ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ NAM MINH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 41/2011/QĐ-UBND TP Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng năm 2011 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2008 Chính phủ quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet thông tin điện tử Internet; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng năm 2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ việc giảm văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nước; Căn Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động quan nhà nước; Xét đề nghị Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông Công văn số 242/STTTTCNTT ngày 14 tháng năm 2011 Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Tờ trình số 389/TTr-SNV ngày 27 tháng năm 2011, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố Hồ Chí Minh (http://mail.tphcm.gov.vn) Điều Giao Sở Thông tin Truyền thông trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc Sở, ban, ngành quận - huyện đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố thực Quyết định Điều Quyết định có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký thay Quyết định số 37/2005/QĐ-UB ngày 28 tháng 02 năm 2005 Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy định sử dụng thư tín điện tử quan hành thành phố Hồ Chí Minh Điều Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông, Thủ trưởng sở - ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận - huyện, Thủ trưởng đơn vị có liên quan, cán bộ, cơng chức quan hành nhà nước thuộc thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Hoàng Quân QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (Ban hành kèm theo Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ngày 17 tháng năm 2011 Ủy ban nhân dân thành phố) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Hệ thống thư điện tử thành phố Hồ Chí Minh thành phần hệ thống thơng tin Chính phủ Hệ thống Sở Thông tin Truyền thông tạo lập cung cấp nhằm phục vụ đơn vị hành nhà nước thuộc thành phố Hồ Chí Minh cán bộ, công chức, viên chức làm việc đơn vị gửi, nhận thông tin dạng thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ phân công Điều Sở Thông tin Truyền thông đơn vị đầu mối quản lý, quản trị kỹ thuật dịch vụ hệ thống thư điện tử thành phố Điều Quy định áp dụng cho tất đơn vị hành cán cơng chức, viên chức máy hành nhà nước thành phố Hồ Chí Minh khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử Chương II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ Điều Hệ thống thư điện tử thành phố thiết lập vận hành hạ tầng kỹ thuật tin học thành phố mạng thông tin Internet gồm: mạng nội (LAN) đơn vị; mạng băng thông rộng MetroNet; mạng diện rộng (MegaWan) thành phố mạng Internet Điều Quy định chung hộp thư điện tử thành phố Định dạng địa thư điện tử: Hệ thống thư điện tử thành phố đặt tên thành phố Hồ Chí Minh có dạng @tphcm.gov.vn phân thành hai loại: Hộp thư đơn vị: hộp thư dành cho đơn vị hành nhà nước thành phố Hồ Chí Minh Cách đặt tên: @tphcm.gov.vn .@tphcm.gov.vn Hộp thư cá nhân: hộp thư dành cho cán bộ, công chức viên chức thành phố Cách đặt tên: .@tphcm.gov.vn Dung lượng: Dung lượng tối đa hộp thư điện tử Gigabyte Dung lượng tập tin đính kèm tối đa thư 15 Megabyte Điều Mọi thông tin đơn vị, cá nhân đăng ký sử dụng Hệ thống thư điện tử thành phố lưu trữ sở liệu đặt Trung tâm tích hợp liệu thành phố Sở Thơng tin Truyền thơng thành phố Hồ Chí Minh quản lý Các đơn vị hành thành phố phải có trách nhiệm cơng bố danh bạ thư điện tử đơn vị cán bộ, công chức có thẩm quyền lên trang thơng tin điện tử hay cổng thông tin điện tử đơn vị Các đơn vị tiến hành cập nhật danh bạ thư điện tử quý lần Điều Cung cấp quản lý hộp thư điện tử Việc cung cấp quản lý hộp thư điện tử áp dụng cho đối tượng tuyển mới, thay đổi công tác không làm việc đơn vị hành thuộc thành phố: Đối với đơn vị có thay đổi cán bộ, công chức viên chức: tuyển vào làm việc đơn vị hành thuộc thành phố, thay đổi đơn vị công tác, chuyển công tác khỏi thành phố ngừng công tác đơn vị hành thuộc thành phố Đơn vị phải sử dụng địa thư điện tử đơn vị gửi thư thơng báo thức cho Sở Thơng tin Truyền thông địa stttt@tphcm.gov.vn Trong thư phải nêu rõ lý do, nhu cầu yêu cầu cụ thể đơn vị (có đính kèm danh sách hộp thư) việc cấp mới, hủy, lấy lại mật thay đổi thông tin hộp thư Đối với Sở Thông tin Truyền thông: Sau Sở Thông tin Truyền thông nhận thư từ đơn vị tiến hành thực theo yêu cầu đơn vị gửi thư thơng báo hồn tất cho đơn vị vòng ngày làm việc Bất thư yêu cầu từ đơn vị mà đơn vị sử dụng địa hộp thư khác (hộp thư yahoo, gmail,… hộp thư cá nhân) gửi đến Sở Thông tin Truyền thông không chấp nhận Ngồi việc nhận u cầu thức từ đơn vị, Sở Thông tin Truyền thông vào định Sở Nội vụ để thực cập nhật thông tin thay đổi vào sở liệu hệ thống thư điện tử thành phố để đảm bảo tính thống quản lý người sử dụng hệ thống thông tin thành phố Chương III SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ Điều Quy định loại văn bản, thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử thành phố Các loại văn bắt buộc gửi qua hệ thống thư điện tử: thông báo, công văn, thư mời, văn gửi đến đơn vị để biết, lịch công tác đơn vị, tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ họp, báo cáo cấp (trừ văn bảo mật văn gửi đến đơn vị sử dụng hệ thống thư điện tử khác) Hệ thống thư điện tử thành phố sử dụng để trao đổi thông tin phục vụ công việc, không sử dụng với mục đích cá nhân Các loại văn chuyển qua hệ thống thư điện tử phải theo quy định an toàn bảo mật sau: Nếu văn gửi văn file word, excel loại file chỉnh sửa: phải có chữ ký điện tử đơn vị hệ thống xác thực chữ ký điện tử tiêu chuẩn có giá trị pháp lý tương đương với văn giấy giao dịch đơn vị nhà nước theo quy định Chương III “Chữ ký điện tử chứng thực chữ ký điện tử” Chương V “Giao dịch điện tử quan nhà nước” Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 Nếu văn gửi file PDF loại file chỉnh sửa: file phải scan từ văn gốc (có chữ ký Thủ trưởng đơn vị dấu đỏ đơn vị) Việc gửi nhận văn qua hệ thống thư điện tử: Đối với văn theo quy định Khoản 3, Điều Quy chế đơn vị cần gửi văn qua thư điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn giấy, không cần gửi kèm văn giấy Đối với văn chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn an toàn bảo mật theo quy định Khoản 3, Điều Quy chế phải phát hành văn giấy (trừ văn mật) gửi kèm văn qua thư điện tử (tương ứng nội dung văn giấy ban hành thức) vào địa thư điện tử đơn vị có tên phần “nơi nhận” Các loại văn trao đổi qua hệ thống thư điện tử phải sử dụng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 Điều Quy định thời gian sử dụng cung cấp hộp thư điện tử Trong hành làm việc đơn vị bắt buộc phải sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố để trao đổi điều hành công việc a) Đối với hộp thư cấp không sử dụng 03 tháng mà không thông báo lý do, Sở Thông tin Truyền thơng tạm khóa tài khoản hộp thư điện tử Khi cần mở lại hộp thư đơn vị quản lý phải gửi công văn dùng hộp thư điện tử đơn vị gửi đề nghị cho Sở Thông tin Truyền thông mở lại hộp thư b) Đối với hộp thư cấp không sử dụng 06 tháng, Sở Thông tin Truyền thơng xóa tài khoản hệ thống thư điện tử Tần suất kiểm tra trả lời thư điện tử: a) Đối với hộp thư điện tử đơn vị: lãnh đạo đơn vị (hoặc người ủy quyền) phải kiểm tra hộp thư ngày vào đầu buổi sáng đầu buổi chiều b) Đối với hộp thư cá nhân: người dùng phải thường xuyên kiểm tra hộp thư để xử lý kịp thời thư điện tử gửi đến Về cách sử dụng mật cho hộp thư điện tử: a) Mật phải đặt tối thiểu ký tự, bao gồm chữ in hoa, chữ thường có sử dụng thêm ký tự đặc biệt (!, @, #, %, &, *,…) Mật đặt không theo quy định không chấp nhận b) Mật phải đổi lần người dùng đăng nhập vào hộp thư Nếu người dùng không đổi mật hộp thư bị khóa Sở Thơng tin Truyền thông giải yêu cầu mở lại hộp thư sau 05 ngày, kể từ ngày hộp thư bị khóa Chương IV QUẢN LÝ, DUY TRÌ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ Điều 10 Trách nhiệm Sở Thông tin Truyền thông Chịu trách nhiệm quản lý sở liệu hạ tầng hệ thống thư điện tử thành phố Quản lý hộp thư điện tử đơn vị hộp thư cá nhân: cấp mới, sửa đổi (thông tin, mật khẩu) hủy bỏ hộp thư hệ thống thư điện tử thành phố theo yêu cầu đơn vị theo quy định nêu Quy chế Rà soát cập nhật danh bạ thư điện tử vào hệ thống thư điện tử thành phố quý lần Thực báo cáo trạng tình hình hoạt động Hệ thống thư điện tử cho Ủy ban nhân dân thành phố quý lần Quản trị cấu hình hệ thống thư điện tử thành phố Quản trị hệ thống thư điện tử thành phố, đảm bảo cho hệ thống thư điện tử thành phố hoạt động ổn định, thông suốt liên tục Xử lý khắc phục cố kỹ thuật lỗi hệ thống thư điện tử thành phố Sở Thông tin Truyền thông không giải xử lý trường hợp bị lỗi hộp thư điện tử lỗi hệ thống mạng đơn vị Bảo đảm tính an tồn, an ninh bảo mật thông tin cho hệ thống thư điện tử thành phố 9 Lưu trữ logfile hệ thống việc gửi, nhận thư điện tử lỗi xảy hệ thống vịng 12 tháng để có giải có cố xảy 10 Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống thư điện tử Tiến hành kiểm tra, nâng cấp trì hệ thống tháng/1 lần 11.Xây dựng thực kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức đơn vị thuộc thành phố khai thác, sử dụng thư điện tử thành phố 12 Căn kế hoạch hàng năm lập dự tốn kinh phí cho việc quản lý, xây dựng trì Hệ thống thư điện tử thành phố để trình Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt Điều 11 Trách nhiệm tổ chức liên quan khác việc quản lý trì hoạt động hệ thống thư điện tử Sở Tài phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông đề xuất kinh phí trì hoạt động vận hành hệ thống thư điện tử thành phố hàng năm trình Ủy ban nhân dân thành phố Các đơn vị hành thành phố phải có trách nhiệm thơng báo văn thông tin thay đổi cá nhân, tổ chức đơn vị cho Sở Thông tin Truyền thơng q lần sử dụng địa thư điện tử đơn vị gửi thông báo vào địa hộp thư điện tử Sở Thông tin Truyền thông (stttt@tphcm.gov.vn) để cập nhật vào danh bạ hệ thống thư điện tử thành phố Điều 12 Trách nhiệm người sử dụng hộp thư cá nhân Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc thành phố cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm: Phải tuân thủ theo quy định cách sử dụng mật cho hộp thư điện tử Khoản 3, Điều Quy chế Bảo vệ mật sử dụng thư điện tử Quản lý lưu trữ thư điện tử cá nhân Chịu trách nhiệm nội dung thơng tin gửi lên mạng 5 Khơng truy nhập vào hộp thư người khác không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử Khơng cung cấp mật để lộ mật đăng nhập vào hệ thống thư điện tử cho người khác Không phát tán thư rác trao đổi thông tin trái với quy định qua hộp thư điện tử cấp Thường xuyên kiểm tra hộp thư để lưu trữ thư quan trọng máy xóa thư khơng cần thiết (thư rác, thư quảng cáo, thư hạn 06 tháng) Khi gặp cố hộp thư điện tử phải thông báo cho người phụ trách công nghệ thông tin đơn vị quản lý để hướng dẫn xử lý kịp thời Điều 13 Trách nhiệm cá nhân quản lý hộp thư điện tử đơn vị Hộp thư đơn vị loại hộp thư đặc biệt dành để đơn vị hành trao đổi công tác đơn vị Hộp thư đơn vị thủ trưởng đơn vị quản lý Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho số người đơn vị sử dụng Khi thay đổi thủ trưởng đơn vị phải bàn giao hộp thư, mật toàn nội dung liệu hộp thư đơn vị cho thủ trưởng Thủ trưởng đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải kiểm tra hộp thư đơn vị hàng ngày để kịp thời xử lý thực Khi nhận thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thủ trưởng đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý thực Thủ trưởng đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải tuân thủ theo quy định cách sử dụng mật cho hộp thư điện tử Khoản 3, Điều Quy chế Thủ trưởng đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) phải bảo vệ mật sử dụng thư điện tử Người thủ trưởng ủy quyền quản lý lưu trữ thư điện tử đơn vị 8 Thủ trưởng đơn vị (hoặc người thủ trưởng ủy quyền) chịu trách nhiệm nội dung thông tin thư điện tử gửi ngồi Khơng cung cấp mật để lộ mật đăng nhập vào hệ thống thư điện tử cho người khác 10 Khi gặp cố hệ thống, người thủ trưởng ủy quyền quản lý hộp thư điện tử đơn vị phải thông báo cho Sở Thông tin Truyền thông để khôi phục sửa chữa Điều 14 Trách nhiệm cá nhân liên quan khác Thủ trưởng đơn vị ban hành quy chế sử dụng thư điện tử đơn vị đảm bảo ứng dụng hệ thống thư điện tử công việc, gương mẫu sử dụng thư điện tử công việc quản lý, điều hành Người phụ trách công nghệ thông tin đơn vị phải hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ, công chức viên chức đơn vị sử dụng thư điện tử Thông báo cho Sở Thông tin Truyền thông phát lỗi hệ thống thư điện tử Chương V CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO CÁO, KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều 15 Công tác kiểm tra, báo cáo tình hình sử dụng thư điện tử Sở Thơng tin Truyền thơng: a) Kiểm tra bảo trì hệ thống thư điện tử định kỳ quý lần b) Thống kê số lượng hộp thư điện tử tình hình hoạt động hệ thống thư điện tử để báo cáo cho Ủy ban nhân dân thành phố định kỳ tháng lần Các đơn vị tham gia hệ thống thư điện tử thành phố: Kiểm tra, theo dõi việc sử dụng thư điện tử cơng việc đơn vị Thống kê số lượng hộp thư báo cáo thông tin thay đổi hộp thư đơn vị cho Sở Thông tin Truyền thông định kỳ quý lần Điều 16 Công tác thi đua, khen thưởng sử dụng thư điện tử Sở Thông tin Truyền thông thống kê đơn vị ứng dụng hệ thống thư điện tử vào cơng việc có hiệu báo cáo cho Ủy ban nhân dân thành phố để kịp thời khen thưởng hàng năm Điều 17 Công tác xử lý vi phạm Đơn vị, quan cán bộ, công chức, viên chức vi phạm quy định phải chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định pháp luật hành Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 17 Sở Thông tin Truyền thông Thủ trưởng đơn vị tham gia vào hệ thống thư điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực đơn vị quy định Điều 18 Sở Tài kế hoạch Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt hàng năm, phối hợp với Sở Thơng tin Truyền thơng bố trí kinh phí cho việc quản lý, sử dụng phát triển hệ thống thư điện tử thành phố Điều 19 Trong q trình thực hiện, có vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị đơn vị gửi Sở Thông tin Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, định./  ... thành phố thực Quyết định Điều Quyết định có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký thay Quyết định số 37/2005/QĐ-UB ngày 28 tháng 02 năm 2005 Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy định sử dụng thư... nhiệm thi hành Quyết định này./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Hoàng Quân QUY CHẾ VỀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH (Ban hành kèm theo Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND... quy định Chương III “Chữ ký điện tử chứng thực chữ ký điện tử” Chương V “Giao dịch điện tử quan nhà nước” Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 Nếu văn gửi file PDF