Báo cáo thực tập: DỊCH VỤ BPO DIGI-TEXX Báo cáo thực tập MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 I . Khái quát chung 4 1.1 Khái quát về dịch vụ BPO 4 1.2 Khái quát về Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam 5 1.3 Yêu cầu chung của dự án Menu-Keying và loại hình dịch vụ sử dụng 14 II . Tra cứu WEB và cách thức thực hiện dự án Menu-Keying 14 2.1 Quy trình thực hiện dịch vụ tra cứu WEB 14 2.2 Quy trình thực hiện dự án 035 và yêu cầu đối với nhân viên nhập liệu 15 III . Ứng dụng kiến thức trong quá trình thực tập tại phòng DPC 18 3.1 Thuận lợi 18 3.2 Khó khăn 18 2 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay tôi đang là sinh viên năm thứ 3,chuyên ngữ kinh tế, thuộc khoa Ngữ văn Đức, Trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh. Trong thời gian 2 tháng thực tập tại Công ty DIGI-TEXX Việt Nam (từ 16/6/2011 đến 16/8/2011) tôi đã được làm việc ở vị trí Trợ lý ngôn ngữ cho dự án 035 của Phòng Sản xuất. Tại đây, tôi đã được tìm hiểu một số thông tin về lĩnh vực dịch vụ cung cấp thông tin mà công ty đang tham gia kinh doanh trên thị trường. Một trong số đó là dịch vụ DPO, hay còn được gọi là dịch vụ số hóa dữ liệu, một loại hình dich vụ đang được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới cần đến như một phương thức giảm thiểu chi phí và tăng khả năng kinh doanh cho doanh nghiệp. Tại Việt Nam, DIGI-TEXX được xem là doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực thuê ngoài dịch vụ chuyên về số hóa dữ liệu, đối tượng khách hàng chủ yếu nằm ở các quốc gia Châu Âu. Những năm gần đây Công ty đang tích cực mở rộng thị trường trong nước, lượng khách hàng chủ yếu là các tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam và một số cơ quan nhà nước. 3 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập I . Khái quát chung 1.1 Khái quát về dịch vụ BPO BPO ( Business Process Outsourcing) là khái niệm để chỉ việc sử dụng các dịch vụ liên quan đến các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì tự tổ chức cung cấp nhằm giảm chi phí và tăng khả năng kinh doanh cũng như khả năng tập trung phát huy những mặt mạnh của doanh nghiệp. Tại Digi-Texx Việt Nam dịch vụ BPO được định nghĩa ra tiếng Việt là “ Gia công một phần nghiệp vụ cho doanh nghiệp” và bao gồm các hình thức cơ bản sau : • Xử lý Form ( Form Processing) : Từ những yêu cầu của khách hàng về việc thu thập và xử lý thông tin sẵn có trên những Form được cung cấp, từng bước của quy trình được thực hiên một các khép kín nhằm cho ra kết quả chính xác và bảo mật trong thời gian ngắn nhất. • Quản trị cơ sở dữ liệu ( Database Management ) : thiết lập cơ sở dữ liệu, quản lý và cập nhật thông tin theo yêu cầu của khách hang. • Tra cứu Web ( Web Research ) : thông qua Internet công ty dịch vụ tìm kiếm và xây dựng cơ sở dữ liệu về tên công ty, sản phẩm, dịch vụ, địa chỉ, tên miền, email và những thông tin khác của các doanh nghiệp theo yêu cầu của khách hàng Lợi ích đem lại cho người sử dụng dịch vụ :  Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ. tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng  Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau  Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ  Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu  Tiết kiệm chi phí đầu tư cho công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, nhân viên 4 Tạ Thị Thùy Trang Xử lý dữ liệu DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.2 Khái quát về Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam 1.1.1. Khái quát chung • Tên công ty : Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam • Năm thành lập : 2003 • Người sáng lập : FRANK SCHELLENBERG & HOLGER MARTENS • Hình thức doanh nghiệp : 100% vốn nước ngoài • Địa chỉ : Lầu 2, tòa nhà ANNA, Công viên Phần mềm Quang Trung, Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh • Trang Web : http://www.digi-texx.com.vn • Giám đốc điều hành : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG THẢO • Số lượng nhân viên : khoảng 200 nhân viên • Lĩnh vực hoạt động :  Số hóa dữ liệu  Phát triển phần mềm  Thiết kế Web 5 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển : Được sáng lập bởi hai chủ đầu tư đến từ quôc gia có nền kinh tế hàng đầu Châu Âu, DIGI-TEXX nhanh chóng nhận thấy rằng triết lý “Nhân sự Việt – Chất lượng Đức” chính là chìa khóa thành công cho những dịch vụ gia công mà công ty cung cấp DIGI-TEXX Việt Nam là một trong những doanh nghiệp đầu tiên đến với Công viên Phần mềm Quang Trung vào đầu năm 2003, DIGI-TEXX góp phần không nhỏ vào thành công chung của Công viên Phần mềm với tốc độ tăng trưởng ổn định ở mức trung bình 40% mỗi năm. Cùng với FHP Far East – công ty thàng lập đầu năm 2004 từ 40 nhân viên của DIGI-TEXX – cho đến nay hoạt động kinh doanh của hai công ty đã tạo ra hơn 450 cơ hội việc làm trong ngành công nghệ thông tin với môi trường làm việc không ngừng được cải thiện. Với thành tíh đáng tự hào nhất là chinh phục thành công thị trường Đức – một quốc gia công nghiệp hành đầu thế giới với nhiều chuẩn mực khắt khe hơn bất kỳ một thị trường nào khác – DIGI-TEXX tự tin và tự hào mở rộng phạm vi hoạt động của mình ở thị trường nội địa từ năm 2007, nâng tầm từ một công ty làm dịch vụ số hóa hướng đến trở thành một nhà cung cấp giải pháp lưu trữ điện tử chuyên nghiệp tại Việt Nam. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế của Việt Nam, DIGI-TEXX – một thương hiệu Việt gốc Đức, một nhà cung cấp Đức gốc Việt – tự tin bước vào sân chơi toàn cầu, tận dụng cơ hội để thành công hơn nữa và nối gót những tên tuổi lớn của thế giới trong cùng lĩnh vực. 6 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.1.3. Giá trị lõi: Con người là yếu tố quan trọng nhất để đưa đến thành công và là tài sản quý giá nhất tại DIGI-TEXX. Chúng tôi luôn xây dựng và tự hào về những giá trị: • Sáng tạo : “Innovation is our life-blood!”. DIGI-TEXX khuyến khích và tán thưởng cho những phát kiến mới từ tất cả các cấp nhân viên. Sáng tạo là đòn bẩy để DIGI-TEXX tăng trưởng và phát triển vượt bậc. • Đoàn kết : Mọi thành viên trong DIGI-TEXX luôn chung sức, sát cánh bên nhau trong mọi thử thách. Đoàn kết là môi trường thuận lợi nhất để phát huy các thế mạnh của từng cá nhân. • Học hỏi : DIGI-TEXX xây dựng một tổ chức luôn luôn học hỏi bằng ý thức tích cực “HỎI - CHIA SẺ - CÙNG NHAU KHÁM PHÁ”. Cập nhật kiến thức, công nghệ của thời đại, biết tận dụng túi tri thức toàn nhân loại thông qua internet. • Dám nghĩ dám làm : Dấn thân vào việc khó, đương đầu với rủi ro là cơ hội đột phá, vượt lên phía trước của nhân viên DIGI-TEXX. “NGHĨ & LÀM” là tư tưởng xuyên suốt toàn tập thể nhân viên công ty. 7 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.1.4. Dịch vụ cung cấp : Dịch vụ cung cấp :  Dịch vụ BPO  Số hóa tài liệu  Nhập và chuyển đổi dữ liệu  Dàn trang và Thiết kế Ví dụ quy trình đơn giản về việc thực hiện số hóa tài liệu Số hóa tài liệu là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được 8 Tạ Thị Thùy Trang Tài liệu Xử lý dữ liệu DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.1.5. Các thành tựu đạt được : Các thành tựu đã đạt được : 1. 2009 : Đoạt giải Công nghệ thông tin – Truyền thông Việt Nam ở lĩnh vực Công nghiệp nội dung số 2. 2008 – 2010 : Đoạt 3 giải thưởng Sao Khuê liên tiếp 3. 03/04/2010 : Đạt Chứng nhận Hệ thống quản lý thông tin theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2005 4. 6/2011 : Được Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh giao thực hiện dự án số hóa hồ sơ Báo cáo Tài chính và Báo cáo Quyết toán thuế năm 2010 9 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.1.6. Tổ chức và chức năng của các phòng ban Digi-Texx Việt Nam bao gồm 7 phòng ban :  Phòng Sales – Marketing :  Chăm sóc và liên hệ với khách hàng  Tìm kiếm khách hàng mới  Báo giá  Phòng Hành chính - Nhân sự  Tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên  Quản lý hệ thống thiết bị văn phòng  Phòng Kế toán  Kiểm soát tài chính công ty  Tính toán lương cho nhân viên  Tính toán chi phí và doanh thu của công ty  Phòng Đảm bảo chất lượng  Kiểm tra chất lượng của dữ liệu trước khi kết xuất và chuyển giao cho khách hàng  Phòng Lập trình  Viết và kiểm tra các chương trình dành cho dự án  Phòng IT  Quản lý, điều hành phòng Serve, hệ thống máy tính  Chịu tránh nhiệm các máy móc, bảo trì, mua mới các linh kiện  Phòng Sản xuất  Tiếp nhận và xử lý dự án theo yêu cầu của khách hàng  Đảm nhiệm dịch vụ Scan Shop (1 trong những nguồn doanh thu chính của công ty)  Đảm nhiệm 3 mảng dự án : OCR, XML, MRP Library 10 Tạ Thị Thùy Trang [...]... cơ hội để sử dụng ngành học của mình là không nhiều Thời gian thực tập không dài, trong khi những yêu cầu thực hiện dự án lại thường xuyên thay đổi, đôi khi tôi cũng gặp phải những khó khăn khi thực hiện và phải cần tới sự hướng dẫn của các anh chị quản lý 18 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập LỜI CẢM ƠN Trong thời gian 2 tháng thực tập tại Công ty TNHH Digi-Texx Việt Nam em đã nhận được sự... được chuyên viên kiểm soát chất lượng thực hiện kiểm tra dữ liệu để đảm bảo độ chính xác đạt được là cao nhất • Kết xuất dữ liệu : Dữ liệu được kết xuất và chuyển giao cho khách hàng dưới dạng CD, DVD, hoặc tải lên FPT Server 14 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 2.2 Quy trình thực hiện dự án 035 và yêu cầu đối với nhân viên nhập liệu 2.2.1 Quy trình thực hiện dự án 035 a) Phần mềm sử dụng:... Leader Nguyễn Thị Loan Nguyễn Thị Manager t Manager Bích Phương Lê Tất Trí Tưởng Vũ Thành Nam Rittstieg Björn Bình Trần Khương Đức Tuấn 12 Tạ Thị Thùy Trang Department DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 13 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.3 Yêu cầu chung của dự án Menu-Keying và loại hình dịch vụ sử dụng Từ dữ liệu đầu vào của khách hàng (PDF, URL) yêu cầu nhập thông tin Menu của các Restaurants ở... lời cảm ơn chân thành đến Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế và cung cấp tài liệu để hoàn thành bài báo cáo này Xin chân thành cảm ơn ! Tạ Thị Thùy Trang Khoa Ngữ văn Đức Trường KHXH & NV TP Hồ Chí Minh 19 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập NGUỒN THÔNG TIN http://webnoibo http://www.digi-texx.com.vn http://www.ictnews.vn/Home/thoi-su/Cuc-Thue-TPHCM-thue-so-hoa-dulieu/2011/07/2SVMC7184596/View.htm... http://www.giaiphapso.info/giai-phap-so/so-hoa-du-lieu-la-gi/ 20 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập PHỤ LỤC NHẬT KÝ THỰC TẬP Date 16.6 Task To do list Time Tìm hiểu những quy định của công ty Gặp người hướng dẫn Tìm hiểu về công việc Dịch tài liệu hướng dẫn thực hiện dự án (bằng tiếng anh) 8.00-12.00 _ Nghe giới thiệu về dự án 035 _ Học dự án nhập dữ liệu vào máy 13.00-17.00 17.6 Học thực hiện dự án ở bước type nhập dữ liệu vào máy... Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập III Ứng dụng kiến thức trong quá trình thực tập tại phòng DPC 3.1 Thuận lợi Với đối tượng khách hàng chủ yếu là các nước Châu Âu, nên các dự án mà công ty tiến hành rất đa dạng về ngôn ngữ sử dụng, đặc biệt là tiếng Đức và tiếng Anh Dự án 035 là dự án sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh là chủ yếu, đặc biệt trong đó có rất nhiều từ ngữ chuyên ngành ẩm thực và chế biến thức... trình viên đã phát triển  File PDF không thể copy : có thể làm theo 2 cách o Chạy OCR o Sử dụng phần mềm ABBYY Screenshots Reader 15 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập b) Quy trình thực hiện : Thông thường nhân viên nhập liệu thường phải thực hiện dự án qua 3 bước cơ bản TYPE 1 Nhân viên nhập liệu tiến hành copy và phân tích thông tin được copy từ Internet theo yêu cầu của khách hàng lần 1 TYPE... cầu của khách hàng Đảm bảo tốc độ nhanh, đúng thời gian quy định 16 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 2.2.3 Kiểm tra chất lượng và tiếp nhận phản hồi từ khách hàng: a) Kiểm tra chất lượng : Dữ liệu sau khi được nhập xử lý sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tạm thời , sau đó chuyển lên phòng QC để thực hiện kiểm tra dữ liệu nhằm đảm bảo độ chính xác đạt được là cao nhất Sau đó dữ liệu được... trợ dự án 075 làm báo cáo thực tập Sửa lỗi cho OCR Sửa lỗi cho OCR Sửa lỗi cho OCR 8.00-17.00 8.00-17.00 8.00-17.00 Sửa lỗi cho OCR Sửa lỗi cho OCR Sửa lỗi cho OCR Sửa lỗi cho OCR 8.00-17.00 8.00-17.00 8.00-17.00 8.00-17.00 8.00-17.00 8.00-17.00 3.8 4.8 5.8 8.8 9.8 10.8 11.8 12.8 15.8 16.8 17.8 Nhập tay file hình bị mờ Nhập tay file hình bị mờ 8.00-12.00 13.00-17.00 8.00-17.00 Kết thúc Thực tập 22 Tạ...SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY DIGI-TEXX Báo cáo thực tập MANAGING DIRECTOR Nguyễn Thị Phương Thảo MANAGING DIRECTOR ‘S SECRETARY Ms Nguyễn Thị Mộng Thường IT Services Department Software Development Department Accounting Controlling Department Data . Báo cáo thực tập: DỊCH VỤ BPO DIGI-TEXX Báo cáo thực tập MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 3 I . Khái quát chung 4 1.1 Khái quát về dịch vụ BPO 4 1.2 Khái quát về Công ty. SECRETARY Ms. Nguyễn Thị Mộng Thường DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 12 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 13 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.3 Yêu cầu chung của dự án Menu-Keying. Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh giao thực hiện dự án số hóa hồ sơ Báo cáo Tài chính và Báo cáo Quyết toán thuế năm 2010 9 Tạ Thị Thùy Trang DIGI-TEXX Báo cáo thực tập 1.1.6. Tổ chức và chức