Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum CHƯƠNG 8 QUẢN LÝ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN Mục tiêu Cung cấp phương pháp quản lý nhằm lập kế hoạch, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch chi phí trong quá trình thực hiện dự án. Nội dung: - Các loại chi phí thực hiện dự án - Lập kế hoạch chi phí cực tiểu - Đường chi phí - Kiểm soát chi phí thực hiện dự án 1. Đặt vấn đề - Đặt vấn đề Thời gian thực hiện của dự án có quan hệ chặt chẽ với chi phí thực hiện dự án Quản trị gia dự án có chức năng giải quyết việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể (công việc) trong dự án, trong thời hạn mong muốn với chi phí thực hiện hợp lý và khả thi Phương pháp PERT/Chi phí là công cụ kỹ thuật trong quản trị nhằm giải quyết các yêu cầu nói trên - Một số định nghĩa: + Thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất là thời gian thực tế ngắn nhất để thực hiện công việc mà quản trị gia dự án có thể điều chỉnh được Đặc điểm: Thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất thường không phải là thưoif gian lạc quan (chỉ có trong điều kiện lý tưởng). Thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất thường có giá trị hướng tới thời gian lạc quan trong điều kiện thực tiễn cho phép Yêu cầu: Việc xuất hiện yêu cầu thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất là do trong thực tế thực hiện dự án có những đòi hỏi khắc khe về thời gian cần hoàn thành dự án phát sinh ra, nên nhà quản trị dự án bắt buộc phải tìm kiếm thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất để đáp ứng đòi hỏi đặt ra mà thời gian này có sự khác biệt với thời gian thực hiện dự tính ban đầu của công việc + Thời gian đẩy nhanh (thời gian tăng tốc) hay thời gian được rút ngắn là hiệu số giữa thời gian thực hiện dự tính ban đầu và thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất hay gọi là thời gian điều chỉnh + Chi phí đẩy nhanh (chi phí tăng tốc) hay chi phí hoàn thành trước thời hạn là chi phí phải bỏ thêm để rút ngắn 1 đơn vị thời gian thực hiện mong muốn với từng công việc trong dự án Đơn vị tính chi phí đẩy nhanh: Giá trị/1 đơn vị thời gian được rút ngắn như: Triệu dồng/tháng, tuần lễ, ngày… - 1 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum 2. Các loại chi phí - Chi phí trực tiếp Là các loại chi phí tiêu hao cho vật tư, lao động, thiết bị và các loại chi phí khác liên quan trực tiếp đến các công việc của dự án. Thời gian thực hiện dự án càng rút ngắn thì chi phí trực tiếp càng tăng lên. - Chi phí gián tiếp Là các loại chi phí phát sinh cho toàn bộ các hoạt động của dự án, liên quan đến tất cả các công việc như: chi phí hành chính, bảo hiểm, y tế Thời gian dự án càng rút ngắn thì chi phí gián tiếp càng giảm. - Chi phí phạt do chậm tiến độ Là các khoản tiền phạt do việc thực hiện dự án bị chậm trễ so với tiến độ đã được thống nhất. Khoản tiền phạt sẽ làm tăng chi phí và thời gian thực hiện dự án càng kéo dài, khoản tiền phạt càng lớn. 3. Việc đẩy nhanh tiến độ và chi phí - Tác động của việc đẩy nhanh tiến độ: + Làm tăng chi phí trực tiếp (bổ sung nguồn lực) + Làm giảm chi phí gián tiếp + Giảm hoặc tránh được các khoản tiền phạt khi kéo dài tiến độ + Tận hưởng được khoản thưởng do hoàn thành đúng và vượt tiến độ - Vấn đề cần quan tâm Cần phải rút ngắn thời gian thực hiện dự án một cách kinh tế nhất. - Cách giải quyết Lập kế hoạch thực hiện dự án theo nguyên tắc cực tiểu chi phí trên cơ sở điều chỉnh giữa phương án có thời gian thực hiện dài nhất và phương án có thời gian thực hiện ngắn nhất. 4. Lập kế hoạch chi phí cực tiểu - Các phương án tổ chức thực hiện + Phương án bình thường Là phương án dự tính mức chi phí cho các công việc dự án ở mức bình thường và thời gian thực hiện dự án là dài nhất. + Phương án đẩy nhanh Là phương án có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất và chi phí lớn nhất. + Phương án điều chỉnh (Kế hoạch thực hiện dự án) + Trên cơ sở phương án bình thường và đẩy nhanh các nhà quản lý dự án tiến hành điều chỉnh (rút ngắn các công việc) để có được phương án điều chỉnh. + Phương án điều chỉnh có chi phí thấp hơn phương án đẩy nhanh và thời gian rút ngắn hơn so với phương pháp bình thường - 2 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum + Phương án điều chỉnh chính là kế hoạch thực hiện dự án tối ưu về kinh phí. - Quy trình thực thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu + Phương pháp sử dụng - Minα + Quy trình:  Xây dựng sơ đồ PERT/CPM  Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình thường)  Xây dựng phương án đẩy nhanh và tính tổng chi phí của PA đẩy nhanh  Dùng phương pháp minα rút dần các công việc găng  Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) phù hợp 6. Ví dụ 6.1  Một dự án có thời gian và chi phí thực hiện các công việc như bảng bên. Chi phí gián tiếp 1000.000 đ/tuần. Yêu cầu 1. Lập sơ đồ PERT/CPM thực hiện dự án 2. Thời hạn hoàn thành dự án theo hợp đồng là 62 tuần. Hãy xây dựng phương án thực hiện để bảo đảm tiến độ và tính tổng chi phí để thực hiện phương án đó. 3. Hãy xác định phương án thực hiện tối ưu. Biết rằng, nếu trễ tiến độ quy định tổ chức thực hiện sẽ bị phạt một khoản tiền 1.500.000d/ngày. Nếu vượt tiến độ sẽ được thưởng 1000.000d/ngày. Công Việc Công việc trước Phương án bình thường Phương án đẩy nhanh Thời gian (Tuần) Chi phí TT (1000 đồng) Thời gian (Tuần) Chi phí TT (1000 đồng) A - 12 5000 6 11000 B - 20 10.000 12 16.400 C - 14 8000 9 14.000 D C 16 12000 10 17.400 E A 28 14000 16 29.600 F B,D 15 3000 5 7000 G B,D 36 17000 20 29.800 H C 22 11000 7 21.500 I E,F 18 13000 11 20.000 J H 24 16000 14 27.000 Tổng 109.000 193.700 Sơ đồ PERT/CPM của dự án ví dụ 6.1 - 3 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum CÁC ĐƯỜNG TRONG SƠ ĐỒ CỦA VÍ DỤ 6.1 - Rút lần 1 + Rút công việc G - 3 tuần: Chi phí tăng thêm là: 3 x 800 = 2400 ⇒ Các đường trong sơ đồ sau khi rút lần 1 STT Đường Thời gian 1 A – E - I 58 2 B – F - I 53 3 B - G 53 4 C – D- F- I 63 5 C – D- G 63 6 C – H - J 60 - 4 - 0 3 5 4 2 1 6 A 12 C 14 D 16 F 15 J 24 I 18 H 22 B 20 G 36 E 28 STT Đường Thời gian 1 A – E - I 58 2 B – F - I 53 3 B - G 56 4 C – D- F- I 63 5 C – D- G 66 6 C – H - J 60 Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Các đường trong sơ đồ sau khi rút lần 2 STT Đường Thời gian 1 A – E - I 58 2 B – F - I 53 3 B - G 53 4 C – D- F- I 60 5 C – D- G 60 6 C – H - J 60 Bảng chi phí hoàn thành trước thời hạn Công việc găng Thời gian thực hiện α Thời gian có thể đẩy nhanh (Tuần) Thời gian thực tế đẩy nhanh (Tuần) Chi phí trực tiếp tăng thêm – 1000 đ/t PA BT PAĐN Đường găng ban đầu: C – D – G dài 66 tuần C 14 14 1200 5 - - D 16 16 900 6 - - G 36 33 800 16 3 2400 Đường găng mới lần 1: C – D – F - I dài 63 tuần C 14 14 1200 5 - - - 5 - Các PA rút trên các đường 4 và 5 Chi phí cho mỗi ngày rút ngắn Rút ngắn C 1200 Rút ngắn D 900 Rút ngắn F à G 400 + 800 = 1200 Rút ngắn I à G 1000 + 800 = 1800 Các PA rút trên các đường 4, 5 và 6 Chi phí cho mỗi ngày rút ngắn Rút ngắn C trên cả 3 đường 1200 Rút ngắn D và H 900 + 700 = 2000 Rút ngắn D và J 900 + 1100 = 2000 Rút ngắn F,G và H 400 +800 +700 = 1500 Rút ngắn F,G và J 400 +800 +1100 = 2300 Rút ngắn I,G và H 1000+800+700 = 2500 Rút ngắn I,G và J 1000+800+110 = 2900 Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum D 16 13 900 6 3 2700 F 15 15 400 10 - - I 18 18 1000 7 - - Đường găng mới lần 2: C – H - J dài 60 tuần C 14 12 1200 5 2 2400 H 22 22 700 15 - J 24 24 1100 10 - Đường găng mới lần 3: A – E - I dài 58 tuần A 12 1000 1000 6 - E 28 1300 1300 12 - I 18 1000 1000 7 - Tổng CF tăng Rút C – 2 ngày; D – 3 ngày; G – 3 ngày 7500 Diễn biến chi phí khi rút ngắn sơ đồ 7. Kiểm soát chi phí - Khái niệm Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra, theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án. - Nội dung kiểm soát + Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch + Ngăn cản những thay đổi không được phép + Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép - Công cụ kiểm soát chi phí Đường chi phí kế hoạch (đường chi phí cơ sở) – Là đường cong (hình chữ S) thể hiện chi phí thực hiện các công việc theo tiến trình dự án được lập theo kế hoạch. 8. Các đường chi phí Ví dụ: Một dự án có các thông số cho các công việc, chi phí và biểu đồ phụ tải chi phí như bảng dưới. Hãy lập các đường chi phí theo phương án các công việc khởi công sớm và các công việc khởi công muộn. Công việc Thời gian (tuần) Thời điểm BĐ sớm Thời điểm BĐ muộn Kinh phí (Triệu đồng) A 3 0 5 21 B 5 0 0 50 - 6 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum C 3 5 5 18 D 4 8 8 48 E 8 12 12 320 F 2 8 11 10 G 4 10 13 28 H 2 10 18 70 I 5 5 15 40 J 3 14 17 300 K 3 10 14 15 Cộng 920 Nhu cầu kinh phí khi các CV khởi công sớm CV Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 A 7 7 7 B 10 10 10 10 10 C 6 6 6 D 12 12 12 12 E 40 40 40 40 40 40 40 40 F 5 5 G 7 7 7 7 H 35 35 I 8 8 8 8 8 J 100 100 100 K 5 5 5 PT 17 17 17 10 10 14 14 14 25 25 59 59 52 47 140 140 140 40 40 40 TC 17 34 51 61 71 85 99 113 138 163 222 281 333 380 520 660 800 840 880 920 Nhu cầu kinh phí khi các CV khởi công muộn CV Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 A 7 7 7 B 10 10 10 10 10 C 6 6 6 D 12 12 12 12 E 40 40 40 40 40 40 40 40 F 5 5 G 7 7 7 7 H 35 35 I 8 8 8 8 8 J 100 100 100 K 5 5 5 PT 10 10 10 10 10 13 13 13 12 12 12 17 45 52 52 60 55 148 183 183 TC 10 20 30 40 50 63 76 89 101 113 125 142 187 239 291 351 406 554 737 920 - 7 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Đường cong chi phí cho KC sớm và KC muộn Đường chi phí cơ sở Nhận xét - 8 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum  Nếu S kh nằm giữa hai đường cong S bds và S bdm thì có thể yên tâm về kinh phí khi thực hiện dự án.  Nếu S kh nằm gần đường cong S bdm thì độ rủi ro về kinh phí cao.  Muốn giảm rủi ro thiếu kinh phí cần phải đưa đường cong S kh về gần với S bds Nhận xét:  Nếu S kh nằm giữa hai đường cong S bds và S bdm thì có thể yên tâm về kinh phí khi thực hiện dự án.  Nếu S kh nằm gần đường cong S bdm thì độ rủi ro về kinh phí cao.  Muốn giảm rủi ro thiếu kinh phí cần phải đưa đường cong S kh về gần với S bds - 9 - . chi phí thực hiện dự án - Lập kế hoạch chi phí cực tiểu - Đường chi phí - Kiểm soát chi phí thực hiện dự án 1. Đặt vấn đề - Đặt vấn đề Thời gian thực hiện của dự án có quan hệ chặt chẽ với chi. gian được rút ngắn là hiệu số giữa thời gian thực hiện dự tính ban đầu và thời gian thực hiện mong muốn ngắn nhất hay gọi là thời gian điều chỉnh + Chi phí đẩy nhanh (chi phí tăng tốc) hay chi. các loại chi phí khác liên quan trực tiếp đến các công việc của dự án. Thời gian thực hiện dự án càng rút ngắn thì chi phí trực tiếp càng tăng lên. - Chi phí gián tiếp Là các loại chi phí phát