Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum CHƯƠNG 11 KIỂM SOÁT DỰ ÁN (Project control) I TỔNG QUAN Khái niệm Bất kỳ dự án có ràng buộc liên quan đến: + Chi phí (cost): Đây yếu tố định đến số lượng nguồn lực sử dụng + Thời gian (time) yếu tố có đủ + Mức độ thực (Performance) Tất ràng buộc nhà quản trị dự án lập kế hoạch kỹ lưỡng Tuy nhiên, biết dự án triển khai thực diễn mơi trường khơng chắn Vì để dự án thành cơng cần phải có hoạt động kiểm sốt Vậy hiểu: Kiểm sốt dự án hoạt động nhằm giảm đến mức tối thiểu sai lệch thực tế kế hoạch để đảm bảo thành cơng cho dự án Kiểm sốt tập trung vào lĩnh vực chính: Chi phí, thời gian mức độ thực - Vì cần kiểm tra mức độ thực + Các vấn đề kỹ thuật phát sinh + Không đủ nguồn lực cần đến + Các vấn đề chất lượng xuất + Khách hàng yêu cầu thay đổi đặc tính kỹ thuật + Sự phức tạp xuất + Các phát minh ảnh hưởng đến dự án - Vì cần kiểm tra chi phí + Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực + Qui mô công việc gia tăng + Giá thầu ban đầu thấp + Các báo cáo không hạn + Họach định ngân sách không phù hợp + Công tác kiểm tra chỉnh sưả không thực lúc + Chi phí đầu vào thay đổi - Vì cần kiểm tra tiến độ thực dự án + Các khó khăn kỹ thuật cần nhiều thời gian để xử lý so với hoạch định + Trình tự công việc sai +Các đầu vào yêu cầu (vật tư, nhân sự, thiết bị) khơng có cần -1- Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum đến + Các cơng việc cần thiết phía trước khơng hịan thành + Khách hàng thay đổi u cầu => làm lại + Luật lệ phủ thay đổi Nói cách khác : Kiểm sốt dự án = giám sát + so sánh + hiệu chỉnh Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting + Giám sát: Thu thập, ghi chép phân tích thường xun tất thơng tin có liên quan đến khía cạnh dự án + So sánh: Các thông tin với kế hoạch yêu cầu đề nhằm phát sai lệch nguyên nhân gây sai lệch + Hiệu chỉnh: Thực biện pháp hiệu chỉnh nhằm đạt mục tiêu dự án Có nhiều phần mềm giúp đở PM tăng tốc độ hiệu giám sát dự án, eg: MS Project 2003(Gantt Chart) Giúp so sánh trạng dự án với kế hoạch Quy trình kiểm sốt dự án + Sử dụng kế hoạch DA ban đầu làm sở để điều phối dự án + Giám sát cập nhật thường xuyên kế hoạch ban đầu + phản ảnh trạng dự án + Chất lượng giao tiếp yếu tố then chốt Mức độ thông tin tuỳ thuộc cấp quản lý + PM phải tham gia vào trình kiểm tra + đảm bảo thay đổi phù hợp, phê chuẩn + Chất lượng mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống phù -2- Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum hợp với cấp nhóm Các thơng tin cần phải giám sát - Tình hình cơng việc so với kế hoạch - Khối lượng công việc hồn thành - Chất lượng cơng việc thực - Các chi phí so với kế hoạch - Thái độ nhân tham gia dự án - Sự hợp tác thành viên dự án - Ngồi cơng việc, tiến độ chi phídự án ⇒ Lĩnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp hợp tác thành viên dự án + Mức độ sử dụng trang thiết bị máy móc Dự án phức tạp => tốn nhiều thời gian để giám sát kiểm tra ⇒ Khắc phục: Báo cáo đơn giản Vậy - Mục đích hệ thống giám sát thu thập báo cáo liệu - Mục đích hệ thống kiểm tra xem xét sai lệch thực tế kế hoạch Các dạng kểm sốt dự án - Có dạng: + Kiểm soát thời gian (Time) + Kiểm soát chi phí (Cost) + Kiểm sốt u cầu chất lượng - Hệ thống kiểm sốt chi phí/ tiến độ – C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria) + Kiểm soát bên (Internal control) + Kiểm sốt bên ngồi (External control): Audit ⇒ thường dự án lớn, dự án phủ Mơ hình kiểm sốt - Hệ thống đơn giản (simple system) - Hệ thống phức tạp cao cấp (high level system) Đầu vào Đầu Q trình Thơng tin phản hồi -3- Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum Đặc điểm hệ thống kiểm soát tốt - Nên linh họat (flexible) - Nên có chi phí hiệu (cost effective) - Phải hữu ích thật - Phải thỏa mãn yêu cầu thực tế DA - Phải vận hành theo thời gian Vì cần hệ thống kiểm sốt - Đảm bảo tiến độ – chi phí – chất lượng cơng việc - Thấy sớm vấn đề tiến triển chậm trể dự án ⇒ xử lý vấn đề - Dể dàng trao đổi thông tin nhóm thành viên dự án - Phản ứng nhanh với công việc không phù hợp - Tái khẳng định cam kết - Rút học cho dự án khác - Hệ thống họat động xác Kiểm sốt dự án cần thực nào? - Cần phải thực thường xuyên suốt chu kỳ hoạt động dự án - Cần phải đưa vào kế hoạch dự án - Cần phải hiểu có tham gia tất thành viên dự án - Cần phải gồm: + Xem xét lại kế hoạch công việc + Trao đổi thông tin báo cáo thường xuyên Ban QLDA nhân viên + Thăm trường dự án + Hệ thống giám sát điều tra mẫu Các dạng báo cáo a) Dạng thường xuyên (routine): - Định kỳ (hàng tuần, hàng tháng…) theo cột mốc thời gian - Chính xác hơn: bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng công việc b) Dạng ngoại lệ (exception): trường hợp: - Thứ nhất, báo cáo cố trực tiếp cho thành viên có trách nhiệm việc RQĐ - Thứ hai, định thực sở ngoại lệ muốn thông báo cho nhà quản lý khác biết -4- Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum ⇒ cần nhanh ⇒ thiếu xác ⇒ khơng thức c) Dạng phân tích đặc biệt (special analysis): - Phổ biến kết nghiên cứu đặc biệt thực dự án - Ví dụ: việc sử dụng vật liệu thay thế, đánh giá trình sản xuất, lực phần mềm 10 Các vấn đề khó khăn kiểm sốt dự án - Chỉ nhấn mạnh đến yếu tố (như chi phí, bỏ qua tiến độ chất lượng) - Qui trình kiểm sốt gặp phản đối không đồng ý - Thơng tin báo cáo khơng xác khơng đầy đủ - Thái độ bảo thủ ⇒ thông tin bị thiên lệch, thành kiến - Quan điểm khác nhà quản lý vấn đề tranh cải - Các chế báo cáo thông tin kế tốn bị sai lệch II KIỂM SỐT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN Tầm quan trọng - Việc theo dõi khoản chi phí thực hồn tồn khác với chi phí dự kiến Thơng qua việc theo dõi xác định vấn đề phi hiệu chi phí đưa biện pháp sửa chữa lúc hữu hiệu - Giúp xác định mức độ lợi ích thật tổ chức thực dự án Lưu ý: - Các báo cáo chi phí giám sát cách riêng lẽ cho nhóm cơng việc - Mỗi báo cáo chi phí gồm: + Mơ tả cơng việc + Tiến độ thực + Người chịu trách nhiệm + Phân bổ chi phí theo thời gian + Yêu cầu nguồn lực (nhân lực, thiết bị ) - Với báo cáo chi phí: Xem xét khác biệt chi phí thực tế chi phí dự trù⇒ Phân tích khác biệt chi phí chưa đủ (khơng biết % khối lượng cơng việc hồn thành & chi phí tương lai cần để hồn thành dự án) Kiểm soát điều chỉnh chi phí: a Mục đích - Giám sát hoạt động chi phí - Bảo đảm có thay đổi hợp lý -5- Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum - Thông báo thay đổi, biến động đến người có thẩm quyền b Cơng cụ kiểm sốt chi phí: EV (Earned Value) + EV kỹ thuật đo lường thực dự án thơng qua tích hợp liệu phạm vi, thời gian chi phí + Cho đường chi phí (Cost Base Line) + Các thuật ngữ EV: Thuật ngữ Giá trị trù tính (PV-Planned Value) Định nghĩa Chi phí dự trù cho Công việc thực thời gian định trước Chi phí thực (ACActual Cost) Giá trị thu (EV) Chi phí thực tế để thực công việc Giá trị công việc hoàn PV *X% ngày hoàn thành thành - CV0: khơng phát sinh Biến động chi phí (CVCost Variance) Biến động lịch biểu(SV- - SV0: nhanh lịch trình Chỉ số thực chi phí- CPI1: không vượt ngân sách Index) Chỉ số thực lịch (SPI SPI1: hồn thành trước lịch trình Index) Tổng chi phí kế hoạch củaLà tồn ngân sách dự tính theo dự án (BAC) kế hoạch cho tất cv Ước tính chi phí thời điểm hồn tất (EAC) Ước tính thời gian hồn tất Cách tính SV = EV – PV CPI = EV/AC SPI = EV/PV EAC = BAC/CPI Ước tính thời gian ban đầu/SPI Ví dụ: Công việc Tuần Giá trị thu (EV) 7.500 Giá trị trù tính (PV) 10.000 -6- Ý nghĩa Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum Chi phí thực (AC) 15.000 Biến động chi phí (CV) CV = EV – AC = -7.500 Biếu động lịch biểu (SV) SV = EV – PV = -2.500 Chỉ số thực chi phí (CPI) CPI = EV/AC = 0.5 Chỉ số thực lịch (SPI) SPI = EV/PV = 0.75 III RÚT NGẮN THỜI GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực dự án - Tăng nguồn lực: Nhân lực, máy móc, thiết bị - Outsourcing (mua từ bên ngồi) - Làm thêm - Làm việc nổ - Làm song song nhiều công việc Lý rút ngắn thời gian thực dự án - Bị ấn định thời gian doanh nghiệp/thị trường - Được động viên lợi ích - Những chậm trễ gây ngun nhân ngồi tầm kiểm sốt doanh nghiệp - Vượt mức tổng chi phí dự kiến Biểu đồ thời gian – chi phí - Chi phí gián tiếp: + Overhead cost (quản lý, tiếp thị,…) + Loại chí phí khơng liên quan đến gói cơng việc cụ thể + Thay đổi độc lập với thời gian thực dự án - Chi phí trực tiếp: + Liên quan trực tiếp đến gói công việc + Việc ấn định thời gian thực cơng việc làm tăng chi phí -7- Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum Xây dựng biểu đồ thời gian chi phí - Tìm tổng chi phí trực tiếp chi phí gián cho dự án - Các khó khăn gặp phải xác định chi phí trực tiếp: + Chọn lựa cơng việc/ kiện rút ngắn với chi phí tăng lên nhỏ + Thời gian bình thường: Chi phí tương đối thấp, khả thi + Thời gian ngắn (crash time): Thời gian ngắn hồn thành công việc -8- Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum Slope = (crash cost – normal cost)/(normal time – crash time) Cost-Time Trade-Off Example -9- Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum - 10 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum Chú ý: - Đối với biểu đồ thời gian chi phí: + Chỉ nên sử dụng giai đoạn chuẩn bị dự án + Không nên sử dụng sau bắt đầu thực công việc - 11 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng Kon Tum - Thời gian rút ngắn : + Việc xác định thời gian mang tính định (rút ngắn q nhiều gây lãng phí) + Việc rút gắn thời gian gây ảnh hưởng đến tinh thấn nhóm dự án + Chú ý đến yếu tố rủi ro trình rút ngắn thời gian thực dự án - 12 - ... độ hiệu giám sát dự án, eg: MS Project 2003(Gantt Chart) Giúp so sánh trạng dự án với kế hoạch Quy trình kiểm soát dự án + Sử dụng kế hoạch DA ban đầu làm sở để điều phối dự án + Giám sát cập... gia dự án - Sự hợp tác thành viên dự án - Ngoài cơng việc, tiến độ chi ph? ?dự án ⇒ Lĩnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp hợp tác thành viên dự án + Mức độ sử dụng trang thiết bị máy móc Dự án. .. họat động xác Kiểm sốt dự án cần thực nào? - Cần phải thực thường xuyên suốt chu kỳ hoạt động dự án - Cần phải đưa vào kế hoạch dự án - Cần phải hiểu có tham gia tất thành viên dự án - Cần phải