1.3.1.3.Giấy chứng nhận số lượng: Là giấy chứng nhận số lượng mà người bán giao cho người mua ,có thể do công ty giám định cấp ,hoặc do xí nghiệp sản xuất hàng lập và được công ty giám định hay hải quan xác nhận ,được dùng trong mua bán bách hóa ,hoặc loại hàng cần biết số lượng hơn trọng lượng như : bút máy ,thuốc lá điếu , bàn ghế …Nếu hàng gồm nhiều chi tiết phức tạp như phụ tùng máy móc ,dụng cụ cắt gọt ,thường dùng bảng kê chi tiết trong bộ chứng từ thanh toán ,nhưng khi hàng thanh toán là loại động nhất ,sẽ dụng Giấy chứng nhận số lượng 1.3.1.4.Giấy chứng nhận trọng lượng: Là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng ,do hải quan hoặc công ty giám định hàng cấp ,tùy theo qui định của hợp đồng Nếu hàng có khối lượng lớn như than ,ngũ cốc… đây sẽ là một căn cứ để người mua đối chiếu giữa hàng nghười bán đã gởi với hàng thực nhận của từng mặt hàng cụ thể 3.2.Chứng từ hải quan: Chứng từ hải quan là những chứng từ mà theo chế độ hải quan người chủ hàng phải xuất trình cho cơ quan hải quan khi hàng hóa qua biên giới quốc gia. 3.2.1. Tờ khai hải quan: Là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.Theo điều lệ hải quan Việt Nam, tờ khai hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay khi hàng hóa đến cửa khẩu,tờ khai hải quan phải được đính kèm Giấy phép xuất nhập khẩu ,bảng kê chi tiết và vận đơn. 3.2.2. Giấy phép xuất nhập khẩu: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Là chứng từ do Bộ thương mại cấp, cho phép chủ hàng được phép xuất hay nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định. 3.2.3.Các Giấy chứng nhận kiểm dịch và Giấy chứng nhận vệ sinh: Là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…  Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: Là giấy chứng nhận do cơ quan thú y cấp, chứng nhận không có vi trùng gây bệnh cho giống súc vật khác hoặc động vật có liên quan đã được tiêm chủng đề phòng dịch bệnh. Công dụng: -Ấn định phẩm chất hàng và là căn cứ hàng phù hợp với yêu cầu của hợp đồng -Bổ sung các chứng từ trình hải quan, làm thủ tục hải quan khi xuất khẩu -Bổ sung cho bộ chứng từ thanh toán xuất trình cho người mua để người này làm thủ tục nhập ,vì ở các nước cũng đều qui định chế độ kiểm dịch nhằm bảo vệ nền móng công nhgiệp của nước mình  Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Do các cơ quan bảo vệ thực vật cấp khi hàng hóa là thực vật ,thảo mộc hoặc có nguồn gốc từ thực vật đã dược kiểm tra và xử lí các dịch bệnh.  Giấy chứng nhận vệ sinh: Là giấy xác nhận tính chất vô hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ ,thường do cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu cấp và nếu trong hợp đồng mua bán hoặc L/C qui định ,cũng có thể do một cơ quan y tế lập và cấp. 3.2.4.Giấy chứng nhận xuất xứ: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Là chứng từ do phòng thượng mại của nước xuất khẩu cấp cho chủ hàng ,theo yêu cầu và lời khai của chủ hàng để chứng nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc của hàng. Công dụng: -Giúp hải quan nước nhâp khẩu căn cứ tính thuế dựa trên áp dụng biểu thuế quan ưu đãi của các nước với nhau. -Giúp hải quan thực hiện chích sách khu vực ,chính sách phân biệt đối xử trong mua bán khi tiến hành việc giám sát và quản lí. -Xác nhận một phần chats lượng hàng ,nhất là hàng thuộc thổ sản địa phương. 3.2.5.Hóa đơn lãnh sự: Là hóa đơn trên đó lãnh sự của các nước nhập khẩu đang công tác tại nước xuất khẩu chứng thực về giá cả và tổng giá trị lô hàng. Một số nước qui định rằng lãnh sự có thể kí trực tiếp trên hóa đơn thương mại, một số nước khác lại qui định rằng hóa đơn lãnh sự phải được lập trên những Giấy in sẵn và phải được lãnh sự kiểm tra về thị thực. 3.3.Chứng từ vận tải: Là chứng từ do người vận tải cấp để xác nhận rằng mình đã nhận hàng đã chở. 3.3.1.Vận đơn đường biển: Là chứng từ quan trọng nhất trong bộ chứng từ thanh toán.Vận đơn đường biển có 3 chức năng: -Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng đã chở. -Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng biển. -Là bằng chứng chuyên chở hợp đồng hàng hóa. Trong thương mại hàng hóa quốc tế thường gặp nhiều loại vận đơn đường biển với tên gọi khác nhau và có tác dụng khác nhau. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 3.3.2.Biên lai thuyền phó: Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hóa trên tàu về việc nhận hàng để chuyên chở, trong đó người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa mà các nhân viên kiểm điện của tàu đã tiến hành khi hàng hoá được bốc lên tàu. Biên lai thuyền phó không phải là bằng chứng cho việc sở hữu hàng hóa mà chỉ là chứng từ để đổi lấy vận đơn đường biển 3.3.3.Sơ đồ xếp hàng: Sơ đồ xếp hàng do thuyền trưởng hay nhân viên chuyên trách dưới tàu hoặc có khi do đại lí vận tải biển lập để sử dụng một cách khoa học các khoang, các hầm chứa trên tàu, giữ thăng bằng tàu khi tàu di chuyển, giữ độ chênh dọc hợp lí. Người gởi hàng, người nhận hàng cũng cần biết sơ đồ xếp hàng để biết rõ vị trí lô hàng, từ đó có kế hoạch hữu hiệu trong việc bốc dỡ hàng và dự kiến mọi tổn thất nếu có do vị trí đặt hàng trên tàu CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY INTIMEX ĐÀ NẴNG 2.1.TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX: 2.1.1.QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: Chi nhánh công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex tại Đà Nẵng (CN Intimex Đà Nẵng) được thành lập năm 1995 theo quyết định số: 589/IN – TCCB ngày 14/08/1995 của Công ty Xuất Nhập Khẩu Dịch vụ Thương mại - Bộ Thượng Mại. Tiền thân của chi nhánh Intimex Đà Nẵng là Trạm Intimex Đà Nẵng được thành lập năm 1989 trực thuộc công ty Xuất Nhập Khẩu Nội Thương & Hợp tác xã - Bộ Thương Mại. Để thực Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com hiện việc thu mua hàng xuất khẩu, tiếp nhận, tiêu thụ hàng hóa do công ty chủ quản nhập khẩu từ các nước Đông Âu và Liên Xô cũ tại địa bàn các tỉnh miền Trung. Chi nhánh có tên giao dịch quốc tế: Intimex Đà Nẵng Trụ sở : 02 Pasteur, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng Tài khoản VND số : 0041.000.000.781 tại Ngân hàng Ngoại thương ĐN Tài khoản Ngoại tệ số : 0041.370.012.025 tại Ngân hàng Ngoại thương ĐN Điện thoại : 05113.822026 – 810350 – 810691 - 251796 Fax : 05113.824462 Trụ sở của chi nhánh nằm ở số 02 Pasteur, ngay trung tâm thành phố nên rất thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, Chi nhánh còn có đội ngũ cán bộ nhanh nhẹn có trình độ chuyên môn khá cao, có đội ngũ nhân viên bán hàng nhanh nhẹn, lịch sự và nắm bắt được nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng. Tuy Chi nhánh gặp phải một số khó khăn về vốn, song trải qua một thời gian hoạt động nhờ sự quản lý linh hoạt của ban lãnh đạo cũng như chủ trương chính sách đúng đắn của Nhà nước, Chi nhánh đã từng bước khắc phục khó khăn, phát huy thuận lợi để đứng vững trên thị trường trong nước và mở rộng quan hệ với thị trường nước ngoài như Hàn Quốc, Nhật Bản, EU, Mỹ, Trung Quốc… Nhìn chung từ khi thành lập đến nay, Chi nhánh đã từng bước đi vào nền nếp, không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh, trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật cho các phòng ban, cửa hàng, không những đóng góp cho ngân sách Nhà nước, chấp hành tốt công tác xã hội mà còn đảm bảo đời sống cho cán bộ, công nhân viên. 2.1.2.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY:  Chức năng: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, xuất khẩu các mặt hành nông sản, lâm sản, hải sản, lương thực… - Kinh doanh dịch vụ, tổ chức sản xuất, gia công hàng xuất khẩu.  Nhiệm vụ: - Xây dựng, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh trên cơ sở kế hoạch được công ty Chủ quản giao theo đúng quy định của pháp luật, hướng dẫn của Công ty chủ quản và Bộ thương mại. - Chi nhánh thực hiện phương án sản xuất kinh doanh, và dịch vụ theo kế hoạch và mục tiêu chiến lược của Công ty chủ quản. - Chấp hành luật pháp Nhà nước, thực hiện các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước và nghĩa vụ đối với nhà nước và công ty, có tổ chức bộ máy kế toán riêng, hạch toán độc lập. - Chi nhánh có nhiệm vụ quản lý và sử dụng vốn, cơ sở vật chất kỷ thuật, nguồn lực công ty giao theo chế độ, chính sách và pháp luật nhà nước nhằm đạt hiệu quả cao nhất.Quản lý sử dụng, đào tạo, và phát triển đội ngũ lao động theo bộ luật lao động. - Áp dụng các biện pháp bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự trong phạm vi quản lý của chi nhánh.  Phạm vi hoạt động: Trực tiếp xuất nhập khẩu và nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, sản xuất, gia công hàng xuất khẩu, bán buôn, bán lẻ và đại lý hàng hoá trên thị trường cả nước. Kinh doanh các ngành hàng theo chức năng đã đăng ký kinh doanh. 2.1.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ: 2.1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Theo quy chế hoạt động của Chi nhánh Intimex Đà Nẵng đã được Tổng giám đốc Công ty Xuất Nhập Khẩu Intimex phê duyệt theo công văn số 1310/IN/TCCB ngày 14/09/2000. Bộ máy quản lý, điều hành của chi nhánh Intimex Đà Nẵng được tổ chức như sau: Sơ đồ2.1 : Bộ máy quản lý của công ty 2.1.3.2.Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty:  Giám đốc: Là người đứng đầu chi nhánh do Tổng giám đốc công ty bổ nhiệm, giám đốc là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất của toàn công ty theo đúng chức năng, nhiệm vụ một cách hiệu quả.  Phó giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ cùng các phòng ban theo dõi tình hình sản xuất, kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị phụ PHÒNG KINH DOANH 1 Quan hệ trực tuyến Quan h ệ chức năng Ghi chú: GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH 2 SIÊU THỊ INTIMEX PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com tùng cho sản xuất, công việc kinh doanh cũng như tình hình tài chính của công ty. Đồng thời được giám đốc ủy quyền ký kết và chịu trách nhiệm trước giám đốc.  Phòng kinh doanh 1 (tại TP.Đà Nẵng): Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của đơn vị tại thị trường các tỉnh miền Trung, Tây nguyên và miền Bắc. Phối hợp hổ trợ cửa hàng trong việc tìm kiếm khai thác nguồn hàng, đối tác trong lĩnh vực kinh doanh nội địa. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch kinh doanh.  Phòng kinh doanh 2 (tại TP.Hồ Chí Minh): Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của đơn vị tại thị trường các tỉnh miền Nam. Phối hợp hổ trợ cửa hàng trong việc tìm kiếm khai thác nguồn hàng, đối tác trong lĩnh vực kinh doanh nội địa. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tham mưu cho giám đốc trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế, xây dựng kế hoạch kinh doanh.  Bộ phận Siêu thị: Chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh của siêu thị (bán buôn, bán lẻ) các mặt hàng tiêu dùng, điện máy, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, các phó giám đốc. Kết hợp với phòng kinh doanh 1 để khai thác tìm kiếm nguồn hàng và mở rộng t hị trường.  Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng quản lí nhân sự, phân công lao động hợp lí. Ngoài ra, còn có trách nhiệm trong việc tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực cho công ty.  Phòng tài chính kế toán: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Thực hiện việc tổ chức toàn bộ công tác hạch toán kế toán trong toàn công ty; kiểm tra, giám sát công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc theo qui định tài chính. 2.2. CÁC NGUỒN LỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY: 2.2.1.CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY: Trụ sở công nằm trong khu vực trung tâm thành phố, thuận lợi cho giao dịch, dễ dàng cho vận chuyển. Với diện tích gần 1000 m 2 được trang bị đầy đủ các thiết bị thông tin như máy fax, điện thoại để bàn, máy vi tính… nên công ty có thể thực hiện việc giao dịch với khách hàng một cách nhanh chóng, đồng thời những phương tiện này còn hỗ trợ đắc lực trong việc cập nhật thông tin về khách hàng và thị trường. Bảng 2.1. Tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật Cơ sở vật chất kỹ thuật Số lượng Đơn vị tính Nước sản xuất Năm sản xuất Xe tải nhỏ 3 Chiếc Nhật 1999 Xe ôtô 2 Chiếc Nhật 2001 Xe cẩu hàng 1 Chiếc Đức 1999 Xe máy 4 Chiếc Mỹ 2003 Máy vi tính 16 Bộ Đức 2003 Máy fax 2 Cái Nhật 2002 Máy photocopy 3 Cái Việt Nam 2001 Điện thoại 15 Cái Việt Nam 2000 ( Nguồn: Phòng kế toán ) Theo bảng số liệu 2.1: Đa phần các máy móc này đều nhập từ thị trường các nước phát triển nên chất lượng của máy được đảm bảo. Tuy nhiên, với một công ty vừa kinh doanh xuất nhập Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com khẩu, vừa kinh doanh thương mại theo hình thức siêu thị như trên thì cơ sở vật chất còn tương đối ít, điều đó làm ảnh hương ít nhiều đến công việc kinh doanh của chi nhánh. Đối với các phòng ban, công ty trang bị đủ một số máy móc thiết bị cần thiết để phục vụ trong công việc. 2.2.2. NGUỒN LỰC LAO ĐỘNG CỦA CÔNG TY: Đây là nhân tố quan trọng không thể thiếu để tạo nên sự thành công của doanh nghiệp.Yếu tố lao động là lực lượng quyết định trực tiếp đến nguồn cung cấp năng lực và khả năng sản xuất kinh doanh của một công ty . Bảng 2.2 Tình hình sử dụng lao động (ĐVT: đơn vị Người; %) Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch Chỉ tiêu Số lượng Tỉ trọng Số lượng Tỉ trọng Mức độ Tốc độ % Tổng số lao động 71 100 95 100 24 1,39 1. Phân theo giới tính - Nam 39 54,93 55 57,9 16 4,41 - Nữ 32 45,07 40 42,1 8 1,25 2. Phân theo trình độ - Đại học, cao đẳng 30 42,25 58 61,05 28 1,93 - Trung cấp 15 21,13 17 17,89 2 1,13 - LĐ phổ thông 26 36,62 20 21,05 -6 -23,7 (Nguồn: Phòng kế toán ) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . 4,41 - Nữ 32 45,07 40 42, 1 8 1 ,25 2. Phân theo trình độ - Đại học, cao đẳng 30 42, 25 58 61,05 28 1,93 - Trung cấp 15 21 ,13 17 17,89 2 1,13 - LĐ phổ thông 26 36, 62 20 21 ,05 -6 -2 3,7 (Nguồn:. CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VÀ CÔNG TÁC GIAO HÀNG CÀ PHÊ XUẤT KHẨU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY INTIMEX ĐÀ NẴNG 2. 1.TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX: 2. 1.1.QUÁ. Version - http://www.simpopdf.com - Kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, xuất khẩu các mặt hành nông sản, lâm sản, hải sản, lương thực… - Kinh doanh dịch vụ, tổ chức sản xuất, gia công hàng xuất khẩu.