Bài 5. CÁC LỆNH VÀ THAO TÁC CƠ SỞ TRÊN BẢNG Cam Mạnh Dần K56A - CNTT I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU HS nắm được các taho tác cơ bản sau: - Cập nhật CSDL: Thâm bản ghi mới, chỉnh sửa, xóa bản ghi; - Sắp xếp dữ liệu; - Tìm kiếm và lọc dữ liệu; - In dữ liệu; HS có thể vận dụng kiến thức hoàn thành các bài tập trong bài thực hành 3, bước đầu hình thành một số kĩ năng thực hiện các thao tác cơ bản nêu trên. II. PHƯƠNG PHÁP, PHƯƠNG TIỆN DẠY HỌC  Phương pháp: Thuyết trình vấn đáp.  Phương tiện: Máy chiếu, máy tính, phông chiếu hoặc bảng III. LƯU Ý SƯ PHẠM - Chúng ta cần nhấn mạnh: Ngoài việc hình thành kĩ năng, HS cần hiểu nội dung chủ yếu của các khái niệm cơ bản: cập nhật dữ liệu, sắp xếp, lọc dữ liệu, phạm vi và điều kiện xử lí dữ liệu, tổng hợp và kết xuất dữ liệu. - Về kĩ năng, qua bài lý thuyết và bài thực hành, HS cần nắm được các thao tác cơ bản: - Nếu không có máy chiếu, nên sử dụng tích cực các hình vẽ trong SGK để HS nắm bắt nội dung bài giảng. Có thể phóng to hình trước lớp nếu có điều kiện hoặc in trên khổ giấy A3 phát cho mỗi bàn 1 tờ để HS theo dõi. - Đây là một bài tường đối dài về lí thuyết, do vậy trong thời gian 1 tiết chúng ta nên chọn lọc những gì thật sự cần thiết để truyền đạt cho HS. Một số vấn đề liên quan đến kĩ năng có thể để đến giờ thực hành. Các nội dung như: tìm kiếm và thay thế, xem trước khi in và in … Hoạt động của GV và HS Nội dung  Ổn định lớp:  Chào thầy cô.  Cán bộ lớp báo cáo sỉ số  Chỉnh đốn trang phục GV: Sau khi tạo cấu trúc bảng việc tiếp theo là cập nhật dữ liệu. Cập nhật CSDL là thay đổi dữ liệu trong các bảng gồm: thêm, chỉnh sửa, và xóa các bản ghi. GV: Có thể thêm, chỉnh sửa và xóa các bản ghi bằng nhiều cách. Tuy nhiên chế độ hiển thị trang dữ liệu của bãng (H. 12) cho một cách đơn giản để thực hiện điều đó. Cách mở bảng ở chế độ trang dữ liệu nhanh nhất là nháy đúp tên bảng trong trang của bảng. 1. Cập nhật dữ liệu a. Thêm bản ghi mới Để thêm một bản ghi mới: - Chọn Insert  New Record hoặc nháy nút  (New Record) tr6en thanh công cụ (H. 13) - Gõ dữ liệu tương ứng trong mỗi trường. Nếu thêm hoặc thay đổi giá trị của một bản ghi thì dữ liệu được lưu tự động mỗi khi chuyển tới bản ghi khác. GV: Khi muốn thay đổi giá trị một trường của một bản ghi thì bản ghi đó phải là bản ghi hiện thời. Để một bản ghi thành bản ghi hiện thời cần nháy chuột vào ô chứa giá trị trường cần sửa của bản ghi đó. Chú ý: Trong chế độ trang dữ liệu, Access tự động lưu những thay đổi trên bản ghi và người dùng không cần phải dùng lệnh Save. Trong khi làm việc, một biểu tượng hình bút chì ( ) chỉ ra rằng ta đang thực hiện thay đổi tại bản ghi nào đó và những thay đổi hiện chưa được lưu. Khi chuyển sang một bản ghi khác, biểu tượng này chuyển thành hình (  ) cho biết những thay đổi trên bản ghi đã được lưu. (Một dấu hoa thị (  ) luôn xuất hiện bên cạnh bản ghi trống ở cuối b.Thay đổi Để sửa dữ liệu: Dùng phím BackSpace để xóa kí tự bên trái và ph1im Delete để xóa kí tự bên phải con trỏ văn bản. Nếu muốn xóa toàn bộ một ô thì di chuột vào biên trái của ô, khi xuất hiện biểu tượng t thì nháy chuột để chọn ô đó, rồi bấm phím Delete. Gõ giá trị mới nếu cần. c. Xóa bản ghi Để xóa một bản ghi: - Nháy một ô của bản ghi đả chọn rồi nháy nút (Delete Record) hoặc - Chọn bản ghi bằng cách nháy vào ô trái nhất, rồi bấm phím Delete. - Trong hộp thoại khẳng định xóa (H. 14), Chọn Yes. Lưu y khi đã bị xóa thì bản ghi không thể khôi phục lại được. bảng). GV: Có thể dùng chuột để chuyển tới một bản ghi hoặc một trường bất kỳ. Các nút lệnh (H. 15) trên thanh di chuyển nằm góc dưới bên trái cửa sổ cho phép di chuyển qua lại giữ các bản ghi. Hình 15. Thanh di chuyển GV: Khi mở một bảng ở chế độ trang dữ liệu, Access sẽ hiển thị tất cả các hàng theo thứ tự qui định bởi khóa chính đã được chỉ định cho bảng. Nếu chưa chỉ định khóa chính thì các hàng sẽ được hiển thị theo thứ tự như chúng được nhập vào bảng. Access có các công cụ sắp xếp cho phép sắp xếp các hàng theo thứ tự khác với thứ tự chúng được nhập vào. Các công cụ sắp xếp và lọc thuận tiên cho việc tìm kiếm dữ liệu. Trong danh sách lớp chúng ta cần quản lí HS thao thứ tự A, B, C ta phải dùng chức năng sắp xếp để có một danh sách theo ý muốn. Ví dụ:Từ bảng danh sách trong hình 12 thực hiện việc sắp xếp ta nhận được. d. Di chuyển trong bảng - Dùng các phím Tab hoặc Shift + Tab để chuyển tới hoặc lùi lại giữa các trường trong bảng. - Dùng các phím mũi tên để chuyển giữa các ô trong bảng. - Các phím Home và End dùng để chuyển tới trường đầu tiên và trường cuối cùng trong một bản ghi. - Ctrl + Home để chuyển tới trường đầu tiên của bản ghi đầu tiên. Ctrl + End để chuyển tới trường cuối cùng của bản ghi cuối cùng 1. Nháy đúp bảng DS_HOC_SINH để mở nó. 2. Để sắp xếp (theo bảng chữ cái) các bản ghi theo trường Ten (ten): (1) Nháy tiêu đề của cột TEN để chọn cột này. (2) Nháy nút Các bản ghi sẽ được sắp xếp tăng dần theo bảng chữ cái (H. 16). 3. Để sắp xếp các bản ghi theo thứ tự giảm dần của ngày sinh (HS nhỏ tuổi hơn xếp trước): (1)Nháy tiêu đề cột của cột NGAYSINH để chọn cột này. (2) Nháy nút 4. Trước khi Access đóng cửa sổ bảng, người dùng sẽ được hỏi có muốn lưu lại cách sắp xếp đó không. GV: Lọc là một chức năng cho phép trích ra những bản ghi thỏa mãn một số điều kiện nào đó. Ta có thể dùng lọc 2. Sắp xếp và lọc a.Sắp xếp * Để sắp xếp: - Trong chế độ hiển thị trang dữ liệu, chọn một trường hoặc một ô của trường. - Dùng các nút lệnh (sắp xếp theo thứ tự tăng dần) hay (sắp xếp theo thứ tự giảm dần) để sắp xếp các bản ghi của bảng dựa trên giá trị của trường được chọn. - Lưu lại các thay đổi sau khi sắp xếp. b.Lọc - Lọc theo ô dữ liệu đang chọn: chọn ô rồi hoặc dùng mẫu hỏi để tìm các bản ghi phù hợp với điều kiện chọn. Khác với lọc, mẫu hỏi còn cho phép tìm dữ liệu từ nhiều bảng liên quan, phần này sẽ được giới thiệu trong bài sau. GV: Access cho phép lọc ra những bản ghi thỏa mãn điều kiện nào đó thông qua các nút lệnh sau đây trên thanh công cụ của cửa sổ CSDL: Lọc theo ô dữ liệu đang chọn Lọc theo mẫu, điều kiện được trình bày dưới dạng mẫu Lọc / Hủy bỏ lọc GV: Ở chức năng này tương tự như trong Word GV: Để tìm kiếm bản ghi trong bảng của Access (chứa một cụm từ nào đó), có thể làm như thế nào? HS: Trả lời câu hỏi. nháy chọn nút lệnh , Access sẽ lọc ra tất cả các bản ghi có giá trị của trường tương ứng bằng với giá trị trong ô được chọn. - Lọc theo mẫu: Nháy chọn nút , tiếp theo nhập điều kiện vào từng trường tương ứng theo mẫu, sau đó nháy nút lệnh (Lọc) để thực hiện. Sau khi kết thúc, có thể nháy lại vào nút (Hủy bỏ lọc) để trở về dữ liệu không lọc. Ví dụ: (Trang 26 – SGK) 3. Tìm kiếm đơn giản - Định vị con trỏ lên bản ghi đầu tiên và nháy chọn Edit  Find. - Nháy lên nút Find ( ). - Nháy Ctrl + F để mở hộp thoại Find anh Replace (H. 19) + Trong phiếu Find: . Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm. . Trong ô Look In 1. Chọn tên bảng (nếu muốn tìm cụm từ đó ở GV: Có thể in dữ liệu từ một bảng. Nếu đã áp dụng các điều kiện lọc/sắp xếp, thì tất cả các trường); 2. Hoặc chọn tên trường hiện tại chứa con trỏ. . Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm: - Any Part Of Field (tìm tất cả các cụm từ chứa cụm từ cần tìm) - Match Whole Field (chỉ tìm cụm từ được chỉ ra) - Start Of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu các cụm từ kết quả). . Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thỏa mãn điều kiện tìm kiếm. + Trong phiếu Replace Lệnh Replace khác với lệnh Find ở chỗ sau khi tìm được cụm từ thì thay thế nó bởi cụm từ cho trong ô Replace With. Chẳng hạn, nhiều khi cần phải thay đổi để dữ liệu trong CSDL được nhất quán, ví dụ ta có “HN” và Ha noi” trong một CSDL- điều này sẽ khiến cho mẫu hỏi và báo cáo sẽ không chính xác. Khi đó ta dùng lệnh Replace để dữ liệu được nhất quán (H.20). Cụm từ thay thế được gõ vào ô Replace With. 4. In dữ liệu a.Định dạng bảng dữ liệu Chọn phông cho dữ liệu bằng cách nháy mũi có thể giới hạn những bản ghi mà Access sẽ in và xác định thứ tự in. Cũng có thể chọn để chỉ in một số trường. GV: Cũng tương tự như chúng ta in trong Word để bản in được đẹp và chính xác chúng ta cũng cần thực hiện lần lượt theo các bước như sau: tên trong hộp dnh sách phông để chọn phông từ danh sách hoặc chọn lệnh Font trong bảng chọn Format. Đặt độ rộng cột và chiều cao hàng bằng cách kéo thả chuột hoặc chọn các lệnh Column Width… và Row Height… trong bảng chọn Format. b. Xem trước khi in Sau khi đã định dạng bảng dữ liệu để in theo ý muốn, nháy nút hoặc chọn lệnh Print Preview Trong bảng chọn File để kiểm tra xem các dữ liệu có vừa với trang in không. c. Thiết đặt trang in Thiết đặt trang in giống như thiết đặt trang trng Microsoft Word gồm xác định kích thước trang giấy và đặt lề. Chọn lệnh Page Setup… trong bảng chọn File. Chọn lệnh Print… trong bảng chọn File để chọn máy in, số bản in và các tính chất in khác. IV. CỦNG CỐ - Hệ thống lại kiến thức. - Cho bài tập về nhà . Bài 5. CÁC LỆNH VÀ THAO TÁC CƠ SỞ TRÊN BẢNG Cam Mạnh Dần K56A - CNTT I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU HS nắm được các taho tác cơ bản sau: - Cập nhật CSDL: Thâm bản. Tìm kiếm và lọc dữ liệu; - In dữ liệu; HS có thể vận dụng kiến thức hoàn thành các bài tập trong bài thực hành 3, bước đầu hình thành một số kĩ năng thực hiện các thao tác cơ bản nêu trên. II dữ liệu, tổng hợp và kết xuất dữ liệu. - Về kĩ năng, qua bài lý thuyết và bài thực hành, HS cần nắm được các thao tác cơ bản: - Nếu không có máy chiếu, nên sử dụng tích cực các hình vẽ trong