1 Khoa Kế toán – Kiểm toán Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán Tài liệu HỌC KẾ TOÁN BẰNG PHẨN MỀM KẾ TOÁN SSP - ACCOUNTING Tháng 3/2006 (Lưu hành nội bộ) 2 PHẦN 1: HƯỚNG DẦN SỬ DỤNG SSP-ACCOUNTING 3 1. TỔNG QUAN VỀ CỦA PHẦN MỀM SSP-_Accounting 1.1 Hình thức kế toán - Phần mềm SSP-Accounting được thiết kế theo hình thức kế toán nhật ký chung. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ xuất kho (đơn giá xuất kho) tính tự động theo phương pháp bình quân gia quyền. - Khấu hao tài sản cố đònh theo nhiều phương pháp khấu hao khác nhau phù hợp với chuẩn mức Kế toán Việt Nam. Mức khấu hao được xác đònh tự động hay do người dùng tùy chọn. 1.2 Phân hệ chức năng chính 9 Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Quản lý các hoạt động thu chi theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, hóa đơn hay từng hợp đồng. - Hỗ trợ người dùng hạch toán các bút toán chênh lệch tỷ giá, theo dõi chi tiết đối tượng phát sinh theo cả giá trò tiền VND lẫn ngoại tệ. 9 Kế toán bán hàng - Chỉ hạch toán các bút toán về tiêu thụ, chương trình sẽ tạo chức năng tự động phát sinh các bút toán xuất kho theo giá vốn hàng bán cũng như hạch toán thuế GTGT hàng bán ra ngay trong quá trình nhập liệu. - Có thể điều chỉnh hàng hóa đã được tiêu thụ trong các kỳ trước (điều chỉnh giá bán, hàng bán bò trả lại…) đồng thời thể hiện tương ứng trên bảng kê hàng hóa bán ra cũng như báo cáo Thuế GTGT Hàng hóa Dòch vụ Bán ra cho Cơ quan Thuế. - Hàng bán được theo dõi theo đối tượng hợp đồng, hóa đơn hay khách hàng để thuận tiện trong việc thanh lý hợp đồng cũng như thanh toán công nợ. 9 Kế toán mua hàng - Quản lý chi tiết theo đối tượng khách hàng, kho hàng và tự động xác đònh công nợ. - Nếu có thuế GTGT, chương trình cho phép cập nhật thông tin hóa đơn đầu vào ngay trong quá trình nhập liệu và thông tin này được tự động cập nhật vào Báo cáo thuế GTGT hàng hóa–dòch vụ mua vào. - Phân bổ chi phí mua hàng, các khoản thuế nhập khẩu vào giá trò các lô hàng nhập mua hay hàng nhập khẩu trong kỳ. 9 Kế toán tài sản cố đònh - Tự động tính ngày đưa vào sử dụng theo nguyên tắc làm tròn tháng. - Theo dõi quá trình hình thành tài sản từ nhiều nguồn khác nhau. - Tự động trích khấu hao hàng kỳ và theo dõi giá trò còn lại. 4 9 Kế toán giá thành - Hỗ trợ người dùng trong việc xây dựng các danh mục đònh mức nguyên vật liệu, đònh mức nhân công và sản xuất chung theo từng mặt hàng hay phân theo nhóm mặt hàng, danh mục quy đònh giá hàng bán ra, giá vật tư hàng hóa mua vào, giá thành sản phẩm kế hoạch,… - Tự động kết chuyển và phân bổ các khoản chi phí như nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung,… vào giá thành sản phẩm theo các tiêu thức tùy chọn khác nhau. - Tự động thực hiện việc tính giá thành sản phẩm và lưu lại nhật ký các bút toán kết chuyển chi phí giá thành. - Đầy đủ các tính năng hỗ trợ như kiểm tra sản phẩm đã nhập kho nhưng chưa có đònh mức, kiểm tra nguyên liệu đã xuất dùng nhưng chưa có đònh mức, so sánh giá thành với giá bán… 9 Kế toán công nợ - Công nợ phải thu được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng khách hàng, từng hóa đơn hay từng hợp đồng. Công nợ được tự động xác đònh khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán bán hàng, cung cấp dòch vụ hoặc thu tiền khách hàng thanh toán. - Công nợ phải trả được theo dõi chi tiết đối với từng nhà cung cấp, từng hóa đơn mua hàng hay từng hợp đồng. Công nợ được xác đònh tự động khi phát sinh các nghiệp kế toán mua hàng, nhận cung cấp dòch vụ hoặc khi thanh toán nợ. - Các khoản nợ khác như vay ngắn hạn, dài hạn…, cho vay… cũng được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nợ, chủ nợ và tự động cập nhật khi có phát sinh nghiệp vụ về kế toán thu, chi… - Báo cáo công nợ theo nhiều mức độ, từ tổng hợp đến chi tiết của từng phiếu. Thống kê theo nhiều chỉ tiêu khác nhau về công nợ. 9 Kế toán xác đònh kết quả kinh doanh và tính lãi lỗ - Tự động kết chuyển và phân bổ các khoản chi phí liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ và lưu lại nhật ký các bút toán kết chuyển xác đònh lãi lỗ. - Tự động kết chuyển và xác đònh kết quả nghiệp vụ kế toán tài chính và hoạt động kinh doanh bất thường khác. - Có thể điều chỉnh số liệu sau khi đã khóa sổ và khóa sổ lại. - Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp do người dùng tự thiết lập theo đặc thù kinh doanh của mình, chương trình sẽ tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ. - Tự động trích lập quỹ doanh nghiệp và phân phối kết quả hoạt động kinh doanh theo hệ số hay giá trò do người dùng tự thiết lập. 9 Hệ thống chứng từ, báo cáo - Hệ thống các biểu mẫu, chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ TSCÐ, biểu mẫu báo cáo thuế, báo cáo tài chính,… theo đúng qui đònh hiện hành của Bộ Tài Chính. - Thực hiện tính toán và kết chuyển dữ liệu tự động các báo cáo tài chính, báo cáo thuế đònh kỳ được tùy chọn hàng tháng, quý, năm theo đúng yêu cầu của Cơ quan Thuế. 5 - In ấn hệ thống sổ sách kế toán theo qui đònh của Bộ Tài Chính và theo yêu cầu đặc thù riêng của Công ty. - Hệ thống báo cáo quản trò chi tiết và đầy đủ, được thiết kế theo nhiều kiểu khác nhau tùy theo đối tượng nhận báo cáo, mục đích sử dụng báo cáo, phục vụ đắc lực cho quá trình ra quyết đònh của cấp quản lý. - Trừ báo cáo tài chánh in theo đònh kỳ, các báo cáo khác phần lớn đều có thể lựa chọn thời gian báo cáo từ ngày… đến ngày , hoặc từ tháng… đến tháng… - Các báo cáo đều có thể xem trước trên màn hình, hoặc chuyển đổi sang dạng thức Excel, HTML (đưa lên website), văn bản dạng text hay nhò phân để tùy nghi sắp xếp theo nhu cầu của người dùng. 9 Bảng biểu và biểu đồ thống kê - Hệ thống bảng biểu và biểu đồ thống kê phong phú, đa dạng. Là một công cụ đắc lực giúp người dùng cũng như lãnh đạo Công ty có cái nhìn tổng thể hơn về tình hình biến động của các đối tượng quản lý, các tài khoản,… dưới nhiều góc độ khác nhau. 1.3 Đặc điểm nhập liệu - Có thể nhập số liệu của kỳ hạch toán mới trong khi chưa khóa sổ kỳ trước. - Nếu phát hiện sai sót trong kỳ hạch toán trước, có thể sửa đổi rồi tiến hành khóa sổ lại, chương trình sẽ tự động điều chỉnh các số dư, sổ sách, báo biểu… - Trợ giúp quá trình nhập liệu bằng các tùy chọn danh mục tài khoản, vật tư hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp,…, đặc biệt trong trường hợp số hiệu tài khoản có quá nhiều cấp, ví dụ 642721… hay chủng loại vật tư hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục quá nhiều. - Chuyển dữ liệu đã có (các danh mục, số liệu phát sinh trong kỳ…) từ phần mềm MS. Excel sang hệ thống kế toán SSP-Accounting. - Trên một phiếu thu/chi có thể hạch toán một nợ nhiều có hoặc một có nhiều nợ (có nghóa là không phải in ra nhiều phiếu thu/chi cho mỗi một tài khoản đối ứng của nghiệp vụ). Mỗi bút toán có thể hạch toán cho từng đối tượng khách hàng với từng hóa đơn riêng biệt. Có thể nhập nhiều hóa đơn tài chính vào cùng một phiếu thu chi. - Số phiếu thu, chi, nhập, xuất, thẻ TSCÐ… được đánh số nhẩy tự động theo dạng thức do người dùng đònh nghóa hoặc tự gán số phiếu theo ý người dùng. - Có thể theo dõi nhiều kho hàng. - Hệ thống tìm kiếm, lọc dữ liệu linh hoạt và đa năng. 1.4 Các bước thực hiện khởi động chương trình a Khởi động Sau khi cài đặt xong, chương trình sẽ luôn tự khởi động mỗi khi bạn bật máy tính. Để kích hoạt chương trình bạn thực hiện theo các bước sau: - Click vào biểu tượng (Icon) trên nền màn hình Windows. 6 - Hoặc click vào nút , chọn Programs/SSP/Accounting/SSP Accounting - Màn hình sau sẽ hiện ra b. Kết nối dữ liệu - Click nút Cấu hình của màn hình đăng nhập, màn hình sau sẽ xuất hiện - Tên máy chủ (IP): Nhập đòa chỉ IP của máy có chứa dữ liệu cần dùng. Sử dụng trong trường hợp dữ liệu sử dụng lưu trữ ở máy khác có nối mạng với máy đang sử dụng. Nếu dữ liệu để cùng với máy đang sử dụng thì có thể bỏ trống (mặc đònh) - Tên tập tin dữ liệu: Nhập đường dẫn của tập tin dữ liệu - Tên đăng nhập và Mật khẩu: Để mặc đònh của hệ thống, không cần thay đổi - Sau khi khai báo xong, click nút Kết nối thử. Bảng kết nối thành công sẽ thông báo - Click nút Lưu để lưu lại cấu hình dữ liệu đã thiết lập 7 - Sau đó trở lại màn hình đăng nhập - Nhập Tên đăng nhập và mật mã. Chú ý: Nếu mật mã nhập sai 1 lần thì chương trình không cho phép truy cập tiếp. Phải thoát khỏi chương trình và khởi động lại 1.5 Cấu trúc chương trình Màn hình chính của chương trình gồm 04 phần chính như sau: a. Hệ thống thực đơn và các thanh công cụ: Phần 1 - Cây dữ liệu: Hiển thò lại giao diện màn hình chính khi bạn đang ở các màn hình khác. - Tài khoản phát sinh: Xem tình hình phát sinh của các tài khoản trong kỳ. Từ màn hình này, với mỗi tài khoản chúng ta có thể xem được chi tiết phát sinh của nó cũng như xem chi tiết đến từng chứng từ cu thể. Phần 1 Phần 2 Phần 3 Phần 4 8 - Đối tượng PS: Hiển thò thông tin tình hình phát sinh trong kỳ của mỗi tài khoản được chọn, có theo dõi chi tiết đến từng đối tượng phát sinh tương ứng. Ví dụ như: chi tiết công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi tiết tạm ứng Và có thể lần ngược lại xem từng chứng từ cụ thể. - Hàng hóa PS: Hiển thò thông tin tình hình nhập xuất tồn của hàng hóa vật tư theo từng tài khoản, từng kho hàng khác nhau. Từ đây cũng có thể truy ngược về từng chứng từ nhập xuất cụ thể để kiểm tra đối chiếu. - Tài sản PS: Hiển thò thông tin tình hình tăng giảm và khấu hao tài sản phát sinh trong kỳ được phân nhóm theo từng loại tài sản. - DM Tài khoản: Hiển thò Hệ thống danh mục tài khoản cùng với các thông tin chi tiết về đối tượng, yếu tố, thuộc tính liên quan đến tài khoản đó. - DM Khách hàng: Xem thông tin chi tiết từng khách hàng, nhà cung ứng được phân nhóm theo tính chất hoạt động. - DM Hàng hóa: Thể hiện hệ thống danh mục vật tư hàng hóa được phân nhóm theo tính chất sử dụng và đối tượng hạch toán . - DM Tài sản: Danh sách tài sản với các điều kiện lọc: tài sản hết khấu hao, tài sản đã giảm, tài sản tăng trong kỳ Cùng với các thông tin về khấu hao trong kỳ, mức trích khấu hao, giá trò khấu hao - Tìm kiếm: Dùng để tìm kiếm chứng từ. Tại đây bạn chỉ cần cho biết một vài thông tin, chương trình sẽ liệt kê cho bạn danh sách các chứng từ thỏa điều kiện đó và bạn có thể xem chi tiết từng chứng từ này. Nếu điều kiện càng nhiều càng chính xác thì danh sách chương trình đưa ra càng ít, càng dễ dàng cho bạn chọn. - Báo cáo: Hiển thò hệ thống tất cả các báo cáo của chương trình. b. Các phân hệ kế toán chức năng: Phần 2 Là phần cấu trúc chính của chương trình, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của doanh nghiệp đều được hạch toán vào các phân hệ kế toán chức năng này. Nếu bạn di chuyển trên cây thư mục này, thì phần chứng từ kế toán bên phải màn hình sẽ di chuyển theo tương ứng. Nếu doanh nghiệp phát sinh một phân hệ kế toán và các chứng từ mới có liên quan, SSP- Accounting được thiết kế động, cho phép mở rộng đònh nghóa các phân hệ và chứng từ kế toán liên quan theo yêu cầu của người sử dụng chương trình. Người dùng cũng có thể phân chia, hay thêm bớt các chứng từ con trong hệ thống phân loại chứng từ kế toán. Thao tác: Vào menu chính của chương trình, Click vào thực đơn Quản trò/Phân loại các chứng từ kế toán, click chọn nút , màn hình sau sẽ hiển thò: 9 c. Các chứng từ kế toán liên quan: Phần 3 Hiển thò danh sách các chứng từ kế toán có liên quan đến các phân hệ kế toán chức năng tương ứng bên trái màn hình chính. Để thao tác trên các chứng từ này bạn chỉ cần click chuột phải sẽ xuất hiện danh sách các lệnh sau: 10 - Xem sửa phiếu này: Mở màn hình chi tiết của phiếu để xem và sửa. - Thêm phiếu mới: Thêm một phiếu mới dạng này để hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh mới có liên quan. Phím tắt để thao tác nhanh là Ctrl+N. - Xóa phiếu này: Xóa chứng từ hiện tại. Phím tắt là Delete. - Xem sửa phiếu theo mẫu: Bật màn hình hiển thò thông tin đầy đủ của phiếu này để bạn có thể xem sửa đổi thông tin trên phiếu. - Danh sách các phiếu mẫu: Hiển thò danh sách các phiếu mẫu sẵn có của chương trình, bạn cũng có thể thao tác thêm, xóa, sửa và lập phiếu theo các mẫu sẵn có. Phím tắt là Ctrl+M. - Xem nhật ký của phiếu này: Hiển thò nhật ký các điều chỉnh đã thay đổi trên phiếu. - Tự động thay đổi chiều cao dòng: Khi dữ liệu trong ô trên lưới quá dài, tùy chọn này cho phép chiều cao của ô tự động nới ra để hiển thò hết thông tin. - Xuất dữ liệu ra tập tin: Công cụ hỗ trợ người dùng truy xuất dữ liệu ra các dạng thức khác nhau như : Excel, HTML, XML. - Đọc dữ liệu có sẵn từ Excel: Chức năng này cho phép bạn chuyển dữ liệu có sẵn từ phần mềm MS. Excel. d. Thanh trạng thái: Phần 4 Hiển thò thông tin ngày làm việc hiện tại do người dùng tùy chọn, các công cụ hỗ trợ và đường dẫn cơ sở dữ liệu của chương trình. [...]... thông số khác của hệ thống bao gồm: - Tháng (kỳ) đầu tiên bắt đầu sử dụng phần mềm này (tháng/năm): thông số cho phép người dùng xác lập thời điểm bắt đầu sử dụng chương trình Ví dụ, thời điểm đưa phần mềm này vào sử dụng là tháng 01 năm 2004 thì khi đó bạn click chọn vào ô vuông trống “Mở ra để sửa”, sau đó xác lập lại thời điểm bắt đầu sử dụng chương trình là tháng 01 năm 2004 Với xác lập này chương... ban đầu của các tài khoản - Thời gian (tính bằng tháng) hết khấu hao của công cụ dụng cụ mặc đònh: Chức năng cho phép xác lập thời hạn khấu hao công cụ dụng cụ tính bằng tháng theo yêu cầu và mục đích sử dụng của người dùng - Phần trăm thuế thu nhập trong Lợi nhuận hoạt động kinh doanh – Lợi nhuận khác: Cho phép người sử dụng xác lập mức thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy đònh Bộ Tàii Chính... Cho phép sửa đổi đơn giá kế hoạch khi nhập: Chức năng này được chọn cho phép người lập phiếu sửa đổi lại giá kế hoạch khi nhập kho sản phẩm - Sử dụng đơn giá bình quân khi xuất kho: Khi chức năng này được chọn, chương trình sẽ tự động tính giá xuất kho của vật tư hàng hóa theo phương pháp bình quân 14 - Cho phép thay đổi đơn giá bình quân: Chức năng này được chọn cho phép người lập phiếu sửa đổi lại... hàng bán ra, màn hình sau hiển thò cho phép bạn nhập vào giá bán mặc đònh của sản phẩm - Cho phép nhân viên bán hàng sửa giá bán: Nếu lựa chọn chức năng này, nhân viên lập phiếu bán hàng có thể điều chỉnh giá bán trong phiếu, và ngược lại, giá bán trên phiếu không thể chỉnh sửa được - Sử dụng giá mua được duyệt: Tương tự như giá bán mặc đònh, nếu chức năng này được chọn thì chương trình sẽ phát sinh tự... hình để bạn chọn đường dẫn đến tập tin logo, chọn tập tin này rồi nhấn Open 2.1.2 Thiết lập các thông số Công việc đầu tiên khi sử dụng chương trình là bạn phải thiết lập các thông số hệ thống cho chương trình vận hành một cách hiệu quả và hoạt động theo yêu cầu của người sử dụng chương trình Thao tác: Từ menu chính trên màn hình, bạn click vào thực đơn Quản trò/Thiết lập các thông số hệ thống, sẽ hiển... TK133 và 3331 là thuộc tính tài khoản thuế giá trò gia tăng… c Sửa tài khoản Để thao tác, trên màn hình Hệ thống tài khoản, bạn chọn tài khoản cần sửa và nhập những thông tin cần thay đổi bên hộp Thông tin chi tiết rồi nhấn nút thay đổi hoặc để lưu lại các để hủy bỏ những thao tác vừa nhập Chú ý: Trước khi sửa, bạn không cần nhấn nút “Sửa” như trong các phần mềm khác d Xóa tài khoản Bạn chọn tài khoản... “Xem trước khi in” 2.4 Quản lý người dùng Chế độ quản lý người dùng nhằm đảm bảo tính bảo mật, an toàn dữ liệu Để sử dụng chương trình, mỗi người dùng sẽ phải đăng nhập với tên đăng nhập (User Name) và mật khẩu (Password) của mình để vào hệ thống Bạn nên xác đònh trước những người sẽ sử dụng chương trình, đồng thời quy đònh chức năng và quyền hạn của từng người Cách tốt nhất là bạn hãy lên một danh... cấp quyền hạn theo thứ tự từ trên xuống dưới Thao tác: Hệ thống/Quản lý người dùng Sử dụng các nút lệnh “Thêm”, “Xóa”, “Lưu”,… để cập nhật thông tin theo yêu cầu Màn hình quản trò người dùng gồm hai trang (Tab): Người dùng và Phân Nhóm a Phân nhóm Cho phép thiết lập các nhóm người dùng khác nhau theo yêu cầu cập nhật, sử dụng và quản lý thông tin tại doanh nghiệp bạn Khi bạn thêm một người dùng mới nào... làm kho bò âm + Sử dụng giá bán được duyệt Khi chức năng này được chọn, giá bán mặc đònh của sản phẩm sẽ tự động phát sinh khi hạch toán các bút toán liên quan như: hạch toán trên phiếu bán hàng,… + Cho phép nhân viên bán hàng sửa giá bán Nếu lựa chọn chức năng này, nhân viên lập phiếu bán hàng có thể điều chỉnh giá bán trong phiếu, và ngược lại, giá bán trên phiếu không thể chỉnh sửa được + Đăng kí... tác quản lý còn phải phù hợp với Hệ thống Tài khoản theo quy đònh của Chế độ Kế toán Việt Nam Với SSP-Accounting, danh mục hệ thống tài khoản được thiết kế động, cho phép người dùng có thể thêm mới hay xóa bớt tài khoản cũng như xác lập đối tượng quản lý cho tài khoản theo yêu cầu quản lý của người sử dụng chương trình Thao tác: Vào menu chính của chương trình, click chọn thực đơn Danh mục/Hệ thống . máy có chứa dữ liệu cần dùng. Sử dụng trong trường hợp dữ liệu sử dụng lưu trữ ở máy khác có nối mạng với máy đang sử dụng. Nếu dữ liệu để cùng với máy đang sử dụng thì có thể bỏ trống (mặc. hành nội bộ) 2 PHẦN 1: HƯỚNG DẦN SỬ DỤNG SSP-ACCOUNTING 3 1. TỔNG QUAN VỀ CỦA PHẦN MỀM SSP-_Accounting 1.1 Hình thức kế toán - Phần mềm SSP-Accounting được thiết kế theo hình. (kỳ) đầu tiên bắt đầu sử dụng phần mềm này (tháng/năm): thông số cho phép người dùng xác lập thời điểm bắt đầu sử dụng chương trình. Ví dụ, thời điểm đưa phần mềm này vào sử dụng là tháng 01 năm