Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 3 I. Các khái niệm cơ bản 3 1. Dự án là gì? 3 2. Quản lý Dự án là gì? 3 II. Các Lợi ích của QLDA 3 1. Vài số liệu thống kê về QLDA 3 2. Tại sao các DA bị thất bại 4 3. Tại sao các DA thành công 4 4. Các Lợi ích của QLDA 4 III. Các Kiến thức cần thiết để QLDA. 5 IV. Phần mềm QTDA. 6 V. 9 lãnh vực trong QLDA. 6 VI. Bộ ba ràng buộc. 7 VII. Quản lý dự án công nghệ thông tin 7 1. Dự án CNTT. 7 2. Các giai đoạn của dự án CNTT. 8 PHẦN 2. QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN 9 I. Tầm quan trọng của việc quản lý kế hoạch 9 II. Khái niệm quản lý thời gian 9 III. Các Qui trình QL Thời gian DA. 10 1. Xác định các hoạt động. 11 2. Sắp thứ tự các hoạt động. 12 3. Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động. 13 4. Phát triển lịch biểu. 15 5. Điều khiển lịch biểu. 15 PHẦN 3. KẾT LUẬN 16 PHẦN 4. PHỤ LỤC 17 A. PHƯƠNG PHÁP CPM. 17 1. Lập sơ đồ mạng 18 2. Tính thời gian tới hạn 19 3. Tính chi phí rút ngắn trên một đơn vị thời gian (1 tuần). 21 4. Chọn công việc trên đường tới hạn với chi phí rút ngắng nhỏ nhất 21 5. Ưu nhược điểm 23 5.1. Ưu điểm: 23 5.2. Nhược điểm: 24 B. PHƯƠNG PHÁP PERT 24 1. Lịch sử hình thành 24 2. Phương pháp thực hiện 25 2.1. Ước lượng thời gian hoàn thành công việc 25 2.2. Phương sai thời gian sớm nhất đạt tới sự kiện 28 3.Ưu nhược điểm 29 C. SƠ ĐỒ GANTT 29 1. Cách xây dựng biểu đồ GANTT 29 2. Ưu nhược điểm 31 PHẦN 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN QUẢN TRỊ DỰ ÁN I. Các khái niệm cơ bản Trước khi đi vào tìm hiểu quản trị dự án chúng ta cần làm rõ một vài khái niệm cơ bản: 1. Dự án là gì? Dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ” (PMBOK® Guide 2000, p.4). Dự án là một chuổi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động), được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi, thời gian và ngân sách Các thuộc tính của dự án Dự án có mục đích rõ ràng. Dự án mang tính tạm thời. Dự án đòi hỏi sử dụng các loại tài nguyên khác nhau. Dự án phải có khách hàng vàhoặc đơn vị tài trợ Dự án thường mang tính không chắc chắn 2. Quản lý Dự án là gì? Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p. 6) II. Các Lợi ích của QLDA 1. Vài số liệu thống kê về QLDA Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào các dự án, bằng ¼ GDP của Mỹ. Toàn thế giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất cả các loại dự án, trong số 40.7 nghìn tỉ USD của tổng sản lượng toàn cầu. Hơn 16 triệu người xem quản trị dự án là nghề của mình; người quản trị dự án có lương trung bình hơn 82,000 USD mỗi năm. Hơn nửa triệu dự án phát triển các ứng dụng CNTT được khởi động trong năm 2001, so với 300,000 dự án năm 2000. Các chuyên gia đang nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý dự án. Tom Peters đã viết trong cuốn sách của mình “Reinventing Work: the Project 50”, “Ngày nay muốn chiến thắng bạn phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án” 2. Tại sao các DA bị thất bại Bị hủy: 33% các DA bị hũy (Vượt thời gian hay chi phí). Nghiên cứu của Standish Group (CHAOS) năm 1995 trên 31% bị hủy, tốn kém 81 tỉ USD chỉ riêng tại Hoa Kỳ. Quá tải Nhu cầu các dự án CNTT càng tăng Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT mới Năm 2001, trên 500,000 dự án CNTT mới được khởi động Không hiệu quả: nhiều DA không bao giờ được sử dụng. 3. Tại sao các DA thành công Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép; Vượt quá khoảng 10% đến 20% được coi là chấp nhận được. Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mưc. Khách hàng thỏa mản: Sản phẩm DA giải quyết được vấn đề. Được tham gia vào quá trình QL DA. Người quản lý hài lòng với tiến độ. 4. Các Lợi ích của QLDA Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên tài chính, thiết bị và con người; Cải tiến quan hệ với khách hàng Rút ngắn thời gian triển khai. Giảm chi phí Tăng Chất lượng và độ tin cậy. Tăng Lợi nhuận. Cải tiến năng suất lao động Phối hợp nội bộ tốt hơn. Nâng cao Tinh thần làm việc.
MỤC LỤC PHẦN GIỚI THIỆU TỔNG QUAN QUẢN TRỊ DỰ ÁN I Các khái niệm II Các Lợi ích QLDA .2 III Các Kiến thức cần thiết để QLDA IV Phần mềm QTDA .5 V lãnh vực QLDA .5 VI Bộ ba ràng buộc VII Quản lý dự án công nghệ thông tin PHẦN QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN I Tầm quan trọng việc quản lý kế hoạch .8 II Khái niệm quản lý thời gian III Các Qui trình QL Thời gian DA .9 PHẦN KẾT LUẬN 14 PHẦN PHỤ LỤC 15 A PHƯƠNG PHÁP CPM 15 B PHƯƠNG PHÁP PERT 22 C SƠ ĐỒ GANTT .26 PHẦN GIỚI THIỆU TỔNG QUAN QUẢN TRỊ DỰ ÁN I Các khái niệm Trước vào tìm hiểu quản trị dự án cần làm rõ vài khái niệm bản: Dự án gì? - Dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ” (PMBOK® Guide 2000, p.4) - Dự án chuổi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách Các thuộc tính dự án Dự án có mục đích rõ ràng - Dự án mang tính tạm thời - Dự án địi hỏi sử dụng loại tài nguyên khác - Dự án phải có khách hàng và/hoặc đơn vị tài trợ - Dự án thường mang tính khơng chắn Quản lý Dự án gì? Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p 6) II Các Lợi ích QLDA Vài số liệu thống kê QLDA - Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào dự án, ¼ GDP Mỹ - Tồn giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất loại dự án, số 40.7 nghìn tỉ USD tổng sản lượng tồn cầu - Hơn 16 triệu người xem quản trị dự án nghề mình; người quản trị dự án có lương trung bình 82,000 USD năm - Hơn nửa triệu dự án phát triển ứng dụng CNTT khởi động năm 2001, so với 300,000 dự án năm 2000 - Các chuyên gia nhấn mạnh tầm quan trọng quản lý dự án Tom Peters viết sách “Reinventing Work: the Project 50”, “Ngày muốn chiến thắng bạn phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án!” Tại DA bị thất bại - - Bị hủy: 33% DA bị hũy (Vượt thời gian hay chi phí) Nghiên cứu Standish Group (CHAOS) năm 1995 31% bị hủy, tốn 81 tỉ USD riêng Hoa Kỳ Quá tải - Nhu cầu dự án CNTT tăng - Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT Năm 2001, 500,000 dự án CNTT khởi động Không hiệu quả: nhiều DA không sử dụng Tại DA thành công - - Đúng thời hạn, phạm vi kinh phí cho phép; Vượt khoảng 10% đến 20% coi chấp nhận Nhóm thực khơng cảm thấy bị kiểm sốt q mưc Khách hàng thỏa mản: Sản phẩm DA giải vấn đề Được tham gia vào trình QL DA Người quản lý hài lòng với tiến độ Các Lợi ích QLDA - Kiểm sốt tốt tài nguyên tài chính, thiết bị người; - Cải tiến quan hệ với khách hàng - Rút ngắn thời gian triển khai - Giảm chi phí - Tăng Chất lượng độ tin cậy - Tăng Lợi nhuận - Cải tiến suất lao động - Phối hợp nội tốt - Nâng cao Tinh thần làm việc III Các Kiến thức cần thiết để QLDA Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm - Quản lý tổng quát - Lãnh vực ứng dụng dự án Các kỹ cần thiết người quản trị dự án: - Kỹ giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục - Kỹ tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích - Kỹ xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội - Kỹ lãnh đạo: động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan - Kỹ đối phó: linh hoạt, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng - Kỹ cơng nghệ: kinh nghiệm, kiến thức dự án Hiệu • Gương mẫu • Kém hiệu Thiếu gương mẫu • Nhìn xa • Kém tự tin • Thành thạo kỹ thuật • Thiếu kiến thức • Quyết đốn • Giao tiếp tốt • Giao tiếp tồi • Thúc đẩy cơng việc • Thúc đẩy cơng việc • Tư phê phán (dám đương đầu chuyên môn tồi với cấp cần thiết …) • Hỗ trợ thành viên • Khích lệ ý tưởng Các đặc trưng quan trọng người QLDA hiệu hiệu IV Phần mềm QTDA - Năm 2003, có hàng trăm sản phẩm khác hỗ trợ quản trị dự án - Ba chủng loại chính: Các công cụ Low-end: phục vụ dự án nhỏ, giá 200 USD / người dùng; Các công cụ cỡ trung (Midrange): phục vụ cho nhiều dự án người dùng, giá 200-500USD / người dùng Phần mềm Project 2000 phổ biến nhất; Các công cụ High-end: cịn gọi Phần mềm QTDA Xí nghiệp; - Phần mềm Project 2002 chứa phiên riêng cho QTDA Xí nghiệp V lãnh vực QLDA Mơ tả lực chủ yếu người quản lý dự án cần phát triển : - lãnh vực (phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng) : QL Phạm vi Xác định Quản lý tất công việc thực dự án QL Thời gian Ước lượng thời gian, lập lịch biểu theo dõi tiến độ thực đảm bảo hoàn tất thời hạn - QL Chi phí Đảm bảo hoản tất dự án kinh phí cho phép QL Chất lượng Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu đặt lãnh vực hỗ trợ phương tiện để đạt mục tiêu dự án (quản lý nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, mua sắm) : QL Truyền thông QL Rủi ro - QL Nguồn nhân lực QL Mua sắm trang thiết bị lãnh vực tích hợp (project integration management) tác động bị tác động tất lãnh vực VI Bộ ba ràng buộc Mọi dự án bị ràng buộc theo nhiều cách, do: - Muc tiêu phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt gì? - Các mục tiêu thời gian: Dự án hồn tất? - Các mục tiêu chi phí: Sẽ tốn bao nhiêu? Nhiệm vụ người quản lý dự án phải cân đối mục tiêu thường hay xung đột Hình Bộ ba ràng buộc QTDA VII Quản lý dự án công nghệ thông tin Dự án CNTT - CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, Phần mềm người - Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng Các giai đoạn dự án CNTT Mục đích Các hoạt động tron Tiến hành giai đoạn Tài liệu mốc điểm Tìm hiểu để có đánh giá khởi tiêu đầu Trình bày vấn Bảng Rủi ro đề XÁC ĐỊNH Mục đích, mục Quản Lý DA Ý tưởng DA (NDùng Thông Kế hoạch Khởi đầu (CácThành qua) Yêu cầu Ndùng Đáng giá rủi ro viên thông qua) Kế hoạch & ước Hiến chương DA (NDùng thơng tính qua) Hệ thống Giao diện người Đặc tả Chức (Ndùng thơng làm dùng qua) Kế hoạch cuối Đề xuất Các điều khoản thực (Ndùng thơng qua) PHÂN TÍCH hợp đồng Thiết kế ban đầu Các phần Hệ thống, Hệ thống làm Quyết định xây dựng/Mua Thiết kế Đặc tả Thiết kế (Thông qua KT) Kế hoạch kiểm thử việc Xem xét kỹ Chấp nhận lưởng Ước tính xem xét ại (Thông qua Chất lượng) Lắp ráp Lập trình thành phần Thiết kế Thành phần Xây dựng/Mua (Thơng qua KT) Khách hàng hóa Kế hoạch Kiểm thử Hệ thống Kiểm thử (Thông qua KT) phần THỰC HIỆN Các Thành phần kiểm thử (Thông qua KT) Tài liệu sữ dụng Làm việc, Hệ Tích hợp KIỂM THỮ thống hiệu Kiểm HỆ THỐNG chỉnh sai lượng kỹ Báo cáo sót (Thông qua Chất lượng) tra Hệ thống làm việc Kiểm thử Hệ chất thống Sự chấp nhận Qui trình Chấp Kiểm thử Chấp nhận (Ndùng KIỂM THỬ khach nhận thông qua) SỰ CHẤP hàng Báo cáo NHẬN (NDùng thơng qua) Cài đặt rộng Hệ thống có rãi hoàn VẬN HÀNH Cài đặt rộng rãi Chuyển đổi dùng ? (Thư Ndùng) Báo cáo thành Đào tạo, Hỗ trợ, Đào tạo Kế hoạch Hỗ trợ Xem xét (Ndùng thơng qua) Xem xét Báo cáo hồn thành DA PHẦN QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN I Tầm quan trọng việc quản lý kế hoạch - Hoàn thành dự án hạn thách thức lớn công việc quản lý thời gian dự án liên quan đến vấn đề nguồn lực, chi phí, khác biệt văn hóa, thói quen vùng miền thực dự án, khác biệt tính cách trình độ người quản lý dự án thành viên liên nhóm hoăc người hoăc tổ chức liên quan đến dự án Các yếu tố ln biến động thay đổi thời gian ln chạy khơng ngừng - Thời gian hạn trung bình 222% (theo báo cáo CHAOS năm 1995; tiến lên 163% vào năm 2001 - Thời gian có độ linh hoạt bé nhất; trơi qua điều xảy - Các vấn đề lịch biểu lý dẫn đến xung đột dự án, Đặc biệt nửa sau dự án II Khái niệm quản lý thời gian - Quản lý thời gian nhằm đảm bảo cho dự án tạo kết chuyển giao - thời hạn Thời hạn đặt cho dự án để dự án có chuyển giao cần thiết - thời điểm xác định trước Các yếu tố phụ thuộc Những công việc cần thiết phải thực Khối lượng công việc mà tiến trình cần hồn thành với nguồn lực cụ thể cấp phát cho tiến trình Tính chất cơng việc (độ phức tạp …) Tính chất nguồn lực cấp phát cho cơng việc (có lực cao hay thấp) Các tiến trình liên kết với để tạo kết chuyển giao nhanh chúng bị phụ thuộc nhau: • Tác động lên đối tượng • Sử dụng chung nguồn nhân lực Khả sử dụng tối đa nguồn nhân lực (con người, phương pháp, cơng cụ) sẵn có dự án cho công việc phải làm dự án III Các Qui trình QL Thời gian DA Quản lý thời gian dự án gồm 06 qui trình bảo đảm hoàn tất dự án hạn: - Xác định hoạt động: Xác định hoạt động cụ thể thành viên nhóm phải thực nhằm đảm bảo mục đích chung dự án Các hoạt động thường xây dựng dựa thời gian, chi phí nguồn lực yêu cầu dự án Quy trình cần phải biểu danh sách hoạt động, đặc điểm hoạt động mốc thời gian hoạt động - Sắp thứ tự hoạt động: làm rõ hoạt động để phân loại, chuẩn bị tài liệu liên quan hoạt động dự án Quy trình cần phải biểu thông qua biểu đồ kế hoạch việc cập nhập tài liệu dự án - Nguồn lực hoạt động ước tính: ước tính xem nguồn lực người, thiết bị vật tư mà đội dự án nên sử dụng để thực hoạt động dự án Quu trình cần thể yêu cầu nguồn lực, tổ chức, phân nhóm cập nhập tài liệu dự án - Ước tính thời gian hoạt động: xác định số giai đoạn thực dự án cần thiết để hoàn thành hoạt động cá nhân Quy trình cần thể thơng qua việc ước tính khoảng thời gian hoạt động cập nhật tài liệu dự án - Phát triển kế hoạch thời gian: Phân tích thứ tự hoạt động, nguồn lực hoạt động dự tính, thời gian hoạt động để tạo kế hoạch dự án Quy trình bao gồm kế hoạch dự án, giới hạn thời gian dự án, liệu thời gian, cập nhật tài liệu dự án - Kiểm soát thời gian: kiểm soát quản lý thay đổi thời gian / kế hoạch dự án Quy trình thể việc đánh giá, đo lường hoạt động, cập nhật tài sản tổ chức, thay đổi yêu cầu, cập nhật kế hoạc quản lý dự án cập nhật tài liệu dự án Chúng ta cải tiến việc quản lý dự án việc thực quy trình việc sử dụng công cụ kỹ thuật quản lý dự án Xác định hoạt động - Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu dự án Bản kế hoạch dự án bao gồm ngày bắt đầu kết thúc dự án, với thông tin ngân sách Tuyên bố phạm vi dự án chia nhỏ nội dung thực dự án – WBS, phạm vi quản lý giúp xác định cần phải làm - Xác định hoạt động địi hỏi phát triển việc chia nhỏ nội dung thực dự án - WBS với lời giải thích để hiểu tất việc cần làm, nhằm có ước lượng phù hợp với thực tế Phạm vi, mục tiêu, u cầu, mơi trường (chính sách, thủ tục, điều kiện rang buộc …) Danh sách hoạt động biểu hoạt động bao gồm kế hoạch dự án Dách sách bao gồm tên hoạt động, mã số hoạt động miêu tả phạm vi hoạt động Thuộc tính hoạt động cung cấp thông tin liên quan đến kế hoạch hoạt động, người tiền nhiệm, người kế nhiệm, mối quan hệ logic, lãnh đạo, chậm chễ, yêu cầu nguồn lực, hạn chế, thời gian thực hiện, kiện khác liên quan đến hoạt động Mốc dự án xác định hoạt động nhiều công vệc khác mốc dự án tự xác định hoạt động cần thiết Thiết lập mốc dự án cơng cụ hữu ích để thiết lập mục tiêu quản lý quy trình Sắp thứ tự hoạt động - Xem xét hoạt động xác định quan hệ phụ thuộc Phụ thuộc bắt buộc: cố hữu chất công việc Cần phải phân tích tốn trước thiết kế giải pháp cho toán Phụ thuộc chọn lựa : phụ thuộc công việc vào kết cơng việc trước (trong tình cụ thể) Phụ thuộc bên ngồi: phụ thuộc cơng việc vào công việc 10 Các công việc xếp từ trái sang phải, có ghi thời gian thực Nếu cơng việc có hai cơng việc trước trực tiếp nấc phải nối hai cơng việc cơng việc ảo, có thời gian thực khơng Thí dụ, D có hai cơng việc trước trực tiếp A, B nấc nên nối A, B công việc ảo (mũi tên chấm) Tính thời gian tới hạn Lập bảng phân tích sau: Phân tích CPM Hoạt động Thời gian hồn thành ES LS Thời gian hồn thành cơng trình = EF LF LS - EF Tổng chi phí = Trong đó: - ES (Earliest Start) = Thời gian sớm cv bắt đầu EF (Earliest Finish) = Thời gian sớm để cv kết thúc LS (Latest Start) = Thời gian muộn cv bắt đầu LF (Latest Finish) = Thời gian muộn để cv kết thúc (cv: công việc) EF LS cho cơng thức: EF = ES + thời gian hồn thành LS = LF – thời gian hoàn thành Thời gian hồn thành = Max {EF tất cơng việc} Tổng chi phí = Tổng tất chi phí g việc Chú ý: - ES công việc nấc - ES công việc = max {EF công việc trước trực tiếp} - LF công việc cuối = Thời gian hồn thành cơng trình - LF công việc trước trực tiếp = {LS công việc sau} Với thí dụ trên, ta tính được: Hoạt động Phân tích CPM Thời gian hồn thành ES LS EF LF LS - EF 17 A B 10 C 10 C’ (aûo) D 12 E F G G’ (aûo) H I J K 10 L M Thời gian hồn thành cơng trình = 32 Tổng chi phí = 5380 0 10 10 10 10 10 14 14 14 19 22 22 19 10 10 10 17 19 14 21 22 21 27 22 29 23 10 10 10 22 14 12 19 14 19 22 21 32 25 28 10 10 14 10 22 21 21 23 21 27 29 29 32 32 32 10 0 8 (Chú ý: C’ G’ hai công việc ảo.) CHỈ RA ĐƯỜNG TỚI HẠN Đường tới hạn đường nối công việc tới hạn Công việc tới hạn việc mà khơng cho phép trễ, trễ ảnh hưởng đến việc trễ hạn cơng trình Như vậy, theo định nghĩa, ta có Cơng việc tới hạn cơng việc mà LS – ES = Theo thí dụ đường tới hạn CP # 1: B – D – K Tính chi phí rút ngắn đơn vị thời gian (1 tuần) Chi phí tính theo cơng thức: 18 Chi phí rút ngắn/1 tuần = (CPRN–CPBT)/(TGBT– TGRN) (ở giả sử chi phí rút ngắn tuyến tính) Chọn cơng việc đường tới hạn với chi phí rút ngắng nhỏ Theo thí dụ đường tới hạn là: CP # : B - D - K Rút ngắn đường tới hạn: - Công việc B rút ngắn tuần Thời gian hoàn thành = chi phí tăng = 50 x = 150 - Cơng việc D rút ngắn tuần Thời gian hồn thành = 11 chi phí tăng = 30 x = 30 - Công việc K rút ngắn tuần Thời gian hoàn thành = chi phí tăng = 10 x = 30 Lập bảng phân tích để kiểm tra đường tới hạn ta có: Hoạt động Phân tích CPM Thời gian hồn thành ES LS EF LF LS - EF 19 A B C 10 C’ (aûo) D 11 E F G G’ (aûo) H I J K L M Thời gian hồn thành cơng trình = 32 Tổng chi phí = 5390 Đường tới hạn là: 0 7 10 10 11 11 12 16 18 20 19 10 10 13 15 10 17 18 17 23 21 25 19 10 18 11 12 19 11 16 20 18 25 23 28 10 10 10 10 21 17 17 19 17 23 25 25 28 28 28 3 6 7 3 CP # : C - G - M Đường tới hạn cũ bị mất, việc rút ngắn chưa phải tối ưu Ta chọn công việc khác để rút ngắn, thí dụ chọn M ta có: - Cơng việc B rút ngắn tuần Thời gian hồn thành = chi phí tăng = 50 x = 150 - Công việc D rút ngắn tuần Thời gian hoàn thành = 11 chi phí tăng = 30 x = 30 - Công việc K rút ngắn tuần Thời gian hồn thành = chi phí tăng = 10 x = 30 - Công việc M rút ngắn tuần Thời gian hoàn thành = chi phí tăng = 10 x = 30 Lập lại bảng phân tích để kiểm tra đường tới hạn, ta có: Hoạt động Phân tích CPM Thời gian hoàn thành ES LS EF LF LS - EF 20 A B C 10 C’ (aûo) D 11 E F G G’ (aûo) H I J K L M Thời gian hồn thành cơng trình = 25 Tổng chi phí = 5620 Đường tới hạn 0 7 10 10 11 11 12 16 18 20 19 10 10 13 15 10 17 18 17 23 21 25 19 10 18 11 12 19 11 16 20 18 25 23 25 7 10 18 14 14 19 14 20 22 22 25 25 25 0 0 3 4 CP # : B – C – D – G – K – M Đường tới hạn cũ không bị Vậy việc rút ngắn tối ưu, ta rút ngắn thời hạn hồn thành cơng trình Chú ý Trong trường hợp mạng lớn, để tránh nhiều thời gian việc kiểm tra đường tới hạn rút ngắn tối ưu, ta đưa tốn mơ hình quy hoạch tuyến tính để giải Ưu nhược điểm 5.1 Ưu điểm: Sử dụng phương pháp tốn nhiều công sức biểu đồ Gantt, lại cung cấp nhiều thông tin chi tiết cần thiết cho việc quản lý dự án cách có hiệu Nó địi hỏi chia nhỏ dự án thành nhiều hoạt động xác định liên hệ hoạt động với theo trật tự logic chi tiết nhiều so với biểu đồ Gantt; 21 - Đây công cụ hữu hiệu để xây dựng lịch thực chung cho toàn dự án, cho công việc cụ thể, chi tiết - Cung cấp mối quan hệ tương hồ hoạt động lịch trình sử dụng kinh phí nguồn lực khác - Địi hỏi có mơ tả rõ mối quan hệ hoạt động 5.2 Nhược điểm: Như biết, phương pháp CPM, sử dụng thời gian tất định Điều thực tế chưa hẳn Bởi thực tế có nhiều dự án bị chi phối điều kiện khách quan chủ quan, khiến cho thời gian nhiều yếu tố khác dự án không cố định Ta ước lượng khoảng hợp lý Vì vậy, phương pháp CPM sử dụng nhiều giai đoạn đầu cuả quản lý dự án tính hiệu quả, đơn giản, song giai đoạn sau người ta kết hợp PERT để quản lý dự án cách xác hiệu B PHƯƠNG PHÁP PERT Lịch sử hình thành "Kỹ thuật đánh giá xem xét chương trình (dự án)" (Pr ogram Evaluation and Review Technique hay viết tắt PERT), phát triển hàng Booz-Allen & Hamillon thuộc thành phần Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác với công ty Lockheed) chương trình chế tạo tên lửa xuyên lục địa Polaris trang bị cho tàu ngầm năm 1958 Tham gia chương trình có khoảng 200 nhà cung ứng, 9000 nhà thầu, hàng ngàn nhà bác học công nhân kỹ thuật bậc cao Dự kiến thực chương trình năm, nhờ áp dụng kỹ thuật quản lý dự án nên thời gian thực dự án giảm xuống cịn năm Sau kỹ thuật quản lý lan rộng cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân Phương pháp thực Trong phần này, vấn đề quy tắc lập mạng, tính tốn thời gian, giống CPM Ta nêu điểm khác biệt bật có phương pháp PERT 2.1 Ước lượng thời gian hồn thành cơng việc Có hai phương pháp để dự tính: phươ ng pháp tất định phương pháp ngẫu 22 nhiên Phương pháp tất định bỏ qua yếu tố bất định phương pháp ngẫu nhiên tính đến tác động nhân tố ngẫu nhiên dự tính thời hạn thực cơng việc Trên thực tế, có nhiều dự án mà cơng việc chưa có định mức định mức chưa phù hợp với thực tiễn Theo phương pháp ngẫu nhiên mà cụ thể áp dụng sơ đồ PERT, lập kế hoạch thi công, người ta dựa kinh nghiệm để ước lượng thời gian hồn thành cơng việc Vì vậy, thời gian khôn g xác định, ta phải lấy thời gian trung bình mong muốn (Te) kèm theo đại lượng đo không xác định thời gian làm thời gian thực cơng việc Sự khơng xác định biểu thị độ lệch tiêu chuẩn (σ) phương sai (V) thời gian Ta phải dùng hàm phân phối xác suất để xác định số liệu cơng việc Có ước lượng thời gian đặt nằm đường cong lý thuyết: - Thời gian lạc quan (a) thời gian ước lượng độ hồn thành cơng việc điều kiện thuận lợi nhất; - Thời gian bi quan (b) thời gian ước lượng lớn nhất, để hoàn thành cơng việc điều kiện khó khăn nhất; - Thời gian thực (m) thời gian ước luợng để hồn thành cơng việc có nhiều khả xảy (với xác suất lớn nhất), gọi mốt ( mode) - Thời gian trung bình mong muốn Te (trong toán học gọi “kỳ vọng” ) tính theo cơng thức thực nghiệm: Te = a + 4m + b Giả sử nhóm dự án Sue Johnson trường hợp sử dụng Pert để lên lịch cho dự án hệ thống đăng ký trực tuyến Họ phải thu thập số cho ước tính thời gian lạc quan, thời thực ước tính thời gian bi quan cho hoạt động dự án Giả sử hoạt động thiết kế hình đầu vào cho hệ thống Một số người ta ước tính khoảng tuần 10 ngày làm việc để thực hoạt động Không sử dụng kỹ thuật Pert, ước tính thời gian cho hoạt động 10 ngày làm việc Sử dụng PERT, nhóm dự án cần phải ước lượng thời gian bi quan lạc quan để hoàn thành hoạt động Giả sử ước tính thời gian lạc quan để thiết kế hình đầu vào thiết kế theo ngày làm việc, thời gian ước tính bi quan 24 ngày làm việc Áp dụng công thức Pert, ta nhận sau 23 Pert weighted average = = 12 ngày Thay ước lượng thời gian 10 ngày, nhóm nhiên cứu dự án sử dụng 12 ngày làm việc thực phân tích đường quan trọng Thêm ngày thực giúp nhóm hồn thành dự án thời hạn Ta có độ lệch tiêu chuẩn σ phương sai V: σ= b−a b−a V =σ = 2 Trường hợp tới hạn, ước lượng σ = 0, tức khơng có độ lệch tiêu chuẩn phương sai Bây PERT giống CPM ta gọi CPM trường hợp đặc biệt ước lượng thời gian phương pháp PERT Cũng cần ý b >> a, tức b vượt a nhiều độ lệch tiêu chuẩn σ lớn, cơng việc có tính bất định cao đánh giá khơng xác Đánh giá khả hồn thành kế hoạch xây dựng cơng trình Bài tốn đặt là: “Cho trước S thời hạn xây dựng cơng trình theo kế hoạch Phải tính, xác suất để tồn cơng trình hồn thành thời hạn đó.” Giả sử thời gian hồn thành công việc dự án biến động tuân theo quy luật chuẩn giá trị trung bình phân phối chuẩn thời gian hoạt động kỳ vọng theo đường Găng đại lượng z phân phối chuẩn tính sau: Z= S−D σ Trong đó: S: Thời gian dự kiến hoàn thành toàn dự án D: Độ dài thời gian hồn thành cơng việc Găng σ: Độ lệch chuẩn thời gian hoàn thành công việc Găng Với: D = ∑i =0 Tei n Te: thời gian thực công việc Găng i: công việc Găng thứ i Như vậy, phương sai lớn tính khơng chắn thời gian hoàn thành dự án tăng Giả sử cơng việc độc lập lý thuyết thống kê cho biết rằng, thời 24 gian hoàn thành dự án tổng thời gian kỳ vọng thực công việc tuyến Găng phương sai hoàn thành dự án tổng phương sai công việc tuyếu Găng σ (T ) = ∑i =1σ i2 n Trong đó: σ2 (T): phương sai hồn thành dự án i: công việc Găng σ i2 : phương sai công việc Găng tính sau: b−a σ = 2 i Từ ta tính độ lệch tiêu chuẩn σ dự án đại lượng Z Dùng giá trị tính tốn Z tra bảng giá trị phân phối chuẩn, ta có xác suất hồn thành dự án thời hạn cho trước 2.2 Phương sai thời gian sớm đạt tới kiện Sau tính giá trị ước lượng trung bình Te phương sai V thời gian hồn thành cơng việc, sử dụng giá t rị để đánh giá thời điểm hoàn thành kiện Thời điểm sớm hay muộn hồn thành kiện tính PERT tính phương pháp CPM, thời gian cơng việc giá trị trung bình tính tốn từ giá trị ước lượng Tức có: E = Maxi (E + t ) Li = Minj (Lj - tij) j i i ij với E = với Lcuối = Độ dài thời gian thực dự án Tuy nhiên phương pháp PERT, thời gian có thêm độ lệch tiêu chuẩn hay phương sai nó, để đo khơng chắn Vì vậy, đơi với việc tính thời điểm Ej, Lj kiện phải tính thêm phương sai sớm, muộn kiện ấy, với quy tắc lấy thời gian trung bình cơng việc để tính tốn, lấy phương sai cơng việc để tính tốn 2 Ta có: σ skj = σ ski + σ c/v có tính chất định Từ ta tính xác suất sớm đạt tới kiện là: z= Si − Dj σskj 25 Trong đó: Si thời gian dự kiến đạt tới kiện Dj thời gian sớm đạt tới kiện = Ej Chú ý: - Việc xác định đường Găng PRRT giống phương pháp CPM - Nếu có nhiều đường Găng phương sai thời gian thực dự án số lớn tổng phương sai theo đường Găng độc lập Phương sai thời gian trung bình mong muốn kiện tổng phương sai công việc dọc đường tiêu tốn thời gian nhiều dẫn đến kiện 3.Ưu nhược điểm 3.1 Ưu điểm: - Ưu điểm lớn việc sử dụng phương pháp thời gian biến đổi nên phạm vi ứng dụng rộng rãi hơn, linh hoạt hơn, sử dụng cho dự án chưa có định mức - Cung cấp nhiều thông tin chi tiết - Thấy rõ công việc chủ yếu, có tính chất định tổng tiến độ dự án để tập trung đạo - Thấy 10 mối quan hệ phụ thuộc cơng việc trình tự thực chúng 3.2 Nhược điểm: - Đòi hỏi nhiều kỹ thuật để lập sử dụng - Khi khối lượng công việc dự án lớn, việc lập sơ đồ trở nên p hức tạp khó quan sát C SƠ ĐỒ GANTT GANTT phương pháp trình bày tiến trình thực tế kế hoạch thực cơng việc dự án theo trình tự thời gian 26 GANTT xác định khối lượng công việc cần thực dự án Xác định thời gian thực công việc dự án thời gian hoàn thành toàn dự án Là sở để phân phối toàn nguồn lực dự án Cách xây dựng biểu đồ GANTT - Xác định hệ trục tọa độ: Trục tung thể cơng việc Trục hồnh thể thời gian - Mỗi công việc thể đoạn thẳng - Độ dài đoạn thẳng thể thời gian thực cơng việc - Vị trí đoạn thẳng thể trình tự cơng việc 27 Ưu nhược điểm 2.1 Ưu điểm - Dễ vẽ - Dễ nhận trạng thực tế kế hoạch thực công việc dự án - Xác định rõ thời gian hoàn thành dự án 2.2 Nhược điểm - Không thể rõ mối quan hệ công việc - Không thể cơng việc chủ yếu có tính định tiến trình thưc dự án 28 ... gồm kế hoạch dự án, giới hạn thời gian dự án, liệu thời gian, cập nhật tài liệu dự án - Kiểm soát thời gian: kiểm soát quản lý thay đổi thời gian / kế hoạch dự án Quy trình thể việc đánh giá, đo... để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm - Quản lý tổng quát - Lãnh vực ứng dụng dự án Các kỹ cần thiết người quản trị dự án: ... người, phương pháp, cơng cụ) sẵn có dự án cho công việc phải làm dự án III Các Qui trình QL Thời gian DA Quản lý thời gian dự án gồm 06 qui trình bảo đảm hồn tất dự án hạn: - Xác định hoạt động: Xác