MỞ ĐẦU Tài liệu biên soạn dựa kết khảo sát tình hình ứng dụng Thương mại Điện tử doanh nghiệp TP.HCM Cuộc khảo sát tiến hành 375 doanh nghiệp vào tháng 12/2005 Cơng trình nằm khn khổ Chương trình Phát triển Thương mại Điện tử TP.HCM Sở Thương mại chủ trì nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao khả cạnh tranh giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế Nội dung kết cấu tài liệu lựa chọn dựa theo tình hình ứng dụng Thương mại Điện tử mà khảo sát tìm hiểu Các vấn đề nêu khía cạnh doanh nghiệp quan tâm Chúng mong nội dung giúp giải đáp câu hỏi mà doanh nghiệp thường gặp trình triển khai ứng dụng Thương mại Điện tử Song song với tài liệu kết khảo sát tập cẩm nang hướng dẫn thực hành Thương mại Điện tử cho doanh nghiệp Một tài liệu dùng để hướng dẫn cho giáo viên chuyên gia tham gia tập huấn cho doanh nghiệp Thương mại Điện tử soạn thảo Bản quyền tài liệu thuộc sở hữu Sở Thương mại TP.HCM Đây lần phát hành tập tài liệu Chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp q doanh nghiệp q độc giả để bổ sung, làm cho tập tài liệu ngày trở nên phong phú hữu ích lần tái sau Địa liên hệ: Phòng Xúc Tiến Thương mại SỞ THƯƠNG MẠI TP.HCM 59-61 Lý Tự Trọng, P.Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM Tel: +(84.8) 823-8137, 829-2991 Fax: +(84.8) 822-4536 Email: trade@hochiminhcity.gov.vn 0H Chương THAM GIA TRỰC TUYẾN 1- Nhà cung cấp dịch vụ Internet (Internet Service Provider – ISP) Nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) cung ứng điều kiện giúp khách hàng tiếp cận dịch vụ Internet Họ có hệ thống máy chủ kết nối trực tiếp vào Internet thông qua kết nối tốc độ nhanh Hệ thống máy tính ISP thường khơng có sở liệu hay tập tin lưu trữ máy họ ngoại trừ chúng đóng vai trị liên kết vào Internet Bạn đăng ký với ISP cách điền vào biểu mẫu hồ sơ mà họ qui định, trực tiếp kết nối liên tiến (như trường hợp dịch vụ VNN1269) cách gõ vào ô User: VNN1269, Password: VNN1269 Một bạn kết nối vào Internet, máy chủ nhà cung cấp tự động đếm thời gian mà bạn sử dụng dịch vụ họ Vào cuối tháng, chi phí truy cập Internet bạn ghi chung vào hoá đơn tiền điện thoại Bạn tiến hành tốn thơng thường toán tiền điện thoại Một số nhà cung cấp dịch vụ Internet Việt Nam Tên công ty Công ty phần mềm truyền thông VASC Bưu điện Thành phố Hà nội Công ty FPT Bưu điện TP.HCM Bưu điện Khánh hòa Sàigònnet Viettel 0F0F0F Địa Web http://www.vnn.vn http://www.hnpt.vnn.vn/ http://www.fpt.vn/ http://www.hcmpt.vnn.vn/ http://teltic.vnn.vn/ http://www.saigonnet.vn/ http://www.viettel.vn/ 0H1 1H2 2H3 3H4 4H5 5H6 6H7 Bạn yêu cầu ISP cung cấp cho bạn trương mục thư điện tử (email) với dung lượng hộp thư theo yêu cầu Nhờ đó, bạn sử dụng email để giao dịch tiếp nhận thư từ người khác CHỌN NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ INTERNET (ISP) Bạn tìm ISP khơng biết cách tìm hiểu đánh giá ISP tốt cho bạn? Dưới cẩm nang cần biết chọn lựa ISP A.Mức phí Có tính phí đăng ký tài khoản hay khơng? ISP có cung cấp tài khoản cố định? Tài khoản bao gồm tuần hay tháng? Tham khảo dịch vụ kết nối Internet phần Phụ lục ISP có dịch vụ tính cước truy cập tài khoản không? Nhiều ISP đưa mức thuê bao tháng rẻ, lại tính phí thời gian truy cập định Loại tài khoản tính phí có lợi cho bạn bạn khơng sử dụng nhiều thời gian online, bạn định lên mạng nhiều tài khoản thuê bao cố định rẻ với bạn Chuyển từ thuê bao tính cước sang thuê bao cố định, hay ngược lại phức tạp sao? ISP tính cước phụ thêm thời gian cao điểm không? Chi phí hàng tháng tiền cho tài khoản thuê bao phù hợp với cách sử dụng riêng bạn? Có cho dùng thử tài khoản khơng? Nếu có, dùng thử tài khoản thử nghiệm ISP trước, để xem có hợp với nhu cầu bạn hay không Những loại chi phí phụ mà bạn phải đối mặt? B Dây điện thoại ISP có cung cấp số điện thoại cố định khu vực bạn hay không? Số điện thoại bàn khu vực bạn có hỗ trợ tốc độ modem khơng? Tỷ lệ người đăng ký đến modem bao nhiêu? Có khả bạn nhận tín hiệu bận? Nếu bận, để kết nối cao điểm ngày? ISP lúc cơng bố thơng tin này, thường xuyên thay đổi Khi ISP nhận thêm người dùng khơng phải lúc nâng cấp thiết bị họ Bạn nên tự kiểm tra điều Hãy thử dial-up vào số điện thoại mà dùng để truy cập Internet, cao điểm (thường buổi tối ngày đầu tuần) nhận kết nối khó khăn Tất modem ISP cung cấp 56K, số modem cũ sử dụng để phục vụ? Mặc dù nhà cung cấp nói có dịch vụ 56K, bạn nhận thay đổi - đặc biệt cao điểm - có modem chậm đẩy vào mạng Một lần nữa, chọn dùng thử thời gian kiểm tra việc cao điểm Khi phần mềm bạn bắt đầu kết nối, cho bạn biết tốc độ kết nối bạn Nhiều lúc 28.8K, bạn sở hữu modem 56K nhà cung cấp cam đoan hỗ trợ 56K 5 Khi có rắc rối với đường truyền mà bạn sử dụng, liệu có đường truyền thay khu vực bạn hay không? Thiết bị modem trông nào? Có hay khơng số điện thoại mà bạn truy cập đến mã vùng khác? Nếu bạn thường công tác xa muốn đăng nhập tài khoản mình, bạn tìm ISP có số 800 nhà cung cấp mà có số điện thoại truy cập hầu hết nơi mà bạn muốn đến Một chọn lựa khác e-mail mạng Kiểm tra nhà cung cấp xem họ có cho phép bạn kết nối thơng qua trình duyệt web bạn đăng nhập hay không Nếu ISP khơng hỗ trợ lựa chọn này, có khả tính cước phí đường dài Nếu đường truyền nghẽn liên tục, liệu ISP ngưng nhận thêm người sử dụng modem đưa vào đường truyền? Nếu bạn muốn ISDN (tốc độ tối đa 128K) DSL (tối đa 1M), bạn muốn nâng cấp liền phải hỏi xem ISP có hỗ trợ chuyện không ISP cung cấp loại bảo mật cho kết nối 24/7 (ISDN DSL) Những kết nối mở (always-on connection) dễ bị công giống hệ thống máy tính doanh nghiệp, đặc biệt bạn có địa IP cố định, khơng thay đổi Thường bạn phải trả thêm chi phí để tạo lập “tường lửa” riêng để chống hacker Mặc dù vậy, số ISP cung cấp giải pháp trao tay dành cho kết nối mở Loại thiết bị cần dùng để truy cập DSL? Nhiều ISP muốn hỗ trợ loại modem DSL Một số ISP tặng modem miễn phí bạn đăng ký với họ Tuy nhiên, phải kiểm tra chi tiết Một số nhà cung cấp loại lại tính phí hàng tháng nhiều chút, để bù vào modem miễn phí tặng Sau năm sử dụng, bạn trả phí sử dụng cao Vậy bạn nhận mức phí truy cập cao mà Cách tốt chọn lựa nhà cung cấp có thiết bị tiêu chuẩn để bạn dễ dàng thay đổi nhà cung cấp thấy cần C Các loại tài khoản sử dụng Bạn có địa IP cố định hay động? IP cố định đắt bao nhiêu? Địa IP động thường sử dụng khó phần mềm Internet bạn, bạn muốn đăng ký tên miền riêng cho bạn phải có địa IP cố định IP cố định quan trọng người làm việc xa cần truy cập xuyên qua firewall doanh nghiệp Các firewalls để vài số IP lọt qua chặn tất IP khác Liệu bạn chọn tên đăng nhập tự động áp đặt? ISP có cung cấp dịch vụ tên miền hay không? Vấn đề quan trọng bạn muốn đăng ký tên cụ thể cho máy tính Nó quan trọng doanh nghiệp Dù vậy, có số người thích có tên miền cho máy tính nhà họ Địa trang web bạn nào, bạn làm xong? Liệu có dài dịng phức tạp? Lợi ích tên miền riêng giúp bạn đơn giản hóa địa URL trang web Thường ISP bắt buộc bạn phải có URL dài phức tạp mà bạn khơng có tên miền riêng cho D Phần mềm ISP có cung cấp phần mềm để kết nối? Nếu có, phần mềm có tính phí khơng? Hầu hết ISP cho người dùng phần mềm Nhưng xem rõ trước ký hợp đồng ISP có cung cấp phần mềm cho loại máy tính đặc biệt máy tính vận hành? Phần mềm định dạng cấu hình? ISP có hướng dẫn bạn cách xử lý cài đặt phần mềm bạn gặp khó? Nếu bạn có nhiều tài khoản, bạn sử dụng phần mềm để quay số (dial-up) vào ISP khác nhau? ISP có phần mềm độc quyền cho Internet? Một số ISP yêu cầu bạn phải sử dụng phần mềm độc quyền họ thay phần mềm khác Việc đặc biệt rắc rối ISP bắt buộc bạn phải sử dụng trình duyệt nhất, ví dụ Internet Explorer Bởi có nhiều trang web hoạt động tốt Netscape Opera Sử dụng phần mềm ISP có khó khơng? ISP gửi mail cho bạn hay bạn phải tự tải xuống (download)? E Dịch vụ Các ISP hỗ trợ kỹ thuật vào lúc nào? Liệu họ có hỗ trợ kỹ thuật suốt đêm vào ngày cuối tuần? ISP có đường dây nóng hỗ trợ miễn phí hay bạn phải gọi điện đường dài để nhờ giúp đỡ? Gọi cho phận kỹ thuật ISP có khó khơng? Khi gọi điện, có thường xuyên bận máy hay phải gác máy chờ? Cần tự kiểm tra: gọi vào đường dây hỗ trợ kỹ thuật ISP xem khó khăn để kết nối liên lạc điện thoại Nhân lực phận hỗ trợ kỹ thuật có đơng khơng? ISP có cung cấp trang web hỗ trợ mạng? Liệu có hữu ích kỹ thuật? Chắc chắn phải hỏi rõ chuyện này, kiểm tra trang web hỗ trợ, cần thiết, để đảm bảo kiếm trang web cần, trang web hữu dụng F Độ tin cậy chất lượng ISP có thường xuyên bị “rớt mạng”? Nếu có, để sửa chữa? Một số ISP không đáng tin cậy thường rớt mạng có vấn đề e-mail Hãy chắn ISP bạn sửa chữa cố có sai sót Liệu ISP có hệ thống phịng bị giúp đảm bảo dịch vụ? Liệu ISP chấp nhận tin nhắn e-mail dung lượng lớn họ cắt thành độ dài định? Với tài liệu gắn kèm điều đặc biệt quan trọng Hãy kiểm tra xem kích thước tối đa tin nhắn e-mail megabyte (MB) Một số ISP giới hạn tin nhắn 20MB; số khác cho phép dung lượng tài liệu đính kèm lên đến 20MB Nếu ISP cho phép kích thước liệu nhỏ, chắn có sẵn dịch vụ FTP để bạn chuyển tải liệu cỡ lớn qua lại khách hàng, bạn bè ISP có cung cấp lựa chọn nhóm thảo luận USENET? Một số ISP cung cấp nhiều nhóm thảo luật Usenet số ISP khác, bạn thấy họ khơng cho bạn biết nhóm thảo luận mà bạn muốn truy cập vào Nó lưu giữ viết bao lâu? Thời gian mà ISP lưu giữ viết nhóm thảo luận đa dạng Đối với số ISP đó, thời gian ngày – số khác nhiều tháng Đối với hầu hết người khoảng thời gian lưu trữ tuần ngắn ISP có kết nối nhanh hay khơng? Bạn bị kéo dài thời gian kết nối không? ISP kết nối vào Internet nào? Một số ISP có kết nối Internet chậm, bạn cảm nhận chậm chạp modem không chuyển tải liệu Khi tìm hiểu cách thức ISP kết nối vào Internet, cần nhớ kết nối T3 tốt nhất, T1 mức tối thiểu chấp nhận Nhưng chí kết nối tốt bị chậm sử dụng q nhiều, thế, thơng tin không phản ánh tốc độ kết nối Đối với ISP bạn, trường hợp tốt phải có nhiều kết nối khác vào Internet Bằng cách đó, kết nối khơng thực được, thay kết nối dự phòng G Sản phẩm đặc biệt ISP có cung cấp dịch vụ bảo mật giống dịch vụ SSL (Secure Sockers Layer) cho giao dịch mua bán mạng? Một số ISP cung cấp phần mềm đặc biệt cho phép bạn tạo lập gian hàng trực tuyến (online) website cá nhân Nếu ISP cho phép cần kiểm tra xem có nằm kế hoạch bảo trú (hosting) bạn khơng, có tính phí thêm ISP có cung cấp dịch vụ đặc biệt mà ISP khác khơng có? Kiểm tra việc cần thiết, nhiều lúc dịch vụ mà ISP cung cấp hữu ích đơi lúc ISP tính phí nhiều cho dịch vụ mà bạn không sử dụng Liệu ISP đưa tên bạn vào danh sách email vào đại lý thương mại? Một số ISP làm việc Cần chắn ISP bạn không làm việc mà khơng có ý kiến cho phép bạn Bạn thấy tên bạn hàng trăm danh sách spam bạn chọn nhầm ISP Khi bạn có yêu cầu đặc biệt muốn ISP đưa tên bạn vào dịch vụ thư quảng cáo cung cấp FTP nặc danh cho số liệu bạn nên hỏi rõ chúng Cũng cần chắn họ cho bạn biết ISP đáp ứng yêu cầu bạn hay không, giá Hãy thương lượng, ISP không cung cấp chức FTP, với kế hoạch lưu trữ web, ví dụ, có may số ISP làm việc 2- Bạn cần để tham gia trực tuyến? Lựa chọn modem Modem thiết bị ảnh hưởng đến tốc độ truy cập Internet bạn Modem làm nhiệm vụ chuyển liệu từ máy tính thành tín hiệu âm truyền đường điện thoại Nó làm điều ngược lại tiếp nhận thông tin Các tiêu chuẩn modem Tốc độ tối đa mà modem chuyển liệu dùng để phân loại chúng Những modem có ký hiệu ‘V’ kèm theo số loại nén liệu sửa lỗi Có thể tham khảo loại sau: • V32: 9600 bps Tiêu chuẩn cũ, thường khơng cịn phù hợp với yêu cầu truy cập Internet ngày • V32bis: 14400 bps Có thể dùng thường xuyên để duyệt web cần tải nhiều liệu, tốc độ modem bị chậm đáng kể • V34: 28800 bps Tốc độ • V42: tiêu chuẩn cho thấy modem phát lỗi liệu • V42bis: modem nén liệu • V90: chuyển tải nhanh liệu đến 56000 bps (56K) • X2: kiểu Robotic phát triển truyền liệu đến 56Kbps • K56flex: mẫu Hayes, Pace số nhà sản xuất khác chế tạo đạt tốc độ 56Kbps ISDN Nếu bạn muốn sử dụng Internet nhiều hay bạn muốn cho lúc nhiều người doanh nghiệp kết nối vào Internet, bạn nên thay modem ISDN adapter ISDN (Integrated Services Digital Network) dịch vụ cho phép tăng nhanh tốc độ truyền liệu từ 2-4 lần tốc độ modem thông thường lại không tốn nhiều chi phí đường thuê bao ADSL Là loại công nghệ phổ biến mạnh thị trường dành cho doanh nghiệp hộ gia đình Giá th bao xê dịch từ vài trăm ngàn đồng đến khoảng triệu đồng/tháng tùy theo gói dịch vụ u cầu Tín hiệu ADSL truyền đến nơi sử dụng đường dây điện thoại, hay tuyến cáp riêng Nhà cung cấp dịch vụ thường tiến hành thao tác lắp đặt cần thiết Dịch vụ truy nhập Internet tốc độ cao Việt Nam thức hoạt động vào năm 2003, thời điểm có ISP cung cấp với tổng số 183 thuê bao Tính đến tháng 01 năm 2006 có ISP cung cấp dịch vụ đạt 227.000 thuê bao, tổng thuê bao Internet ADSL năm 2005 tăng so với năm 2004 gần 300% Thuê bao ADSL tăng nhanh, phần sách hỗ trợ phát triển Internet Nhà nước phù hợp, giá cạnh tranh, chất lượng đường truyền dịch vụ cải thiện đáng kể góp mặt nhiều loại hình dịch vụ 10 gia tăng Internet Nhiều thuê bao gián tiếp dial up chuyển sang sử dụng thuê bao ADSL phát triển tất yếu loại hình thuê bao Internet băng thông rộng Tại thời điểm này, dịch vụ băng thơng rộng có hầu hết tỉnh thành nước Trong VNPT ISP có thị phần ADSL lớn nhất, với FPT Viettel, ISP chiếm tới 98% thị trường Còn lại 2% thuê bao EVN Telecom, Netnam SPT cung cấp Bên cạnh số lượng kênh leased line qui chuẩn 64Kbps ISP cung cấp đạt gần 8.800 thuê bao Theo dự báo, năm tốc độ phát triển loại hình th bao cịn tiếp tục phát triển (Theo VNNIC) ( 1/3/2006 ) Sơ đồ kết nối Internet thông qua cổng TPHCM ( theo VNNIC ) Đường truyền thuê bao (lease line) Đường truyền thuê bao cho phép bạn kết nối máy chủ vào Internet mà nhờ khách hàng truy cập thơng tin bạn xem catalog sản phẩm, duyệt web… Để dùng đường truyền thuê bao, bạn cần đến định tuyến (router) thay modem hay ISDN adapter Bộ định tuyến làm nhiệm vụ đảm bảo cho thông tin máy chủ định dạng ghi địa trước truyền Internet 11 3- Nghẽn mạch thời gian tải liệu Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tới thời gian truyền tập tin Internet đến máy bạn Internet có chậm trễ riêng Nếu có nhiều người tải file xuống máy họ gây chậm trễ Nếu tập tin lưu trữ máy tính chạy chậm, làm cho thời gian tải tập tin qua Internet bị chậm Cuối tập tin nằm máy chủ đặt nước khác, thời gian chậm trễ tốc độ kết nối ISP nước với nước đến Trung bình tập tin có dung lượng 1Mb cần từ 10-20 phút để tải xuống máy dung modem tốc độ 33.6Kbps cần từ 7-15 phút nêu tải qua modem có tốc độ 56Kbps Cũng đơi bạn tải tập tin lưu trữ từ máy tính có tốc độ nhanh qua Internet tíc tắc 12 Chương SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ (Email) Thư điện tử làm tăng suất lao động, tăng cường giao tiếp giảm chi phí Một bạn bắt đầu sử dụng Internet, bạn nên suy nghĩ cách khai thác thư điện tử Thư điện tử cho phép bạn gửi thơng tin cho người Bạn gọi điện cho người gửi lời hỏi thăm Nhưng bạn gửi nhiều thơng điệp thư điện tử đến nhiều người với chi phí điện thoại nội hạt Một email cho phép ta gửi kèm theo tập tin Như vậy, email kênh truyền tải thông tin Trong Outlook Express Microsoft Windows, bạn dán nội dung thơng điệp có sẵn vào cửa sổ email mà bạn viết Bạn đính kèm file âm hình ảnh Email cịn cơng cụ hữu ích để tiếp nhận ý kiến phản hồi từ khách hàng Bạn chọn chức báo cáo gửi email (ví dụ trên cửa sổ soạn thảo email Outlook Express: gõ Tool >Request Read Receipt) cho phép bạn nhận biết email bạn tiếp nhận chưa, thời điểm (giờ, ngày tháng) mà người nhận tiếp nhận email bạn Bạn chọn số qui tắc (rules) để hộp thư bạn tự động gửi thư trả lời nhận thư từ bên hay chuyển tiếp (forward) cho người khác thời gian bạn vắng 1- Địa email Khi sử dụng email, bạn cần đăng ký địa Chẳng hạn: minhnv@hcm.vnn.vn Phần phía bên phải ký tự ‘@’ tên miền máy chủ Trường hợp máy chủ Công ty Truyền thông Dữ liệu Vietnam VDC Khi bạn đăng ký dịch vụ Internet với công ty, bạn cấp email hộp thư máy chủ Có nhiều khách hàng làm Do đó, bạn thấy có nhiều email có phần đuôi giống phần đuôi email bạn 7H8 Nếu bạn có tên miền riêng có máy chủ, bạn nhờ nhân viên kỹ thuật tạo cho email với địa mà bạn muốn dựa theo tên miền Ví dụ tên miền bạn ‘abc.com.vn’ Lúc bạn yêu cầu đặt địa email bạn minhnv@abc.com.vn 8H9 Phần bên trái ký tự ‘@’ tên người sử dụng Bạn chọn từ tốt từ mà bạn nhớ dễ dàng Những doanh nghiệp muốn trì xuất trước cơng chúng gây ấn tượng tính chuyên nghiệp nên cân nhắc đầu tư mua tên miền để sử dụng cho nhu cầu web email Địa website (sẽ đề cập phần sau) email thông tin ghi danh thiếp hay ấn phẩm mà bạn dùng để giao dịch ngày với khách hàng 13 Để gửi email cho người đó, bạn cần có địa email họ bạn có Dấu hiệu đặc trưng địa email chúng ln có ký tự ‘@’ (đọc ‘at’ tiếng Anh, hay ‘a cồng’ theo cách gọi thông thường chúng ta) 2- Gửi email Có hai cách sử dụng chương trình email – trực tuyến (online) phi trực tuyến (offline) Sự khác biệt hai hình thức vào thời điểm bạn gõ thông điệp email, máy bạn kết nối hay khơng có kết nối với Internet Chẳng hạn bạn cần hoàn tất nhiều email trước gửi, bạn viết email mà không cần kết nối vào Internet Sau hoàn tất, bạn bắt đầu kết nối vào Internet gửi email lần Cách thức giúp cho bạn giảm chi phí kết nối Internet mà sử dụng chức email bình thường Ngày nay, dịch vụ ADSL phổ biến nhiều doanh nghiệp trì kết nối Internet thường trực nên bạn làm việc văn phịng cơng ty khơng cần phải dùng email phi trực tuyến Nếu bạn phải thường xuyên di chuyển cần gửi email lúc cơng tác xa văn phịng, phương tiện truyền thơng bạn đường dây điện thoại khách sạn nơi bạn lưu trú thời gian công tác máy tính xách tay, sử dụng email phi trực tuyến cách mà bạn nên làm để giảm bớt chi phí kết nối Internet khơng cần thiết 3- Nhận email Thư điện tử trước đến với bạn lưu trữ máy chủ nơi có giữ trương mục email bạn Khi bạn kết nối vào máy chủ bắt đầu tải email lúc chúng ‘đổ’ hộp thư (inbox) máy tính bạn Trên Outlook Epress chẳng hạn, bạn tạo nhiều thư mục theo phân loại địa người gửi khác để dễ quản lý truy lục cần thiết Bạn cài chức cho phép email quan tâm tự động đổ vào vài thư mục riêng mà bạn muốn 4- Tiêu chuẩn email Có nhiều tiêu chuẩn sử dụng để gửi email Internet, hai tiêu chuẩn phổ biến POP3 SMTP Có hai hệ thống sử dụng để chuyển email máy chủ kết nối vào Internet Thông thường phần mềm email bạn sử dụng kết hợp hai tiêu chuẩn: SMTP để gửi email đến nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) POP3 để tiếp nhận email Có hai tiêu chuẩn khác SMTP thường dùng để giao tiếp máy tính người sử dụng với máy chủ làm chức email (post-office server) POP3 dùng để tiếp cận với mail lưu trữ máy chủ làm chức email 5- Danh mục email (mailing list) 14 Có 50.000 danh mục email thường xuyên sử dụng Internet Chúng thường tập hợp với mục tiêu cụ thể nhóm tin tức (newsgroup), người sử dụng dễ quản lý Chẳng hạn bạn tìm thấy danh mục email công nghệ khoan cắt mà bạn quan tâm, bạn gửi thư đăng ký (subscription message) đến máy chủ quản lý danh mục (đó phần mềm nhỏ quản lý danh mục email) Thư đăng ký bạn phải chứa email bạn để phần mềm tự động đưa vào danh mục email Kể từ đó, thành viên gửi thông điệp lên danh mục email, chúng chuyển đến cho tất thành viên danh mục Trước đưa thông điệp vào danh mục email, bạn cần xem qua hết phần giải đáp câu hỏi thường gặp (FAQ-Frequently asked questions) Những thông tin giúp cho bạn biết qui tắc điều kiện mà thơng điệp cần có Chẳng hạn, số danh mục email không cho phép đính kèm quảng cáo thơng điệp Một số khác lại không chấp nhận câu hỏi cách thức sử dụng sản phẩm Danh mục email công cụ giúp cho bạn cập nhật với thị trường bạn Vì có nhiều danh mục email, bạn cần tìm danh mục có liên quan đến ngành mà bạn quan tâm 6- Dịch vụ trả lời thư tự động Một công dụng email khả trả lời tự động Chẳng hạn bạn cần thiết lập chức trả lời tự động cho email phòng bán hàng Trên trang web bán hàng bạn, bạn ghi “Hãy gửi email đến sales@abc.com để biết thêm thông tin chi tiết sách bán hàng đặt hàng 9H10 Những email thường nhận nhiều yêu cầu ngày Vì khả trả lời tự động giúp khách hàng biết yêu cầu họ tiếp nhận công ty xem xét thời gian sớm Có số cách để làm điều Cách đơn giản sử dụng phần mềm email chạy máy bạn Phần lớn phần mềm hỗ trợ cho bạn chức phân tích email vừa tiếp nhận để định xem nên chuyển vào thư mục riêng hay phản hồi “chúng tiếp nhận yêu cầu quí khách phúc đáp thời gian sớm nhất” Cách thứ hai tạo hộp thư phúc đáp máy chủ Những chuyên viên quản trị máy chủ có khả làm công việc Hãy trao đổi với họ Nếu bạn sử dụng máy chủ nhà cung cấp dịch vụ Internet, bạn thử trao đổi với họ xem u cầu dịch vụ khơng 15 Những điều cần ghi nhớ email Cố gắng kiểm tra phúc đáp email lần ngày Tiết kiệm chi phí kết nối Internet cách hồn tất email trước, sau kết nối vào Internet chuyển chúng đồng thời lần Tạo tập tin chữ ký đơn giản cho email gửi bạn để đính kèm vào địa trang web hay thơng tin khác mà bạn muốn chia sẻ với người khác Sử dụng danh mục email để giúp bạn cập nhật với tình hình thị trường Nếu bạn phải di chuyển nhiều, làm quen với chức trả lời email tự động để khách hàng bối rối khơng thấy phúc đáp bạn sau gửi thư yêu cầu lúc bạn vắng Thành lập danh mục email để giúp nhà phân phối hay khách hàng cập nhật sản phẩm bạn 16 TIẾP THỊ BẰNG EMAIL • Xác định mục tiêu: Bạn cố gắng thúc đẩy việc bán hàng, phát triển thương hiệu, lôi kéo khách hàng đến website, văn phòng hay kho hàng, gợi ý cho chủ đề, thúc đẩy thêm yêu cầu thông tin, tăng thêm người tham gia cho kiện, giành tài trợ, định dịch vụ? • Xác định khách hàng bạn Bạn nhắm đến phân khúc khách hàng dựa danh sách có sẵn Nhu cầu, mong muốn, quan tâm họ gì? Điều quan trọng họ? Điều thúc đẩy họ đến hành động? • Xác định thông điệp bạn Thu hút khách hàng cung cấp dựa yêu cầu họ Sử dụng mà bạn biết khách hàng để xác định xem cách nào, làm để mô tả minh họa giá trị mà bạn cung cấp cho họ • Xác định phương tiện bạn Giờ bạn hiểu mục tiêu khách hàng Làm để bạn truyền đạt thơng tin với họ cách có hiệu Nghĩ cách thức mà bạn dùng Bạn có nhiều lựa chọn bao gồm gửi email, hình thức khuyến theo mùa, giảm giá cho khách hàng, thông báo sản phẩm hay dịch vụ mới, phát hành sách báo, mời khách hàng tham gia kiện, chương trình chào mừng kỳ nghỉ hè nhiều cách khác • Xác định thời gian viết thư Khi khách hàng “mở” “đọc” thông điệp bạn? Trong chu kỳ biến đổi tâm lý khách hàng, phát việc cung cấp vào buổi trưa có tác dụng nhiều vào sáng sớm hay buổi tối Chọn ngày phù hợp tuần điều quan trọng Thông thường, ngày thứ Ba thứ Tư dể dành kết khả quan kết thúc tuần Khách hàng bạn có khác biệt, làm vài kiểm tra để chọn thời gian thích hợp cho bạn Trả lời câu hỏi sau: Xuất xứ bạn dòng tiêu đề Dịng ghi xuất xứ bạn có bao gồm tên cơng ty nhãn hiệu hay khơng? Dịng tiêu đề có chiều dài phù hợp khơng? (5-8 từ, 40 ký tự bao gồm khoảng trắng) Dòng tiêu đề bạn có phản ánh nguồn lợi cụ thể khơng? Dịng tiêu đề bạn có chứa đựng nhãn hiệu cơng ty khơng? (nếu lý mà dịng xuất xứ cơng ty chưa ghi) Dịng tiêu đề bạn “nài nỉ” không? Bản email bạn Email bạn có xác định mục đích rõ ràng, có liên quan hợp thời? Email bạn tính cá nhân hóa với họ, tên hay họ tên người nhận Bản email bạn có rõ ràng, xúc tích? Nó có chứa đựng “lời kêu gọi hành động” khơng? 17 Nó có nhắm vào lợi nhuận? Nó có tạo “nài nỉ”, mời mọc khơng? Những chi tiết quan trọng Bạn có chuẩn bị để quản lý email trả lời cho câu hỏi mà bạn gửi ngoài? Điều xem quan trọng cho tiếp xúc Bạn có bỏ lỡ hội để mở đoạn đối thoại hai chiều với người nhận khơng? Bạn có sử dụng mẩu đồ họa thích hợp để tối đa hóa việc sử dụng khoảng trắng bạn khơng? Bạn có xem lại dịng tiêu đề, xuất xứ copy email cách kỹ lưỡng khơng? Bạn có kiểm tra tất đường dẫn để đảm bảo chúng hoạt động tốt? Bạn có xem lại gửi cho viết dạng text hay html? Có thể chấp nhận thư rác Email bạn có bao gồm đường dẫn cho người nhận “từ chối tán thành”? Ví dụ người nhận có hội nhấp chuột vào dòng liên kết “từ chối tán thành” tiếp tục nhận email bạn Lúc đó, bạn cần có chế bảo đảm mail tương tự không tiếp tục gửi cho người họ cho biết muốn tiếp tục nhận email bạn Bạn có chuẩn bị để quản lý tất u cầu “khơng tán thành” vịng 10 ngày yêu cầu? Nếu bạn sử dụng sản phẩm email phức tạp sở liệu phức tạp từ email mà bạn gửi, bạn có chuẩn bị để xử lý yêu cầu “không tán thành” với tất lựa chọn Bạn có rèn luyện phương thức sử dụng email tốt? Bạn có chân thành thẳng thắn? Bạn có sử dụng dịng tiêu đề thức? Bạn có sử dụng địa đúng? Dịng tiêu đề bạn có trung thực? Địa bạn có đề cập đến chiến dịch email bạn Khi bạn trả lời “có” câu hỏi trên, bạn sẳn sàng nhấn nút “send” (gửi) tối đa hóa thành cơng Outlook Express theo ý muốn Bạn muốn thư phải thật đặc biệt? Bạn muốn tối ưu hoá Outlook Express 6.0? Những gợi ý hữu ích cho bạn I Đặt quy định riêng: Phòng cho thư độc: Bạn muốn nhận thư, thư người đặc biệt chạy vào thư mục riêng, tiện cho việc đọc quản lý, nằm Inbox? 18 -Trước hết bạn tạo thư mục cách kích chuột phải vào Local Folders (hoặc thư mục bạn muốn), chọn New Folder , đặt tên (ví dụ: Tin nhanh Việt Nam) nhấn OK (hoặc Enter) -Vào Message - Create Rule From Message, đánh dấu chọn vào dòng Where the From line contains people (ở ô thứ nhất), Move it to the specified folder (ở thứ hai), click vào dịng chữ màu xanh có gạch chân contains (ở ô thứ ba), gõ địa người gửi (ví dụ: webmaster@vnexpress.net) ấn Add OK (nếu không muốn gõ, bạn kích vào Address Book), click tiếp vào từ specified (màu xanh có gạch chân), chọn thư mục Tin nhanh Việt Nam nhấn OK (3 lần) Bạn đặt tên cho quy định (ở thứ tư) để tiện quản lý vào Tools - Message Rules - Mail 10H 1H2 *Giờ bạn nhận thư, tất thư gửi từ hòm thư webmaster@vnexpress.net chạy vào thư mục Tin nhanh Việt Nam (chứ Inbox mặc định) 12H3 13H4 *Ghi chú: Với cách làm tương tự, bạn đặt thêm quy định xoá, sao, chuyển, đánh dấu dạng thư đến khác (dung lượng lớn, kèm file, khẩn ) Tên chung cho thư nhóm: Bạn hay gửi thư cho nhóm người (bạn bè, khách hàng ) mà không muốn cặm cụi gõ địa chỉ? Chỉ cần gõ từ bạn làm theo cách đây: -Vào Tools - Address Book - New - New Group, gõ tên bạn muốn đặt cho nhóm thư vào Group Name, vào Select Members, click đúp để chọn tên thành viên nhấn OK (2 lần) *Giờ gửi thư, bạn cần gõ tên nhóm vào dịng To thư đến với tất thành viên nhóm Nhiều hòm thư một: Bạn sử dụng nhiều hòm thư (e-mail account) muốn tất thư nằm chung chỗ? Bạn người thân có nhiều hịm thư, máy tính, muốn dùng chung Outlook Express để nhận gửi thư mà không muốn chung đụng thư mục? -Để thư nhiều account chạy vào Inbox (hoặc thư mục bạn quy định), bạn khai báo chúng cách vào Tools - Accounts, thẻ Mail ấn Add - Mail điền loạt thông số cần thiết (acccount, server, password ) ấn Close -Để người có giao diện riêng (các thư mục Inbox, Outbox, Sent Items hoàn toàn độc lập, có nghĩa tính bảo mật cao hơn), bạn vào File - Identities - Add New Identities , đặt tên cho account (có thể đánh dấu chọn vào ô Require a password gõ mật để tăng độ bảo mật) Khi dòng chữ Do you want to switch to (tên hòm thư vừa đặt) now? xuất bạn nhấn vào Yes Đợi vài giây, Outlook Express lên, bạn khai báo đủ thông số (acccount, server, password ) nhấn Finish xong Lặp lại q trình cho hịm thư 19 Nếu muốn Outlook Express vào account khởi động, bạn vào Identities - Manage Identities , đánh chọn vào ô Use this identity when starting a program, chọn tên hòm thư bên ấn Close (Hịm thư khai báo có tên mặc định Main Identity) Khi nhận thư, bạn vào File - Switch Identity , chọn tên hòm thư, gõ mật (nếu trước có khai báo) ấn OK II Tạo chữ ký kèm ảnh động: Tạo file htm: -Mở file Frontpage, chèn bảng gồm dòng, cột Một dòng bạn chèn file ảnh động cỡ nhỏ, dòng gõ tên bạn -Để ảnh chữ đẹp hơn, bỏ đường kẻ bảng (vào Table Properties chọn Border Size = 0), thêm màu (chọn Background Color), chọn kiểu cỡ chữ -Click chuột phải chọn Picture Properties - General - Browse để xác định lại đường dẫn cho file ảnh chọn OK -Đặt tên cho file vừa tạo ghi vào thư mục Quy định Outlook: -Vào Outlook Express, chọn Tools - Options - Signatures - New, đánh dấu chọn vào File dòng chữ Edit Signature, click vào Browse, dòng Files of type chọn HTML Files, tìm đến thư mục có chứa file vừa tạo, click đúp vào file này, chọn Apply OK Chèn chữ ký: -Nếu muốn thêm chữ ký cho thư cụ thể, bạn vào Insert - Signature (hoặc dùng phím tắt cách ấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + S) -Nếu muốn chèn chữ ký vào tất thư gửi đi, bạn vào Tools - Options - Signatures, đánh dấu chọn vào Add signatures to all outgoing messages bên dịng Signature settings Cịn khơng muốn chèn chữ ký cho thư trả lời (reply) chuyển tiếp (forward), bạn thêm dấu chọn cho dòng Don’t add signatures to Replies and Forwards *Ghi chú: Bạn dùng đoạn phim ngắn (dung lượng nhỏ) thay cho chữ ký cách vào Insert - Picture - Video (trong FrontPage) chọn file có avi, asf, ram, Theo VNExpress (www.vnexpress.net, 30/06/2003) 14H5 20 Chương TÌM KIẾM THƠNG TIN TRÊN INTERNET 1- Tìm kiếm thơng tin Internet Mạng Internet cấu thành nên hàng triệu máy vi tính, máy vi tính lại có hồ sơ trang web riêng Bằng cách mà bạn tìm kiếm thơng tin cần thiết Thật may mắn, có cơng cụ điện tử có chức danh bạ điện thoại giúp bạn tìm kiếm trực tuyến hồ sơ trang web Những danh bạ (thường gọi cơng cụ tìm kiếm) xuất ngày tìm kiếm Internet chủ đề Ngay chúng tìm chủ đề mới, chúng kiểm tra nội dung tự động tạo cổng vào cho chủ đề Nếu bạn tạo cho trang web hay hồ sơ liệu, nằm danh sách danh bạ vài tuần Tuy nhiên, dễ dàng cho người truy cập vào trang web bạn, bạn tiến hành điền vào mẫu cơng cụ dị tìm cách thủ cơng Yahoo thư mục web phổ biến Khi trang web chủ đề tìm kiếm bạn – chẳng hạn bạn tìm kiếm thị trường hữu cho nhà cung cấp rượu - bạn truy cập vào cơng cụ tìm kiếm nhập vào từ khóa tìm kiếm bạn Cơng cụ tìm kiếm dể truy cập kênh Internet trang web http://www.yahoo.com trang web http://www.altavista.com Có nhiều cơng cụ tìm kiếm khác, hai cơng cụ cho bạn đường cung cấp đường dẫn đến cơng cụ tìm kiếm khác 15H6 16H7 21 Trang chủ cơng cụ tìm kiếm AltaVista Nhập vào từ khóa bạn để tìm kiếm – trường hợp rượu – nhấp chuột vào nút Search Cơng cụ tìm kiếm kiểm tra liệu sở liệu chúng hiển thị kết Thơng tin mà hiển thị đường dẫn đến trang web có thơng tin rượu, với vài dịng mơ tả nội dung trang web Một khả khác sử dụng cổng thương mại (portal) mà bạn biết Sở Thương mại TP.Hồ Chí Minh thiết lập cổng thương mại mà từ đó, bạn tìm thấy nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác Lần theo liên kết, bạn tìm thấy địa mơ tả doanh nghiệp Bạn viết email cho họ tổ chức hẹn gặp dựa vào thông tin mà bạn tìm thấy để bắt đầu hợp tác kinh doanh 22 Chức tìm kiếm trang web Sở TM TP HCM (www.trade.hochiminhcity.gov.vn) 17H8 Lời khuyên Nếu bạn tìm kiếm sản phẩm với nhiều kết quả, lưu liệu lại để đọc sau (khi bạn không kết nối Internet) nhằm mục đích tiết kiệm hóa đơn điện thoại bạn Làm việc với việc sử dụng lựa chọn File/Save As Web Browser (trình duyệt) để lưu trữ liệu thành tập hồ sơ ổ đĩa cứng bạn Như lựa chọn, tạo thẻ đánh dấu vào trang trình duyệt bạn, vậy, bạn trở lại trang web có chứa đựng kết mà bạn cần Để truy cập vào trang web mơ tả, nhấp vào đường dẫn (được thể màu khác thường gạch dưới) Khi bạn xem qua trang web này, bạn trở trang web chứa kết tìm kiếm cách sử dụng nút lệnh Back trình duyệt bạn 2- Tìm kiếm thơng tin đâu Có nhiều sở liệu thư viện trực tuyến, nơi mà bạn để tìm kiếm thơng tin mà bạn cần Mỗi cơng cụ tìm kiếm có mục đích lợi ích khác hầu hết (khơng phải tất cả) khơng có tính phí sử dụng 23 Vinaseek, cơng cụ tìm kiếm công ty Tinh Vân phát triển vận hành (www.vinaseek.com) 18H9 Nguồn thông tin từ cổng thương mại quan nhà nước Việt Nam nguồn thơng tin phong phú giúp bạn tìm thấy đối tác tiềm hay hội đầu tư phát triển kinh doanh Cổng Thương mại điện tử quốc gia, chẳng hạn, cho phép ta tìm kiếm manh mối thương mại doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác tìm kiếm đối tác hay có nhu cần phân phối sản phẩm Những nguồn thường tập trung phù hợp với bước đầu khám phá hội hợp tác kinh doanh qua Internet 24 Cổng thương mại điện tử quốc gia (www.ecvn.gov.vn) 203H a Yahoo! với trang web www.yahoo.com, nhanh chóng tồn diện b AltaVista với trang web www.altavista.com , cung cấp dịch vụ cho Yahoo Cả hai sở liệu sử dụng, cơng cụ kéo thêm nhiều đường dẫn khác c Google! Dành cho người Việt có trang web www.google.com.vn cung cấp yếu tố Việt Nam cho trang web d Lycos với trang web www.lycos.com , cung cấp sở liệu toàn diện dịch vụ FPT (giao ước truyền tệp), dung lượng phụ thuộc theo sức chứa Nó thường cung cấp nhiều thông tin tài liệu trang web Yahoo! Hay Alta Vista e InfoSeek với trang web www.infoseek.com cung cấp phạm vi lớn thư viện bao gồm loại hồ sơ, tài liệu trang web Internet Nó có chọn lọc có giới hạn mà bạn truy cập miễn phí, bạn đăng nhập với khoản phí để tìm kiếm mảng liệu f McKinley trang web www.mckinley.com có sở liệu nhỏ trang web khác Điểm khác biệt xem xét nội dung liệu cách cẩn thận g Nếu bạn nhận cơng cụ tìm kiếm mang q nhiều thơng tin (hàng ngàn nhóm tài liệu cho tìm kiếm đơn giản), bạn sử dụng cơng cụ tìm kiếm hỗ trợ AskJeeves (www.askjeeves.com) Gõ vào câu hỏi ngơn ngữ tiếng Anh bình dân danh sách ngắn câu trả lời có khả - mẩu tin có giá trị thơng tin q tải 21H 20H 23H 2H4 23H5 24H6 3- Những dịch vụ 25 ... 12 Chương SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ (Email) Thư điện tử làm tăng suất lao động, tăng cường giao tiếp giảm chi phí Một bạn bắt đầu sử dụng Internet, bạn nên suy nghĩ cách khai thác thư điện tử Thư điện. .. vài dịng mơ tả nội dung trang web Một khả khác sử dụng cổng thương mại (portal) mà bạn biết Sở Thương mại TP.Hồ Chí Minh thiết lập cổng thương mại mà từ đó, bạn tìm thấy nhiều doanh nghiệp thuộc... quản lý vào Tools - Message Rules - Mail 10 H 1H2 *Giờ bạn nhận thư, tất thư gửi từ hòm thư webmaster@vnexpress.net chạy vào thư mục Tin nhanh Việt Nam (chứ Inbox mặc định) 12 H3 13 H4 *Ghi chú: Với