Đang tải... (xem toàn văn)
126 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội
Phần I: Mở đầu 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong kinh tế nớc ta vận động theo chế thị trờng có nhiều loại hình doanh nghiệp thuộc ngành sản xuất vật chất dịch vụ khác Các doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp, nông nghiệp tạo cải vật chất phục vụ cho nhu cầu sản xuất tiêu dùng Các doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng tạo công trình, hệ thống sở hạ tầng cho xà hội Các doanh nghiệp thơng mại làm nhiệm vụ khâu trung gian nối liền sản xuất tiêu dùng Hoạt động linh tế kinh doanh thơng mại lu chuyển hàng hoá Trong sản xuất hàng hoá, doanh nghiệp để tồn phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải động, kinh doanh phải có lÃi không đứng vững trớc cạnh tranh doanh nghiệp khác Muốn doanh nghiệp phải tổ chức tốt nghiệp vụ kế toán toán, phân tích tình hình khả toán thân doanh nghiệp để từ nắm làm chủ đợc tình hình tài mình, thông qua có biện pháp tích cực xử lý tốt tình hình công nợ Mặt khác, hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp diễn mối liên hệ phổ biến với hoạt động doanh nghiệp khác quan quản lý Nhà nớc, mối liên hệ tồn cách khác quan tất hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp từ trình mua sắm loại vật t, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, đến trình thực trình sản xuất tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ, trình mua bán loại chứng khoán Từ đố nói, hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp gắn liền với nghiệp vụ toán Xuất phát từ vấn đề đó, qua trình thực tập Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ Hà Nội, đợc hỡng dẫn nhiệt tình cô giáo Th.S Bùi Thị Phúc giúp đỡ cấc cán kế toán Công ty tiến hành ngiên cứu đề tài: Hạch toán nghiệp vụ toán với ngời mua ngời bán Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1.Mục tiêu chung Đề tài đợc nghiên cứu nhằm mục đích đánh giá công tác hạch toán nghiệp vụ toán với ngời mua ngời bán, từ đa số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ toán 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Tìm hiểu sở lý luận thực tiễn vấn đề toán ngời mua ngời bán - Tiến hành hạch toán nghiệp vụ toán phải thu khách hàng phải trả ngời bán - Đề giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán nghiệp vụ toán 1.3 Đối tợng phạm vi nghiên cứu 1.3.1 Đối tợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu mối quan hệ giao dịch mua vật t bán sản phẩm hàng hoá theo phơng thức trả chậm cách hạch toán nghiệp vụ toán phải thu khách hàng phải trả cho ngời bán Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ Hà Nội 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu Địa bàn nghiên cứu: Cửa hàng Bách hoá Tổng Hợp Giảng Võ Hà Nội Thời gian nghiên cøu: kĐhgTõ 10 /02/2003 ®Õn 10/06/2003 1.4 KÕt cÊu ln văn Luận văn đợc kết cấu phần Phần I: Mở đầu Phần II: Cơ sở lý luận thực tiễn Phần III: Đặc điểm địa bàn phơng pháp nghiên cứu Phần IV: Kết nghiên cứu Phần V: Kết luận Phần II: Cơ sở lý luận thực tiễn đề tài 2.1 Những vấn đề chung vỊ to¸n 2.1.1 Kh¸i niƯm vỊ to¸n Theo nghĩa chung toán việc dùng tiền để giải mối quan hệ kimh tế, tài bên phải trả bên nhận tiền Trong quan hệ mua bán, trao đổi đơn không thuộc quản lý tài mà cã quan hƯ vỊ to¸n b»ng c¸ch chÊp nhËn, từ chối, thởng phạt vật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hình thành sử dụng quỹ tiền tệ đợc coi quan hệ tài Mỗi doanh nghiệp thực hoạt động kinh doanh thị trờng phải đặt mèi quan hƯ tµi chÝnh víi nhiỊu tỉ chøc vµ đơn vị khác Mỗi quan hệ đời gắn liền với có trình toán phát sinh, quan hệ toán doanh nghiệp đợc hiểu loại quan hƯ kinh tÕ x¶y doanh nghiƯp cã quan hệ phải thu, phải trả với nợ chủ nợ khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh Mọi qua hệ toán tồn cam kết vay nợ chủ nợ với nợ khoản tiền theo điều khoản đà quy định có hiệu lực thời hạn cho vay Tính chất liên tục chu kỳ kinh doanh, nh cân đối thờng xuyên có tính chất thời điểm quan hệ cung cầu vốn cho hoạt động doanh nghiệp nguyên nhân làm nảy sinh quan hệ toán Nếu nh doanh nghiệp không lâm vào tình trạng suy thoái hay phá sản, nh loại trừ đợc khoản nợ nần không hợp pháp, không lành mạnh, nhìn vào tính chất rộng lớn, đa phơng phức tạp quan hệ toán để đánh giá mức độ tăng trởng doanh nghiệp thơng trờng Các quan hệ toán phải đợc theo dõi quản lý góc độ khác khoản tiền nợ Trong doanh nghiệp thờng có loại toán sau: - Quan hệ toán doanh nghiệp với nhà cung cấp phát sinh trình mua sắm vật t, tài sản, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ - Quan hệ toán doanh nghiệp với khách hàng phát sinh trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ dịch vụ bên - Quan hệ toán doanh nghiệp với ngân sách Nhà nớc phát sinh trình doanh nghiệp thực nghĩa vụ ngân sách Nhà nớc thuế khoản khác nh phí lệ phí - Quan hệ doanh nghiệp với bên đối tác liên doanh, phát sinh doanh nghiệp tham gia liên doanh với doanh nghiệp khác Thuộc loại quan hệ gồm có nghiệp vụ liên quan đến việc nhận góp vốn, thu hồi hặc trả vốn, phân chia kết - Quan hệ toán nội phát sinh doanh nghiệp với ngời lao động doanh nghiệp quan hệ doanh nghiệp với đơn vị trực thuộc doanh nghiệp thành viên với - Quan hệ toán với đối tợng khác: gồm c¸c mèi quan hƯ nh quan hƯ to¸n víi ngân hàng chủ tín dụng khoản tiỊn vay, thÕ chÊp, ký q, ký cỵc, quan hƯ toán khoản phải thu, phải trả khác 2.1.2 Phân loại nghiệp vụ toán Có nhiều tiêu thức để làm sở cho việc phân loại nghiệp vụ toán Tuy nhiên dới góc độ cung cấp thông tin cho quản lý, kế toán thờng phân loại nghiệp vụ toán dựa tiêu thức sau: 2.1.2.1 Dựa vào đặc điểm hoạt động toán, nghiệp vụ toán chia thành hai loại: + Thanh toán khoản phải thu: Là phận vốn doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi Khoản thờng phát sinh doanh nghiệp bán hàng hoá cung cấp dịch vụ cho ngời thứ hai mà cha thu đợc tiền Nội dung khoản nợ bao gồm: * Phải thu khách hàng * Phải thu nội * Tạm ứng * Phải thu khác * Chi phí trả trớc * Khoản chấp ký quỹ, ký cợc + Thanh toán khoản phải trả: Là số tiền vốn mà doanh nghiệp vay chiếm dụng đơn vị, tổ chức, cá nhân doanh nghiệp có trách nhiệm phải toán Nội dung khoản nợ phải trả bao gồm: * Vay ngắn hạn, vay dài hạn * Nợ dài hạn đến hạn trả * Phải trả ngời bán * Thuế khoản phải nộp Nhà nớc * Phải trả công nhân viên * Chi phí phải trả * Phải trả nội * Phải trả phải nộp khác * Nhận ký quỹ, ký cợc 2.1.2.2 Căn vào thời hạn toán chia thành ba loại sau: + Thanh toán trả trớc: Là trả tiền trớc giao hàng khoảng thời gian định Khoảng thời gian tuỳ thuộc vào bên tham gia Thanh toán trớc tiền hàng có nghĩa bên mua ứng trớc tiền hàng cho chủ hàng, cấp tín dụng cho bên bán hàng thời gian định để bảo đảm việc nhận hàng theo mong muốn Thông thờng toán theo phơng thức ảnh hởng trực tiếp đến công nợ phải thu phải trả ngời mua ngời bán Trong trờng hợp ngời bán đợc tạo điều kiện mặt tín dụng đợc bảo đảm toán Nhng phía ngời mua ngợc lại, chịu rủi ro trớc mắt khoản tiền vốn bỏ tơng lai có giá trị nhiều mà họ bỏ thời điểm + Thanh toán trả ngay: Là việc trả tiền giao hàng Phơng thức bảo đảm tính sòng phẳng quan hệ mua bán, song phù hợp với nghiệp vụ có số tiền toán nhỏ Với nghiệp vụ có giá trị lớn phơng thức không a thích thực tế doanh nghiệp thờng có nhiều hoá đơn cần đợc toán thời điểm, họ có khó khăn mặt tài Hơn tâm lý chung nhà kinh doanh thờng gặp mong kích thích tiêu thụ, đẩy nhanh tốc độ lu thông hàng hoá, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Do doanh nghiệp thờng chấp nhận phơng thức khác, chủ yếu phơng thức trả sau + Thanh toán trả sau: Là việc toán sau giao nhận hàng khoản thời gian định Nếu nh toán trả trớc ngời bán đợc cấp tín dụng từ phía ngời mua toán trả sau có tính chất ngợc lại, ngời mua đợc chiếm dụng vốn ngời bán Mức độ rủi ro với khoản phải thu phụ thuộc vào khả tín dụng ngêi mua Do vËy ngêi b¸n chÊp nhËn toán theo phơng thức kèm theo số điều kiện tín dụng khác ngời mua Đa số doanh nghiệp áp dụng phơng thức trả trớc trả sau, trả sau chủ yếu Chính hai phơng thức góp phần tạo nên khoản nợ phải thu nợ phải trả doanh nghiƯp 2.1.3 NhiƯm vơ to¸n c¸c nghiƯp vụ toán Phản ánh theo dõi kịp thời c¸c nghiƯp vơ to¸n ph¸t sinh kinh doanh chi tiết theo đối tợng, kgoản nợ theo thời gian toán Ghi chép kịp thời hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp phần hành khoản nợ phải thu phải trả Thực giám sát chế độ toán công nợ tình hình chấp hành kỷ luật toán tài tín dụng Tổng hợp xử lý nhanh thông tin tình hình công nợ, tránh dây da công nợ góp phần cải thiện tốt tình hình tài doanh nghiệp 2.1.4 Vai trò ý nghĩa, vị trí hoạt động toán công tác quản lý tài doanh nghiệp Thanh toán phận quan trọng công tác tài chính, ảnh hởng trực tiếp tới hiệu công tác Hoạt động toán phát sinh từ đầu trình sản xuất đến tận khâu cuối trình thể mối quan hệ dới đây: + Trong quan hệ toán với nhà cung ứng: chậm trễ toán gây ảnh hởng đến kết sản xuất hàng cung ứng chậm tình trạng gián đoạn sản xuất gây + Trong quan hệ toán với Nhà nớc cấp trên: khoản toán không hạn gian lận toán nguyên nhân định gây ảnh hởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp (thu hồi giấy phép kinh doanh, bị phạt bị truy tố trớc pháp luật) + Trong quan hệ toán với khách hàng: doanh nghiệp cần tránh để bị lạm dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn + Trong quan hệ toán với công nhân viên: việc toán hạn tạo thuận lợi cho sản xuất nhờ nâng cao ý thức trách nhiệm ngời lao động 2.1.5 Các hình thức toán + Thanh toán tiền mặt: hình thức toán trực tiếp khoản mua bán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp tiền mặt Hình thức toán thực tế phù hợp với loại hình giao dịch với số lợng nhỏ, đơn giản khoản mua bán có giá trị lớn việc toán trở nên phức tạp, không bảo đảm an toàn hiệu qủa Thông thờng hình thức đợc áp dụng toán với công nhân viên chức, với nhà cung cấp khách hàng có giá trị giao dịch nhỏ Thanh toán tiền mặt bao gồm loại hình toán nh: to¸n b»ng tiỊn ViƯt Nam, to¸n b»ng ngân phiếu, hối phiếu ngân hàng loại giấy tờ có giá trị nh tiền mặt toán vàng bạc, đá quý + Thanh toán không dùng tiền mặt: Công việc toán liên quan đến hai bên mua bán, toán không dùng tiền mặt (thanh toán chuyển khoản) tiền thực chức toán không dùng tiền mặt (thanh toán chuyển khoản) tiền thực chức toán, hai bên mua bán có ngân hàng Thanh toán không dùng tiền mặtcó ý nghĩa quan trọng kinh tế quốc dân, đảm bảo an toàn tuyệt đối vốn tiền doanh nghiệp Các hình thức không dùng tiền mặt để toán bao gồm loại hình toán sau: + Thanh toán séc: séc loại chứng từ ngân hàng phát hành cho đơn vị có tài khoản tiền gửi ngân hàng sử dụng để toán khoản chi tiêu rút tiền mặt quỹ Séc gồm loại séc tiền mặt séc toán Séc tiền mặt chứng từ đơn vị có tài khoản ngân hàng sử dụng để thay tiền mặt toán khoản chi tiêu, toán hợp đồng mua b¸n, cung øng + Thanh to¸n b»ng ủ nhiƯm chi: nhiƯm chi lµ lƯnh chi tiỊn chđ tµi khoản phát hành yêu cầu ngân hàng trình tiền từ tài khoản tiền gửi đơn vị để trả cho ngời đợc hởng sau đơn vị đà nhận vật t hàng hoá dịch vụ Uỷ nhiệm chi thực hàng hoá đà đợc chuyển giao, lao vụ đà đợc cung ứng.Uỷ nhiệm chi dùng để trả trớc, ứng trớc tiền hàng, trừ số trờng hợp thể lệ toán hay ngân hàng đồng ý + Thanh to¸n b»ng ủ nhiƯm thu: nhiƯm thu hình thức uỷ nhiệm chủ tài khoản khác ngân hàng theo hợp đồng đà ký kết Hình thức đợc áp dụng bên cã tÝn nhiÖm lÉn quan hÖ kinh tÕ + Thanh to¸n b»ng th tÝn dơng: Th tÝn dơng th uỷ nhiệm ngân hàng bên mua cho ngân hàng bên bán trả tiền cho ngời bán hàng hay cung ứng lao vụ theo điều kiện ghi th tÝn dơng vµ sè tiỊn mµ ngêi mua đà ký gửi trớc ngân hàng bên mua Hình thức áp dụng toán với tổ chức kinh tế có tài khoản ngân hàng hệ thống, đặc biệt phát huy u thÕ to¸n qc tÕ 2.2 Tỉ chøc kÕ to¸n c¸c nghiƯp vơ to¸n 2.2.1 Mét số quy định chung toán Hoạt động toán nói riệng hoạt động kế toán tài nói chung phải tuân thủ nguyên tắc chung quản lý tài Các nghiệp vụ toán phải bảo đảm theo quy định hành công tác quản lý tài Hoạt động toán doanh nghiệp gồm hai loại, hoạt động phải thu hoạt động phảin trả, chúng phải tuân thủ theo nguyên tắc hạch toán sau: - Theo dõi toán đối tợng, khoản toán nhằm đôn đốc thực nghiêm chỉnh chế độ toán hạn - Cần có biện pháp thúc đẩy, đôn đốc việc chi trả thu hồi khoản công nợ kịp thời Chấp hành kỷ luật toán thu nộp ngân sách, giải dứt điểm khoản công nợ dây da, tồn đọng, cần sử lý hợp lý khoản công nợ khó đòi - Phải toán hạn quy định Nhà nớc khoản nộp ngân sách thời hạn ký kết hợp đồng mua bán doanh nghiệp với - Không đợc phép bù trừ số d cuối kỳ tài khoản toán số phải thu, phải trả đối tợng khác Mọi sai lầm ghi chép quản lý việc toán làm thiệt hại đến tài sản đơn vị phải đợc xác định trách nhiệm vật chất xử lý thoả đáng theo chế độ quy định - Kế toán nghiệp vụ toán phải phản ánh rõ ràng, xác nghiệp vụ phát sinh theo đối tợng, khoản toán ngăn chặn tình trạng vi phạm toán tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý 2.2.2 Phơng pháp hạch toán nghiệp vụ toán phải thu phải trả doanh nghiệp Trong hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp hình thành nên nhiều mối quan hệ toán Trong phạm vi luận van đề cập đến nghiệp vụ toán chủ yếu là: Các nghiệp vụ toán với nhà cung cấp toán với khách hàng 2.2.2.1 Hạch toán nghiệp vụ toán với khách hàng (ngời mua) - Quan hệ toán với khách hàng nảy sinh doanh nghiệp bán vật t, hàng hoá, tài sản lý, dịch vụ hàng hoá theo phơng thức bán chịu phơng thức trả trớc Số tiền khách hàng nợ đợc tính cấu vốn lu động doanh nghiệp chuyển hoá thành tiền thời hạn toán đà thoả thuận Khả tài khách hàng mua chịu có ảnh hởng lớn tới độ chắn thu hồi số tiền nợ phải thu khách hàng Để tránh mát rủi ro khách hàng giảm khả toán nợ, doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác toán với khách hàng - Chứng từ sử dụng: Các chứng từ làm ®Ĩ ghi sỉ kÕ to¸n c¸c nghiƯp vơ to¸n với ngời mua là: + Hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho + Giấy báo có ngân hàng + Hợp đồng cung ứng dịch vụ, hàng hoá - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Tài khoản dùng để phản ánh khoản nợ phải thu tình hình toán khoản nợ phải thu doanh nghiệp với khách hàng tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ Tài khoản đợc dùng để phản ánh khoản phải thu ngời nhận thầu XDCB với ngời giao thầu khối lợng công tác XDCB đà hoàn thành - Nguyên tắc hạch toán + Nợ phải thu cần đợc hạch toán chi tiết cho đối tợng phải thu ghi chép theo lần toán Đối tợng phải thu khách hàng có quan hƯ kinh tÕ chđ u víi doanh nghiƯp vỊ mua sản phẩm, hàng hoá, nhận lao vụ, dịch vụ + Không phản ánh vào tài khoản nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ thu tiền (tiền mặt séc, đà thu qua ngân hàng) + Trong toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại khoản nợ, loại khoản nợ trả thời hạn, khoản khó đòi khả thu hồi để có trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoạc có biện pháp xử lý + Mọi khoản toán với khách hàng phải đợc ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán sở chứng từ có liên quan đợc lập theo phơng pháp, quy định nh hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn kiêm xuất kho, biên giao nhận hàng, chứng từ toán tiền hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, biên đối chiếu công nợ, biên bù trừ công nợ, biên xoá nợ 10 mẫu sổ nhật ký chøng tõ sè 10) 44 Tỉng ty b¸ch ho¸ hà nội cửa hàng bách hoá tổng hợp giảng võ sổ tổng hợp tài khoản Tài khoản: 131- Phải thu khách hàng Từ ngày: 01/03/2003 đến ngày: 31/03/2003 Số d nợ đầu kỳ: TK đ/ 371936203 Số phát sinh Tên tài khoản Nợ 111 1111 113 141 331 331A 333 3331 333109 336 511 511A 511A1 511A101 511A111 511A2 511A209 721 821 TiỊn mỈt TiỊn mỈt ViƯt Nam TiỊn chuyển Tạm ứng Phải trả cho ngời bán Phải trả cho ngơì bán - Hàng KD Thuế khoản phải nộp Nhà nớc Thuế GTGT phải nộp Thuế GTGT đầu Kho Phải trả nộibộ Doanh thu Doanh thu hàng kinh doanh Doanh thu hàng kinh doanh Bán lẻ Doanh thu hàng KD - Tù chän D2 Doanh thu hµng KD - D2 – Nguội Doanh thu hàng KD - Bán buôn Doanh thu hàng KD - Bán buôn - Kho Các khoản thu nhËp bÊt thêng Chi phÝ bÊt thêng Cã 774.284.881 774.284.881 83.527.300 2.100.000 74.917.782 74.917.782 57.197.324 57.197.324 57.197.324 16.422.300 610.236.721 610.236.721 38.263.498 36.871.088 1.392.410 571.973.223 571.973.223 143 Tỉng ph¸t sinh nợ: 390 669.534.188 Tổng phát sinh có: 949.152.653 Số d nợ cuối kỳ : 92.317.738 Ngàythángnăm ngời lập biểu ( Ký, họ tên ) Sổ TK 131 sổ tổng hợp đợc mở cho năm Căn vào nhật ký chứng từ số 10, kế toán ghi vào dòng Tổng phát sinh Có sổ Cái vào NKCT có liên quan để ghi vào phần phát sinh Nợ TK 131, đối ứng Có TK liên quan Sau đó, kế toán cộng phát sinh Nỵ, tÝnh sè d ci kú MÉu sỉ: Sè d đầu năm Nợ Có Sổ Cái tài khoản 131 45 145089340 TK ghi cã 141 333109 5113 511A101 511A111 511A113 511A114 511A119 511A209 721 Céng PS nỵ Céng PS có D nợ cuối tháng D có cuối tháng Tháng1 Th¸ng2 58078388 34485429 2007381 52884476 175000 95129505 27003000 474201 270000 1350000 641961882 824266976 584645264 384711052 391292722 480845008 493619857 371936203 Th¸ng 2100000 57197324 36871088 1392410 571973223 143 669534188 949152653 92317738 Céng quý 2100000 149761141 2007381 184885069 28570410 474201 270000 1350000 1605227827 143 1974646172 2027417774 848964993 Ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b, Trình tự hạch toán kế toán bán buôn vận chuyển thẳng Là hình thức bán hàng mà hàng hoá bán mua không nhập vào kho doanh nghiệp mà đợc chuyển bán thẳng cho ngời mua Phơng thức đợc tiến hành theo hai hình thức : bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba: Theo hình thức nµy Cưa hµng mua hµng, nhËn hµng mua ë kho ngời bán giao bán cho bên mua Cả ba bên chứng kiến việc giao nhận hàng hoá, đà hoàn tất thủ tục bán hàng hàng hoá đợc xác định tiêu thụ + Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Sau nhận hàng mua Cửa hàng phơng tiện vận tải thuê ngoài, chở hàng đến cho bên mua địa điểm hai bên quy định hợp đồng, hàng đợc xác định tiêu thụ bên bán nhận đợc tiền giấy báo bên mua thông báo đà nhận hàng chấp nhận toán Nhìn chung, việc áp dụng hai phơng thức bán buôn vận chuyển thẳng theo 46 hình thức giao tay ba bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng đà giúp cho cửa hàng tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển Tuy nhiên, trình hạch toán kế toán hình thức không thay đổi so với hình thức bán buôn qua kho Cửa hàng phải qua hoá đơn, chứng từ , sổ sách tơng tự nh với hình thức bán buôn qua kho 4.3 Các phơng thức thu hồi công nợ Cửa hàng có quan hệ toán với nhiều đối tợng khác nên công tác thu hồi công nợ phức tạp, phơng thức toán đa dạng Hiện cửa hàng sử dụng phơng thức toán chủ yếu sau: toán tiền mặt, toán chuyển khoản (tiền gửi ngân hàng), toán hình thức đối trừ Biểu 5: Phơng thức thu hồi công nợ (Quý I năm 2003) Diễn giải Chỉ tiêu Giá trị (đồng) Cơ cấu (%) Phải thu Thu trực tiếp tiền mặt khách hàng Thu qua NH chuyển khoản 83.527.300 4,18 Thu hình thức khác 59.385.855 2,98 Tổng cộng 1.852.550.002 92,84 1.995.463.157 100 Qua bảng phơng thức thu hồi công nợ ta thấy tổng số nợ phải thu đợc từ khách hàng 1.995.463.157 đồng, ®ã thu b»ng tiỊn mỈt chiÕm 92,84%, thu b»ng chun khoản 4,18%, lại 2,98% thu hình thức khác nh đối trừ nợ Do đặc điểm kinh doanh cửa hàng bó hẹp phạm vi giao dịch, số lợng giao dịch nhỏ, đơn giản nên phơng thức toán chủ yếu thu trực tiếp tiền mặt Hàng ngày, nhận đợc chứng từ toán ngời mua kế toán kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng chứng từ khác có liên quan Căn vào hoá đơn chứng từ toán, kế toán lập phiÕu thu vµ ghi vµo sỉ q PhiÕu thu đợc lập thành liên: Liên thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sổ kế toán liên quan Liên giao cho ngời nộp tiền để dùng làm chứng từ gốc toán với nơi chi tiền 47 Mẫu phiếu thu áp dụng cửa hàng nh sau: Cửa hàng bách hoá tổng hợp Số phiếu 2001 Giảng võ - ba đình - hà nội Liên Tài khoản 1111 Phiếu thu Tài khoản đ/ 131 Ngày 10/02/2003 Họ tên ngời nộp: Nguyễn Thị Thu Địa chỉ: Công ty vật liệu xây dựng Hà Nội Về khoản: Thu tiền hợp đồng 099169 Số tiền: 511.210 đồng Bằng chữ: năm trăm mời nghìn hai trăm mêi ®ång KÌm theo: chøng tõ gèc Thđ trëng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Kế toán toán (Ký, họ tên) Đối với đơn vị thuộc nguồn vốn ngân sách cấp thu chuyển khoản qua ngân hàng giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách 48 Mẫu c2 02/KB Số 12 Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách Kiêm chuyển khoản, chuyển tiền, th, đIện, cấp séc bảo chi Lập ngày 25/4/2003 Đơn vị mua hàng trả nguồn ngân sách cho cửa hàng Giảng Võ Tạm ứng Thực chi (Khung không sử dụng gạch chéo) Đơn vị trả tiền: Ban QL khu chế suất Hà Nội Phần KBNN ghi Số TK: 31101250 Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công thơng Hà Nội Nợ TK: CóTK: Đơn vị nhận tiền: Công ty bách hoá - Hà Nội Địa chỉ: 45 Hàng Bồ Số TK: 71000A807 Tại KBNN Ngân hàng: Sở giao dịch I ngân hàng công thơng Hà Nội Nội dung toán Trả tiền mua vËt dơng hµnh chÝnh C 105 L 13 K 01 4/2003 HĐ 035721,035722,037523 Cộng Đơn vị trả tiền KBNNA ghi sỉ ngµy 28/4/2003 KT trëng –-Chđ TK KT T trëng M 10 Sè tiỊn 1.039.000 1.039.000 KBNNB ghi sỉ Gi¸m đốc KT KT trởng Giám đốc Giấy rút hạn mức kinh phí ngân sách đợc đơn vị trả tiền gửi đến ngân hàng có số tài khoản đó, yêu cầu ngân hàng chuyển số tiền cần trả đến cho đơn vị nhận tiền có tài khoản tiền gửi ngân hàng giao dịch Sau 49 vào giấy báo số d khách hàng ngân hàng kế toán ghi giảm nợ cho đối tợng nợ ghi tăng tài khoản theo dõi tiền gửi cho đơn vị thu nợ giấy báo số d khách hàng Sở giao dịch I CN: 106 TK: 710A00807 Trang 311 Công ty Bách Hoá - HN Ngày 28/4/2003 LÃi suất 0,200% tháng Ngày PS trớc Số bút toán Số d đầu ngày Tích số: 607.191.445.490 Số chứng từ Doanh số nợ Doanh số có 1.499.460.301 1.039.000 Trả lÃi tiền gửi 2.113.849 Tiền luỹ tháng 222.984.968 Tiền luỹ năm 2.103.806.702 Cộng ngày 3152.849 Số d cuối ngày 1.502.613.150 Các hình thức toán lại nh bù trừ nợ với đơn vị nội công ty khách hàng có quan hệ trao đổi mua bán qua lại với cửa hàng Căn vào văn bản, hợp đồng kế toán ghi vào tài khoản có liên quan Ta khái quát hình thức toán qua sơ đồ sau: 50 Sơ đồ: hình thức toán chủ yếu TK131 1852550002 TK111 1852550002 Số tiền phiếu thu TK112 83527300 Số tiền ghi giâý báo có 83527300 TK131 59385855 Số tiền hàng đối trừ nợ 59385855 Sự thể phơng thức toán tài khoản đà nói lên việc thu hồi công nợ cửa hàng diễn đa dạng dới nhiều hình thức đảm bảo thu hồi công nợ 4.4 Hạch toán nghiệp vụ toán với ngời bán Bách Hoá Tổng Hợp Giảng Võ đơn vị kinh doanh nhiều mặt hàng nên nguồn hàng cửa hàng đợc nhập từ khách hàng khác nhau.Trong lúc cửa hàng trả hết đợc số tiền hàng với đơn vị bán hàng, mà phải sau thời hạn định theo điều kiện đà ký kết hợp đồng cửa hàng toán nốt số lại số tiền hàng cha đợc toán Trong trờng hợp này, để đẩy mạnh lợng hàng hoá bán hợp đồng mua bán bên bán hàng lập, hợp đồng có ghi rõ điều khoản quy định loại hàng hoá (quy cách, phẩm chất, giá cả, thời hạn, phơng thức, địa điểm giao hàng, phơng thức toán thời điểm toán) Hợp đồng đợc thực kể từ ngày hai bên ký kết Sau hợp đồng kinh tế đà đợc ký kết, bên bán tiến hành giao hàng cho cửa hàng Khi có hoá đơn tài hàng hoá ®i kÌm thđ kho tiÕn hµnh kiĨm tra xem hµng hoá có đảm bảo với số lợng, quy cách,phẩm chất đà ghi 51 12169440 hợp đồng không, đủ điều kiện làm thủ tục để nhập kho Phiếu nhập kho cửa hàng đợc lập thành liên Liên 1: Giao cho kế toán công nợ mua Liên 2: Giao cho khách hàng làm thủ tục toán Liên 3: Giao cho kế toán kho Liên 4: Lu Công ty Bách Hoá Hà Nội MÉu sè 01 - VT ThuÕ 0100106761-1 Q§ Sè 1141 - TC/CĐKT Cửa hàng Bách hoá Giảng Võ Ngày 1-11-1995 BTC Số: 3039 Phiếu nhập kho Ngày 12 tháng năm 2003 Tên ngời giao hàng: Công ty tạp phẩm Theo: PXK Số 35 Ngày 12 tháng năm 2003 công ty tạp phẩm Mà số thuế: Nhập kho: D2- Giảng võ - Hà Nội Tên nhÃn hiệu, quy STT cách, phẩm chất vật t, Mà Đơn số vị Số lợng Đơn giá mua Thành tiền sản phẩm hàng hoá Bóng tuýp 0,6 Cái 25 4910 122.750 FÝch 1099 C¸i 12 32500 390.000 B¸t canh Cái 80 3370 269.600 Nồi nhôm 14l Cái 02 69010 138.020 Khay đá 1,7 Cái 10 5624 56.240 Céng 976.610 ThuÕ GTGT 10% 97.661 Tæng céng toán 1.074.271 (Viết chữ): Một triệu không trăm bảy mơi bốn nghìn hai trăm bảy đồng Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị Căn vào phiếu nhập kho kế toán tiến hành định khoản nh sau: Nợ TK 15601: 976.610 đồng Nợ TK 1331: 97.661 ®ång 52 Cã TK 331A: 1.074.271 ®ång Hàng hoá đợc nhập thẳng quầy không qua kho nhng kế toán kho kiểm soát cuối tháng hàng tồn quầy đợc tính hàng tồn kho Trờng hợp hàng hoá không đủ số lợng thừa thiếu phải báo cho ngời giao hàng để kịp thời điều chỉnh số lợng hàng thiếu thừa hoá đơn sổ sách kế toán + Trờng hợp thừa hàng: Khi kiểm tra hàng hoá thấy thừa phải viết hoá đơn GTGT đúng, đủ với số lợng hàng đem thừa Nếu bên bán không xuất hoá đơn GTGT, kế toán lập biên lên thừa hàng hạch toán tài khoản 3381 chờ xử lý (trờng hợp xảy ra) + Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn GTGT: Khi kiểm hàng thấy thiếu thủ kho nhập hàng thực tế, số thiếu yêu cầu bên bán đem hàng đến trả đúng, đủ với hoá đơn GTGT Nếu bên bán không đem hàng đến cửa hàng yêu cầu huỷ hoá đơn thay hoá đơn GTGT cho nhập thực tế, đồng thời lập biên thiếu hàng hạch toán vào tài khoản 1381 Ví dụ: Cửa hàng mua hàng Bách Hoá Bởi Hà Nội theo hoá đơn GTGT ngày 02/02/2002 tất xuất vơí số lợng 150 đôi trị giá 954.450 đồng Nhng số lợng nhập thực tế cửa hàng 130 đôi trị giá 827.190 đồng Kế toán hạch toán nh sau: Nợ TK 15603: 827.190 đồng Nợ TK 1381: 127.260 ®ång Cã TK 331A: 954.450 ®ång + Trêng hỵp cưa hàng mua lô hàng dự trữ, tuỳ theo thời gian quy định lần nhập nhiều lần nhập đạt mức doanh thu quy định đơn vị bán mà cửa hàng đợc hởng tỷ lệ chiết khấu định Việc trữ hàng xảy ngày lễ tết Ví dụ: Cửa hàng mua sản phẩm dầu gội công ty Đông Nam trị giá 50.000.000 đồng, thuế GTGT 10% lần nhập hàng Cha trả tiền Chiết khấu đợc hởng 5% Kế toán hạch toán nh sau: Nợ TK 15603: 50.000.000 đồng Nợ TK 1331: 5.000.000 đồng 53 Có TK 331A: 55.000.000 đồng Phản ánh số chiết khấu toán đợc hởng trừ vào số nợ phải trả: Nợ TK 331A: 2.750.000 ®ång Cã TK 15603: 2.500.000 ®ång Cã TK 1331: 250.000 đồng + Trờng hợp hàng mua không quy cách, phẩm chất gần hết hạn sử dụng, cửa hàng tiến hành xuất trả lại hàng theo quy định hợp đồng Thủ tục xuất trả bao gồm: biên xuất trả hàng, phiếu xuất kho cđa cưa hµng kÌm theo phiÕu nhËp kho cđa đơn vị bán (áp dụng đơn vị tính thuế GTGT trực tiếp) Ví dụ : Cửa hàng trả lại lô hàng cho công ty rợu Trờng Xuân, trị giá lô hàng bị trả lại gồm thuế GTGT 1.000.000 đồng Hai bên thoả thuận trừ vào số nợ phải thu Kế toán tiến hành hạch toán nh sau: Nợ TK 331A: 1.000.000 đồng Có TK 10605: 990.000 đồng Có TK 1331: 10.000 đồng Đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ: Để tránh tình trạng làm thủ tục qua nhiều bớc khâu xuất trả tiết kiệm thời gian, xuất trả cửa hàng hạch toán qua tài khoản 131 hóa đơn GTGT cửa hàng coi nh hàng đợc bán lại hoà giá Ví dụ: Cửa hàng mua thực phẩm Công ty Đồ hộp Hạ Long trị giá 2.000.000 đồng, thuế GTGT 10% Cha trả tiền Theo quy định hợp đồng hàng hết hạn sử dụng cửa hàng đợc phép xuất trả lại hàng trị giá 200.000 đồng Kế toán hạch toán nh sau: Nợ TK 1561: 2.000.000 đồng Nợ TK 1331: 200.000 đồng Có TK 331A: 2.200.000 đồng Phản ánh trị giá hàng bị trả lại Nợ TK 131: 220.000 đồng Có TK 511: 200.000 đồng Có TK 3331: 20.000 đồng 54 Hàng ngày vào chứng từ gốc đà đợc kiểm tra: hoá đơn ngời bán, biên lai hay giấy biên nhận, giấy đề nghị toán kèm theo chứng minh th nhân dân ngời nhận tiền phiếu nhập kho, kế toán lập phiếu chi phản ánh vào sổ quỹ Phiếu chi đợc lập thành liên máy vi tính sau đợc in ra: Liên thủ quỹ dùng để ghi vào sổ quỹ lu đây, đến cuối tháng giao lại cho kế toán trởng kiểm tra lu trữ Liên giao cho ngời nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu nhập quỹ đơn vị nhận tiền Mẫu phiếu chi áp dụng cửa hàng nh sau: Cửa hàng bách hoá giảng võ Số phiếu 2005 D2- giảng võ - ba đình - hà nội Liên TàI khoản 1111 TàI khoản đ/ 331a Phiếu chi Ngày 10/02/2003 Ngời nhận tiền: Nguyễn Hoàng Dũng Đơn vị: A05 Công ty ăn uống thuỷ tạ Địa chỉ: Số Lê Thái Tổ Về khoản: Tiền hàng Số tiền: CM 011354362 CAHN 234.616 đồng Bằng chữ: Hai trăm ba bốn nghìn sáu trăm mời sáu đồng Kèm theo: chứng từ gốc Căn vào phiếu chi đà đợc lập, kết hợp với chứng từ ngời bán, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 331A: Có TK 1111: 234.616 đồng 234.616 đồng Từ định khoản kế toán tiến hành cập nhật vào máy tính, kế toán cập nhật phần: số chứng từ, mà đối tợng, nội dung, số tiền theo định khoản vào máy tính Từ đó, phần mềm kế toán tự xử lý thông tin số liệu trên, có 55 nghĩa trình tự ghi sổ máy tính làm việc từ A đến Z Cuối tháng lập báo cáo tổng hợp tổng số d tài khoản phần theo dõi chi tiết đợc so sánh với phần theo dõi tổng hợp Công ty bách hoá hà nội Cửa hàng bách hóa tổng hợp giảng võ Sổ chi tiết công nợ Tài khoản: 331- Phải trả cho ngời bán Khách hàng: Công ty CP Vân Thái (V01) Từ ngày 01/03/2003 đến ngày 31/03/2003 Số d có ®Çu kú: 6788290 Chøng tõ 10/03 PKT 3025 10/03 PKT 3025 09/03 PC 3019 Diễn giải Giấy ăn Giấy ăn Trả tiền hàng TK đ/ PS Nợ PS Có 15606 587640 1331 58764 1111 5010629 Tổng phát sinh nợ: 5010629 Tỉng ph¸t sinh cã : Sè d cã ci kú: 646404 2424065 Ngày thángnăm Ngời lập biểu (ký, họ tên) 56 công ty bách hoá hà nội cửa hàng bách hóa tổng hợp giảng võ Sổ tổng hợp tài khoản Tài khoản: 331- Phải trả cho ngời bán Từ ngày: 01/03/2003 đến ngày: 31/03/2003 Số d có đầu kỳ: TK ®/ 111 1111 113 131 133 1331 141 156 15600 15601 15602 15603 15604 15605 15606 15607 15608 15609 15610 15611 15613 15615 15616 15617 15618 15619 15620 331 331A 336 721 821 Tên tài khoản Tiền mặt Tiền mặt Việt Nam Tiền chuyển Phải thu khách hàng Thuế GTGT đợc khấu trừ Thuế GTGT đợc khấu trừ hàng hoá Tạm ứng Hàng hoá Hàng hoá - Máy Hàng hoá - Máy Hàng hoá - Máy Hàng hoá - Máy Hàng hoá - Máy Hàng hoá - Máy Hàng hoá - Máy Hàng hoá - Máy Hàng hoá - Máy Hàng hoá - kho Bình Hàng hoá - kho Bắc Hàng hoá - Quầy D2- Nguội Hàng hoá - Quầy D2- Mỹ phẩm Hàng hoá - Quầy Kim MÃ- May mặc Hàng hoá - Quầy Kim MÃ- Tạp phẩm Hàng hoá - Quầy Thống nhất- Dụng cụ Hàng hoá - Quầy Thống nhất- Tạp phẩm Hàng hoá - Quầy Thành công- Dụng cụ Hàng hoá - Quầy Thành công- Tạp phẩm Phải trả cho ngời bán Phải trả cho ngời bán Hàng KD Phải trả nội Các khoản thu nhập bất thờng Chi phí bất thờng 57 961.447.359 Số phát sinh Nợ Có 1.067.827.428 5.658.656 1.067.828.428 5.658.656 91.689.300 74.917.782 99.406.750 99.406.750 10.060.200 105.960 1.028.534.00 3.860.755 15.235.292 15.384.562 12.878.867 64.709.283 105.960 6.372.680 5.902.078 29.958123 11.466.924 731.130.728 41.869.482 6.735.895 6.031.160 13.128.817 9.656.013 7.729.640 14.419.824 7.617.314 24.446.563 494.000 494.000 494.000 494.000 116.422.300 390.332 372.287 Tỉng ph¸t sinh nợ: 1.261.907.302 Tổng phát sinh có: 1.134.465.694 Số d có cuối kỳ: 834.005.751 Ngày tháng năm Ngời lập biểu (Ký, họ tên) Việc hạch toán tổng hợp nghiệp vụ toán với ngời bán đợc thực NKCT số (tại cửa hàng, NKCT số đợc mở tháng tờ) Số d đầu tháng ngời bán đợc lấy từ số d ci th¸ng cđa NKCT sè tríc Sè d ci tháng vào số d đầu tháng, số phát sinh tháng ngời bán để xác định Số liệu NKCT số đảm bảo khớp với sổ chi tiết tài khoản 331 ( Mẫu NKCT số áp dụng cửa hàng) Sau ghi xong NKCT sè 5, tỉng céng sỉ, ®èi chiÕu khíp ®óng với số liệu NKCT số phần ghi có tài khoản 331 dùng để ghi vào sổ 58 ... là: Các nghiệp vụ toán với nhà cung cấp toán với khách hàng 2.2.2.1 Hạch toán nghiệp vụ toán với khách hàng (ngời mua) - Quan hệ toán với khách hàng nảy sinh doanh nghiệp bán vật t, hàng hoá, ... hệ giao dịch mua vật t bán sản phẩm hàng hoá theo phơng thức trả chậm cách hạch toán nghiệp vụ toán phải thu khách hàng phải trả cho ngời bán Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ Hà Nội 1.3.2 Phạm... hẹn thời gian toán 4.2.2 Một số quy định chung cửa hàng phơng thức bán hàng trả chậm Cửa hàng Bách hoá Tổng hợp Giảng Võ trực thuộc công ty Bách hoá Hà Nôị hạch toán độc lập cửa hàng tự chịu trách