Hướng dẫn tạo lập khoản vay hệ thống SIBS PHỤ LỤC VIII/TDDN: HƯỚNG DẪN TẠO LẬP KHOẢN VAY TRONG HỆ THỐNG SIBS Áp dụng - Tài liệu sử dụng cho người tiếp cận hệ thống Silverlake Integrate Banking System_SIBS, tạo cho người sử dụng biết cách tạo khoản vay, từ bước đến bước cuối Nó chưa bao gồm qui định phê duyệt Officers, Leaders công tác cập nhật (maintenance) - Công tác cập nhật_maintenance, điều chỉnh, xử lý lỗi, bước giải ngân, thu nợ gốc, lãi, phí đề nghị xem tài liệu đính kèm Giải thích số thuật ngữ CIF (Customer Information File): Hồ sơ thông tin khách hàng CIF number - Số CIF A/A (Application for Accommodation): Hồ sơ xin vay Bản ghi hồ sơ xin vay lưu trữ thông tin khách hàng vay giới tính, ngày sinh, ngày thành lập, tình trạng nhân, thu nhập thơng tin quan trọng giới hạn tín dụng khách hàng A/A number: Số hiệu hồ sơ xin vay hay mã số tín dụng, sau thống gọi mã số tín dụng Mỗi khách hàng có mã số tín dụng nhất, đại diện cho mối quan hệ tín dụng khách hàng với BIDV Facility - Hạn mức hay hợp đồng Nếu facility không gắn với sản phẩm (không tạo tài khoản vay gắn với facility) gọi hạn mức, cịn facility gắn với loại sản phẩm vay (loan type) tạo tài khoản gắn với facility gọi hợp đồng tín dụng Facility lưu giữ thơng tin hợp đồng tín dụng hạn mức, lãi suất, thời hạn ACF (Application for Credit Facility) number - Số hạn mức hay số hợp đồng vay vốn Normal Account: Tài khoản thông thường Main Account: Tài khoản Tranche Account: Tài khoản phụ Các tài khoản vay lưu trữ đầy đủ thông tin khoản vay như: Hạn mức duyệt, hạn mức khả dụng, số dư gốc, lãi cộng dồn, lãi phạt, lãi suất, thời hạn, ngày đến hạn trả gốc, ngày đến hạn trả lãi, ngày đáo hạn, lịch rút vốn, lịch trả nợ, thông tin thống kê lịch sử khoản vay Lưu ý: Chỉ có tài khoản thông thường (normal account) tài khoản phụ (tranche) phép thực giao dịch tài (giải ngân, thu nợ gốc, lãi ), cịn tài khoản sử dụng để quản lý hạn mức * Cấu trúc số A/A, ACF, Account: - Cấu trúc AA gồm 15 ký tự sau: BBB-NNNNNNNNN-CCC Trong đó: BBB ( ký tự) - Mã chi nhánh NNNNNNNNN (9 ký tự)- Số CIF CCC ( ký tự) -Số chạy (sử dụng trường hợp tạo nhiều A/A) - Cấu trúc Facility gồm 14 số sau: BBB/YYYY/NNNNNNN Trong đó: BBB (3 ký tự) - Mã chi nhánh YYYY (4 ký tự) - Năm NNNNNNN (7 ký tự) - Số chạy bắt đầu lại vào đầu năm (chạy theo năm) - Số tài khoản gồm 13 ký tự Cấu trúc sau: BBB-PP-TT-NNNNNN-C Trong đó: BBB (3 ký tự) - Mã chi nhánh PP (2 ký tự) - Mã sản phẩm Các mã sản phẩm sử dụng tài khoản vay là: 80 – Tài khoản (Main) 81 – Tài khoản phụ (Tranche) 82 – Tài khoản thông thường (Normal Account) NNNNNN (6 ký tự) – Số chạy TT – Mã tiền tệ C (1 ký tự) - Số kiểm tra Mơ hình quản lý thơng tin phân hệ tín dụng theo cấp độ CIF CIF CIF Number CIF Number Application Application A/A Number A/A Number Facility (1) Facility (1) Revolving Revolving Account Account Account Account A/C Number A/C Number (Normal) (Normal) Account Account (Normal) (Normal) Facility (2) Facility (2) Multi currency Multi currency Main Account Main Account A/C Number A/C Number Account Account A/C Number A/C Number Tranche Tranche A/C Number A/C Number Account Account Facility (3) Facility (3) Non-revolving Non-revolving Account Account (Normal )) (Normal Facility (4) Facility (4) Level Level Facility Facility Level Level Account Account (Normal) (Normal) Facility Facility Level Level Account Account (Normal) (Normal) Trình tự thực tạo khoản vay 3.1 Tạo CIF Hệ thống SIBS cho phép nhập tất thông tin khách hàng, khoản vay, kể khoản vay bị huỷ bỏ, từ chối hay phê duyệt Đối với khách hàng đến đặt quan hệ lần đầu với BIDV, ta vào menu Functional Maintenance – CIF – CIF New Customer Maintenance để nhập CIF cho khách hàng Để tạo ta vào mục: CIF new customer maintenance, sau vào mục: Customer information creation, nhấn enter Màn hình sau hiển thị: Nếu khách hàng cá nhân, ta chọn “Yes”, chọn “No” Nhấn “OK” hình sau hiển thị Nếu khách hàng có hệ thống, ta search by name: Ta nhập tên khách hàng nhấn “Search” Ở hình cho ta có thơng tin để truy cập xem thông tin chi tiết Menu khác Nếu khách hàng mới, search không thấy, ta nhấn “Add” để nhập Màn hình sau hiển thị: Ta nhập thông tin chi tiết hình CIF details (1) CIF details(2) Sau hoàn thành details (1) details (2) ta hoàn thành việc tạo CIF cho khách hàng Việc nhập thông tin khách hàng cá nhân doanh nghiệp tương tự Chú ý: Tên khách hàng trùng nhau, ID phải Thông tin khách hàng thông tin khác lưu giữ lâu dài hệ thống Thông tin CIF phải cập nhật thường xuyên Từ Mục CIF_module ta có chức tạo mới, maintenance vấn tin Từ mục “CIF inquiry”, ta xem thông tin tổng hợp khách hàng _Summary, profitability, summary, thông tin blacklisted, thông tin tổng hợp khoản tiền gửi, tiền vay, bảo lãnh Tham khảo tài liệu hướng dẫn CIF để biết thêm chi tiết 3.2 Tạo A/A_- Application for Accommodation Đường dẫn menu Maintenance ⇒ Functional Maintenance ⇒ Loan ⇒ Application Maintenance Từ hình đây, ta vào mục “Application maintenance” (80100) để “ Search” theo customer mane customer number tạo phần Sau nhấn “Add” để tạo A/A cho khách hàng hình hiển thị: Nhập tên khách hàng Customer number vừa tạo mục CIF, sau nhấn “Search”, hệ thống hiển thị hình đây: Từ ta nhấn “OK”, hình “88301 LN AA maintenance_add” hiển thị Số A/A tạo hệ thống Thông tin cấp độ CIF Phần phía hình thơng tin lấy từ CIF module, ta hoàn thành nốt thơng tin phần Ở góc bên phải hình số A/A khách hàng máy tự tạo Application Date Ngày nộp đơn xin vay, hệ thống ngầm định ngày Bank/Branch Hệ thống mặc định mã chi nhánh Nếu bạn quyền trì liên chi nhánh, bạn phép thay đổi mã chi nhánh Nếu không mã chi nhánh trường hiển thị Officer Code Mã cán quản lý khách hàng, cài tham số hệ thống Working experience(10a ) Đây trường 10 ký tự Nhập kinh nghiệm làm việc theo thời gian năm tháng Ví dụ: 10 năm Cal Specific Provision Tính dự phịng rủi ro cụ thể khách hàng Date classified Ngày phân loại Car Code (1a) Nếu tài khoản liên kết với Facility có số kỳ chậm trả phân loại, nhập CAR code Trường ngầm định 10 - Không phân loại (Non classification) Review Date Ngày xem xét lại A/A File Retention (Years) Số năm mã số tín dụng lưu trử hệ thống Giá trị hợp lệ từ “1” đến “9” Nếu nhập giá trị “9” A/A lưu giữ hệ thống vô hạn Review Remarks Nhận xét khách hàng xem xét lại Refinance from (50a) Nếu khách hàng tái tài trợ từ ngân hàng hay định chế tài nào, nhập thơng tin vào trường Customer Limit Giới hạn tín dụng khách hàng Currency Type Loại tiền xác định giới hạn tín dụng khách hàng SIC Code 1-4 Mã thông tin đặc biệt cung cấp cho người sử dụng để xác định thông (5a each) tin bổ sung khách hàng Đối với việc tạo A/A cho khách hàng trường bắt buộc phải nhập giới hạn tín dụng khách hàng (customer limit) mã cán quản lý (Officer code): Giới hạn tín dụng khách hàng hiểu tổng mức dư nợ tín dụng tối đa quy VNĐ mà Ngân hàng ĐT&PT Việt nam cấp khách hàng, bao gồm dư nợ cho vay, số dư bảo lãnh, số dư L/C ký quỹ, dư nợ cho vay chiết khấu, dư nợ cho vay thấu chi Đối với khách hàng quan hệ tín dụng nhiều chi nhánh giới hạn tín dụng tổng hạn mức tín dụng chi nhánh cấp cho khách hàng Việc xác định giới hạn tín dụng khách hàng BIDV có văn quy định sau Các trường khác tuỳ chọn không bắt buộc phải nhập Lưu ý: Giới hạn tín dụng (customer limit) share cho hạn mức, hợp đồng (facility), nghĩa với giới hạn tín dụng A/A 10 tỷ tạo nhiều facility giá trị 10 tỷ tổng số dư nợ tất facility không 10 tỷ Việc thay đổi tăng giảm hạn mức phải người có đủ thẩm quyền thực 3.3 Tạo ACF (số hạn mức hợp đồng vay): Từ Loan module, vào mục Application maintenance, sau khởi động Menu ID:80100_LN Application maintenance Màn hình sau hiển thị: với hợp đồng cho vay ngắn hạn cụ thể phải sửa số tiền tương ứng với giá trị hợp đồng tín dụng ngắn hạn cụ thể Tranche Max Term code: Thời hạn tối đa tài khoản phụ (tranche): Trường phải nhập tạo tài khoản Main Account Int Paym Freq/Freq code: Tần suất trả lãi (1 tháng, tháng ) Payment Freq/Freq code: Tần suất trả gốc (1 tháng, tháng ) Loan Term/Term code: Thời hạn cho vay (tháng/ngày) Interest Due Day/Date: Ngày đến hạn trả lãi First Payment Day/Date: Ngày đến hạn trả gốc Lưu ý: - Đối với sản phẩm cho vay chiết khấu, cầm cố thương phiếu, giấy tờ có giá khơng cần phải nhập hai ngày (Hệ thống tự xác định trùng với ngày đáo hạn) - Ngày đến hạn trả lãi hệ thống mặc định ngày 25 hàng tháng Nếu giải ngân trước ngày 15 ngày đến hạn trả lãi 25 tháng đó, giải ngân sau ngày 15 ngày đến hạn trả lãi ngày 25 tháng Đối với hợp đồng cho vay mà ngày đến hạn trả lãi ngày 25 hàng tháng tần suất trả lãi lớn tháng (3, tháng) người sử dụng nhập ngày trả lãi Ví dụ, ngày 20/02/2004 - Ngày đến hạn trả gốc đầu tiên: Đối với tài khoản cho vay ngắn hạn, trả nợ gốc lần vào cuối kỳ khơng cần nhập ngày (Hệ thống tự xác định ngày giải ngân + tần suất trả gốc) Đối với tài khoản cho vay trung dài hạn người sử dụng phải nhập ngày đến hạn trả nợ gốc (kỳ trả theo hợp đồng) - Các ngày đến hạn trả nợ gốc, trả lãi hệ thống xác định ngày đến hạn trả + tần suất trả gốc, lãi - Nếu hệ thống cảnh báo ngày đến hạn rơi vào ngày nghỉ người sử dụng phải điều chỉnh ngày đến hạn Ví dụ ngày đến hạn trả lãi 25/04/2004 rơi vào ngày chủ nhật người sử dụng phải điều chỉnh lại thành ngày 26/04/2004 ngày thứ hai, trường ngày tháng “day” nhập ngày 25 để hệ thống xác định ngày trả tháng ngày 25 hàng tháng Các trường khác hệ thống mặc định nhập: - Origination Date: Ngày tạo tài khoản, hệ thống ngầm định ngày - Interest Base: Cơ sở tính lãi - hệ thống mặc định - Mode of Interest: Phương thức tính lãi - Hệ thống mặc định D: Daily - Maturity Date: Ngày đáo hạn cuối tài khoản vay Nếu để trống trường hệ thống tự tính ngày giải ngân cộng với thời hạn cho vay Đối với khoản cho vay cầm cố, chiết khấu giấy tờ có giá thời hạn cho vay lớn ngày đến hạn giấy tờ có giá nhập ngày đáo hạn với ngày đến hạn giấy tờ có giá Ví dụ ngày vay 01/06/2004 ngày đáo hạn giấy tờ có giá 16/07/2004 nhập thời hạn vay (loan term) M (2 tháng) nhập ngày đáo hạn 16/07/2004 - Final Maturity date: Ngày đáo hạn cuối (trong trường hợp sử dụng tài khoản phụ) Nhập thơng tin hình Detail 2: 23 Lãi suất Số tiền trả nợ Màn hình Quick A/C opening detail (2): - Cán tín dụng kiểm tra lại lãi suất (Interest rate) hệ thống kết xuất liệu từ hợp đồng tín dụng - Đối với tài khoản phụ (tranche account) phải nhập lãi suất - Nhập số tiền trả nợ kỳ (payment amount) số tiền trả nợ kỳ cuối (Final payment amount) Người sử dụng kích nút CALCULATE Payment-amount để hệ thống tính số tiền trả nợ Các tài khoản vay trung dài hạn số tiền tất kỳ trả nợ nhau, khác kỳ cuối nhập số tiền trả nợ trường payment amount Final payment amount trên, nhập lịch trả nợ thay Lưu ý: Đối với hợp đồng cho vay có lãi suất thay đổi, phép sử dụng mã lãi suất chủ người sử dụng nhập trường sau: Rate Number – Mã lãi suất chủ (chọn mã lãi suất chủ chi nhánh) Rate Variance – Phí Rate Variance Code – Mã phí: Chọn ‘+’ Rate Review date: Ngày đến hạn thay đổi lãi suất Rate review day: Ngày tháng xem lại lãi suất Rate review term/Code: Tần suất xem lại lãi suất/mã Các trường nhập để lấy thông tin thay đổi lãi suất thủ công người sử dụng: + Rate User Review Date: Ngày xem lại lãi suất người sử dụng + Rate User Review Day: Ngày tháng xem lại lãi suất người sử dụng 24 + Rate User review Term/Code: Tần suất xem lại lãi suất bở người sử dụng (lãi suất thay đổi tháng, tháng…) Những trường nhập thông tin thay đổi lãi suất mang tính thơng tin tham khảo Tuy nhiên muốn tạo báo cáo tài khoản đến hạn thay đổi lãi suất người sử dụng phải nhập thông tin 3.5 Thay đổi thông tin tài khoản (Change account info) Đối với tài khoản tạo ngày (trước chạy batch run cuối ngày) để thay đổi thông tin tài khoản vào menu 80200 tìm tài khoản tạo kích vào nút Change A/C info (như hình dưới): Đối với tài khoản hoạt động sử dụng menu 80201 LN Account Function Maintenance để thay đổi thông tin tài khoản: Nhập số tài khoản kích nút Account Info để vào hình thay đổi thơng tin tài khoản sau: Trong mục thay đổi thông tin tài khoản có sau: Màn hình - Account Detail: Thông tin chi tiết tài khoản 25 Trạng thái tài khoản Mã toán ` Payment code: Mã toán Hiện sử dụng loại mã toán sau: - Số tiền trả kỳ gồm gốc lãi cộng dồn Ví dụ: Nếu chọn mã tốn nhập số tiền trả nợ (payment amount) 500.000 hệ thống hiểu số tiền trả nợ bao gồm gốc lãi (số lãi phải trả kỳ giảm dần gốc tăng dần tổng số tiền trả nợ 500.000) - Số tiền trả nợ kỳ gồm gốc nhau, lãi tính số dư nợ thực tế (lịch trả nợ gốc lãi trùng nhau) - Trả gốc lãi lần đến hạn - Trả gốc lãi theo lịch riêng biệt (lịch trả nợ gốc lãi khác nhau) Lưu ý: Các mã toán 0, 1, lịch trả lãi trùng với lịch trả nợ gốc (chỉ cần nhập ngày đến hạn trả gốc, không cần nhập ngày đến hạn trả lãi) Các mã toán 2, không sử dụng Việc chọn mã tốn quan trọng ảnh hưởng tới số tiền trả nợ gốc lãi hệ thống người sử dụng phải lưu ý chọn mã tốn thích hợp tạo tài khoản vay tạo lịch trả nợ Màn hình - Rate info: Thông tin lãi suất khoản vay 26 Lãi suất Số tiền trả nợ kỳ Số tiền trả nợ kỳ cuối Màn hình - Late charge Info: Thơng tin lãi phạt nợ hạn Lãi phạt gốc Mã lãi phạt Nợ QH Lãi phạt lãi Lưu ý: Hệ thống mặc định mã lãi phạt nợ hạn 50% lãi cho vay hạn Nếu tài khoản vay khách hàng có lãi phạt nhỏ 50% người sử dụng vào thay đổi mã lãi phạt Màn hình - Code: Các loại mã 27 Mã phòng Mã cán Mã mục đích Mã tham gia (TK cho vay đồng tài trợ) Người sử dụng chi nhánh vào lựa chọn loại mã theo tính chất khoản vay: Mã phịng tín dụng, mã mục đích khoản vay, mã cán Màn hình - Flags: Cờ tuỳ chọn Lịch giải ngân Lãi suất thay Lịch trả nợ thay Nếu khoản vay có lịch trả nợ khơng chọn Lịch trả nợ thay (Alternate Payment Schedule) Yes 28 Màn hình – Dates&Payment Method: Ngày phương thức tốn Tính ngày trả lãi Tính ngày trả nợ dựa ngày giản ngân Tính ngày trả gốc Hiện nay, sản phẩm đặt tự động tính ngày đến hạn trả lãi ngày đến hạn trả nợ gốc Vì vậy, tạo tài khoản vay người sử dụng nhập thủ công ngày đến hạn trả lãi ngày đến hạn trả gốc vào thay đổi thơng tin tài khoản hệ thống báo lỗi Để khắc phục lỗi người sử dụng vào hình Date&Payment Method – (ngày phương thức toán): - Chọn Calc 1st Payt Date on 1st Rel là: • No - Calc st Int Day/Date: Chọn N – User Manual - Calc 1st Payt Day/Date: Chọn N – User Manual - Xóa ngày 25 ngày 15 Màn hình – Penalty Info: Thơng tin phí phạt 29 Thơng tin phí phạt: Màn hình để nhập thơng tin tính phí phạt trả trước nợ gốc phí tất tốn sớm khoản vay Màn hình – NPL&Classification Info: Thông tin nợ hạn phân loại nợ Chỉ số nợ hạn 30 Lưu ý: Người sử dụng không thay đổi số nợ hạn A, B, C, D (4 số máy tự động xác định vào ngày đến hạn trả gốc, lãi) Người sử dụng thay đổi thủ công số từ T đến Y Việc thay đổi số phát sinh bút toán hạch toán tài khoản tổng hợp GL Màn hình – Insurance Info: Thơng tin bảo hiểm Thông tin bảo hiểm khoản vay không sử dụng Màn hình 10 – MISC Info: Thơng tin khác 31 Khoản vay cấp bù Khoản vay có bảo đảm Các trường khoản vay cấp bù cho vay có bảo đảm (Secured/Unsecured) mang tính thơng tin Màn hình 11 – Commitment Fee Info: Thơng tin phí cam kết Phí cam kết Ngày bắt đầu Ngày hết hạn giải ngân Màn hình nhập thơng tin để tính phí cam kết Màn hình 12 – Cancellation Fees Info: Thơng tin phí huỷ bỏ 32 Màn hình nhập thơng tin phí hủy bỏ 3.6 Các chức phụ trợ khác * Tạo lịch trả nợ thay thế: Sau chọn lịch cờ lịch trả nợ thay hình (trang 28), người sử dụng vào tiếp tục vào hình sau (menu 80201) chọn mục lịch trả nợ thay (Alternate Payment Schedule): 33 Một số thuật ngữ: Payment Term: Số kỳ trả nợ Payment Made: Thực trả nợ (trường nhập) Payment Freq: Tần suất trả nợ gốc (3 tháng, tháng…) Payment Code: Mã toán - Chọn mã thích hợp (đã giải thích phần trên) State Date: Ngày bắt đầu trả nợ kỳ 34 Lưu ý: Lịch trả nợ nhập theo kỳ trả nợ, trường payment term nhập 1, nhập gộp nhiều kỳ trả nợ (ví dụ: số tiền trả nợ năm khác nhau, tần suất trả tháng nhập trường payment term 12 (12 kỳ), payment amount nhập số tiền trả kỳ, start date nhập ngày bắt đầu trả kỳ 12 kỳ * Nhập lãi suất thay Lãi suất thay áp dụng trường hợp người sử dụng muốn nhập lãi suất có ngày hiệu lực tương lai (Đối với tài khoản cho vay lãi suất thả nổi, người sử dụng muốn nhập lãi suất trước ngày lãi suất có hiệu lực) Sau chọn lịch cờ lãi suất thay hình (trang 28), người sử dụng vào tiếp tục vào menu 80201 chọn mục lãi suất thay (Alternate Rate) Nhập lãi suất ngày hiệu lực theo hình Ngày hiệu lực lãi suất Lãi suất * Nhập nguồn vốn cho vay: 35 * Thay đổi lãi suất tài khoản vay: Đối với khoản vay áp dụng lãi suất thả nổi, thực thay đổi lãi suất thủ công menu sau: - Menu: 80300 LN Rate Change By Account No – Thay đổi lãi suất theo tài khoản Màn hình sau hiển thị: 36 Dùng menu điều chỉnh lãi suất lùi ngày Nhập lãi suất Nhập ngày hiệu lực lãi suất Menu: 80403 – Restructuring Loan Term Extension Vào mục Loan Restructuring 2: Nhập lãi suất mục Interest Rate Nhập lãi suất Lưu ý: Menu 80403 thay đổi lãi suất có hiệu lực ngày, trường hợp thay đổi lãi suất lùi ngày hiệu lực phải sử dụng menu 80300 _ 37 ... VIII/TDDN: HƯỚNG DẪN TẠO LẬP KHOẢN VAY TRONG HỆ THỐNG SIBS Áp dụng - Tài liệu sử dụng cho người tiếp cận hệ thống Silverlake Integrate Banking System _SIBS, tạo cho người sử dụng biết cách tạo khoản vay, ... Trình tự thực tạo khoản vay 3.1 Tạo CIF Hệ thống SIBS cho phép nhập tất thông tin khách hàng, khoản vay, kể khoản vay bị huỷ bỏ, từ chối hay phê duyệt Đối với khách hàng đến đặt quan hệ lần đầu... cho hệ thống biết cách tính lãi khoản vay Hệ thống mặc định mã là: 8=Rest loan (tính lãi số dư nợ gốc kỳ trước) Phương thức lãi cho khoản vay Trường áp dụng cho khoản vay rest loan khoản vay