HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (Dùng cho sinh viên hệ đào tạo đại học từ xa) Lưu hành nội HÀ NỘI - 2007 HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Biên soạn : THS NGUYỄN HỮU QUỐC CHƯƠNG 1: MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ MỤC ĐÍCH - Hiểu Khái niệm về: Dự án gì, Quản lý dự án nào? - Nắm nội dung quản lý dự án - Kiến thức, kỹ cần thiết cho Quản lý dự án GIỚI THIỆU CHUNG Quản lý dự án lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng nhiệm vụ hàng ngày nhà quản lý hay cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý Để hiểu rõ làm chủ kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt đông quản lý dự án, cụ thể dự án công nghệ thống tin - CNTT, trước tiên, bạn cần phải trang bị kiến thức nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án CNTT NỘI DUNG CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN: DỰ ÁN, DỰ ÁN CNTT, QUẢN LÝ DỰ ÁN a) Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phải thực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: - Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại - Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác Tóm lại định nghĩa câu: Dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách b) Các thuộc tính dự án - Dự án có mục đích, kết rõ ràng: Tất dự án thành cơng phải có kết xác định rõ ràng nhà chung cư, hệ thống mạng quan bạn, hệ thống mạng cáp truyền hình, … Mỗi dự án bao gồm tập hợp nhiệm vụ cần thực hiện, nhiệm vụ cụ thể thực thu kết độc lập tập hợp kết tạo thành kết chung dự án Các kết theo dõi, đánh giá hệ thống tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác quản lý, thực sở đảm bảo thống tiêu thời gian, nguồn lực (chi phí) chất lượng - Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn: dự án sáng tạo Giống thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển kết thúc hồn thành Nó khơng kéo dài mãi, dự án kết thúc hoàn thành, kết dự án chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải tán - Sản phẩm, kết dự án mang tính độc đáo, lạ: Khác với trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp lặp lại, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính mới, thể sức sáng tạo người Do đó, sản phẩm dịch vụ thu từ dự án nhất, khác biệt so với sản phẩm loại Tuy nhiên, nhiều dự án, tính thường khó nhận Vì vậy, dự án cần phải tạo giá trị chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác … Từ cho thấy dự án hồn tồn giống khơng tạo giá trị mới, thể có đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, tình trạng phổ biến dự án nói chung, dự án Cơng nghệ thơng tin (CNTT) nói riêng - Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi cơng, xây dựng) nhiều trường hợp có quan quản lý nhà nước dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước Tuỳ theo tính chất dự án yêu cầu nhà tài trợ mà tham gia thành phần có khác Để thực thành công mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thường xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác - Dự án thường mang tính khơng chắn: Hầu hết dự án địi hỏi quy mơ tiền vốn, vật liệu lao động lớn để thực khoảng thời gian giới hạn Đặc biệt dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư vận hành kéo dài thường xuất nguy rủi ro cao - Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ dự án tổ chức quan hệ chia sẻ nguồn lực khan đội ngũ lập yêu cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo - chuyển giao … Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn tiền vốn, thiết bị Đặc biệt, số trường hợp thành viên ban quản lý dự án có “2 thủ trưởng” nên phải thực mệnh lệnh của cấp trực tiếp mà hai mệnh lệnh có tính mâu thuẫn Từ đó, thấy rằng, mơi trường quản lý dự án có nhiều quan hệ phức tạp động c) Dự án CNTT - CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, Phần mềm người - Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng - Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh d) Quản lý Dự án gì? Phương pháp quản lý dự án lần đầu áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vào năm 50 kỷ trước Các lực lượng thúc đẩy phát triển phương pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày “khắt khe, khó tính” với hàng hố, dịch vụ, dẫn tới gia tăng độ phức tạp quy trình tổ chức, quản lý sản xuất chất lượng sản phẩm, dịch vụ - Kiến thức người không ngừng phát triển tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật … Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6) Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu định kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép e) Mục tiêu quản lý dự án Mục tiêu quản lý dự án nói chung hồn thành cơng việc dự án theo yêu cầu kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể chi phí, nguồn nhân lực …) chất lượng có quan hệ chặt chẽ với Tầm quan trọng mục tiêu khác dự án, thời kỳ dự án, tựu chung, đạt tốt mục tiêu thường phải “hy sinh”, hai mục tiêu Cụ thể, trình quản lý dự án thường diễn hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án việc hy sinh mục tiêu để thực tốt mục tiêu ràng buộc không gian thời gian Nếu công việc dự án diễn theo kế hoạch khơng phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi kỹ quan trọng nhà quản lý dự án f) Tác dụng quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; đòi hỏi hợp tác chặt chẽ, kết hợp hài hoà nguồn lực hạn hẹp nên chất là: - Liên kết tất hoạt động, công việc dự án - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó nhóm quản lý dự án với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án - Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án - Tạo điều kiện sớm phát khó khăn, vướng mắc phát sinh điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện khơng dự đốn Tạo điều kiện cho việc đàm phán bên liên quan việc giải bất đồng cục - Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án có mặt hạn chế Những mâu thuẫn chia nguồn lực đơn vị; quyền lực trách nhiệm nhà quản lý dự án số trường hợp không thực đầy đủ; vấn đề hậu dự án điểm cần khắc phục với phương pháp quản lý dự án CNTT CAC GIAI DOẠN CỦA MỘT DỰ AN, VONG DỜI DỰ AN (CAC LINH VỰC QUẢN LÝ TRONG DỰ AN) Dự án thực thể thống nhất, thời gian thực xác định có độ bất định định nên tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành số giai đoạn để quản lý thực Mỗi gian đoạn đánh dấu việc thực hay nhiều công việc Tổng hợp giai đoạn gọi chu kỳ hay vòng đời dự án Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc thời gian thực dự án Chu kỳ dự án xác định công việc thực giai đoạn tham gia thực Nó cơng việc lại giai đoạn cuối thuộc không thuộc phạm vi dự án Thơng qua chu kỳ dự án nhận thấy số đặc điểm: - Mức chi phí yêu cầu nhân lực thường thấp bắt đầu dự án, tăng cao vào thời kỳ phát triển, giảm nhanh dự án bước vào giai đoạn kết thúc - Xác suất hoàn thành dự án thành cơng thấp mức độ rủi ro cao dự án bắt đầu thực Xác suất thành công tăng lên dự án bước qua giai đoạn sau - Khả ảnh hưởng nhà tài trợ tới đặc tính cuối sản phẩm dự án tới chi phí cao vào thời kỳ bắt đầu giảm mạnh dự án tiếp tục giai đoạn sau Vòng đời dự án xác định giai đoạn mà dự án phải trải qua tính từ lúc bắt đầu kết thúc dự án Các giai đoạn thường có chế tự hồn thiện kiểm sốt quản lý thơng qua cơng việc giám sát, đánh giá Điển hình, chuyển tiếp giai đoạn thường có điểm mốc đánh dấu kết chuyển giao cụ thể, kèm theo phê duyệt, tán thành nhà tài trợ trước bước sang giai đoạn Vòng đời phát triển dự án (Systems Development Life Cycle - SDLC) khung làm việc dùng để mô tả giai đoạn trình phát triển trì hệ thống SDLC nhóm giai đoạn dự án Các giai đoạn dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức lãnh vực kinh doanh, thường chia thành giai đoạn sau: - Giai đoạn xây dựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng việc xác định tranh toàn cảnh mục tiêu, kết cuối dự án phương pháp thực dẫn tới kết Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu hình thành dự án Khảo sát-tập hợp số liệu, xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án, … công việc triển khai cần quản lý gian đoạn Quyết định lựa chọn dự án định chiến lược dựa mục đích, nhu cầu mục tiêu lâu dài tổ chức, doanh nghiệp Trong giai đoạn nội dung xét đến mục đích yêu cầu dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mực độ rủi ro ước lượng nguồn lực cần thiết Đồng thời cần làm rõ ý tưởng dự án cách phác thảo kết phương pháp thực điều kiện hạn chế nguồn lực Phát triển ý tưởng dự án không cần thiết phải lượng hố hết bẳng tiêu phải ngắn gọn, diễn đạt sở thực tế Đối với dự án CNTT, tính hệ thống khả tương hợp có vai trị quan trọng, dựa tảng kiến trúc CNTT nhà nước quy định Kiến trúc có vai trị hướng dẫn việc xây dựng dự án cho chúng kết nối, tương hợp với nhau, tạo mạng quốc gia liên thông, thống chế kết nối, chia sẻ cung cấp dịch vụ Kết thúc giai đoạn phê duyệt chủ trương thực dự án (ý tưởng) - Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần thực nào, nội dung chủ yếu giai đoạn tập trung vào công tác thiết kế lập kế hoạch Đây giai đoạn chứa đựng công việc phức tạp dự án Nội dung chủ yếu bao gồm: o Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức o Lập kế hoạch tổng thể o Phân tích, lập bảng chi tiết công việc – WBS o Lập kế hoạch tiến độ thời gian o Lập kế hoạch ngân sách o Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết o Lập kế hoạch chi phí o Xin phê chuẩn thực tiếp Kết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án bắt đầu Thành cơng dự án phụ thuộc lớn vào chất lượng chuẩn bị kỹ lưỡng kế hoạch giai đoạn - Giai đoạn thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai nguồn lực bao gồm cơng việc cần thiết xây dựng phịng ốc, hệ thống, lựa chọn công cụ, mua sắm trang thiết bị, lắp đặt … Đây giai đoạn chiếm nhiều thời gian nỗ lực Những vấn đề cần xem xét giai đoạn yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánh giá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, mua thiết bị chính, phát triển hệ thống Kết thúc giai đoạn này, hệ thống xây dựng kiểm định, hệ thống chuyển sang giai đoạn vận hành, đưa vào khai thác thử nghiệm - Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc chu kỳ dự án, cần thực cơng việc cịn lại hồn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, cơng trình tài liệu liên quan; đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực Dưới số việc cụ thể: o Hoàn chỉnh lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án o Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao báo cáo o Thanh toán o Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, quản trị sử dụng o Bàn giao dự án, lấy chữ ký khách hàng việc hoàn thành o Bố trí lao động, giải cơng ăn việc làm cho người tham gia dự án o Giải phóng bố trí lại thiết bị Các dự án thường bao gồm số quy trình liên kết với Các quy trình lặp lặp lại diễn giai đoạn vòng đời dự án tác động lẫn Hình 1-1 mơ tả mối quan hệ quy trình Cả quy trình quản lý dự án hoạt động giai đoạn vòng đời dự án, quy trình hoạt động có mức độ khác tuỳ theo giai đoạn Chẳng hạn lặp lại trình khởi tạo tiến hành phần đầu gian đoạn nhằm tập trung vào yêu cầu mục tiêu nghiệp vụ giai đoạn Các quy trình là: - Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn - Lập kế hoạch: Sàng lọc mục tiêu dự án lựa chọn phương án hành động tốt để đạt mục tiêu - Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ nguồn lực để thực kế hoạch - Kiểm soát: Là giai đoạn giám sát xem xét mức độ tiến hành sở nguyên tắc nhằm xác định điểm khác biệt so với kế hoạch đề để thực hoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án hướng, đáp ứng mục tiêu dự án ban đầu - Kết thúc: Đạt ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ đưa dự án giai đoạn đến kết thúc theo thứ tự Lập kế hoạch Khởi tạo Kiểm sốt Thực Kết thúc Hình 1-1 Các quy trình giai đoạn phát triển dự án Mục đích XÁC ĐỊNH Các hoạt động giai đoạn Tiến hành Tìm hiểu để Mục đích, mục tiêu Quản có đánh giá Trình bày vấn đề DA khởi đầu Đáng giá rủi ro Tài liệu mốc điểm Lý Ý tưởng DA Kế hoạch & ước tính (NDùng Thơng qua) u cầu Ndùng Bảng Rủi ro Kế hoạch Khởi đầu (Các Thành viên thông qua) Hiến chương DA (NDùng thơng qua) PHÂN TÍCH Xem xét, Hệ thống Giao diện người dùng làm Các điều khoản hợp đồng Thiết kế ban đầu Đặc tả Chức (Ndùng thông qua) Kế hoạch cuối Đề xuất thực hiện(Ndùng thông qua) THIẾT KẾ Các phần Quyết định Hệ thống, Hệ dựng/Mua thống làm việc xây Báo cáo Thiết kế Xem xét kỹ lưởng Tình hình Đặc tả Thiết kế (Thơng qua KT) Kế hoạch kiểm thử Chấp nhận THỰC HIỆN Ước tính xem xét lại (Thơng qua Chất lượng) Lắp ráp Lập trình thành phần Xây dựng/Mua Thiết kế Thành phần Khách hàng hóa Kiểm thử phần (Thông qua KT) Kế hoạch Kiểm thử Hệ thống (Thông qua KT) Các Thành phần kiểm thử (Thông qua KT) Tài liệu sử dụng KIỂM THỮ HỆ THỐNG Làm việc, Hệ Tích hợp thống hiệu Kiểm tra chất lượng kỹ chỉnh sai sót KIỂM THỬ CHẤP NHẬN Sự chấp nhận Qui trình Chấp nhận khach hàng VẬN HÀNH Cài đặt rộng Cài đặt rộng rãi rãi hoàn Chuyển đổi thành Đào tạo, Hỗ trợ, Xem xét Hệ thống làm việc Kiểm thử Hệ thống Báo cáo (Thông qua Chất lượng) Kiểm thử Chấp (Ndùng thông nhận qua) Báo cáo (NDùng thơng qua) Hệ thống có dùng?( Ndùng) Báo cáo Đào tạo Kế hoạch Hỗ trợ (Ndùng thông qua) Xem xét Báo cáo hoàn thành DA Bảng 1-1 Các cơng việc giai đoạn vịng đời dự án CÁC BÊN THAM GIA TRONG MỘT DỰ ÁN Các bên tham gia (liên quan) tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án, cụ thể: - Có lợi ích nghiệp vụ kết dự án - Liên quan trức tiếp tới dự án - Đóng góp nguồn lực cho dự án Các bên liên quan dự án có lợi ích, nhu cầu ưu tiên khác Họ có quan điểm khác việc dự án cố gắng hoàn thành Do đó, việc xác định bên liên quan dự án sớm tốt, đặc biệt giai đoạn xây dựng ý tưởng Xem qua bên liên quan chưa lộ diện rủi ro lớn đến việc tổ chức thực dự án Thông thường, dự án, bên tham gia bao gồm: - Nhà tài trợ: o Chịu trách nhiệm cuối thành công dự án Nhà tài trợ có trách nhiệm ký kết hoàn tất tài liệu lập kế hoạch yêu cầu thay đổi o Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng nguồn lực, bảo vệ cố vấn cho nhóm quản lý dự án o Trong trình thực dự án, nhà tài trợ có thêm trách nhiệm xem xét lại tiến trình chất lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký công bố tôn dự án - Nhà quản lý dự án (giám đốc dự án): o Làm việc với đối tượng liên quan để định nghĩa dự án o Lập kế hoạch, xếp lịch trình dự thảo ngân sách hoạt động dự án với đội ngũ ban đầu; chi huy nhóm dự án thực thi kế hoạch o Giám sát hiệu hoạt động thực hoạt động hiệu chỉnh o Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ đối tượng liên quan dự án: đưa yêu cầu trình bày thay đổi phạm vi o Đóng vai trị người trung gian nhóm dự án đối tượng liên quan - Nhà quản lý chức năng: Các nhà quản lý chịu ảnh hưởng hoạt động hay kết dự án o Kiểm sốt đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị …) o Có thể có yêu cầu trái ngược với kết dự án o Trong số trường hợp cấp nhà quản lý dự án - Khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ đơn vị triển khai sản phẩm dự án nhà tài trợ khách hàng Đối tượng có nhiệm vụ sau: o Nhận đầu dự án o Thanh toán cho đầu dự án o Xác định nhu cầu cho đầu dự án o Có thể nhiều cơng ty hay cá nhân với đặc điểm yêu cầu trái ngược - Nhà cung cấp: dự án thường bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, có hạng mục xem xét yêu tố khả thi, nhà tài trợ định mua Nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ cần thiết phục vụ cho hoạt đông dự án thơng qua hình thức hợp đồng, để đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề 10 Các kiến thức, kỹ cần thiết quản lý dự án BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG Bạn giám đốc dự án cho dự án lớn tiến hành vài lần Bạn vừa hoàn tất giai đoạn thiết kế giao diện người dùng dự án tiến hành công việc giai đoạn triển khai Tại thời điểm này, ba thay đổi xẩy mà khơng có rủi ro tiến hành lại cơng việc tồn dự án? (Chọn 3) A Phạm vi B Nguồn tài C Thiết kế liệu D Ngày chuyển giao Các nhà tài trợ dự án có ảnh hưởng lớn đến phạm vi, chất lượng, thời đoạn chi phí dự án suốt giai đoạn nào? A Giai đoạn lập kế hoạch B Giai đoạn thực thi C Giai đoạn hoàn thiện D Giai đoạn xây dựng Các nhóm sau xác định rõ đối tượng liên quan dự án? A Đội ngũ thành viên dự án, nhân viên điều hành công ty bạn, nhân viên điều hành khách hàng trưởng phận chức công ty bạn B Đội ngũ thành viên dự án, nhà tài trợ, nhân viên điều hành công ty bạn nhân viên điều hành khách hàng C Đội ngũ thành viên dự án, nhà cung cấp, đại diện từ công ty khách hàng người sử dụng phần chuyển giao D Đội ngũ thành viên dự án, nhà tài trợ, nhà cung cấp, đại diện từ công ty khách hàng người sử dụng phần chuyển giao trưởng phận chức công ty bạn Một nhiệm vụ ban quản lý dự án gì? A Cung cấp hỗ trợ quản lý dự án B Cung cấp trợ giúp với việc hoàn tất nhiệm vụ C Cung cấp giám sát đạo D Đưa phân tích lợi nhuận chi phí cho giám đốc dự án Một giám đốc dự án thành công vừa giám đốc vừa một: A Chuyên gia kỹ thuật B Đối tượng liên quan dự án C Nhà lãnh đạo D Nhà tài trợ Nhà tài trợ dự án chịu trách nhiệm về: A Cả nguồn tài kết dự án B Khơng phải nguồn tài khơng phải kết dự án 14 C Nguồn tài kết D Kết dự án khơng phải nguồn tài Bốn đối tượng liên quan dự án? A Giám đốc dự án, đội dự án, giám đốc cao cấp khách hàng B Giám đốc cao cấp, giám đốc chức năng, khách hàng nhà tài trợ C Giám đốc dự án, khách hàng, tổ chức thực nhà tài trợ D Giám đốc dự án, giám đốc chức năng, khách hàng giám đốc cao cấp Quản lý dự án phương pháp tiếp cận quản lý ưa ưu tiên ngoại trừ A Môi trường sản xuất sản phẩm B Các nhiệm vụ đa chức C Các hoạt động D Các phần chuyển giao bị ràng buộc thời gian Bạn bổ nhiệm giám đốc dự án dự án Bạn công ty vài năm không nằm phạm vi dự án diễn Kế hoạch quản lý dự án đặt chỗ Dự án không vượt vài ngưỡng cửa thay đổi Khách hàng khơng vui với trạng thái dự án Trong hành động sau hành động ban đầu tốt gì? A Xác nhận hệ thống quản lý thay đổi vận hành thích hợp B Tiến hành xây dựng đội ngũ với tất đối tượng liên quan dự án C Xác nhận nhu cầu kỳ vọng khách hàng D Chuẩn bị kế hoạch hành động hiệu chỉnh 10 Vai trò giám đốc dự án dự án gì? A Cung cấp nguồn lực cho dự án B Quản lý mối quan hệ thành viên đội C Hoàn tất nhiệm vụ giao D Xác định toàn ưu tiên dự án tổ chức 15 CHƯƠNG 2: TÍNH CHỈNH THỂ CỦA DỰ ÁN MỤC ĐÍCH - Hiểu tính chỉnh thể dự án thông qua công tác lập kế hoạch, từ thấy tầm quan trọng cơng tác lập kế hoạch tồn diện ảnh hưởng sâu sắc đến tính chỉnh thể, hệ thống dự án - Nhìn nhận toàn dự án từ kế hoạch tổng thể đến kế hoạch phận; hiểu cách thức lập kế hoạch dự án - Nắm nội dung giám sát việc thực kế hoạch - Xác định vị trí cơng việc kiểm sốt thay đổi kế hoạch, từ áp dụng kỹ thuật để kiểm soát thay đổi GIỚI THIỆU CHUNG Theo nghiên cứu tiến hành năn 1998 có tới 51% số dự án công nghệ thông tin (CNTT) quy mơ lớn vượt qua ngân sách trung bình khoảng 189% ( Gartner 2000.107 ).Có số nhân tố ảnh hưởng đến thực tế Trước xác định số nhân tố liên quan trực tiếp đến yêu cầu chức năng, yêu cầu kỹ thuật xây dựng không đầy đủ Nếu q trình lập kế hoạch khơng thực cách ảnh hưởng thảm họa Ngược lại, trình lập kế hoạch dự án thực tốt, lỗi u cầu kĩ thuật xác định sớm dự án đưa trở tảng vững Trong học bạn học cách đặt tảng cho dự án Bản chất động phức tạp dự án cơng nghệ thơng tin địi hỏi giám đốc dự án xuất sắc phải thiết lập tảng vững Thiết lập tảng địi hỏi phải có hiểu biết vững phân tích cấu trúc chi tiết công việc ( Work Breakdown Structure, viết tắt WBS ) cách sử dụng sơ đồ mạng ( Network Diagram ), phương pháp đường tới hạn ( Critical Path Method ), lịch trình dự án ( Project Schedules) ngân sách dự án Không nắm vững vần đề thường dẫn tới việc dự án hoạt động với hiệu khơng ổn định chí thất bại Tuy nhiên, bạn nắm vững công cụ này, bạn dần thấy có sở vững bạn làm cho Dự án CNTT Kỳ vọng cho quy trình lập kế hoạch Đặt kỳ vọng có tính thực tế cho quy trình lập kế hoạch thảo luận phương pháp truyền tải kỳ vọng trước bắt đầu công việc lập kế hoạch dự án Là giám đốc dự án CNTT, bạn đánh giá chủ yếu sở thành công hay thất bại dự án mà bạn tham gia, nhiên bạn lại giao chút thời gian quý giá nguồn lực để lập kế hoạch Do dự án CNTT phức tạp ln biến động nên chúng địi hỏi q trình lập kế hoạch tổng thể phải thành công Nếu muốn dự án hồn thành thời hạn, ngân sách yêu cầu kỹ thuật bạn phải đảm bảo ban quản lý dự án có kỳ vọng hợp lý thời gian tài nguyên để hồn thành cơng việc a Lập kế hoạch Xác định phương pháp, tài nguyên công việc cần thiết để đạt mục tiêu 16 Định nghĩa: Lập kế hoạch phương thức tiếp cận có hệ thống, cách nhìn chỉnh thể, tồn diện dự án nhằm xác định phương pháp, tài nguyên công việc cần thiết để đạt mục tiêu Mục tiêu Dự án CNTT hoàn thành thời hạn, ngân sách, cung cấp hiệu hoạt động mong muốn mặt kỹ thuật chấp nhận nhà tài trợ/khách hàng Quá trình lập kế hoạch xác định cần phải làm gì? Làm nào? Ai người thực thực nào? Mục đích q trình lập kế hoạch vạch phương hướng, quan trọng để tránh vấn đề rắc rối, rủi ro Lượng thời gian tiền bạc dành cho trình lập kế hoạch cần phải tỉ lệ trực tiếp với chi phí tiềm từ lỗi gặp phải thiếu trình lập kế hoạch Mục tiêu chi đủ tài nguyên trình lập kế hoạch nhằm thúc đẩy thực thành công dự án khơng phí q nhiều tài ngun đến mức khơng cịn đủ cho q trình thực dự án Lập kế hoạch dự án q trình lặp diễn có thay đổi quan trọng dự án Ví dụ: Khi nhà tài trợ giao cho thực dự án phát triển Web, Giám đốc dự án Phong phấn khởi anh biết có nhiều việc phía trước anh cịn chưa quen với ứng dụng theo mơ hình chủ khách tầng Anh tìm thấy tài nguyên quý SME Web làm cho cơng ty tư vấn có mối quan hệ tốt với công ty anh anh dùng người vào việc xây dựng yêu cầu kỹ thuật Anh bỏ số tiền ước tính chi phí để có giúp đỡ từ bên Bây lúc lên lịch cho chuyên gia tư vấn giúp anh tách cấu trúc chi tiết để anh định nghĩa gói cơng việc, lập hồ sơ mạng, lên lịch trình dự án ngân sách xác b Kế hoạch dự án cơng nghệ thơng tin - Mục đích giám sát việc thực dự án Các thành phần kế hoạch dự án Kế hoạch chi tiết cho lĩnh vực cụ thể Nếu bạn gặp Giám đốc Dự án CNTT hỏi “ Ơng có kế hoạch không? ” “ Bạn nghĩ câu trả lời sao? ” “ Tại chứ, đương nhiên rồi! ” Mỗi người có kế hoạch cho dù đơi chẳng khác dịng chữ viết vội vàng khăn ăn Cái tạo nên kế hoạch dự án? Một kế hoạch dự án thực bao gồm gì? Hiểu biết rõ ràng kế hoạch dự án phải bao gồm vơ giá việc thiết lập kỳ vọng ban quản lý dự án Định nghĩa: Kế hoạch dự án CNTT ( IT Project Plan ) tài liệu dự án thức giám đốc dự án, nhà tài trợ, đối tượng liên quan đến dự án thành viên đội dự án xây dựng với mục đích giám sát việc thực dự án Kích thước mức độ chi tiết kế hoạch dự án phải tương ứng với loại dự án Một kế hoạch dự án tối thiểu phải có thành phần quan trọng sau: - Tôn dự án ( Project Charter ) - Báo cáo phạm vi ( Scope Statement ) - Cấu trúc chi tiết công việc (Work Breakdown Structure) - Ma trận trách nhiệm ( Responsibility Matrix ) kết chuyển giao 17 - Ma trận phân bố tài nguyên cho việc thống kê kỹ năng, nguyên vật liệu sở vật chất cần thiết - Ước tính chi phí thời gian cho dự án - Lịch trình dự án, bao gồm ngày tháng cho tất mốc quan trọng - Ngân sách dự án, bao gồm chi phí sở ( Cost Baselines) - Kế hoạch quản lý rủi ro - Kế hoạch truyền thông ( Communication Plan ) Những Dự án CNTTcó quy mơ lớn độ phức tạp cao địi hỏi phải có kế hoạch chi tiết cho lĩnh vực cụ thể Những kế hoạch quản lý chi tiết bao gồm: - Kế hoạch quản lý phạm vi - Kế hoạch quản lý lịch trình - Kế hoạch kiểm thử hay quản lý chất lượng - Kế hoạch quản lý nhân - Kế hoạch quản lý mua sắm - Kế hoạch phản ứng trước rủi ro đối phó với bất ngờ dự án Không phải kế hoạch dự án địi hỏi phải có yếu tố đạt tính hiệu Đối với dự án lớn phức tạp nên có tất yếu tố Tuy nhiên, nhân tố hỗ trợ tài liệu dùng để lên kế hoạch cho dự án quan trọng cần thiết phải có để kiểm tra theo dõi giả định kỹ thuật ( PMI 2000, 45 ) NỘI DUNG TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH DỰ ÁN - Giới thiệu đối tượng, lĩnh vực quản lý kế hoạch dự án - Cấu trúc phân rã chi tiết công việc (WBS) - Các thành phần kế hoạch dự án toàn diện Trong chủ đề này, người học dùng thành phần đề cập phần giới thiệu chung để biên soạn kế hoạch dự án toàn diện Lập kế hoạch kỹ mà nhiều người nghĩ có kinh nghiệm, nhiên người thực có kỹ Đừng nhầm lẫn, lập kế hoạch cơng việc khó khăn! Xây dựng kế hoạch dự án toàn diện cơng việc khó khăn mà bạn làm suốt vòng đời dự án Nếu bạn tập trung vào yếu tố kế hoạch dự án toàn diện, bạn hồn thành kế hoạch phê chuẩn Một kế hoạch dài 20 trang tuần có hiệu tài liệu dài 100 trang vòng tháng Trong chủ đề này, bạn học kỹ thuật giúp tập trung vào xây dựng kế hoạch dự án chất lượng số lượng Việc giúp cho bạn thành công a) Giới thiệu Sau xác định dự án đạt tới gì? Thì bước xác định cách hồn thành mục đích mục tiêu Cách thức để hồn thành mục đích mục tiêu 18 tạo cấu trúc phân tích công việc, xây dựng ước lượng thời gian, xây dựng lịch biểu, cấp phát tài nguyên, tính chi phí quản lý rủi ro Cấu trúc chi tiết công việc (WBS): WBS thiết kế phân cấp sản phẩm, sản phẩm phụ, nhiệm vụ nhiệm vụ cần để hoàn thành dự án Một WBS tốt cung cấp sở cho việc xây dựng ước lượng thời gian chi phí có ý nghĩa lịch biểu khả thi Ước lượng thời gian Người quản lý dự án áp dụng ước lượng thời gian theo nhiệm vụ nhiệm vụ nhận diện WBS Có số kĩ thuật ước lượng áp dụng tùy theo mức độ tin cậy mà họ ước lượng Lịch biểu Người quản lý dự án phân tích từ WBS ước lượng thời gian để xây dựng lịch biểu Trước hết họ nhận diện mối quan hệ logic nhiệm vụ áp dụng ước lượng thời gian cho nhiệm vụ Tiếp đó, họ tính ngày tháng cho nhiệm vụ nhớ tới ràng buộc lên dự án Qua việc tính tốn lịch biểu, người quản lý dự án nhận diện nhiệm vụ cần cho việc hoàn thành dự án hạn Việc xây dựng Lịch biểu đích Lịch biểu thời tính quan trọng khác Lịch biểu đích hay vạch ranh giới, lịch biểu bạn đồng ý theo đuổi Lịch biểu thời tổ hợp lịch biểu đích trạng so với khoản mục chứa Lịch biểu thời dự kiến hoạt động thời tương lai bắt đầu hay kết thúc, hay hai dự án tiếp tục nhịp độ Người quản lý dự án theo đuổi cần thiết để so sánh lịch biểu thời với lịch biểu đích Ngẫu nhiên, phần lớn gói cho phép bạn sửa đổi lịch biểu đích cần thiết Phân bổ tài nguyên Các dự án tiêu thụ tài nguyên người, đồ cung cấp, vật tư, trang thiết bị không gian làm việc Người quản lý dự án phải phân bố tài nguyên cho nhiệm vụ để hoàn thành chúng Sau dùng tài nguyên, người quản lý dự án xác định liệu tài nguyên có đủ để hồn thành việc chuyển giao sản phẩm hay khơng? Tính chi phí Sau tạo cấu trúc phân việc, xác định ước lượng thời gian; Xây dựng lịch biểu; Và cấp phát tài nguyên, người quản lý dự án tính tốn chi phí để thực nhiệm vụ cho toàn dự án Chi phí ước lượng cuối trở thành ngân sách Trong thực dự án, người quản lý theo dõi hiệu chi phí so với ngân sách Kiểm sốt rủi ro Khơng dự án hoạt động độc lập, mà phải nằm mơi trường có tổ chức Mỗi chướng ngại mối đe dọa, ảnh hưởng tới thực thành công dự án Người quản lý dự án hiệu định xác định đe dọa xây dựng kế hoạch thực để giảm thiểu tác động Người quản lý dự án, biết tới đe dọa, phát triển kế hoạch để làm giảm thiểu xuất chúng hay làm nhẹ bớt tác động chúng lên dự án Sau ta sâu vào cấu trúc chi tiết công việc Cấu trúc phân tích chi tiết cơng việc hay gọi tắt Cấu trúc phân việc Biết mục đích mục tiêu mình, quan trọng chưa đủ để hoàn thành dự án bạn Bạn phải biết nhiệm vụ cần để đạt tới mục tiêu mục đích Một chế để phân tích mục đích bạn dùng cấu trúc chi tiết cơng việc hay cịn gọi cấu trúc phân việc (WBS) b) Cấu trúc phân việc Định nghĩa WBS lợi ích WBS danh sách chi tiết bước cần để hồn thánh dự án Nó cung cấp nhiều lợi ích cho người quản lý dự án Việc xây dựng WBS buộc người quản lý dự án phải cố gắng tư 19 để hiều phải làm để kết thúc dự án Nếu phân tích đắn, khoa học, cho phép xác định bước xác để làm xong dự án WBS thiết lập tảng hệ thống hóa cơng việc vững chắc, làm sở cho ước lượng thời gian chi phí thực Danh sách chi tiết nhiệm vụ tạo điều kiện cho tính chi phí riêng cho hoạt động toàn dự án Bằng việc làm ước lượng thời gian cho nhiệm vụ chi tiết, người quản lý dự án “ tích lũy ” liệu liên kết với mức WBS để xây dựng tranh hợp thành, chỉnh thể dự án Một WBS tốt cho phép người quản lý dự án xây dựng việc giải trình thành viên tổ dự án Sau liệt kê tất nhiệm vụ người quản lý dự án phân cơng cơng việc cho người Điều thể khơng khí dân chủ, thẳng thắn, đầy trách nhiệm giải trình thành viên tổ Người quản lý dự án dùng WBS để xây dựng lịch biểu hữu dụng Một danh sách cụ thể nhiệm vụ, làm sở cho ước lượng thực việc xây dựng cuối lịch biểu Bên cạnh đó, làm cho người quản lý dự án có khả phát triển lịch biểu, biết đến lịch biểu tầng Cuối cùng, việc xây dựng WBS tốt buộc vấn đề sớm nảy sinh dự án thay muộn ( Khi cịn khó khăn để thay đổi tình ) Việc xây dựng WBS địi hỏi đóng góp đáng kể từ người tham dự dự án ( Như: người quản lý dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án quản lý cấp cao ) Các đặc trưng WBS Đặc trưng WBS có khuynh hướng xuống Người quản lý dự án bắt đầu với sản phẩm cuối chia thành yếu tố nhỏ hơn, sản phẩm trung gian hay sản phẩm Hình việc tổ chức WBS Việc chia giống với việc chuẩn bị dàn cho văn Mỗi chủ đề chia thành chủ đề con, chủ đề lại chia thêm thành cấu phần Hình 2.1 Cấu trúc phân việc Một đặc trưng khác WBS tách thành nhiều mức Không phải tất “ nhánh ” WBS cần bung hết Bản thân mức khơng có ý nghĩa Mỗi mức đơn giản cho phép bạn tạo lịch biểu báo cáo tóm tắt thơng tin mức 20 Câu hỏi đặt WBS để lộ gì? Trình tự nhiệm vụ khơng quan trọng Mặc dầu người quen đọc từ trái sang phải, khơng có trình tự cần suy diễn Nếu bạn nghĩ theo kiểu trình tự việc xây dựng WBS nản lịng Nó buộc bạn phải nghĩ cần làm, thay cần làm Bạn đưa vào cách thức cho nhiệm vụ sau cấu trúc nên WBS, tức bạn xây dựng lịch biểu Hình 2.2 Cấu trúc phân sản phẩm Quá trình phân rã (Decomposition) Những phụ thuộc phức tạp dự án CNTT đòi hỏi tất công việc phải định nghĩa để vạch xác mối tương tác chúng Nhất thiết phải phân tách kết chuyển giao cấp cao thành gói cơng việc dễ quản lý phân công nhằm lập sơ đồ mạng, tính tốn phân tích đường tới hạn, phác thảo lịch trình ngân sách Cấu trúc chi tiết công việc WBS xác định phạm vi dự án cách liệt kê tất dự án nhỏ (sub-project) kết chuyển giao dự án Công tác phân tách cấu trúc chi tiết công việc việc đội dự án phân tách dự án nhỏ kết chuyển giao thành cơng việc cấu thành gói công việc cần thiết để thực dự án Một cấu trúc chi tiết công việc coi phân tách khi: - Các công việc cấu thành (component tasks) gói cơng việc phải việc phân biệt với cơng việc khác dễ xác định người thực cơng việc, ví dụ “nâng cấp Cửa hàng số 7” “nâng cấp địa điểm bán lẻ” - Các công việc cấu thành gói cơng việc phải có thời gian xác định rõ ràng nỗ lực lập lịch - Các cơng việc cấu thành gói công việc phải đủ cụ thể để thiết lập giới hạn chi phí lịch trình metric chung đô la số làm việc - Trách nhiệm thẩm quyền công việc cấu thành gói cơng việc giao cho người nhóm - Cần thiết phải phân tách cấu trúc chi tiết công việc mức cao thành gói cơng việc quản lý phân cơng cấu trúc chi tiết cơng việc tài liệu đầu vào quan trọng nhiều tài liệu kế hoạch dự án cần xây dựng Cấu phần WBS 21 WBS bao gồm cấu phần Phần thứ WBS gọi cấu trúc sản phẩm (PBS) PBS giống WBS nói chung, địi hỏi lấy viễn cảnh xuống Hình minh họa cho cấu trúc phần sản phẩm Lần việc chia PBS tương tự với dàn văn – chủ đề chia thành chủ đề chủ đề lại chia nhỏ thêm thành cấu phần Mức độ bung tùy theo mức độ phức tạp sản phẩm Nói chung sản phẩm phức tạp số mức lớn PBS chiếm phần cấu trúc phân việc Mỗi nhánh PBS lại phân nhỏ thành mức khác Sản phẩm toàn sản phẩm mô tả danh từ hay chủ ngữ Hình 2.3 Cấu trúc phân nhiệm vụ Phần thứ hai WBS gọi cấu trúc phân nhiệm vụ, cịn biết TBS Nó bao gồm nhiệm vụ, nhiệm vụ để xây dựng sản phẩm chung xây dựng nên sản phẩm toàn TBS, giống PBS Được chia thành nhiều mức đòi hỏi viễn cảnh xuống Hình cấu trúc phân nhiệm vụ Số mức việc bung tùy thuộc vào độ phức tạp sản phẩm toàn hay sản phẩm Nói chung dự án phức tạp lại cần nhiều mức TBS khơng giống PBS, chiếm phần thấp WBS Mỗi nhánh TBS chia thành mức khác Mỗi nhiệm vụ yếu tố thấp mô tả động từ lệnh ( động từ hành động ) bổ ngữ Do TBS bao gồm phần xác định ( động từ lệnh ) phần xử lý ( bổ ngữ ) Nếu gộp cho ta phần vị ngữ câu mà chủ ngữ PBS Trong số cơng ty, phần PBS trước cịn động từ hoạt động thêm vào phía trước danh từ Mỗi nhiệm vụ tiếp bung thành mức chi tiết Đặc trưng khác chỗ khoản mục WBS ( phần PBS TBS ) có số nhất, hay mã Số định danh vị trí, hay mức phần từ bên WBS Hãy xét ví dụ nêu hình đây: 22 Hình 2.4 Ví dụ WBS đầy đủ Không phần tử liệt kê WBS lại có số hay mã, bạn tiến xuống mức thấp số trở lên lớn Sơ đồ đánh số phản ánh phần tử tập phần tử mức cao Chẳng hạn, xác định xử lý ( 2.1, 2.2) tập xác định B-1 xử lý ( 2.1, 2) Mà lại tập Sản phẩm B-1( 2.1) thể Mỗi phần tử mức thấp WBS số hiệu WBS dài Các bước xây dựng WBS Nhờ đặc trưng nói đây, bạn bắt đầu xây dựng WBS Mặc dầu cần bước bạn đừng vội vàng Việc xây dựng WBS tốt, hữu dụng thường tiêu tốn nhiều thời gian, làm việc sửa chữa Bước1: Viết sản phẩm toàn bạn xây dựng Hãy dùng danh từ hay thuật ngữ mô tả trực tiếp hệ thống quản lý kho hay kế hoạch tiếp thị Hãy mang tính mơ tả mà khơng bị dài dịng Cơ bản, mơ tả xác sản phẩm nên bắt nguồn từ Phát biểu công việc (Statement of Work) Bước 2: Bung sản phẩm toàn thành mức biến thiên theo sản phẩm Điều giúp cho việc xây dựng cấu trúc sản phẩm WBS Đừng lo lắng bạn chia nhánh thành mức khác Bạn đưa đánh giá xem chia nhỏ nhánh đến đâu? Thơng thường hai hay mức đủ Bước 3: Sau bạn hồn thành bung phần PBS, bạn bắt đầu làm giống cho phần TBS việc viết chuỗi nhiệm vụ mức tiếp phần tử PBS thấp Các nhiệm vụ bên nhánh mức, chỗ áp dụng bạn bung nhiệm vụ thành mức thấp Lần nhánh TBS thay đổi tương ứng với số mức Câu hỏi thông thường hay hỏi bạn nên bung nhánh bao xa WBS? Cách thông thường để xác định mức thích hợp biết tới xem qui tắc tuần hay 80 23 Điều có nghĩa phần tử TBS đòi hỏi tuần làm việc (80h làm việc) bung phần tử TBS thành mức khác Qui tắc đảm bảo nhận diện chi tiết nhiệm vụ trợ giúp cho việc theo dõi dấu vết nhiệm vụ Bước 4: Đánh mã cho phần tử WBS mã số Thứ cho phần tử sản phẩm mã 0.0 ( Cách thực hành thông thường ), Thứ 2, mức tiếp PBS cho phần tử sản phẩm số nhất, 1.0, 2.0,vv vv Dùng số bắt đầu xuống nhánh, viết mã WBS Mã nên mức lệ thuộc vào phần tử mức cao Bước 5: Xét duyệt lại WBS, giám định để đảm bảo (1) tất phần tử PBS có danh từ ( thêm tính từ kèm ), (2) tất phần tử TBS có động từ lệnh bổ ngữ, (3) tất phần tử có mã WBS Nguyên tắc 8/80 Nguyên tắc 8/80 hướng dẫn cho khơng có gói cơng việc nhiều 80 Đây hướng dẫn nguyên tắc Cơ sở ý tưởng đơn giản, bạn khơng muốn theo dõi việc chưa đến ngày để hoàn thành cơng việc địi hỏi phải 10 ngày để hồn thành có lẽ nên chia nhỏ thành nhiều gói cơng việc Các cách khác để bung WBS Cấu trúc phân việc bung theo nhiều cách: - Một cách phân chia sản phẩm thành sản phẩm con, mô tả đoạn trước Bạn liệt kê sản phẩm sản phẩm phần tử TBS để xây dựng cách tiếp cận vẽ hình đây: Hình 2.5 Ví dụ WBS theo sản phẩm 24 - Cách thứ viết sản phẩm tồn đỉnh Bạn chia WBS theo pha Bên pha ứng dụng, bạn nên ghi lại sản phẩm kết từ pha trước Sau bạn phát triển phần TBS Cách tiếp cận vẽ hình dưới: Hình 2.6 Ví dụ WBS theo trách nhiệm chia thành nhiều pha - Cách thứ viết sản phẩm toàn đỉnh chia WBS theo miền trách nhiệm, tiếp thị, kế toán, vv vv Bên miền ghi trách nhiệm áp dụng cho sản phẩm tạo – điều đưa đến nhiều mức Sau làm điều bạn phát triển phần TBS Cách tiếp cận vẽ hình đưới: Hình 2-7 Ví dụ WBS theo trách nhiệm 25 Đây cách thông dụng để bung WBS Tuy nhiên khơng có quy tắc nhanh cứng nhắc Bạn muốn xây dựng WBS đáp ứng cho nhu cầu – xây dựng WBS giúp cho bạn lãnh đạo, xác định, lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát kết thúc dự án c) Các yếu tố kế hoạch dự án toàn diện - Định nghĩa kế hoạch dự án: Tóm lược quản lý yếu tố cần thiết mục tiêu dự án, lý lẽ, cách thức đạt mục tiêu, hướng dẫn thực kiểm soát dự án - Các thành phần kế hoạch dự án: Tổng quan, nhà tài trợ thành viên đội dự án, yêu cầu, kế hoạch tài nguyên, tài chính, triển khai, chất lượng, quản lý, báo cáo… Kế hoạch dự án toàn diện cấu thành từ gì? Câu trả lời vài dịng khăn ăn đến tài liệu dài 400 trang Đối lập với quan điểm vài Giám đốc dự án, kế hoạch tồn diện khơng phụ thuộc vào số trang, hay số làm kế hoạch đó, mà phụ thuộc vào việc bạn đề cập đến tất yếu tố hay chưa? Định nghĩa: Kế hoạch dự án: ( Project Plan) tài liệu dự án chứa đựng toàn kế hoạch cho dự án, ghi lại giả định trình lập kế hoạch Kế hoạch dự án phải nhà tài trợ ký kết hồn tất chuyển sang trình thực Kế hoạch dự án tóm lược quản lý yếu tố cần thiết mục tiêu dự án, lý lẽ, cách thức đạt mục tiêu này, dùng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin với đối tượng liên quan dự án Đồng thời kế hoạch dự án tài liệu hướng dẫn thực kiểm soát dự án Kế hoạch dự án tiến triển qua giai đoạn liên tiếp vòng đời dự án cập nhật có thay đổi quan trọng dự án Như thảo luận trước, kích thước kế hoạch dự án tài liệu kèm theo thay đổi phụ thuộc vào kích thước loại dự án chuẩn mực cấu tổ chức Các thành phần kế hoạch dự án bao gồm: - Mục lục - Tổng quan dự án - Nhà tài trợ thành viên đội dự án - Yêu cầu - Tài nguyên dự tính - Quy trình kiểm sốt thay đổi - Các vấn đề môi trường - Kế hoạch triển khai - Kế hoạch hỗ trợ đào tạo - Tôn dự án - Báo cáo phạm vi - Cấu trúc chi tiết công việc - Sơ đồ mạng - Lịch trình dự án - Ngân sách dự án - Ma trận tài nguyên 26 - Kế hoạch quản lý rủi ro - Kế hoạch quản lý chất lượng - Kế hoạch chuyển giao vận hành - Kế hoạch trao đổi thông tin - Kế hoạch quản lý mua sắm Ví dụ: Một cơng ty dịch vụ lương thực khởi động dự án ERP ProjectSoft năm với ngân sách tỷ USD, có tài nguyên nội dịch vụ từ công ty tư vấn bên ngồi Bản kế hoạch dự án họ có bao gồm thành phần sau: - Tôn dự án - Báo cáo phạm vi - Yêu cầu - Báo cáo công việc nhà cung cấp - Cấu trúc phân việc - Sơ đồ mạng - Lịch trình dự án - Ngân sách dự án - Ma trận tài nguyên - Kế hoạch quản lý rủi ro - Kế hoạch quản lý chất lượng - Kế hoạch chuyển giao vận hành - Kế hoạch trao đổi thông tin - Kế hoạch quản lý mua sắm BÀI TẬP: Biên soạn kế hoạch dự án: Thời gian: 30 phút Mục tiêu: Mơ tả thành phần mục đích kế hoạch dự án Kịch bản: Bạn cần hình thành trình lập kế hoạch cho sáng kiến nâng cấp cơng ty XYZ, dự tính trị giá 1,75 triệu USD 18 tháng Đây lúc thức hóa kết trình lập kế hoạch cách tạo kế hoạch dự án Mô tả mục đích kế hoạch dự án: Bản kế hoạch dự án tổng hợp kết trình lập kế hoạch chi tiết, bao gồm lập kế hoạch chiến lược để tạo tài liệu dùng hướng dẫn thực kiểm soát Dự án Nó ghi lại giả định định q trình lập kế hoạch Nó sở đo lường tiến triển dự án kiểm soát dự án Bản kế hoạch dự án dùng để lấy chữ ký hoàn tất nhà tài trợ trước bắt đầu trình thực Kế hoạch dự án bạn bao gồm tài liệu nào? - Báo cáo vấn đề hay Phát biểu toán( Statement of the problem ) - Xác định nhà tài trợ, đối tượng liên quan dự án 27 - Tôn dự án, bao gồm quy định vai trò trách nhiệm - Tài liệu phạm vi, bao gồm kết chuyển giao, quy trình kiểm sốt thay đổi nhân tố thành công quan trọng - Yêu cầu/Đặc điểm kỹ thuật - Metric dự án - Cấu trúc phân việc - Sơ đồ mạng - Lịch trình dự án - Ngân sách dự án - Bản đồ hay ma trận tài nguyên - Kế hoạch quản lý rủi ro - Kế hoạch quản lý chất lượng - Kế hoạch chuyển giao vận hành - Kế hoạch trao đổi thông tin Bản kế hoạch dự án bạn bị ảnh hưởng chuyển sang dự án vi mô vĩ mô? Đây dự án vĩ mô bao gồm 2000 làm việc 200.000 usd Do đó, cần phải đưa tất tài liệu thông thường dự án vào Liệt kê tài liệu quan trọng ln phải có kế hoạch dự án - Tài liệu phạm vi - Cấu trúc phân việc - Ngân sách dự án - Lịch trình dự án - Kế hoạch trao đổi thơng tin Khi bắt đầu trình lập kế hoạch, bạn cần thiết lập kỳ vọng cho trình Q trình có ảnh hưởng kế hoạch dự án? Cần phải biết điều hòa khác kỳ vọng đặt thực tế trước trình kế hoạch dự án để phê duyệt Bản kế hoạch dự án có cần phải phê duyệt khơng? Nếu có phê duyệt? Mặc dù nhà tài trợ/ khách hàng không đọc hết kế hoạch dự án thiết phải trình bày thơng tin để nhà tài trợ ký kết hoàn tất chứng tỏ họ sẵn sàng với trình thực dự án THỰC THI KẾ HOẠCH - Giám sát trì Giám sát cách đặn Có thể nói bước lập kế hoạch dự án cẩn thận chìa khóa mở thành cơng cho dự án, trình thực dự án hội để Giám đốc dự án thể vai trò quản lý Quản lý tốt lịch trình, kinh phí dự án sở thực tiễn để theo dõi chặt chẽ tình trạng dự 28 ... bản: dự án, dự án CNTT, quản lý dự án - Dự án - Các thuộc tính dự án - Phân biệt dự án CNTT - Khái niệm quản lý dự án - Mục tiêu quản lý dự án - Tác dụng quản lý dự án Các giai đoạn dự án, vòng... CHÍNH VIỄN THƠNG QUẢN LÝ DỰ ÁN Biên soạn : THS NGUYỄN HỮU QUỐC CHƯƠNG 1: MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ SỞ MỤC ĐÍCH - Hiểu Khái niệm về: Dự án gì, Quản lý dự án nào? - Nắm nội dung quản lý dự án - Kiến thức,... mức độ rủi ro - Xây dựng kế hoạch quản lý, phịng ngừa Hình 1- 2 Lĩnh vực quản lý dự án CÁC KIẾN THỨC, KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức