b.Nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế tại Công ty và cách ghi chép chứng từ: Ví dụ: Trong tháng 4 năm 2003 tại Công ty có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập vật tư nhau sau: + Mua vật liệu khác trả tiền gởi ngân hàng Nợ TK 152 75.491.340 Có TK 112 75.491.340 + Mua vật liệu khác chưa thanh toán với người bán Nợ TK 152 65.640.302 + Nhập NVL khác do đơn vị bạn trả Nợ TK 152 : 2.200.000 Có TK 138 : 2.200.000 Là một đơn vị sản xuất trong tháng có vô số nghiệp vụ kinh doanh phát sinh trong khuôn khổ đề tài chỉ đưa ra một số nghiệp vụ minh họa quá trình hạch toán vật tư thực tế của Công ty mà thôi Cuối tháng sau khi tập hợp toàn bộ các phiếu nhập, phiếu xuất trong tháng, định khoản đầy đủ kế toán lên chứng từ ghi sổ: Tại Công ty in Đà Nẵng chứng từ ghi sổ NVL được chia thành 3 loại: + Chứng từ ghi sổ: Nợ TK 152G “ giấy” + Chứng từ ghi sổ: Nợ TK 152M “ mực” Chứng từ ghi sổ: Nợ TK 152 “ khác” + Chứng từ ghi sổ củ Công ty in có dạng như sau: Công ty in Đà Nẵng 84 Lê Duẩn CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com TK 152G / 4 /2003 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có DNK01 3/4/2003 Nhập giấy Cty liên Sơn 152G 331 6460000 DNK02 14/4/03 Nhập bìa của DN Kim Anh 152G 331 6080909 DN K3 Nhập Pelure TQ của DN Kim Anh 152G 331 35409091 Tiền vận chuyển 152G 331 162593 Cộng Đà Nẵng, ngày tháng năm 2003 Kế toán trường Người lập Chứng từ ghi sổ TK 152M - 152 có dạng mẫu tương tự như dạng mẫu chứng từ ghi sổ 152G Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho kế toán vật tư lên sổ chi tiết vật tư. Tại Công ty in Đà Nẵng sổ chi tiết vật tư có dạng Công ty in Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Mở sổ ngày tháng 04 năm 2003 ĐVT: tờ Mã số: Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm hàng hóa): Couche 80g Quy cách phẩm chất 79x109 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhận Xuất Tồn Số Ngày Lượng Tìền Lượng Tìền Lượng Tìền Số dư 2826 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Cuối tháng từ sổ chi tiết vật tư lên sổ tổng hợp vật tư: Sổ tổng hợp vật tư Công ty Stt Tên vật liệu Đơn giá Số dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Mực xanh 2 Mực xanh N 106000 1 106000 10 106000 9 945000 2 212000 3 Mực xanh TB 57969 13,8 798120 60 3480000 64 3767985 8,8 510135 Cuối tháng sau khi lên chứng từ ghi sổ, kế toán lắp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và căn cứ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lên sổ cái. Công ty in sổ cái chia làm 3 loại: + Sổ cái TK 152G + Sổ cái TK 152M + Sổ cái TK 152 SỔ CÁI Tháng quý năm Tên tài khoản: giấy số liệu 152G Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 331 102341000 31/3 Nhập 331 49750000 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Số dư cuối kỳ 150291000 4. Hạch toán kiểm kê vật tư Trong thời gian bảo quản ở kho vật không khó tránh khỏi sự sai lệch giữa giá trị ghi trên sổ sách. Vì vậy sau một năm hoạt động , cuối năm Công ty tiến hành kiểm kê đánh giá lại vật tư Thành phần gồm: kế toán vật tư, thủ kho, kỹ thuật viên Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê chi tiết từng loại vật tư, phản ảnh l;ên bảng kiểm kê vật tư sau đó hội đồng kiểm kê sẽ được lập xử lý vật tư thừa, thiếu, mất phẩm chất VẬT TƯ NĂM 2002 “MỰC” BẢNG KIỂM KÊ Stt Tên vật tư ĐVT SL Thừa Thiếu Ghi chú TKho Th.tế 1 Mực đen TAB 2,5 Kg 17,5 17,5 2 Mực đen Afex1kg Kg 46 46 3 Mực đen TS 42kg kg 16 16 BẢNG KIỂM KÊ VẬT TƯ Stt Tên vật tư ĐVT SL Thừa Thiếu Ghi chú TKho Th.tế 1 Giấy quyển Tờ 20 20 2 Giấy đỏ Tờ 126.060 126.060 3 Giấy dạ yến Tờ 2.995 2.995 Báo cáo kế toán phản ảnh số liệu trên: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Việc tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đều đúng qui định phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể. Với những báo cáo kế toán bắt buộc như: bảng cân đối kế toán , báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thuyết minh báo cáo đều ghi chép đúng biểu mẫu. Chỉ tiêu những Nhà nước quy định những báo cáo hướng dẫn khác căn cứ vào yêu cầu cụ thể của Công ty mà vận dụng xây dựng biểu mẫu phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp chính xác số liệu kịp thời cho công tác quản lý của Công ty PHẦN III MỘT SỐ VẤN ĐỀ NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY IN ĐÀ NẴNG I/ Nhận xét về ưu nhược điểm của công tác hạch toán và quản lý vật tưu tại công ty Đà Nẵng Đã gần 20 năm kể từ ngày thành lập đến nay, công ty in Đà Nẵng đã đứng vững và khẳng định được mình trong nền kinh tế thị trường đang cạnh tranh gay gắt. Đó là 1 thành công đáng khích lệ bởi trong thời gian qua không phải là không có những cơ sở sản xuất, doanh nghiệp hoạt động thua lỗ triền miên và cuối cùng đi đến giải thể và phá sản. Với một đội ngũ lãnh đạo nhiều kinh nghiệm linh động trưởng thành từ công ty cùng đội ngũ công nhân tay nghề cao, ham học hỏi, tìm tòi nghiên cứu, Công ty liên tiếp gặt hái những thành công trong nhiều năm tặng danh hiệu cơ sở đơn vị đứng đầu thi đua. Không tự bằng lòng với những kết quả đạt được, toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty vẫn tiếp tục tìm tòi những phương pháp mới, những kỹ thật ngành in mới nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm, cùng với phương châm “quý chữ tín hơn vàng” khách hàng đến Công ty ngày càng đông. Năm 2002 công ty đã ký hơp đồng với trên 3.400 lượng khách Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com hàng cả trong và ngoài tỉnh, nguồn vốn của Công ty năm 2002 là 6,6854 tỷ đồng tạo điều kiện cho Công ty mở rộng quy mô sản xuất đổi mới công nghệ. Bên cạnh đó, Giám đốc Công ty cũng chú trọng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công ty có được vị trí như ngày hôm nay đó là nhờ sự ủng hộ tích cực của bạn hnàg đồng thời cũng là nhờ công sức của toàn thể anh chị em công nhân, cán bộ ở các phòng ban chức năng cũng đóng góp một phần quyết định đó là phòng kế toán. Công ty càng phát triển với quy mô ngày lớn thì kế toán càng trở nên quan trọng và trở thành công cụ không thê thiếu được trong quản lý kinh tế của Công ty và của cả nước. Để điều hành và quản lý toàn bộ họat động kinh doanh ở Công ty có hiệu quả cao nhất, các nhà quản lý phải nắm bắt kịp thời chính xác các thông tin kinh tế về các hoạt động đó, bao gồm “ chi phí đầu vào và kết quả đầu ra ”. Tất cả các thông tin kinh tế có liên quan đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp đều được kế toán với chức năng phản ảnh và kiểm tra để thu thập, xử lý và tổng kết một cách kịp thời, chính xác bằng một hệ thống các phương pháp khoa họccủa mình. Có thể xem kế toán là một khoa học về quản trị kinh tế và là một bộ phận cấu thành của hệ thống lý luận quản lý kinh tế tài chính. Tổ chức công tác kế toán hợp lý và khoa học, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm phát huy vai trò của kế toán là một yêu cầu quan trọng đối với Giám Đốc và Kế toán trưởng. Tổ chức công tác ké toán gồm nhiều yếu tố cấu thành như tổ chức bộ má kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán, các chế độ, thể lệ về kế toán. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Công việc này rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách nhau như loại hình sản xuất kinh tế, yêu cầu của việc cung cáp thông tin, quy mô công ty cũng như trình độ đội ngũ nhân viên kế toán trong Công ty 1. Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty In Đà nẵng rất gọn nhưng vẫn đảm bảo được công việc trôi chảy hoàn thành tốt. Một nhân viên kế toán kiêm luôn hai phần hành như kế toán vật tư TSCĐ kiêm kế toán tổng hợp. Công iệc như vậy đòi hỏi các nhân viên hết sức chú ý đến công việc tranh thủ thời gian để công việc không bị gián đoạn, kéo dài. Bên cạnh đó, cần nâng cao trình độ của nhân viên trong phòng kế toán để có điều kiện tham gia công tác quản lý biểu hiện ở việc xây dựng các kế hoạch dài hạn, việc hoạch định xây dựng các chính sách nhằm giúp cho Giám đốc trong công tác tổ chức và quản lý. Mô hình tập trung này hoàn toàn phù hợp. 2. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và tổ chức luân chuyển chứng từ; Hình thức kế toán đang áp dụng hiện nay ở Công ty là hình thức “ chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức kế toán được lựa chọn phù hợp với việc hạch toán tại Công ty. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thật sự hoàn thành đều phải lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi chứng từ trên tài khoản, sổ kế tóan và báo cáo chứng từ kế toán phải được lập kịp thời đúng theo qui định nội dung và phương pháp lập ( Theo quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT, ngày 1/1/1995 bao gồm hệ thống chứng từ và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn). Nhìn chung tại Công ty In Đà nẵng các mẫu chứng từ thuộc hệ thống chứng từ luật định đều được tuân thủ về biểu mẫu, nội dung và phương pháp lập. Kế toán Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com trưởng đã tận tình hướng dẫn mọi người trong phòng kế toán về cách ghi chép trong các chứng từ kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu và phục vụ cho công tác quản lý . 3/ Về lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức vận dụng tài khoản kế toán : Các tài khoản được sử sụng đã phản ảnh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính, đáp ứng được nhu cầu thông tin và kiểm tra quá trình sản xuất kinh doanh xí nghiệp. Giám đốc và kế toán trưởng công ty cũng đã căn cứ vào quy mô, đặc điểm cụ thể của việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung để áp dụng vào công ty là hoàn toàn phù hợp. 4/ Về tổ chức hệ thống sổ kế toán , tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán Mọi sổ sách được sử sụng trong quá trình hạch toán tại công ty đều đơn giản, dễ làm phù hợp với tình hình thực tế của công ty , tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tê tại công ty Việc tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đều đúng quy định phù hợp với yêu cầu quản lý cụ thể. Với những báo cáo kế toán bắt buộc như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng thiết minh báo cáo, tất cả đều được tổ chức ghi chép đúng biểu mẫu và các yêu cầu quản lý cụ thể của công ty mà vận dụng và xây dựng mẫu biểu cũng như những chỉ tiêu phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác quản lý công ty Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com II/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu 1/ Những kiến nghị về mặt quản lý vật liệu : Lập dự toán về mặt chi phí vật liệu ( kế hoạch hóa thu mua vật liệu , xây dựng kế hoạch dự trữ ) Đây là một khâu quan trọng được đặt ra đối với người quản lý vật liệu tại công ty . việc đáp ứng nhanh chóng đầy đủ kịp thời nguyên vật liệu với giá thấp sẽ tạo được sản phẩm với giá thấp kịp thời bàn giao hàng cũng như công việc được trôi chảy. Với đặc điểm ngành in, giấy và mực được xem là vật liệu chính. Để đảm bảo sự đa dạng phong phú cho các loại sản phẩm, công ty cần phải có dự trữ đầy đủ hầu hết các loại vật liệu , nhất là các loại giấy mực thông dụng nhằm cung cấp đầy đủ yêu cầu và đúng thời điểm các loại hợp đồng. Đối với các loại giấy và mực thông dụng, công ty cần có mối quan hệ mật thiết với các đại lý, công ty vật tư lớn để luôn có đầy đủ các mặt hàng. Sự quan hệ mật thiết này còn tạo được sự ưu tiên trong cung cấp hàng nhanh chóng theo yêu cầu, gặp thuận lợi cho việc thanh toán cũng như các tài khoản chiết khấu giảm giá - Riêng về mực: tại Đà Nẵng có các đại lý tập trung đủ các loại mực công ty cần nên cũng có nhiều thuận lợi. - Đối với giấy: Loại giấy nôi như giấy bãi Bằng, Tân Mai luôn đáo ứng đủ cho nhu cầu công ty do số lượng nhiêu. Riêng loại giấy Couche : công ty cần phải có lượng hàng dự trữ nhất định vì đây là loại giấy ngoại khó mua hơn, số lượng không nhiều, giá cả thấp thường. Thông thường đối với các loại giấy, số lượng mỗi Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . của việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung để áp dụng vào công ty là hoàn toàn phù hợp. 4/ Về tổ chức hệ thống sổ kế toán , tổ chức thực. tiết vật tư. Tại Công ty in Đà Nẵng sổ chi tiết vật tư có dạng Công ty in Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ Mở sổ ngày tháng 04 năm 2003 ĐVT: tờ Mã số: Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm. thống lý luận quản lý kinh tế tài chính. Tổ chức công tác kế toán hợp lý và khoa học, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm phát huy vai trò của kế toán là