Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lí dự án công nghệ thông tin, phần 3 - Tư Duy Chiến lược
Quản lí dự án Cơng nghệ thơng tin - Tư chiến lược dự án Bản đồ giảng Kĩ trao đổi Tổng quan Tư chiến lược dự án Lập kế hoạch dự án Khốn ngồi Quản lí thay đổi kết thúc dự án Kĩ quản lí chung 12/10/2004 Theo dõi Kiểm sốt dự án 9.Quản lí dự án Việt Nam - Tư chiến lược dự án Tư 2.9 Tư chiến lược dự án Tại cần tư chiến lược dự án? Thế giới ngày tăng phức tạp, tính khơng chắn, xoắn xt với Vấn đề hắc búa hội lớn Tăng sức ép chuyển giao tốt hơn/ nhanh hơn/ rẻ h ơn Nhấn mạnh vào dự án, “THẾ GIỚI DỰ ÁN” Các công cụ tốt cho việc từ ý tưởng tới hành động 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư Tư chiến lược dự án (t.) Tư chiến lược dự án giúp Nhận diện “bức tranh lớn” Khám phá vấn đề làm sáng tỏ mục đích Xem xét nhân tố chủ chốt cần cho thành cơng Đặt mục đích định lượng mà hiểu Làm cho mục đích liên hệ logic với cách dùng việc phân tích nhân giả thiết khoa học Nhận diện ai, gì, đâu, cách thực nhiệm vụ dự án 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư Cách tiếp cận Tư chiến lược dự án Dựa năm khái niệm logic – – – – – Cách nghĩ - Sự khơng chắn Tính định lượng Việc gộp nhóm Chu kì học hành động Được tổ chức quanh ba công cụ lập kế hoạch – Cây mục đích – Khn khổ logic – Sơ đồ trách nhiệm 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư Công cụ 1: Cây mục đích Chiến lược hố: Vẽ tranh lớn Nhận diện vấn đề mục đích Tổ chức việc dùng logic - Nhận diện gộp nhóm chủ chốt cần bắt tay vào 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư Công cụ 2: Khn khổ logic Dự án hố: Xây dựng kế hoạch dự án • Với gộp nhóm chủ chốt, làm rõ mục tiêu, chủ định, kết • Chọn cách định lượng thành cơng • Nhận diện / phân tích giả định • Chuẩn bị kế hoạch hành động chi tiết, ngân sách nguồn lực • Tạo lịch biểu • Xây dựng dự án cần 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư Công cụ 3: Sơ đồ trách nhiệm Tổ chức hố: Thoả thuận làm – Tạo sơ đồ thoả thuận vai trò – Đảm bảo vai trò hiểu / chấp nhận – Tích hợp phối hợp 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư Bảng thể cơng cụ Cây mục đích Khn khổ logic Định lượng Kiểm chứng Giả định Mục đích Chủ định ********* ********* ********* ********* Kết ++++++ ++++++ ++++++ ++++++ Hoạt động Lịch biểu Sơ đồ trách nhiệm 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư Cơng cụ kế hoạch: Cây mục đích Công cụ tư trực quan giúp mô tả, phát triển kiểm thử chiến lược • Cho phép truy nguyên dây chuyền mối quan hệ nhân tới mục đích cao • Làm sáng tỏ quan hệ, làm sáng rõ phương án, nhận diện phần tử bị bỏ sót, giúp cho việc gộp nhóm phát triển dự án 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 10 Việc định lượng thành cơng phải • Hợp lệ • Hướng mục tiêu • Độc lập • Kiểm chứng khách quan 12/10/2004 Định lượng tin cậy thâu tóm chất mục đích Định lượng Định tính Thời gian Khách hàng Chi phí Cách định lượng tách bạch cần cho mức Dựa chứng, không dựa ý kiến - Tư chiến lược dự án Tư 20 Tạo danh sách hành động: Hoạt động chủ chốt gì? NHẬN DIỆN TẬP ĐẦY ĐỦ CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN ĐỂ TẠO RA TỪNG KẾT QUẢ GIỮ CÁC HOẠT ĐỘNG Ở CÙNG MỨC CHI TIẾT Kết Hệ thống xây dựng Kết Hoạt động Trách nhiệmnguồn lực 1.1 Xác định yêu cầu 1.2 Viết đặc tả 1.3 Thực nhiệm vụ thiết kế 2.1 … 2.2 … 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư Lịch biểu 21 Lập sơ đồ trách nhiệm Giao phó vai trị cho thành viên khác hoạt động AI tất người tham dự chủ chốt vào dự án CÁI GÌ tất hoạt động chủ chốt 12/10/2004 Công cụ đơn giản để • làm giảm lẫn lộn • xây dựng cơng việc tổ • cải tiến điều phối • làm sâu sắc bước hoạt động • nhận diện cân tải việc - Tư chiến lược dự án Tư 22 Cách chuẩn bị sơ đồ trách nhiệm Nếu có thể, đưa người tham dự lại với Vẽ ma trận lớn bảng đen hay trắng Làm rõ ràng kết nhiệm vụ Liệt kê tất hoạt động theo chiều đứng, liệt kê người tham dự chủ chốt theo chiều ngang Thảo luận hoạt động xác định vai trò theo cách mã kí tự sau: R: Trách nhiệm thực I: Phải thông báo P: Tham dự vào thực A: Phải chấp thuận C: Có thể tư vấn 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 23 Đọc sơ đồ trách nhiệm Đọc theo chiều ngang: Chỉ chất đầy đủ tất người tham dự chủ chốt vào hoạt động Đọc theo chiều đứng: Chỉ trách nhiệm đặc biệt người tham dự vào dự án (mô tả cơng việc) Dùng sơ đồ để • Dịch chuyển, làm cân bằng, điều chỉnh tải cơng việc • Nhận diện khả uỷ quyền • Nhận diện tổ theo hoạt động 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 24 Các bước chủ chốt việc tạo Khuôn khổ logic (1) Thiết kế chung: Động não tập thể để tạo danh sách mục đích dự án Kiểm điểm mục đích việc dùng logic if-then lựa mục đích kết dự án Phát triển cách định lượng thành công theo mức chủ định, gọi Kết thúc trạng thái dự án Nhận diện mục tiêu số cách định lượng thành công theo mục tiêu Kiểm điểm kết quả, thấy kết khác nên bổ sung thêm để làm đầy đủ móc nối “nếu kết quả, chủ định” 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 25 Các bước chủ chốt việc tạo Khuôn khổ logic (2) Thiết kế chung: Lựa cách định lượng cho kết bao gồm chất lượng, số lượng, thời gian Liệt kê vài hoạt động cho kết Nhận diện giả định quan trọng mức Lựa phương tiện kiểm chứng tất mức Thay đổi cách định lượng không kiểm chứng 10 Kiểm thử kiểm chứng dùng logic điều kiện nếuthì 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 26 Các bước chủ chốt việc tạo Khuôn khổ logic (3) Kế hoạch hành động chi tiết: 11 Làm đầy đủ danh sách hoạt động, mức chi tiết thích hợp 12 Nhận diện nguồn lực cần tới 13 Chuẩn bị lịch dự án 14 Làm rõ ràng vai trò trách nhiệm 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 27 Sáu bước tới kết thành công Bước 1: Bước 2: Bước 3: Bước 4: Bước 5: Bước 6: 12/10/2004 Chuẩn bị kế hoạch ý đồ bạn Xây dựng cách tiếp cận chiến lược Chuẩn bị kế hoạch hành động dự án Tổ chức tổ hành động dự án Thực hiện, điều phối kiểm soát Đánh giá, học hỏi làm kế hoạch lại - Tư chiến lược dự án Tư 28 Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch ý đồ Bắt đầu Nhận diện người tham gia chủ chốt Xây dựng tổ lõi Học công cụ lập kế hoạch thông thường Làm kế hoạch cho kế hoạch Thu lấy nguồn lực tạm thời 12/10/2004 Vấn đề mục đích cần đạt tới gì? Ai ảnh hưởng tới, tham gia hay có quan tâm tới dự án? Ai người chủ chốt cần để bắt đầu? Công cụ lập kế hoạch, khái niệm tiến trình giúp cho tổ có hiệu quả? Kế hoạch để tạo kế hoạch đưa dự án vào hoạt động gì? Tổ cần nguồn lực hỗ trợ để tiến hành dự án? - Tư chiến lược dự án Tư 29 Bước 2: Xây dựng cách tiếp cận chiến lược Phân tích vấn đề cốt lõi Cái chế điều khiển nhân tố động đằng sau vấn đề? Làm sáng tỏ mục đích Tầm nhìn, mục tiêu mục đích theo tranh lớn khác? Nhận diện rủi ro Các rủi ro điều khơng biết khơng chắn gì? Gộp nhóm vào Chúng ta nên tổ chức điều thành các phần tử logic nhóm, câu, nhiệm vụ, dự án nào? Xem xét cách tiếp cận khácCách tiếp cận giải pháp khác gì? Lựa lấy cách tiếp cận Phương án tốt phương án tốt gì? 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 30 Bước 3: Chuẩn bị kế hoạch dự án Làm sắc nét mục đích dự án Mục đích, chủ định kết dự án gì? Lựa cách định lượng thành cơng Làm biết đạt tới mục đích dự án? Phân tích giả định Làm giảm rủi ro việc phát biểu, đánh giá điều phối giả định cần thiết? Nhận diện bước hành động Các hoạt động chủ chốt gì? Xác định nhu cầu nguồn lực Cần nguồn nguồn lực tài chính, người vật lí nào? Chuẩn bị lịch biểu Thời gian cho hoạt động biến cố chủ chốt cơng cụ lập lịch hữu dụng nhất? 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 31 Bước 4: Tổ chức tổ dự án Làm sáng tỏ cấu trúc dự án Xây dựng tổ Lấy cam kết nguồn lực Xây dựng kế hoạch móc nối Làm rõ vai trò trách nhiệm Làm tài liệu dự án 12/10/2004 Dự án đặt vào tổ chức cấp đâu cách nào? Tổ cần có làm chúng có sinh lực? Chúng ta có cam kết nguồn lực cần khơng? Làm nối phối hợp kế hoạch tổ khác nhau? Vai trò tác nhân khác hoạt động gì? Cần cơng việc giấy tờ hỗ trợ nào? - Tư chiến lược dự án Tư 32 Bước 5: Thực hiện, điều phối kiểm soát Lựa thông tin để điều phối Các cột mốc, họp kiểm điểm, điểm định gì? Nhận diện điểm Thơng tin cần theo dõi định kiểm điểm có nó? Phân tích tiến độ Trạng thái hoạt động, kết quả, hiệu giả định gì? Tổ chức họp kiểm điểm Sẽ gặp ai, nào, để kiểm điểm thường kì tiến độ? Liệu trước Những tinh chỉnh điều chỉnh giải vấn đề thích hợp? Thơng tin cho Thơng tin cần cho ai, bao lâu, người bảo trợ chủ chốt theo định dạng nào? 12/10/2004 - Tư chiến lược dự án Tư 33 Bước 6: Đánh giá, học hỏi lập kế hoạch lại Nhận diện mục đích đánh giá Xây dựng kế hoạch đánh giá Tổ chức họp học hỏi lập kế hoạch lại Kết thúc dự án Liên hoan thành công học hỏi Bài học rút 12/10/2004 Những câu hỏi vấn đề đáng quan tâm gì? Làm thu thập liệu; phân tích, tổ chức trình bày phát hiện? Làm kì xét lại kế hoạch để phản ánh tiến độ vấn đề? Cái xong xảy nữa? Làm thừa nhận thưởng người tham gia? Làm tổ tổ chức áp dụng chia sẻ điều học được? - Tư chiến lược dự án Tư 34