kim tra - K thunh nhóm u ra: - Nhng yêu cu - Ma trn ngun gc yêu cu V. Kiểm soát quy mô u vào: - K hoch qun lý d án - Nhng yêu cu - Ma trn ngun gc yêu cu - D liu hiu sut công vic - Các tài sn trong quá trình thc hin 2. Công c & k thut: - u ra: - Thông tin hiu qu công vic - i yêu cu - Nhi v k hoch qun lý d án - Nhng cp nht v tài liu d án - Nhng cp nht v tài sn trong quá trình thc hin Trang 6 I. Thu thập yêu cầu (Collect Requirement): 1.1. Khái niệm: u tiên trong vic qun lý quy mô d t: thu thp các "yêu cu". Mt hu qu ca vinh yêu cng là phi làm li, mà vic này có th n mt na chi phí ca d c bit là các d án phát trin phn mm. Ta có th quan sát hình minh ha 1.1 th hin chi phí phi m sa cha mt phn mm b li: Hình 1.1. Chi phí để sửa một phần mềm bị lỗi Ta có th quan sát thy rng vic sa cha mt phn mc sa cha trong các n phát trin sau này s tt nhiu so vi vic sa cha nó giai n yêu cu. Bên c t phn cn vii ta không xác c nhng "yêu cu" có th thu thc chúng. 1.2. Yêu cầu trong dự án bao gồm những gì? ch n k thut phn mm v "yêu c (1). Là mu kin, mt tác nhân cn thii s d gii quyt mt v hoc mt m (2). Mu kin, mt tác nhân phng hoc s hu bi h thng hay mt thành phn ca h th ng các hng, tiêu chuu k thut hoc các tài lit khác. (3). Mt tài liu trình bày nhu kic trình bày mc (1) và (2) Trang 7 Trong cun PMBOK ® Guide, phiên bn th "yêu cu" gn gi mc (2) trên: nó nêu ra rng mt "yêu cu" là mu kin, tác nhân phng hoc s hu bi mt h thng, sn phm, dch v, kt qu, hoc mt thành ph ng hng, tài liu tiêu chun chính thc,các m k thut, hoc nhng v khác. u quan trng là nhng tài liu yêu cu cn phi chi ti m bo cho nhi thc hin d án có th m tra m thc hin yêu cu trong sut quá trình thc hin d án. Ví d khi thc hin mt d án nâng cp h thng máy tính cho mt công ty ta thy ri thc hin d án s nhc nh ngh t phía công ty v cu nh ca mt chii b vi x lý, kích c b nh ng, loi bo mch ch y nhng tài liu liên n d án này s phi ghi li nh ngh t phía công ty xác lp v v cu hình ca các thit b và nhng tài liu này s cho các bên liên quan n d án s kim tra li sn phm ca d i yêu cc ghi trong tài liu d án hay không. Trong mt s d án công ngh thông tin, s hu ích khi thc hin chia các yêu cu phát trin thành nhng mkho sátm k thut, và xác nhn. Nhng mc này bao gm tt c các hon vic thu th giá các tài liu yêu cu cho sn phm phn mm. Vic chia thành các my ng trong vic s dng cách tip cn lp l nh các yêu cu t giau ca d án. 1.3. Để thu thập yêu cầu của dự án thì phải làm như thế nào? Có mt s có th thu thc yêu cu ca d án. (1) . u tiên có th k ng vn mt mt giá u qu mc dù nó s tn kém và mt thi gian. i c giao nhim v thu thp các yêu cu có th thc hin hn gp và phng vn nhn d thu thc nhng yêu cu cn thit. V trc quan, yêu cu có th i 2 chiu gii nêu yêu ci thu thâp, phân tích yêu cu. Kt qu mang li cu thu thc s sát vi nhng v cc s nó tn kém và mt thi gian. (2) . Ngoài ra vic tp s d trung nhóm, s dng nhng ý ng và quynh ca nhóm s giúp cho vic thu thp yêu cu s din ra tc phng vn mt - mi thu thp yêu cu s thc hin tp trung nhn d án, t chc hp ly ý kic mi, nhng yêu cu, nhng ý ki xut s c ng yêu cu s có tính tng quát hóa cho nhiu Trang 8 (3) . Kh nhng tiêu chun và nhng mu có sn c s d ng hp phi thu thp yêu cu t mt s ng ln. Ví d cn kh thu thp yêu cu v vic la chn thit b thay th cho mn hàng ngàn công nhân thì s không th thc hip (1) hay (2) ng hc, bt buc phi s do sát và u tra mi có th thu lc kt qu. Tùy vào quy mô, tính cht phc tp, tm quan trng ca d án mà s phi thu thp nhiu hay ít nhng yêu cu cn thit. Ví d, mc trong mt d án nâng cp toàn b h thng k toán doanh nghip cho mt công ty có tr giá hàng t t a lý s cn b ra mt s tin hn thu thp yêu c m bo cho vic trin khai h thng sau này s gp ít ri ro nht. Mt d án nâng cp phn cng và phn mm cho mt công ty k toán nh vi 5 nhân viên s cn nhng n lc và chi phí b ra nh .Vì vi qun lý d án phi có quyn trong vic s d có th c nhng yêu cu cn thit cho d án mà không quá tn kém v chi phí hay thi gian. 1.4. Thực hiện văn bản hóa những yêu cầu như thế nào? ph thu thc nhng yêu ct s cách khác nhau, y. Nhng liên quan n vic phân tích yêu cu cn phi nc nhu l ca d bn giy tp hng mua bán, các v n thu, tính pháp lý ca d c pháp lut (có vi phm pháp lu thc hin sp xp nhng yêu cu theo m t n thp cho d án. H xem li danh sách nh n d m bo rng tt c nhng u có nhng yêu cu xnh. Các tài lic to ra bi phn mm và bao gn, hình n khác. Các yêu cc chia thành các lou ch cu v dch v, yêu cu thc hin, yêu cu v chng, yêu cu v chun b tài liu cho nhn d án, nhi thu thp và phân tích yêu cu phi to ra "k hoch qun lý yêu cu" và "ma trn ngun gc yêu cu" RTM (Requirement Traceability Matrix). "K hoch qun lý yêu cu" s mô t nhng yêu cu ca d n hóa, và qu nào. Còn "ma trn ngun gc yêu cu" là mt bng các danh sách yêu cu, có nhng thuc tính cho mi yêu cu khác nhau và c trng thái ca yêu c chc chn rng tt c các yêu cnh. Ma "ma trn ngun gc yêu c duy trì mi liên kt t ngun ca mi yêu cu thông qua vi thc hin và xác minh. Trang 9 Hình 1.2. Một hàng trong bảng "ma trận nguồn gốc yêu cầu" II. Xác định quy mô (Define Scope): 2.1. Khái niệm: nh quy mô d án là vic tìm ra và mô t chi tit quy mô ca d án, trong quy mô ca sn phm do d án to ra. Vinh quy mô tt rt quan trng cho thành công ca d chính xác v thi gian, giá thành và c tính ngun lc ca d án. nh quy mô d án giúp mô t ranh gii d án, dch v, hoc kt qu bng vic chuyn hóa nhng yêu cu thu thc thành nhng vic cc làm, s d án hoc loi tr khi quy mô d án. Tin trình nh quy mô ch yn cái gì bao gm và cái gì không bao gm trong d án và các kt qu chính (deliverables) ca nó. Nhng công c và k thut chính c s dng trong vinh quy mô bao gm: nha chuyên gia, phân tích sn phm, nh la chn thay th, hi tho. Kt qu u ra chính ca tin trình này là bng kê quy mô d án và cp nht cho tài liu ca d án. Tin trình này dùng tài liu yêu cu c lp trong tin trình thu thp yêu cu, u l ca d án và nhng thông tin b i ro, các mi ràng bu nh quy mô d án và quy mô ca sn phm. Nhu lu khon s mô t v quy mô, thi gian, chi phí cho nhng mc tiêu d án và tiêu chun hoàn thành, cách tip c hoàn thành mc tiêu d án, nhng vai trò và trách nhim chính ca nhng bên liên quan quan trng ca d án. [...]... trình lựa chọn dự án tốt cho các dự án công nghệ thông tin Nhấn mạnh rằng tất cả các dự án có tài trợ từ các tổ chức sử dụng ,nhà tài trợ không phải là một người nào đó trong bộ ph n công nghệ thông tin, và cũng không nên là người quản lý dự án + Cung cấp thông tin dự án bao gồm : cả điều lệ của dự án, k hoạch quản lý dự án, quy mô dự n đã được thông qua, cây phân rã công việc(WBS), và WBS từ đi n,... p dự n trước sẽ có những thông tin cơ bản giúp tránh trùng lặp và đảm bảo rằng các dự án quan trọng đã có nguồn nhân lực đảm bảo làm việc + ó người dùng trong nhóm dự án Một số tổ chức yêu cầu các nhà quản lý dự n đ n từ c c lĩnh vực kinh doanh của dự án Một số tổ chức phân công cán bộ quản lý hợp tác với dự án nhất là dự án công nghệ thông tin + Xây dựng quy trình lựa chọn dự án tốt cho các dự án. .. được quy mô dự án là một công việc h t sức quan trọng trong việc đảm bảo được dự án diễn ra theo đúng quy trình, quản lý được các công việc diễn ra của dự n đồng thời tạo ra các sản phẩm của dự án Đ đảm bảo việc quản lý quy mô dự n được tốt, người quản lý cần nắm vững được 05 quá trình liên quan: 1 2 3 4 5 Thu th p các yêu cầu X c định quy mô dự án Tạo cây phân rã công việc Xác minh quy mô Ki m soát quy. .. các dự án công nghệ thông tin đã bị thất bại do không quan tâm tới vấn đề quy mô Vấn đề này cho thấy sự quan trọng trong việc xác minh quy mô dự án trong suốt thời gian tri n khai dự án và phát tri n một quy trình điều khi n sự thay đổi quy mô Một quy mô dự án quá rộng lớn và hoành tráng có th gây ra vấn đề nghiêm trọng Quy mô của dự án lớn theo thời gian và nằm ngoài tầm ki m soát của người quản lý dự. .. 5.2.2 Quản lý quy mô dự án Các phần sau đây cung cấp thêm gợi ý đ cải thiện quy mô quản lý trên các dự án công nghệ thông tin Các đề xuất để cải thiện người sử dụng đầu vào Thi u người sử dụng đầu vào dẫn đ n các vấn đề về việc quản lý quy mô leo và ki m soát sự thay đổi Sao bạn có th quản lý vấn đề quan trọng này ? Sau đây là những gợi ý đ cải thiện người dùng : + Xây dựng quy trình lựa chọn dự án tốt... của dự án hay không Giảm thi u sự thay đổi dự án là công việc quan trọng đ làm tốt công việc cấu hình và xác minh quy mô của dự án K hoạch quản lý dự án, những yêu cầu, ma tr n nguồn gốc yêu cầu, xác minh phân phối, dự liệu hiệu suất công việc là những đầu vào chính cho việc xác minh quy mô dự án Kỹ thu t chính đ thực hiện việc xác minh dự án là ki m tra Đầu ra chính của giai đoạn xác minh quy mô dự án. .. chuyên môn của c c nhà tư vấn, chuyên gia 2.4 Sản phẩm, đầu ra của việc xác định quy mô dự án Bảng kê quy mô dự án (Project Scope Statement ): K t quả chính hay đầu ra của ti n trình x c định quy mô là bảng kê quy mô dự n (Project scope statement) Tài liệu này là một c ch nói “đây là những gì chúng tôi sẽ làm cho dự n này” hoặc ” đây là quy mô dự n và quy mô sản phẩm đã được phê duyệt cho dự n này” Xây dựng... việc như một Project manager Trang 20 IV Xác minh quy mô (Verifying Scope) Việc tạo ra một bảng kê quy mô dự án và một cây phân rã công việc (WBS) cho dự án là những công việc khó khăn Tuy nhiên nó th m chí còn khó hơn, đặc biệt là các dự án công nghệ thông tin, đ xác minh quy mô dự án và giảm thi u sự thay đổi Một số nhóm dự án bi t từ đầu rằng quy mô rất không rõ ràng và họ phải làm việc chặt chẽ... nhiệm của mỗi công việc 2.3 Phương pháp xác định quy mô dự án 2.3.1 Các bước để xác định quy mô của một dự án: Đ x c định một quy mô dự n , trước tiên bạn phải x c định những điều sau đây: - Mục tiêu dự n - Mục tiêu của từng giai đoạn dự n - Nhiệm vụ - Tài nguyên - Ngân sách - Lịch, hay thời gian thực hiện Điều đầu tiên đ x c định quy mô dự n là phải hi u được mục tiêu dự n: Mục tiêu của một dự n có th... sai, c c công ty nên theo sát k hoach đã vạch ra và tình hình thực t đ tránh các vấn đề bùng phát quy m : Trang 22 + Giữ quy mô thực t Không nên đẩyquy mô các dự án quá mức tới việc không th hoàn thành được + Đối với các dự án lớn nên chia thành một loạt các cái nhỏ hơn + Liên quan đ n người sử dụng trong quy mô quản lý dự án Chỉ định cho người sử dụng chìa khóa của dự án và cung cấp cho họ quy n sở . nhng khía cnh quan trng nht và kt ca i qun lý d án là phi xác c quy mô ca d án. Quy mô ca d án cp n tt c các công vic liên quan trong vic. THÔNG TIN tài: QUN LÝ QUY MÔ D ÁN (PROJECT SCOPE MANAGEMENT) GVHD : TS. Trần Đăng Hoan Nhóm 01 Nguyng Giang Nguyn Th Giang Hải. Nhóm d án phc nhng yêu cu các bên liên quan, k hoch qun lý các yêu cu, u ln, giy t liên quan n quy trình ca d án. Tn này, các k thut và