GIỚI THIỆU CHUNG VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM - QUẢN LÝ HỌC SINH Phần mềm Quản lý học sinh(QLHS) được xây dựng va phát triển năm 2009-2010, dựa mô hình va ý tưởng của Ba Ngô Thị Kiều Linh , giáo viên Ngữ văn, trường THCS Ngô Sỹ Liên, Quận Hoan Kiếm, Ha Nội Điện thoại (Nha riêng) : (+84) 04 6460 260 Điện thoại (DĐ) : (+84) 0914 378 005 Email : ngokieulinh2802@yahoo.com Địa chỉ nha : Số ngách 23, ngõ 37, phố Đại Đồng, phường Thanh Trì, quận Hoàng Mai, Hà Nội Đơn vị thực hiện : Công ty TNHH Tư vấn và Giải pháp Công nghệ KEYSOFT Điện thoại : (+84) 04.3718.0003 Địa chỉ : 247 Âu Cơ, phường Quảng An, quận Tây Hồ, Hà Nội Mã số thuế : 0104320484 Phần mềm phát triển nền tảng Windows, bằng ngôn ngữ C#(.NET Frameworks 3.5), sở dữ liệu Access-2007 Phần mềm có giao diện thân thiện với người sử dụng, các biểu tượng đẹp va người dung se dễ hình dung được nội dung của từng chức • • • Các chức chính của phần mềm Chức Hệ thống : - Đăng nhập Hệ thống - Cai đặt hình nền - Quản lý thông tin cá nhân (Các thông tin về Người quản lý va Chọn lớp học mặc định để quản lý) Quản lý chung : - Quản lý Niên khóa va Lớp học - Quản lý Giáo viên bộ môn - Quản lý Môn học - Quản lý Học thêm(Học tập, Kỷ luật, Đóng tiền ) Quản lý Học sinh : - Quản lý Sơ yếu lý lịch của tất cả các học sinh - Quản lý danh sách lớp - Quản lý Học tập theo từng lớp - Quản lý Hạnh kiểm theo tuần (38 tuần năm) - Quản lý Khen thưởng va Kỷ luật của các Học sinh • • lớp - Quản lý việc thu các khoản tiền học sinh đóng năm - Tìm kiếm học sinh - Gửi Email cho Phụ huynh học sinh(Email người gửi chỉ hỗ trợ định dạng Gmail), có thể gửi cho cả lớp hoặc từng Phụ huynh học sinh, Email người nhận được chọn từ danh sách học sinh lớp hoặc tự nhập Báo cáo : Gồm có loại báo cáo la Báo cáo Học tập va Báo cáo Kỷ luật - Báo cáo Học tập giữa Học kỳ I - Báo cáo Kỷ luật giữa Học kỳ I - Báo cáo Học tập cả Học kỳ I - Báo cáo Kỷ luật cả Học kỳ I - Báo cáo Học tập giữa Học kỳ II - Báo cáo Kỷ luật giữa Học kỳ II - Báo cáo Học tập cả Học kỳ II - Báo cáo Kỷ luật cả Học kỳ II - Báo cáo Học tập cả năm - Báo cáo Kỷ luật cả năm - Báo cáo Kỷ luật theo từng tháng Trợ giúp : - Thông tin về bản quyền phần mềm - Thông tin về bản quyền tác giả - Hướng dẫn sử dụng phần mềm(dưới dạng file CHM) MỤC LỤC • Cai đặt phần mềm Bản quyền Quản lý Thông tin cá nhân Quản lý Niên khóa va Lớp học Quản lý Giáo viên bộ môn Quản lý Môn học Quản lý Học thêm Quản lý Sơ yếu lý lịch Quản lý danh sách lớp Quản lý học tập theo lớp Quản lý Hạnh kiểm theo tuần Quản lý Khen thưởng va Kỷ luật Quản lý việc thu các khoản tiền Tìm kiếm học sinh Gửi Email cho Phụ huynh học sinh Báo cáo (Tất cả các báo cáo đều dưới dạng file Excel - Office 2003) Trợ giúp Gỡ bỏ phần mềm • Cài đặt phần mềm • • • • • • • • • • • • • • • • • Hướng dẫn: Bạn phải có bộ cai của chương trình hình bên dưới Double click vao qlhs_02.msi, các man hình thể hiện quá trình cai đặt dưới Quá trình cai đặt phần mềm cơng x́t hiện man hình có dịng chữ “Installation Complete” Bản quyền Phần mềm Hướng dẫn Đăng ký bản quyền cho phần mềm • - Khi đã cai đặt chương trình xong, bạn chạy chương trình bằng việc Double click vao icon ngoai Desktop, một man hình kiểm tra Bản quyền se xuất hiện bên dưới - Man hình se hiển thị thông tin của người giữ bản quyền của phần mềm va thông tin về bản quyền phần mềm bạn sử dụng(nếu chưa đăng ký sử dụng) - Nếu bạn muốn có bản quyền để sử dụng phần mềm nay, hãy liên lạc va gửi thông tin ID gồm 25 chữ cái man hình hiển thị hướng dẫn man hình Sau đó bạn se nhận được một Serial cũng gồm 25 chữ cái, bạn nhập 25 chữ cái vao các ô Serial va bấm OK, chương trình se kiểm tra xem mã bạn nhập đúng hay sai, nếu mã nhập sai se yêu cầầ̀u nhập lại mã, nếu mã nhập đúng thì chương trình se hiển thị thông tin chúc mừng bạn đăng ký công va vao chương trình, lần sau chạy chương trình lên, bạn se không gặp man hình nữa Bạn se được sử dụng đầy đủ các chức của chương trình - Khi đăng ký công, mỗi License bạn được dùng năm , có thể kiểm tra lại phần "Trợ giúp" "Bản quyền", man hình hiển thị sau : - Nếu bạn chưa muốn đăng ký bản quyền, bạn có thể bấm vao nút "Chạy thử", một số chức của chương trình se không sử dụng được bạn chưa có bản quyền để sử dụng "Báo cáo", "Quản lý học thêm" Tuy nhiên, phần Báo cáo Kỷ luật theo tháng bạn vẫn có thể sử dụng để xem va kiểm tra chức báo cáo của chương trình Các "Báo cáo khác" va "Quản lý học thêm" nếu click vao se không hiển thị được vì bạn chưa đăng ký sử dụng hình bên dưới - Mỗi phiên bản Bạn được dùng thử vòng 30 hoặc 300 lần chạy chương trình, sau khoảng thời gian đó, nếu bạn chưa đăng ký sử dụng, chương trình se không cho phép bạn đăng nhập trở lại nữa cho đến bạn có Serial chính xác - Phần ID la một số thông tin phần cứng của máy ma bạn đã cai phần mềm nay, va mỗi một Serial se chỉ danh cho một máy, nghĩa la mỗi Serial chỉ dùng cho một ID Quản lý Thông tin cá nhân Bạn vao Tab "Hệ thống" hình bên dưới : - Đặt hình nền : Trong man hình lớn của bạn, bạn có thể đặt hình nền theo ý muốn bằng cách click vao "Đặt hình nền" va chọn đường dẫn tới file ảnh máy của bạn, có thể la ảnh tập thể lớp hoặc ảnh nha trường - Thông tin cá nhân : Dùng để thiết lập thông tin người dùng, bao gồm các thông tin hình bên dưới : • • Bạn có thể thay đổi lại Mật khẩu dùng để đăng nhập chương trình, click vao nút "Đổi mật khẩu" Sửa lại Họ va Tên : "Họ va Tên" bạn khai báo ở se được hiển thị tất cả các tiêu đề của các man hình khác, tiêu đề của tất cả các Báo cáo xuất file Excel, tên của Email ma bạn gửi cho người khác(phần Tên hiển thị Email để gửi cho người khác se tự động được chuyển sang tiếng Việt không dấu để tương thích với các loại email khác mở trình duyệt ma không hỗ trợ định dạng Unicode phần Email người gửi) • Email : Bạn khai báo Email phải la Gmail , nó se hiển thị chính xác mục Email người gửi của man hình gửi Email cho phụ huynh học sinh, giúp bạn không phải nhập lại Email cho mỡi lần gửi • Mật khẩu Email : Bạn nhập chính xác mật khẩu của Email(Gmail) ở vao đây, gửi chương trình se tự động kiểm tra Email va Mật khẩu trước gửi • Lớp quản lý : Trong phần nay, Bạn chọn một lớp mặc định bạn se quản lý vao chương trình, lớp được định nghĩa (tạo ra) phần Quản ly Niên khóa và Lớp học • Ảnh cá nhân : Bạn chọn một ảnh 4x6 hoặc cỡ khác (nếu ảnh quá to se được thu nhỏ lại đúng kích thước trên), ảnh se hiển thị tiêu đề tất cả các man hình khác, nên la ảnh logo của trường Sau khai báo đầy đủ các thông tin cá nhân chính xác, bạn nhấn nút "Lưu thông tin" để lưu lại các thông tin Tất cả các chỉnh sửa thông tin man hình nay, bạn phải khởi động lại chương trình thì mới có hiệu lực, vao menu “Start” của chương trình va chọn "Khởi động lại", lam hình sau : Quản lý Niên khóa và Lớp học Bạn chọn Tab "Quản lý chung", chọn tiếp "Niên khóa va lớp học", man hình se hiển thị sau: - Trong man hình nay, bạn khai báo Niên khóa trước -> nhấn nút "Lưu thông tin Niên khóa", sau đó khai báo phần lớp học theo từng Niên khóa đã khai báo ở bên -> nhấn nút "Lưu thông tin Lớp học" để lưu Phần se chứa tất cả thông tin về các Niên khóa va Lớp học ma Bạn quản lý - Double click vao mợt dịng phần Lớp học, se hiển thị lên một man hình để bạn chọn các Môn học cho từng lớp học: - Danh sách học sinh của một lớp được chọn từ man hình Sở yếu lý lịch, click vao "Thêm/Sửa danh sách", một man hình chứa tất cả các học sinh được thêm vao từ man hình Sở yếu lý lịch se hiển thị ra, bạn se chọn các học sinh của lớp se quản lý số những học sinh -Để xem thông tin chi tiết của từng học sinh, click vao nút "Chi tiết" tương ứng của học sinh đó, man hình thông tin chi tiết của học sinh se được hiển thị va bạn chỉ được phép đọc thông tin, không có quyền sửa phần nay, nếu muốn sửa thì phải vao phần Sơ yếu lý lịch để sửa lại 10 Quản lý Học tập theo lớp Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Học tập": - Ngay nhập điểm : Chọn một nhập điểm để bạn nhập điểm cho cả lớp, không cần chọn lại cho cột Ngay, nếu cột không có thông tin gì thì se lấy nhập điểm cùng để luu vao sở dữ liệu với những điểm đã nhập - Môn học : Danh sách môn học được chọn từ man hình "Quản lý Niên khóa va Lớp học" - Loại Điểm : Gồm có các loại điểm 15', 45', thực hanh, KT chất lượng, KT học kỳ, điểm miệng - Lần : tối đa có lần học sinh được vao điểm cho một môn tương ứng với một loại điểm, ngoại trừ điểm KT Chất lượng va Điểm Học kỳ Chú ý : Với việc lưu thông tin nhập điểm, nó se ảnh hưởng trực tiếp tới việc xuất Báo cáo Học tập giữa mỗi học kỳ của Học sinh sau : - Giữa học kỳ I : từ lúc bắt đầu cho đến 30/10 thì se được tính la giữa Học kỳ - Giữa học kỳ II : từ lúc bắt đầu cho đến 30/03 thì se được tính la giữa Học kỳ 11 Quản lý Hạnh kiểm theo tuần Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Hạnh kiểm” : - Se có 38 tuần năm để theo dõi Hạnh kiểm của từng học sinh lớp, từ tuần đến tuần 38 - Muốn nhập Hạn kiểm của học sinh tuần nao, bạn chọn tuần bên phía bên phải hình rồi chọn tiếp loại hạnh kiểm cho mỗi học sinh theo từng tuần -> Lưu thông tin - Cũng phần Học tập, phần Hạnh kiểm cũng dùng để xuất Báo cáo giữa kỳ về Kỷ luật của học sinh nên việc nhập chính xác hạnh kiểm theo tuần se ảnh hưởng trực tiếp tới báo cáo sau : + Giữa học kỳ I : được tính từ tuần đến tuần 10 + Giữa học kỳ II : được tính từ tuần 21 đến tuần 30 12 Quản lý Khen thưởng và Kỷ luật Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Khen thưởng va Kỷ luật" : - Loại hình : Chọn "Khen thưởng" hoặc "Kỷ luật", một danh sách các học sinh được khen thưởng hoặc bị kỷ luật se hiển thị lên tương ứng hình Muốn thêm hình thức khen thưởng/ky luật cho từng học sinh, double click vao dòng danh sách hoặc chọn nút "Thêm mới" ở dưới, man hình thêm hoặc sửa Khen thưởng/Kỷ luật hiển thị dưới : - Ở phần cuối của man hình, bạn chọn hình thức Khen thưởng/Kỷ luật cho học sinh nay, điền thêm số thông tin học kỳ nao? nao? va lý Khen thưởng/Kỷ luật la gì? sau đó nhấn vao "Thêm mới" thì số lần Khen thưởng/Kỷ luật của học sinh đó tự động tăng lên 1, bạn có thể chọn vao "Lần" va xem lại chi tiết về Khen thưởng/Kỷ luật - Phần Quản lý Khen thưởng/Ky luật chỉ dùng để theo dõi va nhắc nhở học sinh, phần không được xuất file Excel phần quản lý Hạnh kiểm 13 Quản lý việc thu các khoản tiền Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Thu phí", man hình Danh sách các học sinh va các loại phí được hiển thị bên dưới : - Chọn loại phí để thu va điền thông tin (số tiền đã thu, ghi chú ), sau đó Lưu lại thông tin - Loại học phí : Bạn có thể định nghĩa thêm loại tiền để thu cho phần sau : Click vao "Thêm", man hình sau hiển thị : Định nghĩa một khoản tiền se thu va click "Xác nhận", sau đó học sinh đóng tiền thì lam lại bước 14 Tìm kiếm học sinh Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn memu "Tìm kiếm": - Bạn nhập từ khóa để tìm kiếm(tìm theo tên học sinh) tương ứng với các điều kiện ma bạn se chọn ở Một danh sách các học sinh tìm được se hiển thị, muốn xem thông tin chi tiết của từng học sinh, bạn chọn nút "chi tiết" tương ứng với học sinh đó, man hình thông tin chi tiết hiển thị bên dưới : - Sau tìm được danh sách các học sinh theo các điều kiện trên, bạn có thể xuất file Excel danh sách bằng việc bấm nút "Xuất Excel" 15 Gửi Email cho Phụ huynh học sinh Trong Tab "Quản lý học sinh", chọn "Gửi Email" : • • Người gửi : lấy thông tin Email va Mật khẩu của bạn từ man hình "Thông tin cá nhân", bạn có thể sửa lại email khác va mật khẩu khác tương ứng với email đó, chỉ hỗ trợ định dạng Gmail Người nhận : Click vao nút "Chọn " se hiển thị man hình "Danh sách Email" để chọn Email của phụ huynh học sinh tương ứng với học sinh lớp quản lý, có thể chọn cả lớp hoặc chọn hoặc vai người để gửi đến Bạn có thể tự nhập Email của người nhận ma không cần chọn từ man hình bên: - Nếu bạn tự nhập Email của người nhận thì bắt buộc phải nhập theo định dạng sau : "email1;email2;email3", nghĩa la các email phải ngăn cách bằng dấu chấm phẩy ";" Email của người nhận la bất kỳ, không bắt ḅc phải la Gmail • Tiêu đề Email : Bạn nhập tiêu đề của Email để gửi (có thể gõ tiếng Việt có dấu), ví dụ : Thư mời họp Phụ huynh lớp • File đính kèm : Chèn thêm files vao Email gửi đi, tổng dung lượng của files đính kèm không quá 5MB, có thể xóa hoặc tất cả các files đã đính kèm bằng cách chọn files danh sách files đính kèm va nhấn nút "Xóa file đính kèm" • Nợi dung : trình bay nội dung của Email, có hỗ trợ thêm các kiểu Font chữ, lề va mau chữ Sau có các thông tin chính xác, bạn nhấn nút "Gửi Email" để thực hiện việc gửi email Nếu công, se có một thông báo "Email đã gửi công", nhấn "Thoát" để thoát 16 Báo cáo Nếu phần mềm của bạn chưa được đăng ký bản quyền, bạn chỉ có thể sử dụng loại báo cáo la "Kỷ luật hang tháng" để xem thông tin va cách thức ma chương trình se xuất báo cáo Excel, các báo cáo khác muốn xuất được bạn phải có một License key(xem phần Bản quyền) - Các loại Báo cáo xuất dưới dạng sau : Giữa Học kỳ I, Học kỳ I, Giữa học kỳ II, Học kỳ II : Báo cáo Học tập - Đưa danh sách các môn học, điểm trung bình của từng môn học, điểm trung bình của tất cả các môn học học kỳ tương ứng, nhận xét về Học lực, Hạnh kiểm, Xếp loại của học sinh đó Giữa Học kỳ I, Học kỳ I, Giữa học kỳ II, Học kỳ II : Báo cáo Kỷ luật - Đưa danh sách các học sinh, tổ tương ứng với từng học sinh, hạnh kiểm tương ứng của học sinh đó học kỳ Cả năm : Báo cáo Học tập & Báo cáo Kỷ luật - Đưa danh sách các môn học, điểm trung bình của từng môn học mỗi kỳ va cả năm, điểm trung bình của tất cả các môn học học kỳ tương ứng, cả năm, nhận xét về Học lực, Hạnh kiểm, Xếp loại của học sinh đó Báo cáo Kỷ luật hàng tháng - Đưa danh sách các học sinh, đánh giá về hạnh kiểm của học sinh đó tháng Bảng điểm chi tiết : - Bảng điểm chi tiết theo Học kỳ (I và II) : - Bảng điểm chi tiết cả năm : (Các cột đã được cuộn lại để thấy được phần tổng kết cả năm) Tất cả các công thức để tính Học lực và Hạnh kiểm của một học sinh được tính theo công thức chung của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo dành cho học sinh khối phổ thông, xin xem thêm mạng để biết chi tiết 17 Trợ giúp Bạn vao Tab "Trợ giúp" hình bên dưới : - Có chức phần trợ giúp : Bản quyền, Trợ giúp, Hướng dẫn sử dụng - Bản quyền : Để xem thông tin về Bản quyền phần mềm Bạn sử dụng(Đã đăng ký hay chưa) - Trợ giúp : Hiển thị các thông tin về Người giữ Bản quyền phần mềm nay, nó se rất hữu ích Bạn muốn liên lạc với nha cung cấp để có một License key - Hướng dẫn sử dụng : Một file dưới dạng help.chm , se hướng dẫn Bạn từ cách cai đặt đến sử dụng va gỡ bỏ phần mềm 18 Gỡ bỏ phần mềm Bạn vao Start -> Control Panel -> Uninstall Program va chọn đến tên chương trình(qlhs_02 ) danh sách các chương trình được cai đặt, sau đó chọn Uninstall hình bên dưới Quá trình kết thúc tức la Bạn đã gỡ bỏ chương trình công Xin chân thành cám ơn! Ngô Thị Kiều Linh ... học sinh : Trong phần Email của phụ huynh, bạn nhập chính xác Email của phụ huynh học sinh đó, để sau gửi mail cho Phụ huynh của học sinh thì chỉ cần chọn tên học sinh, ... đó học sinh đóng tiền thì lam lại bước 14 Tìm kiếm học sinh Trong Tab "Quản lý học sinh" , chọn memu "Tìm kiếm": - Bạn nhập từ khóa để tìm kiếm(tìm theo tên học sinh) tương... học sinh được thêm vao từ man hình Sở yếu lý lịch se hiển thị ra, bạn se chọn các học sinh của lớp se quản lý số những học sinh -Để xem thông tin chi tiết của từng học sinh,