toán hoặc thanh toán chậm. Vì thế, khi thiết lập chứng từ đặc biệt là bộ chứng từ thanh toán, Công ty cần phải quan tâm đến những yêu cầu sau để hạn chế được những sai sót và được ngân hàng chấp nhận trả tiền hàng nhanh chóng góp phần tạo nên thành công trong hoạt động giao nhận của Công ty: - Việc thiết lập các chứng từ đòi hỏi phải có sự cẩn thận, chính xác và sự am hiểu cặn kẽ về các chứng từ khác nhau của nhân viên phụ trách khâu này. - Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền (như những khách hàng ở thị trường Malaysia và Argentina) thì bộ chứng tư Công ty lập ra đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng. Do đó Công ty cần có những quy định cụ thể trong nội dung các điều khoản của hợp đồng để tạo thuận lợi hơn cho người lập chứng từ trong việc thể hiện hợp lý các nội dung này trên bề mặt các chứng từ gởi hàng. - Đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C (như những khách hàng ở thị trường Singapore, Ý, Cộng Hoà Séc,…) thì bộ chứng từ lập ra phải thể hiện được những yêu cầu sau mới được ngân hàng chấp nhận thanh toán: + Bô chứng từ lập ra phải đầy đủ các chứng từ nghĩa là các loại chứng từ và số lượng của từng loại phải theo quy định của L/C. + Bộ chứng từ lập ra phải hoàn chỉnh về mặt hình thức bề ngoài. Điều này có nghĩa rằng bộ chứng từ này cần phải hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu nêu trong L/C : từ mô tả đặc điểm của hàng hóa, đến mô tả chất lượng, phương thức vận tải, giao nhận,… + Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải thể hiện được tính nghiêm ngặt về mặt chứng từ. Bởi vì, ngân hàng chỉ thanh toán tiền hàng cho Công ty dựa vào bộ chứng từ chứ không dựa vào hàng hóa. Vì thế ngân hàng giám sát rất chặt chẽ từng nội dung của từng loại chứng từ có phù hợp với quy định của L/C hay không. Thậm chí nếu Công ty Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com có những sai sót nhỏ thì ngân hàng sẽ gây khó khăn cho việc thanh toán tiền hàng xuất khẩu. + Bộ chứng từ lập ra đòi hỏi phải không thể hiện sự mâu thuẩn giữa các chứng từ, nghĩa là nội dung của các loại chứng từ không được mâu thuẩn với nhau. Ví dụ mô tả hàng hóa trong hóa đơn phải giống mô tả trong vận đơn phải đúng quy định của L/C; số lượng hàng hóa ghi trong các chứng từ phải thống nhất và đúng quy định của L/C. + Khi lập xong bộ chứng từ đòi hỏi phải xuất trình đúng thời hạn quy định của L/C. Nếu trong L/C không quy định thời hạn xuất trình bộ chứng từ thì điều 43 UCP- DC quy định như sau: “ Các ngân hàng sẽ không chấp nhận các chứng từ xuất trình cho ngân hàng sau 21 ngày kể từ ngày xếp hàng”. Vì vậy trong mọi trường hợp các chứng từ không được xuất trình sau khi hết thời hạn có hiệu lực của L/C. 3.2.5.2. Những sai sót thường gặp và cách thức khắc phục khi thiết lập bộ chứng từ thanh toán : Trong quá trình thiết lập các chứng từ việc mắc phải những sai sót, những lỗi nhỏ là điều khó có thể tránh khỏi. Trên thực tế khi thiết lập các chứng từ trong phương thức thanh toán T/T Công ty có mắc những lỗi nhỏ không đáng kể, nhưng đối với những khách hàng sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C thì Công ty dễ mắc các sai sót hơn. Những sai sót Công ty thường gặp phải và cách khắc phục nó là: a/ Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) : Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của các chứng từ hàng hoá cũng như trong khâu thanh toán. Do đó, khi lập hoá đơn thương mại Công ty cần chú ý đến các mục thường sai sót sau để có thể hạn chế được những bất hợp lệ khi lập chứng từ này. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com * Ngày lập hoá đơn : Hóa đơn thương mại do Công ty lập và xuất trình cho người mua sau khi đã giao hàng. Điều này dễ dẫn đến sai sót cho Công ty bởi vì sau giao hàng xong nhân viên giao nhận của Công ty mới bắt đầu hoàn thành bộ chứng từ thanh toán nên có khi không để ý đã ghi nhầm ngày lập hóa đơn sau ngày giao hàng tức là sau ngày ký B/L. Để tránh sai sót này khi lập hóa đơn Công ty cần phải để ý ngày lập hóa đơn phải trước hoặc bằng với ngày ký B/L. * Mô tả hàng hóa : Trong mục này Công ty thường mắc phải các sai sót do mỗi lần đặt hàng khách hàng không chỉ đặt một loại cà phê cụ thể nào đó mà có rất nhiều loại khác nhau trong cùng một đơn đặt hàng cho nên chỉ cần ghi sai một con số hoặc một chữ cái thì chứng từ sẽ được coi là bất hợp lệ. Vì thế nhân viên lập chứng từ cần phải cẩn thận hơn khi mô tả hàng hóa và phải lưu ý rằng hàng hóa phải được mô tả chi tiết và chính xác như trong hợp đồng mua bán (nếu thanh toán theo phương thức T/T) hoặc trong L/C (nếu thanh toán bằng L/C). Nếu L/C có yêu cầu những ghi chú trên mô tả hàng hóa thì hóa đơn và các chứng từ khác cũng phải được thể hiện. * Trị giá hóa đơn : Hóa đơn thương mại là cơ sở để người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Do đó trị giá hàng xuất khẩu ghi trên hóa đơn phải không được vượt quá số tiền trong hợp đồng hoặc L/C cho phép. Điều này có nghĩa là nếu giao hàng từng phần không cho phép thì tổng giá trị hóa đơn phải nằm trong dung sai cho phép của thư tín dụng. Ngược lại, nếu người mua chấp nhận việc giao hàng từng phần thì trị giá hoá đơn có thể nhỏ hơn trị giá L/C nhưng khi Công ty giao hàng lần cuối cùng thì tổng giá trị của tất cả các lần giao hàng có thể nhỏ hơn trị giá L/C là Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 5% không bị giảm. Tuy nhiên, nếu trong L/C có những từ : vào khoảng, khoảng chừng hoặc những từ ngữ tương tự khác dùng để nói về số tiền thì phải được hiểu là số dung sai cho phép là hơn hoặc kém không quá 10%. Trên thực tế khi ghi tổng giá trị hàng Công ty đã ghi đầy đủ cả bằng số, bằng chữ và điều kiện cơ sở giao hàng kèm theo giá đó. Nhưng để bảo lưu quyền đính chính khi có sai sót Công ty nên ghi kèm thêm cả chữ “E and OE” (Errors and omission expelled). Ví dụ như trong hóa đơn thương mại khi gửi cho khách hàng ở thị trường Malaysia, ở mục trị giá hoá đơn Công ty chỉ ghi như sau: Total amount : USD 18,601.30 FOB Danang Port, VietNam, Incoterm 2000 (say: US Dollars eighteen thousand six hundred one and thirty cents) Nếu chỉ ghi như vậy khi có sai sót thì việc sữa đổi sẽ không tiện, tốt nhất Công ty nên ghi như sau để bảo lưu quyền đính chính sữa đổi nếu có nhầm lẫn: Total amount: USD 18,601.30 FOB DaNang Port, VietNam, Incoterm 2000, E and OE. * Số bản hoá đơn khi xuất trình: Số bản hoá đơn khi xuất trình phải bằng số bản mà hợp đồng hoặc L/C yêu cầu và ít nhất trong đó phải có một bản gốc có dấu “ORIGINAL” nếu không bộ chứng từ xuất trình sẽ được coi là không hợp lệ. Tuy nhiên,việc khắc phục sai sót này không có gì khó khăn chỉ cần trước khi gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng Công ty nên xem lại quy định của hợp đồng hoặc của L/C để chuẩn bị số lượng bản hóa đơn gốc và phụ (bản photo) cho đầy đủ. b/ Phiếu đóng gói (Packing list): Phiếu đóng gói là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, những loại hàng và số lượng mỗi loại được đóng trong một Container nhất định. Phiếu này do Công ty Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com lập ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa trong Container nhằm phục vụ cho khâu làm thủ tục hải quan và công tác giao nhận hàng được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Trong thực tế trường hợp bất hợp lệ mà Công ty thường gặp phải khi lập hối phiếu là tổng số số lượng hàng hóa được kể chi tiết trong packing list không bằng với số lượng hàng hóa ghi trong hóa đơn hoặc không phù hợp với số lượng hàng giao thực tế. Chính vì vậy đã làm cho thời gian kiểm hoá hải quan bị kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng của Công ty. Do vậy, khi lập phiếu đóng gói Công ty cần phải chú ý không được tạo ra sự khác biệt về nội dung giữa phiếu đóng gói và hóa đơn thương mại và cần phải chú trọng đến số lượng hàng giao thực tế để lập phiếu đóng gói cho phù hợp. c/ Vận đơn đường biển (Bill of Lading - B/L) : Vận đơn đường biển là một chứng từ hết sức quan trọng trong buôn bán quốc tế. Nó được ví như là “linh hồn” của bộ chứng từ bởi vì nó không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, trong bảo hiểm và trong khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, vận đơn đường biển còn là một chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa ghi trên vận đơn nghĩa là người nào cầm được chứng từ này thì có thể nhận hàng từ tàu biển. Vì thế đây là một chứng từ phức tạp đòi hỏi người lập vận đơn phải thật cẩn thận và am hiểu về nó để có thể tránh được những bất hợp lệ rất dễ xảy ra đối với chứng từ này. Vận đơn, về danh nghĩa là do người vận tải cấp. Nhưng trong thực tế khi tiến hành công tác giao nhận thì chứng từ này lại được giao cho Công ty chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp. Sau khi Công ty giao Container tại CY thì đại lý của Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com hãng tàu đó sẽ xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn Công ty thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ. Để có thể tránh được những bất hợp lệ Công ty thường gặp trong khi lập vận đơn, góp phần mang lại hiệu quả trong khâu lập bộ chứng từ sau khi giao hàng thì nhân viên lập chứng từ này cần phải lưu ý những vấn đề sau: Trước hết, khi chuẩn bị điền các thông tin vào vận đơn cần phải xem lại thử mẫu vận đơn mà mình đang sử dụng thuộc mẫu vận đơn nào. Nhân viên lập chứng từ cần thiết phải thực hiện bước này bởi vì đối với Công ty tuy mới bắt đầu tham gia vào hoạt động xuất khẩu nhưng đã có rất nhiều khách hàng ở các thị trường khác nhau. Vì thế, mỗi lần giao hàng Công ty phải quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau do đó nếu không để ý rất dễ sử dụng lộn mẫu vận đơn không phải của hãng tàu mà mình đang giao dịch. Do vậy Công ty cần phải lưu ý rằng mẫu vận đơn của hãng tàu nào thì chỉ dùng cho tàu thuộc hãng đó. Tiếp đến, phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consingnee) vì phần này thường được quy định khác nhau trên từng L/C. Nếu chỉ hiểu theo cách đơn giản rằng ” Phần người nhận hàng thì phải ghi tên của người mua hay người mở L/C” thì rất dễ dẫn đến việc ghi sai ở mục này vì thật ra trong buôn bán quốc tế có thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng hóa. Vì vậy trong vận đơn ở chổ Consingnee thường đa dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho người mua từ chối thanh toán. Do vậy muốn ghi mục này trên B/L cho đúng thì: + Mục “Shipper” phải thể hiện tên người bán trong hợp đồng hay trong L/C và không được viết tắt. Công ty có thể ghi như sau: DANANG RUBBER COMPANY Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 01 Le Van Hien Street, Danang City, Vietnam + Mục “Cosingnee” : Việc ghi tên người nhận hàng phải căn cứ vào loại vận đơn do hợp đồng hay L/C yêu cầu cấp. Cụ thể để tránh bất hợp lệ ở mục này Công ty nên thể hiện như sau trên B/L: Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container 1. To order and endorsed bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of …… bank + To order of …… bank + Công ty không cần ký hậu B/L 3.To order of the shipper and endorsed in bank + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu 4.To order of the bank and endorsed in bank + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu 5.To order and endorsed to … bank + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …… bank” Yêu cầu trong L/C Cách ghi trên L/Container 1. To order and endorsed bank + To order + Công ty lật mặt sau B/L ký tên, đóng dấu 2.To order of …… bank + To order of …… bank + Công ty không cần ký hậu B/L 3.To order of the shipper and endorsed in bank + To order of the shipper + Người giao hàng lật mặt sau ký tên, đóng dấu 4.To order of the bank and endorsed in bank + To order of the bank + Công ty không cần ký hậu 5.To order and endorsed to … bank + To order + Công ty lật mặt sau ký tên đóng dấu và ghi thêm dòng chữ “Delivery to the order of …… bank” + Mục “Notify Party”: Ở mục này việc ghi địa chỉ thông báo cũng phải phù hợp với yêu cầu của L/C hoặc của hợp đồng. Trong trường hợp L/C hoặc hợp đồng không đề ra yêu cầu nào thì Công ty có thể ghi địa chỉ thông báo hoặc là người mua hàng hoặc là ngân hàng nào đó được uỷ thác khống chế chứng từ. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Ngoài những sai sót dễ gặp ở các mục kể trên, khi lập B/L Công ty còn gặp các rủi ro khác như : + Cảng bốc hàng không khớp với quy định trong L/C do L/C quy định “shipment from Danang Port…” nhưng khi điền vào mục “loading port” Công ty đã ghi là “Tien Sa Port”. Mặc dầu ghi như vậy thì rõ ràng hơn bởi vì cảng Tiên Sa là cảng xếp dỡ lớn nhất của cảng Đà Nẵng do đó hầu hết tất cả các tàu có trọng tải lớn đều cập ở cảng này, nhưng trên thực tế chứng từ này đã bị ngân hàng coi là bất hợp lệ và từ chối chiết khấu bộ chứng từ. Để khắc phục được những hạn chế này thì người lập Bill cần phải nắm vững được L/C và kiểm tra lại chứng từ sau khi đã lập xong. + Số lượng hàng hóa ghi trên vận đơn khác với số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn. Do đó khi điền vào mục này cần phải lưu ý rằng việc ghi số lượng hàng cần phù hợp với số lượng thực tế được giao lên tàu và phải không được mâu thuẩn với hóa đơn. + Vì Công ty giao hàng nguyên Container nên sau khi giao hàng xong và nhận vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L) từ đại lý của hãng tàu thì việc giao hàng được coi như đã xong. Tuy nhiên, trong thực tế vận đơn này chỉ được ngân hàng chấp nhận nếu trong hợp đồng hoặc trong L/C đã đề cập đến việc chấp nhận hợp lệ loại vận đơn này. Vì vậy trong những thương vụ xuất khẩu mà trong hợp đồng hoặc L/C không nói gì thì Công ty đã gặp rủi ro do loại B/L không hợp lệ. Do đó tốt nhất làsau khi giao hàng thì Công ty nên yêu cầu ghi chú thêm câu “shipped on board on …” và ký xác nhận vào đó để trở thành vận đơn đã xếp hàng “shipped on board B/L”. Khi đó ngày phát hành vận đơn (ngày giao hàng) sẽ được coi là ngày bốc hàng lên tàu. + Số lượng B/L xuất trình không đúng quy định. Thông thường trong hợp đồng hoặc L/C người ta chỉ quy định số lượng bản gốc cần phải được xuất trình khi thanh toán tiền hàng. Ví dụ như khi quy định : Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . 3/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng tất cả 3 bản gốc vận đơn đã làm; hoặc . 2/3 bản vận đơn gốc, thì Công ty phải nộp cho ngân hàng cả hai trong số 3 bản gốc vận đơn, một bản gốc còn lại có thể gửi cho người mua nếu như hợp đồng quy định. Như vậy, để không mắc sai sót ở phần này thì Công ty cần phải căn cứ vào hợp đồng hoặc L/C để tính toán số lượng bản gốc cần có để chuẩn bị cho đúng. Còn số lượng bản sao cần thiết thì cần phải được tính dựa vào yêu cầu về lưu trữ của Công ty, về việc gửi cho người mua để thông báo kết quả giao hàng, về việc lưu trữ của những cơ quan có liên quan. Cuối cùng, điểm quan trọng mà Công ty cần quan tâm là tất cả những sai sót có thể xảy ra khi thiết lập chứng từ này cần phải được khắc phục một cách chắc chắn trước khi tàu chạy. Do đó, để thực hiện tốt được việc này Công ty nên đánh giá tất cả các chi tiết trên mẫu B/L sẵn có của đại lý hãng tàu cung cấp trước khi giao hàng khoảng một vài ngày, sau đó fax qua cho hãng tàu để hãng tàu kiểm tra và nếu có sai sót gì thì có thể sửa lại kịp thời trước khi tàu rời bến. Làm như vậy sẽ đỡ mất thời gian và an toàn hơn cho việc lập chứng từ này. d/ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O) : Đối với giấy chứng nhận xuất xứ thì những sai sót thường gặp cũng như các chứng từ khác nghĩa là khi ghi các mục tên người gửi hàng, người nhận hàng, tên phương tiện vận tải, cảng bốc dỡ hàng hóa, mô tả hàng hóa,…phải phù hợp với L/C và các chứng từ trong bộ chứng tư thanh toán, nhất là B/L; nếu không sẽ bị coi là bất hợp lệ. Ngoài ra, nếu trong hợp đồng hoặc L/C quy định người chứng thực là ai thì phải thể hiện được yêu cầu này trên C/O. Ví dụ nếu trong L/C quy định “Certificate of Origin Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Vietnam issued by the Chamber of Commerce of Vietnam”, trường hợp này người chứng thực trên C/O về xuất xứ của hàng hóa là Phòng Thương mại Việt Nam; hoặc nếu quy định “Certificate of Origin, Country of Origin, Vietnam” thì Công ty có thể đứng ra lập C/O và tự mình chứng thực vào đó. e/ Chứng từ bảo hiểm (Certificate of Insurance –C/I ): Trong trường hợp hàng xuất khẩu của Công ty được giao theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF thì bộ chứng từ thanh toán của Công ty phải có chứng từ bảo hiểm. Đối với Công ty lần đầu tiên giành được quyền mua bảo hiểm cho hàng hóa nên việc lập chứng từ này khó tránh khỏi những sai sót do chưa có nhiều kinh nghiệm. Vì thế để hạn chế được rủi ro khi lập chứng từ bảo hiểm cho những đợt giao hàng theo điều kiện CIF trong tương lai, Công ty cần quan tâm đến những điểm sau để tránh những bất hợp lệ mà ngân hàng sẽ từ chối thanh toán khi chứng từ này bị sai sót : + Ngày lập C/I phải trước hoặc bằng với ngày giao hàng. + Tên công ty bảo hiểm, loại bảo hiểm, loại tiền ghi trong chứng từ bảo hiểm phải đúng quy định trong hợp đồng và L/C. Nếu có tái bảo hiểm thì phải ghi tên Công ty tái bảo hiểm. + Hợp đồng hoặc L/C quy định bảo hiểm tới đâu thì phải ghi đúng địa điểm đó. + Chứng từ bảo hiểm phải được người mua đích danh ký hậu. + Chứng từ bảo hiểm không được do các nhà môi giới bảo hiểm cấp. Tóm lại, việc thiết lập bộ chứng từ thanh toán sau khi giao hàng là một nghiệp vụ phức tạp, rất dễ mắc sai sót. Do đó, trong quá trình lập các chứng từ này Công ty cần phải chú ý đến những bất hợp lệ thường gặp và cách khắc phục nó trên đây để có thể hạn chế được rủi ro do ngân hàng gây khó khăn hoặc thậm chí từ chối thanh toán tiền hàng cho Công ty. Ngoài ra, sau khi hoàn thành bộ chứng từ thanh toán ngoài việc Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . hóa đơn. + Vì Công ty giao hàng nguyên Container nên sau khi giao hàng xong và nhận vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L) từ đại lý của hãng tàu thì việc giao hàng được coi như. trong thực tế khi tiến hành công tác giao nhận thì chứng từ này lại được giao cho Công ty chuẩn bị sẵn trên cơ sở mẫu chứng từ do hãng tàu cấp. Sau khi Công ty giao Container tại CY thì đại lý. ra mỗi khi đóng hàng xuất khẩu vào Container. Phiếu đóng gói là một chứng từ cần thiết cho Công ty khi tiến hành làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho hàng hóa, bởi vì nó có tác dụng tạo điều