Trung tâm nghiên cứu đào tạo và phát triển kỹ năng Quản lý Hợp đồng Trong hoạt động xây dựng 2 Người soạn : Lê Văn Thịnh Trưởng phòng Quản lý chất lượng công trình xây dựng Cục Giám định Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng - Bộ Xây dựng 2. Hình thức hợp đồng dân sự ( Điều 401 Bộ Luật Dân sự) 2.1.Hợp đồng dân sự có thể được giao kết bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể, khi pháp luật không quy định loại hợp đồng đó phải được giao kết bằng một hình thức nhất định. 2.2. Trong trường hợp pháp luật có quy định hợp đồng phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng hoặc chứng thực, phải đăng ký hoặc xin phép thì phải tuân theo các quy định đó. 2.3. Hợp đồng không bị vô hiệu trong trường hợp có vi phạm về hình thức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 3. Cơ cấu chung của một văn bản hợp đồng dân sự 3.1. Phần mở đầu Bao gồm các nội dung sau : a) Quốc hiệu: Đây là tiêu đề cần thiết cho những văn bản mà nội dung của nó cớ tính chất pháp lý, riêng trong hợp đồng mua bán ngoại thươơng không ghi quốc hiệu vì các chủ thể loại hợp đồng này thươờng có quốc tịch khác nhau. b) Số và ký hiệu hợp đồng: Thơường ghi ở dưới tên văn bản hoặc ở góc trái của văn bản hơpự đồng dân sự, nội dung này cần thiết cho việc lơưu trữ, tra cứu khi cần thiết, phần ký hiệu hợp đồng thươờng là những chữ viết tắt của tên chủng loại hợp đồng. Ví dụ: Hợp đồng số 07/HĐMB ( Số ký hiệu của loại hợp đồng mua bán hàng hóa). c) Tên hợp đồng: Thơường lấy tên hợp đồng theo chủng loại cụ thể ghi chữ to đậm ở chính giữa phía dơưới quốc hiệu. d) Những căn cứ xác lập hợp đồng: Khi lập hợp đồng phải nêu những văn bản pháp qui của nhà nơước điều chỉnh lĩnh vực hợp đồng dân sự nhươ các pháp lệnh, nghị định, quyết định v.v Phải nêu cả văn bản hơướng dẫn của các ngành, của chính quyền địa phơương, có thể phải nêu cả sự thỏa thuận của hai bên chủ thể trong các cuộc họp bàn về nội dung hợp đồng trơước đó. e) Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng: Phải ghi nhận rõ vấn đề này vì nó là cái mốc quan trọng đánh dấu sự thiết lập hợp đồng dân sự xảy ra trong một thời gian, không gian cụ thể để chứng minh sự giao dịch của các bên, khi cần thiết nhà nước sẽ thực hiện sự xác nhận hoặc kiểm soát, đồng thời nó cũng là căn cứ quan trọng dựa vào đó các chủ thể ấn định thời hạn của hợp đồng đơược bắt đầu và kết thúc lúc nào, thông thơường thời gian ký kết là thời điểm để các thỏa thuận ấn định cho hợp đồng bắt đầu có hiệu lực. Ví dụ hợp đồng này có hiệu lực 18 tháng kể từ ngày ký . . . . 3.2. Phần thông tin về chủ thể hợp đồng Bao gồm các nội dung sau: a) Tên đơn vị hoặc cá nhân tham gia hợp đồng dân sự (gọi những là tên doanh nghiệp). - Để loại trừ khả năng bị lừa đảo các bên phải kiểm tra lẫn nhau về tơư cách pháp nhân hoặc giấy phép đăng ký kinh doanh của đối tác kiểm tra sự hoạt động thực tế của tổ chức này xem có trong danh sách các tổ chức bị chính quyền thông báo vỡ nợ, đình chỉ hoạt động hoặc giải thể không. b) Địa chỉ doanh nghiệp: Trong hợp đồng phải ghi rõ nơi có trụ sở pháp nhân đồng, khi cần các bên có thể tìm đến nhau để liên hệ giao dịch hoặc tìm hiểu rõ ràng trơước khi ký kết hợp đồng dân sự yêu cầu các bên phải ghi rõ số nhà, đơường phố, xóm ấp, phường, xã, quận, huyện. Nếu thực tâm có ý thức phối hợp làm ăn lâu dài, đàng hoàng họ sẽ khai đúng và đầy đủ. . c) Điện thoại, Telex, Fax, Email: Đây là những phơương tiện thông tin quan trọng, mỗi chủ thể hợp đồng thông thơường họ có số đặc định cho phơương tiện thông tin để giao dịch với nhau, giảm bớt đơược chi phí đi lại liên hệ, trừ những trường hợp bắt buộc phải gặp mặt. d) Tài khoản mở tại ngân hàng: Đây là vấn đề đơược các bên hợp đồng đặc biệt quan tâm trong giai đoạn hiện nay, khi đối tác biết số tài khoản lơượng tiền hiện có trong tài khoản mở tại ngân hàng nào, họ tin tơưởng ở khả năng đươợc thanh toán sòng phẳng để yên tâm ký kết và thực hiện hợp đồng, cũng cần đề phòng trơường hợp đối tác chỉ đưa ra những số tài khoản đã cạn tiền nhầm ý đồ chiếm dụng vốn hoặc lừa đảo; muốn nắm vững số lơượng tiền trong tài khoản, cần có biện pháp kiểm tra tại ngân hàng mà đối tác có mở tài khoản đó trươớc khì ký kết. e) Người ký kết là người đại diện theo pháp luật. Người này là người đứng đầu pháp nhân theo quy định của điều lệ pháp nhân hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ( Điều 141 của Bộ Luật Dân sự ). Cá nhân, người đại diện theo pháp luật của pháp nhân có thể uỷ quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự . Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo uỷ quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện ( Điều 143 của Bộ Luật Dân sự ). Đại diện theo uỷ quyền là đại diện được xác lập theo sự uỷ quyền giữa người đại diện và người được đại diện. Người đại diện theo pháp luật có quyền xác lập, thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Phạm vi đại diện theo uỷ quyền được xác lập theo sự uỷ quyền. Người đại diện chỉ được thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện. Người đại diện phải thông báo cho người thứ ba trong giao dịch dân sự biết về phạm vi đại diện của mình. Người đại diện không được xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. g) Giấy ủy quyền: Hình thức uỷ quyền do các bên thoả thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản ( giấy ủy quyền) phải ghi rõ số lơưu, thời gian viết ủy quyền, chức vụ người ký giấy ủy quyền, đồng thời phải ghi rõ họ tên; chức vụ số Chứng minh nhân dân (CMND) của ngơười đơược ủy quyền, nội dung phạm vi công việc ủy quyền và thời hạn ủy quyền, pháp luật bắt buộc ngơười thủ trơưởng ủy quyền đó phải chịu mới trách nhiệm nhươ chính bản thân họ đã ký hợp đồng, nhơưng dù sao thì bên đối tác vẫn cần phải kiểm tra kỹ những điều kiện trên của giấy ủy quyền trơước khi đồng ý ký kết hợp đồng. 3.3. Nội dung của hợp đồng dân sự ( Điều 402 Bộ Luật Dân sự) Tuỳ theo từng loại hợp đồng, các bên có thể thoả thuận về những nội dung sau đây: a) Đối tượng của hợp đồng là tài sản phải giao, công việc phải làm hoặc không được làm; b) Số lượng, chất lượng; c) Giá, phương thức thanh toán; d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên; e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; g) Phạt vi phạm hợp đồng; h) Các nội dung khác. Những điều khoản trên có thể phân thành ba loại khác nhau để thỏa thuận trong một văn bản HĐDS cụ thể : - Những điều khoản chủ yếu: Đây là những điều khoản bắt buộc phải có để hình thành nên một chủng loại hợp đồng cụ thể đươợc các bên quan tâm thỏa thuận trước tiên. nếu thiếu một trong các điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng đó thì văn bản hợp đồng dân sự đó không có giá trị. Chẳng hạn trong hợp đồng mua bán hàng hóa phải có các điều khoản căn bản như số lơượng hàng, chất lươợng qui cách hàng hóa, giá cả, điều kiện giao nhận hàng, phươơng thức thanh toán là những điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng dân sự mua bán hàng hóa. - Những điều khoản thơường lệ: Là những điều khoản đã được pháp luật điều chỉnh, các bên có thể ghi hoặc không ghi vào văn bản hợp đồng dân sự. Nếu không ghi vào văn bản hợp đồng dân sự thì coi như các bên mặc nhiên công nhận là phải có trách nhiệm thực hiện những qui định đó .Nếu các bên thỏa thuận ghi vào hợp đồng thì nội dung không được trái với những điều pháp luật đã qui định. Ví dụ: điều khoản về bồi thơường thiệt hại, điều khoản về thuế … - Điều khoản tùy nghi: Là những điều khoản do các bên tự thỏa thuận với nhau khi chơa có qui định của nhà nươớc hoặc đã có qui định của nhà nươớc nhơưng các bên được phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của các bên mà không trái với pháp luật. Ví dụ: Điều khoản về thơưởng vật chất khi thực hiện hợp đồng xong trơước thời hạn, điều khoản về thanh toán bằng vàng; ngoại tệ thay tiền mặt v.v… 3.4. Phần ký hết hợp đồng dân sự a) Số lơượng bản hợp đồng cần ký: Xuất phát từ yêu cầu lơưu giữ, cần quan hệ giao dịch với các cơ quan ngân hàng, trọng tài kinh tế, cơ quan chủ quản cấp trên v.v mà các bên cần thỏa thuận lập ra số lơượng bao nhiêu bản là vừa đủ, vấn đề quan trọng là các bản hợp đồng đó phải cố nội dung giống nhau và có giá trị pháp lý nhươ nhau. b) Đại diện các bên ký kết: Mỗi bên chỉ cần cử một người đại diện ký kết, thông thươờng là thủ trơưởng cơ quan hoặc ngơười đứng tên trong giấy phép đăng ký kinh doanh, pháp luật cho phép họ đơược ủy quyền bằng giấy tờ cho ngơười khác ký. Theo tinh thần pháp lệnh hợp đồng kinh tế từ khi nó có hiệu lực ngơười kế toán trưởng không bắt buộc phải cùng ký vào hợp đồng dân sự với thủ trưởng nhươ trơước đây nữa. Việc ký hợp đồng có thể thực hiện một cách gián tiếp như ơ: một bên soạn thảo ký trơước rồi gửi cho bên đối tác, nếu đồng ý với nội dung thỏa thuận bên kia đơưa ra và ký vào hợp đồng thì sẽ có giá trị nhơư trơường hợp trực tiếp gặp nhau ký kết. Những ngươời có trách nhiệm ký kết phải lơưu ý ký đúng chữ ký đã đăng ký và thông báo, không chấp nhận loại chữ ký tắt, chữ ký mới thay đổi khác với chữ ký đã đăng ký với cấp trên, việc đóng dấu cơ quan bên cạnh ngơười đại diện ký kết có tác dụng tăng thêm sự long trọng và tin tơưởng của đối tác nhưng không phải là yêu cầu bắt buộc trong thủ tục ký kết hợp đồng 4. Phụ lục Hợp đồng dân sự ( Điều 408 Bộ Luật Dân sự) 4.1. Kèm theo hợp đồng có thể có phụ lục để quy định chi tiết một số điều khoản của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng. 4.2. Trong trường hợp phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với nội dung của điều khoản trong hợp đồng thì điều khoản này không có hiệu lực, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Trong trường hợp các bên chấp nhận phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với điều khoản trong hợp đồng thì coi như điều khoản đó trong hợp đồng đã được sửa đổi. 4.3. Việc lập và ký kết văn bản phụ lục hợp đồng dân sự đơược áp dụng trong hợp các bên hợp đồng cần chi tiết và cụ thể hóa các điều khoản của hợp đồng dân sự mà khi ký kết hợp đồng dân sự các bên chơưa cụ thể hóa đơược. Chẳng hạn : một hợp đồng mua bán hàng hóa có thời hạn thực hiện trong một năm, lúc ký kết các bên chơưa qui định cụ thể số lượng hàng hóa giao nhận hàng tháng. Trong quá trình thực hiện, mỗi tháng hai bên ký phụ lục để qui định rõ số lươợng hàng hóa giao nhận trong tháng đó. 4.4. Thủ tục và cách thức ký kết phụ lục hợp đồng dân sự : tơương tự nhơư thủ tục và cách thức ký kết hợp đồng dân sự . 4.5. Về giá trị pháp lý: phụ lục hợp đồng dân sự là một bộ phận cụ thể không tách rời hợp đồng dân sự , nó có giá trị pháp lý nhươ bản hợp đồng dân sự . 4.6. Cơ cấu của văn bản phụ lục hợp đồng dân sự hợp đồng dân sự cũng bao gồm các phần nhơư văn bản hợp đồng dân sự (có thể bỏ bớt mục căn cứ xây dựng hợp đồng dân sự ). 5. Sửa đổi hợp đồng dân sự ( Điều 423 Bộ Luật Dân sự) 5.1. Các bên có thể thoả thuận sửa đổi hợp đồng và giải quyết hậu quả của việc sửa đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 5.2. Trong trường hợp hợp đồng được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc cho phép thì việc sửa đổi hợp đồng cũng phải tuân theo hình thức đó. . Hợp đồng Trong hoạt động xây dựng 2 Người soạn : Lê Văn Thịnh Trưởng phòng Quản lý chất lượng công trình xây dựng Cục Giám định Nhà nước về chất lượng công trình xây dựng - Bộ Xây dựng. phụ lục hợp đồng dân sự hợp đồng dân sự cũng bao gồm các phần nhơư văn bản hợp đồng dân sự (có thể bỏ bớt mục căn cứ xây dựng hợp đồng dân sự ). 5. Sửa đổi hợp đồng dân sự ( Điều 423 Bộ Luật. của hợp đồng. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng. Nội dung của phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của hợp đồng. 4 .2. Trong trường hợp phụ lục hợp đồng có điều khoản trái với