PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP THEO PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ. A. KHÁI QUÁT CHỨNG TỪ THANH TOÁN. 1. Khái niệm chứng từ: Chứng từ là những văn bản chính thức hoặc được coi là chính thức chứa đựng các chi tiết, các thông tin cần thiết cho việc chứng minh thông báo các sự kiện hoặc cho việc lập những giấy tờ, văn bản khác. 2. Hệ thống chứng từ: 2.1. Chứng từ hàng hoá: Chứng từ hàng hóa là các loại chứng từ thể hiện những chi tiết riêng biệt về mặt: số lượng, chất lượng, giá trị, bao bì, của một lô hàng, nó có thể do người bán lập và/hoặc được xác thực của một bên thứ 3. 2.2. Chứng từ xác minh bản chất hàng hoá: Những chứng từ xác minh bản chất hàng hóa là những chứng từ do doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hoặc do một tổ chức quản lý chất lượng hàng hóa (như cơ quan kiểm nghiệm phẩm chất hàng xuất khẩu, cơ quan giám định, cơ quản kiểm dịch ), hoặc do người bán cấp để xác định về số lượng, trọng lượng, phẩm chất hoặc thuộc tính vô trùng của hàng hóa 2.3. Chứng từ vận tải : Chứng từ vận tải là những chứng từ do người chuyên chở, người bốc dỡ hoặc đại diện của họ cấp. Trong đó người ta xác định tình trạng hàng hóa không phải với tư cách là đối tượng mua bán, mà với tư cách là đối tượng chuyên chở và bốc dỡ đồng thời người ta chứng minh hoặc xác định rõ trách nhiệm về hàng hóa, về việc bốc dỡ hay về việc chuyên chở trong quan hệ giữa một bên là người chuyên chở, bốc dỡ với một bên là người chủ hàng (tức là người gửi hàng) và người vận tải. Điều này nhằm xác nhận với người bán rằng mình đã nhận hàng để chuyên chở và kể từ khi cung cấp chứng từ, thì người vận tải phải chịu mọi trách nhiệm về vận chuyển hàng hóa. 2.4. Chứng từ kho hàng : Chứng từ kho hàng là các giấy tờ do cơ sở kho hàng cung cấp cho người chủ hàng (nếu hàng hóa phải lưu kho là của người chủ hàng trước khi hàng hóa được xuất khẩu). 2.5. Chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp để xác nhận về việc hàng hóa đã được bảo hiểm hoặc tình trạng tổn thất của hàng hóa đã được bảo hiểm. Như vậy, các chứng từ bảo hiểm được lập với mục đích hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và các chứng từ khác được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức BH với người được BH. Chứng từ BH thường được sử dụng là đơn BH (do người mua BH ký) và giấy chứng nhận BH. 2.6. Chứng từ làm thủ tục hải quan: Để góp phần tăng cường quản lý ngoại thương, nhà nước qui định một số thủ tục hành chính - kinh tế buộc những đơn vị kinh doanh XNK phải thực hiện khi họ muốn ký kết hợp đồng ngoại thương hoặc khi họ muốn chuyên chở hàng hóa ra vào nước ta qua biên giới quốc gia. Trong số các thủ tục đó, các thủ tục có ý nghĩa bắt buộc, có tính chất chặt chẽ nhất trong khi thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương là: chế độ cấp giấy phép XNK hàng hóa, chế độ hải quan, chế độ kiểm dịch. Đáp ứng yêu cầu này, đơn vị kinh doanh XNK phải xin cấp giấy phép XNK hàng hóa. Thực hiện thủ tục của chế độ hải quan, đơn vị kinh doanh phải lập và xuất trình cho hải quan, khi giởi hàng hoặc nhận hàng ở cửa khẩu (ga biên giới, cảng, sân bay hoặc bưu điện), các chứng từ, tờ khai hàng xuất khẩu (hoặc nhập khẩu). Thực hiện thủ tục chế độ kiểm dịch, khi gởi hoặc nhận hàng ở cửa khẩu, hay ở ga đến, đơn vị kinh doanh phải xuất trình cho nhà chức trách những chứng từ: giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật, giấy phép kiểm dịch thực vật (hoặc động vật) nhập khẩu. 3. Khái niệm chứng từ thanh toán trong kinh doanh ngoại thương: Chứng từ thanh toán trong ngoại thương là chứng từ người xuất khẩu lập ra để được thanh toán. Chứng từ thanh toán gồm các chứng từ hàng hoá + Hối phiếu. B. PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN L/C VÀ QUY ĐỊNH CHỨNG TỪ THANH TOÁN TRONG XK. I. Phương thức tín dụng chứng từ: 1. Khái niệm: Theo UCP, phương thức tín dụng chứng từ là bất cứ một thoả thuận nào và dù được mô tả như thế nào, mà theo đó một ngân hàng (Ngân hàng mở - The Issuing bank) hành động theo yêu cầu và chỉ thị của một khách hàng (người yêu cầu - The applicant for credit) tiến hành việc trả tiền cho một người thứ ba (Người hưởng lợi - Benificiary) hoặc thay mặt chính mình: Ngân hàng thông báo L/C (Advising bank) Ngân hàng phát hành L/C (Issuing bank) Người xuất khẩu (Beneficiary) Người nhập khẩu (Applicant) (2) (1) (3) (5) (8) (4) (9) (10) (6) (7) + Phải tiến hành việc trả tiền cho một người thứ ba (Người hưởng lợi - Beneficiary) hoặc theo lệnh của người này, hoặc phải chấp nhận và trả tiền những hối phiếu do người hưởng lợi ký phát, hoặc + Ủy nhiệm cho ngân hàng khác thực hiện việc trả tiền đó, hoặc chấp nhận và trả tiền những hối phiếu đó, hoặc + Ủy nhiệm cho ngân hàng khác chiết khấu khi các chứng từ quy đinh được xuất trình cho thấy các điều kiện của tín dụng được thực hiện đúng. 2. Khái quát qui trình nghiệp vụ: 2.1. Sơ đồ: 2.2. Giải thích sơ đồ: (1) Người nhập khẩu làm đơn và làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu ngân hàng mở L/C cho người xuất khẩu hưởng lợi. (2) Ngân hàng mở sau khi kiểm tra đơn, kiểm tra thủ tục, căn cứ vào đơn tiến hành mở L/C và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo và chuyển cho người xuất khẩu nội dung L/C. (3) Khi nhận được L/C, ngân hàng sẽ thông báo và chuyển cho người XK toàn bộ nội dung L/C đó. (4) Người xuất khẩu sau khi kiểm tra kỹ nội dung của L/C, nếu cần thiết có thể đề nghị người NK tiến hành thủ tục tu chỉnh L/C, cho đến khi chấp nhận toàn bộ nội dung của L/C thì tiến hành giao hàng theo L/C đó. (5) Sau khi hoàn thành việc giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C xuất trình lên ngân hàng thông báo để ngân hàng này chuyển chứng từ sang cho ngân hàng mở L/C. (6) Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ cho ngân hàng mở để ngân hàng này kiểm tra chứng từ và thực hiện nghĩa vụ đã cam kết với người hưởng lợi trong L/C. (7) Ngân hàng mở kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với L/C thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu (At sight L/C) hoặc chấp nhận hối phiếu và trả tiền khi đáo hạn (Usance L/C). Nếu chứng từ không phù hợp có thể từ chối không thanh toán. (8) Ngân hàng thông báo chuyển tiền hoặc hối phiếu được chấp nhận hoặc thông báo về tình trạng chứng từ cho người hưởng lợi. (9) Ngân hàng mở chuyển giao bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu yêu cầu người nhập khẩu thanh toán hoặc nhận nợ. (10) Người nhập khẩu kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn trả tiền cho ngân hàng mở, hoặc chấp nhận nợ và được lấy chứng từ hàng hoá để nhận hàng. Nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền. 3. Qui định về chứng từ thanh toán: 3.1. Trong L/C: Thư tín dụng là một văn bản do ngân hàng mở thiết lập theo yêu cầu của người nhập khẩu (người xin mở L/C) cam kết trả tiền cho người xuất khẩu (người hưởng lợi) một số tiền nhất định, trong một thời gian nhất định với điều kiện người này phải thực hiện đúng những điều khoản quy định trong L/C đó. Thư tín dụng là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức tín dụng chứng từ, không có L/C người xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương thức này không được hình thành. Trong L/C, người nhập khẩu thông qua ngân hàng mở đưa ra những quy định cụ thể về bộ chứng từ trên từng khía cạnh chẳng hạn như số loại chứng từ phải xuất trình, số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại (thông thường lập 3 bản), nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại, thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ, quy định cách thức trả tiền Qua đó, người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ lưỡng từng quy định đó để tránh trường hợp sai sót dẫn đến không được thanh toán. 3.2. Trong hợp đồng: Hợp đồng được xem như lời cam kết hay một sự thoả thuận có tính pháp lý giữa hai bên trong đó có các khoản mục qui định trách nhiệm và quyền lợi của các bên. Trong kinh doanh xuất nhập khẩu, khi có tranh chấp xảy ra thì hợp đồng được xem như một văn bản có tính pháp lý cao góp phần vào việc giải quyết tranh chấp giữa các bên. Hợp đồng trong xuất khẩu cũng qui định rõ hình thức thanh toán và bộ chứng từ cần thiết mà người xuất khẩu phải xuất trình để được thanh toán sau khi giao hàng. 3.3. Trong ISBP 681: ISBP (International Standard Banking Practice for the examination of documents under documentary credits - Tập quán Ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong thanh toán tín dụng chứng từ). ISBP qui định những qui tắc kiểm tra chứng từ thanh toán. Trong trường hợp tranh chấp về bộ chứng từ xảy ra mà các qui định và khoản mục trong UCP600 không đủ căn cứ để làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bên thì ISBP 681 là chìa khoá giúp ngân hàng giải quyết tranh chấp đó. 3.4. Trong UCP 600: UCP là bộ quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu, vừa được Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) hoàn tất. Trong đó quy định quyền hạn trách nhiệm của các bên liên quan trong giao dịch tín dụng chứng từ. UCP 600 là bản sửa đổi lần thứ sáu của ICC. Điểm mới của UCP 600 lần này là quy định cụ thể và chi tiết nghĩa vụ, trách nhiệm của các ngân hàng tham gia thanh toán và trách nhiệm của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu; quy định chi tiết các mức phí áp dụng chung trên toàn thế giới đối với từng loại giao dịch, giúp hoạt động xuất nhập khẩu thuận tiện hơn; thời gian kiểm tra chứng từ chỉ mất 5 ngày làm việc thay vì 7 ngày như trước. UCP 600 được bố cục lại với 39 điều khoản (so với 49 điều khoản của UCP 500), trong đó bổ sung nhiều định nghĩa và giải thích thuật ngữ mới để làm rõ nghĩa của các thuật ngữ còn gây tranh cãi trong bản UCP 500. Trong đó các mục từ qui định cụ thể và rõ ràng về chứng từ thanh toán trong UCP 600, làm căn cứ giúp doanh nghiệp và ngân hàng giải quyết tranh chấp trong công tác thanh toán bằng L/C. II. QUI TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ. 1. Lập hoá đơn thương mại: 1.1. Khái niệm: Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của của các chứng từ hàng hóa cũng như trong khâu thanh toán. Hóa đơn thương mại do người bán lập và xuất trình cho người mua sau khi đã gửi hàng. Đó là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. 1.2. Tác dụng của hoá đơn thương mại: 1.2.1. Đối với người bán: Hóa đơn thương mại là chứng từ xác nhận số lượng, trị giá hàng hoá dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, nó là cơ sở để người bán lập chứng từ tài chính (hối phiếu, lệnh nhờ thu ) để đòi tiền người mua. 1.2.2. Đối với người mua: Hoá đơn thương mại là cơ sở để người mua kiểm tra việc giao hàng của người bán có phù hợp với quy định trong hợp đồng, kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu có phù hợp với trị giá hàng hoá hay không. Đồng thời người mua cũng dựa vào số lượng và trị giá ghi trên hoá đơn để làm cơ sở khai báo với hải quan, tính thuế xuất - nhập khẩu và đồng thời cung cấp những thông tin chi tiết hàng hoá cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu theo dõi việc thực hiện hợp đồng. Đối với các tổ chức tài chính, trong quan hệ tín dụng, hoá đơn thương mại cùng với chứng từ vận tải được sử dụng để cầm cố khi vay vốn. Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng, là trọng tâm của bộ chứng từ thanh toán và là chứng từ không thể thiếu được trong bộ chứng từ. Đa số các chứng từ khác được thành lập dựa vào hoá đơn thương mại. 1.2.3. Đối với cơ quan hữu quan: Cơ quan Hải quan sử dụng hoá đơn thương mại để kiểm tra đối chiếu giữa số lượng hàng thực tế và hợp đồng để áp dụng thuế suất và tính thuế xuất - nhập khẩu. 1.2.4. Đối với toà án hay trọng tài kinh tế: Sử dụng hoá đơn để kiểm tra, đối chiếu xác định tính hợp lệ, hợp pháp của quan hệ thương mại. 1.3. Nội dung trong hoá đơn thương mại: Hoá đơn thương mại thường bao gồm các yếu tố sau: - Ngày tháng lập hoá đơn. - Tên và địa chỉ người bán. - Số hợp đồng thương mại và tín dụng thư tham chiếu. - Hàng hoá: tên hàng, số lượng, trọng lượng, khối lượng, đơn giá, tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), quy cách phẩm chất, bao bì, ký hiệu mã hiệu, (chú ý: giá cả phải rõ là FOB, CIF hoặc CFR). - Số hợp đồng thương mại, ngày tháng của hợp đồng thương mại. - Ngày gửi hàng, phương tiện vận chuyển - Nơi hàng đi. - Nơi hàng đến. - Tên và chữ ký của người đại diện bên bán. 1.4. Một số điểm lưu ý khi lập hoá đơn thương mại: *Nếu thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ thì việc lập hoá đơn thương mại cần chú ý mấy điểm sau: - Người lập hoá đơn thương mại (người ký tên trong hoá đơn thương mại) phải là người hưởng lợi đã được ghi rõ trong hợp đồng thương mại và L/C. - Hoá đơn phải được lập cho người mua tức là người mở L/C và đúng với tên ghi trong hợp đồng, tránh trường hợp tên người mua và người bán trong L/C không khớp với tên ghi trong hợp đồng. - Số bản hoá đơn phải được lập theo yêu cầu của L/C. - Mô tả hàng hoá trong hoá đơn phải giống như trong L/C quy định như: về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách chủng loại Ví dụ như mã ký hiệu hàng hoá không phù hợp với L/C trong hóa đơn ghi: Marked PSV 100 nhưng trong L/C ghi Maker PSV 100 thì ngân hàng có quyền từ chối thanh toán vì chứng từ không phù hợp. - Giá trị của hoá đơn không được vượt quá giá trị của L/C và mức dung sai cho phép. - Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những ghi chú khác thì những chi tiết này phải ghi trong hoá đơn. 1.5. Các loại hoá đơn khác: Thực tế trong thanh toán quốc tế ngoài hoá đơn thương mại tuỳ theo mục đích sử dụng trong từng trường hợp cụ thể còn có các loại hoá đơn sau: [...]... tác quản lý + Đào tạo cán bộ công nhân kỹ thuật dạy nghề may đảm bảo chất lượng đào tạo + Sản xuất kinh doanh có lãi và từng bước cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên + Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước * Nhiệm vụ: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tìm kiếm thị trường xuất khẩu trực tiếp, gián tiếp đáp ứng nhu cầu thị trường trong hiện tại và tương lai - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ quản lý. .. từng bước tổ chức hoạt động theo mô hình của công ty dịch vụ thương mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung kinh doanh chính Công ty cũng đã củng cố và thành lập một số cửa hàng kinh doanh trang thiết bị giới thiệu sản phẩm dệt may, phát triển cơ sở hạ tầng Đối với ngành may mặc là hoạt động sản xuất kinh doanh chính, Công ty không ngừng mở rộng thị trường, đến nay công ty SX-... 28/01/2002 của Bộ Công nghiệp với nhiệm vụ chính là gia công may mặc hàng xuất khẩu tại thị trường miền Trung Trong thời gian đầu Vinatex có tên gọi liên hiệp SX –XNK dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng được thành lập vào ngày 01/07/1997 với một xưởng thêu tự động, một xưởng may gồm 350 công nhân và một cửa hàng cung ứng phụ tùng, thiết bị ngành may Với nền tảng ban đầu này góp phần thúc đẩy sự phát triển và hồi... tâm kinh doanh thiết bị dệt may - điện, điện lạnh + Trung tâm thương mại dệt may * Ngành nghề sản xuất của Vinatex Đà Nẵng - Gia công xuất khẩu ngành dệt may - Sản xuất kinh doanh hàng thủ công mỹ nghệ, hàng thêu đan, hàng áo len tơ tằm - Kinh doanh xuất nhập khẩu: Nguyên liệu hàng hải sản, hàng thủ công mỹ nghệ thực phẩm, ô tô, xe máy, máy điều hoà không khí, các mặt hàng tiêu dùng khác - Sản xuất và. .. kiện hàng để làm cơ sở cho người nhận hàng kiểm tra và đối chiếu với hàng hoá thực tế trong từng kiện - Một bản được tập hợp lại của các phiếu đóng gói thành một bộ đầy đủ và được để trong kiện hàng thứ nhất - Một bản được tập hợp lại các phiếu đóng gói thành một bộ đầy đủ được gửi kèm với hoá đơn thương mại trong bộ chứng từ thanh toán để xuất trình với ngân hàng 4.3.8 Giấy chứng nhận của người hưởng... tiền hối phiếu  Người ký phát hối phiếu  Số và ngày tháng của hợp đồng thương mại  Số hiệu và ngày mở L/C PHẦN II: TÌNH HÌNH KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỰC TRẠNG QUI TRÌNH THU THẬP VÀ LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG DỆT MAY XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY VINATEX ĐÀ NẴNG A KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÔNG TY Tên doanh nghiệp : Công ty CP Sản xuất và XNK Dệt may Đà Nẵng Tên giao giao dịch :... Trên đà phát triển mạnh mẽ và cũng cố vị thế tại khu vực miền trung, ngày 28/01/2002 Bộ Công nghiệp quyết định sát nhập chi nhánh Tổng Công ty dệt may Việt Nam tại Đà Nẵng và Công ty Thanh Sơn và lấy tên gọi là Công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng (Đơn vị hạch toán độc lập) cho tới ngày hôm nay - Tên giao dịch đối nội: Công ty SX- XNK Dệt may Đà Nẵng - Tên giao dịch đối ngoại: Da Nang... chuyển lập và cấp cho người gởi hàng (người bán) là căn cứ pháp lý để giải quyết mối quan hệ giữa người vận chuyển, người gửi hàng và người nhận hàng 2.2.1.2 Tác dụng: Vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng tàu biển giữa một bên là người vận chuyển và một bên là người gửi hàng, qua đó xác định trách nhiệm pháp lý của người chuyên chở, đối với khối lượng và tình trạng... ban đầu Công ty không ngừng phát triển về cơ sở vật chất kỹ thuật và đến ngày 25/9/1995 theo Quyết định số 100/QĐ/TCLD của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Dệt may Việt Nam đã tiến hành sát nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng và lấy tên là Tổng Công ty Dệt may Việt nam tại Đà Nẵng Đến năm 2002, theo quyết định số 299/QĐ – TCCB ngày 28/1/2002 của Bộ trưởng bộ công nghiệp và theo thông báo số 392/TC – KT... Cùng với đường lối của Đảng và Nhà nước sẽ tạo điều kiện cho hàng dệt may Việt Nam thậm chí thị trường thế giới, góp phần tạo công ăn việc làm cho lao động Hiện nay công ty trực tiếp ký hợp đồng với nước ngoài như Mỹ, Nhật, Đài Loan, các nước Asean 3 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty: * Chức năng: - Tiến hành sản xuất kinh doanh các sản phẩm may mặc để đáp ứng các nhu cầu khác nhau trong và . chất hàng hóa là những chứng từ do doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hoặc do một tổ chức quản lý chất lượng hàng hóa (như cơ quan kiểm nghiệm phẩm chất hàng xuất khẩu, cơ quan giám định, cơ quản kiểm. kiểm tra đối chiếu giữa số lượng hàng thực tế và hợp đồng để áp dụng thuế suất và tính thuế xuất - nhập khẩu. 1.2.4. Đối với toà án hay trọng tài kinh tế: Sử dụng hoá đơn để kiểm tra, đối chiếu. một số thủ tục hành chính - kinh tế buộc những đơn vị kinh doanh XNK phải thực hiện khi họ muốn ký kết hợp đồng ngoại thương hoặc khi họ muốn chuyên chở hàng hóa ra vào nước ta qua biên giới