Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng, Công ty đang sử dụng có kết cấu đơn giản, không thuận tiện cho việc theo dõi cũng như cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý trong việc theo dõi những khách hàng đã thanh toán, đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn thanh toán. Để quản lý tốt tình hình công nợ cũng như có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý, thì những thông tin trên là rất quan trọng. Theo em Công ty nên thiết kế mẫu sổ sau để theo dõi: SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tên khách hàng : Lê Hồng Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải TKĐƯ Thời hạn phải thanh toán Số tiền Số dư cuối tháng Thời hạn thanh toán Nợ Có Thanh toán sớm Đúng hạn Quá hạn Dựa vào sổ chi tiết trên ta biết được thời hạn thanh toán của từng khách hàng, khách hàng nào thanh toán trước hạn, quá hạn hoặc đúng hạn như thế sẽ thuận tiện cho Công ty theo dõi và đưa ra các biện pháp thu hồi nợ một cách hợp lý hơn. Đồng thời qua đó Công ty cũng biết được tình hình thanh toán của từng khách hàng để có chính sách tín dụng hợp tốt hơn. - Đối với chứng từ ghi sổ Như phần 2 đã trình bày hiện nay Công ty đang sử dụng chứng từ ghi sổ được thiết kế theo kiểu 2 bên ở cột số tiền gồm cả cột Nợ và Có như vậy là thừa một cột. Điều này đã làm cho khối lượng ghi chép tăng lên không cần thiết và tốn công ghi 2 lần. Vì đối tượng ghi sổ chỉ theo mặt Nợ hoặc Có của một đối tượng kế toán và dĩ nhiên là số tổng hợp cộng trên chứng từ ghi sổ là tổng số phát sinh Nợ hoặc Có của đối tượng đó. Vậy Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com để đơn giản và gọn nhẹ hơn trong ghi chép nhưng vẫn đảm bảo được tính pháp lý ta có thể thiết kế lại mẩu chứng từ ghi sổ sau đây : CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ : 9 Đơn vị : Công ty cơ khí ôtô và thiết bị điện Đà Nẵng Kèm theo chứng từ : Định khoản và trích yếu Kí hiệu TK Số tiền Bán hàng chưa thu tiền 131 511 3331 5.815.472.772 295.696.758 Cộng 7.401.183.530 - Sổ chi tiết tiền vay Khoản tiền vay là khoản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn của Công ty. Do đó kế toán mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản vay ngắn hạn, dài hạn và chi tiết riêng cho từng ngân hàng. Tuy nhiên cách thiết kế của Công ty không thể biết được ngày đến hạn thanh toán của khoản tiền doanh nghiệp vay. Vậy để cho doanh nghiệp chủ động trong việc thanh toán khoản nợ vay ngân hàng kế toán cần thiết kế sổ chi tiết tiền vay ngân hàng theo mẫu sau : SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY Tài khoản : 311 Đối tượng cho vay : Ngân Hàng Công Thương Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số dư cuối tháng Ngày đến hạn thanh toán Số Ngày Nợ Có SDĐK Sổ phát sinh Trả một phần nợ vay KƯ Trả tiếp nợ vay KƯ Vay TM chi lương Cộng 604.811.899 200.000.000 3.166.480.179 2.Biện pháp đẩy nhanh việc thu hồi nợ Để đẩy nhanh sản lượng tiêu thụ, mở rộng thị phần thì một trong những chính sách có tác động mạnh là chính sách bán chịu, bán hàng trả chậm, trả góp. Từ đó dẫn đến những khoản nợ quá hạn, nợ phải thu khó đòi. Làm thế nào để giải quyết tốt vấn đề công nợ mà vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh phát triển, doanh thu không bị ảnh hưởng theo chiều hướng xấu là một bài toán khó đối với ban lãnh đạo Công ty. Ngoài các nguyên nhân làm phát sinh công nợ phải thu như đã trình bày ở trên thì còn một nguyên nhân nữa đó là dường như việc đưa chính sách tín dụng của Công ty chỉ mang tính chất đơn thuần chưa thể hiện được tính cụ thể và cơ chế khuyến khích khách hàng trả nợ ít phát huy tác dụng. Do vậy, Công ty cần phải lập một chính sách tín dụng tối ưu và quản lý hữu hiệu các khoản phải thu để tránh các khoản nợ khó đòi có thể phát sinh. Để giải quyết vấn đề trên theo em Công ty có thể áp dụng chính sách tín dụng sau đây: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 2.1.Aïp dụng chính sách tín dụng cho khách hàng thường xuyên và khách hàng tiềm năng Như chúng ta đã biết một chính sách tín dụng tối ưu là một đòn bẩy có tác dụng thúc đẩy hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Vì vậy một chính sách tín dụng hợp lý được chúng ta đưa ra thì nó sẽ tăng được thị phần, kích thích nhu cầu, tăng sản lượng, tăng lợi nhuận mà lại hạn chế được những rủi ro như phát sinh nợ phải thu khó đòi Do đó khi đưa ra một chính sách tín dụng cần phải cân nhắc và lựa chọn một cách kỹ lưỡng. Nội dung của một chính sách tín dụng bao gồm : • Tiêu chuẩn tín dụng : Có nghĩa là chúng ta xác định rõ sức mạnh tài chính tối thiểu và có thể chấp nhận được của từng khách hàng. Trước khi đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng cho từng loại khách hàng thì Công ty cần phải điều tra tìm hiểu kỹ tình hình tài chính, đạo đức kinh doanh , thói quen trả nợ của khách hàng thông qua các Công ty tài chính, ngân hàng cũng như các đối tác mà khách hàng quan hệ trước đây chẳng hạn đối với những khách hàng có tài chính mạnh thì giá trị tín dụng được cấp càng cao. Tuy nhiên chúng ta không chỉ dừng lại ở đây mà còn xem xét đến các khía cạnh khác. • Thời hạn tín dụng : Đó là khoản thời gian mà Công ty chấp thuận cho khách hàng kể từ khi mua hàng cho đến khi trả tiền. Xác xuất về tình trạng khách hàng không trả tiền là điều không tránh khỏi. Điều này rất quan trọng vì khi mở rộng chính sách tín dụng thì chúng ta phải chấp nhận rủi ro khách hàng không trả nợ. Và rủi ro đó được đưa vào chi phí và sẽ được tính toán cân nhắc Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com trước khi đưa ra hay mở rộng chính sách tín dụng. Để hạn chế được rủi ro không trả nợ của khách hàng thì chúng ta phải tính toán được những khoản nợ không trả được của khách hàng. Tuy nhiên đây là vấn đề khó, mặc dù có những cơ sở để tính toán nhưng nó vẫn phát sinh. Để có thể ước tính được khách hàng không trả nợ, ta tiến hành phân loại khách hàng theo đối tượng khách hàng : - Đối với khách hàng thường xuyên, uy tín, có mức rủi ro thấp, tình hình tài chính vững mạnh thì nên áp dụng những điều kiện tín dụng mở rộng thời hạn tín dụng dài hơn. - Đối với khách hàng thanh toán không đúng hạn thường có rủi ro cao thì nên áp dụng thời hạn thanh toán ngắn hơn. - Đối với khách hàng tiềm năng thì chúng ta cần đưa ra chính sách tín dụng hợp lý nhằm thu hút khách hàng về lâu dài. - Đối với những khách hàng thường xuyên nhưng lại thanh toán không đúng hạn hay gia hạn nợ với doanh nghiệp thì ta nên cấp tín dụng ngắn nhất đến mứt có thể. Giả sử ước tính khả năng không trả nợ được khách hàng, PKDTT đã tiến hành một cuộc thử nghiệm điều tra để đánh giá vị thế tín dụng của 100 khách hàng. Kết quả cuộc điều tra cho thấy : Có 90% khách hàng có đủ tìm lực tài chính, làm ăn có hiệu quả và đủ khả năng trả nợ, chưa hề mất khả năng chi trả. 10% khách hàng còn lại lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán. Để tránh khách hàng chiếm dụng thường xuyên ngân quỹ Công ty cần phải phân loại khách hàng : Loại khách hàng Tỷ lệ Số lượng khách hàng Xác xuất khách hàng không trả được nợ Số lượng KH phá sản dự kiến 1. Có khả năng trả nợ 90% 90 0% 0 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 2. Không có khả năng trả nợ 10% 10 100% 10 Tổng 100% 100 10% 10 Với kết quả phân tích trên, chúng ta sẽ nhận diện được những khách hàng không có khả năng trả nợ, khả năng trả nợ là không cao, hoặc không có khả năng trả nợ. Để từ đó đưa ra phương án cấp tín dụng thích hợp từ chối cấp tín dụng nhằm tránh thiệt do hại khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. 2.2. Chính sách khuyến khích khách hàng trả nợ trước thời hạn Đó là các chiết khấu thanh toán mà khách hàng được hưởng do thanh toán trước hạn. Chính sách này được áp dụng nhằm gia tăng tốc độ thu tiền bán hàng mà tiền hàng đang nằm trong thời hạn thanh toán. Khi xây dựng chính sách này cần xem xét so sánh giữa chi phí đầu tư vào khoản phải thu và chi phí chiết khấu mà Công ty chấp thuận cho khách hàng. Chiếc khấu thanh toán là sự giảm trừ trên hoá đơn được áp dụng đối với khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán tiền sớm hơn so với thời hạn. Mỗi khi tỷ lệ chiếc khấu đưa ra có tác dụng tích cực tức là nhà máy đã đưa ra một hình thức thanh toán thích hợp với khách hàng từ đó làm cho khoản phải thu khách hàng giảm xuống và lôi kéo khách hàng ngày càng nhiều về phía doanh nghiệp. Và một chính sách chiếc khấu đưa ra ta phải xem xét đến yếu tố là phải làm sao để khi áp dụng chiết khấu sẽ đem lại cho doanh nghiệp lợi ích gì. Aïp dụng chính sách chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích khách hàng trả tiền trước thời hạn không những tăng số vòng quay khoản phải thu đáp ứng nhu cầu tài chính của Công ty mà còn giảm được khoản nợ quá hạn của Công ty. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Nhưng để đưa ra được một chính sách chiết khấu hợp lý Công ty phải xét xem chi phí chiết khấu lớn hơn hay nhỏ hơn xảy ra đối với doanh nghiệp khi không chiết khấu. BẢNG PHÂN LOẠI NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 10/2003 Tên khách hàng Số tiền Trong hạn thanh toán Quá hạn thanh toán 30 ngày 60 ngày 90 ngày 6 tháng 9 tháng 12 tháng > 1năm C.ty CTGT 525 C.ty xe khách Xavin Bệnh viện Da Liễu ĐN 19.660.000 3. Công ty cần thực hiện các biện pháp phân tích để quản lý công nợ và khả năng thanh toán của Công ty Việc phân tích tình hình công nợ sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho ban lãnh đạo trong việc ra quyết định đúng đắn và kịp thời về tình hình quản lý công nợ của Công ty. Phân tích tình hình công nợ có ý nghĩa rất lớn và là cơ sở để đánh giá và tìm ra nguyên nhân làm phát sinh công nợ ngày càng cao, từ đó có biện pháp xử lý đúng đắn góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng khách hàng chiếm dụng. Qua bảng phân tích tình hình công nợ ta có thể thấy được tình hình phải thu, phải trả, các khoản thanh toán nội bộ của Công ty ra sao. Giả sử Công ty muốn biết khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng bao nhiêu trong tổng khoản phải thu và khoản phải Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . vị : Công ty cơ khí tô và thiết bị điện Đà Nẵng Kèm theo chứng từ : Định khoản và trích yếu Kí hiệu TK Số tiền Bán hàng chưa thu tiền 131 511 3331 5.815. 472 .77 2 295.696 .75 8 Cộng 7. 401.183.530. thiết kế của Công ty không thể biết được ngày đến hạn thanh toán của khoản tiền doanh nghiệp vay. Vậy để cho doanh nghiệp chủ động trong việc thanh toán khoản nợ vay ngân hàng kế toán cần thiết. toán, đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn thanh toán. Để quản lý tốt tình hình công nợ cũng như có kế hoạch thu hồi nợ hợp lý, thì những thông tin trên là rất quan trọng. Theo em Công ty nên thiết