Đang tải... (xem toàn văn)
Hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng tổng công ty đường sắt Việt nam
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN PHẦN MỞ ĐẦU Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo chế thị trường có quản lý nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng, trật tự an tồn xã hội, tạo tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát triển – thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Từ tiến hành công đổi đến thực tế Việt Nam dành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hố, xã hội, quản lí nước, trình độ cán cơng chức Nhưng trước xu thách thức cuả thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt quan quản lí nhà nước cần phải đẩy mạnh Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đợn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc yều cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lí mà cơng tác văn thư - lưu trữ đóng vai trị quan trọng Để hoạt động có hiệu quan khơng thể khơng coi trọng cơng tác Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Nó đảm baỏ việc cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Để nâng cao suất, chất lượng hiệu quản trị, cần ý thức đắn tầm quan trọng công tác cơng văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thơng tin chậm, thiếu xác làm cản trở cho cơng việc nghiên THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ nhiệm vụ Quản trị văn phịng Cơng tác văn thư lưu trữ nội dung hoạt động chủ yếu văn phòng, nằm hệ thống quản lý Nhà nước Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng quan đơn vị, tổ chức Cán cơng chức văn phịng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thơng tin cá chủ chương, đường lối, sách Đảng, quản lí điều hành Nhà nước Công tác lưu trữ việc lựa chọn văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại tổ chức xếp, bảo quản cách khoa học có hệ thống nhằm giúp quan, cá nhân tra cứu thông tin cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu quản lí Nhà nước xuất, chất lượng, hiệu Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam, em có thêm hiểu biết nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam nói riêng Vì em chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam” làm chuyên đề nghiên cứu THÖ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Để nghiên cứu thực tốt chuyên đề em sử dụng số phương pháp: + Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận thực tiễn để đánh giá hoạt động quan + Phương pháp vật biện chứng vật lịch sử + Dựa vào tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút giải pháp mang tính khả thi Kết cấu báo cáo chun đề ngồi Phần mở đầu Kết luận cịn gồm có phần: Phần I: Những vấn đề lý luận công tác văn thư – lưu trữ Phần II: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam Phần III: Nhận xét, đánh giá số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường, giúp đỡ toàn thể bác, cô, cán Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam hứơng dẫn tận tình thầy giáo khoa QTKD Trường đại học Dân lập Phương Đông, đặc biệt hướng dẫn thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân Lự giúp em trình thực tập q trình hồn thành báo cáo chun đề Tuy nhiên trình viết báo cáo chuyên đề em nhiều hạn chế Em mong thầy cô khoa QTKD nhận xét thiếu sót hạn chế để báo cáo chuyên đề em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – Nhà giáo ưu tú, thạc sĩ Bùi Xuân Lự giúp đỡ bác, ,các Văn phịng Tổng cơng ty THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Đường sắt Việt Nam thầy cô giáo khoa QTKD Trường ĐHDL Phương Đơng giúp em hồn thành chuyên đề PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Công tác văn thư – lưu trữ nội dung quan trọng nghiệp vụ văn phòng Chính vậy, để tìm hiểu rõ cơng tác văn thư – lưu trữ cần phải tìm hiểu tổng quan văn phịng cơng tác văn phịng nói chung I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Khái niệm văn phịng Văn phịng nội nghĩa sau: - Thứ nhất: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức phục vụ cho điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phịng, nhữngcơ quan nhỏ có phịng hành - Thứ hai: Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị - Thứ ba: Văn phòng nơi làm việc cụ thể người có chức vụ, có tầm cỡ nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc… THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Thứ tư: Văn phịng dạng hoạt động quan tổ chức, diễn việc thu thập, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, tức cơng văn có liên quan đến cơng tác văn thư Tóm lại, Văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức Chức văn phịng a Chức cơng tác văn phịng Theo khái niệm cơng tác văn phịng, ta thấy văn phịng có chức sau đây: Chức tham mưu: Hoạt động quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, có yếu tố chủ quan( thuộc người quản lý), muốn định mang tính khoa học, người quản lý cần vào yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến văn phịng tập hợp, chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án giải kịp thời đắn Hoạt động cần thiết ln tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gị bó) mang tính chun sâu trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh thực tế) Chức gọi chức tham mưu cho nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị cơng tác văn phịng Chức Tổng hợp: Kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược lĩnh vực, đối tượng mà văn THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN phịng đầu mối thu thập, phân tích, quản lý sử dụng theo yều cầu người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực Hoạt động thuộc chức tổng hợp cơng tác văn phịng Chức khơng có tác dụng thiết thực đến chức tham mưu văn phịng mà cịn có vai trị quan trọng thành cơng hay thất bại quan, đơn vị Chính ý nghĩa to lớn chức nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hố cơng tác văn phịng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại Chức Hậu cần: Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ, tài chính… Những thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc, nơi Tóm lại, văn phịng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn quan văn phòng đơn vị, tổ chức Trong đó, chức tổng hợp quan trọng, định đến thành bại cơng tác văn phịng b Nhiệm vụ văn phòng Trên sở chức chung, mình, văn phịng cần thực nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình công tác quan đôn đốc thực chương trình đó, bố trí, xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, tháng, năm quan THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN - Thu thập, xử lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị quan, đề xuất kiến nghị biện pháp thực phục vụ đạo điều hành thủ trưởng - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Thực công tác văn thư – lưu trữ, giải văn thư, tờ trình đơn vị cá nhân theo qui chế quan, tổ chức theo dõi việc giải văn thư tờ trình - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan, tổ chức công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác, nhân dân nói chung - Lập kế hoạch tổ chức, dự tốn kinh phí năm, hành q, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ Nhà nước định thủ trưởng - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất kĩ thuật phương tiện làm việc quan, bảo đảm yều cầu cho hoạt động công tác quan - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ trật tự, an toàn quan, tổ chức phục vụ họp, thực công tác lễ tân, tiếp khách cách khoa học văn minh - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ cơng chức văn phịng, bước đại hố cơng tác hành văn phòng, đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp hay đơn vị chuyên mơn cần thiết II NHẬN THỨC CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Khái niệm văn thư Công văn, giấy tờ phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước, việc làm công văn giấy tờ quản lý chúng hai công tác thiếu hoạt động Những hoạt động cần tuân thủ theo chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt sở quy định pháp luật công tác văn thư, tức quy định tồn cơng việc quan quản lý hành Nhà nước xây dụng văn quản lý, giải văn hoạt động Tuy nhiên, tồn khuynh hướng khác quan niệm công tác - Công tác văn thư công tác tổ chức giải quán lý công văn giấy tờ quan, tức công tác gồm hai nội dung chủ yếu sau: tổ chức quản lý văn tổ chức giải văn - Cơng tác văn thư tồn công việc xây dựng văn ( soạn thảo ban hành văn bản) quan tổ chức quản lý, giải văn quan Theo công văn Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày 01/03/1991 việc hướng dẫn thực Quyết định 24 – CT Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng thì: “ Cơng tác văn thư tồn q trình xây dựng ban hành văn bản, q trình quản lí phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Mục đích cơng tác văn thư đảm bảo thơng tin cho q trình quản lý Những tài liệu văn kiện soạn thảo, quản lý sử dụng theo nguyên tắc văn thư phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt dộng quan có hiệu ” Vị trí, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư a Vị trí THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Cơng tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong văn phịng, công tác văn thư nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung văn phịng Cơng tác văn thư nội dung khơng thể thiếu, mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan, đơn vị Hiện cơng tác văn thư có vai trò quan trọng việc thực Nghị Trung ương ( khoá 7) cải cách hành quốc gia mà trước hết cải cách thủ tục hành b Ý nghĩa tác dụng cơng tác văn thư - Cơng tác văn thư góp phần khơng nhỏ việc trì hoạt động ổn định quan, đơn vị Đối tượng chủ yếu công tác văn thư tài liệu, công văn, giấy tờ, chúng ban hành cho phù hợp với đặc điểm quan, đơn vị Tổ chức khoa học công tác văn thư đảm bảo thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quan - Cơng tác văn thư có nhiều ý nghĩa quan trọng, nhiên khái quát thành điểm chủ yếu sau: + Công tác văn thư yêu cầu cách kịp thời xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo Đảng, quản lý Nhà nước, sợi dây liên hệ Đảng, Nhà nước với quần chúng nhân dân quan, tổ chức với Đồng thời, công tác văn thư thực tốt tạo điều kiện bảo vệ bí mật của đảng nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành quan Nhà nước + Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, đường lối sách THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc quan đơn vị chặt chẽ + Làm tốt công tác văn thư góp phần tiết kiệm cơng sức, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dụng cụ trình xây dựng ban hành văn - Cơng tác văn thư góp phần giữ gìn hồ sơ tài liệu có giá trị lĩnh vực để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt Đồng thời tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ c Yêu cầu cơng tác văn thư Đứng trước địi hỏi hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư quan, đơn vị trình thực nội dung công văn, giấy tờ phải đảm bảo yều cầu Thể việc đáp ứng đòi hỏi nhu càu quản lý Nhà nước lĩnh vực, khía cạnh sống, từ cơng tác văn thư có yêu cầu sau: Yêu cầu nhanh chóng - Q trình quản lý cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh công việc quan - Nội dung văn chứa đựng việc định, giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc chung quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa việc nêu văn ... trị Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam Tổng công ty Đường sắt Việt Nam thành lập theo định số 34/ 2003/ QĐ- TTg, ngày 14/ 03/ 2003 Thủ tướng Chính phủ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam (sau gọi tắt tổng. .. trọng công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam nói riêng Vì em chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Văn phịng Tổng cơng ty. .. quan trọng công tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập Văn phịng Tổng cơng ty Đường sắt Việt Nam, em có
