Báo cáo thực tập tốt nghiệp LUẬN VĂN Đánh giá cơng tác quản lí văn – đến lập hồ sơ Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp Hồ Chí Minh GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN MỞ ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hoà nhập vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Đồng thời làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đợn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc yều cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lí văn – đến song song với việc quản lí văn cơng tác lập hồ sơ đóng vai trị quan trọng Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng cơng tác Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nhận thức tầm quan trọng cơng tác quản lí văn việc lập hồ sơ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phòng Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp Hồ Chí Minh nói riêng Vì lý mục tiêu em chọn đề tài: “Đánh giá cơng tác quản lí văn – đến lập hồ sơ Ủy ban nhân dân phường 4, quận 6, Tp Hồ Chí Minh” làm báo cáo thực tốt nghiệp Giúp có nhìn sâu cơng tác văn thư Để thực tốt đề tài em sử dụng số phương pháp: Một là, quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận thực tiễn để đánh giá hoạt động quản lí văn – đến Ủy ban nhân dân phường quận Tp.HCM Hai là, dựa vào công văn 425 để làm đối chiếu với tình hình thực tế quan Ba là, dựa vào tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút giải pháp mang tính khả thi Bốn là, sử dụng phương pháp vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin cho đề tài Cuối cùng, sử dụng bảng câu hỏi để tìm hiểu rõ vấn đề Bố cục báo cáo gồm chương: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUẬN 6, TP HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ VẤN CƠNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP HCM Do hạn chế thời gian nên báo cáo tránh khỏi khiếm khuyết Kính mong Q thầy, anh, chị bạn đóng góp ý kiến cho em để báo cáo hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 1.1 Khái quát công tác quản lý giải văn - đến 1.1.1 Khái niệm - Tổ chức quản lý văn bản: Là thực công việc quản lý công văn giấy tờ đảm bảo an tồn tra tìm cách nhanh chóng 1.1.2 Ý nghĩa công tác quản lý văn giải văn - đến - Làm tốt công tác quản lý văn - đến góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác…hạn chế bệnh quan lưu giấy tờ - Giữ gìn tài liệu thơng tin quan để làm sở chứng minh cho hoạt động quan hợp pháp hay khơng hợp pháp 1.2 Giữ gìn bí mật Nhà nước bí mật quan Cơng tác tổ chức quản lý giải văn 1.2.1 Khái niệm văn Văn tất loại văn bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn 1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư quan Tất văn kiểm tra thể thức nội dung trước gửi GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.2.3 Quy trình quản lý văn Sơ đồ quy trình quản lý văn Kiểm tra văn (1) Kiểm tra thể thức hình thức kỹ thuật trình bày Đóng dấu quan Ghi số ngày tháng năm Đăng ký văn (3) Đóng dấu (2) Đóng dấu độ khẩn mật Đăng ký văn sổ Nhân Đăng ký văn máy tính Làm thủ tục chuyển phát theo dõi (4) Lưu văn (5) Làm thủ tục phát hành văn Chuyển phát văn Theo dõi việc chuyển phát văn Bước 1: Kiểm tra văn - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn Nếu phát có sai sót phải kịp thời báo cáo cho người giao trách nhiệm xem xét giải - Ghi số ngày, tháng văn - Nhân bản: Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Bước 2: Đóng dấu Đóng dấu văn quan : Việc đóng dấu thực theo quy định khoản điều 26 Nghị định số 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bước 3: Đăng ký văn - Đăng ký văn sổ: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ) TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) NĂM…………………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số………………đến số………… Từ ngày…………….đến ngày…… Quyển sổ: Nội dung bên sổ gồm: Số, ký Ngày hiệu văn tháng văn trích yếu nội bản (1) (2) Tên loại Nơi nhận Số lượng Nơi lưu Ghi vản văn văn dung văn (3) (4) (5) (6) (7) Hướng dẫn đăng ký (1) Ghi số ký hiệu văn (2) Ghi ngày, tháng vản Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02, 31/12 (3) Tên loại trích yếu nội dung thể vản (4) Ghi tên qua, đơn vị cá nhân nhận văn (5) Ghi số lượng vản phát hành (6) Ghi tên đơn vị cá nhân lưu vản (7) Ghi điều cần thiết khác GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Đăng ký văn máy tính là: Sử dụng phần mềm vào quản lý văn - Thực theo hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý vản quan, tổ chức cung cấp phần mềm Bước 4: Làm thủ tục theo dõi chuyển phát văn  Làm thủ phát hành văn bản:  Lựa chọn phong bì: Bì văn phải làm loại giấy dai bền khó thấm nước, khơng nhìn thấu  Chuyển phát văn  Văn phải chuyển ngày chậm nhắt sáng ngày hôm sau, vào sổ đăng ký phát hành  Theo dõi việc chuyển phát vản bản:  Lập phiếu gửi theo dõi việc chuyển phát văn Nếu phát văn bị thất lạc phải báo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải  Mẫu sổ : Trang bìa trình bày tương tự trang bìa sổ đăng ký vản đi, khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn đi” khơng có dịng chữ “từ số…đến số…”  Phần đăng ký bên : Ngày tháng Số ký hiệu văn Nơi nhận văn (1) (2) (3) Ký nhận Ghi (4) (5) Bước 5: Lưu văn Văn lưu lại văn thư phải có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 1.3 Cơng tác tổ chức giải văn đến 1.3.1 Khái niệm văn đến - Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn đến - Các văn đến phải qua văn thư đăng ký - Trước văn giao giải thơng qua Thủ trưởng quan Chánh văn phịng xem xét - Được tổ chức giải kịp thời 1.3.3 Quy trình quản lý văn đến: Gồm có bước Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình văn đến chuyển giao (2) Giải đôn đốc nhắc nhở văn đến (3) Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Giải văn đến Phân loại sơ bóc bì văn đến Trình văn đến Theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Chuyển giao văn Đăng ký Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Tiếp nhận văn đến: Người làm công tác văn thư tiếp nhận văn chuyển đến nguồn, có trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra số lượng, tình trạng phong bì nơi nhận - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận văn đến phân loại xử lý sau:  Loại khơng bóc bì: Bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan bì đích danh người nhận GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp  Loại cán văn thư bóc bì: Bao gồm tất loại bì cịn lại trừ loại văn có dấu chữ ký hiệu độ mật, chữ “C” in hoa nét đậm khơng đóng dấu mật - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến: Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định quan pháp luật Mẫu dấu “Đến” TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ………… Ngày: …… Lưu hồ sơ số: ……… Đăng ký văn đến sổ TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (nếu có) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày………đến ngày……… Từ số………….đến số………… Quyển số: …… Nội dung bên sổ gồm cột mục sau: Ngày Số Số, ký Ngày Tác giả Tên loại Lưu Đơn Ký Ghi đến đến hiệu tháng văn trích hồ sơ vị nhận yếu số nhận (5) (6) (7) (8) (9) (10) (1) (2) (3) GVHD: Trần Thị Nhàn (4) SVTH: Lê Thị Quyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bước 2: Trình chuyển giao văn đến - Trình văn đến - Chuyển giao văn đến Bước 3: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Giải văn đến: Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chuyển giải kịp thời 1.4 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Văn đến theo dõi Khái quát công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ 1.4.1 Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ là: Tập hợp văn hình thành trình giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo vấn đế, việc theo đặc điểm khác văn bản, đồng thời xếp biên mục theo phương pháp khoa học 1.4.2 Phương pháp lập hồ sơ Phương pháp lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ kê tên hồ sơ mà quan đơn vị lập năm có ghi thời hạn bảo quản tên người lập Nội dung việc lập danh mục hồ sơ - Phân chia đề mục danh mục - Dự kiến tiêu đề hồ sơ - Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ - Dự kiến họ tên người lập hồ sơ GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM 3.1 - Thực trạng công tác quản lý, giải văn - đến UBND phường Khái quát chung công tác văn thư là: Hoạt động để đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan - Trong văn phịng, cơng tác văn thư nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động văn phịng, quan, đơn vị nói chung UBND phường nói riêng Phường có cán văn thư làm nhiệm vụ quản lý văn - đến lập hồ sơ quan Cán có chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo trình giải cơng việc - Cơng văn giấy tờ phương tiện quan trọng chủ yếu để tiến hành tổ chức hoạt động quan Nhà nước, Đảng coi mặt quan đồng thời nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa,… - Thực tốt cơng tác quản lý cơng văn yếu tố có tính định đến hiệu công tác quan Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan công tác quản lý cơng văn, phường có quy định chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải Theo dõi giải công việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ 3.1.1 Thực trạng công tác quản lý giải văn UBND phường - UBND phường đạo, hướng dẫn cán văn phòng thường xuyên cập nhật, theo dõi thực công tác văn thư lưu trữ theo quy định, thường xuyên rà soát, kiểm tra văn đảm bảo quy trình, thể thức trình tự trước ban hành theo Thông tư số 55/2005/TTLT - BNV – VPCP; quy trình xử lý cơng văn đến… Tại đơn vị UBND phường xây dựng ban hành quy chế phân cơng vai trị trách nhiệm cụ thể cá nhân, 01 cán Văn phịng phụ trách cơng tác tổng hợp, phụ trách quản lý tổ 01 cửa phụ trách công tác văn thư lưu trữ (đồng chí Bùi Thị Hồng Nhung tốt nghiệp trung cấp lý luận trị, đại học Luật) GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 21 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quy trình quản lý văn gồm bước sau Kiểm tra văn Đóng dấu Kiểm tra hình thức thể thức kỹ thuật trình bày Đóng dấu quan Ghi số ngày tháng năm Đăng ký văn Đóng dấu độ khẩn mật (nếu có) Đăng ký văn sổ máy tính Nhân Làm thủ tục chuyển phát theo dõi Lưu văn Làm thủ tục phát hành văn Chuyển phát văn Theo dõi việc chuyển phát văn bản Bước 1: Kiểm tra văn - Phần lớn văn UBND cán văn phịng soạn thảo, cịn có số ban ngành, đồn thể phịng ban tự soạn thảo Nhưng trước văn phát hành văn phải tập trung văn thư, để cán văn thư kiểm tra hình thức, thể thức kỷ thuật trình bày…  Ghi số, ngày tháng văn bản:  Ghi số văn bản: - Số văn đánh chi tiết theo tên loại văn  Ghi ngày, tháng, năm văn bản: - Ngày, tháng, năm ghi văn ngày văn người có thẩm quyền ký đóng dấu - Đối với văn có ngày nhỏ 10 có tháng nhỏ 02 phải thêm số “0” trước số GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 22 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Nhưng nhìn chung việc đánh số UBND phường thể thức, số ký hiệu đầy đủ bên cạnh cịn số văn có tháng nhỏ 02 thêm số “0” số văn UBND phường nhiều sai sót thể thức trình bày (Đính kèm phụ lục 1) - Nhân bản: Sau cán văn thư kiểm tra hình thức, thể thức trình bày, có chữ ký người có thẩm quyền, có ý kiến cấp việc nhân số lượng văn cán văn thư photocopy nhân theo số lượng yêu cầu Bước 2: Đóng dấu quan - Khi đóng dấu văn UBND phường cán văn thư kiểm tra số, chữ ký người ký có thẩm quyền hay khơng, dấu đóng thể thức quy định hay chưa, sai sót yêu cầu đơn vị sửa lại làm lại - Việc đóng dấu giáp lai cho văn cịn phụ thuộc vào tính chất văn nội dung để ta đóng dấu giáp lai như: Có số văn đặc biệt quy phạm pháp luật hay bên Địa chính…thì nội dung văn 02 trang trở lên đóng dấu giáp lai, dấu đóng vào khoảng mép phải văn Còn đối văn hành thơng thường khơng cần đóng dấu giáp lai (Đính kèm phụ lục 3) Bước 3: Đăng ký văn - Đăng ký văn việc cập nhật thông tin cần thiết văn như: Số, ký hiệu ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại trích yếu…nhằm làm sở liệu quản lý văn máy tính sổ quản lý văn quan, giúp cho việc quản lý tra tìm văn cách dể dàng, nhanh chóng - Việc đăng ký văn thủ tục thiếu văn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm quản lý số lượng văn năm Thực tế UBND phường chưa có phần mềm quản lý văn việc quản lý văn chủ yếu sổ Hiện UBND Quận triển khai phần mềm quản lý văn bản, UBND phường đề cử đồng chí Bùi Thị Hồng Nhung phụ trách văn thư học, tiếp nhận phần mềm, dự kiến năm 2013 áp dụng phần mềm vào quản lý văn - Văn ban hành ngày cán văn thư đăng ký ngày GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 23 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mẫu sổ: Trang bìa ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2011 Mẫu sổ đăng ký bên UBND phường (Đính kèm phụ lục 4) Ngày Số Nội dung Người vào sổ (1) ( 2) (3) (4) - UBND phường khơng có sổ đăng ký theo dõi cơng văn “khẩn”, “mật” - Từ mẫu sổ trên, ta nhận thấy phần đăng ký nội dung bên sổ thiếu số nội dung so với mẫu sổ học như: Người ký, nơi nhận văn bản, đơn vị người nhận lưu, số lượng Phần đăng ký bên sổ đăng ký văn UBND phường có thêm cột “Người vào sổ” nhằm quản lý văn bản, khơng bị thất lạc văn Ví dụ: Mẫu sổ đăng ký bên sổ UBND phường Ngày Số Nội dung Người vào sổ 04/01/2011 01 Công văn bổ nhiệm ngạch công chức Đỗ Thị Hạ Tuyết Mai 06/01/2011 05 Xác minh nhà đất 178/7 PVC ĐC Bước 4: Chuyển phát theo dõi chuyển phát - Sau đăng ký văn xong làm thủ tục chuyển phát Bì thư UBND phường bì thư có mẫu riêng, có tên quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax Để văn vào GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 24 Báo cáo thực tập tốt nghiệp bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước văn để lựa bì cho phù hợp sau gấp mặt giấy có chữ vào bên nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, trang trọng bí mật - Đối với văn thông thường cán văn thư UBND phường bỏ bì thư cẩn thận, bên ngồi có ghi rõ địa quan cán nhân gửi nhận Mẫu bì: (Đính phụ lục 5) UBND PHƯỜNG ĐC: 152 Đường Phạm Văn Chí, Phường 4, Quận 6, TP HCM ĐT: 0839679524 – Fax: 01409 3582630 Kính gửi: ………………………… …………………………………… Bước 5: Lưu văn - Sau hồn tất bước cán văn thư UBND phường giữ lại lưu văn phịng UBND (Đính kèm phụ lục 6) - Mỗi văn quan làm để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý giữ hai để lưu, sau ban hành lưu lại đơn vị người soạn thảo văn bản, lưu văn thư Bản lưu dùng để làm pháp lý phục vụ cho việc tra tìm cần thiết Các văn lưu văn xếp theo số, ký hiệu - Bên cạnh UBND phường cịn có số văn đi, sau lưu văn cán văn thư khơng đóng dấu văn mà đưa vào lưu, văn khơng có hiệu lực pháp lý, sai (Đính kèm phụ lục 6) - Văn lưu UBND phường xếp theo tên loại văn bản: Mỗi tập văn tương ứng với tên loại cụ thể Văn có số nhỏ, ban hành sớm xếp trước văn có số lớn, ngày ban hành muộn xếp sau GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 25 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.1.2 Thực trạng công tác quản lý giải văn đến UBND phường - Văn đến tất văn từ quan, đơn vị, cá nhân bên gửi đến quan qua nhiều đường khác nhau: Có thể trực tiếp cán họp mang qua đường bưu điện, Fax, mail Văn đến UBND phường cán văn thư thực theo bước quy định văn quy phạm pháp luật: Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình chuyển giao văn đến (2) Giải quyết, đôn đốc, nhắc nhở việc giải văn đến (3) Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Giải văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Chuyển giao văn đến Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Đóng dấu đến, ghi số ngày đến Đăng ký Bước 1: Tiếp nhận văn đến - Hàng ngày, UBND phường thường tiếp nhận loại văn bản, giấy mời họp, đơn thư … quan bên ngoài, đoàn thể cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn quan khác Tất văn thư quan kiểm tra, đóng dấu “đến”, đăng ký, trình lên Chủ tịch xem xét - Trong năm 2010 UBND phường tiếp nhận 3021 văn đến, riêng văn mật 21 văn bản, văn mật UBND phường đạo Cán văn phòng lập sổ quản lý riêng lưu tập hồ sơ riêng theo quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước điều 11 Nghị định 33/2002/NĐ - CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính Phủ GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 26 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Loại văn trả lại nơi gửi: gồm văn khơng thủ tục hành (thiếu dấu, chữ ký…); văn chưa xử lý liên ban, ngành, văn nhàu nát, khó đọc… khơng chức thẩm quyền giải Văn có loại:  Loại không đăng ký: Là tất thư từ riêng, sách báo, tạp chí, tin…  Loại phải đăng ký: Là tất văn gửi đến UBND phường, Văn phịng UBND, văn gửi đích danh lãnh đạo, văn có dấu khẩn, mật, gửi cho đơn vị, tổ chức, đoàn thể quan - Đối với văn khơng đăng ký cán văn thư gửi trực tiếp đến đối tượng ghi phong bì Bóc bì khơng làm rách văn bên trong, số, ký hiệu Nếu trường hợp bóc bì văn xong, thấy tài liệu kèm văn bản, quên đóng dấu quan gửi phải báo cho lãnh đạo biết để có cách xử lý - Ngoài đơn, thư khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền giải quan cán tiếp nhận, xử lý đơn theo quy chế tiếp dân  Đóng dấu “đến”, ghi số, ngày đến Tất văn đến quan tập trung đăng ký văn thư, đóng dấu “đến” ghi số đến ngày đến Mẫu dấu “đến” UBND phường (Đính kèm phụ lục 6) UBND PHƯỜNG - Q6 ĐẾN Số: ………… Ngày: ……… Chuyển: …… Lưu hồ sơ: ……………… - Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “đến” - Dấu đến đóng rõ ràng vào khoảng giấy trống số, ký hiệu văn có tên loại (Đính kèm phụ lục 7) - Đối với văn cơng văn việc đóng dấu “ đến” đóng dấu phần trích yếu nội dung (Đính kèm phụ lục 8) GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 27 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Mẫu số đăng ký văn đến (Đính kèm phụ lục 9) ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG SỔ QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN NĂM… Phần đăng ký bên sổ UBND phường: (Đính kèm phụ lục 10) STT Ngày đến 01 07 Số văn 29/12/2009 2561/HĐ LS 04/01/2010 189/KH Nơi gửi Sở TC Q6 Loại Nội dung văn CV Về nhân sự, TTHTCĐ KH Kế hoạch tăng cường PCCC Chuyển đến Ngày xử lý Vân, Thanh CA - XDKH VPBC So với mẫu sổ học cở UBND làm theo thể thức có thêm cột “ngày xử lý” cập nhật Bước 2: Trình chuyển giao văn - Sau tiếp nhận văn bản, bóc bì, cán văn thư trình cho P Chủ tịch quan có ý kiến xem xét Sau có ý kiến phân phối ghi vào mục “chuyển” dấu “ đến” xác định thời hạn giải (Đính kèm phụ lục 11) - Đóng dấu văn xong chuyển sang photocopy nhân số lượng theo yêu cầu - Văn phòng UBND phường nhận văn tham mưu cho Chủ tịch, chuyển cho phịng có liên quan xử lý Ví dụ: Cơng văn đến có nội dung việc kế hoạch “Tổ chức Hội nghị phổ biến chủ trương Đảng, Nhà nước phòng chống an ninh cho Chủ tịch Hội đồng quản trị” chuyển đến Phó chủ tịch văn hóa xã hội (Đính kèm phụ lục 12) GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 28 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bước 3: Giải theo dõi văn đến - Khi nhân văn đến, cá nhân, ban ngành có liên quan phải có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn mà Chủ tịch quan quy định, phong bì có đề “ khẩn” ưu tiên bóc trước, đăng ký, cho số đến chuyển lãnh đạo giải trước (Đính kèm phụ lục 13) - Hàng ngày cán văn thư phường tiếp nhận số văn đến, bên ngồi phong bì có đóng dấu chữ “C” in hoa văn mật, khơng bóc bì mà chuyển đến cho Chủ tịch quan giải (Đính kèm phục lục 14) - Tất văn đến ấn định thời gian xử lý nên theo dõi nhắc nhở giải văn cho thời hạn quy định Thực tế UBND phường cán văn thư lập sổ quản lý văn đến có thêm cột “ngày xử lý” để dể dàng việc theo dõi giải văn đến - Tất văn đến UBND phường cán văn thư đăng ký máy tính sổ quản lý văn đến 3.2 - Thực trạng công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ UBND phường Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Đối với UBND phường công tác lập hồ sơ hành không thực đầy đủ theo Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, thiếu nguồn nhân lực - Việc quản lý hồ sơ UBND phường thực đơn giản cách lập sổ quản lý văn Vì việc lưu trữ tài liệu loại văn khác khó khăn khó kiểm sốt - Hiện nay, UBND phường có 01 kho lưu trữ dành cho tất loại văn bản, giấy tờ, với diện tích khoảng 40m2 trang bị bình chữa cháy, nhiệt độ ánh sáng đảm bảo phù hợp thông thống - Ngồi cịn có 03 kho lưu trữ dành riêng cho lĩnh vực quan trọng nhà đất, tư pháp, văn phòng GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 29 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.3 Nhận xét: Công tác văn thư UBND phường đạt thành tích tốt, bên cạnh cịn nhiều điểm yếu cần khắc phục, để công tác văn thư quan đạt kết tốt  Ưu điểm - UBND phường quan tâm trọng đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác văn phòng như: - Trang thiết bị phải đầy đủ loại máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy Fax …để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ - Nhìn chung trang thiết bị tương đối đầy đủ để đảm bảo thực tốt cơng việc - Ngồi cịn có tủ đựng hồ sơ văn phịng phẩm thiết yếu: cặp ba dây, sổ sách, kẹp giấy… - Đặc biệt, trọng việc nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán quan cán làm cơng tác văn thư nói riêng - Thực chủ trương rà soát lại văn ban hành có tác dụng tích cực, giúp loại bớt văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành… - Công tác văn thư tiến hành bước đồng nhịp nhàng, nhận, chuyển giao văn – đến thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phịng hồn thành nhiệm vụ giao đảm bảo quy định công tác công văn giấy tờ - Công tác văn thư lãnh đạo quan tâm trọng trang bị trang thiết bị hàng năm cử cán học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư Chính nhờ quan tâm lãnh đạo UBND phường nên cơng tác văn thư bước hồn thiện  Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt cơng tác văn thư cịn gặp số hạn chế sau: - Hiện UBND phường chưa có phần mềm quản lý văn bản, việc quản lý văn thủ công dẫn đến tình trạng tìm kiếm văn cịn chậm GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 30 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Việc quản lý công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban thực chưa tốt Do văn nằm rải rác phịng ban nghiệp vụ cần tìm khơng có nhiều thời gian Riêng phận cán văn thư chưa lập hồ sơ nên việc quản lý công văn, giấy tờ quan cịn gặp nhiều khó khăn Cơng tác lập hồ sơ phịng, ban chưa thực theo quy chế ban hành (Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư) - Trong việc lưu trữ cơng văn giấy tờ cán lưu trữ xếp chưa khoa học, không phân loại nên tìm kiếm, phục vụ cho việc khai thác hồ sơ tài liệu nhiều thời gian - Sổ đăng ký văn - đến đăng ký theo nhiệm kỳ nên khó khăn việc tra tìm văn - Bên cạnh có nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều tồn đọng từ năm trước Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chưa thực đồng  Nguyên nhân hạn chế  Nhân lực - Thiếu nhân lực cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ - Ngồi ra, cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán công chức chưa đạt yêu cầu - Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cán cơng chức cịn yếu - Nhận thức công tác văn thư chưa với thực tế số cán quan  Cơ sở vật chất - Kinh phí chỉnh lý tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ hạn hẹp - Do UBND phường có diện tích cịn nhỏ so với nhu cầu cơng việc, sở vật chất cịn hạn chế GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3.4 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý, giải văn - đến lập hồ sơ UBND phường 3.4.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý giải văn - đến UBND phường Để hướng tới xây dựng UBND đại, theo kịp chủ trương cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, qua q trình tìm hiểu cơng tác văn thư - lưu trữ UBND phường 4, ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp nguồn thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho lãnh đạo, cán chuyên môn Để giải số vấn đề tồn tại: Sau số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn đến UBND phường 4, Quận 6, TP Hồ Chí Minh đợt thực tập  Cơ sở vật chất, sở hạ tầng, trang thiết bị - Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác quản lý giải văn việc đầu tư sở vật chất cần thiết - Ngoài việc trang bị máy loại máy, kính mong UBND phường thời gian tới tăng thêm máy vi tính, tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ - Nên trang bị phần mềm quản lý văn vào quan, giúp cho việc quản lý giải văn nhanh chóng, kịp thời - UBND phường thường tiếp nhận lượng văn lớn hệ thống phịng kho lưu trữ cần trang bị thêm phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy hút ẩm, giá, hộp, kệ, bìa đựng hồ sơ tài liệu, để tài liệu bảo quản lâu dài … Thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ, thực nghiêm chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu  Tuyên truyền, nâng cao nhận thức cán bộ, CNV - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp thủ trưởng quan, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn nhân viên văn thư, lưu trữ nhận thức đầy đủ vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ để thực quy định Nhà nước - Triển khai văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn văn khác có liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ: Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, công văn 425/VTLTNN – GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp NVTW ngày 18 tháng năm 2005 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi- đến nhằm cho người hiểu vai trò văn thư - Thường xuyên phổ biến cập nhật hoá quy định Nhà nước công tác công văn giấy tờ kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ cơng tác văn phịng cho cán nhân viên văn phịng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực cao cơng việc  Nhân - Nhân vấn đề quan trọng, văn thư cán Nội vụ kiêm nhiệm tiếp nhận khối cơng việc lớn Vì UBND phường nên bố trí thêm nhân việ phụ trách công tác văn thư để tránh tình trạng cơng việc bị tồn đọng - Cán văn thư chưa đào tạo chuyên ngành nên việc thực chun mơn gặp khó khăn Vì UBND thường xuyên mở lớp tập huấn, cử cán học nâng cao trình độ chun mơn văn thư - Khuyến khích cán cơng chức tự học nâng cao trình độ, lực - Có chế độ phụ cấp trách nhiệm cho cán văn thư, lưu trữ  Ứng dụng CNTT quản lý văn - Trong thời điểm nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư cần thiết, khâu nghiệp công tác văn thư nhờ vào trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế nạn quan lưu giấy tờ - Để đáp ứng yêu cầu trước hết UBND phường cần trang bị phần mềm quản lý văn bản, riêng với cán văn thư phải đào tạo sử dụng thành thạo phần mềm công tác quản lý văn 3.4.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ UBND phường - Chủ tịch quan, cần tổ chức có trách nhiệm đạo cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, thuộc phạm vi quản lý - Cuối năm, cán văn thư phải đơn đốc phịng chức lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong hết hạn lưu giữ phòng vào lưu trữ quan GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 33 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Cần trang bị thêm cho phịng văn thư máy tính để việc đăng ký văn máy, phục vụ cho cơng tác tra tìm lưu giữ văn - Về cơng tác văn thư: Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu cao Các đơn vị phòng ban chức đưa mục lục hồ sơ đơn vị để dựa vào cán văn thư lập danh mục hồ sơ cho cho quan Công văn tài liệu tuyệt mật, tối mật lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định - Cán văn thư cần trọng thực nhiệm vụ để cơng tác văn thư quan đạt kết cao - Hiện phịng văn thư qua tìm hiểu tơi, nhận thấy nhân viên văn thư cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc Ngồi cơng việc nhận cơng văn đến, photocopy tài liệu đảm nhận việc mua sắm văn phòng phẩm cho văn phòng cho phịng ban khác Vì nên bố trí thêm người phân bổ công việc cho nhân viên khác - Thực nghiêm túc quy chế công tác công văn giấy tờ lưu trữ Bố trí thêm cán có trình độ chun mơn vào phận Để cập nhật hoá hồ sơ vào hệ thống máy tính địi hỏi phải có nhân viên giỏi lĩnh vực máy tính GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Cơng tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước nói chung UBND phường nói riêng Qua tuần (từ ngày 09/4/2012 đến ngày 02/6/2012) UBND phường 4, Quận 6, TP Hồ Chí Minh khoảng thời gian không dài đủ để em, sinh viên ngồi ghế nhà trường dìu dắt, dạy dỗ thầy cô đặc biệt tạo điều kiện để em với sinh viên khác vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ chuyên ngành chọn Qua thời gian thực tập UBND phường 4, em quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phịng với nhiệt tình cơng việc.Em học hỏi nhiều điều, vào thực tế tìm hiểu sâu chuyên ngành đặc biệt đề tài mà em chọn Qua trình thực tập giúp em trưởng thành nhiều, vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khơng phải khó khơng đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn cho phù hợp với cơng việc Trong q trình thực tập, khơng tránh tránh khỏi sai sót, em có gặp phải sai sót trình làm việc, em cán quan tâm, bảo tận tình để em biết lỗi mắc phải để sửa sai.Và thử thách đầu tiên, va chạm công việc bước vào thực tế Em tin rằng, lần mắc lỗi làm cho thân trưởng thành vững bước tự tin công việc Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn tới quý thầy cô trang bị cho em vốn kiến thức đầy đủ để giúp cho q trình thực tế khơng ngỡ ngàng tự tin với kiến thức trang bị trường Và em xin gửi lời cảm ơn tới tất cán UBND phường giúp đỡ, bảo ban em trình thực tập quan./ GVHD: Trần Thị Nhàn SVTH: Lê Thị Quyên 35 ... phường 4, Quận 6, Tp HCM Tên quan: Ủy ban nhân dân phường 4, Quận 6, Tp Hồ Chí Minh Địa chỉ: 152 Phạm Văn Chí, phường 4, Quận 6, Tp Hồ Chí Minh UBND phường 4, Quận 6, Tp Hồ Chí Minh thành lập theo... GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI UBND PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP.HCM 3.1 - Thực trạng công tác quản lý, giải văn - đến UBND phường Khái quát chung công tác văn thư là:... VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG QUẬN 6, TP HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG, GIẢI PHÁP VỀ VẤN CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI - ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG 4, QUẬN 6, TP HCM Do hạn chế thời