LỜI MỞ ĐẦU  Trong quá trình đổi mới của đất nước và sự hội nhập với nền kinh tế của quốc tế đang từng bước phát triển đã tạo nhiều sự chuyển biến trên thị trường. Chính vì nguyên nhân đó đã đòi hỏi mỗi chúng ta phải đáp ứng nhu cầu xã hội,để đưa đất nước ta thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo một khuôn khổ của pháp luật nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển hơn. Do đó trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty thì công việc hạch toán, kế toán không thể thiếu đối với các Công ty, doanh nghiệp. Nó luôn tồn tại và là công cụ trong quá trình tái sản xuất của các Công ty, doanh nghiệp. Trong sản xuất kinh doanh của nền kinh tế thị trường hiện nay để tồn tại hay phát triển thì Công ty, doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng vốn nhất định. Đặc biệt là vốn bằng tiền nó đóng vai trò quan trọng trong qúa trình phát triển và hình thành . Muốn sử dụng được nguồn vốn này có hiệu quả thì đòi hỏi mỗi chúng ta cần phải tiết kiệm, biết cách sử dụng là sự tồn tại phát triển của Công ty,Doanh nghiệp đó. Để đáp ứng và phục vụ cho nhu cầu trên thì người kế toán đóng vai trò quan trọng trong Công ty, Doanh nghiệp của mình. Ngày nay ngành công nghệ thông tin đã phát triển và nắm bắt đựơc tác dụng của nó vì vậy các Công ty, Doanh nghiệp đã đưa máy tính vào việc kế toán hạch toán.Nhằm nắm bắt được thông tin vốn trong từng giai đoạn. Như ta đã biết việc tổ chức quản lý tại đơn vị là phức tạp và mất nhiều công sức . Vì vậy máy tính trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc hạch toán, kế toán hàng ngày của người làm công việc kế toán.Và đây cũng chính là công cụ giúp em chọn đề tài: “HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN BẰNG PHẦN MỀM MS ACCESS”. PHẦN MỘT: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN I. KHÁI NIỆM Ý NGHĨA VÀ NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN: 1. Khái niệm: Hạch toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm việc hạch toán tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các công ty tài chính và các khoản tiền đang chuyển. 2. Ý nghĩa hạch toán vốn bằng tiền : - Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là tài sản cuả doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng có thể là mạch máu lưu thông của doanh nghiệp có tiền thì Công ty đoanh nghiệp sẽ trả lương cho công nhân viên, tiếp tục quá trình sản xuất mở rộng quy mô của công ty doanh nghiệp đó. - Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất do đó đòi hỏi phải có nguyên tắc quản lý chặt chẽ để tránh thất thoát gian lận. - Trong việc hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các yêu cầu quản lý nội bộ vốn bằng tiền. Chẳng hạn cá nhân nào có trách nhiệm đối với một tài sản thì không được giữ sổ kế toán. - Vốn bằng tiền là tài sản có tính luân chuyển cao nhất nó phản ánh khả năng thanh toán của Công ty hay doanh nghiệp. Do đó Công ty có thể dùng tiền mặt để thanh toán những khoản phải trả cần thiết. 3. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền: Để hạch toán vốn bằng tiền Công ty phải tôn trọng những nguyên tắc sau: - Hạch toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Việt Nam đồng. - Đối với vàng bạc, kim khí, đá qúy, phản ánh ở tài khoản vốn bằng tiền - Chi áp dụng cho công ty, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh vàng bạc, kim khí, đá quý. Phải theo dõi số lượng, trọng lựơng, quy cách sản phẩmvà giá trị từng loại và được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được thanh toán ). Khi xuất có thể sử dụng một trong những phương pháp sau đây:  Phương pháp bình quân gia quyền  Phương pháp theo giá thực tế đích danh  Phương pháp nhập trước, xuất trước  Phương pháp nhập sau xuất trước - Ở các doanh nghiệp có sử dụng ngoại tệ trong các hoạt động kinh doanh phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế do liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ để ghi vào sổ kế toán. Nếu có chênh lệch giữa tỷ gía thực tế và tỷ giá ngoại tệ thì được hạch toán vào tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá” đồng thời ngoại tệ lại được hạch toán chi tiết cho từng loại nguyên tệ. - Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý nhập xuất tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý . Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm tra số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu kiểm tra với số liệu thủ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu chênh lệch phải xác định rõ nguyên nhân và kiến nghị biện pháp giải quyết. 4. Nhiệm vụ của hạch toán vốn bằng tiền : Trong công tác kế toán của công ty, doanh nghiệp thì công tác hạch toán vốn bằng tiền giữ vai trò rất quan trọng, vì vậy hạch toán vốn bằng tiền đảm nhận tốt các công việc sau: - Phản ánh kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động tăng giảm hàng ngày của tiền mặt tại quy ừ.Hạn chế hết mức tiền mặt tồn quỹ chỉ giữ lại ở mức thỏa thuận giữa Ngân hàng và Doanh nghiệp. - Cuối mỗi ngày phải đối chiếu số dư trên sổ kế toán và sổ thực tế tại quỹ, để xử lý kịp thời những sai sót. - Giám đốc chặt chẽ việc chấp hành việc chế độ thu chi, quản lý tiền mặt, tiền gửi ngận hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc, đá quý khuyến khích việc thanh toán không dùng tiền mặt. Định kỳ đối chiếu số dư trên sổ sách của công ty với số dư sổ sách Ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch. II. KẾ TOÁN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN 1. Hạch toán tiền mặt tại quỹ. a. Khái niệm: Tiền mặt tại quỹ của Công ty Doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý. b. Những nguyên tắc khi hạch toán vốn bằng tiền tại quỹ: - Chỉ phản ánhvào tài khoản 111 số tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế xuất quỹ tiền mặt.Còn đối với những khoản tiền thu đươc chuyển nộp ngay vào ngân hàng không thông qua quỹ tiền mặt tại Công ty thì không hạch toán vào tài khoản 111 mà hạch toán vào tài khoản 113 “tiền đang chuyển”. - Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý.Do Công ty khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại Công ty thì trước khi nhập phải làm đủ các thủ tục về cân, đo, đong, đếm và giám định chất lượng niêm phong và có xác nhận của người ký cược,ký quỹ. Và được hạch toán như các tài khoản bằng tiền của Công ty. Chỉ nhập, xuất tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi (chứng từ xuất nhập vàng bạc) và có đủ chữ ký của người nhận, người giao , ngươi cho phếp nhập , xuất theo chế độ qui định của kế toán . Trường hợp đặt biệt phải có lệnh nhập, xuất đính kèm. - Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản phải thu, chi, xuất, nhập, quỹ tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, và tính ra số tiền tồn quỹ tiền mặt tại mỗi thời điểm. c.Tài khoản sử dụng: - Hạch toán tiền mặt tại quỹ: Kế toán sử dụng tài khoản 111 “ tiền mặt tại quỹ”. - Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm tồn quỹ tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc taị quỹ. * Kết cấu tài khoản 111 như sau: Bên Nợ 111 Bên Có +Phản ánh các khoản tiền mặt Việt +Phản ánh các khoản tiền mặt Nam, ngân phiếu ngoại tệ, vàng bạc Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ đá quý, kim khí quý nhập quỹ tiền vàng bạc, đá quy, kim khí quý mặt. nhập quỹ tiền mặt . +Tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê +Số dư có +Phản ánh các khoản tiền Việt Nam,ngân phiếu, ngoai tệ,vàng bạc hiên còn tồn quỹ tiền mặt. * Có 3 tài khoản cấp hai: + Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam” phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt. + Tài khoản 1112 “Ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo tỷ giá quy đổi theo tiền Việt Nam. + Tài khoản 1113 “vàng bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí quý, đá quý, nhập xuất tồn quỹ tiền mặt. * Phương pháp hạch toán tiền mặt: + Thu tiền mặt từ việc bán hàng hóa hay cung cấp, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và nhập quỹ. Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 511 Doanh thu Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp + Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt. Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng + Nhận tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn về nhập quỹ Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 338 Phải trả khác Có TK 334 Ký cược, ký quỹ dài hạn +Thu nợ của khách hàng hoặc ứng trứơc của khách hàng về nhập quỹ Nợ TK 111 Tiền mặt Có TK 131 Phải thu của khách hàng + Chi tiền mặt để mua sắm vật tư,TSCĐ hoặc chi cho đầu tưu XDCB Nợ TK 152 Nguyên vật liệu Nợ TK 153 Công cụ dụng cụ Nợ TK 211 TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 TSCĐ vô hình Nợ TK 214 Chi phí đầu tư XDCB Có TK 111 Tiền mặt * Hạch toán tiền mặt tại quỹ Sơ đồ hạch toán tiền mặt Việt Nam 112 111 112 Rút tiêng gửi NH về Gứi tiền vào NH Nhập quỹ tiền mặt 511,512 211,152 Doanh thu bán hàng hóa, Mua vật tư TSCĐ,hàng hóa dịch vụ bằng tiền 515,711 141 Thu cho thuê TSCĐ, thanh Cho phí tạm ứng bằng lý nhượng bán TSCĐ tiền mặt 131,136,141 635,811 Thu hồi các khoản phải thu Cacự chi phí hoạt động tài Băng tiền mặt chính, và hoạt động khác 334 331 Nhận ký cược, ký quỹ của Thanh toán các khoản phải đơn vị khác nợ phải trả bằng tiền 338 144,244 Các khoản tiền thừa phát Thế chấp ký cươc, ký quỹ hiện khi kiểm kê ngắn hạn, dài hạn 2. Kế toán hạch toán tiền gửi ngân hàng a. Khái niệm: + Tiền gửi ngân hàng của Công Ty bao gồm nhữung khoản tiền của Công Ty tại ngân hàng. + Tại kho bạc nhà nước các công ty tài chính,để thực hiện các việc thanh toán không dùng tiền mặt. b. Những nguyên tắc cần tôn trọng khi hạch toán gửi tiền ngân hàng + Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 giấy báo có , giấy báo nợ hoặc bản kê khai ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc báo chi). + Khi nhận được chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách của đơn vị, số liệu trên sổ sách của ngân hàng thì đơn vị thông báo với ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng chưa xác minh rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu ghi trong giấy báo hay bản kê sao ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào bên Nợ TK 138 hoặc ghi bên Có TK 338 sang tháng sau phải tiến hành đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ. + Một Công Ty hoặc Doanh nghiệp có thể mở tài khoản ngân hàng, do đó phải mở sổ chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc theo dõi kiểm tra. + Kế toán tổng hợp sử dụng TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của tiền gửi ngân hàng ( kho bạc, hay công ty tài chính). c. Tài khoản sử dụng: Hạch toán tiền gửi ngân hàng kế toán sử dụng TK112” Tiền gửi ngân hàng” tài khỏan này dùng để phản ánh tình hình tăng giảm, tồn quỹ, tiền Việt Nam, ngoại tệ vàng bạc đá quý đang gửi tại ngân hàng.  Kết cấu TK 112 như sau: [...]... ĐIỂM VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI XÍ NGHIỆP Trong quá tình sản xuất kinh doanh hiện nay, bất cứ một công ty hay một doanh nghiệp nào cũng cần một lượng vốn nhất định Đặc biệt là vốn bằng tiền, đây chính là mạch máu lưu thông của các công ty .Và cũng chính là tiền đề tạo nên các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các doanh nghiêp Vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao... kỹ thuật và các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách 1.2.4 Phòng tổ chức hành chính : Tham mưu với lãnh đạo Xí nghiệp về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự theo theo phân cấp của Xí nghiệp Quản lý các nghiệp vụ hành chính, lao động tiền lương Nhiệm vụ: Triển khai và kiểm tra đôn đốc các phòng ban bộ phận của Xí nghiệp hoàn thành công tác mà Giám Đốc Xí nghiệp đã giao trong các cuộc họp... hình tài chính của Xí nghiệp Đồng thời quản lý và lưu trữ toàn bộ hồ sơ thanh quyết toán công trình Xí nghiệp thi công, chỉ đạo thực hiện toàn bộ các hoạt động kinh tế và các công văn đi, đến của Xí nghiệp và điều hành nhân viên Kế toán tổng hợp kiểm tra: Thực hiện các phần công việc kế toán còn lại và các công việc liên quan đến lập báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra kế toán đối với tất cả các phần... với các phòng ban lập hợp đồng mua bán vật tư, sữa chữa máy móc thiết bị và lặp dự trù mua sắm Cấp phát bảo hộ lao động cho Cán bộ công nhân viên theo quy định của Xí nghiệp và các quy định hiện hành của nhà nước Đồng thời trực tiếp chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ cho thủ kho 1.2.8 Các đội xây dựng : Chức năng: Tổ chức thi công các công trình đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, an toàn lao động và. .. ruộng Thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh khác theo sự phân công của Giám Đốc qua sự kiểm tra của nhà nước và nhân viên Xí nghiệp 2 Nhiệm vụ của Xí nghiệp xây dựng 759: Tổ chức nhận thầu thi công xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp, do nhà nước hay các thành phần kinh tế đầu tư xây dựng Thực hiện các hợp đồng thi công xây lắp đã ký với các chủ đầu tư, đảm bảo đúng tiến độ thi công, đạt chất... Tăng 13% 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 209.648 238.485 Tăng 14% 8 Các hoạt động SX kinh doanh 422.677 507.263 Tăng 20% 3 Lợi nhuận gộp 4 Doanh thu hoạt động tài chính 5 Chi phí tài chính Nhận xét: Qua bảng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây dựng 759 trong năm 2003 và năm 2004 em thấy: Doanh thu năm 2004 đã tăng 16,5% so với 2003 với nguồn vốn chiếm 94%, doanh thu thực tế dã tăng... chú: Quan hệ chức năng 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 1.2.1 Giám đốc Xí nghiệp : Là người quản lý cao nhất, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật vàhoạt động sản xuất kinh doanh, trực tiếp lãnh đạo các bộ phận như phòng ban, đội xây dựng và các xưởng sản xuất trong Xí nghiệp 1.2.2 Phó giám đốc kinh tế kế... Chức năng: Thực hiện các nhiệm vụ tổ chức thi công công trình đảm bảo chất lượng kỹ mỹ thuật, an toàn lao động và hoàn thành nhiệm vụ được giao Nhiệm vụ: Phải luôn phấn đấu thực hiện nhiệm vụ sản xuất sản phẩm và gia công các loại sản phẩm do Xí nghiệp giao và quản lý nhân lực thi công tại công trình Làm việc nhiệt tình góp phần phát triển Xí nghiệp 2 Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp xây dựng... Ngoài ra Xí nghiệp có trách nhiệm quản lý sử dụng và bảo vệ, phát triển vốn, tài sản, thiết bị máy móc để đạt kết quả cao nhất Chấp hành đúng các chế độ chính sách do nhà nước ban hành về quản lý vật tư, tiền vốn và các thiết bị đồng thời tổ chức bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ kỹ thuật quản lý cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp 3 Đặc điểm về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp xây... toán ở các bộ phận kế toán trong Xí nghiệp Cuối năm lập báo cáo tài chính trình lên phụ trách Kế toán Kế toán thanh toán Ngân hàng và thuế: Theo dõi thực hiện các khoản thanh toán liên quan đến giao dịch với ngân hàng, cuối tháng kiểm kê khai báo cáo thuế, theo dõi chi tiết các khoản tiền vay, tiền gửi Ngân hàng Theo dõi công nợ với hách hàng, mở và ghi chép vào sổ chi tiết khi phát sinh các nghiệp . thiếu đối với các Công ty, doanh nghiệp. Nó luôn tồn tại và là công cụ trong quá trình tái sản xuất của các Công ty, doanh nghiệp. Trong sản xuất kinh doanh của nền kinh tế thị trường hiện nay. đưa đất nước ta thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo một khuôn khổ của pháp luật nhằm thúc đẩy nền kinh tế phát triển hơn. Do đó trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty thì. kinh doanh thì vấn đề đặt ra hàng đầu đối với mọi doanh nghiệp là cần phải có một lượng vốn đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra một cách thuận lợi Xí nghiệp xây dựng 759 là một doanh nghiệp