Đang tải... (xem toàn văn)
QUY CHẾ QUẢN LÝ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC THEO KPI( Ban hành kèm theo quyết định số ……………. Ngày……2014 của Tổng giám đốc)MỤC LỤCCHƯƠNG INHỮNG QUY ĐỊNH CHUNGĐiều 1. Đối tượng áp dụngĐiều 2. Giải thích từ ngữĐiều 3. Mục tiêu của công tác quản lý thực hiện công việcCHƯƠNG IINGUYÊN TẮC VÀ HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ3KẾT QUẢ CÔNG VIỆCĐiều 4. Nguyên tắc quản lý thực hiện công việcĐiều 5. Hệ thống tiêu chí đánh giáCHƯƠNG IIIQUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, CHẤP NHẬNVÀ KHIẾU NẠI KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁĐiều 6. Quy trình quản lý thực hiện công việc6.1 Xây dựng và giao chỉ tiêu kế hoạch6.2 Theo dõi đánh giá6.3 Phân loại đánh giáĐiều 7. Quá trình chấp nhận kết quảĐiều 8. Quá trình khiếu nại kết quả đánh giáCHƯƠNG IVTỔ CHỨC THỰC HIỆNĐiều 9. Trách nhiệm của Ban Tổng giám đốc và các đơn vịĐiều 10. Điều khoản thi hành
QUY CHẾ QUẢN LÝ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC THEO KPI ( Ban hành kèm theo quyết định số ……………. Ngày…/…/2014 của Tổng giám đốc) MỤC LỤC CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Đối tượng áp dụng - Quy chế này áp dụng đối với toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Long I có hợp đồng lao động chính thức thời hạn 01 năm trở lên hoặc không xác định thời hạn. Điều 2. Giải thích từ ngữ - KPI- Key Performance Indicator: Chỉ số hoạt động cơ bản, là những mục tiêu lượng hóa trong mục tiêu chiến lược của công ty, được chia thành các cấp độ: KPI cấp công ty, KPI Cấp đơn vị, và KPI cho các vị trí công việc cụ thể. - “ Quản lý thực hiện công việc” mô tả công tác quản lý và quá trình kết quả công việc tại công ty và từng đơn vị, dùng cho tập thể và các nhân. Việc này bao gồm các hoạt động quản lý, từ lập kế hoạch, giao việc, theo dõi đến đánh giá kết quả của bộ phận và nhân viên. - “ Mục tiêu chung của công ty”: Trên cơ sở chiến lược, Ban Tổng giám đốc xây dựng mục tiêu chung của công ty theo từng năm. - Công ty là Công ty Trách nhiệm hữu hạn Minh Long I. - Đơn vị là Các khối, phòng ban, bộ phận chức năng/ nghiệp vụ trực thuộc đơn vị, người đứng đầu đơn vị gọi là Trưởng đơn vị. - CB-CNV Là Cán bộ công nhân viên. Điều 3. Mục tiêu của công tác quản lý thực hiện công việc - Định hướng cho các cấp quản lý và CB-CNV những hành vi và kết quả cần thiết để đạt mục tiêu, đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh đồng thời duy trì những giá trị cốt lõi của công ty. - Khích lệ tinh thần làm việc hướng tới mục tiêu chung, hoàn thành tốt các mục tiêu sản xuất kinh doanh đồng thời với phát triển cá nhân. Trang 1/7 - Điều chỉnh hành vi cho CB-CNV theo kết quả và phát triển các giá trị văn hóa của công ty bao gồm “ Đơn giản mà hiệu quả, an toàn hai lần, làm cho bằng được, vui vẻ cởi mở, hợp tác chân tình”. - Làm cơ sở cho công tác trả lương, đào tạo, bố trí nhân sự, khen thưởng, kỷ luật và định hướng tuyển dụng. CHƯƠNG II NGUYÊN TẮC VÀ HỆ THỐNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC Điều 4. Nguyên tắc quản lý thực hiện công việc - Công ty áp dụng nguyên tắc quản lý công viêc hướng vào kết quả mục tiêu và đảm bảo hành vi phù hợp với văn hóa của công ty. Phương pháp áp dụng là quản lý theo hệ thống tiêu chí hoạt động cơ bản (KPI) nhằm thực hiện chiến lược phát triển bền vững của công ty Điều 5. Hệ thống tiêu chí đánh giá Hệ thống tiêu chí đánh giá được xây dựng cho 3 cấp - Hệ thống tiêu chí đánh kết quả công việc cấp Công ty: là KPI của công ty được thiết lập hàng năm dựa trên Chiến lược phát triển của công ty. Hàng năm KPI được xây dựng lại và theo dõi đánh giá dựa trên các số liệu thống kê. KPI công ty bao gồm đầy đủ bốn khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển. - Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả công việc cấp Đơn vị: là KPI cấp đơn vị được xây dựng hàng năm dựa trên KPI của công ty gắn liền với chức năng của đơn vị và không nhất thiết phải bao gồm đầy đủ bốn khía cạnh trên. - Hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả công việc cho cá nhân CB-CNV là tập hợp KPI cho các vị trí công việc, gắn liền với chức năng nhiệm vụ của vị trí công việc. CHƯƠNG III QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ, CHẤP NHẬN VÀ KHIẾU NẠI KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ Điều 6. Quy trình quản lý thực hiện công việc Quy trình quản lý thực hiện công việc tại công ty được thực hiện qua ba bước chính: 6.1 Xây dựng và giao chỉ tiêu kế hoạch - Hàng năm, dựa trên các mục tiêu chiên lược dài hạn, Ban Tổng giám đốc công ty xây dựng KPI công ty, trình Hội đồng thành viên phê duyệt trước ngày 01 tháng 01 hàng năm. Trang 2/7 - Dựa trên KPI công ty, Phòng nhân sự chủ trì phối hợp với các đơn vị thực hiện xây dựng KPI cho từng đơn vị. Kết quả mục tiêu KPI cuối cùng thống nhất giữa các đơn vị và Phòng Nhân sự sẽ được trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt trước ngày 31 tháng 01 hàng năm và sử dụng làm cơ sở để theo dõi đánh giá kết quả công việc của các đơn vị trong năm. - Trên cơ sở KPI của các đơn vị được Tổng giám đốc phê duyệt, Các đơn vị thiết lập KPI cho các cá nhân CB-CNV. Phòng Nhân sự làm đầu mối tổng hợp, trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt, giao KPI cho các cá nhân theo quy định dưới đây trước ngày 28 tháng 02 hàng năm. Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị theo dõi đánh giá theo định kỳ tháng, quý, 6 tháng và 1 năm tùy thuộc vào dạng mục tiêu đặt ra cho từng vị trí công việc. - KPI của cá nhân được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo phân cấp sau: ST T KPI cá nhân Cấp phê duyệt 1 Tổng giám đốc Hội đồng thành viên 2 Phó Tổng giám đốc Tổng giám đốc 3 Trưởng đơn vị Ban Tổng giám đốc 4 Cán bộ công nhân viên Trưởng đơn vị - Trên cơ sở KPI năm của đơn vị, Trưởng đơn vị tiến hành phân bổ mục tiêu theo quý và lập kế hoạch chi tiết cho từng tháng để thực hiện đảm bảo hoàn thành mục tiêu được giao. - Phòng Nhân sự có trách nhiệm điều phối, tổ chức, hướng dẫ các đơn vị xây dựng KPI hàng năm, là đầu mối tổ chức thực hiện giao KPI và đánh giá kết quả thực hiện, báo cáo kết quả các chỉ tiêu theo kỳ đánh giá. 6.2 Theo dõi đánh giá - Phòng Nhân sự có trách nhiệm điều phối và theo dõi thực hiện. - Phòng Nhân sự phối hợp với Phòng Công nghệ thông tin, Phòng quản trị hệ thống thông tin căn cứ các chỉ tiêu KPI của công ty, của các đơn vị xây dựng hệ thống báo cáo các số liệu thực hiện, làm căn cứ đánh giá các chỉ tiêu của công ty, các đơn vị và các vị trí công việc. - Số liệu thống kê được công bố, phân tích vào các kỳ căn cứ tần suất theo dõi của từng chi tiêu. - Hàng tháng, Trưởng đơn vị đánh giá nhân viên bằng phương pháp so sánh số liệu thống kê với mục tiêu đã thống nhất đầu kỳ. - Hàng tháng, Phòng Nhân sự lập báo cáo kết quả đánh giá của công ty, các đơn vị trình Tổng giám đốc. Trang 3/7 - Kết quả xếp hạng đánh giá được quyết định dựa trên các nguyên tắc được trình bày tại mục 6.3 – Phân loại đánh giá. - Mục tiêu, chỉ tiêu được xác định từ đầu năm có thể được điều chỉnh theo tần suất quý hoặc sáu tháng căn cứ theo tiến độ, kết quả và năng lực thực hiện mục tiêu. Trường hợp các viễn cảnh thị trường kinh doanh, điều kiện môi trường,… có sự thay đổi bất thường so với kế hoạch hoặc công ty thay đổi chiến lược, định hướng sản xuất kinh doanh thì Phòng kinh doanh sẽ chủ trì cùng Phòng Nhân sự tổ chức xác định lại các mục tiêu, chỉ tiêu của công ty, của các đơn vị theo chỉ đạo của Ban Tổng giám đốc, Các đơn vị phối hợp với Phòng Nhân sự để điều chỉnh KPI của đơn vị. - Ghi chú: Tùy theo đặc thù công việc và năng lực cá nhân mà mỗi đơn vị có thể thực hiện phương pháp quản lý công việc đối với nhân viên khác nhau như : giao việc hàng ngày, giao việc theo tuần/ tháng, giao mục tiêu…. Trưởng đơn vị cần thống nhất phương pháp quản lý trước từ đầu kỳ đối với nhân viên và đăng ký với công ty để có những công cụ hỗ trợ thống kê và theo dõi, đảm bảo quá trình đánh giá được sát thực và hiệu quả. 6.3 Phân loại đánh giá - Phân loại đánh giá theo đơn vị: XẾP HẠNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ ĐƠN VỊ Xếp loại Các chỉ tiêu đánh giá Xuất sắc Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt 100% trở lên. Hoàn thành tốt Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt trên 90% đến 100% . Hoàn thành Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt trên 80% đến 90%. Cần cố gắng Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt từ 70% đến 80%. Không hoàn thành Mục tiêu của đơn vị (KPI) đạt dưới 70%. - Phân loại đánh giá theo cá nhân XẾP HẠNG KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CÁ NHÂN Xếp loại Các chỉ tiêu đánh giá Xuất sắc (A*) - Thể hiện rõ ràng và nhất quán thành quả công việc một cách xuất sắc ở tất cả các lĩnh vực chịu trách nhiệm; - Mục tiêu các nhân/ đơn vị (KPI cá nhân) được hoàn thành trên 100%. Hoàn thành tốt (A) - Có tinh thần trách nhiệm, chủ động thực hiện công việc và phối hợp tốt với các cá nhân, đơn vị liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao; - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt trên 90% đến 100%. Hoàng thành(B*) - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt trên 80% đến 90%. Cần cố gắng (B) - Tinh thần trách nhiệm chưa cao, hoặc chưa chủ động trong việc thực hiện công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao; - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt từ 70% đến 80%. Không hoàn thành (C) - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt dưới 70%. Trang 4/7 - Điều kiện ràng buộc giữa kết quả hoàn thành công việc của đơn vị với kết quả đánh giá cá nhân: + Nếu đơn vị đạt loại Hoàn thành tốt: Tỷ lệ tối đa đa số CB-CNV trong đơn vị đạt loại A* là 50% trở lên; + Nếu đơn vị đạt loại Hoàn thành: Tỷ lệ tối đa đa số CB-CNV trong đơn vị đạt loại A là 50% trở lên; + Nếu đơn vị đạt loại cần cố gắng: Tỷ lệ tối đa đa số CB-CNV trong đơn vị đạt loại A là 20% trở lên; + Nếu đơn vị không hoàn thành mục tiêu: Không có cá nhân nào đạt loại A. Điều 7. Quá trình chấp nhận kết quả - Phòng Nhân sự với hợp với các Trưởng đơn vị xác định kết quả đánh giá của các đơn vị và cá nhân. Các số liệu thống kê chính thức do Phòng Nhân sự công bố được coi là cơ sở để xác định kết qủa đánh giá. - Các kết quả đánh giá có căn cứ chính xác, trung thực, hợp lý sẽ được chấp nhận. Điều 8. Quá trình khiếu nại kết quả đánh giá - Các đơn vị và cá nhân có quyền khiếu nại về kết quả đánh giá, xếp loại đánh giá trong vòng 07 ngày kể từ khi kết quả được công bố. Phòng Nhân sự là đầu mối tiếp nhận ý kiến khiếu nại, tổng hợp thông tin báo cáo Ban Tổng giám đốc và thông báo kết luận về ý kiến khiếu nại. - Sau 05 ngày kể từ khi nhận được khiếu nại, các ý kiến phản hồi sẽ được gửi tới đơn vị, cá nhân khiếu nại bằng văn bản. CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 9. Trách nhiệm của Ban Tổng giám đốc và các đơn vị - Tổng giám đốc: + Trình Hội đồng thành viên duyệt KPI hàng năm của công ty; + Giao mục tiêu KPI cho các Phó Tổng giám đốc, Trưởng các đơn vị; + Đánh giá các Phó tổng giám đốc, trưởng các đơn vị. - Trưởng các đơn vị: + Tham gia xây dựng KPI công ty; + Lập mục tiêu cho đơn vi; + Giao chỉ tiêu cho nhân viên; + Đánh giá nhân viên; + Xử lí khiếu nại của nhân viên và gửi ý kiến phản hồi theo quy định tại điều 8. - Phòng Nhân sự: + Chủ trì và phối hợp cùng các đơn vị xây dựng hệ thống mục tiêu công ty, mục tiêu các đơn vị; + Tổng hợp các kế hoạch mục tiêu đã giao; + Tổ chức triển khai xác định kết quả các tiêu chí; + Theo dõi và thúc đẩy quá trình đánh giá và gửi kết quả; Trang 5/7 + Tổng kết các kết quả đánh giá; + Khuyến nghị về các vấn đề phát sinh; + Tham gia xử lí khiếu nại. - Các đơn vị có liên quan: + Tư vấn hệ thống tiêu chí đánh giá mục tiêu; + Chủ trì trong việc xác định và điều chỉnh các mục tiêu của công ty có liên quan trực tiếp đến đơn vị; + Tham gia phối hợp trong việc xác định kết quả đánh giá; Điều 10. Điều khoản thi hành - Các Trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến quy chế này đến toàn thể CB-CNV trong đơn vị; - Trong quá trình thực hiện, Quy chế sẽ được xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khi có những thay đổi về chủ trương chính sách của nhà nước. Tổng giám đốc là người duy nhất có quyền điều chỉnh quy chế này. TỔNG GIÁM ĐÔC LÝ NGỌC MINH Trang 6/7 . GIÁ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC Điều 4. Nguyên tắc quản lý thực hiện công việc - Công ty áp dụng nguyên tắc quản lý công viêc hướng vào kết quả mục tiêu và đảm bảo hành vi phù hợp với văn hóa của công. của công ty, được chia thành các cấp độ: KPI cấp công ty, KPI Cấp đơn vị, và KPI cho các vị trí công việc cụ thể. - “ Quản lý thực hiện công việc mô tả công tác quản lý và quá trình kết quả công. QUY CHẾ QUẢN LÝ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC THEO KPI ( Ban hành kèm theo quy t định số ……………. Ngày…/…/2014 của Tổng giám đốc) MỤC LỤC CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Đối tượng áp dụng - Quy chế