CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHƯƠ ƯƠNG LUẬ 1.1 Lý luận dự án quản lý dự án đầu t luậ đầu 1.1.1 Khái niệm dự án quản lý dự án đầu t Khá niệ đầu 1.1.1.1 Khái niệm dự án Khá niệ 1.1.1.1.1 Khái niệm Có nhiều cách định nghĩa dự án Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh khía cạnh Trên phơng diện phát triển, có hai cách hiểu dự án: cách hiểu “tĩnh” cách hiểu “động” Theo cách hiểu thứ “tĩnh” dự án hình tợng tình (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới Theo cách hiểu thứ hai “động” định nghĩa dự án nh sau: Theo nghĩa chung nhất, dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cụ thể cần phải đợc thực với phơng pháp riêng, nguồn lực riêng theo kế hoạch tiến độ nhằm tạo thực thể Nh theo định nghĩa thì: - Dự án khơng ý định phác thảo mà có tính cụ thể mục tiêu xác định - Dự án nghiên cứu trừu tợng mà phải cấu trúc nên thực thể Trên phơng diện quản lý, định nghĩa dự án nh sau: Dự án nỗ lực có thời hạn nhằm tạo sản phẩm dịch vụ Định nghĩa nhấn mạnh hai đặc tính: - Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, dự án đầu t có điểm bắt đầu điểm kết thúc xác định Dự án kết thúc mục tiêu dự án đạt đợc xác định rõ ràng mục tiêu dự án đạt đợc dự án bị loại bỏ - Sản phẩm dịch vụ Sản phẩm dịch vụ sản phẩm dịch vụ khác biệt so với sản phẩm tơng tự có dự án khác Dù định nghĩa khác nhng rút số đặc trng khái niệm dự án nh sau: - Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể một nhóm nhiệm vụ cần đợc thực với kết xác định nhằm thoả mãn nhu cầu Dự án hệ thống phức tạp nên cần đợc chia thành nhiều phận khác để thực quản lý nhng phải đảm bảo mục tiêu thời gian, chi phí việc hồn thành với chất lợng cao - Dự án có chu kỳ phát triển riêng thời gian tồn hữu hạn Nghĩa là, giống nh thực thể sống, dự án trải qua giai đoạn: hình thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu kết thúc - Dự án liên quan đến nhiều bên có tơng tác phức tạp phận quản lý chức với quản lý dự án… Dự án có tham gia nhiều bên hữu quan nh chủ đầu t, ngời hởng thụ dự án, nhà t vấn, nhà thầu, quan quản lý nhà nớc Tuỳ theo tính chất yêu cầu chủ đầu t mà tham gia thành phần khác Giữa phận quản lý chức nhóm quản lý dự án thờng xuyên có quan hệ lẫn phối hợp thực nhiệm vụ nhng mức độ tham gia phận khơng giống Vì mục tiêu dự án, nhà quản lý dự án cần trì thờng xuyên mối quan hệ với phận quản lý khác - Sản phẩm dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác với trình sản xuất liên tục gián đoạn, kết dự án sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm dịch vụ dự án đem lại Lao động địi hỏi kỹ chun mơn cao, nhiệm vụ không lặp lại - Môi trờng hoạt động “va chạm” Quan hệ dự án quan hệ chia nguồn lực khan tổ chức Dự án “cạnh tranh” lẫn với phận chức khác tiền vốn, nhân lực, thiết bị Một số trờng hợp, thành viên quản lý dự án thờng có hai thủ trởng thời gian nên gặp khó khăn khơng biết thực định cấp hai lệnh mâu thuẫn - Tính bất định độ rủi ro cao Hầu hết dự án đòi hỏi lợng tiền vốn, vật t lao động lớn để thực khoảng thời gian định Mặt khác, thời gian đầu t vận hành kéo dài nên dự án đầu t phát triển thờng có độ rủi ro cao 1.1.1.1.2 Chu kỳ dự án đầu t Chu kỳ hoạt động đầu t giai đoạn mà dự án phải trải qua dự án ý đồ đến dự án đợc hồn thành chấm dứt hoạt động Ta minh hoạ chu kỳ dự án theo sơ đồ sau đây: Chu kỳ dự án đầu t đợc thể thông qua ba giai đoạn: Giai đoạn tiền đầu t (Chuẩn bị đầu t), giai đoạn đầu t (Thực đầu t) giai đoạn vận hành kết đầu t (Sản xuất kinh doanh) Mỗi giai đoạn lại đợc chia làm nhiều bớc Chúng ta sơ đồ hố nh sau: Tiền đầu t Tiề đầu Đầu t Đầu Vận hành kết đầu t đầu Nghiê Nghiên Nghiê Đánh Đàm Thiết Thi n cứu cứu n cứu giá phán côn phát tiền khả và kế g khả thi thi kí sơ ( Lập kết lập xây hội lựa dự án định dự lắp đầu t chọn BCNC (thẩ hợp tốn dự án KT ) m đồng thi g định cơng trìn dự xây h án) lắp cơng trình Chạy thử nghiệ m thu sử dụng Sử Sử Công dụn dụn g g suất cha côn giảm hết g côn dần g suất suất mứ lý c độ cao Các bớc công việc, nội dung nghiên cứu giai đoạn đợc tiến hành nhng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho nhằm nâng cao dần mức độ xác kết nghiên cứu tạo thuận lợi cho việc tiến hành nghiên cứu bớc Trên sở chu kỳ dự án đầu t đa số nhận xét sau đây: - Trong giai đoạn đây, giai đoạn chuẩn bị đầu t (tiền đầu t) tạo tiền đề định thành công hay thất bại giai đoạn sau, đặc biệt giai đoạn vận hành kết đầu t Do đó, giai đoạn chuẩn bị đầu t, vấn đề chất lợng, vấn đề xác kết nghiên cứu, tính tốn dự đốn quan trọng Trong q trình soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian chi phí theo địi hỏi nghiên cú Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu t chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu t dự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu t tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 đến 99,5% vốn đầu t dự án giai đoạn thực đầu t (đúng tiến độ, phá làm lại, tránh đợc chi phí khơng cần thiết khác ) Điều tạo sở cho trình hoạt động dự án đợc thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu t có lãi (đối với dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết lực phục vụ dự kiến - Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian quan trọng Ở giai đoạn 85 đến 99,5% vốn đầu t dự án đợc chi nằm khê đọng suốt năm thực đầu t Đây năm vốn không sinh lời Thời gian thực đầu t kéo dài, vốn ứ đọng nhiều, tổn thất lớn Đến lợt mình, thời gian thực đầu t lại phụ thuộc nhiều vào chất lợng công tác chuẩn bị đầu t, vào việc quản lý trình thực đầu t, quản lý việc thực hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến kết trình thực đầu t đợc xem xét dự án đầu t - Giai đoạn 3: vận hành kết giai đoạn thực đầu t (giai đoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt đợc mục tiêu dự án Nếu kết giai đoạn thực đầu t tạo đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lợng tốt, tiến độ, địa điểm thích hợp, với quy mơ tối u hiệu hoạt động kết mục tiêu dự án phụ thuộc trực tiếp vào trình tổ chức quản lý hoạt động kết đầu t Làm tốt công việc giai đoạn chuẩn bị đầu t thực đầu t tạo thuận lợi cho trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng kết đầu t - Thời gian hoạt động dự án đợc xác định thời gian vận hành kết đầu t - Thời gian hoạt động dự án bị phụ thuộc nhân tố tác động đến chu kỳ sống sản phẩm dự án tạo ra, hiệu trình vận hành dự án - Nội dung chủ yếu giai đoạn tiền đầu t việc xây dựng dự án đầu t 1.1.1.2 Khái niệm tác dụng quản lý dự án Khá niệ 1.1.1.2.1 Khái niệm Phơng pháp quản lý dự án lần đầu đợc áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vào năm 1950, đến nhanh chóng đợc ứng dụng rộng rãi vào lĩnh vực kinh tế, quốc phòng xã hội Có hai lực lợng thúc đẩy phát triển mạnh mẽ phơng pháp quản lý dự án là: - Nhu cầu ngày tăng hàng hoá dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ nghệ tinh vi, khách hàng ngày khó tính; - Kiến thức ngời (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày tăng Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách đợc duyệt đạt đợc yêu cầu định kỹ thuật chất lợng sản phẩm dịch vụ, phơng pháp điều kiện tốt cho phép Quản lý dự án bao gồm giai đoạn chủ yếu Đó việc lập kế hoạch, điều phối thực mà nội dung chủ yếu quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực thực giám sát công việc dự án nhằm đạt đợc mục tiêu xác định - Lập kế hoạch Đây giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định cơng việc cần đợc hồn thành, nguồn lực cần thiết để thực dự án trình phát triển kế hoạch hành động theo trình tự logic mà biểu diễn dới dạng sơ đồ hệ thống - Điều phối thực dự án Đây trình phân phối nguồn lực bao gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị đặc biệt quan trọng điều phối quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn chi tiết hoá thời hạn thực cho cơng việc tồn dự án (khi bắt đầu, kết thúc) - Giám sát trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hồn thành, giải vấn để liên quan thực báo cáo trạng Các giai đoạn trình quản lý dự án hình thành chu trình động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực giám sát, sau phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án nh trình bày hình 1.2 Mục tiêu dự án thể chỗ cơng việc phải đợc hồn thành theo yêu cầu bảo đảm chất lợng, phạm vi chi phí đợc duyệt, thời gian giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Về mặt toán học, bốn vấn đề liên quan với theo công thức sau: C= f ( P, T, S ) Trong : C : Chi phí P : Hồn thành cơng việc ( kết ) T : Yếu tố thời gian S : Phạm vi dự án Phơng trình cho thấy, chi phí hàm yếu tố: hồn thành cơng việc, thời gian phạm vi dự án Nói chung chi phí dự án tăng lên chất lợng hồn thiện cơng việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm phạm vi dự án đợc mở rộng Ba yếu tố bản: Thời gian, chi phí hồn thiện cơng việc mục tiêu quản lý dự án chúng lại có quan hệ chặt chẽ với Khơng đơn hồn thành kết mà thời gian nh chi phí để đạt kết yếu tố khơng phần quan trọng Hình 1.3 trình bày mối quan hệ mục tiêu quản lý dự án Tuy mối quan hệ mục tiêu khác dự án, thời kì dự án, nhng nói chung đạt đợc kết tốt mục tiêu phải “hi sinh” hai mục tiêu Do vậy, trình quản lý dự án nhà quản lý hi vọng đạt đợc kết hợp tốt mục tiêu quản lý dự án 1.1.1.2.2 Tác dụng quản lý dự án Mặc dù phơng pháp quản lý dự án đòi hỏi nỗ lực, tính tập thể yêu cầu hợp tác nhng tác dụng lớn Phơng pháp quản lý dự án có tác dụng chủ yếu sau đây: - Liên kết tất hoạt động, công việc dự án - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thờng xuyên, gắn bó nhóm quản lý dự án với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án - Tăng cờng hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án - Tạo điều kiện phát sớm khó khăn vớng mắc nảy sinh điều chỉnh kịp thời trớc thay đổi điều kiện khơng dự đốn đợc Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp bên liên quan để giải bất đồng - Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lợng cao 1.1.2 Nội dung quản lý dự án 1.1.2.1 Quản lý vĩ mô vi mô dự án Quả đối 1.1.2.1.1 Quản lý vĩ mô hoạt động dự án Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nớc dự án bao gồm tổng thể biện pháp vĩ mô tác động đến yếu tố trình hình thành, hoạt động kết thúc dự án Trong trình triển khai thực dự án, nhà nớc mà đại diện quan quản lý nhà nớc kinh tế theo dõi chặt chẽ, định hớng chi phối hoạt động dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế – xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô nhà nớc để quản lý dự án bao gồm sách, kế hoạch, quy hoạch nh sách tài tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, sách đầu t, sách thuế, hệ thống luật pháp, quy định chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lơng 1.1.2.1.2 Quản lý vi mô hoạt động dự án Quản lý dự án tầm vi mơ q trình quản lý hoạt động cụ thể dự án Nó bao gồm nhiều khâu công việc nh lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề nh: Quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu t, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trình quản lý đợc thực suốt giai đoạn từ chuẩn bị đầu t, thực đầu t đến giai đoạn vận hành kết dự án.Trong giai đoạn, đối tợng quản lý cụ thể có khác nhng phải gắn với mục tiêu hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí kết hồn thành 1.1.2.2 Lĩnh vực quản lý dự án Theo đối tợng quản lý, quản lý dự án gồm lĩnh vực cần đợc xem xét, nghiên cứu là: 1.1.2.2.1 Quản lý phạm vi Quản lý phạm vi việc xác định, giám sát việc thực mục đích, mục tiêu dự án, xác định công việc thuộc dự án cần phải thực hiện, công việc phạm vi dự án 1.1.2.2.2 Quản lý thời gian Quản lý thời gian việc lập kế hoạch, phân phối giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó rõ cơng việc kéo dài bao lâu, bắt đầu, kết thúc toàn dự án hoàn thành 1.1.2.2.3 Quản lý chi phí Quản lý chi phí dự án q trình dự tốn kinh phí, giám sát thực chi phí theo tiến độ cho cơng việc toàn dự án; việc tổ chức, phân tích số liệu báo cáo thơng tin chi phí 1.1.2.2.4 Quản lý chất lợng Quản lý chất lợng dự án trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lợng cho việc thực dự án, đảm bảo chất lợng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn chủ đầu t 1.1.2.2.5 Quản lý nhân lực Quản lý nhân lực việc hớng dẫn, phối hợp nỗ lực thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sử dụng lực lợng lao động dự án hiệu đến mức nào? 1.1.2.2.6 Quản lý thông tin Quản lý thông tin đảm bảo q trình thơng tin thơng suốt cách nhanh xác thành viên dự án với cấp quản lý khác Thông qua quản lý thơng tin trả lời đợc câu hỏi: Ai cần thông tin dự án, mức độ chi tiết nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ cách nào? 1.1.2.2.7 Quản lý rủi ro Quản lý rủi ro xác định yếu tố rủi ro dự án, lợng hố mức độ rủi ro có kế hoạch đối phó nh quản lý loại rủi ro 1.1.2.2.8 Quản lý hợp đồng hoạt động mua bán Quản lý hợp đồng hoạt động mua bán dự án trình lựa chọn, thơng lợng, quản lý hợp đồng điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ, cần thiết cho dự án Quá trình quản lý giải vấn đề: cách dự án nhận đợc hàng hoá dịch vụ cần thiết tổ chức bên cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lợng cung nh nào? 1.1.2.2.9 Lập kế hoạch tổng quan Lập kế hoạch tổng quan cho dự án trình tổ chức dự án theo trình tự logic, xác định cơng việc cần làm, nguồn lực thực thời gian làm công việc nhằm hồn thành tốt mục tiêu xác định dự án Kế hoạch dự án việc chi tiết hoá mục tiêu dự án thành cơng việc cụ thể hoạch định chơng trình để thực cơng việc nhằm đảm bảo lĩnh vực quản lý khác dự án đợc kết hợp cách xác đầy đủ Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch nh: kế hoạch tổng thể dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực 1.1.2.3 Quản lý theo chu kỳ dự án Quả Dự án thực thể thống nhất, thời gian thực dài có độ bất định định nên tổ chức, đơn vị thờng chia dự án thành số giai đoạn để quản lý thực Mỗi giai đoạn đợc đánh dấu việc thực nhiều công việc Tổng hợp giai đoạn đợc gọi chu kỳ dự án Chu kỳ dự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc thời hạn thực dự án Chu kỳ dự án xác định công việc đợc thực pha tham gia thực Nó cơng việc cịn lại giai đoạn cuối thuộc không thuộc phạm vi dự án Thông qua chu kỳ dự án nhận thấy số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí yêu cầu nhân lực thờng thấp bắt đầu dự án, tăng cao vào thời kỳ phát triển, nhng giảm nhanh chóng dự án bớc vào giai đoạn kết thúc Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thành cơng thấp rủi ro cao bắt đầu thực dự án Xác suất thành công cao dự án bớc qua pha sau Thứ ba, khả ảnh hởng chủ đầu t tới đặc tính cuối sản phẩm dự án tới chi phí cao vào thời kỳ bắt đầu giảm mạnh dự án đợc tiếp tục pha sau 1.1.3 Mơ hình tổ chức dự án Tổ chức nhân tố động Các mơ hình tổ chức thay đổi phù hợp với thay đổi môi trờng cạnh tranh, công nghệ yêu cầu quản lý Những năm gần mơ hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung quản lý dự án nói riêng có thay đổi tích cực theo hớng phát triển nhiều mơ hình tổ chức mới, động hiệu Có nhiều mơ hình tổ chức quản lý dự án Tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu mà phân loại mơ hình tổ chức dự án cho phù hợp 1.1.3.1 Căn vào trách nhiệm quyền hạn quản lý điều hành dự án trá nhiệ quyề 1.1.3.1.1 Mơ hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án Quản lý dự án theo mơ hình chủ đầu t (chủ dự án) trực tiếp quản lý hình thức tổ chức quản lý dự án khơng địi hỏi cán chun trách quản lý dự án phải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu t trực tiếp quản lý điều hành.Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp việc thực kết cuối dự án mà đóng vai trò cố vấn, t vấn cho chủ đầu t Mơ hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án thờng đợc áp dụng cho dự án quy mô nhỏ, đơn giản kỹ thuật gần với chuyên môn chủ dự án, đồng thời chủ đầu t có đủ lực chun mơn kỹ kinh nghiệm quản lý dự án Chủ đầu t đợc lập sử dụng máy có lực chuyên mơn mà khơng cần lập ban quản lý dự án Mua Qua việc tìm hiểu, nghiên cứu Báo cáo nghiên cứu khả thi “Mua sắm phần mềm phầ thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác t vấn cho khối t vấn Tổng công thiế nhà phụ khố ty EVN.IT lập, tác giả có số ý kiến nh sau: ty“ 2.3.2.1.1 Về mục tiêu dự án: - Cha xác định rõ phơng hớng phát triển lực t vấn TCT thời gian tới (nh xác định khả t vấn đảm đơng đợc công tác thiết kế nhiệt điện mức nào, vào thời điểm ), qua đánh giá trạng t vấn (cả ngời trang bị) để xác định cần thiết phải mua phần mềm tiến độ mua nhằm đáp ứng phơng hớng phát triển dự kiến, đồng thời sở xác định hiệu dự án, nh cam kết trách nhiệm đơn vị đa nhu cầu mua sắm; - Cha xác định việc mua sắm đáp ứng cho cơng trình thời gian tới Có cần th t vấn nớc ngồi khơng? 2.3.2.1.2 Về quy mô dự án: - Cha mô tả rõ sản phẩm mua giúp cho t vấn đảm đơng đợc việc thiết kế nhà máy điện từ giai đoạn đến giai đoạn 2.3.2.1.3 Về yêu cầu nội dung phần mềm: - Không nên viết sở mô tả chức phần mềm có sẵn, nên - trình bày rõ quy trình thiết kế nhà máy nhiệt điện (từ giai đoạn lập BCNCKT, thiết kế kỹ thuật, vẽ thi cơng ) từ xác định tốn cần tính tốn, vẽ cần lập, liệt kê cần bóc tách, tài liệu cần hồn thành cho giai đoạn ; sở quy trình thiết kế tơng đối chi tiết, xác định công đoạn cần tự động hoá thiết kế dự án Đây sở để xác định đáp ứng phần mềm với yêu cầu dự án - Các nội dung liên quan đến công nghệ thông tin yêu cầu bắt buộc cần mơ tả 2.3.2.1.4 Về kinh phí dự án: - Kinh phí đào tạo: Nên yêu cầu đợc đào tạo sản phẩm đợc lắp đặt Viện Năng lợng, có tác dụng: Kiểm tra sản phẩm mua sắm; tiết kiệm tiền thuê phòng trang bị đào tạo 2.3.2.1.5 Về phân tích hiệu đầu t - Trong BCNCKT chủ yếu nêu tác dụng sản phẩm, cha khẳng định hiệu tài hay kinh tế dự án Cụ thể nh : Không xây dựng đợc dịng tiền dự án khơng thể tính tốn đợc tiêu hiệu tài hay hiệu kinh tế (NPV, IRR, thời gian hoàn vốn dự án ) dự án mang lại Do thiếu tính thuyết phục cần có BCNCKT 2.3.2.2 Về cơng tác lập dự tốn tố Do dự án đợc đấu thầu theo hình thức định thầu (qua phân tích, so sánh đợc trình bày BCNCKT giải pháp tự động hố thiết kế nhà máy nhiệt điện có thị trờng giới, đến kết luận nên sử dụng giải pháp PDS hãng INTERGRAPH thông qua nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ) việc lập dự toán cho dự án có nét riêng biệt so với dự án đợc đấu thầu theo hình thức cạnh tranh khác Tuy nhiên, theo ý kiến cá nhân tác giả cơng tác lập dự tốn cho dự án vào chào giá Công ty TNHH Cơng nghệ Đồ hoạ mà khơng có phân tích kỹ giá sản phẩm tơng tự thị trờng hạn chế Sự thiếu sót dẫn tới việc lập dự tốn khơng xác, lãng phí vốn đầu t Bên cạnh việc lựa chọn đợc sản phẩm đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật đề việc định thầu dẫn tới bất lợi cho chủ đầu t (ở EVN) thờng phải chấp nhận giá nhà thầu chào, mà có lựa chọn đồng thời việc thơng thảo giảm giá gặp khó khăn 2.3.2.3 Về mơ hình tổ chức quản lý triển khai dự án: triể Cũng theo ý kiến cá nhân tác giả Việc xây dựng máy thực dự án nh đợc nêu cồng kềnh, phức tạp, không cần thiết phải có tham gia Phó Tổng giám đốc vào Ban đạo dự án Theo tác giả nên coi chủ trơng trang bị tự động hố cơng tác t vấn u cầu đơn vị t vấn, cụ thể Viện Năng lợng có nhu cầu mở rộng lĩnh vực hoạt động t vấn nhng thiếu vốn nên TCT xem xét chấp nhận cung cấp vốn cho đơn vị mua sắm Và sản phẩm phần mềm trang bị cho Viện Năng lợng nên đề nghị sử dụng máy Viện Năng lợng để mua sắm, nh tăng cờng tập trung trách nhiệm cho Viện Năng lợng, sau sản phẩm không phát huy hiệu hoàn toàn Viện Năng lợng chịu hoàn toàn trách nhiệm (Viện Năng lợng tự đặt nhu cầu, tự nội dung phần mềm, tự thơng thảo mua sắm tổ chức đào tạo dự kiến sử dụng tơng lai) Viện Năng lợng xây dựng tổ công tác thực việc mua sắm, tổ chức xây dựng phận tiếp nhận, tham gia đào tạo sử dụng sản phẩm sau hoàn toàn theo biên chế Viện Năng lợng Các Ban chức TCT tham gia nh vai trị thơng thờng việc thẩm định theo phân cấp EVN.IT có ý kiến phù hợp với sách trang bị cơng nghệ tin học EVN CHƠNG CHƠ PHƠNG HỚNG VÀ KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHƠ KIẾ NGHỊ GIẢ PHÁ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CHUẨN BỊ, NHẰ HỒ THIỆ TRÌ CHUẨ THỰC HIỆN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU T THỰ HIỆ QUẢ ĐẦU TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGHỆ THÔ TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM VIỆ 3.1 Phơng hớng hồn thiện cơng tác chuẩn bị, thực quản lý dự án đầu t Phơ hoà thiệ chuẩ thự hiệ đầu EVN.IT Các dự án công nghệ thông tin EVN.IT thực quản lý thuộc nhiều nguồn vốn khác nhau, nh: Vốn đầu t phát triển EVN, vốn Ngân hàng Thế giới (WB), vốn Cơ quan phát triển thơng mại Hoa Kỳ (TDA), vốn Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) Do vậy, việc chuẩn bị, thực quản lý dự án sử dụng nguồn vốn phải tuân theo quy định tổ chức tài trợ vốn Từ thành lập nay, EVN.IT thực quản lý dự án đầu t theo quy định tổ chức tài trợ vốn cho dự án Do trình độ thời gian có hạn tác giả xin không đề cập tới dự án sử dụng nguồn vốn nớc ngoài, mà xin đợc đề cập tới dự án sử dụng nguồn vốn nớc (mà cụ thể nguồn vốn đầu t phát triển TCT) Các dự án sử dụng vốn đầu t phát triển EVN đợc thực quản lý theo quy định hành pháp luật Việt Nam (Ví dụ nh: Quy chế Quản lý đầu t xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999/NĐ-CP, số 12/2000/NĐ-CP số 07/2003/NĐ-CP; Quy chế đấu thầu ban hành kèm theo nghị định 88/1999/NĐ-CP số 66/2003/NĐ-CP ) Bởi vậy, công tác chuẩn bị, thực quản lý dự án sử dụng vốn đầu t phát triển EVN phải bám sát vào hớng dẫn quy định văn pháp luật nh kể Về phía Tổng cơng ty Điện lực Việt Nam: Cần có phân cấp triệt đơn vị thành viên đợc trực tiếp chủ động thực đầu t Nh đảm bảo cho dự án hoàn thành đạt chất lợng, tiến độ tăng cờng tính chịu trách nhiệm cho đơn vị Về phía EVN.IT: - Phải xây dựng đợc quy trình chuẩn bị, thực quản lý dự án đầu t có phối hợp nhịp nhàng, phân công công tác rõ ràng, tránh chồng chéo đặc biệt gắn chặt với quy định hành Nhà nớc - Bên cạnh việc có đợc quy trình phối hợp thực tốt, hiệu cao EVN.IT cần trọng vào việc xây dựng đội ngũ cán giỏi, nhiệt tình cơng việc Do đặc thù công nghệ thông tin lĩnh vực đội ngũ cán công nhân viên EVN.IT trẻ thiếu kinh nghiệm Do việc triển khai dự án cơng nghệ thơng tin lớn gặp nhiều khó khăn thời gian tới Vì vậy, EVN.IT cần có sách thu hút, đào tạo bồi dỡng nhân tài Đó bớc chuẩn bị tích cực để thời gian tới EVN.IT đủ sức trở thành đơn vị hạch tốn độc lập, có khả tự chủ tài chính, bớc phát triển trở thành đơn vị mạnh ngành công nghệ thông tin nớc nhà 3.2 Kiến nghị số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình thực quản lý Kiế nghị giả phá nhằ hồ thiệ trì thự hiệ dự án đầu t Trung tâm Công nghệ thông tin- Tổng công ty Điện lực Việt Nam đầu nghệ thơ Việ 3.2.1 Xét góc độ quản lý vĩ mơ trê - Về phía Nhà nớc: Cần hồn thiện hệ thống sách, văn pháp luật quản lý phí Nhà hoạt động đầu t xây dựng, hoạt động đấu thầu Việc sớm hoàn thiện sách, quy định tạo điều kiện cho chủ thể kinh tế thực công việc tốt hơn, hiệu - Về phía EVN Từng bớc cải cách thủ tục hành cơng tác quản lý theo phí EVN: hớng gọn nhẹ; đồng thời có phân cơng, phân cấp triệt để dự án tơng đối đặc thù cho đơn vị thành viên Việc giúp cho dự án đợc thực với chất lợng cao hơn, hoàn thành tiến độ tăng tính chịu trách nhiệm đơn vị đợc phân cấp 3.2.2 Xét góc độ quản lý vi mô trê 3.2.2.1 Xây dựng quy trình chuẩn bị, thực quản lý dự án gắn chặt trì chuẩ thự hiệ chặ với quy định Nhà nớc định Nhà Để khắc phục hạn chế việc thiếu phối hợp nhịp nhàng, chặt cxẽ phòng, phận chức công tác chuẩn bị, thực quản lý dự án nh phân tích áp dụng Quy trình thực quản lý dự án EVN.IT; đồng thời để trì thự hiệ đáp ứng đợc yêu cầu chất lợng công tác chuẩn bị, thực quản lý dự án, nhằm bớc nâng cao hiệu kinh doanh, đảm bảo chấp hành đầy đủ nghiêm chỉnh quy định pháp luật ( ví dụ nh: Quy chế Quản lý đầu t xây dựng, Quy trì chuẩ Quy chế đấu thầu ), tác giả mạnh dạn đa “Quy trình chuẩn bị, thực quản lý thự hiệ dự án đầu t theo Quy chế Quản lý đầu t xây dựng Tuy nhiên, để đa Quy đầu chế Quả đầu ng” trình chuẩn bị, thực quản lý dự án đầu t bao trùm tồn nội dung cơng việc theo quy định Quy chế Quản lý đầu t xây dựng, tác giả xin đặt giả định: - Trung tâm Công nghệ thông tin đợc Tổng công ty giao làm Chủ đầu t dự án - Hình thức quản lý dự án: Tự thực Khi giả định thay đổi, vào trờng hợp mà giảm bớt số nội dung công việc quy trình Dới sơ đồ minh hoạ cho Quy trình thực quản lý dự án theo Quy chế Quản lý đầu t xây dựng Trỏch nhiệm Trỏ nhiệ Giai đoạn Quy trỡnh trỡ C H U Ẩ N B Ị Đ Ầ U T Ư Nội dung Phối hợp Phố Phũng QLDA Phũ - Soạn thảo nội dung: 1, 2, 6, quy định lập BCTKT ₡ Phũng CNPM (hoặc/và Phũ (hoặ c/và HTM, TVH) - Soạn thảo nội dung : 3, 4, quy định lập BCTKT Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA Phũng QLDA Phũ - Soạn thảo văn trỡnh duyệt, xin chủ trương Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) -Thực theo chức năng, nhiệm vụ Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA Phũ - Cung cấp thông tin VB PL, chế sách - Tổ chức lập dự án đầu tư nội dung: 1, 2, 8,10, 11, 12, 13, 14 (BCKT) 1, 2, 3, 6, (BC đầu tư) - Tham mưu việc phân công thực dự án ₡ Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) -Tham gia lập dự án đầu tư nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, ( BCKT) 4, ( Báo cáo đầu tư) Phũng QLDA Phũng QLDA Phũ - Thực thủ tục đầu tư trỡnh phờ duyệt ₡ Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) - Bảo vệ BCKT Báo cáo đầu tư Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA T H Ự C H I Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) - Thực theo chức nhiệm vụ - Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng ₡ Phũng Quản lý dự ỏn Phũ Quả - Lập dự toỏn - Lập kế hoạch nhu cầu vốn cho giai đoạn Ệ N Đ Ầ U T Ư Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) - Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng dự toỏn ₡ Phũng Quản lý dự ỏn Phũ Quả - Thực cỏc thủ tục trỡnh duyệt - Tham gia bảo vệ Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng TCKT Phũng QLDA Phũ - Thực thủ tục để lựa chọn nhà cung cấp - Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu - Soạn thảo, ký kết, theo dừi lý hợp đồng ₡Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) - Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm - Soạn thảo yêu cầu đặc tính kỹ thuật HSMT - Giỏm sỏt thi cụng; nghiệm thu thiết bị, cụng nghệ ƒPhũng Tài chớnh kế toỏn Phũ toỏ - Tạm ứng toỏn vốn Phũng CNPM (hoặc HTM, TVH) Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) - Thực theo chức năng, nhiệm vụ Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) - Thực theo chức năng, nhiệm vụ Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) - Thực theo chức , nhiệm vụ Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng TCKT Phũng CNPM (hoặc/và HTM, TVH) Phũng QLDA K Ế T T H Ú C Đ Ầ U Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) - Thực theo chức , nhiệm vụ Phũng Tài chớnh kế toỏn Phũ toỏ - Quản lý sử dụng nguồn vốn đầu tư - Thực quy định quản lý tài chớnh - Lập toỏn ₡ Phũng CNPM (hoặc /và Phũ (hoặ /và HTM, TVH) T Ư - Cung cấp thông tin hồ sơ phục vụ toán ƒ Phũng Quản lý dự ỏn Phũ Quả - Cung cấp thông tin hồ sơ phục vụ toán 3.2.2.1.1 Lập đề án xin chủ trơng Để ban giám đốc đề xuất đợc Tổng công ty đồng ý giao nhiệm vụ thực dự án cho Trung tâm số trờng hợp Trung tâm cần lập đề án xin chủ trơng Tổng Công ty Đề án xây dựng dựa hớng dẫn lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đợc phân cơng thực nh sau: v Phịng Quản lý dự án - Đầu mối lập đề án trực tiếp soạn thảo nội dung 1, 2, 6, nh quy định điều 23, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính phủ Quy chế Quản lý Đầu t xây dựng - Soạn thảo văn trình duyệt xin chủ trơng v Phịng Cơng nghệ phần mềm (hoặc/ Hệ thống Mạng, Tổ vận hành) - Tham gia lập đề án trực tiếp soạn thảo nội dung 3, 4, nh quy định điều 23 Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính phủ Quy chế Quản lý đầu t Xây dựng 3.2.2.1.2 Lập dự án đầu t v Phòng Quản lý dự án - Cung cấp thông tin văn quy phạm pháp luật, chế sách đầu tư xây dựng - Tổ chức lập dự án đầu tư ỉ Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư : trườ ường thuê đầu Đ Thực thủ tục quy định Quy chế Đấu thầu để lựa chọn tư vấn Đ Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu định tư vấn Đ Soạn thảo, tổ chức ký kết, theo dừi thực lý hợp đồng ký kết với tư vấn Đ Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn thẩm định dự án đầu tư nội dung: 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 1, 2, 3, 6, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) ỉ Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư: trườ ường đầu Đ Trực tiếp soạn thảo nội dung : 1, 2, 8, 10, 11, 12, 13, 14 quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 1, 2, 3, 6, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) - Thực thủ tục đầu tư: Soạn thảo văn trỡnh duyệt dự ỏn đầu tư, Gửi hồ sơ dự án văn trỡnh đến cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tham mưu cho Ban Giám đốc việc phân công thực dự án theo vai trũ đươc phê duyệt Quyết định đầu tư v Phịng Cơng nghệ phần mềm (hoặc / HTM, TVH) Phò nghệ phầ (hoặ - Tham gia lập dự án đầu tư ỉ Trong trường hợp thuê tư vấn lập dự án đầu tư : trườ ường thuê đầu Đ Soạn thảo nội dung kỹ thuật hồ sơ mời thầu tư vấn Đ Đầu mối phối hợp cung cấp thông tin cho tư vấn thẩm định dự án đầu tư nội dung: 3, 4, 5, 6, 7, quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 4, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) ỉ Trong trường hợp tự lập dự án đầu tư: trườ ường đầu Đ Trực tiếp soạn thảo nội dung : 3, 4, 5, 6, 7, quy định điều 24, Nghị định 52/1999/NĐ-CP Chính Phủ Quy chế Quản lý đầu tư Xây dựng (nếu Báo cáo nghiên cứu khả thi) 4, quy định mục III, Thông tư 11/2000/TT-BKH Bộ Kế hoạch Đầu tư (nếu Báo cáo đầu tư) - Bảo vệ Báo cáo nghiên cứu khả thi Báo cáo đầu tư (nếu có) 3.2.2.1.3 Thực việc khảo sát, thiết kế, phân tích lập tổng dự toán v Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) Phũ (hoặ /và - Tiến hành cỏc cụng việc khảo sỏt, phõn tích theo hướng dẫn Quy trỡnh liờn quan - Lập Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng - Bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng dự toỏn v Phũng Quản lý dự ỏn Phũ Quả - Lập dự toỏn - Thực cỏc thủ tục trỡnh duyệt Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng dự toỏn - Tham gia bảo vệ Thiết kế kỹ thuật - Thi cụng dự toỏn - Xây dựng kế hoạch chi tiết nhu cầu vốn cho giai đoạn để làm tạm ứng vốn 3.2.2.1.4 Mua sắm thiết bị công nghệ v Phũng Quản lý dự ỏn Phũ Quả - Thực thủ tục quy định Quy chế Đấu thầu để lựa chọn nhà cung cấp - Thiết kế, soạn thảo hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu định nhà cung cấp - Soạn thảo, tổ chức ký kết hợp đồng, theo dừi thực lý hợp đồng ký kết với nhà cung cấp v Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) Phũ (hoặ /và - Xác định nhu cầu thiết bị, công nghệ cần mua sắm - Soạn thảo nội dung yêu cầu đặc tính kỹ thuật thiết bị, công nghệ cần mua sắm hồ sơ mời thầu - Giỏm sỏt quản lý quỏ trỡnh thi cụng xõy lắp; nghiệm thu thiết bị, cụng nghệ v Phũng Tài chớnh kế toỏn Phũ toỏ - Tạm ứng toỏn vốn 3.2.2.1.5 Quyết toán vốn đầu t v Phũng Tài chớnh kế toỏn Phũ toỏ - Quản lý sử dụng nguồn vốn đầu tư từ chuẩn bị đầu tư, thực đầu tư đưa dự án vào khai thác sử dụng - Thực đầy đủ nội dung quy định quản lý tài chớnh - Lập toỏn - Thực cỏc thủ tục trỡnh phờ duyệt toỏn v Phũng CNPM (hoặc /và HTM, TVH) Phũ (hoặ /và - Cung cấp thơng tin hồ sơ phục vụ tốn v Phũng Quản lý dự ỏn Phũ Quả - Cung cấp thông tin hồ sơ phục vụ toỏn Nh vậy, với quy trình tơng đối tổng quát áp dụng cho loại dự án; có nêu rõ nhiệm vụ phịng, phận chức chế phối hợp hoạt động phịng, phận giai đoạn cụ thể Có thể nói với quy trình nh giúp cho việc chuẩn bị, thực quản lý dự án EVN.IT tơng lai mang lại chất lợng hiệu cao Tránh đợc tải hầu hết công việc tất giai đoạn dồn lên vai phòng Quản lý dự án 3.2.2.2 Bổ sung cấu tổ chức quản lý dự ỏn Trong thực tế từ trước tới nay, tiến hành dự án, EVN.IT thường thành lập Tổ công tác, đại đa số có tham gia phũng chức như: Phũng Quản lý dự ỏn, Phũng Tổng hợp, Phũng Tài chớnh kế toỏn Tuy nhiờn cỏc phũng tham gia vào dự ỏn thường thực chức nhiệm vụ thường xuyên nhiều đóng vai trũ thụ động Trong có nhiều cơng việc dự án thuộc lĩnh vực chuyên môn phũng chức như: làm thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, thực thu chi dự án… thỡ lại quản trị dự án (Tổ trưởng, Tổ phó tổ công tác) đảm nhiệm Thực tế làm cho quản trị dự án rơi vào tỡnh trạng quỏ tải nhiều gặp khú khăn dẫn đến làm chậm thủ tục tiến độ dự án Do đó, để khắc phục nhằm tăng cường vai trũ cỏc phũng chức Trung tâm tham gia vào dự án, tác giả xin đề nghị đưa vào biên chế Dự án hai chức danh là: Thư ký dự ỏn Kế toỏn dự ỏn với nhiệm vụ sau: v Thư ký dự ỏn: Là chuyờn viờn phũng Quản lý dự ỏn, tham gia vào dự ỏn với Thư chuyờ viờ phũ Quả nhiệm vụ chớnh bao gồm: nhữ nhiệ - Đầu mối thực trách nhiệm phũng Quản lý dự ỏn Dự ỏn - Tham mưu cho Quản trị dự án việc tuân thủ thủ tục đầu tư, lập kế hoạch, phối hợp tổ chức thực dự án - Lập Nhật ký dự ỏn cung cấp, bỏo cỏo cỏc thụng tin liờn quan đến dự án Tổ chức Hội thảo dự án - Cỏc cụng việc khỏc theo phõn cụng Quản trị dự ỏn v Kế toỏn dự ỏn: Là chuyờn viờn phũng Tài chớnh kế toỏn, tham gia vào dự ỏn toỏ chuyờ viờ phũ toỏ với cỏc nhiệm vụ chớnh bao gồm: nhiệ - Đầu mối thực trách nhiệm phũng Tài chớnh kế toỏn dự ỏn - Tham mưu cho Quản trị dự án việc tuân thủ quy định quản lý tài chớnh, lập kế hoạch tạm ứng vốn toỏn vốn - Thực cỏc nghiệp vụ thu chi dự ỏn - Cỏc cụng việc khỏc theo phõn cụng Quản trị dự ỏn Tỡnh hỡnh thực cụng việc cỏc chuyờn viờn Quản trị dự án đánh giá làm cho lónh đạo Phũng chức đánh giá, xếp loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo kỳ đánh giá 3.2.2.1 Xây dựng thủ tục dự án thủ Có thủ tục dự án thức chỗ cho dự án quan trọng Nếu thủ tục không đợc làm tài liệu khơng tn theo chúng họ khơng biết thủ tục Do cần phải phát triển áp đặt thủ tục tốt, bao qt nhiều chủ đề Ít có lí để viết thủ tục : - Chúng cải thiện trao đổi Mọi ngời tham khảo tới tài liệu để thu đợc thông tin quan trọng cải thiện hiệu họ - Chúng làm tăng suất Bằng việc truy nhập vào thủ tục đợc viết rõ ra, thành viên Tổ cơng tác tham khảo tới thủ tục thích hợp để biết thơng tin phí thời gian tìm hay làm gián đoạn ngời khác Tất nhiên ta tránh việc phát triển thủ tục cho hành động riêng lẻ dự án Các thủ tục cho hành động phản tác dụng dẫn tới việc kiểm soát đáng kiềm chế tính sáng tạo tổ Các thủ tục nên bao quát chủ điểm chất, chủ đề Ngời Quản lý dự án phải xác định chủ đề chất mức độ chi tiết Mỗi thủ tục nên trả lời câu hỏi liên quan tới ai, gì, nào, đâu, nào, cho chủ đề đặc biệt Bên cạnh đó, thủ tục nên có mục sau : - Mục đích - Phạm vi - Nội dung - Chấp thuận ( Chữ ký ngời QLDA) - Phụ lục 3.2.2.4 Xây dựng Hồ sơ lịch sử dự án Hồ sơ lịch sử dự án cung cấp cho thành viên Tổ nhiều thông tin hữu dụng Đây tệp có chứa thơng tin dự án từ lập dự toán trách nhiệm Đặc biệt, hay nhiều tệp đợc trì cho chủ đề chính, bao gồm: - Th từ với cấp quản lý khách hàng - Các nháp tài liệu có ý nghĩa - Các biểu mẫu - Các ghi nhớ - Các biên họp - Các thủ tục - Các báo cáo - Các trách nhiệm - Cập nhật lịch biểu - Các cấu trúc phân việc Các hồ sơ lịch sử dự án đợc trì tốt đa nhiều u điểm: - Thứ nhất, chúng tạo điều kiện tốt cho việc theo dõi dấu vết Bất kì thành viên Tổ cần phải nắm nguyên nhân vấn đề họ xét lại tệp để biết thông tin Điều giúp cho họ xác định nguyên nhân sửa chữa vấn đề - Thứ hai, hồ sơ lịch sử dự án tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm toán Thỉnh thoảng quản lý cấp cao tiến hành kiểm tốn u cầu thơng tin đặc biệt Các Hồ sơ lịch sử dự án phục vụ nh kho chứa tuyệt vời thông tin để đáp ứng cho việc nh - Thứ ba, Hồ sơ lịch sử dự án bảo vệ cho ngời QLDA Nếu điều khơng nh ý muốn họ tạo giấy tờ làm việc có liên quan từ tệp để hỗ trợ cho việc bảo vệ họ - Thứ t, báo cáo đợc làm dễ dàng từ hồ sơ lịch sử dự án Các thành viên truy nhập trực tiếp vào tệp trích thơng tin cần thiết để xây dựng báo cáo - Thứ năm, hồ sơ lịch sử dự án có khả làm ngắn lại đờng cong học tập thành viên Thay để tài liệu bị giấu kín ngăn tủ ngời, giấy tờ làm việc nên đợc cất giữ vị trí trung tâm ngời truy cập tới đợc Mọi ngời không phí thời gian định vị tài liệu - Cuối cùng, hồ sơ lịch sử dự án làm cải thiện trao đổi Mọi ngời tham khảo tới tệp để làm sáng tỏ điều mơ hồ hay để tìm câu trả lời cho câu hỏi ỉ Vấn đề hành chính: Để thu đợc lợi ích việc có hồ sơ lịch sử dự án, cần đề cập tới vấn đề hành quan trọng Thứ xác định thiết lập trì tệp Ngời Quản lý dự án phải bổ nhiệm trơng coi tệp Trách nhiệm ngời nên bao gồm việc thiết lập tệp, bổ sung hay loại bỏ tài liệu quy định ngời có quyền truy nhập Việc xây dựng tệp dễ dàng Ngời trông coi đơn giản dùng tủ cỡ lớn chất vào với cặp tài liệu Mỗi cặp tài liệu có nhãn mơ tả cho nội dung Thứ hai lựa vị trí trung tâm cho tệp Hãy chắn để tệp cho thành viên tổ dễ dàng truy nhập Cách tiếp cận khác dùng chung tệp dới dạng điện tử Một nguồn phục vụ tệp với danh mục đợc định trớc chứa tất hồ sơ lịch sử dự án Các thành viên tổ đợc ban cho quyền truy nhập đọc Phần khác trang chủ mạng LAN Trung tâm, với móc nối tới tài liệu đợc tham chiếu 3.2.2.5 Xây dựng Báo cáo Báo cáo đóng vai trị chủ chốt việc theo dõi điều phối cuối kiểm soát tiến độ dự án Thờng báo cáo đợc dùng để hiển thị thông tin tiến độ so với lịch biểu, ngân sách chất lợng Các báo cáo có nhiều dạng Chúng dới dạng bảng hay đồ hoạ Chúng xuất dới dạng in giấy hay dạng điện tử Bản báo cáo đợc cất giữ dới dạng vật lý điện tử (hay 2) Chỗ thích hợp để cất giữ báo cáo bao gồm tài liệu dự án hồ sơ lịch sử dự án Việc cất giữ tìm kiếm quan trọng để phân tích nguồn gốc vấn đề, rút học kinh nghiệm, hoàn thành số liệu thống kê cung cấp dấu vết kiểm toán 3.2.2.6 Xây dựng Th viện dự án việ Th viện dự án chỗ cất giữ tài liệu dự án để bảo vệ làm cho thành truy nhập đợc cho ngời Th viện dự án nên chứa tất tài liệu có liên quan tới dự án, bao gồm: - Các công bố Trung tâm ( nh sách thủ tục ) - Sách - Bản tin - Hồ sơ lịch sử dự án - Tài liệu dự án - Chính sách thủ tục dự án - Tài liệu kỹ thuật Th viện dự án phục vụ nh kho thông tin trung tâm Mọi ngời phải biết chỗ để tìm thơng tin thay tìm chúng Nó phục vụ nh trung tâm huấn luyện tuyệt vời cho nhân viên tới đọc, giảm bớt đờng cong học tập họ 3.2.2.7 Xây dựng sổ tay dự án Sổ tay dự án tài liệu su tập thông tin hữu dụng mà thành viên tham khảo họ có câu hỏi Sổ tay dự án cung cấp nhiều u điểm Nó cải tiến trao đổi Nếu nhân viên có sổ tay tham khảo cần họ tìm thông tin họ cần Nếu họ cần phải biết tiếp xúc với để xin phê duyệt chẳng hạn, họ tham khảo sổ tay Họ khơng phải thời gian q giá để tìm thơng tin hay thu đợc thơng tin khơng từ Cuốn sổ tay làm giảm xuất hoạt động không sản xuất Rất thờng ngời dành thời gian vào hoạt động mà lại khơng đóng góp cho suất lớn Hoạt động phí hồi thơng thờng tìm thơng tin mà đáng có sẵn Sổ tay dự án giúp khử bỏ hoạt động phí hồi nh việc làm cho thơng tin thành sẵn có Sổ tay làm giảm phạm vi tác động việc ngắt quãng với nhân viên nên có suất Ai cần số điện thoại hay tên khơng phải ngắt qng cá nhân có suất, nh thờng xảy nhân viên làm gián đoạn thành viên tổ dự án dạn dày Sổ tay dự án cung cấp việc chuẩn hố việc chứa thơng tin chung sẵn có cho ngời Tất ngời tham khảo tới thủ tục dùng biểu mẫu thay thực thủ tục khác Cùng với việc chuẩn hố việc kiểm sốt trao đổi ngời QLDA tốt Cuốn sổ tay cho phép đảm bảo thành viên có thơng tin để thực cách hiệu lực hiệu Cuối cùng, sổ tay dự án công cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhân viên việc cung cấp thông tin cần thiết để giúp họ trở thành quen thuộc với dự án Để hữu dụng, sổ tay dự án nên chứa thông tin nhiều chủ điểm, bao gồm: - Tài nguyên sẵn có - Các sơ đồ - Lập kế hoạch dự phòng - Giải với cấp khách hàng - Việc ớc lợng - Các biểu mẫu - Các họp (định kì bất thờng ) - Lịch biểu mạng - Sơ đồ tổ chức - Danh sách số điện thoại - Các phát biểu thủ tục sách - Cơng bố dự án - Các báo cáo - Các chức hỗ trợ dịch vụ - Phát biểu công việc - Các trách nhiệm thành viên tổ - Cấu trúc phân việc - Luồng công việc Tổ chức sổ tay quan trọng nh nội dung Nó khơng nên việc xếp tài liệu mà khơng có trình tự logic Nếu sổ tay tệp linh tinh lớn, ngời gạt sang bên tìm thơng tin khác Sổ tay nên có mục giới thiệu; với bảng mục lục trình bày thông tin cách dùng sổ tay Bảng mục lục chứa tài liệu tham khảo nên đợc tổ chức theo chủ đề Cuốn sổ tay nên có mục chứa thông tin phụ, nh phụ lục, bảng từ mục Xác định nội dung kết cấu logic khía cạnh quan trọng việc xây dựng sổ tay dự án Bên cạnh đó, ta phải đề cập tới số xem xét hành quan trọng Ngời quản lý dự án nên xác định lập kế hoạch tổ chức sổ tay Việc xây dựng sổ tay dự án khơng dễ, đòi hỏi làm việc cần mẫn, thời gian tiền bạc; cần ngời có kĩ tổ chức, biết nghiên cứu viết tốt Ngời QLDA cần xác định cập nhật sổ tay dự án Cuốn sổ tay đợc làm mà không đợc cập nhật nh khơng, cuối bạn có sổ tay vô dụng Cách tốt lựa khơng làm việc nhiệm vụ găng Cuốn sổ tay nên đợc cập nhật sở đặn (hàng tháng hàng quý) Mọi ngời tổ dự án nên có sổ tay để làm tăng tính sẵn có thơng tin Nếu điều khơng thể đợc bạn đa cho nh trởng nhóm hay ngời làm việc hoạt động đờng găng Cách thức giúp làm giảm nhẹ chi phí hành đảm bảo ngời dùng truy nhập vào thơng tin Nhiều ngời quản lý dự án rùng nghĩ tới việc xây dựng sổ tay dự án, cảm thấy địi hỏi q nhiều cơng sức thời gian họ phải Vâng, thời gian công sức dành cho việc xây dựng sổ tay sau tiết kiệm đợc nhiều thời gian cơng sức Các nhân viên khơng phí hồi thời gian q báu việc tìm thông tin Bằng việc tham khảo tới sổ tay này, họ không làm gián đoạn nhân viên có suất cao để hỏi thơng tin dễ dàng đợc trả lời ...CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHƯƠ ƯƠNG LUẬ 1.1 Lý luận dự án quản lý dự án đầu t luậ đầu 1.1.1 Khái niệm dự án quản lý dự án đầu t Khá niệ đầu 1.1.1.1 Khái niệm dự án Khá niệ 1.1.1.1.1... chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án Quản lý dự án theo mơ hình chủ đầu t (chủ dự án) trực tiếp quản lý hình thức tổ chức quản lý dự án khơng địi hỏi cán chuyên trách quản lý dự án phải trực tiếp... 1.1.2.1.2 Quản lý vi mô hoạt động dự án Quản lý dự án tầm vi mơ q trình quản lý hoạt động cụ thể dự án Nó bao gồm nhiều khâu cơng việc nh lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát hoạt động dự án Quản lý dự