Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, Việt Nam đã và đang từng bước hội nhập một cách sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu. Kể từ năm 1986, với chủ trương xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thì các hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng được chú trọng, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu lần lượt ra đời và đảm nhận nhiệm vụ là cầu nối giữa người tiêu dùng trong nước và người tiêu dùng nước ngoài. Hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và xuất khẩu nói riêng phải trải qua rất nhiều giai đoạn: tìm đối tác, đàm phán, kí hợp đồng, thực hiện hợp đồng, khiếu nại. Trong đó thanh toán là khâu tương đối phức tạp và quyết định trực tiếp đến việc luân chuyển nguồn vốn nhanh hay chậm, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu. Khi tham gia hoạt động ngoại thương, doanh nghiệp có thể lựa chọn rất nhiều phương thức thanh toán như: ghi sổ, chuyển tiền, L/C ( tín dụng thư) tùy thuộc vào mối quan hệ của các bên hay tập quán thương mại. Ngày nay, người ta không chỉ giao dịch với những khách hàng lân cận mà còn hướng cả tới những khách hàng ở nhiều đất nước khác nhau. Vì thế, khi giao dịch và đặc biệt là trong khâu thanh toán, người ta đa phần hướng đến sự an toàn, ít rủi ro. Và phương thức thanh toán bằng thư tín dụng đã trở thành phương thức thanh toán phổ biến nhất hiện nay nhờ vào sự an toàn và chắc chắn của nó. Nhận thức được điều này, cùng với yêu cầu kiến tập của nhà trường, em quyết định chọn đề tài: “Quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương” gồm 3 phần: Chương 1: Tổng quan về Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương Chương 2: Quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 1 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương Để hoàn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin cám ơn Ban Giám Đốc và phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu công ty XNK Khoáng sản Đông Dương đã tạo điều kiện thuận lợi cho em kiến tập tại công ty trong thời gian qua. Đặc biệt em xin gửi lời cám ơn tới các cô chú và các anh chị: Vũ Ngọc Hưởng, Lê Thị Tuyến, Nguyễn Thị Hà đã nhiệt tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, cung cấp số liệu, chứng từ và chỉ dạy những kinh nghiệm quý báu trong quá trình em kiến tập tại công ty. Em xin chân thành cám ơn thầy Nguyễn Cương – người đã hết lòng hướng dẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp những thắc mắc cho em trong quá trình viết đề tài. Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian kiến tập ngắn cùng với sự hiểu biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo kiến tập này không tránh khỏi những sai sót. Rất mong quý thầy cô đóng góp ý kiến thêm để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày 01 tháng 08 năm 2012 Sinh viên thực hiện Vũ Thị Vân Anh Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 2 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XNK KHOÁNG SẢN ĐÔNG DƯƠNG 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1. Giới thiệu chung về công ty Tên đầy đủ: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương. Tên tiếng Anh: DONG DUONG MINERAL IMPORT EXPORT COMPANY LIMITED. Loại hình: công ty trách nhiệm hữu hạn. Địa chỉ: số 5/56 ngõ 105 phố Doãn Kế Thiện, phường Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội. Mã số thuế : 0105283726 Số giấy phép đăng ký kinh doanh : 0105283784 Ngày đăng ký kinh doanh : 16/05/2011. Người đại diện : Nguyễn Văn Tuân. Liên hệ: + Điện thoại : 008-4-73035888 + Fax : 008-4-37938083 Lĩnh vực hoạt động : Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh. Danh mục các sản phẩm kinh doanh: Ferro Silicon dạng cục; Ferro Manganese, Silicon Metal, Silicon Carbide. Email: dongduong.imex@gmail.com. Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 3 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương Được chính thức thành lập vào năm 2011, nhưng Công ty XNK Khoáng Sản Đông Dương đã nhanh chóng trở thành một trong những công ty có uy tín tại Việt Nam chuyên kinh doanh các dòng sản phâm về Fero. Tuy chỉ mới thành lập nhưng nhờ vào phương châm lấy chữ tín làm trọng, lấy quyền lợi và sự hài lòng của khách hàng làm mục tiêu hàng đầu cùng với đội ngũ nhân viên nhiệt tình và có trình độ chuyên môn cao, công ty đã từng bước ổn định và phát triển lớn mạnh, đáp ứng được hầu hết những yêu cầu khắt khe của thị trường. 1.2. Các dòng sản phẩm chủ yếu và khả năng cung ứng của công ty 1.2.1. FeSi 75%: Hàm lượng Si tối thiểu là 75%, hàm lượng Al tối đa là 2.0%, hàm lượng C tối đa là 0.2%, hàm lượng S-0.02%, hàm lượng P tối đa là 0.04%. 1.2.2. FeSi 72%: Hàm lượng Si tối thiểu là 72%, hàm lượng Al tối đa là 2.0%, hàm lượng C tối đa là 0.2%, hàm lượng S-0.02%, hàm lượng P tối đa là 0.04%. 1. 2.3. FeSi 65%: Hàm lượng Si tối thiểu là 65%, hàm lượng Al tối đa là 2.0%, hàm lượng C tối đa là 0.2%, hàm lượng S-0.02%, hàm lượng P tối đa là 0.04%. Khả năng cung ứng FeSi của công ty là : 2000 MT/tháng. 1.2.4. Si Metal 553: Hàm lượng Si tối thiểu là 98.5%, hàm lượng Al tối đa là 0.5%, hàm lượng Fe tối đa là 0.5%, hàm lượng Ca là 0.3%. Khả năng cung ứng của công ty là : 500 MT/tháng. 1.2.5. Black SiC 90%: Hàm lượng SiC tối thiểu là 90%, hàm lượng F.C tối đa là 2.5%, hàm lượng Fe 2 O 3 tối đa là 2%. Khả năng cung ứng của công ty là : 500 MT/tháng. Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 4 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương 2. Bộ máy tổ chức hành chính của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương BAN GIÁM ĐỐC P. TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁN P.XUẤT NHẬP KHẨU ( Nguồn: tác giả tự tổng hợp) Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 5 NHÂN VIÊN CHUYÊN HÀNG LẺ NHÂN VIÊN CHUYÊN HÀNG CONTAINER NHÂN VIÊN HIỆN TRƯỜNG NHÂN VIÊN LÀM CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN HIỆN TRƯỜNG NHÂN VIÊN LÀM CHỨNG TỪ Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, quyền quyết định tập trung chủ yếu ở Ban giám đốc, trách nhiệm quản lý do các phòng ban chức năng, các trưởng phòng thực hiện. Để thống nhất công tác quản lý, tạo sự xuyên suốt trong quá trình điều hành hoạt động cũng như nâng cao tính hiệu quả từng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, Ban lãnh đạo được qui định như sau: 2.1. Ban giám đốc Trực tiếp tổ chức và điều hành những hoạt động của công ty theo đúng luật, đúng điều lệ của công ty. Đồng thời xác định mục tiêu, xây dựng phương hướng phát triển của công ty ở mọi lĩnh vực công tác kế hoạch, tài chính, đầu tư phát triển. 2.2. Bộ phận kế toán Ghi chép đầy đủ chứng từ, cập nhật sổ sách chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật, phản ánh chân thực chính xác các số liệu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật, phát hiện và ngăn chặn kịp thời việc sử dụng vốn, tài sản và vật tư sai mục đích. Quản lý ngân sách các phòng ban, theo dõi tình hình hoạt động của công ty dựa vào các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí và lợi nhuận. 2.3. Phòng tổ chức hành chính Theo dõi quan sát các vấn đề hành chính của cơ quan, thực hiện công tác lưu trữ văn thư, quản lý kho, phân bố những trang thiết bị phục vụ cho cơ quan. 2.4. Phòng xuất nhập khẩu Tiếp nhận đơn đặt hàng, làm thủ tục chứng từ, đảm bảo thủ tục hợp lệ để giao nhận hàng hóa, phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ làm việc với các cơ quan chức năng liên quan ( Hải quan, Bộ công thương, Trung tâm kiểm định chất lượng hàng hóa…). Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 6 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương Tiến hành các hoạt động nhằm chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đồng thời lập kế hoạch khai thác những khách hàng tiềm năng khác. Phòng xuất nhập khẩu chia làm 2 mảng nhỏ là nhân viên chuyên hàng container và nhân viên chuyên hàng lẻ. Mỗi loại có các nhân viên chứng từ ở văn phòng và nhân viên đi thực tế. Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 7 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương CHƯƠNG 2 QUY TRÌNH THANH TOÁN BẰNG L/C KHI XUẤT KHẨU KHOÁNG SẢN TẠI CÔNG TY XNK KHOÁNG SẢN ĐÔNGDƯƠNG Trong hầu hết các hợp đồng xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương thì khâu thanh toán chủ yếu là bằng phương thức L/C (phương thức tín dụng chứng từ) và tất cả đều dùng L/C không huỷ ngang để thanh toán. Trong phương thức này, ngân hàng không chỉ là người trung gian thu hộ chi hộ mà còn là người đại diện bên nhập khẩu và thanh toán tiền hàng cho công ty. Nhờ những ưu điểm đó, phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đã trở thành phương thức thanh toán hữu hiệu cho cả hai bên. Phương thức thanh toán tín dung chứng từ là một sự thỏa thuận mà trong đó một Ngân hàng (ngân hàng mở tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở tín dụng) cam kết sẽ trả một số tiền nhất định cho người thứ ba (người hưởng lợi số tiền của thư tín dụng) hoặc chấp nhận hối phiếu do người thứ ba ký phát trong phạn vi số tiền đó, khi người thứ ba này xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hơp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Qua quá trình tìm hiểu thực tế, em xin phân tích quy trình thanh toán bằng L/C khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu số DD/WH01- 2012 ngày 25/05/2012. 1. Giới thiệu chung về hợp đồng số DD/WH01- 2012 • Hợp đồng: xuất khẩu FeSi số DD/WH01- 2012 ngày 15/05/2012, ngày hết hạn 32/12/2012. • Bên bán: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương. • Bên mua: STRONG CROWN TRADING LIMITED (Đài Loan). • Tên hàng, quy cách phẩm chất: Fero silic dạng cục hàm lượng Si >=75%, hàng mới 100%, mã số hàng hoá là 72022100 có xuất xứ từ Trung Quốc với số lương 100 mét tấn( +/-5%). • Giá cả: 1273 USD/ mét tấn. Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 8 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương • Đặc điểm chuyên chở: chở bằng 5 container 20 feet. • Cảng xếp hàng: cảng Hải Phòng, Việt Nam. • Cảng dỡ hàng: cảng Kaohsiung, Đài Loan. • Điều kiện giao hàng: CNF. • Loại hình: XTA20 Tái xuất (hàng tạm nhập tái xuất). • Phương thức thanh toán: bằng L/C không huỷ ngang, trả ngay bằng điện/điện báo thông qua một ngân hàng có uy tín tại Đài Loan và L/C phải được mở trong vòng 8 ngày kể từ ngày kí hợp đồng. 2. Quy trình thanh toán bằng L/C tại Công ty XNK Khoáng Sản Đông Dương Sơ đồ 2.1. Quy trình tiến hành nghiệp vụ phương thức tín dụng chứng từ (2) (1) (3) (6) (5) (4) (Nguồn: tác giả tự tổng hợp) Trong đó: (1). Ngân hàng thông báo tiến hành thông báo L/C và chuyển bản L/C gốc cho người bán (công ty) (2). Giao hàng (3). Lập và xuất trình bộ chứng từ thanh toán Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 9 NGƯỜI BÁN (CÔNG TY) NGƯỜI MUA NHTB (NGÂN HÀNG QUÂN ĐỘI) NGÂN HÀNG PHÁT HÀNH Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương (4). Chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng phát hành ở nước người mua (5). Tiến hành thủ tục thanh toán (6). Chuyển bộ chứng từ giao hàng cho người mua đi nhận hàng Theo như sơ đồ trên, khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, yêu cầu thanh toán bằng L/C thì công ty phải tiến hành các công việc sau: 2.1. Tiếp nhận thông báo L/C và sửa đổi L/C (nếu có) Sơ đồ 2.2. Quy trình thông báo L/C yêu cầu phát hành L/C (Nguồn: tác giả tự tổng hợp) Trong đó: • Ngân hàng phát hành là LAND BANK của Đài Loan. • Ngân hàng trung gian là CITIBANK, địa chỉ 17 Ngô Quyền, Hà Nội. • Ngân hàng thông báo là Ngân hàng TMCP Quân Đội MBBANK, chi nhánh Thăng Long, địa chỉ 164 Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội. Sau khi kí hợp đồng, công ty phải nhanh chóng giục người mua mở L/C. Ngân hàng phát hành (mở) L/C sẽ mở L/C theo yêu cầu của người mua và thông qua ngân hàng trung gian ở Việt Nam là CITIBANK chuyển bản L/C gốc cho ngân hàng thông báo là ngân hàng TMCP Quân Đội MBBANK. Khi nhận được điện thông báo thư tín dụng cùng bản L/C gốc, MBBANK sẽ chuyển toàn bộ nội dung thư tín dụng đã nhận được cho công ty dưới hình thức văn bản. Ngân hàng thông báo chỉ phải chịu trách nhiệm chuyển nguyên văn bản bức điện đó. Ở cuối bức điện có ghi rõ: “This is solely an advice and conveys no Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 10 CÔNG TYNGÂN HÀNG THÔNG BÁO NGÂN HÀNG TRUNG GIAN NGÂN HÀNG PHÁT HÀNH NGƯỜI MUA [...]... về “nghiệp vụ và quy trình thanh toán bằng L/C” Quá trình kiến tập tại Công ty XNK khoáng sản Đông Dương với đề tài Quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương đã giúp em đưa ra những so sánh giữa lý thuyết đã học và thực tế Về cơ bản các bước trong quy trình thanh toán này khá giống với lý thuyết mà em đã được tìm hiểu trong quá trình học các môn... TẠI CÔNG TY XNK KHOÁNG SẢN ĐÔNG DƯƠNG Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 18 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương 1 Đánh giá quy trình thanh toán bằng L/C tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương 1.1 Thành tựu  Hoạt động thanh toán tại công ty diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng bộ, có sự dồng nhất cao giữa các phòng ban trong công ty ngay từ giai đoạn kí kết hợp đồng xuất nhập khẩu  Do có đội... của công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương Vũ Thị Vân Anh Khoá: 48 Trang 22 Báo cáo thực tập giữa khoá GVHD: Thầy Nguyễn Cương NHẬT KÝ KIẾN TẬP Theo yêu cầu kiến tập của nhà trường đối với sinh viên năm 3, trong 5 tuần vừa qua (02/07/2012 – 05/08/2012) em đã kiến tập tại phòng Xuất nhập khẩu, Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Đông Dương Trong thời gian này em đã thực hành những công. .. tin và tài liệu cơ bản về công ty TNHH XNK Khoáng sản Đông Dương Tuần 2 (09/07/2012 – 15/08/2102) • Qua những tài liệu mà công ty cung cấp cùng với sở thích của bản thân, em đã quy t định chọn đề tài cho bài báo cáo kiến tập là về quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản • Đến công ty được tiếp xúc với các phòng ban nghiệp vụ để tìm hiểu cơ cấu tổ chức công ty và các giấy tờ nghiệp vụ... • Liên hệ tìm kiếm công ty kiến tập Liên hệ được với công ty TNHH XNK Khoáng sản Đông Dương Đến phòng tổ chức hành chính trình giấy giới thiệu thực tập Báo cáo ban lãnh đạo thời gian và xin được kiến tập tại phòng Xuất nhập khẩu • Được chỉ định người hướng dẫn quá trình kiến tập là anh Vũ Ngọc Hưởng _ nhân viên chuyên về xem xét và giải quy t bộ chứng từ khi xuất nhập khẩu khoáng sản • Xin cung cấp... khá khắt khe với công ty 2 Giải pháp để hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán bằng L/C tại công ty Phương thức thanh toán hợp đồng xuất khẩu bằng phương thức tín dụng chứng từ đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp mới thành lập, chưa có các mối quan hệ rỗng rãi mà thường là quan hệ giao dịch lần đầu với nhau Vì thế, đối với Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương thì đây là phương... thông báo cho công ty và chờ những hướng dẫn cụ thể tiếp theo Ngân hàng phát hành tiến hành kiểm tra bộ chứng từ được gửi tới, nếu hợp lệ thì yêu cầu MBBANK thanh toán cho công ty Đối với hợp đồng nêu trên, công ty đã xuất trình 1 bộ chứng từ sạch và sau 5 ngày công ty được thanh toán (báo có vào tài khoản của công ty tại ngân hàng) 3 So sánh giữa lý thuyết và thực tiễn Trong quá trình học tập tại trường,... nhiệt tình và rất am hiểu về nghiệp vụ thanh toán nên khâu lập bộ chứng từ thanh toán hầu hết đều đáp ứng đúng yêu cầu của L/C và được ngân hàng chấp nhận thanh toán 1.2 Hạn chế Quy trình thanh toán bằng L/C đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận rất cao, hơn nữa, do mới đựơc thành lập năm 2011 nên công ty cũng gặp phải một số hạn chế như:  Về việc kiểm tra bộ chứng từ thanh toán hay đối chiếu các điều khoản của... nhân viên có thể bỏ sót một số chi tiết nhỏ khi kiểm tra Người nhập khẩu có thể lợi dụng sự thiếu sót này để từ chối thanh toán gây ra sự kéo dài thời gian nhận được tiền thanh toán cho công ty  Trang thiết bị, cơ sở vật chất của công ty còn yếu nên việc luân chuyển bộ chứng từ vẫn còn kéo dài  Do việc tạo lập mối quan hệ cần nhiều thời gian và công ty hiện tại chủ yếu giao dịch với những khách hàng... country (tại nước người thụ hưởng hay tại Việt Nam) (9) Thời hạn giao hàng ( shipment date or time of delivery) Công ty cần phải kiểm tra xem thời gian giao hàng quy định hợp đồng và trong L/C có trùng khớp với nhau không Nhân viên phòng xuất nhập khẩu của công ty đã kiểm tra và cho kết quả là hoàn toàn phù hợp khi trong hợp đồng quy định ngày giao hàng là vào hoặc trước 15/6/2012 còn trong L/C quy định . QUY TRÌNH THANH TOÁN BẰNG L/C KHI XUẤT KHẨU KHOÁNG SẢN TẠI CÔNG TY XNK KHOÁNG SẢN ĐÔNGDƯƠNG Trong hầu hết các hợp đồng xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương thì khâu thanh. 2: Quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu tại Công ty XNK Khoáng. em quy t định chọn đề tài: Quy trình thanh toán bằng L/C khi xuất khẩu khoáng sản tại Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương gồm 3 phần: Chương 1: Tổng quan về Công ty XNK Khoáng sản Đông Dương Chương