Phân tích - Thiết kế - Cài đặt Hệ thống thơng tin TRÌNH BÀY: PGS.TS ĐẶNG MINH ẤT BỘ MƠN: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT HỆ THỐNG – XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU  Bài 1: Khảo sát sơ tìm hiểu nhu cầu  Bài 2: Khảo sát chi tiết  Bài 3: Xác lập khởi đầu dự án  Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thơng tin cho q trình phân tích Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thơng tin 25 October 2011 Bài 1: Khảo sát sơ tìm hiểu nhu cầu  Nội dung học  Mục đích khảo sát sơ trạng  Nội dung khảo sát đánh giá trạng  Xác định rủi ro trở ngại Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thơng tin 25 October 2011 Bài 1: Khảo sát sơ tìm hiểu nhu cầu  Mục đích khảo sát sơ trạng  Thơng thường hệ thống xây dựng nhằm để thay cho hệ thống cũ bộc lộ nhiều điều bất cập  Chính mà việc tìm hiểu nhu cầu hệ thống thường việc khảo sát sơ đánh giá hệ thống cũ  Mục đích khảo sát trạng: cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động hệ thống  Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cung cách hoạt động hệ thống  Chỉ chỗ hợp lý hệ thống, cần kế thừa chỗ bất hợp lý hệ thống, cần nghiên cứu khắc phục  Tiếp Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 1: Khảo sát sơ tìm hiểu nhu cầu  Mục đích khảo sát sơ trạng  Các mục đích chủ yếu giai đoạn khảo sát sơ phát biểu là: định cần thực để giải vấn đề phù hợp với xí nghiệp, người sử dụng HTTT  Xác định phạm vi tốn  Xác định nhóm người sử dụng, người mà bị chi phối phát triển hệ thống  Viết báo cáo, tài liệu dựa phát việc khảo sát ban đầu để có cách nhìn bao quát, đầy đủ góc độ quản lý dự án gợi ý để tiếp tục chuyển sang giai đoạn  Xác Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 1: Khảo sát sơ tìm hiểu nhu cầu  Nội dung khảo sát đánh giá trạng  Việc khảo sát thực theo nội dung sau:          Tìm hiểu mơi trường xã hội, kinh tế kỹ thuật hệ thống; nghiên cứu cấu tổ chức quan chủ quản hệ thống Nghiên cứu chức trách, nhiệm vụ, trung tâm định điều hành, phân cấp quyền hạn Thu thập nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, tệp với phương thức xử lý thơng tin Thu thập mơ tả quy tắc quản lý, tức quy định, công thức để làm cho trình xử lý thơng tin Thu thập chứng từ giao dịch mơ tả chu trình lưu chuyển xử lý thông tin tài liệu giao dịch Thống kê phương tiện tài nguyên sử dụng Thu thập địi hỏi thông tin, ý kiến phê phán, phàn nàn trạng, dự đoán, nguyện vọng kế hoạch cho tương lai Đánh giá, phê phán trạng; đề xuất hướng giải Lập hồ sơ tổng hợp trạng Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 1: Khảo sát sơ tìm hiểu nhu cầu  Nội dung khảo sát đánh giá trạng  Kết thúc giai đoạn khảo sát sơ câu hỏi sau làm rõ:  Tại cần tiến hành khảo sát?  Điều cần làm tiếp tục?  Cần thực bao lâu?  Giá thành bao nhiêu?  Mạng lại lợi ích có trở ngại gì?  Kết giai đoạn khảo sát sơ Hồ sơ khảo sát mô tả chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, quy trình hoạt động đơn vị sở  Các yêu cầu cải tiến, phạm vi công việc tin học hố, tính khả thi cơng việc hiệu đem lại cơng việc  Các Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 1: Khảo sát sơ tìm hiểu nhu cầu  Xác định rủi ro trở ngại  Cần đặc biệt quan tâm tới vấn đề ảnh hưởng tới công việc: ủng hộ nhà quản lý cấp cao:  Không xác định giới hạn vấn đề:  Quá lạc quan:  Vượt khả năng:  Không làm người dùng thoả mãn:  Thiếu Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 2: Khảo sát chi tiết  Nội dung học  Mục đích việc khảo sát chi tiết  Nội dung khảo sát chi tiết đánh giá trạng  Xác định rủi ro trở ngại Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 2: Khảo sát chi tiết 10  Mục đích việc khảo sát chi tiết  Mục tiêu việc nghiên cứu, khảo sát chi tiết tìm giải pháp tối ưu kỹ thuật, tài chính, thời gian tổ chức,…  Kết giai đoạn báo cáo yêu cầu người sử dụng, xác định dịng thơng tin, đánh giá lựa chọn giải pháp  Khảo sát chi tiết thực theo hai hướng:  Tiếp tục chi tiết hố mục tiêu  Xác định nguồn thơng tin, u cầu thơng tin Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 2: Khảo sát chi tiết 11  Phương pháp thực  Cần khảo sát để tìm hiểu xem hệ thống làm cách chi tiết, cụ thể là:  Các nguồn thông tin  Phần cứng/ phần mềm sử dụng  Các quy trình  Các biểu báo cáo dùng  Tổ chức nhân  Chi phí  Chu kỳ tần suất hoạt động Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thơng tin 25 October 2011 Bài 2: Khảo sát chi tiết 12  Lập hồ sơ khảo sát  Nội dung chủ yếu khảo sát chi tiết chi tiết hóa q trình phương thức tác động qua lại q trình tồn hệ thống  Khó khăn chủ yếu khảo sát hệ thống tương tác thủ tục tương tác thường khơng diễn đơn giản  Có thể có tương tác sau:  Tương tác phận  Tương tác không thức  Tương tác hợp thức khơng thường xuyên  Tương tác đặc biệt không hợp thức Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thơng tin 25 October 2011 Bài 2: Khảo sát chi tiết 13  Lập hồ sơ khảo sát  Hồ sơ đầu vào gồm:           Mô tả chức trả lời cho câu hỏi hệ thống làm Mục đích: Dùng cho việc Khối lượng: Kích thước Tường thuật: Mơ tả báo cáo Nội dung chi tiết: Thông tin bố trí nào? biểu diễn sao? đưa nào? Người sử dụng: Ai nhận tài liệu Địa điểm: Cần phân phát đâu Địa điểm: Cần phân phát đâu Kiểm tra: Quản lý Hồ sơ đầu gồm:    Mô tả chức Mô tả trường liệu Quan hệ với đầu Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thơng tin 25 October 2011 Bài 3: Xác lập khởi đầu dự án 14  Nội dung học  Xác định phạm vi hạn chế  Xác định mục tiêu ưu tiên cho dự án  Phác họa giải pháp cân nhắc tính khả thi  Lập kế hoạch triển khai dự án Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thơng tin 25 October 2011 Bài 3: Xác lập khởi đầu dự án 15  Xác định phạm vi hạn chế    Phạm vi bao trùm quan hay đụng chạm vài phận nhỏ quan, bao quát công tác quản lý tồn diện hay giải vài cơng tác quản lý riêng biệt Trong quan, tổ chức, dù lớn hay nhỏ, hệ thống quản lý thường bao gồm nhiều hệ (như quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất,…) hệ lại gồm nhiều hệ nhỏ (chẳng hạn quản lý kho, xử lý đơn hàng, ) Có thể có ba loại hạn chế:  Hạn chế nhân lực  Hạn chế thiết bị, kỹ thuật  Hạn chế tài Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 3: Xác lập khởi đầu dự án 16  Xác định mục tiêu ưu tiên cho dự án  HTTT xây dựng nhằm vào mục đích sau: lại lợi ích nghiệp vụ: tăng khả xử lý; đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ cách tin cậy, xác, an tồn, bí mật  Mang lại lợi ích kinh tế: giảm biên chế, chi phí hoạt động; tăng thu nhập, hoàn vốn nhanh  Mang lại lợi ích sử dụng: nhanh chóng, thuận tiện  Khắc phục khiếm khuyết hệ thống cũ; hỗ trợ chiến lược phát triển lâu dài; đáp ứng ưu tiên, ràng buộc hạn chế áp đặt  Mang Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 3: Xác lập khởi đầu dự án 17  Phác họa giải pháp cân nhắc tính khả thi  Việc đưa giải pháp vào giai đoạn này, nghĩa vào lúc tìm hiểu sơ bộ, chưa có phân tích sâu sắc cân nhắc kỹ lưỡng thật có phần sớm Tuy nhiên việc khơng thể trì hoản lý sau đây:  Trước hết bên sử dụng chờ đợi lâu  Mặt khác, bên xây dựng hệ thống cần có xác định giải pháp  Việc đưa giải pháp “thô” bao gồm định đại thể: hệ thống, đầu vào, đầu ra, biện pháp để đáp ứng nhu cầu người sử dụng  Chức hệ thống, đầu vào, đầu ra, biện pháp để đáp ứng nhu cầu người sử dụng  Chức Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thơng tin 25 October 2011 Bài 3: Xác lập khởi đầu dự án 18  Lập kế hoạch triển khai dự án  Gồm cơng việc sau đây: hợp đồng triển khai dự án  Dự trù thiết bị kinh phí  Tổ chức nhóm làm việc  Sự điều hành dự án  Xác định tiến trình dự án  Lập Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho q trình phân tích 19  Nội dung học  Phương pháp vấn (Phương pháp 1)  Phương pháp sử dụng phiếu điều tra (Phương pháp 2)  Nghiên cứu tài liệu hệ thống (Phương pháp 3)  Phương pháp quan sát hệ thống (Phương pháp 4) Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho trình phân tích 20  Phương pháp vấn (Phương pháp 1)  Phỏng vấn phương pháp thu thập thông tin hiệu thông dụng Phương pháp đặc biệt hữu hiệu người phân tích am hiểu lĩnh vực nghiệp vụ  Những điều cần lưu ý vấn:  Chú ý lắng nghe vấn  Thiết lập quan hệ trình vấn  Tình vấn  Câu hỏi mở  Câu hỏi trực tiếp  Những câu hỏi cần tránh Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thơng tin cho q trình phân tích 21  Phương pháp sử dụng phiếu điều tra (Phương pháp 2)       Sử dụng đối tượng vấn lớn Điều tra phương pháp thông dụng thống kê Sau thu kết điều tra mẫu, người ta suy kết cho tồn tổng thể với mức xác Khi thu thập thơng tin HTTT người ta thường áp dụng phương pháp điều tra chọn mẫu Khi điều tra, ta phải chọn đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh vực Thông thường, phiếu điều tra bao gồm nội dung chính:  Chức nhiệm vụ, tổ chức phận  Mô tả quy trình hoạt động nghiệp vụ phận  Việc trao đổi thông tin với đơn vị khác (đầu vào, đầu ra, định kỳ trao đổi)  Các khó khăn, vướng mắc, kiến nghị khâu quản lý Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho q trình phân tích 22  Nghiên cứu tài liệu hệ thống (Phương pháp 3)  Nghiên cứu tài liệu hệ thống bước trình phân tích hệ thống phương pháp thu thập thông tin thường áp dụng  Các tài liệu bao gồm toàn mẫu biểu đầu vào đầu ra, quy định quy trình hoạt động đơn vị  Nghiên cứu hệ thống nghiên cứu môi trường HTTT bao gồm:  Mơi trường bên ngồi  Môi trường kỹ thuật  Môi trường vật lý  Mơi trường tổ chức Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài 4: Một số phương pháp khảo sát nhằm thu thập thông tin cho q trình phân tích 23  Phương pháp quan sát hệ thống (Phương pháp 4)  Người phân tích dạng thực tập viên tới làm việc đơn vị thời gian  Các quan sát việc theo dõi quan sát quy trình hoạt động tiến tới xác định mục đích hoạt động đơn vị  Tuy nhiên, phương pháp quan sát hệ thống có số hạn chế  Hệ thống cũ bị thay nên khơng cịn ý nghĩa nhiều  Những người bị quan sát cảm thấy khó chịu  Việc quan sát thường đòi hỏi nhiều thời gian  Bước tiến hành quan sát chi tiết  Tiếp tục chi tiết hoá mục tiêu  Xác định nguồn thông tin, yêu cầu thơng tin Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 ... nhiệm vụ cung cách hoạt động hệ thống  Chỉ chỗ hợp lý hệ thống, cần kế thừa chỗ bất hợp lý hệ thống, cần nghiên cứu khắc phục  Tiếp Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thông tin 25 October 2011 Bài... sử dụng phiếu điều tra (Phương pháp 2)  Nghiên cứu tài liệu hệ thống (Phương pháp 3)  Phương pháp quan sát hệ thống (Phương pháp 4) Phân tích - Thiết kế - Hệ thống thơng tin 25 October 2011 Bài... nhằm thu thập thông tin cho trình phân tích 22  Nghiên cứu tài liệu hệ thống (Phương pháp 3)  Nghiên cứu tài liệu hệ thống bước trình phân tích hệ thống phương pháp thu thập thông tin thường áp