án Quản lý đường tới hạn cho phép theo dõi kỳ hạn cơng việc, nhanh chóng đề phương án đảm bảo cơng việc hồn thành thời hạn Các vấn đề liên quan đến chất lượng, hợp đồng mua sắm phải theo dõi cách kỹ Quan trọng hơn, Giám đốc dự án phải làm việc quản lý thành viên đội dự án người bình thường khác đội dự án Thông qua việc theo dõi, giám sát quy mô tổng thể đảm bảo dự án đạt mục tiêu ban đầu Trong số trường hợp khẩn cấp, Giám đốc dự án phải cân đối thời gian, chất lượng, nguồn lực để đưa định kịp thời sở đánh đổi mục tiêu trung gian, nhằm đảm bảo mục tiêu dự án Các dự án CNTT thường phức tạp, khơng phải mà khó kiểm sốt Chính chất chuyển động thay đổi làm cho dự án CNTT thường có nhiều biến động Chủ đề giới thiệu phương pháp nhân tố để giám sát dự án hiệu suốt trình thực Quản lý dự án CNTT việc sang sông bắc bè Nếu khơng chăm theo dịng chảy bạn lật bè, đội bị lạnh giá, ướt phải cố ngoi lên mặt nước để tìm lấy nguồn khơng khí Một điều tối quan trọng dự án CNTT phải điều khiển diễn Cho dù áp dụng giải pháp hàng triệu đô la hay đơn giản với giấy bút chì, bạn phải vạch chiến lược để thường xuyên thu thập phân tích thơng tin quan trọng dự án Chủ đề giúp phát triển chiến lược giám sát trì dự án - Chủ động giám sát dự án - Vạch chiến lược theo dõi ủng hộ nhà tài trợ cổ đông - Vạch chiến lược cho kênh truyền thông - Vạch chiến lược cho phương pháp tiêu chuẩn - Vạch chiến lược giám sát việc tuân thủ quy tắc đề - Xác lập hệ thống thông tin để theo dõi - Xác định dấu hiệu rủi ro a) Giám sát trì Các kỹ quan trọng để quản lý q trình thực dự án chủ động giám sát thành phần dự án quản lý thời gian thật chặt chẽ Thông tin thành phần dự án khó tưởng tượng ngồi chỗ mà bạn phải đi, quan sát, hỏi han kiểm tra Xác định chuỗi hành động hiệu chỉnh cách lập tiêu đánh giá quy trình để giám sát tiêu Tập trung vào biến động, đặt ngưỡng với dấu hiệu rủi ro để kiểm sốt tình xấu xảy Khi ngưỡng giới hạn bị vượt, phải xác minh có kế hoạch lập sẵn để đối phó với biến động hay chưa? Nếu có thực kế hoạch Nếu chưa có kế hoạch, đưa phưng hướng hành động kịp thời hợp lý để thự Cuối chuỗi hành động hiệu chỉnh phải đảm bảo biến động giải cách tốt đẹp, cách quay trở lại quy trình giám sát Hình 2-8 minh hoạ chuỗi hành động hiệu chỉnh đẻ giám sát trì dự án cách đặn 29 Đặt tiêu đánh giá giám sát Xác định dấu hiệu rủi ro Các ngưỡng giới hạn bị vượt Lập lại kế hoạch dự án Vạch phưng hướng hành động Bắt đầu hành động hiệu chỉnh để lập lại kế hoạch Tiến hành Hình 2-8 Giám sát trì dự án b) Giám sát dự án cách đặn Do chất phức tạp hay thay đổi dự án CNTT, cần phải vạch tiêu chí để thường xun thu thập phân tích thơng tin quan trọng dự án suốt trình thực kế hoạch Chỉ dẫn: 30 Để giám sát dự án, hay thực bước sau: - Luôn chủ động giám sát dự án - Vạch chiến lược trì giám sát hỗ trợ cổ đông nhà tài trợ để đảm bảo nhà tài trợ cổ đông chia sẻ trách nhiệm dự án Đảm bảo việc liên lạc với nhà tài trợ diễn kế hoạch truyền thông dự án Sử dụng kênh truyền thơng thức khơng thức để đảm bảo dự án trì hỗ trợ họ Nếu có mối lo ngại ủng hộ nhà tài trợ bị lung lay, hay xác định nguồn gốc mối lo ngại đó, sử dụng kỹ giao tiếp để cố gắng lơi kéo lại ủng hộ đó, xác định nhân tố liên quan ảnh hưởng, cố gắng cân tác động tiêu cự mà nhà tài trợ ý - Vạch chiến lược trì theo dõi kênh truyền thông để chắn phần nội dung, kênh tần suất đặt trước hoạt động - Vạch chiến lược trì giám sát quy trình kiểm sốt để đảm bảo phạm vi dự án không bị mở rộng so với lịch trình, kinh phí - Vạch chiến lược trì giám sát phưng pháp tiêu chuẩn đưa kế hoạch chất lượng dự án để đảm bảo dự án tuân thủ phưng pháp tiêu chuẩn đặt Phân công cho thành viên dự án chịu trách nhiệm phương pháp tiêu chuẩn, sau kiểm tra tuân thủ phương pháp tiêu chuẩn - Vạch chiến lược trì giám sát việc tuân thủ nguyên tắc tiêu chuẩn ngành Nếu cần thiết, hay nhờ trợ giúp ban pháp luật Các nhóm chun mơn thường đưa nguồn thông tin khác tiêu chuẩn ngành - Xác lập phát triển hệ thống thơng tin nhằm theo dõi lịch trình, chi phí, rủi ro tiêu đánh giá chất lượng Hay sử dụng hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) bạn có quyền truy cập Nếu khơng, cần phải sử dụng kết hợp bảng tính phần mềm sở liệu (CSDL) Xem xét việc sử dụng mạng nội để trợ giúp việc truy cập phổ biến sở liệu - Xác định dấu hiệu rủi ro cho thành phần dự án, giữ cho thành phần ln nằm gần với ngưỡng giới hạn đặt Ví dụ: Trong dự án triển khai hệ thống kế toán, giám đốc dự án chọn phưng pháp quản lý ngoại lệ để quản lý dự án với nhiều dự án nhỏ thực đồng thời Bà lập hệ thống kiểm tra kép để so sánh kết kiểm tra hệ thống kế toán với số hệ thống chức kế tốn bảng thử tính chất đắn xác tài khoản, tổng kế tốn thu AR, tổng kế toán chi AP v.v Đồng thời, bà xác định dấu hiệu rủi ro để biến động kinh phí lịch trình Bà sử dụng Hệ thống thơng tin quản lý dự án (PMIS) để thiết lập cho dấu hiệu rủi ro đưa cảnh báo vượt ngưỡng chất lượng phạm vi Bà lập kế hoạch kiểm soát biến động đặt ưu tiên cao thực kiểm định để đảm bảo phương pháp tiêu chuẩn đặt sử dụng Hơn nữa, bà tổ chức họp dự án hai tuần lần chế dự bị để phát dấu hiệu vấn đề đảm bảo đội dự án làm việc với hiệu cao Đối với kế hoạch truyền thông, bà gặp gỡ nhà tài trợ hàng tháng để đảm bảo trợ giúp liên 31 tục nhà tàI trợ; đồng thời, tổ chức buổi họp, báo cáo hiệu suất dự án với cổ đơng nhằm trì quan tâm họ đến dự án trả lời tất vấn đề mà họ lo ngại KIỂM SOÁT CÁC THAY ĐỔI TỔNG THỂ - Nguyên tắc quản lý thay đổi Vị trí quy trình kiểm sốt quy trình dự án Kỹ thuật kiểm sốt Trong phần này, xem xét cách theo dõi, đánh giá thực hoạt động điều chỉnh Để trở thành Giám đốc dự án IT thành cơng, u cầu quan trọng khả kiểm sốt tiến triển dự án hướng tới kết đề Hiển nhiên việc theo dõi tiến triển dựa kế hoạch tồi đặc biệt khó khăn Vì vậy, kế hoạch tồn diện kỹ lưỡng, dễ dàng kiểm soát dự án 3.1 Nguyên tắc quản lý thay đổi Quản lý yêu cầu thay đổi quan trọng việc ngăn chặn thay đổi ý muốn khơng đáng phạm vi dự án, gọi bùng phát phạm vi Nếu quy trình quản lý thay đổi nặng nề cồng kềnh người làm hỏng Nếu quy trình thay đổi lỏng lẻo dự án ngồi kiểm sốt Trong suốt quy trình khởi tạo dự án, trọng tâm bạn nên đảm bảo thủ tục quản lý thay đổi đặt vị trí Các nguyên tắc giúp bạn đảm bảo thủ tục bạn thích hợp Nguyên tắc Quản lý thay đổi phải tuân theo nguyên tắc sau: a Cố gắng để giữ tất yêu cầu thay đổi - Xác lập mẫu yêu cầu thay đổi dễ sử dụng giữ thơng tin ai, gì, đâu, - Xác lập sổ ghi thay đổi cho phép bạn nắm bắt thay đổi theo yêu cầu - Chấp nhận số thu yêu cầu thay đổi cách thích hợp b Sử dụng giác quan thông thường chọn lọc yêu cầu thay đổi - Từ chối yêu cầu thay đổi khơng thể xẩy (Ví dụ chạy chương trình Exchange tảng Oracle) - Từ chối yêu cầu thay đổi cần cho thay đổi vận hành phần dự án (Ví dụ tăng tiền lương) - Từ chối yêu cầu thay đổi cần cho thay đổi sở vật chất phần dự án (Ví dụ bàn làm việc máy tính xách tay) c Đảm bảo thay đổi theo yêu cầu giải phạm vi dự án cấu trúc dự án hay kiểm soát: - Thay đổi theo yêu cầu có trọng vào yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật chức hay không? - Thay đổi theo yêu cầu cần cho phần chuyển giao có thêm vào hay khơng? - Thay đổi theo yêu cầu có cần cho thay đổi phần chuyển giao dự án hay khơng? Điều cần phải thương lượng với khách hàng trước chấp thuận d Đảm bảo ảnh hưởng thay đổi phác thảo rõ ràng: 32 - Ảnh hưởng thay đổi lên lịch trình gì? - Ảnh hưởng thay đổi lên chi phí gì? - Ảnh hưởng thay đổi lên chất lượng gì? - Ảnh hưởng thay đổi lên tính gì? e Đưa người thích hợp tham gia: - Nếu thay đổi có tác động nhỏ giám đốc dự án có quyền phê duyệt - Nếu thay đổi thiết thực không tác động tới chi phí hay lịch trình tham gia nhà tài trợ khơng thích hợp - Nếu thay đổi lớn đưa đối tượng liên quan dự án, nhà tài trợ đội dự án tham gia vào định f Đảm bảo yêu cầu thay đổi cấp phép thức trước tiếp tục: - Lấy chữ ký nhà tài trợ báo cáo ảnh hưởng tất yêu cầu thay đổi lớn g Đảm bảo tất đối tượng liên quan dự án chính/ đội ngũ thành viên thơng báo cách giải thay đổi h Đảm bảo đội dự án, đối tượng liên quan dự án nhà tài trợ nhận thức thay đổi diễn i Đảm bảo lịch trình, kinh phí hay đặc điểm kỹ thuật dự án điều chỉnh để phản ánh thay đổi cho phép Lập kế hoạch lại bao gồm việc thay đổi, điều không dễ dàng cho nhiều người Một dự án có đà, việc thay đổi tiến trình trở thành khó khăn; bạn thường đối diện với kháng cự Quản lí thay đổi giúp bạn vượt qua kháng cự Mục đích quản lí thay đổi để tạo thay đổi cách thức làm tối thiểu hoá tác động tiêu cực lên suất Một bước quản lí thay đổi chuẩn bị cho người thay đổi Điều có nghĩa không làm cho họ ngạc nhiên hay cảnh giác Nếu bạn khơng chuẩn bị cho họ, bạn phải đối diện với khácng cự họ Thay người vắng mặt hai cách người diễn đạt việc không chấp thuận thay đổi Các cách khác bao gồm việc phá hoại thay đổi (như khơng tn thủ nó) tìm cách khác để thay đổi Có nhiều cách để chuẩn bị cho người thay đổi Trước hết bạn nên cố gắng có tham dự người bị ảnh hưởng thay đổi Chẳng hạn, bạn thay đổi cấu trúc phân việc, xác định bị ảnh hưởng thay đổi thu hút lấy phản hồi họ Ngoài ra, yêu cầu có chữ kí họ vào tài liệu thích hợp để ghi lại chấp thuận họ vào ước lượng, vào phát biểu công việc, vào tài liệu quan trọng khác Có tham gia họ, bạn làm lộ đối lập tiềm Hơn nữa, cố gắng trao đổi cởi mở lẫn phân cấp quản lý, dây chuyền huy sau với khách hàng Hãy nói thẳng với bên thay đổi Chỉ chút xíu hồi nghi nảy sinh động niềm tin vào bạn bạn phải đối diện với việc có hỗ trợ cho kế hoạch Bên cạnh đó, chuẩn bị cho người kế hoạch Hãy tránh làm ngạc nhiên để loại trừ kháng cự Hãy tổ chức buổi huấn luyện "nhỏ" kế hoạch mới, làm sáng tỏ điều thay đổi không thay đổi Hãy trao cho người tài liệu để dùng Để cho họ biết 33 cần tiếp xúc với mà hỏi Hãy loại bỏ thật nhiều chướng ngại cho thay đổi trước phát huy tác dụng Nói tóm lại, chuẩn bị trước thực thay đổi Bạn phải thuyết phục thay đổi Mọi người chấp nhận thay đổi họ nhận ích lợi vấn đề chi phí để trì ngun trạng Việc thuyết phục có hiệu làm cho người nghĩ họ cần thay đổi Bạn cần giải thích, theo viễn cảnh họ, thay đổi lại cần thiết cho tổ dự án Bạn nên tránh việc gây cho họ ấn tượng thay đổi có nghĩa cải tiến chốc lát diễn êm thấm Bạn nên nói khó khăn phát sinh nêu gợi ý để vượt qua chúng Là người quản lí dự án, bạn cần kiên nhẫn giải cho thay đổi, việc giải tính động địi hỏi phải cố gắng lớn Không phải thứ theo kế hoạch bạn; thực vậy, kế hoạch bạn lại cần xem xét lại Về mặt tâm lí bạn cần thích ứng với việc giải dồn nén kèm với thay đổi Bạn dùng áp lực ngang quyền để thiết lập thay đổi Thỉnh thoảng, người tham gia dự án chống lại thay đổi dự án Họ làm gây chướng ngại cho thay đổi Việc dùng áp lực ngang quyền thường biến chuyển tâm trí bướng bỉnh Nếu người khác ủng hộ cho thay đổi chẳng hạn, họ thuyết phục hộ bạn áp lực ngang quyền vũ khí mạnh để thúc đẩy người đồng ý với ý muốn bạn Nếu chống đối tiếp tục, làm điều mà hầu hết người làm đối diện với tường gạch; vịng qua đập vỡ Bạn phải nhận việc thay đổi yêu cầu ba bên tham dự: tổ bạn, cấp quản lí bạn khách hàng Khơng có hỗ trợ họ bạn thấy thực thay đổi khó khăn Nếu bạn đổi lịch biểu mà khơng có tán thành khách hàng chẳng hạn, bạn có lẽ thiếu hợp tác đối diện với kiện tụng Nếu bạn không tư vấn tổ dự án mình, bạn thấy số thành viên cảm thấy "con tốt đen" trở nên xa lánh hậu thực công việc với mức độ suy giảm Nếu bạn không tư vấn quản lí cấp trên, họ cảm thấy bị coi thường đáp ứng việc giảm hỗ trợ trị tài tương lai Cuối cùng, nhớ việc quản lí thay đổi tốt địi hỏi chơi trị trị Một thay đổi tỏ tốt theo nghĩa kĩ thuật, hợp lí Nhưng điều khơng đủ để thực thay đổi có hiệu Bạn phải nhận thay đổi có hiệu bao gồm vai trị Bạn có ba vai trị cần giải với việc quản lí thay đổi: mục tiêu thay đổi, người tài trợ thay đổi tác nhân thay đổi Mục tiêu thay đổi, điều người, nơi chốn, tổ chức, hay vật, đối tượng thay đổi Mục tiêu thay đổi đáp ứng cho thay đổi mức độ biến thiên Mục tiêu thay đổi khách hàng hay tổ dự án Trong số hồn cảnh, quản lí cấp cao Người tài trợ thay đổi hay nhiều người hay tổ chức Nó cung cấp "sức lực" để thực thay đổi Người tài trợ trợ giúp việc công bố hỗ trợ cho thay đổi Về bản, người tài trợ thay đổi tới từ quản lí cấp cao Tác nhân thay đổi người, nhóm hay tổ chức Nó thực tế lập kế hoạch, tổ chức thực thay đổi, làm việc chất xúc tác cho thay đổi Người quản lí dự án, vị trí mình, thường tác nhân thay đổi 34 3.2 Vị trí quy trình kiểm sốt quy trình dự án Một kế hoạch toàn diện đề cập mục (1) chương liệt kê nhiều lĩnh vực, đối tượng cần tổ chức quản lý chặt chẽ thời gian, chi phí nguồn lực khn khổ phạm vi xác định Quá trình thực kế hoạch bám sát đối tượng theo quy trình kiểm sốt để nắm tình trạng tiêu hao nguồn lực, tiến độ phát triển định biên cho phép đối tượng quản lý Các quy trình kiểm sốt phải tiến hành phần lớn vòng đời dự án Khi chi phí, lịch trình chất lượng phê duyệt, Giám đốc dự án phải xây dựng cách thức để đội dự án theo thực giám sát, tính tốn điểu chỉnh hiệu suất Khi dự án tăng tiến độ, kiểm sốt phát huy khả thơng qua việc giám sát tình hình sử dụng quỹ thời gian, tiền bạc nguồn lực theo kế hoạch Trong công tác này, Giám đốc dự án phải chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ, bảo đảm hành động hiệu chỉnh thay đổi kế hoạch dự án phản hồi suốt quy trình hoạch định, thực thay đổi mang lại lợi ích hiệu Các quy trình tiếp tục lặp lại suốt vòng đời dự án Sự tương tác việc hoạch định, thực thi kiểm sốt dự án giúp đảm bảo thơng tin cập nhật thông suốt Công tác kiểm sốt thay đổi tổng thể kiểm sốt quy trình nhằm lập bảng báo cáo cơng việc, Phiếu yêu cầu thay đổi, Hồ sơ dự án, Các cải tiến chất lượng đề xuất hợp đồng Vị trí kiểm sốt thay đổi thấy rõ hình sau: Khởi tạo quy trình Hoạch định quy trình Thực quy trình Kiểm sốt quy trình Kết thúc quy trình Hình 2-9 Vị trí quy trình kiểm sốt Các q trình xảy kiểm sốt dự án: - Các báo cáo hiệu suất: thu tập truyền đạt thông tin liên quan đến trạng tiến độ dự án, dự đoán tiến độ theo thời gian Báo cáo hiệu suất cho Giám đốc dự án thành viên đội dự án nhìn tổng thể tiến độ dự án liên quan đến tiến độ hoạch định 35 - Các yêu cầu thay đổi: Bất kỳ yêu cầu thức nhằm thay đổi thông số kỹ thuật cho cơng việc dự án Trong quy trình khởi tạo, chấp nhận thực yêu cầu thay đổi xác định hệ thống kiểm soát thay đổi Chắc chắn yêu cầu thay đổi dẫn đến chuỗi kiện – cần phải thay đổi WBS với lịch trình, ngân sách, phân bổ nguồn lực, quy định phạm vi, thông số chất lượng … Điều quan trọng yêu cầu thay đổi giải theo thủ tục xem xét, phân tích dẫn chứng tài liệu xác định rõ ràng - Cập nhật kế hoạch dự án: đảm bảo kế hoạch dự án phản ánh mục tiêu mới, thông số mới, sở lịch trình chi phí mới, chúng phần quan trọng quy trình kiểm sốt thay đổi tổng thể Nếu khơng có cập nhật kịp thời xác, thành viên đội dự án cung cấp đánh giá trạng hiệu suất dự án Việc cập nhật kế hoạch dự án phải truyền đạt rõ ràng cho nhà tài trợ, khách hàng đối tượng liên quan đến dự án - Hoạt động hiệu chỉnh: hoạt động đưa dự án trở lại kế hoạch dự án 3.3 Kỹ thuật kiểm soát Định nghĩa: kỹ thuật kiểm sốt cơng cụ kỹ thuật mà giám đốc dự án sử dụng để kiểm soát việc thực dự án: - Đánh giá hiệu suất - Phân tích biến động lịch trình, chi phí hiệu suất - Phân tích giá trị thu - Phân tích xu hướng kiểm tra kết dự án theo thời gian để xác định xem hiệu suất có cải thiện khơng hay Có thể dùng để dự báo hiệu suất tương lai Tóm lại Việc quản lí dự án khơng dễ dàng Bạn xây dựng kế hoạch tốt giới thất bại Rất thường thất bại nảy sinh từ việc khơng quản lí dự án theo kế hoạch gốc Người quản lí dự án hiệu phải biết hoạt động lạc với kế hoạch Nếu bạn ý dự án lạc với kế hoạch, tiến hành hoạt động cần thiết để thu lại kiểm sốt Nếu bạn thấy kế hoạch khơng cịn liên quan nữa, lập kế hoạch lại TÓM TẮT NỘI DUNG CHƯƠNG Trong này, bạn trang bị kiến thức tính chỉnh thể dự án, nhìn toàn diện dự án sở kế hoạch toàn diện: Triển khai kế hoạch - Giới thiệu đối tượng, lĩnh vực quản lý kế hoạch dự án - Cấu trúc phân rã chi tiết công việc (WBS) - Các thành phần kế hoạch dự án toàn diện Thực thi kế hoạch - Giám sát trì - Giám sát cách đặn Kiểm soát thay đổi tổng thể 36 - Nguyên tắc quản lý thay đổi - Vị trí quy trình kiểm sốt quy trình dự án - Kỹ thuật kiểm soát BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Cái chi tiết hoá tài liệu lập kế hoạch dự án giám đốc án? A Hiệu suất đánh B Các chứng nhận kỹ thuật tổ chức C Lịch trình nghỉ D Tên đội ngũ thành viên dự án Điều sau kết có hiệu lực quy trình quản lý thay đổi? A Giảm tới mức tối thiểu mát suất suốt dự án B Cấm hoàn toàn thay đổi phạm vi suốt toàn dự án C Khuyến khích thay đổi thường xun suốt vịng đời dự án D Cân rủi ro chi phí dự án Các nhà tài trợ dự án có ảnh hưởng lớn đến phạm vi, chất lượng, thời đoạn chi phí dự án suốt giai đoạn nào? A Giai đoạn lập kế hoạch B Giai đoạn thực thi C Giai đoạn hoàn thiện D Giai đoạn xây dựng Đánh giá điểm kiểm soát kế hoạch dự án ra: A Báo cáo trạng thái đến kỳ hạn B Các định hay khơng C Cuộc họp kiểm sốt thay đổi D Ngày tháng cho người sử dụng ký kết hoàn tất theo kế hoạch Dự án thực tốt theo kinh phí; nhiên để đáp ứng phần chuyển giao khách hàng ngày tháng chuyển giao tới khách hàng bị muộn tuần Khơng có nguồn lực phụ phân cơng cho dự án Giám đốc dự án nên làm gì? A Thay đổi phạm vi đặc tính khách hàng để chuyển giao sản phẩm vào ngày tháng chuyển giao hứa B Thông báo cho khách hàng việc trễ hạn tìm kiếm ủng hộ thích hợp tài liệu C Tuân theo quy trình thay đổi phác thảo quy định dự án D Khi dự án nằm giới hạn kinh phí bạn làm Trong tình giám đốc dự án yêu cầu phải gửi yêu cầu thay đổi tới nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án A Thời điểm yêu cầu thay đổi xét duyệt B Khi chi phí vượt độ biến động cho phép theo kinh phí 37 C Khi khơng có lựa chọn khả thi D Khi khách hàng đồng ý thay đổi Giám đốc dự án khám phá vấn đề với môđun thống kê dự án Các số đo ghi rõ cho đơn vị của Mỹ nhà lập trình nước ngồi sử dụng đơn vị quốc tế Vấn đề tránh chỗ dự án? A Lập kế hoạch dự án B Kiểm thử dự án C Kiểm sốt dự án D Quay vịng dự án Như phận định nghĩa phạm vi tổng thể lập kế hoạch dự án giai đoạn khởi tạo dự án, quy định dự án bảng kê công việc yêu cầu giám đốc dự án phải: A Nghiên cứu quy định cụ thể ngành ảnh hưởng dự án B Đạt trí đội ngũ thành viên nhiệm vụ thời đoạn C Xây dựng cấu trúc chi tiết cơng việc cách chi tiết D Tính đến dự phòng cho điều chưa biết Trong giai đoạn lập kế hoạch, tiền cần phải dự thảo ngân sách cho điều sau sau nhiệm vụ hoàn thiện? A Lập kế hoạch lại B Duy trì C Kiểm sốt thay đổi phạm vi dự án D Quản lý cấu hình 10 Khi định thiếu sót xẩy vòng đời dự án? A Sau kiểm thử chấp thuận sản phẩm diễn B Ngay thiếu sót phát C Bất thời điểm suốt vòng đời dự án trước chuyển giao xác định kế hoạch dự án 11 Quy định dự án tài liệu mức độ cao ban đầu xây dựng giai đoạn lập kế hoạch Hai thành phần quy định dự án gì? (Chọn 2) A Các đối tượng liên quan dự án B Phạm vi dự án C Kế hoạch kiểm thử hệ thống D Kế hoạch triển khai hệ thống E Kế hoạch kiến trúc nghiệp vụ F Các yêu cầu phần cứng phần mềm 12 Ba thành phần phận kế hoạch dự án? (Chọn 3) A Kế hoạch kiểm tra B Kế hoạch đào tạo C Nguồn lực dự định D Các chi tiết kỹ thuật thiết kế 38 Quy định phạm vi dẫn bạn hỏi liệu chuyện xảy ra, liệu lỗi có sửa chữa hay khơng, liệu đặc tính có tạo hay khơng, liệu giao diện có thay đổi hay khơng, hay liệu họ có đào tạo hay không Quy định phạm vi dùng làm kiểm tra khắt khe yêu cầu thay đổi mà bạn nhận Trong dự án cơng nghệ thơng tin bùng phát phạm vi ngăn chặn Thảo quy định phạm vi cơng việc khó khăn buồn tẻ ngăn chặn bùng phát phạm vi khơng kiểm sốt Ràng buộc tam giác Định nghĩa: Ràng buộc tam giác quản lý dự án hạn chế phải cân để đạt thành công dự án Ba ràng buộc thơng thường thời gian, chi phí hay nguồn lực chất lượng Các dự án có mục tiêu ba chiều hoàn thành dự án vào thời điểm, kinh phí đạt chất lượng theo yêu cầu Như bạn thấy hình 3.1, thay đổi ràng buộc kéo theo thay đổi ràng buộc khác Hình 3.1: Ràng buộc tam giác Ví dụ: Phong giám đốc dự án phát triển Web mà nhà tài trợ bắt buộc hoàn thành ba tháng Anh biết hồn tất dự án khoảng thời gian anh có nguồn lực có giá trị lập trình viên Java cao cấp nhóm Để bảo vệ thân tránh mát xảy nguồn lực này, anh thông báo rủi ro tài liệu phạm vi tính đến dự phòng, cảnh báo cho nhà tài trợ tiềm phí thêm tiền cho nguồn lực kỹ để đưa dự án đến thời gian chất lượng theo lý thuyết Tam giác thép trog IT - Định nghĩa - Đàm phán thoả hiệp - Sự tương tự Có lẽ sai lầm thường gặp bạn làm nhiều hơn, Nhiều giám đốc dự án công nghệ thông tin theo biết thành ngữ sử dụng thái 42 hiển nhiên sai thiếu mơ hình trí tuệ để vạch trần Mơ hình xây dựng hạn chế quản lý dự án thông thường ràng buộc tam giác sử dụng nguyên lý hình học đơn giản để thể chất mối quan hệ thoả hiệp thật phạm vi dự án thời gian, nguồn lực phương trình chất lượng Mơ gọi “Tam giác thép IT” khơng thể bị bẻ cong hay xoắn lại lập luận hay mơ tưởng Định nghĩa: Tam giác thép tiền đề quản lý dự án công nghệ thông tin phát biểu ba ràng buộc dự án bát kỳ thời gian, nguồn lực chất lượng thay đổi mối ràng buộc kéo theo thay đổi hai ràng buộc lại phạm vi dự án để tạo nên khác biệt Ràng buộc quản lý dự án công nghệ thông tin nguồn lực so với chi phí Các nguồn lực kỹ cần cho dự án sở vật chất vốn cần đến phức tạp nhiều so với thứ tính riêng chi phí Tiền bạc khơng thể lúc mua người thích hợp vào thời điểm thích hợp, khơng cung cấp sở vật chất phức tạp với thông báo nhỏ Đàm phán thoả hiệp Làm cân tăng hiệu quả, sử dụng nguồn lực khan hiếm, thêm chi phí phụ tính sản phẩm ln ln thách thức Chìa khố để trì cân phát biến động sớm Điều giúp giám đốc dự án phân tích lựa chọn xác định xem thoả hiệp dẫn đến tối ưu hiệu suất tổng thể Quan trọng truyền đạt với khách hàng nhà tài trợ để đảm bảo có hợp đồng ưu tiên dự án thực thoả hiệp Sự tương tự hay gọi đánh đổi mục tiêu Ba ràng buộc thời gian, nguồn lực chất lượng hoạt động tạo thành cạnh tam giác Phạm vi dự án Diện tích tam giác Nếu phạm vi hay diện tích khơng thay đổi biến đổi giá trị ba cạnh yêu cầu biến đổi hai cạnh lại Nếu diện tích tam giác mở rộng hay thu nhỏ lại cạnh tạo nên tam giác phải mở rộng hay thu nhỏ lại phù hợp tính tốn thực tế Ví dụ: Một hãng sản xuất muốn nâng cấp 100 máy tính để bàn phận bán hàng thành máy tính xách tay quản lý xác lập thời hạn cuối 20 ngày nghiệp vụ Dự án giao cho phận công nghệ thông tin giao trực tiếp cho Hiếu, chuyên gia hỗ trợ hình nền, Hiếu nâng cấp hai máy tính xách tay ngày phận bán hàng cho biết máy tính xách tay có u cầu cài đặt y hệt máy tính để bàn họ có tất phần mềm cài đặt cá nhân Căn vào điều kiện tại, Hiếu 50 ngày để hoàn tất dự án Thậm chí Hiếu làm việc 12 ngày 30 ngày liên tục hồn thành 90 máy tính xách tay vào thời hạn cuối Như bạn thấy hình 3.2, thật rõ rang diện tích bề mặt tam giác, phạm vi lớn nhiều so với ba cạnh thời gian, nguồn lực chất lượng Dự án thất bại, nhiên sử dụng tam giác thép dung để đưa đến trạng thái cân - Thời gian: 20 ngày nghiệp vụ 30 ngày dương lịch - Nguồn lực: Hiếu nguồn lực cho dự án vi mô - Chất lượng: Mỗi máy tính xách tay phải giống y hệt máy tính để bàn 43 Hình 3.2: Tam giác thép thiếu cân Để điều hoà khác này, đội quản lý có ba lựa chọn: - Thời gian: Thời hạn cuối cho dự án kéo dài để phù hợp với 50 ngày mà Hiếu u cầu - Ngn lực: Có thể thêm vào dự án người thứ hai Hiếu cung cấp tiền cần để mua công cụ tưởng tượng cho phép thực máy tính xách tay ngày - Chất lượng/ Tính năng: Người bán hàng phải làm lại cài đặt cá nhân họ Khơng có lựa chọn hay sai Điều thực làm trái tam giác thép chẳng làm Ma trận trách nhiệm: Rất phổ biến với dự án bao gồm nhà cung cấp lớn đối tác chiến lược biết Có thể khó để hiểu rõ xem thực dẫn đến hiểu lầm sai lầm tai hại Xác định chắn người liên quan, họ đóng vai trị người có quyền thứ định tới thành công dự án công nghệ thông tin Định nghĩa: Ma trận trách nhiệm tài liệu quản lý dự án xác định xem người liên quan đến dự án bên chịu trách nhiệm hoạt động chủ yếu Tài liệu dự định thực chức điểm truyền đạt giúp tránh hiểu lầm sai lầm xem có quyền vấn đề Vai trị khơng giống với trách nhiệm Vai trị cơng việc hồn thành dự án, thường hoàn tất người có vai trị khác thực lúc Trong dự án lớn hay phức tạp ma trận dùng để phần chuyển giao cấu trúc phân việc Ma trận mức độ thấp xây dựng để vai trị gói cơng việc trách nhiệm phần chuyển giao Ví dụ: 44 Bảng 3.1 ma trận gán trách nhiệm cho dự án xây dựng bảng cắm Chú ý trách nhiệm đặt theo chiều dọc vai trò đặt theo chiều ngang tính từ đỉnh Giám đốc dự án Giám đốc kỹ thuật Giám đốc đảm bảo chất lượng Xây dựng kế hoạch chi tiết S A P P Sản xuất bảng cắm S A P P Thử nghiệm bảng cắm S P A P Sắp xếp yếu tố S P P Tập hợp S P= Người tham gia A P A= Chịu trách nhiệm Giám đốc thu mua Giám đốc sản xuất P A S= Ký kết hoàn tất yêu cầu Bảng 3.1: Ma trận gán trách nhiệm Tính tăng trưởng dự án Viện quản lý dự án Mỹ xác lập định nghĩa dự án khung kiến thức quản lý dự án (PMBOK) Tuy nhiên định nghĩa có phạm vi dự án rộng, thay đổi lớn quy mô tính phức tạp chúng Giám đốc cơng nghệ thơng tin phải giải thứ từ lúc khánh thành văn phòng chi nhánh việc triển khai hệ thống quản lý chuỗi cung cấp ba năm thứ hai q trình Hiểu rõ cách phân loại quy mơ dự án giúp bạn thảo quy định phạm vi hiệu Định Nghĩa: Theo mục đích lập kế hoạch, dự án phân loại sau: - Thêm/Chuyển/thay đổi dự án (đối với dự án phần mềm gọi mở rộng/nâng cấp/phát triển mới)- Sự kết hợp số lớn thêm/ chuyển/ thay đổi thông thường xem nhiệm vụ vận hành dự án Phần thêm vào bao gồm hệ thống phụ yếu tố hệ thống; phần chuyển gồm có hệ thống chuyển đổi tự nhiên việc tổ chức lại phận hay chuyển tới sở vật chất mới; thay đổi bao gồm thay đổi cấu hình phần mềm / trang thiết bị - Dự án vi mô- Các dự án nhiều 2000 lao động 250.000 đơla để hồn tất - Dự án vĩ mơ- Các dự án 2000 lao động 250.000 đơla để hồn tất Tỉ lệ thời gian dùng quy trình lập kế hoạch số lượng tài liệu kiểm soát đưa nên vẽ theo tỉ lệ tương quan trực tiếp với kích thước độ phức tạp dự án Trong dự án nhỏ phức tạp nhiều tài liệu dự án sát nhập tài liệu phạm vi (Ví dụ thay máy tính xách tay thường xem nhiệm vụ vận hành thay 3000 30 ngày quản lý dự án) Kế hoạch dự án tích hợp Một số giám đốc dự án bị người xem việc phát triển kế hoạch dự án tiến triển mạnh không cần thiết, cho khơng có khả phân tích Mặt khác giám đốc dự án công nghệ thông tin kỳ cựu hợp lý thống kê cho câu châm ngôn mà không 45 lập kế hoạch thất bại, họ thất bại việc lập kế hoạch Thực tế hai phía hai phía sai Tài liệu kiểm soát dự án cần phải phù hợp với loại dự án trước mắt Định nghĩa: Kế hoạch dự án tích hợp tài liệu kiểm soát dự án dùng cho dự án vi mô kết hợp Quy định phạm vi yếu tố kế hoạch dự án lớn Kế hoạch dự án tích hợp bao gồm yếu tố sau: - Quy định phạm vi - Tôn dự án - Cấu trúc phân việc - Lịch trình dự án - Kinh phí dự án - Tài liệu rủi ro - Kế hoạch truyền thơng Ví dụ: Lập kế hoạch nhiều? Phong giám đốc dự án nâng cấp máy tính để bán 500 lao động Anh ta cần kế hoạch dự án tích hợp khơng muốn cường điệu Rõ ràng kế hoạch dự án 100 trang bị thất bại lớn Thay vào phác thảo kế hoạch 12 đến 15 trang trình bày rõ thứ tính đến khơng tính đến dự án Nó vào chi tiết liệt kê điểm tròn với yêu cầu chức Ví dụ đọc “Cài đặt cá nhân trình duyệt Internet ưa thích khơng lưu lại phần nâng cấp” Tài liệu nói rõ rủi ro kết hợp với dự án mát liệu tập thể máy tính để bàn LẬP KẾ HOẠCH - Thảo quy định phạm vi dự án - Thảo tôn dự án - Thảo bảng kê công việc (SOW) 2.1 Thảo quy định phạm vi dự án Quy định phạm vi dùng để thử mức độ gay go cho yêu cầu thay đổi mà bạn nhận Quy định phạm vi dẫn bạn hỏi liệu điều xảy liệu lỗi có sửa chữa hay khơng, liệu đặc tính có xây dựng hay khơng, liệu giao diện có thay đổi hay khơng hay liệu họ có đào tạo hay không ? Thảo quy định phạm vi cơng việc khó khăn buồn tẻ cần thiết Quy định phạm vi phải có tài liệu yêu cầu nghiên cứu cẩn thận Nguyên tắc: Tập hợp thông tin phù hợp cho kết luận tuân theo nguyên tắc sau: - Đảm bảo loại dự án quy mô dự án xác định rõ: - Xem xét việc sử dụng kế hoạch dự án tích hợp cho dự án thêm / chuyển / thay đổi dự án vi mô - Chuẩn bị cho quy định phạm vi phức tạp lớn cho cá dự án vĩ mô 46 - Đảm bảo phần chuyển giao ranh giới dự án xác định rõ: - Các yêu cầu bắt buộc khơng bắt buộc có xác định rõ hay khơng? Các tiêu chí chấp thuận cho kết chuyển giao phác thảo chưa? - Tài liệu có xác định rõ phần chuyển giao ngôn ngữ không biệt ngữ hay khơng? - Bạn có biết dự án hồn tất khơng? - Tính đến ngày tháng bắt đầu ngày tháng hồn tất theo mục tiêu có thời đoạn tương ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết / ngày tháng bắt đầu / kết thúc - Tài liệu có xác định rõ hồn thành khơng hồn thành phần dự án hay khơng? Tính đến hậu ngày tháng bị trễ hạn theo toàn dự án mốc quan trọng cụ thể Đảm bảo trách nhiệm xác lập rõ: - Mọi người có hiểu chuỗi yêu cầu cho dự án hay không? - Đảm bảo tất bên liên quan hiểu vai trò trách nhiệm họ dự án Cân nhắc việc sử dụng ma trận trách nhiệm Có số quy định hay chuẩn ngành ảnh hưởng tới phần chuyển giao hay khơng? Giao cho nghiên cứu chịu trách nhiệm phạm vi Đảm bảo tam giác thép đặt chỗ: - Tính năng, lịch trình hay kinh phí thương lượng lại để giữ cho dự án theo lịch trình hay kinh phí cần thiết? - Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa khơng? Các phần chuyển giao thực hay khơng? - Các mốc quan trọng đề có ý nghĩa không? - Cái ưu tiên chi phi, lịch trình chất lượng? Ước tính chi phí đề có ý nghĩa khơng? Đảm bảo quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án: - Cẩn thận rủi ro nghiệp vụ điều kiện thị trường xấu khơng trở thành phận quy định rủi ro cho dự án - Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt điều xấu xảy Ví dụ: Hãy kiểm tra lại hãng sản xuất muốn nâng cấp 100 máy tính để bàn phận khách hàng thành máy tính xách tay Dự án giao cho phận công nghệ thông tin giao trực tiếp cho Hiếu, chuyên gia hỗ trợ hình Hiếu xác định dự án vi mơ thêm/ chuyển/ thay đổi thích hợp sử dụng kế hoạch dự án tích hợp Hiếu phác thảo tất phần chuyển giao xác lập nhanh ma trận trách nhiệm Để đặt tam giác thép chỗ, lướt qua vấn đề đồ nguồn lực lịch trình khơng thật có ý nghĩa Trong xây dựng báo cáo rủi ro, Hiếu rủi ro nguồn lực khơng đầy đủ có khả thực cao Tam giác thép phải cân bằng cách xác lập ưu tiên chi phí, lịch trình trách nhiệm xác lập phạn vi thực Bằng cách hiểu tất yếu tố quy định phạm vi tuân theo nguyên tắc Hiếu giải vấn đề tam giác thép trước dự án khỏi cổng 47 Bài tập 3-1: Chuẩn bị thảo quy đinh phạm vi Thời gian hoạt động: 15 phút Mục tiêu: Đánh giá quy mô loại dự án trước xây dựng quy định phạm vi Kịch bản: Với vai trò giám đốc dự án công ty XYZ, bạn chuẩn bị thảo quy định phạm vi cho việc thiết kế lại ứng dụng dịch vụ khách hàng Tuy nhiên, trước bạn thảo quy định bạn cần đánh giá xem loại dự án quy mô Sự khác dự án thêm/ chuyển/ thay đổi, dự án vi mô dự án vĩ mơ gì? Loại dự án Điểm khác Thêm/ chuyển/ thay đổi Cơ cấu không thông thường, xây dựng lại, điều chỉnh sở vật chất cơng nghệ thơng tin (Ví dụ cấp thiết bị vật chất tìư đồng thành sợi cáp quang) Vi mô Dưới 2000 lao động hay 200.000 đôla Vĩ mô Trên 2000 lao động hay nhiều 200.000đơla Quy mơ dự án có ý nghĩa trực tiếp tới số lượng loại tài liệu phải xây dựng quy trình khởi tạo Thảo luận việc sử dụng quy định phạm vi so với kế hoạch dự án Trong dự án nhỏ, quy định phạm vi kế hoạch dự án Trong dự án lớn hơn, quy định phạm vi tính đến phần kế hoạch dự án trình bày chủ đề sau Xác định ba yếu tố tam giác thép tầm quan trọng chúng Ba yếu tố là: Lịch trình, chi phí chất lượng Tam giác thép dùng để giữ cân cho dự án Thay đổi yếu tố phải bù đắp cho yếu tố khác Bài tập 3-2: Thảo quy định phạm vi Thời gian hoạt động: 20 phút Mục tiêu: Sửa chữa thiếu sót quy định phạm vi mẫu (xem phụ lục 1) Kịch bản: Làm việc với phạm vi mẫu, hoàn thành hoạt động sau: Viết phần cho quy đinh phạm vi phác thảo vài giả định kỹ thuật, chức nghiệp vụ xảy Học viên nên phác thảo hai giả định phạm vi Ràng buộc tổ chức cản trở dự án thành công? Viết đoạn phác thảo chúng Một vài ràng buộc tham gia vào hoạt động Về tài chính, thiếu cam kết quản lý, thiếu hoạt động quản lý dự án phù hợp, thiếu giám đốc dự án mua sắm Giám đốc dự án phác thảo nỗ lực dự định không đặt chung vào đồ nguồn lực cho biết nỗ lực phân bổ Giả sử dự án cần nhà phân tích nghiệp vụ, kỹ sư mạng, nhà thiết kế sở liệu người phát triển Web, 48 xây dựng đồ nguồn lực cách thức nguồn lực sử dụng chi phí số 700 nỗ lực Phân tích khơng có đáp ứng Ví dụ số nguồn lực xác lập 50, 200, 300, 150 chi phí 2500 đơla, 15000đơla, 22500đơla, 11250đơla, chi phí cho tổng dự án 51250đôla Nguồn lực Giờ nguồn lực Chi phí Nhà phân tích nghiệp vụ 50đôla Kỹ sư mạng 75đôla Nhà thiết kế sở liệu 75đơla Người phát triể Web Tổng chi phí 75đôla Giả sử dự án theo nguồn lực ưu tiên xác lập chi phí, lịch trình sau đến chất lượng Viết đoạn truyền đạt ưu tiên (xem thêm chương để làm mục này) Học viên nên trình bày lại thứ tự ưu tiên sau truyền đạt thuật ngữ mở rộng để dự án dạng thoả hiêp Quy đinh phạm vi mẫu xác định vai trị người liên quan, khơng phác thảo trách nhiệm cho vị trí Viết mô tả ngắn trách nhiệm cho nhà tài trợ giám đốc dự án Học viên nên xác định nhà tài trợ chủ đầu tư dự án, chịu trách nhiệm đưa phương hướng, kinh phí hỗ trợ trị Giám đốc dự án hiển nhiên chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch dự án, quản lý đội dự án thành công hay thất bại nỗ lực 2.2 Thảo tôn dự án Nghiên cứu ngành có khoảng 20% đến 30% tồn dự án cơng nghệ thơng tin bị huỷ bỏ chúng giai đoạn xây dựng ý tưởng Tơn dự án giúp ngăn chặn điều xẩy với bạn Một hay nhiều người chịu trách nhiệm xây dựng tôn dự án khác nhiều từ tổ chức tới tổ chức khác cuối quan trọng nhiều so với người ký tài liệu Dự án bạn thực có địi hỏi thời gian, nguồn lực hay tiền bạc không? Nếu câu trả lời có bạn cần xây dựng tơn dự án Định nghĩa Tôn dự án tài liệu dự án cấp phép hay phê chuẩn dự án Sự cấp phép quy định từ mức quản lý thích hợp trở lên nên thực tối thiểu ba điều: - Tôn dự án nên đặt tên dự án bổ nhiệm giám đốc dự án - Tôn dự án nên phác thảo yêu cầu nghiệp vụ cho dự án - Tôn dự án nên mô tả yêu cầu chức đưa Bài tập 3-3 Mục đích tơn dự án gì? Mục đích cấp phép cho dự án giúp xác lập ưu tiên nguồn lực Quy định dự án có bao gồm các yếu tố cần thiết không? 49 Có Sau quy định dự án ký quy định dự án nên truyền đạt cho ai? Quy định dự án nên truyền đạt cho đội dự án đối tượng liên quan dự án mức độ cao Các yếu tố phụ có quy định dự án? Đó số, thủ tục cấp phép kế toán kế hoạch truyền thông Thảo tôn dự án Quy định dự án xác định dự án cấp giấy phép thức cho dự án có vai trò, trách nhiệm ưu tiên tổ chức Khi quy định dự án cấp phép cho dự án bạn điều quan trọng có cụ thể phân bổ rõ ràng Nguyên tắc: Xây dựng quy định dự án tuân theo nguyên tắc sau: - Đảm bảo bên ký kết hay người ký/ cấp phép cho tài liệu định phải chức năng, có thẩm quyền: o Bên ký kết cho phép bổ nhiệm lại nhân có liên quan hay khơng? o Bên ký kết cho phép giải phóng nguyên vật liệu có liên quan hay khơng? o Bên ký kết cho phép tiêu dùng tiền bạc cần thiết hay không? - Đảm bảo quy định dự án rõ ràng: o Quy định dự án có đặt tên dự án rõ ràng hay không? o Quy định dự án có định rõ giám đốc dự án hay khơng? o Quy định dự án có rõ thời gian thực kinh phí dự án hay khơng? o Quy định dự án có phác thảo yêu cầu nghiệp vụ chứng minh cho dự án hay không? o Quy định dự án có mơ tả u cầu chức đưa hay không? - Đảm bảo quy định dự án phân phát hợp lý: o Các đối tượng liên quan dự án có hay không? o Đội ngũ thành viên dự án có hay khơng? o Bộ phận kế tốn hay tài có hay khơng? o Các nhà quản lý nguồn lực liên quan dự án có hay khơng? Bài tập 3-4: Thảo tơn dự án Thời gian hoạt động: 10 phút Mục tiêu: Thảo quy định dự án đơn giản Kịch bản: Thiết kế lại phân hệ ứng dụng dịch vụ khách hàng nhu cầu cấp thiết trước địi hỏi mang tính chiến lược hướng vào khách hàng cơng ty Phó giám đốc điều hành nhà tài trợ cho dự án Dự án chi phí triệu đơla khoảng 12 tháng xây dựng Yếu tố bạn tính đến quy định dự án dự án để giành giấy phép - Tên dự án: Ứng dụng dịch vụ khách hàng 50 - Mục tiêu dự án: Cung cấp ứng dụng với giao diện sử dụng thống đại diện dịch vụ khách hàng - Mục tiêu nghiệp vụ chiến lược: Cải thiện dịch vụ khách hàng - Giám đốc dự án: Phạm Văn Chiến - Nhà tài trợ: Phó giám đốc điều hành Cơng ty - Chi phí dự án theo ước tính: triệu đơla - Độ dài dự án theo ước tính: 12 tháng - Dòng chữ ký nhà tài trợ Tài liệu quy định dự án nên lớn nào? Quy mơ đa dạng tính liên tục, từ vài dòng 10 trang Dạng tổ chức dự thảo quy định dự án có ý nghĩa gì? Nó xác định có quyền cấp phép cho dự án phương pháp truyền thông dùng để truyền đạt dự án cấp phép 2.3 Thảo bảng kê công việc (Statement Of Work - SOW) (viết tắt BKCV) Bảng kê công việc phục vụ mục đích khác tổ chức khác phụ thuộc vào phương pháp luận quản lý dự án thông dụng Tuy nhiên trường hợp sử dụng bảng kê cơng việc bước sống việc lập kế hoạch dự án Trong phần này bạn xem xét yếu tố bảng kê công việc cách thức khác mà triển khai tổ chức khác Bảng kê công việc giúp bạn kiềm chế căng thẳng trả lời câu hỏi ai, gì, nào, đâu, cách tập hợp tất chi tiết khó khăn cơng việc u cầu để tạo phần chuyển giao dự án a) Định nghĩa: Bảng kê công việc tài liệu kiểm sốt dự án sử dụng hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hay tài liệu kiểm sốt thơng thường nên phác thảo số chi tiết quan trọng: - Công việc thực - Ngày tháng, thời gian địa điểm công việc thực - Ai chịu trách nhiệm thực công việc - Nguyên vật liệu kỹ thuật dùng để thực công việc - Chi phí thực cơng việc - Tiêu chí chấp thuận công việc Một số tổ chức dùng bảng kê công việc hợp đồng pháp lý với nhà cung cấp cung cấp hay nhiều phần chuyển giao cho dự án Trong trường hợp này, bảng kê cơng việc tính đến điều kiện toán, thưởng phạt hiệu tiêu chí chấp nhận hay từ chối cơng việc Một số tổ chức dùng bảng kê công việc tài liệu kiểm sốt cho phần chuyển giao dự án xây dựng phận khác Trong trường hợp bảng kê cơng việc giống với trình tự cơng việc phận Mục đích bảng kê công việc trường hợp thu mua nguồn lực thông qua đường chức 51 Một số tổ chức dùng bảng kê công việc tài liệu phạm vi cho dự án thêm/chuyển/ thay đổi dự án vi mô Phạm vi dự án xác định kết chuyển giao ghi rõ cách cụ thể bảng kê công việc Tất công việc theo u cầu khơng chi tiết hố bảng kê cơng việc định nghĩa ngồi phạm vi không thực thực bảng kê công việc sửa đổi b) Thảo bảng kê cơng việc Bảng kê cơng việc tài liệu kiểm soát tốt bạn cần phải hiểu tổ chức bạn sử dụng bảng kê cơng việc để làm hiệu Xây dựng bảng kê công việc hiệu tuân theo nguyên tắc sau: - Đảm bảo bạn hiểu loại dự án: o Cân nhắc cẩn thận phần chuyển giao liên quan để xác định xem dự án vĩ mô, vi mô hay thêm/ chuyển/ thay đổi o Đảm bảo bạn hiểu rõ mối quan hệ loại dự án kỳ vọng cho tài liệu dự án tổ chức bạn - Đảm bảo bạn hiểu tổ chức sử dụng bảng kê công việc nào: o Tổ chức có mẫu bảng kê cơng việc hay khơng? o Xem xét tệp dự án khác để xem họ sử dụng bảng kê công việc - Đi vào cụ thể để tránh nhầm lẫn hiểu lầm: o Đảm bảo bạn tính đến tất thơng tin cần thiết (Đó ai, gì, đâu, nào) o Nên tránh thuật ngữ kỹ thuật, từ thông dụng, từ viết tắt, định nghĩa để đảm bảo người tiến hành công việc từ định nghĩa dùng chung - Lấy chữ ký bạn muốn mang tính pháp lý ràng buộc: o Nếu bạn dùng bảng kê công việc hợp đồng với phận khác bạn cần chữ ký để làm cho hợp đồng có giá trị c) Cấu trúc bảng kê công việc Một bảng kê cơng việc có chiều hướng xuống Bắt đầu từ sản phẩm tồn chia thành yếu tố nhỏ Do đó, người ta so sánh xây dựng BKCV giống cơng tác chuẩn bị dàn cho văn Mỗi chủ đề chia thành chủ đề con, chủ đề lại chia thêm thành phần nhỏ Tuy nhiên, cần ý tới quan hệ mô tả công việc mô tả sản phẩm Trong đó, sản phẩm: danh từ (bao gồm: đầu vào, đầu ra, động tác xử lý); công việc: Động từ, mơ tả q trình hoạt động, xử lý BKCV phân thành nhiều mức Không phải tất "nhánh" BKCV cần chi tiết số mức Mỗi mức cho phép tạo lịch biểu báo cáo tóm tắt thơng tin mức BKCV viết "cái gì", khơng viết "như nào"; Trình tự cơng việc không quan trọng cho dù quen đọc từ trái sang phải Xác định trình tự nằm giai đoạn lập lịch trình BKCV bao gồm hai thành phần - Danh sách sản phẩm: DSSP (Product Breakdown Structure) - Danh sách công việc: DSCV (Task Breakdown Structure) 52 DSSP: mơ tả theo trình tự từ xuống Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp sản phẩm Nói chung, sản phẩm phức tạp số mức lớn Sản phẩm toàn sản phẩm mơ tả danh từ Hình 3.3 BKCV theo sản phẩm DSCV Xác định công việc cần thực để xây dựng sản phẩm từ hình thành nên sản phẩm tồn DSCV chia thành nhiều mức mô tả từ xuống Mỗi công việc mô tả động từ (hành động) bổ ngữ Hình 3.4 BKCV theo cơng việc Kết hợp danh sách sản phẩm danh sách công việc, ta có Bảng kê cơng việc chi tiết Hình 3-5 Bảng kê công việc chi tiết Cả phần DSSP DSCV đánh mã Mã số xác định vị trí, hay mức, phần tử BKCV 53 Lưu ý: Nửa BKCV bao gồm mô tả sản phẩm, Nửa BKCV bao gồm mô tả công việc (để sản phẩm) d) Các bước xây dựng BKCV Việc xây dựng BKCV tốt, phải nhiều giờ- chí hàng ngày – làm việc sửa chữa Bước Viết sản phẩm chung Dùng danh từ hay thuật ngữ mơ tả trực tiếp cách vắn tắt (ví dụ: Hệ thống phần mềm quản lí nhân sự, Bệnh viện đa khoa, Cầu mới, ) Thông tin lấy từ tài liệu "Phác thảo dự án" Bước Tạo danh sách sản phẩm: Phân rã sản phẩm chung thành sản phẩm mức thấp Nói chung, khoảng 2-3 mức đủ Bước Tạo lập Danh sách công việc Mô tả công việc sản phẩm mức thấp Sau phân rã cơng việc thành mức thấp Câu hỏi: Phân rã chi tiết công việc đến mức nào? Trả lời: Nếu công việc cần làm nhiều tuần (hoặc 80 giờ) nên phân rã tiếp Bước Đãnh mã cho ô Bảng kê công việc Mức 0: đánh mã 0.0 cho sản phẩm chung Mức 1: đánh mã 1.0, 2.0, 3.0 cho sản phẩm Đánh số tiếp ô BKCV mã số nhất, theo cách sau: - Từ xuống - Từ trái sang phải - Nếu 1.0 => đánh số tiếp 1.1, 1.2, 1.3, - Nếu 1.1 => đánh tiếp 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, - Nếu 1.2 => đánh tiếp 1.2.1, 1.2.2, - Không phân biệt nội dung ô sản phẩm hay công việc Bước Xét duyệt lại BKCV - Tất ô thuộc danh sách sản phẩm có danh từ (và tính từ kèm), - Tất ô thuộc danh sách công việc có động từ lệnh bổ ngữ, - Tất có mã QUY ĐỊNH VÀ KIỂM SOÁT PHẠM VI - Các yếu tố quy định phạm vi - Mở rộng phạm vi - Kiểm soát thay đổi - Thay đổi kế hoạch - Giám thiểu mở rộng phạm vi 3.1 Các yếu tố quy định phạm vi Quy định phạm vi tài liệu dự án xác định cơng việc tính đến hay khơng tính đến dự án gồm có yếu tố sau: - Xác định giả định kỹ thuật nghiệp vụ 54 - Yêu cầu bắt buộc xác định nhà tài trợ hay khách hàng yêu cầu không bắt buộc Truyền thông nhà tài trợ, khách hàng đội dự án yếu tố định việc xây dựng ưu tiên khách hàng Điều có lợi sau dự án cần thiết phải thương lượng lại lịch trình, chi phí hay phạm vi dự án - Định nghĩa ràng buộc tổ chức chúng tác động tới dự án - Định nghĩa rõ ràng thứ tính đến hay khơng tính đến dự án - Xác định sản phẩm chuyển giao - Xác định phương pháp luận công cụ sử dụng tuân theo suốt trình thực thi dự án - Đặt mục tiêu ngày tháng bắt đầu ngày tháng hoàn tất thể đường thời gian dựa vào mốc quan trọng - Xác định kinh phí có giá trị tiền sở định - Bản đồ nguồn lực xác định nguồn lực dùng suốt dự án, có người, sở vật chất giả định tính giá trị nguồn lực - Ưu tiên chi phí, lịch trình chất lượng - Xác định vai trò trách nhiệm giám đốc dự án, nhà tài trợ, đối tượng liên quan dự án - Các nhân tố rủi ro dự án sức chịu đựng rủi ro khách hàng hay nhà tài trợ - Các tiêu chí hồn tất 3.2 Mở rộng phạm vi Mở rộng phạm vi mở rộng phạm vi dự án thay đổi không phê chuẩn hay quản lý, ảnh hưởng tới chi phí, chất lượng và/hoặc thời gian dự án Khi dự án tiến triển, đặc biệt dự án “may đo”, yêu cầu có xu hướng thay đổi liên tục, khiến nhà tài trợ khách hàng phải bổ sung thêm chức tính năng, dẫn đến thay đổi WBS tăng lịch biểu kinh phí Khả thể rõ dự án IT, thực tế cho thấy hầu hết dự án liên quan đến công nghệ mới, việc chốt chặt yêu cầu tài liệu phạm vi ban đầu trở nên vơ khó khăn Xu hướng mở rộng phạm vi gây không nhỏ vào thất bại dự án Chìa khóa để vượt qua nguy có thực cơng tác quản lý dự án phải quản lý chặt chẽ tuân thủ quy định thủ tục thay đổi, qua khơng chấp nhận thay đổi khơng tn theo quy trình quản lý thay đổi phê chuẩn Ví dụ: Dũng Đức hai người bạn lập trình viên làm chung ứng dụng PDA cho đội bán hàng tiến hành lịch phát triển chặt chẽ để ứng dụng hoàn thành trước bắt đầu năm Một người bạn họ nhân viên bán hàng thích ứng dụng Tuy nhiên, muốn bổ sung vài tính mà cô cho nhỏ.cô đề nghị Đức bổ sung tính thay thực u cầu thay đổi thức Cả hai Đức Dũng đồng ý cho bạn có ý tưởng hay, họ không nhiều thời gian để bổ xung tính sản phẩm cuối chắn tốt Tuy nhiên, họ bắt đầu thêm tính này, họ gặp phải số vấn đề trước họ nhận điều đó, mỗin người số họ ngày để hoàn thành tính dự tính thêm ngày để tích hợp mã Tại họp báo cáo trạng hàng tuần, họ phải thừa nhận công việc bị chậm lịch công việc 55 thức Giám đốc dự án họ thơng cảm hãng khơng Khơng có trì hỗn lịch hãng khơng thể chấp nhận yêu cầu thay đổi cho phiên ứng dụng 3.3 Kiểm soát thay đổi Kiểm soát thay đổi kỹ thuật dùng để đảm bảo thay đổi đề xuất coi phần trình quản lý thay đổi phải định nghĩa sau phê duyệt hay hủy bỏ Nếu phê duyệt đưa vào kế hoạch dự án Quá trình quản lý thay đổi định nghĩa trước phần tài liệu phạm vi Trong trình thực hiện, Giám đốc dự án phải giám sát chặt chẽ trình tuân thủ kế hoạch quản lý thay đổi để đảm bảo thay đổi không chấp thuận không đưa vào dự án Các yêu cầu thay đổi xuất liên tục vòng đời dự án xuất thông tin công nghệ mới, thay đổi ưu tiên tổ chức xảy thay đổi nhân Những thay đổi quản lý mở rộng phạm vi Hệ tất yếu thay đổi: kế hoạch dự án đánh giá tốt thay đổi dự án Trước chấp nhận thay đổi, chắn bạn nghiên cứu kỹ lưỡng ảnh hưởng thay đổi tới phạm vi, lịch biểu kinh phí Nếu thay đổi tác động mạnh đến kinh phí hay lịch biểu, xem xét liệu bạn thương lượng thay đổi phạm vi để hạn chế ảnh hưởng không Ngược lại, thay đổi phạm vi ảnh hưởng kinh phí hay lịch biểu, đảm bảo đối tượng liên quan khách hàng hiểu hệ Hãy sẵn sàng để đàm phám thỏa hiệp Nếu yêu cầu thay đổi chấp nhận, phải trải qua trình phê duyệt xác định quy trình quản lý thay đổi Nếu thay đổi ảnh hưởng đến kinh phí, thời gian hay yêu cầu nguồn lực, kế hoạch dự án phải cập nhật cho phù hợp xác 3.4 Thay đổi kế hoạch Thay đổi kế hoạch dự án thay đổi tài liệu kế hoạch dự án phải xảy thay đổi quan trọng phạm vi dự án phê duyệt - Những thay đổi ngân sách đòi hỏi tính tốn sở chi phí thay đổi tài liệu quản lý dòng tiền - Những thay đổi lịch đòi hỏi thay đổi lịch dự án tính tốn sở lịch trình - Một thay đổi chất công việc thực dẫn tới thay đổi lược đồ mạng, ma trận tài nguyên, kế hoạch quản lý rủi ro kế hoạch quản lý chất lượng - Những thay đổi nhân ảnh hưởng đến đội dự án, nhà tài trợ đối tượng liên quan ảnh hưởng đến kế hoạch truyền thông - Bổ sung thêm nhà cung cấp ảnh hưởng đến kế hoạch mua sắm 3.5 Kiểm soát phạm vi Một kế hoạch quản lý thay đổi tuân thủ tốt chặt chẽ ngăn ngừa việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án Nguyên tắc Để quản lý hiệu việc mở rộng phạm vi, tuân theo nguyên tắc sau: - Giám sát thay đổi khơng kiểm sốt cách phân tích gói cơng việc để tìm cơng việc khơng phép: 56 ... trợ cho dự án Dự án chi phí triệu đơla khoảng 12 tháng xây dựng Yếu tố bạn tính đến quy định dự án dự án để giành giấy phép - Tên dự án: Ứng dụng dịch vụ khách hàng 50 - Mục tiêu dự án: Cung... xây dựng tơn dự án Định nghĩa Tôn dự án tài liệu dự án cấp phép hay phê chuẩn dự án Sự cấp phép quy định từ mức quản lý thích hợp trở lên nên thực tối thiểu ba điều: - Tôn dự án nên đặt tên dự án. .. thay đổi cấu hình phần mềm / trang thiết bị - Dự án vi m? ?- Các dự án nhiều 20 00 lao động 25 0.000 đơla để hồn tất - Dự án vĩ m? ?- Các dự án 20 00 lao động 25 0.000 đơla để hồn tất Tỉ lệ thời gian dùng