Đang tải... (xem toàn văn)
Chức năng tổ chức
CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Tổ chức (danh từ): cấu trúc, thực thể (bao gồm nhiều người có quan hệ với nhau, cùng hướng về những mục tiêu chung). Tổ chức (ñộng từ): quá trình thực hiện hoạt ñộng tổ chức doanh nghiệp 1. ðịnh nghĩa ðnh nghĩa: Là quá trình nhằm thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị quản trị, phân chia công việc cho từng bộ phận, ñồng thời xác lập các mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Mi quan h Ngang: là mối quan hệ giữa các bộ phận ngang cấp - Phòng – phòng - Phân xưởng – phân xưởng - Tổ ñội – tổ ñội - Cá nhân – cá nhân Mi quan h Dc: là mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới Chức năng này cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng nghiêm trọng ñến hiệu quả của hoạt ñộng quản trị. 2. Thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị ðnh nghĩa: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là một tổng thể các bộ phận khác nhau, nhưng có mối quan hệ ñược phân công chuyên môn hóa, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất ñịnh ñược bố trí ở các cấp và các khâu khác nhau, nhằm thực hiện mục tiêu ñề ra. Cấp: Công ty -> Xí nghiệp -> Phân xương -> Tổ ñội (phân công theo chiều dọc, mỗi cấp thực hiện nhiều chức năng). Khâu: Phòng hành chính, phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng quản trị thiết bị, … (mỗi khâu thực hiện một chức năng riêng lẻ). 2.1. Các quan ñiểm thiết kế Hai quan ñiểm thiết kế phổ biến: - Cấu trúc cơ học (cứng nhắc, cổ ñiển) - Cấu trúc hữu cơ (linh hoạt, hiện ñại) Tiêu thức Cấu trúc cơ học (Mô hình cổ ñiển) Cấu trúc cơ học (Mô hình linh hoạt) Tính bài bản Cao Thấp Chức danh Nhiều Ít Hợp tác Ít Nhiều Quyền lực Tập quyền Phân quyền Nhiệm vụ Ổn ñịnh Biến ñộng Thông tin Chính thức Chính thức + phi chính thức Phạm vi áp dụng Quy mô nhỏ Môi trường ổn ñịnh Quy mô lớn Môi trường biến ñộng 2.2. Các căn cứ thiết kế cơ cấu bộ máy tổ chức quản trị - Mục tiêu chiến lược - Môi trường hoạt ñộng (cơ hội ñồng thời cũng là nguy cơ) - Quy mô của doanh nghiệp (ảnh hưởng các mối quan hệ của doanh nghiệp, quy mô càng lớn, quan hệ càng rộng) - Chu kỳ ñời sống phát triển của tổ chức - Loại hình sản xuất o Sản xuất hàng loạt (quan ñiểm cơ học) o Sản xuất ñơn chiếc (quan ñiểm hữu cơ) - ðặc ñiểm con người o Nhà quản trị o Nhân viên - ðịa bàn hoạt ñộng 2.3. Các nguyên tắc thiết kế ðây là những chuẩn mực hành vi mà chúng ta phải tuân theo. YÊU CẦU NỘI DUNG Tính tối ưu Phù hợp với các căn cứ thiết kế Tính linh hoạt Phản ứng linh hoạt trước mọi tình huống Tính kịp thời Từ lúc ra quyết ñịnh ñến lúc thực hiện là ngắn nhất ðộ tin cậy ðảm bảo tính chính xác của nội dung quyết ñịnh Tính cân ñối Tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm Tính thống nhất chỉ huy Cấp dưới chịu trách nhiệm với một cấp trên Tính chuyên môn hóa Giúp người thừa hành nâng cao ñược kỹ năng Tính hiệu quả ðạt hiệu quả cần thiết với chi phí thấp nhất 2.4. Các dạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị a. Kiểu trực tuyến (H. Fayol) o ðặc ñiểm: Quyền l theo tuyến o Ưu ñiểm: Thống nh o Nhược ñiểm Công việc qu phòng ban c Hạn chế vi Việc phối h Kt lun: Kiểu tổ chức này thích h ổn ñịnh. b. Kiểu chức năng (F.W. Taylor o ðặc ñiểm: Công vi cấp trên trực tiếp o Ưu ñiểm Chuyên môn hóa công vi Thu hút ñư n lực tập trung vào một người, và công việc quả ng nhất chỉ huy (nguyên tắc một thủ trưởng) c quản trị không chuyên môn hóa (không có s phòng ban chức năng) việc sử dụng các chuyên gia có trình ñộ cao i hợp giữa các bộ phận tương ñối khó khăn c này thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, môi tr ng (F.W. Taylor – ñầu thế kỷ 20) m: Công việc quản trị ñược thực hiện theo chức năng, c Chuyên môn hóa công việc (có sự giúp việc của các phòng ban ch ñược chuyên gia có trình ñộ cao ản trị ñược tiến hành không chuyên môn hóa (không có sự giúp việc của các , môi trường kinh doanh ăng, cấp dưới có nhiều a các phòng ban chức năng) o Nhược ñiểm Vi phạm ch Kt lun: Kiểu tổ chức này thích h doanh ổn ñịnh. LU Ý: ðối với hai kiểu tổ chức này: o Tính quan liêu, bàn gi o Không cho phép m o Cạnh tranh của các nhóm dâng cao, và quy quyết c. Kiểu trực tuyến – chức nă o ðặc ñiểm: Thể hiệ Quan hệ tr dưới thông qua các ch Quan hệ thông qua các Quan hệ phòng ban ch nghị Nhà quản tr phụ trách (khi c ñể cấp dư Nhà quản tr có thời gian t Các bộ ph o Ưu ñiểm m chế ñộ một thủ trưởng (các mệnh lệnh có thể mâu thu c này thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nh c này: Tính quan liêu, bàn giấy, chống ñối lại sự thay ñổi Không cho phép mọi người nhìn thấy toàn cảnh doanh nghiệp a các nhóm dâng cao, và quyết ñịnh phải ñưa lên c c năng: ện ba mối quan hệ giữa các bộ phận trong doanh nghi trực tuyến (chiều dọc, từ trên xuống): quan hệ gi i thông qua các chỉ thị, mệnh lệnh chức năng (chiều ngang): quan hệ giữa các b thông qua các ñề xuất, kiến nghị tư vấn (tham mưu – chiều dọc, từ dưới lên): quan h phòng ban chức năng với cấp quản trị thông qua các ý ki n trị ñược toàn quyền quyết ñịnh mọi vấn ñề trong trách (khi cấp trên ủy quyền cho cấp dưới quản lý thì t ưới hoàn thành nhiệm vụ) n trị ñược sự tham mưu của các chuyên gia theo ch i gian tập trung cho các hoạt ñộng mang tính chiến lư phận chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp cho c mâu thuẫn với nhau) p có quy mô nhỏ, môi trường kinh a lên cấp cao nhất giải n trong doanh nghiệp giữa cấp trên với cấp a các bộ phận ñồng cấp ): quan hệ giữa các thông qua các ý kiến ñề xuất, kiến trong ñơn vị mà mình n lý thì tạo mọi ñiều kiện a các chuyên gia theo chức nằng, từ ñó n lược p cho cấp dưới Tận dụng ñư o Nhược ñiểm Mất thời gian trong vi Chi phí qu d. Cơ cấu quản lý theo kiểu ma tr công việc o ðặc ñiểm: Ngoài lãnh Các thành viên c ñề án nhấ Sau khi ñề o Ưu diểm Sử dụng nhân l Phù hợp v Việc hình thành và gi o Nhược ñiểm Dễ xảy ra tranh ch ðòi hỏi cán b Kt lun: Sự bất lợi trong qu giành nguồn tài nguyên chung. ng ñược ưu ñiểm của cả hai kiểu cơ cấu trực tuyế i gian trong việc ra và thực hiện quyết ñịnh Chi phí quản lý có thể gia tăng u ma trận (mang tính chất tạm thời, tự ñộng giả Ngoài lãnh ñạo theo tuyến và theo chức năng, còn có lãnh Các thành viên của bộ phận theo tuyến và theo chức năng ất ñịnh (các phòng ban, phân xưởng cử người tham gia ề án hoàn thành, các thành viên trong ñề án trở nhân lực có hiệu quả (ñối với lao ñộng nhàn rỗi) p với tình hình biến ñộng c hình thành và giải thể dễ dàng y ra tranh chấp giữa lãnh ñạo ñề án với lãnh ñạo bộ i cán bộ quản lý có trình ñộ nhất ñịnh i trong quản lý khi các nhóm thuộc những ñề án khác nhau có th n tài nguyên chung. ến và chức năng ải tán khi hoàn thành òn có lãnh ñạo theo dự án ăng ñược gán với một i tham gia ñề án) ở về vị trí cũ i) ộ phận án khác nhau có thể tranh 2.5. Các phương pháp thiết kế a. Phương pháp tương tự o Trên cơ sở phân tích các cơ cấu tổ chức có sẵn -> ñề xuất mô hình mới cho phù hợp với doanh nghiệp o Thiết kế nhanh o Có thể không thích hợp -> có chọn lọc và chỉnh sửa b. Phương pháp cơ cấu hóa mục tiêu o Thiết kế cơ cấu tổ chức dựa trên cụ thể hóa hệ thống mục tiêu c. Phương pháp ñịnh mức – chức năng o Dựa vào các quy ñịnh, sẽ chọn một cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp nhất d. Phương pháp phân tích tương quan o Dựa vào việc phân tích tương quan, xác ñịnh mức ñộ tác ñộng ñến yếu tố cơ cáu tổ chức quản trị Kt lun: Thông thường sử dụng kết hợp cả bốn phương pháp. 3. Hình thành các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị Phân chia theo tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát). Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể quản lý. Tầm quản trị hẹp (một NQT có tối ña hai nhân viên) Tầm quản trị rộng (một NQT có từ 4 nhân viên trở lên) Ưu ñiểm, nhược ñiểm (xem SGK) Lu ý: - Tầm hạn quản trị có một giới hạn nhất ñịnh - Các yếu tố ảnh hưởng ñến tầm hạn quản trị o Trình ñộ của nhà quản trị o Trình ñộ của người dưới quyền o Sự phức tạp của công việc o Việc sử dụng các thiết bị trong quản trị 4. Tuyển dụng và ñào tạo nhân viên 4.1. Tuyển dụng ðịnh nghĩa: Tuyển dụng là việc tìm kiếm người có khả năng và trình ñộ phù hợp ñể giao phó một chức vụ (công việc) ñang bỏ trống. Tiến trình bốn bước Bước 1: Xác ñịnh nhu cầu nhân lực của tổ chức trong từng thời kỳ, ứng với từng công việc. Có hai cơ sở ñể thực hiện: - Dựa vào mục tiêu chiến lược hoạt ñộng của doanh nghiệp o Lao ñộng trực tiếp, dựa trên cơ sở: ðịnh mức thời gian (lượng thời gian tiêu hao ñể sản xuất ra một ñơn vị sản phẩm) ðịnh mức sản lượng (lượng sản phẩm ñược tạo ra trong một ñơn vị thời gian) ðịnh mức ñứng máy (số lượng máy mà mỗi người sử dụng) o Lao ñộng gián tiếp (người quản lý ñiều hành) – yếu tố quyết ñịnh: cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, dựa vào Tiêu chuẩn ñịnh biên (số người cho từng chức năng) Tiêu chuẩn chức danh (số người cho từng chức danh) - Dựa vào thực trang nguồn nhân lực hiện có Bước 2: Xác ñịnh các tiêu chuẩn cần thiết về nhân viên ñối với từng công việc. Các tiêu chí: o Năng lực o Trình ñộ o Kinh nghiệm o Phẩm chất ñạo ñức Bước 3: Thu thập ứng viên (xem SGK) o Nguồn bên trong o Nguồn bên ngoài Bước 4: Tuyển chọn ứng viên o Nghiên cứu hồ sơ o Phỏng vấn, trắc nghiệm về trình ñộ o Kiểm tra sức khỏe 4.2. ðào tạo nhân viên Ba loại hình ñào tạo - ðào tạo khi mới nhận việc => nhân viên làm quen với công việc mới - ðào tạo trong quá trình làm việc => nhân viên nâng cao khả năng xử lý công việc - ðào tạo cho công việc trong tai => nhầm chuẩn bị ñội ngũ các nhà quản trị trong tương lai 5. Quyền lực 5.1. ðịnh nghĩa Quyền lực là năng lực gây ảnh hưởng, là sức tác ñộng của chủ thể lên ñối tượng. Quyền lực càng cao, sự tác ñộng càng ớn, hiệu quả càng thuận lợi. Quyền lực là phương tiên, có quyền lực sẽ có nhiều thứ khác Quyền lực là mục ñích, có những thứ khác => muốn có thêm quyền lực Cơ sở bổ sung quyền lực cho nhà quản trị (John French & Raven) - Quyền lực trừng phạt (cưỡng bức) o ðặc ñiểm: khả năng ñưa ra những hình phạt => ngăn cản một người nào ñó ñạt ñược phần thưởng của họ o Mọi sự tác ñộng ñều không có ý nghĩa nếu NQT không có quyền lực này Nhân viên có trách nhiệm tuân thủ nếu không bị trừng phạt Tác ñộng trong một phạm vi hẹp nhưng ñược phần ñông còn lại ủng hộ - Quyền lực liên kết (liên kết) o Khả năng liên minh ñể tạo ra thế lực (liên minh bên trong & bên ngoài) - Quyền lực khen thưởng (khuyến khích) o Khả năng tạo ra những ñiều mà người khác mong muốn o Phụ thuộc vào nguồn lực khen thưởng mà NQT có - Quyền lực pháp lý (hợp pháp): o Khả năng ñưa ra những quyết ñịnh mà người khác phải thi hành o NQT cần có quyền này ñể bắt buộc nhân viên tuân thủ các yêu cầu của NQT o Thể hiện thông qua chức vụ - Quyền lực tư vấn o Khả năng tạo ra sự tác ñộng qua lại với các cá nhân khác o NQT có quyền tư vấn, khi mọi người trung thành, sẵn sàng làm mọi việc cho NQT ñó - Quyền lực thông tin o Khả năng tiếp cận hoặc sở hữu những thông tin hữu ích - Quyền lực chuyên môn o Khả năng về kinh nghiệm, chuyên môn, nghiệp vụ trong việc giải quyết vấn ñề QUYỀN LỰC VỊ TRÍ QUYỀN LỰC CÁ NHÂN Trừng phạt Tư vấn Liên kết Thông tin Khen thưởng Chuyên môn Pháp lý 5.2. Nguồn gốc của quyền lực - Quyền lực vị trí o Quyền lực vị trí là do cấp trên ban xuống cho nhà quản trị o Loại quyền này mong manh, dễ mất, vì cấp trên có thể thay ñổi sự giao quyền này - Quyền lực cá nhân KT LUN: Nhóm quyền lực nào quan tr 5.3. Tính xói mòn của quyền l Quyền lực của NQT có lúc mạnh, lúc y - Nguyên nhân xói mòn: o Trừng phạt: Cấp dưới kháng c không công b Sự trừng ph o Liên kết: ðối tượng Việc liên minh không t o Khen thưởng Khi nguồn l 5.4. Phân quyền – ủy quyền Tập quyền=tập trung quyền lực vào các Phân quyền=phân chia quyền lự Phân quyền là quá trình chuyển giao quy Phân quyền là cơ sở ñể thực hiệ Ủy quyền là giao phó quyền hạn và trách nhi việc. Ủy quyền là một hoạt ñộng c LÝ DO PHÂN QUYỀN (ñọc sách) c nào quan trọng hơn -> tùy thuộc tình huống. n lực nh, lúc yếu i kháng cự lại sự trừng phạt của cấp trên (sử không công bằng, .) ng phạt không có tính răn ñe (chỉ ñe dọa mà không ph ng ñược lên kết tới mất vị trí (nguyên nhân khách quan) c liên minh không tạo ñặc ân, ñặc lợi (nguyên nhân ch n lực khen thưởng không còn nữa c vào các nhà quản trị cấp cao ực vào các nhà quản trị cấp thấp n giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp dưới. ện ủy quyền n và trách nhiệm cho người khác ñể thay mặt b ng cụ thể trong quá trình phân quyền. c sách) ử dụng không ñúng, a mà không phạt thật) trí (nguyên nhân khách quan) i (nguyên nhân chủ quan) t bạn thực hiện công TIẾN TRÌNH PHÂN QUYỀN (ñọc sách) MỨC ðỘ PHÂN QUYỀN - Quy mô của tổ chức (quy mô càng lớn, phân quyền càng rộng) - Sự quan trọng của nhiệm vụ (nhiệm vụ càng quan trọng, phân quyền càng hẹp) - Tài năng của cấp dưới (cấp dưới càng giỏi, phân quyền càng rộng) - Mức ñộ tin cậy của cấp trên ñối với cấp dưới (cấp dưới càng tin cậy, phân quyền càng rộng) NGUYÊN TẮC PHÂN QUYỀN - Giao quyền cho cấp dưới phải tương xứng với mục tiêu cần ñạt - Sự ủy quyền không làm mất ñi hay thu nhỏ trách nhiệm của người ủy quyền - Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người ủy quyền và người ñược ủy quyền phải tương xứng - Nhiệm vụ ủy quyền phải rõ ràng - Ủy quyền phải tương xứng - Cung cấp ñầy ñủ thông tin - Kiểm tra quá trình ủy quyền Người lãnh ñạo phải giới thiệu người ñược ủy quyền với mọi người khác TÍNH KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT TRONG GIAO QUYỀN (ñọc sách) NHỮNG CÔNG VIỆC KHÔNG NÊN ỦY QUYỀN - Những công việc có tính bảo mật - Những công việc không thuộc quyền hạn của mình NHỮNG CÔNG VIỆC NÊN ỦY QUYỀN - Những công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn của người khác - Những công việc mang tính chất phát triển VÌ SAO MỘT SỐ NHÀ QUẢN TRỊ NGẠI ỦY QUYỀN - Sợ không kiểm soát ñược - Sợ nhân viên không thực hiện tốt nhiệm vụ - Ngại tốn thời gian và công sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên - Sợ người ủy quyền sẽ làm tốt hơn mình . CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Tổ chức (danh từ): cấu trúc, thực thể (bao gồm nhiều người có quan hệ với nhau, cùng hướng về những mục tiêu chung). Tổ chức. các phòng ban chức năng) o Nhược ñiểm Vi phạm ch Kt lun: Kiểu tổ chức này thích h doanh ổn ñịnh. LU Ý: ðối với hai kiểu tổ chức này: o