Hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất NVL tại công ty xây dựng Sông Đà II.DOC

Hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất NVL tại công ty xây dựng Sông Đà II

Lời nói đầu

Chuyển từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng với cơ chế quản lý kinh tế theo phơng thức hạch toán kinh doanh Để có thể bảo toàn và phát triển đợc vốn, đảm bảo cho sự phát triển sản xuất kinh doanh tất cả các đơn vị đều phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ lúc đầu t vốn kinh doanh đến khi thu hồi vốn Chính vì thế công tác kế toán trong doanh nghiệp đống một vai trò rất quan trọng trong việc tính toán, phản ánh cung cấp số liệu, thông tin kinh tế một cách chính xác công bằng, kịp thời giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt đợc tình hình kết quả sản xuất của doanh nghiệp tự đó đa ra phơng hớng quản lý có hiệu quả hơn trong sản xuất nói chung và trong lĩnh vực xây dựng nói riêng thì nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh, sự biến động về NVL có ảnh hởng lớn đến việc giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Do đó quản lý tốt NVL cũng là một yếu tố quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán và quản lý chung của đơn vị để đạt đợc những mục tiêu đã đề ra Với mong muốn đợc góp phần hoàn thiện về công tác kế toán nói chung trong đó có công tác kế toán NVL nói riêng em đã

chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nhập xuất NVL tại công ty xây dựng Sông Đà II” Một đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng cơ bản đang có

uy tín trong lĩnh vực xây dựng cầu cảng, các công trình giao thông dân dụng trên thị trờng hiện nay.

Kết cấu đề tài gồm 3 phần :

Phần I : Những lý luận chung về công tác kế toán nhập, xuất NVL.

Phần II: Thực tiễn công tác kế toán nhập, xuất NVL tại công ty xây dựng Sông Đà II.

Phần III: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện.

Em xin chân thành cám ơn thày giáo phụ trách bộ môn Kế Toán Trởng đã hớng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này Do thời gian có hạn và còn hạn chế về mặt chuyên môn, đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong đợc sự chỉ bảo của thầy

Phần I

lý luận chung về công tác kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu

I / Sự cần thiết nghiên cứu công tác kế toán nhập, xuất NVL ở doanh nghiệp sản xuất.

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp sản xuất phải có một số vốn nhất định để mua sắm t liệu sản xuất, trả lơng cho cán bộ công nhân viên và trang trải một số chi phí cần thiết khác Vì vậy doanh nghiệp phải ứng trớc một số vốn phục vụ cho mục đích này và số vốn đó gọi là vốn lu động Trong thành phần vốn l động của doanh nghiệp, vốn đầu t cho NVL chiếm một tỷ trọng tơng đối lớn vì thế sử dụng có hiệu quả vốn l động góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển của vốn vào sản xuất kinh doanh mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp.

Trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí về NVL thờng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất Bởi vậy quản lý chặt chẽ vật liệu ở các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu một cách có hiệu quả có một ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành và trong một chừng mực nhất định sẽ giảm mức tiêu hao vật liệu sản xuất là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội Về mặt hiện vật , vật liệu chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất Về mặt giá trị, NVL là tài sản dự trữ thuộc tài sản lu động của doanh nghiệp Do đó để tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động thì cần phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL.

Ngày nay cùng với việc đổi mới cơ chế quản lý hạch toán kế toán, tăng cờng tự chủ trong sản xuất kinh doanh,việc quản lý vật t trong các doanh nghiệp đã từng bớc khắc phục đợc những nhợc điểm của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp trớc đây, liên kết nhằm khai thác triệt để nguồn hàng, tự cân đối vật t, đảm bảo cung cấp đầy đủ vật t kịp thời đúng qui cách, phẩm chất, giảm chi phí tiêu hao cho mỗi đơn vị sản phẩm mà vẫn đảm bảo đợc

chất lợng Do yêu cầu quan trọng trong công tác quản lý hạch toán sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán nhập xuất vật liệu trong doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu đợc trong qúa trình quản lý các yếu tố sản xuất đầu vào giúp cho các nhà tài chính, nhà quản lý đa ra những biện pháp tích cực để sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.

II/ Nội dung công tác tổ chức kế toán nhập xuất NVL

1/ Phân loại và đánh giá vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

1.1/ Phân loại.

Vật liệu là những đối tợng lao động, là một trong 3 yếu tố của qúa trình sản xuất kinh doanh Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu đ-ợc sử dụng có nội dung kinh tế và vai trò công dụng riêng, tính năng lý hoá cũng khác nhau Bởi vậy để quản lý tốt vật liệu, bảo đảm cung cấp đủ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, để hạch toán chính xác NVL đòi hỏi phải có sự phân loại chúng Tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, từng tiêu thức cụ thể mà có sự phân loại khác nhau, nhng nhìn chung trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu phân thành các loại sau:

* Nguyên vật liệu chính là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất

nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm Ví dụ :

-Trong doanh nghiệp cơ khí thì NVL chính sắt,thép

-Trong doanh nghiệp xây dựng cơ bản: ximăng, gạch, cát sỏi

-Trong ngành xây dựng cơ bản cần phân biệt vật liệu xây dựng, vật liệu kết cấu, thiết bị xây dựng Các loại vật liệu này đều là yếu tố đầu vào chủ yếu hình thành nên sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng cơ bản, xây dựng các hạng mục công trình

* Vật liệu phụ: Là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc hình dáng bên ngoài của sản phẩm, mùi vị của sản phẩm, tăng thêm chất lợng, kích thĩch thị hiếu ngời tiêu dùng làm cho quá trình sản xuất đợc tiến hành một cách thuận lợi.

* Nhiên liệu là những vật liệu khi tham gia vào qúa trình sản xuất nó tạo ra nhiệt lợng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh: than, củi

*Phụ tùng thay thế sửa chữa

Là các bộ phận chi tiết máy móc thiết bị doanh nghiệp mua vào phục

vụ cho sửa chữa tài sản cố định

*Phế liệu là những vật liệu doanh nghiệp thu hồi đợc do sản xuất hỏng trong qúa trình sản xuất do thanh lý tài sản và các nguyên nhân khác trong quá trình sản xuất kinh doanh.

* Các loại vật liệu khác là những loại vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số ngành sản xuất kinh doanh

Việc phân chia vật liệu chính thành các loịa giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản, tiểu khoản để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loịa vật liệu tronh quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm giúp cho doanh nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế, vai trò, chức năng của từng loại vật liệu, từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả.

1.2/ Đánh giá vật liệu

Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lu động nên theo chế độ kế toán hiện hành trị giá NVL phải đợc phản ảnh theo giá thực tế và nhập giá nào thì xuất giá đó.Trị giá thực tế của NVL đợc tính theo từng nguồn nhập vì mục đích sử dụng.

- Trờng hợp NVL mua vào và sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp khấu trừ

Giá thực tế NVL =Giá mua cha thuế + Chi phí khâu mua (cha thuế)

-NVL mua vào sản xuất sản phẩm thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo ph-ơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT

Giá thực tế = Giá mua + Chi phí khâu mua

-Trờng hợp NVL đợc cấp

Giá thực tế chính là giá ghi trên hoá đơn của bên cấp - Trờng hợp NVL tự sản xuất gia công

Giá thực tế = Giá thành thực tế -Trờng hợp nhận vốn góp liên doanh

Giá thực tế bằng với kết quả đánh giá của hội đồng quản trị và sự thoả thuận giữa các bên liên doanh

- NVL đợc hoàn trợ không hoàn lại, đợc biếu tặng

Giá thực tế bằng giá mua trên thị trờng của NVL cùng loại * Giá vốn thực tế xuất kho

- Tính theo giá của NVL tồn đầu kỳ

Giá thực tế xuất kho= Số lợng xuất kho*Đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ

- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

(Gía thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ)Đơn giá bình quân gia quyền =

(Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ)

Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Số lợng vật liệu xuất trong kỳ*đơn giá bình quân -Tính theo giá thực tế đích danh

-Tính theo giá nhập trớc, xuất trớc

Vật liệu đợc tính giá xuất trên cơ sở giả định là vật liệu nào nhập kho trớc thì sẽ đợc xuất dùng trớc, lợng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

-Tính theo giá nhập sau xuất trớc

Lô vật liệu nào nhập kho sau thì sẽ đợc xuất trớc Tuy nhiên trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế là một việc làm hết sức phức tạp và khó khăn, mất nhiều công sức vì thờng xuyên phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu sau mỗi nghiệp vụ xuất kho Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán vật liệu hàng ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng 1 loại giá ổn định gọi là giá hạch toán

Giá hạch toán vật t nhập (xuất)= Số lợng vật t nhập (xuất)*Đơn giá hạch toán (Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ+giá thực tế vật liệu nhập)

Hệ số giá =

(Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ +Giá hạch toán vật liệu nhập)

Giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ= giá hạch toán vật liệu xuất*Hệ số giá

2/ Tổ chức chứng từ và kế toán chi tiết vật liệu

Vật liệu là một trong những đối tợng kế tóan, là loại tài sản phải đợc tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt hiện vật mà cả về mặt giá trị, không chỉ theo từng loại từng nhóm mà cả với từng qui cách, chủng loại,,không chỉ ở kho theo từng kho mà cả ở phòng kế toán.Do vậy cần phải tổ chức thực hiện đầy đủ các điều kiện để có thể tổ chức kế toán chi tiết vật liệucho đúng với yêu cầu quản lý

2.1/ Chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu

Cần phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu trong doanh nghiệp để thuận tiện cho việc kiểm tra giảm bớt khối lợng ghi chếp và đặc biệt từng điều kiện trang bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin hiện đạị Việc kế toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành trên cơ sở các chứng từ gốc và theo các phơng pháp hạch toán chi tiết nhất định

Theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành, Kế toán trởng các doanh nghiệp phải thực hiện việc lập đầy đủ các chứng từ sau về vật liệu

Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH) Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT) 2.2/ Hạch toán chi tiết vật liệu

Việc hạch toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành ở kho và phòng kế toán theo các phơng pháp sau:

- Phơng pháp thẻ song song

-Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển -Phơng pháp sổ số d

Mỗi phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu có nội dung nhất định Tuy nhiên giữa chúng có những điểm cơ bản giống nhau sau

* Kế toán chi tiết ở kho

Cả 3 phơng pháp đều sử dụng sổ (thẻ) kho để ghi chép tình hình nhập, xuất tồn kho cua rtừng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, qui cachs, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho hạch toán nghiệp vụ ở kho *ở phòng kế toán

Căn cứ vào chứng từ nhập xuất vật liệu, công cụ, dụng cụđể ghi vào các sổ kế toán chi tiết sử dụng theo phơng pháp mà doanh nghiệp áp dụng có thể theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị (phơng pháp thể song song hoặc sổ đối chiếu luân chuyển) hoặc chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị (phơng pháp sổ số d) Tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán.

Mỗi phơng pháp có u nhợc điểm và điêù kiện, phạm vi áp dụng nhất định Do vậy lựa chọn phơng pháp nào cho phù hợp đáp ứng với yêu cầu của quản lý là trách nhiệm của kế toán trởng.

3/ Kế toán NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

3.1/ Kế toán nhập NVL.

Khi nhập kho NVL kế toán ghi Nợ TK 152 Tuỳ theo nguồn nhập mà ghi có các tài khoản liên quan

* Trờng hợp NVL mua vào sử dụng sản xuất sản phẩm chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế

Nợ TK 152 Giá mua cha có thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 111,112,141,331 Tổng số tiền theo giá t.toán *Mua NVL sử dụng sản xuất sản phẩm Thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT

Nợ 152 Trị giá NVL theo giá thanh toán

Khi xác định đợc nguyên nhân tuỳ theo nguyên nhân và cách xử lý mà ghi vào các tài khoản có liên quan

- Nếu do dôi thừa tự nhiên, kế toán ghi vào thu nhập bất thờng Nợ TK 3381

Có TK 721 Trị giá NVL dôi thừa tự nhiên

-Nếu do bên bán xuất nhầm trong trờng hợp doanh nghiệp mua vào có thể trả lại bên bán

Nợ TK 3381

Có TK 152 Trị giá NVL trả lại

-Nếu do bên bán xuất nhầm và xin mua cả số nguyên liệu thừa Nợ TK 3381 Giá mua NVL cha có thuế

Nợ TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 331 Số tiền phải trả ngời bán

-nếu do ghi sót trong quá trình nhập kho, tuỳ theo nguyên nhân mà kế toán phản ảnh nh các trờng hợp nhập kho ở trên

3.2/ Kế toán xuất kho NVL

Khi xuất kho NVL kế toán ghi có TK 152 Tuỳ theo mục đích xuất ghi nợ các tài khoản có liên quan

*Trờng hợp xuất kho NVL sử dụng phục vụ sản xuất kinh doanh Nợ TK 621,641,627,642

Có TK 152 Trị giá NVL xuất dùng

*XuÊt NVL ®em gãp vèn liªn doanh

Theo phơng pháp này quá trình hạch toán NVL đợc tiến hành trên TK

-Mua NVL thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT

KÕ to¸n tÝnh vµ kÕt chuyÓn trÞ gi¸ NVL xuÊt dïng trong kú

TrÞ gi¸ NVL xuÊt dïng= Gi¸ trÞ NVL cßn l¹i ®Çu kú+ Gi¸ trÞ NVL nhËp trong kú- Gi¸ trÞ NVL cßn l¹i cuèi kú

tại công ty xây dựng Sông Đà II

1/ Khái quát về công ty

Công ty xây dựng Sông đà II là đơn vị trực thuộc của tổng công ty xây dựng Sông Đà đặt trụ sở tại phờng Quang trung thị xã Hà Đông Hiện nay công ty có hơn 2200 cán bộ công nhân viên đợc chia thành 8 đơn vị trực thuộc:

-Chi nhánh tại Hà nội - Chi nhánh tại Hoà Bình - Xí nghiệp 2

- Xí nghiệp 3

- Xí nghiệp xây dựng cầu đờng

- Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng - Đội hoàn thiện cao cấp

- Đội trắc đạc 2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý khối cơ quan gồm có:

-Giám đốc công ty

-Phó giám đốc phụ trách thi công -Phó giám đốc phụ trách vật t thiết bị -Phòng tổ chức lao động

-Phòng kỹ thuật chất lợng -Phòng kinh tế kế hoạch -Phòng vật t thiết bị

-Phòng kế toán tổ chức 3/Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Công ty xây dựng Sông Đà II là doanh nghiệp có qui mô lớn, phạm vi hoạt động rộng Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý công ty vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán nửa tập trung, nửa phân tán Hình thức áp dụng là kế toán nhật ký chung và phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu.Bộ máy kế toán gồm 24 ngời đợc phân công công tác nh sau:

*Phòng kế toán công ty gồm 6 ngời -Kế toán trởng công ty

-Phó phòng kế toán tổ chức công ty

-Một kế toán theo dõi tài sản cố định và vốn chủ sở hữu -Một kế toán theo dõi thanh toán

-Một kế toán theo dõi các phần còn lại -Một thủ quĩ

*Kế toán xí nghiệp trực thuộc

-Xí nghiệp 2: 1 kế toán -Xí nghiệp 3 : 1 kế toán

-Xí nghiệp sản xuất vật liệu: 1 kế toán -Xí nghiệp xây dựng cầu đờng: 1 kế toán -Chi nhánh Hà nội : 1 kế toán

*Phòng kế toán tài chính Hoà bình

-Cơ quan chi nhánh: Kế toán trởng và 6 nhân viên -Các xí nghiệp trực thuộc chi nhánh

-Xí nghiệp xây lắp và thi công cơ giới:1 kế toán