GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS  I GIỚI THIỆU 1) Khái niệm MICROSOFT ACCESS bốn phần mềm ứng dụng MicroSoft Office Là hệ quản trị sở liệu (DataBase Management System gọi tắc DBMS) giúp ta lưu trữ, quản lý, khai thác só liệu lưu trữ có tổ chức bên máy tinh  Các đặc điểm Access:  Hỗ trợ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị … Của liệu bên bảng cách chặt chẽ  Có thể dùng Wizard để thiết kế đối tượng Access tự động nhanh chóng  Cơng cụ Query thay câu lệnh ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL  Cho phép nhúng, lưu trữ liệu đặc biệt hình ảnh, âm thanh, tập tin văn bảng, bảng tính…  Tất đối tượng gói gọn tập tin liệu có phần mở rộng MDB  Một CSDL dùng chung cho nhiều người dùng có tính bảo mật liệu  Có thể chuyển đổi liệu với nhiều ứng dụng khác 2) Cấu hình cài đặt  Máy tính ATT86 trở lên  Bộ nhớ RAM tối thiểu 16 MB  Hệ điều hành Window2000  Đĩa cứng tối thiểu 400 MB có cài đặt phần mềm Access 2000 3) Cài đặt  Click Start  Chọn Run  Chọn ổ đĩa chứa phần mềm Access  Chọn tập tin Setup 4) Khởi động  Cách :  Khởi động Windows 2000  Nhắp Start  Chọn mục Program  Chọn Microsoft Access  Cách :  Nhắp vào biểu tượng ShortCut Desktop hay biểu tượng chìa khóa cơng cụ Microsoft Office 5) Màn hình khởi động Access 2000  Chọn Blank Access database : tạo tập tin sở liệu Access rỗng  Chọn Access database wizard, papes, and project : tạo sở liệu Access dựa theo hướng dẫn công cụ Wizard theo mẫu có sẵn kèm theo Access  Chọn Open an existing file : mở tập tin sở liệu có sẵn đĩa cách chọn tên tập tin danh sách hay chọn mục More Files… để tìm tên tập tin cần mở  Nếu chọn ba nút nhắp OK hành động thực  Nếu chọn Cancel : xuất cửa sổ Microsoft Access Thanh thực đơn (menu bar) Thanh cơng cụ Thanh trạng thái (Status bar) 6) Thốt khỏi Access  Cách : Click menu File _ Chọn Exit  Cách : Nhấn tổ hộp phím ALT+F4 II CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS 1) Khái niệm  Dữ liệu thông tin mà ta muốn lưu trữ sử dụng lại  Cơ sở liệu tập hợp tổ chức liệu liên quan đến chủ đề hay mục đích  Mỗi sở liệu lưu trữ thành tập tin có phần mở rộng MDB 2) Tạo sở liệu  Cách : Chọn menu File  Chọn New  Cách : CTRL + N  Cách : Chọn biểu tượng New công cụ Toolbar  Chọn Database  OK  Nếu muốn tạo theo mẫu có sẵn Access chọn trang Database  Chọn mẫu  Chọn ổ đĩa, thư mục đặt tên cho CSDL Nhấn nút Create 3) Các thành phần có sở liệu Một sở liệu gồm có thành phần (Object) sau : a) Tables _ Bảng liệu Là thành phần quan trọng, sở liệu, chứa liệu cần thiết sở liệu b) Query – Bảng truy vấn Dùng để tính tốn, xử lý liệu Table c) Form – Biểu mẫu Là công cụ tạo mẫu để trình bày liệu theo dạng mà người sử dụng mong muốn, giống mẫu phiếu thông thường d) Report – Báo cáo Là công cụ tạo mẫu in báo cáo e) Macro – Lệnh vĩ mô Là tập hợp lệnh chọn, xếp hợp lý cho việc tự động hóa thao tác f) Modules – Đơn thể chương trình Là phương tiện lập trình Access với ngơn ngữ lập trình Access Basic 4) Đóng sở liệu  Cách : Click menu File  Chọn Close  Cách : Click vào dấu X góc bên trái cửa sổ sở liệu Chú ý : Khi chấm dứt làm việc với CSDL, nên nhớ phải đóng CSDL, khơng đóng dẫn đến tình trạng hư CSDL 5) Mở sở liệu  Cách : Nhắp Toolbar  Cách : Click menu File  Chọn Open  Cách : CTRL + O Chọn ổ đĩa, thư mục tập tin cần mở  Chọn Open Open : Mở tập tin chế độ chia sẻ (không độc quyền) thường dùng để khai thác liệu Open Read – Only : tập tin mở xem được, khơng khai thác liệu Open Exclusive : tập tin mở chế độ độc quyền nghĩa mở khơng ngồi người mở mở tập tin Mở độc quyền sử dụng để sửa vấn đề liên quan đến cấu trúc hay thiết kế Open Exclusive Read Only: tập tin mở chế độ độc quyền đọc nghĩa mở không ngồi người mở mở tập tin cho phép xem không sửa 6) Chuyển tập tin sở liệu  Chọn Menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Convert Database … 7) Thu gọn (làm giảm kích thước tập tin), sửa chữa tập tin sở liệu  Mở CSDL, Chọn menu ToolsChọn DataBase UtilitiesChọn Compact and Repair Database Nếu mở CSDL Access làm gọn file Nếu khơng có tập tin CSDL mở : Access hiển thị hộp thoại yêu cầu chọn file làm gọn sau :  Bạn chọn tập tin cần làm gọn xong, nhấn Compact  Tiếp theo Access hiển thị hộp thoại Compact Database Into sau :  Tại mục Save In, bạn chọn ổ đĩa, Folder chứa file đích sau làm gọn Đặt tên cho file đích mục Name, xong nhắp nút Save để kết thúc công việc 8) Ẩn sở liệu  Nếu cửa sổ CSDL ta cho ẩn cách :  Click menu Window Chọn Hide Cho lại :  Click menu Window  Chọn Unhide Hide  Chọn CSDL cần  Chọn OK 9) Đặt /Hủy mật mã cho tập tin sở liệu Để tập tin CSDL tránh tò mò người khác Access cho ta khả thiết lập mật mã để bảo vệ chúng cách :  Mở CSDL chế độ độc quyền, Click menu Tools  Chọn Set Database Password  Gõ mật vào ô Password ô Verify Việc gõ hai lần nhằm khẳng định tính xác mật mã Chú ý : Phải mở CSDL chế độ độc quyền  Để hủy mật mã : Click menu Tools  Chọn Security  Chọn Unset Database Password  Gõ mật mã trước bạn đặt, nhắp OK 10) Bảo mật tháo mật liệu Access cho ta quyền chọn hành động bảo mật liệu nhằm ngăn ngừa phần mềm tiện ích hay phần mểm xử lý văn đoán nội dung liệu bên Tập tin CSDL Để bảo mật tháo mật liệu ta thực :  Mở CSDL, Click menu Tools  Chọn Security  Chọn Encrypt/Decrypt database… 11) Một số lệnh trình bày cửa sổ CSDL Click menu View  Chọn :  Databases Objects : Chọn Object cần làm việc  Large Icon : phóng lớn biểu tượng Object  Small Icon : Thu nhỏ biểu tượng Object  List : Liệt kê biểu tượng Object theo danh sách  Details : trình bày chi tiết cho đối tượng với nội dung sau :  Name : Tên Object  Description : thích cho Object  Modified : thời gian cập nhập Object  Created : thời gian tạo Object  Type : kiểu Object  Arrange Icon : xếp Object hành :  By Name : theo tên  By Type : theo kiểu  By Created : theo thời gian tạo  By Modified : theo thời gian cập nhập  Properties : chỉnh thuộc tính cho Object  Chọn Object _ Click menu View _ Chọn Properties _ Chọn  Description : gõ thích cho Object  Các thông tin Type, Created, Modified  Chọn Hidden muốn ẩn Object cửa sổ Database Chú ý : khơng muốn nhìn thấy Object có thuộc tính Hidden phải bảo đảm khơng chọn Hidden Object mục View hộp thoại Options menu Tools 12) Các thao tác Object a) Đổi tên  Bước : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần đổi  Bước : Nhắp chọn đối tượng cần đổi  Bước : Có cách  Chọn menu Edit  Chọn Rename  Click phải vào đối tượng  Chọn Rename b) Xóa (Cut/Delete) Xóa Cut ta phục hồi Paste, xóa Delete không phục hồi  Bước : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần xóa  Bước : Nhắp chọn đối tượng cần xóa  Bước : Có cách  Chọn menu Edit  Chọn Delete hay Cut  Click phải vào đối tượng  Chọn Delete hay Cut  Nhấn phím Delete hay CTRL+X  Nếu chọn Delete, hộp thoại  Chọn Yes : Xố  Chọn No : khơng xóa  Chọn Help : xem giải thích c) Sao chép  Bước : Nhắp chuột chọn tiêu đề trang chứa đối tượng cần đổi  Bước : Nhắp chọn đối tượng cần chép  Bước : Có cách  Chọn menu Edit  Chọn Copy  Click phải vào đối tượng  Chọn Copy  Nhấn phím CTRL+C  Bước : Có cách  Chọn menu Edit  Chọn Paste  Click phải vào đối tượng  Chọn Paste  Nhấn phím CTRL + V ... Report – Báo cáo Là công cụ tạo mẫu in báo cáo e) Macro – Lệnh vĩ mô Là tập hợp lệnh chọn, xếp hợp lý cho việc tự động hóa thao tác f) Modules – Đơn thể chương trình Là phương tiện lập trình Access. .. Access  Cách :  Nhắp vào biểu tượng ShortCut Desktop hay biểu tượng chìa khóa cơng cụ Microsoft Office 5) Màn hình khởi động Access 2000  Chọn Blank Access database : tạo tập tin sở liệu Access. .. Bảng liệu Là thành phần quan trọng, sở liệu, chứa liệu cần thiết sở liệu b) Query – Bảng truy vấn Dùng để tính tốn, xử lý liệu Table c) Form – Biểu mẫu Là cơng cụ tạo mẫu để trình bày liệu theo