1 Nguyễn Văn Quang 1 MÃ HOÁ DỮ LIỆU KẾ TOÁN MÃ HOÁ DỮ LIỆU KẾ TOÁN CHƯƠNG 2 CHƯƠNG 2 Nguyễn Văn Quang 2 MỤC TIÊU CHƯƠNG 2 1. Nêu, phân tích được mục tiêu của mã hoá. 2. Nêu, phân tích & vận dụng được các tiêu chuẩn để đánh giá bộ mã. 3. Liệt kê được các PP tạomã.Hiểu nguyên tắc & cho được ví dụ theo từng PP tạo mã. Nêu & phân tích được ưu, nhược điểm của từng PP. Hiểu điều kiện vận dụng của từng PP. 4. Nêu & phân tích được các bước mã hoá trong thực tế. CÂU HỎI 2 Nguyễn Văn Quang 3 1. Khái quát chung về mã hoá dữ liệu(DL). 2. Các phương pháp mã hoá dữ liệu. NỘI DUNG CHƯƠNG 2 3. Công tác mã hoá trong thực tế. Nguyễn Văn Quang 4 1. Sự cần thiết phải mã hoá DL. 2. Khái niệm về mã hoá DL. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MÃ HOÁ DL 3. Mục tiêu của mã hoá DL. 3 Nguyễn Văn Quang 5 Đối tượng của kế toán -Danh sách kho. -Danh sách chủng loại NVL, CCDC, NVL, CCDC, thành phẩm, hàng hoá Danh sách CBCNV tạm ứngTạm ứng Danh sách khách hàng phải thu, phải trả Phải thu, phải trả khách hàng -VCBDN, VCBHN, -Chi tiết các loại tiền (USD, JPY, ) Tiền gởi NHg (VND, NTệ) Chi tiết các loại tiền (USD, JPY, .)Tiền mặt (VND, NTệ) SỰ CẦN THIẾT MÃ HOÁ DL Nguyễn Văn Quang 6 Làm sao phân biệt được1đối tượng trong danh sách các đối tượng đó? Ví dụ: Phân biệt đối tượng là ‘CTy XM Hải Vân’ với‘CTy thép Thái Nguyên’? Phân biệt 2 khách hàng phải thu cùng có tên ‘Lê VănA’ ? SỰ CẦN THIẾT MÃ HOÁ DL 4 Nguyễn Văn Quang 7 Tệp danh mụcKH Tên KH ĐC KH Tel Mức tín dụng Đơn hàng Ngày Ngày giao Tên KH Tệp đơn đặt hàng Đơn hàng Tên SP SL đặt hàng Tệpchi tiết đơn đặt hàng Hoá đơn Tên KH Ngày HĐĐơn hàng Tệp hoá đơn Hoá đơn SL bánĐơn giáTên SP Tệpchitiết hoá đơn 1 n 1 n 1 n 1 n 1 n Tên SP ĐVTính Tệp danh mục SP 1 n 1 n Mối quan hệ giữa các tệp dữ liệu trong chu trình doanh thu SỰ CẦN THIẾT MÃ HOÁ DL Nguyễn Văn Quang 8 Tệp danh mụcKH Tệp hoá đơn năm 2007 1.200.000.00005113 4Lê DuẫnCTy XYZ 500.000.00005113 12 Điện Biên PhủCTy SXTM ABC Mức tín dụngTelĐC KHTên KH 01/10/2007 CTy XYZHoá đơn01 Ngày HĐĐơn hàngTên KHHoá đơn Tệp hoá đơn năm 2008 21/05/2008 CTy XYZHoá đơn02 01/02/2008 CTy XYZHoá đơn01 Ngày HĐĐơn hàngTên KHHoá đơn 01/07/2008 ‘CTy XYZ’ đổi tên thành ‘CTy CP ABC’ SỰ CẦN THIẾT MÃ HOÁ DL 5 Nguyễn Văn Quang 9 Tệp danh mụcKH Mã KH Tên KH ĐC KH Tel Mức tín dụng Mã đơn hàng Ngày Ngày giao Người bán Mã KH Tệp đơn đặt hàng Mã đơn hàng Mã SP SL đặt hàng Tệpchi tiết đơn đặt hàng Mã hoá đơn Mã KH Ngày HĐMã đơn hàng Tệp hoá đơn Mã hoá đơn SL bánĐơn giáMã SP Tệpchitiết hoá đơn 1 n 1 n 1 n 1 n 1 n Mã SP Tên SP ĐVTính Tệp danh mục SP 1 n 1 n Mối quan hệ giữa các tệp dữ liệu trong chu trình doanh thu SỰ CẦN THIẾT MÃ HOÁ DL Nguyễn Văn Quang 10 Kế toán bằng máy: Không thể sử dụng tên đối tượng để phân biệt giữa các đối tượng vì: - Khi tên đối tượng thay đổi, việc truy xuất thông tin trong quá khứ sẽ rất phức tạp, dễ gây sai sót lớn. -Xử lý dữ liệu sẽ rất chậm. -Tăng không gian lưu trữ dữ liệu. Î Giải pháp:Mãhoádữ liệu. SỰ CẦN THIẾT MÃ HOÁ DL 6 Nguyễn Văn Quang 11 Mã hoá là sử dụng mộthoặc nhiều kí tự (số,chữ) đại diện cho đối tượng cần mã hoá. Ví dụ: 1 đơn vị mã hoá đối tượng là kho hàng như sau: Mã kho Tên kho Địa chỉ kho Thủ kho A Kho xi măng 45 Trần Phú - ĐN NguyễnVănA B Kho sắt, thép 09 Đống Đa-ĐNTrần VănB Mã hoá đối tượng nhà cung cấp như sau: Mã nhà CC Tên Địa chỉ Tel EMail 0001 CTy XM Hải Vân Hoà Khánh 0511 0002 CTy Thép Thái Nguyên Thái Nguyên Độ dài mã: 1 kí tự,sử dụng kí tự là ‘chữ‘ để mã hoá Độ dài mã: 4 kí tự,sử dụng kí tự là ‘số‘ để mã hoá KHÁI NIỆM VỀ MÃ HOÁ DL Nguyễn Văn Quang 12 VÍ DỤ VỀ CÁC BỘ MÃ TRONG THỰC TẾ 7 Nguyễn Văn Quang 13 -Nhận diện được duy nhất một đối tượng trong tập hợp các đối tượng. Ví dụ: Có danh mục khách hàng (ba mẫu tin) đã mã hoá như sau: Trương Thị C001 Lê Thị B002 Nguyễn Thanh A001 TênMã KH không duy nhất NếuKH ‘Trương thị C’ có mã là ‘003’ thì thoả mãn tính duy nhất. MỤC TIÊU CỦA MÃ HOÁ DL Nguyễn Văn Quang 14 -Tiết kiệm không gian lưu trữ &thời gian xử lý. Ví dụ: Thay ‘CTy CP Bóng đèn phích nước Rạng Đông’ là ‘RANGDONG’. -Biểu diễn được thuộc tính của đối tượng, cho phép thực hiện kiểm tra hình thức trên dữ liệu. Ví dụ: Mã khách hàng của đơn vị như sau: Cty TNHH AZ (miền Bắc)MB002 Cty Phát hành sách Dân Trí (miền Trung)MT001 Cty CP XNK ABC (miềnBắc)MB001 TênMã Î Giúp kiểm tra khi sử dụng mã (nhập, ghi mã sai). MỤC TIÊU CỦA MÃ HOÁ DL 8 Nguyễn Văn Quang 15 a. Phương pháp tạo mã. b. Ví dụ. c. Ưu, nhược điểm của PP. d. Trường hợp sử dụng. 1. Mã hoá sơ đẳng 1.1. Mã số tuần tự. 1.2. Mã số tuần tự theo khoảng cách. 1.3. Mã cóýnghĩa. 1.4. Mã tự kiểm. 2. Mã hoá phức tạp 2.1. Mã phân cấp. 2.2. Mã ghép nối. CÁC PHƯƠNG PHÁP MÃ HOÁ DL Nguyễn Văn Quang 16 a. Phương pháp: b. Ví dụ: Đối tượng mới xuất hiện được gán bằng kí tự kế tiếp củamãđốitượng trước nó. DN lập một phiếuchitiền mặt có số phiếu là ‘57’, phiếu chi lập ngay trước đó là ‘56’ và phiếu sau nó sẽ có số ‘58’. MÃ SỐ TUẦN TỰ 9 Nguyễn Văn Quang 17 c. Ưu, nhược điểm: -Ngắn gọn, xây dựng rất dễ dàng. - Thuận lợi trong việc tạo mã tự động bằng máy tính. + Ưu điểm: - Không gợi nhớ. - Không cho phép chèn thêm mã mới vào giữa hai mã cũ. - Không phân nhóm Æ khó khăn trong sử dụng, công tác tổng hợp, thống kê. +Nhược điểm: MÃ SỐ TUẦN TỰ Nguyễn Văn Quang 18 d. Trường hợp sử dụng: Đánh số nghiệp vụ và chứng từ tự động. Ví dụ :Chương trình tự động gán phiếu thu số ’75’sau khi đã có phiếu thu số ‘74’. MÃ SỐ TUẦN TỰ 10 Nguyễn Văn Quang 19 a. Phương pháp: Phân chia tập các đối tượng mã hoá theo từng nhóm. Dành từng khoảng số liên tiếp để mã hoá cho từng nhóm đó. Đối tượng mới phát sinh sẽ được mã hoá vào khoảng số của nhóm đối tượng đó theo PP tuần tự. Chú ý: Độ lớn từng khoảng số bao nhiêu là phù hợp ? MÃ SỐ TUẦN TỰ THEO TỪNG KHOẢNG CÁCH Nguyễn Văn Quang 20 b. Ví dụ: DN sử dụng mã có độ rộng 3 ký tự để mã hoá hàng hoá như sau: + 001 - 299: mã hoá các loại bóng đèn. 001: bóng đèn 0.6m, 220V, 60 W. 002: bóng đèn 0.6m, 220V, 100 W. Æ mới phát sinh + 300 - 399: mã hoá các loại chuôi đèn. 300: chuôi đèn xoắn bóng đèn dây tóc. 301: chuôi đèn gài bóng đèn dây tóc. 302: chuôi đèn xoắn bóng đèn cao áp Æ mới phát sinh + 400 - 599: mã hoá các loại máng đèn. Các nhóm đối tượng mã hoá Mã hoá tuần tự MÃ SỐ TUẦN TỰ THEO TỪNG KHOẢNG CÁCH [...]... đẳng) U: Mã trường DD: Mã khoa quản lý (quản trị /kế toán/ ) NN: Mã ngành đào tạo (kế toán/ kiểm toán) L: Số thứ tự của lớp trong ngành thuộc năm học đó SS: STT sinh viên trong lớp Nguyễn Văn Quang 37 CÔNG TÁC MÃ HOÁ TRONG THỰC TẾ 1 Tiêu chuẩn cơ bản của bộ mã 2 Các bước tiến hành công tác mã hoá 3 Cần mã hoá các đối tượng nào, với PP mã hoá gì, bộ phận nào trong đơn vị thực hiện thêm, sửa, xoá mã ? Nguyễn... thể> Nếu mã cũ: 0220924085421 mã tự kiểm: 0220924085421502 Nguyễn Văn Quang 28 14 MÃ TỰ KIỂM c Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: - Cho phép phát hiện sai sót, gian lận Ví dụ: thay vì ghi mã 0220924085421502 lại ghi là 0220924085412502 máy tự động phát hiện sai (mã đúng là: 0220924085412403) - Giúp kiểm soát thông tin kế toán tốt hơn - Phù hợp với công tác kế toán trên máy vi tính + Nhược điểm: - Độ dài mã sẽ... nhất một mã cấp trên, một mã cấp trên lại có nhiều mã cấp dưới Mã cấp dưới thừa hưởng nguyên vẹn mã cấp trên Nguyễn Văn Quang 35 MÃ GHÉP NỐI a Phương pháp: Mã được tạo ra từ sự ghép nối nhiều vùng với nhau, mỗi vùng là sự mã hoá một thuộc tính nào đó của đối tượng & được chọn từ bộ mã chính thuộc tính đó Nguyễn Văn Quang 36 18 MÃ GHÉP NỐI b Ví dụ: Mã sinh viên KK H C U DD NN L SS Trong đó: KK: Năm... Quang 29 MÃ TỰ KIỂM d Trường hợp sử dụng: Có thể xử dụng PP này với tất cả bộ mã Tuy nhiên thường người ta xử dụng với các mã quan trọng (công nợ, các loại tài sản, ) Nguyễn Văn Quang 30 15 MÃ HOÁ PHỨC TẠP Khái niệm Dựa vào các đặc tính của đối tượng, mã đối tượng được chia thành nhiều vùng Mỗi vùng được mã hoá bằng PP mã sơ đẳng khác nhau Nguyễn Văn Quang 31 MÃ PHÂN CẤP a Phương pháp: Từ mã ban đầu... tính mã hoá của đối tượng sẽ ổn định trong thời gian dài - Khi dự đoán khá chính xác số lượng đối tượng phát sinh trong tương lai Nguyễn Văn Quang 22 11 VÍ DỤ VỀ SỰ KHÁC NHAU GIỮA MÃ SỐ TUẦN TỰ & MÃ SỐ TUẦN TỰ THEO TỪNG KHOẢNG CÁCH DN sử dụng mã có độ rộng 3 ký tự để mã hoá hàng hoá như sau: Mã số tuần tự Mã số tuần tự theo khoảng cách 001: bóng đèn 0.6m, 220V, 60 W 001: bóng đèn 0.6m, 220V, 60 W 0 02:. .. tượng để mã hoá thì ưu điểm của PP này sẽ rất ít - Mã khá dài Nguyễn Văn Quang 25 MÃ CÓ Ý NGHĨA d Trường hợp sử dụng: Khi có thuộc tính phân biệt giữa các đối tượng cần mã hoá PP này được sử dụng khá thường xuyên Nguyễn Văn Quang 26 13 MÃ TỰ KIỂM a Phương pháp: Thêm vào bên phải mã đối tượng một vùng khoá kiểm tra Vùng khoá kiểm tra được tạo ra từ chính mã đối tượng trước đó theo một thuật toán, công... Văn Quang 23 MÃ CÓ Ý NGHĨA a Phương pháp: Mã hoá đối tượng bằng các kí tự cho phép nhận diện, mô tả thuộc tính của chính đối tượng đó b Ví dụ: - Mã của Phiếu Thu tiền là ‘PT’, của phiếu xuất kho là ‘XK’ - Mã loại tiền tệ: USD, VND, AUD, Nguyễn Văn Quang 24 12 MÃ CÓ Ý NGHĨA c Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: - Xây dựng mã đơn giản - Dễ nhớ, dễ hiểu nên thuận tiện trong sử dụng - Dễ dàng chèn thêm mã mới tương... trên), thêm một hoặc một nhóm kí tự về bên phải để được mã cho đối tượng mới (đối tượng cấp dưới) b Ví dụ: Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam Mã hiệu Tên tài khoản 111 Tiền mặt 1111 Tiền mặt - VNĐ 1112 Tiền mặt - ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, đá quí 112 Tiền gởi ngân hàng 1121 Tiền gởi - VNĐ Nguyễn Văn Quang 32 16 MÃ PHÂN CẤP b Ví dụ: Danh mục hàng tồn kho Mã vật tư Cung cấp thông tin về BDTR Bóng đèn tròn... TIÊU CHUẨN CƠ BẢN CỦA BỘ MÃ a Duy nhất b Uyển chuyển: Thích ứng với những thay đổi, thể hiện ở: + Khả năng mở rộng: Khi lượng đối tượng tăng theo thời gian, số ký tự bộ mã phải cho phép biểu diễn toàn bộ các đối tượng Ví dụ: Một DN mã hoá KH theo PP mã tuần tự, mã KH có độ rộng 2 ký số ( tối đa 100 KH) Tỷ lệ tăng KH là 20%/năm, số KH hiện DN đang quản lý là 60 Vậy sau 3 năm, bộ mã sẽ không thể mở rộng... mới vào giữa hai đối tượng đã tồn tại Nguyễn Văn Quang 39 TIÊU CHUẨN CƠ BẢN CỦA BỘ MÃ c Tiện lợi khi sử dụng: Thể hiện ở: + Ngắn gọn: Tiết kiệm thời gian xử lý, không gian lưu trữ, hạn chế sai sót trong khi sử dụng mã + Dễ sử dụng, dễ hiểu Ví dụ: Mã hoá loại đơn vị tiền tệ: USD, JPY, EUR, Mã CNợ tạm ứng CBCNV được mã mã hoá theo nguyên tắc: Tên CBCNV + họ + (Lê Thị Hương HUONGLE) + Dễ kiểm tra: Giúp . 1 Nguyễn Văn Quang 1 MÃ HOÁ DỮ LIỆU KẾ TOÁN MÃ HOÁ DỮ LIỆU KẾ TOÁN CHƯƠNG 2 CHƯƠNG 2 Nguyễn Văn Quang 2 MỤC TIÊU CHƯƠNG 2 1. Nêu, phân tích được mục tiêu của mã hoá. 2. Nêu, phân tích &. tích được các bước mã hoá trong thực tế. CÂU HỎI 2 Nguyễn Văn Quang 3 1. Khái quát chung về mã hoá dữ liệu( DL). 2. Các phương pháp mã hoá dữ liệu. NỘI DUNG CHƯƠNG 2 3. Công tác mã hoá trong thực. tạp, dễ gây sai sót lớn. -Xử lý dữ liệu sẽ rất chậm. -Tăng không gian lưu trữ dữ liệu. Î Giải pháp:Mãho dữ liệu. SỰ CẦN THIẾT MÃ HOÁ DL 6 Nguyễn Văn Quang 11 Mã hoá là sử dụng mộthoặc nhiều kí