Đang tải... (xem toàn văn)
Đánh giá tình hình hoạt động và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND UBND, tài liệu cho các bạn tham khảo, nghiên cứu học tập, cũng như tìm hiểu về hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND UBND
Mục lục Lời nói đầu Chơng I khái quát ubnd thị xà phú thọ văn phòng hđnd ubnd thÞ x· phó thä I.Tỉng quan vỊ thÞ x· Phó Thä Về điều kiện tự nhiên VÒ kinh tÕ - x· héi II Cơ cấu tổ chức, hoạt động mối quan hệ UBND thị xà Phú Thọ .5 Cơ cấu tổ chức UBND thị x· Phó Thä .5 Ho¹t ®éng cđa UBND thÞ x· Phó Thä Mối quan hệ công tác UBND thị xà Phú Thọ với tổ chức có liªn quan .8 3.1 Đối với UBND tỉnh Sở, ngành liên quan 3.2 Đối với Thị uỷ Ban Thị uỷ 3.3 §èi víi H§ND, Thờng trực HĐND, Ban HĐND thị xà Đoàn đại biểu HĐND tỉnh thị xà Phú Thọ 10 3.4 Đối với phòng, ban, ngành trực thuộc UBND thị xà UBND x·, phêng .11 3.5 Đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân quan ngành däc cña tØnh .11 3.6 Đối với Uỷ ban MTTQ đoàn thể nhân dân 11 Chơng ii Tình hình hoạt động văn phòng hđnd ubnd thị xà phú thọ I Cơ sở lý luận 10 Khái niệm Văn phòng 10 Chức Văn phßng 10 Nhiệm vụ Văn phòng 12 II Tình hình hoạt động Văn phòng HĐND - UBND thị xà Phú Thọ .13 Nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND thị xà 13 Cơ cấu tæ chøc 15 Chế độ công tác, chức trách cá nhân .15 Mối quan hệ công tác 23 4.1 Đối với lÃnh đạo HĐND UBND thị xà 23 4.2 Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ .23 4.3 Đối với phòng, ban, ngành, xÃ, phờng thị xà 24 4.4 Đối với Văn phòng Thị uỷ 25 Một số hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà 26 5.1 Công tác tham mu tỉng hỵp 24 5.2 Công tác hành tổ chức 26 5.3 Công tác hậu cÇn 29 chơng III Đánh giá tình hình hoạt động kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND v UBND Đánh giá tình hình hoạt động 31 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ 32 KÕt luËn Lời nói đầu Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có nhiệm vụ đào tạo bồi dỡng cán bộ, công chức Nhà nớc, hàng năm Học viện Hành chÝnh Qc gia tỉ chøc cho sinh viªn chÝnh quy chuyên ngành quản lý Nhà nớc thực tập nhằm tìm hiểu tổ chức, hoạt động máy nhà nớc thể chế hành nhà nớc; nắm vững chức năng, nhiệm vụ quan; nhiệm vụ, quyền hạn cán bộ, công chức quan, tổ chức nơi thực tập; sở hiểu đợc hành nhà nớc nói chung Bên cạnh vận dụng kiến thức đà học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ quản lý hành chính; bổ sung nâng cao kiến thức đà đợc tiếp thu trình học lý thuyết Học viện Thực kế hoạch đào tạo Học viện Hành Quốc gia, thực công văn số 999/HVHC-ĐT ngày 09 tháng 12 năm 2005, từ ngày 4/4/2006 đến 4/6/2006 đà đến thực tập UBND thị xà Phú Thọ tỉnh Phú Thọ đợc phân Văn phòng HĐND-UBND thị xà Chúng ta đà biết hoạt động quản lý nói chung, hoạt động đòi hỏi nhiều lực t chủ thể quản lý có phận trợ giúp tuỳ theo quy mô tổ chức mà máy hay cá nhân Quản lý hành nhà nớc hoạt động đặc biệt đời sống xà hội Nó đợc đặc trng hoạt động chấp hành điều hành quan cấp với quan cấp dới, cá nhân lÃnh đạo với nhân viên nội quan Mỗi quan quản lý hành Nhà nớc thực chức khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua định quản lý đợc thể thành văn quản lý Mặt khác quan có vị trí định hệ thống hành mối quan hệ công tác với bên Do máy trợ giúp quan quản lý hành Nhà nớc yếu tố đợc quan tâm nh điểm trọng tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan Do thời gian phạm vi tiếp cận công việc giới hạn nên khuôn khổ Báo cáo thực tập; xin đề cập đến hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà chủ yếu từ phơng diện nhiệm vụ phận Văn phòng, đặc biệt công tác văn th - khâu quan trọng hành tổ chức quan, nơi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đa lại nhìn tổng thể, khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa hoạt động Văn phòng quan nh chức Văn phòng nói chung hoạt động quản lý quan hành Nhà nớc Nội dung Báo cáo bao gồm: Chơng I Khái quát UBND thị xà phú thọ Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ Chơng II Tình hình hoạt động Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ Chơng III Đánh giá tình hình hoạt động kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND - UBND Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, Thầy cô giáo hớng dẫn Khoa Quản lý Nhà nớc Kinh tế; UBND, Văn phòng HĐNDUBND thị xà Phú Thọ đà tạo điều kiện, giúp đỡ để hoàn thành báo cáo Chơng i khái quát ubnd thị xà phú thọ văn phòng hđnd - ubnd thị xà phó thä I Tỉng quan vỊ thÞ x· Phó Thä Về điều kiện tự nhiên Đợc thành lập năm 1903, thị xà Phú Thọ đơn vị hành lâu đời địa bàn kinh tế trọng điểm phía Tây Bắc tỉnh Phú Thọ Với số dân xấp xỉ 63.000 ngời, thị xà Phú Thọ đợc xếp vào đô thị loại tiến tới đạt tiêu chuẩn đô thị loại Thị xà có xà vùng ngoại thị: Văn Lung, Hà Thạch, Hà Léc, Thanh Vinh, Thanh Minh, Phó Hé vµ phêng vùng nội thị: Hùng Vơng, Trờng Thịnh, Âu Cơ, Phong Châu Về điều kiện tự nhiên: Thị xà có vị trí giao thông thuận lợi cho phát triển kinh tế, giao thơng với bên ngoài; điều kiện để phát triển công nghiệp dịch vụ Địa hình tơng đối phẳng, đất đai thuận lợi cho canh tác, có điều kiện phát triển chăn nuôi lẫn trång trät VÒ kinh tÕ - x· héi VÒ đặc điểm kinh tế - xà hội: Hoạt động kinh tế chủ yếu công nghiệp dịch vụ Năm 2005 tỷ trọng công nghiệp chiếm 43,5%, dịch vụ chiếm 40% nông lâm nghiệp chiếm 16,5% tổng sản phẩm GDP thị xà Bên cạnh thành tựu kinh tế mà bật khu vực công nghiệp, dịch vụ, lĩnh vực văn hoá - giáo dục, y tế thị xà phát triển Số trờng học đạt chuẩn quốc gia không ngừng tăng lên, số học sinh giáo viên tăng hàng năm, đảm bảo ngày nâng cao chất lợng dạy học Năm 2005 trờng Cao đẳng Hùng Vơng đợc chuyển thành Đại học Hùng Vơng Các hoạt động văn hoá thông tin, tuyên truyền, phổ biến chơng trình, sách Đảng Nhà nớc hoạt động văn hoá đợc coi trọng đạt hiệu tốt Trong thời gian qua thị xà đà đa hoạt động văn hoá sở tiếp tục đẩy mạnh vận động Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá khu dân c, tiến tới triển khai đề án Xà hội hoá hoạt động văn hoá, giáo dục Về y tế, 10/10 xà phờng có sở y tế sở, địa bàn thị xà có nhiều bệnh viện phục vụ cho việc chăm sóc, khám chữa bệnh cho nhân dân thị xà từ huyện khác chuyển xuống Trải qua thời gian dài tồn phát triển, quyền địa phơng không ngừng đợc kiện toàn ngày phát huy cao độ chức quản lý nhằm đẩy mạnh phát triển lĩnh vực kinh tếxà hội, giữ vững trật tự an ninh địa bàn II Cơ cấu tổ chức, hoạt động mèi quan hƯ cđa UBND thÞ x· Phó Thä Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân (HĐND-UBND) thị xà đợc tổ chức, cấu Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Cơ cấu tổ chức máy UBND thị nh sau: Bộ phËn thêng trùc gåm: Chđ tÞch UBND thÞ x·: ChÞu trách nhiệm lÃnh đạo, quản lý, điều hành chung toàn diện mặt công tác, hoạt động đối nội đối ngoại UBND thị xÃ; Quyết định triệu tập chủ toạ kỳ họp Uỷ ban; bảo đảm việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Nghị quyết, quy định, hớng dẫn Trung ơng, tỉnh thị xÃ; thực nhiệm vụ quyền hạn theo Điều 127 Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 Phó chủ tịch thờng trực: Phụ trách kinh tế bao gồm công nghiệp, nông nghiệp, doanh nghiệp sản xuất Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực văn hoá xà hội Các Phó chủ tịch giúp Chủ tịch đạo lĩnh vực công tác đợc Chủ tịch phân công; chịu trách nhiệm trớc Chủ tịch, trớc UBND thị xÃ, thay mặt Chủ tịch để giải công việc đợc giao, thay mặt Chủ tịch để giải công việc đợc giao, tham gia lÃnh đạo điều hành mặt hoạt động chung Uỷ ban Trực tiếp đạo kiểm tra, hớng dẫn, đôn đốc phòng, ban, ngành thuộc UBND thị xÃ, UBND c¸c x·, phêng viƯc tỉ chøc thùc hiƯn Nghị HĐND thị xÃ, Quyết định, Chỉ thị UBND thị, chủ trơng sách, pháp luật thuộc lĩnh vực phụ trách; Trong trờng hợp cần thiết cần có thảo luận định Phó chủ tịch xin ý kiến Chủ tịch Các thành viên khác UBND thị xà theo quy định Chính phủ bao gồm: Thành viên phụ trách công tác quốc phòng Thành viên phụ trách công tác an ninh Thành viên phụ trách công tác đất đai Thành viên phụ trách công tác tổ chức Thành viên phụ trách công tác phụ trách công tác văn phòng Các Uỷ viên chịu trách nhiệm cá nhân trớc UBND thị xà Chủ tịch UBND thị xà hoạt động lĩnh vực đợc phân công phụ trách; có trách nhiệm tiếp dân, xét giải đơn th khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền Các quan chuyên môn giúp việc cho lÃnh đạo UBND đợc quy định Điều Quyết định 4003/2004/QĐ-UB Uỷ ban nhân dân tỉnh Phú Thọ việc thành lập phòng ban chuyên môn thuộc UBND thị xà Phú Thọ Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Nghị định số 172/12/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh; Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh khoá XI, kỳ họp thứ ba xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ: Thành lập phòng chuyên môn trực thuộc UBND thị xà Phú Thọ gồm: Phòng Nội vụ - Lao động - Thơng binh xà hội Phòng Tài - Kế hoạch Phòng giáo dục Phòng Văn hoá - Thông tin - Thể thao Phòng Y tế Phòng Tài nguyên Môi trờng Phòng T pháp Phòng Kinh tế Phòng Quản lý đô thị 10 Thanh tra 11 Uỷ ban Dân số, Gia đình Trẻ em 12 Văn phòng HĐND UBND Các quan thực chức Quản lý Nhà nớc địa phơng, chịu đạo quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND thị xà Giải công việc thuộc thẩm quyền theo quy định Bộ, ngành, phân cấp UBND tỉnh, thị xÃ, quy chế tổ chức hoạt động quan văn Pháp luật có liên quan Trong Văn phòng HĐND-UBND thị xà quan giúp việc mang tính tổng hợp trực tiếp, phục vụ quản lý tập trung thống đạo điều hành mặt công tác UBND thị xà Hoạt động UBND thị xà Phú Thọ UBND thị xà làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lÃnh đạo, cá nhân phụ trách lĩnh vực công tác đợc phân công UBND thị xà họp lần/tháng, thảo luận nghị vấn đề, dự án Thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau: Chơng trình làm việc UBND Kế hoạch phát triển kinh tế xà hội, dự toán ngân sách, toán ngân sách hàng năm quỹ dự trữ địa phơng trình HĐND định Kế hoạch đầu t xây dựng công trình trọng điểm địa phơng trình HĐND định Kế hoạch huy động nhân lực tài để giải vấn đề cấp bách địa phơng trình HĐND Các biện pháp thực Nghị HĐND kinh tế xà hội thông qua báo cáo UBND trớc trình HĐND Đề án thành lập mới, sát nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND việc thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa phơng Hàng tuần, vào ngày thứ 2, Chủ tịch UBND thị xà giao ban với Phó chủ tịch để chuẩn bị nội dung hội nghị UBND, xử lý vấn đề vớng mắc, việc phát sinh, Phó chủ tịch báo cáo nhanh kết công tác đà giải tuần vớng mắc thuọc lĩnh vực phụ trách, bàn công tác đạo điều hành tuần Công tác tra, kiểm tra việc thực Chỉ thị, Quyết định UBND thị xÃ, chế độ sở tiếp dân, chế độ thông tin báo cáo, sơ kết, tổng kết tuân theo quy định pháp luật hành Các mối quan hệ công tác UBND thị xà Phú Thọ với tổ chức có liên quan 3.1 Đối với UBND tỉnh Sở, ngành liên quan Uỷ ban nhân dân thị xà chịu lÃnh đạo trực tiếp toàn diện UBND tỉnh, thực chế độ thỉnh thị, báo cáo kịp thời, xác, toàn hoạt động UBND thị xà tỉnh UBND thị xà thực đạo, hớng dẫn, kiểm tra chấp hành quy định Sở, ngành tỉnh, phối hợp ngành cấp việc đạo, kiểm tra hoạt động phòng, ban, đơn vị tỉnh quản lý trực tiếp đóng địa bàn, tích cực tranh thủ giúp đỡ Sở, ngành tăng cờng mối quan hệ hợp tác đơn vị tỉnh với địa phơng 3.2 Đối với Thị uỷ Ban Thị uỷ Uỷ ban nhân dân thị xà chịu đạo toàn diện Thị uỷ Căn vào Nghị Trung ơng, tỉnh, thị, UBND thị xà chuẩn bị đề án kinh tế - xà hội, an ninh quốc phòng đợc Thị uỷ phân công; thể hoá Nghị Thị uỷ thành văn pháp quy địa phơng để đạo thực Trong trình đạo mặt công tác quyền, UBND thị xà phải liên hệ xin ý kiến lÃnh đạo Thêng trùc, Ban Thêng vơ ThÞ ủ theo quy chÕ làm việc Thị uỷ theo quy chế làm việc Thị uỷ quy chế làm việc Ban Đảng để đảm bảo lÃnh đạo Đảng công tác đạo điều hành chung thị xà 3.3 Đối với HĐND, Thờng trực HĐND, Ban HĐND thị xà Đoàn đại biểu HĐN tỉnh thị xà Phú Thọ UBND thị xà với Thờng trực HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐNS thị xÃ, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trớc HĐND thị xà Các họp UBND thị xà mời đại diện Thờng trực HĐND thị xà tham dự, nội dung kỳ họp có liên quan đến Ban HĐND thị xà mời Trởng ban tham dự Đối với Đoàn đại biểu HĐND tỉnh thị xà Phú Thọ, UBND thị xà cung cấp thông tin cần thiết thị xà cho đại biểu HĐND 10 Giúp Thờng trực HĐND chủ tịch UBND thị xà xây dựng chơng trình công tác HĐND, Thờng trực HĐND UBND thị xà Tổng hợp xây dựng báo cáo năm UBND thị xà Dự, ghi biên họp Thờng trực HĐND UBND thị xÃ, chịu trách nhiệm nội dung kỹ thuật văn sau đà đợc Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xà kết luận hội nghị buổi làm việc Khi đợc Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND-UBND thị xà uỷ nhiệm truyền đạt chủ trơng HĐND-UBND thị xà cho phòng, ban, ngành, xÃ, phờng thực kiểm tra, đôn đốc thực chủ trơng Quản lý chịu trách nhiệm phát hành tất văn HĐND-UBND thị xÃ, cần thiết yêu cầu phòng, ban, xÃ, phờng cung cấp tài liệu, báo cáo thông tin cho HĐND-UBND thị xà Trả lại hớng dẫn ngành, cấp đề án văn cha quy chế, cha đạt yêu cầu, không hợp lệ không thuộc thẩm quyền giải HĐND-UBND thị xà Phối hợp với tra thị xà giúp Thờng trực HĐND- UBND thị xà tổ chức tiếp dân, tiếp nhận giải đơn th khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định luật pháp Thừa lệnh Thờng trực HĐND- UBND thị xà ký kết luận thông báo Chủ tịch (Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch) HĐNDUBND thị xà số công việc cụ thể, ký giấy giới thiệu, công văn hành giao dịch, giấy mời họp HĐND-UBND thị xÃ, đợc ký vào văn trình Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐNDUBND thị xà ký Trực tiếp quản lý phận tiếp nhận hồ sơ trả kết theo chế cửa UBND thị xà 17 Quản lý chịu trách nhiệm hiệu sử dụng cán bộ, nhân viên Văn phòng theo chế độ Tổ chức thực đầy đủ sách, chế độ cho công chức, viên chức văn phòng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên văn phòng 3.2 Phó văn phòng Phụ trách hành quản trị, giúp Chánh văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động Thờng trực HĐND- UBND, phòng ban chuyên môn UBND thị xà tiến hành bình thờng, liên tục hiệu Thay điều hành hoạt động cuả Văn phòng HĐND-UBND thị xà thực nhiệm vụ Quyền Chánh văn phòng thời gian Chánh văn phòng vắng Khi có công văn mời họp Thờng trực HĐND- UBND thị xÃ, khách đến làm việc với Thờng trực HĐND-UBND thị xÃ, phòng ban HĐND-UBND thị xÃ, chủ động đạo phận phục vụ bố trí phòng họp, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu theo quy định đạo Thờng trực HĐND, lÃnh đạo UBND thị xà Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ nguyên tắc, chế độ điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động quan nh văn phòng phẩm: giấy mực in, đánh máy, xăng dầu, vật rẻ mau hỏng, quản lý phòng khách, nhà ăn, hội trờng, phòng họp, điện nớc, mua sắm phơng tiện, trang thiết bị cho quan theo ý kiến đạo lÃnh đạo đảm bảo chất lợng, tiết kiệm Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mu bớc xây dựng nơi ở, nơi làm việc trang bị tài sản cho phòng ban đổi khang trang đảm bảo chất lợng, thẩm mỹ hiệu Lập kế hoạch, dự trù kinh phí hội nghị trình lÃnh đạo phê duyệt tổ chức quản lý, kiểm tra toán chế đội sinh hoạt 18 hội nghị, tiếp khách sau có ý kiến đạo lÃnh đạo HĐND-UBND thị xà Trực tiếp điều hành xe ô tô phơng tiện công cộng cho lÃnh đạo HĐND-UBND thị xà theo kế hoạch đạo Theo dõi công tác tôn giáo thị xÃ: Phối hợp với ngành chức năng, nắm bắt tình hình chơng trình công tác, tham mu đề xuất với lÃnh UBND quản lý nhà nớc hoạt động tôn giáo địa bàn thị xà theo đờng lối Đảng, sách pháp luật Nhà nớc Chủ động theo dõi, nắm tình hình hoạt động kết hoạt động lĩnh vực kinh tế- văn hoá, xà hội, an ninh, quốc phòng tổng hợp báo cáo tình hình định kỳ hàng tháng, hàng quý Đợc nghe truyền đạt (hoặc cung cấp tài liệu) chủ trơng, sáchcủa Đảng Nhà nớc cần thiết cho công tác Đợc tham dự hội nghị HĐNDUBND thị xà tổ chức Đợc Chánh văn phòng giao phụ trách công việc khác cần thiết, ký thay Chánh văn phòng công văn để đôn đốc, nhắc nhở phòng, ban, ngành, xÃ, phờng chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ cho HĐND-UBND thị xà Theo dõi quản lý nhà nớc y tế địa bàn thị xÃ; phối hợp với thờng trực thi đua khen thởng thị xà để tiếp cận nắm bắt công tác thi đua khen thởng thị xà 3.3 Kế toán Chịu trách nhiệm thực nghiêm chỉnh chế độ kế toán, chế độ thông tin báo cáo Nhà nớc ban hành Tham mu cho lÃnh đạo HĐND-UBND thị xÃ, lÃnh đạo văn phòng việc kiểm tra giám sát việc chấp hành chế độ quản lý tài chính, sử dụng chi tiêu hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu đáp ứng yêu cầu công tác 19 Hàng tháng, quý, năm lập kế hoạch tài chính, toán thời gian, thực quản lý tài sản quan, kiểm kê theo quy định Nhà nớc Hớng dÉn thđ q vỊ nhiƯm vơ cËp nhËt chøng tõ, sổ sách, chế độ kiểm kê kho quỹ, chế độ báo cáo kho quỹ Theo dõi, tập hợp quản lý chứng từ dứt điểm (kể chứng từ cha toán) Trực tiếp giúp Phó văn phòng phụ trách sở vật chất, theo dõi quản lý tài sản quan, đối chiếu theo dõi xăng, dầu, giấy,mực in theo mức khoán thực tế sử dụng để toán đúng, đủ, chặt chẽ Ngày 05 hàng tháng báo cáo cụ thể với lÃnh đạo quan Chánh văn phòng thực trạng tài khoản (cân đối thu chi, công nợ) 3.4 Thủ quỹ, thủ kho, cấp dìng Më sỉ s¸ch theo dâi thu, chi cËp nhËt theo chế độ nguyên tắc chi xuất quỹ có chữ ký kế toán chủ tài khoản Trờng hợp đột xuất phải báo cáo sau hoàn chỉnh kịp thời thủ tục theo nguyên tắc, quản lý quỹ Thực việc mua sắm theo kế hoạch đà đợc duyệt, dới đạo Phó văn phòng phụ trách quản trị Chủ ®éng tham mu ®Ị xt cho thay thÕ vËt rỴ, mau hỏng, phơng tiện khác để đáp ứng yêu cầu hoạt động quan Quản lý tài sản, vật t, tiền mặt theo nguyên tắc theo công nợ cụ thể đợc phân công, h hao tổn thất phải bồi thờng bị xử lý theo quy chế Công tác cấp dỡng đựơc thực dới phê duyệt tiêu chuẩn lÃnh đạo, phục vụ tốt hội nghị HĐND, UBND thị xà triệu tập yêu cầu đột xuất quan Đảm bảo đủ tiêu chuẩn, chất lợng, báo cáo toán kịp thời 20 Quản lý tài sản trang bị cho nhà ăn HĐND, UBND thị xÃ, sử dụng mục đích, không tự ý cho thuê, cho mợn cha có ý kiến lÃnh đạo Văn phòng 3.5 Nhân viên văn th, lu trữ Giúp Chánh văn phòng tổ chức, quản lý việc tiếp nhận công văn giấy tờ, báo cáo đến thể thức quy định phân phối nhanh chóng đến ngời có trách nhiệm giải quyết; Các nhu cầu lu khai thác tài liệu lu trữ, thực nghiêm quy chế bảo mật Quản lý chặt chẽ thủ tục hành đảm bảo thể thức văn HĐND-UBND thị xà phát hành văn phòng, ban, ngành gửi đến TT-HĐND UBND thị xà Thờng trực hớng dẫn khách đến làm việc với HĐND-UBND phòng, ban chức Giúp chánh văn phòng thực công tác ngoại vụ, theo dõi quản lý đoàn khách vào quan theo quy định pháp luật Đảm bảo thông tin liên lạc thờng xuyên, kịp thời, xác Thực tốt quy định giữ gìn bí mật, quản lý tài sản dấu chặt chẽ nguyên tắc thẩm quyền Tổ chức thu thập, chỉnh lý bảo quản hồ sơ lu trữ HĐND UBND thị xà theo pháp lệnh 3.6 Thêng trùc thi ®ua khen thëng: Thêng trùc thi ®ua khen thởng có nhiệm vụ theo dõi công tác thi đua đăng ký thi đua phòng ban, đơn vị nghiệp địa bàn thị xà 3.7 Nhân viên phòng máy Đảm bảo việc đánh máy, in tài liệu kịp thời, xác, đủ số lợng, trình bày khoa học, đảm bảo kỹ, mỹ thuật mức độ bí mật công văn, tài liệu đến 21 Có sổ sách theo dõi hàng ngày tài liệu in sao, đánh máy kể số lợng để theo dõi, đối chiếu, tra cứu cần thiết Tự dõi vào sổ số lục văn hàng năm Quản lý tốt máy vi tính, máy phô tô, vật t (giấy, mực) cách tiết kiệm nguyên tắc, hàng tháng đối chiếu thực tế để làm sở toán Nếu có cố mày vi tính, máy phô tôphải kịp thời báo cáo lÃnh đạo Văn phòng cho hớng giải 3.8 Nhân viên phục vụ Phục vụ tốt điều kiện làm việc lÃnh đạo HĐND-UBND thị xÃ, phục vụ tốt hội nghị, họp, làm việc đón tiếp khách lÃnh đạo HĐND-UBND thị xà Văn phòng Quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản đợc trang bị cho hội trờng, phòng họp, phòng khách, nhà khách Chủ động tham mu đề xuất với lÃnh đạo văn phòng trang bị, thay bổ xung, nâng cấp tài sản để phục vụ tốt cho yêu cầu công tác quan Sẵn sàng đảm nhận việc đánh máy, trực văn th đợc phân công lÃnh đạo văn phòng Theo dõi đôn đốc bảo vệ quan làm vệ sinh chăm sóc cảnh quan, giúp lÃnh đạo Văn phòng kiểm tra đôn đốc phòng ban UBND thực công tác vệ sinh nội vụ 3.9 Nhân viên lái xe Thực nghiêm lệnh điều xe lÃnh đạo Văn phòng Đảm bảo an toàn ngời tài sản, đảm bảo xe thờng xuyên đa đón lÃnh đạo quan công tác Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối chiếu cuối tháng làm sở cho việc toán tiền xăng Thờng xuyên bảo quản, bảo dỡng, kiểm tra kịp thời phát h hỏng xe để báo cáo lÃnh đạo giải Trờng hợp giải đ- 22 ờng công tác phải báo cáo lại sau thùc hiƯn hiƯn xong nhiƯm vơ Kh«ng tù ý sư dơng xe cha cã lƯnh ®iỊu động lÃnh đạo quan Văn phòng Chủ động đề xuất để giải kịp thời, đủ thủ tục quy định nhà nớc lu hành xe Chấp hành số công việc khác lÃnh đạo Văn phòng phân công 3.10 Tổ bảo vệ Chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo ngời trực 24/24 quan Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cở quan phạm vi trách nhiệm đợc quan tâm Giữ gìn bí mật kho tàng, sở vật chất quan Đảm bảo thực nội quy quan, kịp thời phát biểu xấu, tự ý bào quan, vi phạm môi trờng vệ sinh quan Nêu cao ý thức cảnh giác, nhiệt tình trách nhiệm, liên hệ chặt chẽ cới quan công an để hợp đồng tác chiến cần thiết Kịp thời báo cáo lÃnh đạo văn phòng xử lý tình phát sinh làm nhiệm vụ, không tự ý giải công việc nhiệm vụ đợc phân công bảo bệ quan Thực thẩm quyền, nhiệm vụ, chức trách bảo vệ theo quy định pháp luật Thứ hàng tuần, tổ trởng bảo vệ phản ánh tình hình an ninh trật tự quan với lÃnh đạo Văn phòng Các phận có phối hợp chặt chẽ đảm bảo hoạt động liên tục, thống nhằm thực chức nhiệm vụ chung khối Văn phòng cấu phòng ban UBND thị xà Mối quan hệ công tác 4.1 Đối với lÃnh đạo HĐND UBND thị xà Văn phòng HĐND - UBND thị xà tham mu, giúp việc trực tiếp hàng ngày cho đồng chí chủ tịch phó chủ tịch HĐND UBND 23 thị xà lĩnh vực công tác Đợc đồng chí Chủ tịch, Phó chủ tịch giao cho giải xử lý công việc cá nhân CBCNV Văn phòng phải chịu trách nhiệm trớc đồng chí công việc đợc giao Thờng xuyên tổng hợp báo cáo phát đề xuất vấn đề cần giải với Chủ tịch HĐND UBND thị xà Đợc lÃnh đạo UBND thị xà nhận xét công tác văn phòng kỳ họp tháng, tổng kết năm 4.2 Đối với Văn phòng UBND tỉnh Phú Thọ Văn phòng HĐND-UBND tỉnh quan chuyên môn, máy giúp việc Uỷ ban nhân dân tỉnh; có chức giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh điều hoà, phối hợp hoạt động chung Sở, UBND cấp huyện, đầu mối quan hệ công tác để trao đổi giúp đỡ nghiệp vụ, cung cấp thông tin phục vụ lÃnh đạo trao đổi kinh nghiệm công tác văn phòng Văn phòng HĐND-UBND thị xà có trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo định hình hoạt động HĐND UBND thị xÃ, tình hình kinh tế- xà hội thị xà cho Văn phòng HĐND Văn phòng UBND tỉnh 4.3 Đối với phòng, ban, ngành, xÃ, phờng thị xà Văn phòng HĐND-UBND thị xà máy làm việc HĐND UBND thị xÃ, phục vụ trực tiếp đạo, điều hành HĐND UBND thị xÃ, hoạt động theo quy chế làm việc HĐND UBND thị xà nội quy làm việc Văn phòng UBND thị xà Thừa lệnh Chủ tịch Phó chủ tịch HĐND UBND thực số nhiệm vụ thẩm quyền riêng Văn phòng HĐND UBND thị xà phối hợp với phòng, ban, ngành tổ chức quần chúng thị xÃ, đề xuất với HĐND thị, UBND thị vấn đề có liên quan, nhằm triển khai thực 24 nghị HĐND, định, thị UBND thị xà đạt kết 4.4 Đối với Văn phòng Thị uỷ Văn phòng HĐND UBND thị xà có phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Thị uỷ để lập chơng trình công tác, nhằm đảm bảo chơng trình công tác Thờng trực Thị uỷ, Ban thờng trực Thị uỷ với HĐND UBND thị xà cách tập trung, thống Giữa văn phòng có trao đổi, thông báo cho chủ trơng, sách lớn, vấn đề có liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu lÃnh đạo, đạo, điều hành TT Thị uỷ, Ban thờng vụ Thị uỷ HĐND-UBND thị xà Văn phòng HĐND UBND thị xà phối hợp với Văn phòng Thị uỷ tổ chức nghe báo cáo phòng, ban nhằm phục vụ cho việc chuẩn bị báo cáo Thị uỷ, HĐND UBND báo cáo tỉnh Một số hoạt động cụ thể 5.1 Công tác tham mu, tổng hợp Công tác tham mu, tổng hợp Văn phòng lÃnh đạo HĐND-UBND thị xà đợc thực thông qua nhiệm vụ lÃnh đạo Văn phòng mà trực tiếp Chánh văn phòng Phó văn phòng Chánh văn phòng trực tiếp xây dựng lịch làm việc theo Hàng tuần, tháng, quý, năm Về hoạt động thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo, thực nhiệm vụ t vấn văn cho thủ trởng, Chánh, Phó văn phòng làm việc theo quy định pháp lý chế độ ban hành văn nh sau - Văn thuộc thẩm quyền UBND thị xÃ: Sau phòng, ban, đơn vị chuẩn bị xong dự thảo văn UBND (văn pháp quy có tham gia phòng T pháp, ý kiến Viện kiểm sát nhân dân trớc trình UBND thị), Văn phòng 25 HĐND-UBND thị xà có trách nhiệm xem xét, đảm bảo đợc nội dung bố trí lịch để Chủ tịch, Phó chủ tịch nghe, cho ý kiến trớc báo cáo tập thể UBND thị xà Ban hành: Sau kết luận UBND thị, phòng, ban, đơn vị sửa chữa, bổ sung hoàn thiện dự thảo chuyển đến Chánh văn phòng HĐND-UBND thị xà soát xét, chỉnh lý trớc trình Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch) ký ban hành chậm không ngày làm việc Việc phát hành văn Văn phòng HĐND-UBND thị xà chịu trách nhiệm Những nội dung liên quan đến hay nhiều lĩnh vực ngành chủ trì soạn thảo phối hợp với ngành liên quan để hoàn thiện Nếu có ý kiến khác nội dung văn Chánh văn phòng báo cáo Chủ tịch định, cần thiết phải gửi văn dự thảo đến thành viên Uỷ ban tham gia tiếp, hẹn ngày trả để tập hợp ý kiến trình Chủ tịch định - Văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch: Những nội dung thuộc thẩm quyền giải Chủ tịch UBND thị xà Văn phòng nghiên cứu đề xuất hớng xử lý, đồng thời dự thảo văn (quyết định, thị công văn hành chính) trình Chủ tịch xem xét định Những nội dung phức tạp, Chủ tịch hội ý với Phó chủ tịch để xem xét định Những văn phòng, ban, đơn vị xÃ, phờng dự thảo sẵn trình Chủ tịch Phó chủ tịch phải qua Văn phòng soát xét thể thức văn trớc trình Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch) xem xét định Liên quan đến thẩm quyền ký văn UBND Chủ tịch UBND: Chánh văn phòng HĐND-UBND thị xà đợc thừa lệnh Chủ tịch thị xà ký Thông báo kết luận Chủ tịch, Phó chủ tịch, thông báo ý kiến giải Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch thay mặt Chủ tịch) mét sè viƯc thĨ, ký giÊy giíi thiƯu c¸c công văn hành giao dịch, giấy mời họp Uỷ ban; ký lục văn Chính phủ, Bộ, 26 ngành Trung ơng, ký phiếu chuyển đơn th khiếu nại, tố cáo công dân, ký văn khác thuộc thẩm quyền Chánh văn phòng Phó văn phòng đợc Chánh văn phòng uỷ nhiệm ký số văn cần thiết thuộc thẩm quyền Chánh văn phòng (theo Quyết định số 570/QĐ-UB UBND thị xà Phó Thä vỊ viƯc ban hµnh quy chÕ lµm viƯc cđa UBND thÞ x· Phó Thä nhiƯm kú 2004-2009) 5.2 Công tác hành tổ chức Các công tác hành tổ chức Văn phòng nh: văn th, lu trữ; ngoại vụ, dân tộc - tôn giáo; thi đua khen thởng đợc ý giải với chức trách nhân viên văn th, Phó văn phòng, thờng trực thi đua khen thởng cá nhân liên quan; đảm bảo phát huy tốt vai trò cầu nối quan với quan, tổ chức, cá nhân bên Trong công tác văn th, lu trữ đợc thực khoa học, đảm bảo tuân thủ quy định Pháp lệnh văn th lu trữ hành Công tác văn th công tác tổ chức, giải quản lý công văn, giấy tờ quan; toàn công việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn quan Công tác giúp cho việc giải công việc quan đợc nhanh chóng xác, có suất chất lợng đờng lối, sách Đảm bảo cho việc cung cấ thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ; góp phần tiết kiệm đợc công sức nguyên vật liệu chế tác quan phục vụ cho hoạt động kiểm tra, tra; góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực để phục vụ việc tra cứu thông tin khứ, tiền đề công tác lu trữ Những yêu cầu công tác văn th nhanh chóng, xác, bí mật Văn chứa đựng việc định, thông tin định xây dựng ban hành văn nhanh chóng, giải kịp 27 thời góp phần giải tốt công việc quan Chính xác nội dung pháp lý xác, thể thức khâu kỹ thuật nghiệp vụ đảm bảo xác Và phơng tiện truyền đạt nội dung trình quản lý phải đảm bảo tính bí mật Trong thời gian thực tập Văn phòng, cá nhân đà đợc thực hành nghiệp vụ chủ yếu công tác văn th quan Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn th * Giải văn đến Tất văn bản, tài liệu, th từ quan nhận đợc từ bên gửi đến gọi chung văn đến - Nguyên tắc giải văn đến: Tất văn đến phải qua văn th quan để đăng ký vào sổ quản lý thống Sau văn đợc chuyển qua thủ trởng quan; Khi tiếp nhận, chuyển giao văn đợc bàn giao ký nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chóng, xác, giữ gìn bí mật - Quá trình xử lý văn đến: Văn th nhận văn đến Sơ phân loại, bóc bì văn Bóc bì văn bản, văn có dấu hoả tốc bóc trớc Đối chiếu số, ký hiệu, số lợng văn ghi bì với thành phần tơng ứng văn lấy phong bì đối chiếu với phiếu gửi Khi nhận văn văn th ký, trả lại phiếu gửi cho quan gửi văn qua nhân viên bu điện - Sau nhận văn văn th đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Dấu đến xác nhận văn đà qua văn th, ghi nhận ngày tháng số văn đến Dấu đợc đóng rõ ràng thống vào khoảng trống dới số ký hiệu, trích yếu 28 - Công việc vào sổ đăng ký bao gồm ghi lại thông tin văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, văn đăng ký lần Hình thức quan dùng sổ - Trình chuyển giao văn bản: Văn th trình Chánh văn phòng sau nhận lại để chuyển đến đối tợng chịu trách nhiệm giải đối tợng phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn th Văn đến ngày phải chuyển giao ngày Nếu nhiều ngời giải quyết, văn đợc gửi cho đơn vị, cá nhân, văn gốc đợc lu Theo dõi việc giải văn đến: Văn đến đợc lu lại hồ sơ công việc ngời thừa hành, ngời thừa hành lập hồ sơ có thông tin phản hồi việc giải văn cho ngời có trách nhiệm theo dõi * Giải văn đi: Văn đợc chuyển giao theo nguyên tắc: Văn th đóng dấu sau đăng ký làm thủ tục gửi Chỉ tiếp nhận để phát hành văn đợc đánh máy quy định, thể thức pháp lý Văn đợc phát hành theo quy trình sau: Ghi số văn Ghi ngày tháng văn theo ngày tháng gửi Đóng dấu lên văn đà có chữ ký hợp lệ vào sổ văn Văn đợc chuyển ngày loại bí mật kèm phiếu gửi Mỗi văn đợc lu (theo quy định hai bản, để lập hồ sơ lu trữ lu văn th để tra tìm Các văn thờng định, thông báo, báo cáo * Về tổ chức quản lý sử dụng dấu: 29 Các loại dấu văn phòng bao gồm dấu quốc huy, dấu chức danh: Chủ tịch, Phó chủ tịch, Chánh văn phòng, Phó văn phòng, dấu Hội đồng, dấu Đảng quan, dấu công văn đến; dấu quốc huy đợc sử dụng nhiều Đóng dấu theo nguyên tắc: nội dung dấu trùng tên quan ban hành văn bản; dấu đợc đóng lên văn giấy tờ sau đà có chữ ký cấp có thẩm quyền Không đóng dấu khống Dấu đóng rõ nét lên văn trùm lên 1/3 chữ ký bên trái màu mực đỏ tơi theo quy định Phụ lục văn dự thảo đóng dấu treo Các công chứng đóng giáp lai Dấu đóng mờ phải đợc đóng lại Con dấu đợc để tủ phòng văn th, văn th có trách nhiệm bảo quản, đảm bảo an toàn tuyệt đối Khác với công tác văn th, công tác lu trữ đợc tiến hành mang tính chất định kỳ, đảm bảo tuân theo quy định Nhà nớc Ngoài công tác ngoại vụ, dân tộc - tôn giáo đợc giải nhằm đảm bảo phát huy quyền tự dân chủ nhân dân, tăng cờng khối đại đoàn kết nhân dân đảm bảo tính nghiêm minh Nhà nớc pháp quyền xà hội chủ nghĩa 5.3 Công tác hậu cần UBND thị xà có sở vật chất, kỹ thuật, phơng tiện làm việc đầy đủ khang trang Công sở đợc quản lý bố trí hợp lý Căn yêu cầu công việc kế hoạch tài chính, lÃnh đạo Văn phòng lập dự toán kinh phí cho việc xây dựng sở vật chất, đổi phơng tiện làm việc cho phòng ban quan Các công việc công tác tổ chức hội, họp, tiếp khách Uỷ ban đợc giải khoa học hiệu Đặc biệt phận cấp dỡng đà tổ chức bếp ăn tập thể vào buổi tra cho cán nhân viên, qua góp phần chăm sóc sức khoẻ, nâng cao hiệu làm việc cán nhân viên Uỷ ban 30 chơng III Đánh giá tình hình hoạt động kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND - UBND I Hoạt động Văn phòng việc thực cải cách hành Qua văn pháp lý, quan sát tham gia vào hoạt động thực tiễn công việc Văn phòng HĐND-UBND thị xà Phú Thọ, thấy hoạt động Văn phòng tuân thủ chặt chẽ quy định Pháp luật, khoa học hiệu Đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng thi hành nghiêm chỉnh quy định Pháp lệnh Cán công chức (đà đợc sửa đổi bổ sung năm 2000 2003); tiêu chuẩn đạo đức công vụ Về hoạt động Văn phòng, nói hiệu hoạt động Văn phòng ảnh hởng lớn đến việc thực Kế hoạch cải cách hành UBND thị xà Một số nội dung Kế hoạch cải cách hành năm 2004 cho thấy điều Đó nội dung: - Thực đổi quy trình xây dựng ban hành văn quy phạm Pháp luật Bao gồm: Rà soát văn quy phạm Pháp luật HĐND UBND thị xà xÃ, phờng đà ban hành Thông báo văn quy phạm Pháp luật đà hết hiệu lực thực Sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ văn chồng chéo hết hiệu lực thi hành trái với văn Nhà nớc cấp Cải tiến quy trình ban hành văn bản, đảm bảo tính khoa học hiệu quả, thực quy trình, tiến độ đảm bảo chất lợng văn đà ban hành Tiếp tục triển khai øng dơng tin häc ®Ĩ phơc vơ cho viƯc tra cứu, soạn thảo, thẩm định văn quy phạm Pháp luËt 31 ... động HĐND UBND thị xÃ, tình hình kinh tế- xà hội thị xà cho Văn phòng HĐND Văn phòng UBND tỉnh 4.3 Đối với phòng, ban, ngành, xÃ, phờng thị xà Văn phòng HĐND -UBND thị xà máy làm việc HĐND UBND. .. để có phơng hớng nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng II Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND -UBND thị xà Phú Thọ Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND -UBND thị xà Phú Thọ... hoạt động kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND v UBND Đánh giá tình hình hoạt động 31 Mét sè kiÕn nghÞ nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND -UBND thị xà Phú Thọ