1 CHƯƠNG I TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN: “TÀI LIỆU”, “VĂN BẢN” “TÀI LIỆU LƯU TRỮ”, “HỒ SƠ” VÀ “LẬP HỒ SƠ”. 1. Khái niệm “Tài liệu” và “Văn bản” Hiện nay có nhiều định nghĩa và cách giải thích về khái niệm “tài liệu”. Theo Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quôc Hội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam về “Lưu trữ”, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau: Tài liệu: là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. Tuy nhiên, theo cách hiểu phổ biến ở một số nước tiến tiến, đặc biệt theo Tiêu chuẩn quốc tế (ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”), khái niệm“ Tài liệu” (document) được định nghĩa như sau : Tài liệu “là thông tin được ghi lại hoặc một đối tượng có thể được xử lý như một đơn vị-một thể thống nhất”. Định nghĩa này được sử dụng để quản lý các hồ sơ, tài liệu ở Canada. Ví dụ, trong bản Báo cáo về “Chính sách và quá trình thu thập, tiêu chuẩn và bảng chú giải thuật ngữ của cơ quan Lưu trữ thành phố Toronto-Canada” thuật ngữ “tài liệu -document” được định nghĩa như sau : “ Là một đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức và vật mang” (A unit of recorded information regardless of form and media). Với cách định nghĩa trên đây, khái niệm tài liệu được hiểu rất rộng. Trong bài giảng này, tác giả dùng theo định nghĩa của Luật lưu trữ Việt Nam. Để làm sáng tỏ định nghĩa về “Tài liệu”, cần làm rõ thêm về khái niệm “Văn bản” (Record). Khái niệm “Văn bản” (theo ISO 5489-1 “Thông tin và hệ thống tài liệu”), được hiểu là: Một tài liệu được lập ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản, được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai”. 2. Khái niệm “tài liệu lưu trữ”: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản CPD College 2 gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 3. Khái niệm “hồ sơ”: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Phân tích nội dung của định nghĩa này về hồ sơ cho thấy: + Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ. + Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Cả hai ý này chỉ ra rằng : Hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó). Thống nhất được quan điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Bởi vì như đã nêu ở trên, trong thực tiễn hiện nay chưa nhận thức thống nhất về bản chất của khái niệm hồ sơ nên đã có quan niệm cho rằng: “lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện sau khi vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản có liên quan đã giải quyết xong, thường vào dịp cuối năm, khi sắp kết thúc một năm công tác của cơ quan, chuẩn bị bước sang năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới”. Hồ sơ là “khái niệm phân loại; phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo một vấn đề, một sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản”, có hồ sơ hiện hành, có hồ sơ được lập ra trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử, điều này đã dẫn đến sự chấp nhận một thực trạng hiện nay là phần lớn cán bộ, công chức phần hành ở nước ta không thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc thuộc chức trách được giao. Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ. Kết quả phân tích trên cho thấy khái niệm hồ sơ hiện hành là khái niệm không phản ánh đúng bản chất công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, chỉ đúng khi CPD College 3 dùng khái niệm hồ sơ và chỉ được lập nó ở hiện hành. Khái niệm hồ sơ không phải chỉ là khái niệm phân loại. Về bản chất, nó là khái niệm dùng trong quá trình quản lý và sử dụng văn bản. Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định. Còn trong thực tiễn chỉnh lý tài liệu ở nước ta hiện nay tạo nên những tập tài liệu tương đương hồ sơ hoặc các đơn vị bảo quản là kết quả của việc phục hồi hoặc tạo ra những tập tài liệu tương đương hồ sơ, những đơn vị bảo quản. Chúng ta không được coi việc này là lập hồ sơ trong lưu trữ. Bởi vì nếu dùng khái niệm lập hồ sơ lưu trữ là không đúng với bản chất của công tác lập hồ sơ. 4. Các loại hồ sơ cơ bản: Theo khái niệm chung về hồ sơ ở trên, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau: - Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. - Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày. - Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ). - Hồ sơ chuyên ngành: hồ sơ chuyên ngành như đối với hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân 5. Khái niệm “Lập hồ sơ”: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định. II. TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ Từ khi chữ viết ra đời, loài người được trang bị một phương tiện thông tin quan trọng để ghi chép các hoạt động, ý nghĩ, tình cảm, nhận thức về tự nhiên, xã hội. Chữ viết là cơ sở để lập ra các loại văn tự (văn bản). Do nhu cầu của công tác quản lý Nhà nước, cũng như giao dịch giữa người với người trong xã hội nên các loại văn bản đã hình thành và phát triển rất đa dạng. Văn bản đóng vai trò rất quan trọng trong việc trao đổi thông tin, ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các mệnh lệnh của giai cấp thống trị đến mọi người. Văn bản đã trở thành căn cứ pháp lý để điều hành hoạt động của các cơ quan Nhà nước, truy cứu trách nhiệm, là cơ sở để giải quyết công việc. Con người ngày càng nhận thức được tầm CPD College 4 quan trọng của văn bản, từ đó có ý thức về việc lưu trữ các loại văn bản phục vụ các mục đích thực tiễn trước mắt và lưu truyền lại cho các thế hệ sau. Những văn bản được lựa chọn giữ lại được gọi là tài liệu lưu trữ. Dần dần, việc lưu trữ các văn bản ngày càng phổ biến, số lượng tài liệu được giữ lại ngày càng tăng đặt ra yêu cầu phải tổ chức quản lý tài liệu một các khoa học. Trên cơ sở này các khái niệm cơ bản như lưu trữ, tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, lưu trữ học đã ra đời và ngày càng được hoàn thiện. Thuật ngữ lưu trữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arche” có nghĩa là nơi làm việc của chính quyền, sau đó thuật ngữ này được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Điều này phù hợp với thực tế về sự hình thành văn tự trong chế độ chiếm hữu nô lệ ở Hy Lạp, ở đó văn tự được dùng khá phổ biến, là phương tiện điều hành tổ chức hoạt động của chính quyền từ trung ương đến địa phương. Từ đất nước Hy Lạp, thuật ngữ lưu trữ được mở rộng phạm vi sử dụng đến các nước châu Âu khác như Anh, Pháp, Nga… Ở Việt Nam, thuật ngữ lưu trữ có nghĩa là cất giữ, tàng trữ, lưu lại, giữ lại. Đối tượng được cất giữ, tàng trữ, lưu lại, giữ lại là công văn, giấy tờ. Trên cơ sở thuật ngữ lưu trữ và đối tượng được lưu trữ, khái niệm tài liệu lưu trữ được hình thành. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được đưa vào bảo quản trong các phòng kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… của toàn xã hội. 2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau: Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ phản ánh các sự kiện, các hiện tượng tự nhiên, xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ. Tài liệu được hình thành do nhu cầu giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, khi giải quyết xong công việc mới lựa chọn để lưu trữ, như vậy thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin về những việc đã giải quyết xong. Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc. Trong trường hợp không có bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính; tài liệu hình thành do nhu cầu lãnh đạo, quản lý, tổ chức điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ đươc giao của từng cơ quan, là bằng chứng xác thực phản ánh trực tiếp hoạt động của từng cơ quan, tổ chức, do vậy thông tin trong tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác. Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản như tên cơ quan ban hành, ngày tháng ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan là căn cứ để khẳng định sự tin cậy chính xác của tài liệu. Tuy nhiên đối với những tài liệu được hình thành trong những điều kiện đặc biệt (trong chiến tranh, trong vùng tạm chiếm, trong thời kỳ CPD College 5 các cơ quan tổ chức của Đảng hoạt động bí mật) tài liệu không có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản, cần phải xem xét một cách linh hoạt. Tài liệu khi đưa vào bảo quản trong phòng kho lưu trữ đã được lựa chọn, chỉ lưu trữ những tài liệu phản ánh chính xác các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên, hoạt động x hội, hoạt động của cơ quan, đơn vị. Tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý. Tài liệu lưu trữ phản ánh lịch sử phát triển của dân tộc, của đất nước, chứa đựng nhiều thông tin có giá trị phục vụ cho lợi ích quốc gia, là tài sản quý báu của dân tộc, của đất nước. Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ. Nhà nước đầu tư kinh phí, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý, bảo quản tốt và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ. 3. Các loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh mọi mặt đời sống, hình thành trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức, cá nhân, vì vậy bao gồm nhiều loại hình khác nhau. Để quản lý một cách khoa học các loại tài liệu lưu trữ, phải nghiên cứu đặc điểm của mỗi loại tài liệu, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích hợp để quản lý tốt từng loại tài liệu. Dựa vào nguồn gốc, đặc điểm, phương pháp hình thành, nội dung tài liệu, mục đích sử dụng và loại hình văn bản, tài liệu lưu trữ được chia thành các loại sau: a. Tài liệu hành chính Nhóm tài liệu này bao gồm các văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức có nội dung phản ánh quá trình và kết quả tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan, phản ánh hoạt động về tổ chức quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, quân sự… Tài liệu hành chính bao gồm nhiều loại tùy thuộc vào các giai đoạn lịch sử của mỗi quốc gia. Ở nước ta, thời kỳ phong kiến có các loại văn bản như: sắc, dụ, biểu, chiếu, tấu, sớ, đề… Hiện nay, trong hoạt động quản lý nhà nước có nhiều loại văn bản hình thành như: Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, thông tư, chỉ thị… b. Tài liệu khoa học công nghệ Hình thnh trong hoạt động của các cơ quan thiết kế, thi công xây dựng, thiết kế, chế tạo máy móc, sản phẩm công nghiệp, trong hoạt động của các cơ quan trắc địa, địa chất, các trạm khí tượng, thủy văn, thiên văn, và trong hoạt động nghiên cứu khoa học của các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Tài liệu khoa học công nghệ có nội dung phản ánh các hoạt động trong lĩnh vực khoa hoc, kỹ thuật và công nghệ, ghi chép, theo dõi tổng hợp về quá trình và kết quả điều tra, thăm dò, khảo sát tài nguyên thiên nhiên, khoáng sản. CPD College 6 Tài liệu khoa học công nghệ bao gồm các loại như: bản vẽ, sơ đồ, biểu đồ, bản đồ, các bản thuyết minh, tính toán và các tài liệu khác. c. Tài liệu nghe nhìn Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn hình thành và phát triển nhanh chóng và trở nên phổ biến trong hoạt động của các cơ quan đơn vị và trong đời sống xã hội hiện nay. Tài liệu nghe nhìn bao gồm nhiều loại: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi âm, đĩa ghi hình. Tài liệu nghe nhìn được hình thành bằng các phương pháp quay phim, chụp hình, ghi âm cơ giới, ghi âm cảm quang, ghi âm kỹ thuật số, ghi hình; có khả năng ghi và làm tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh, tạo nên sự hấp dẫn, sinh động, cụ thể, tạo sự tin cậy cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông Lưu trữ Quốc gia. d. Tài liệu văn học nghệ thuật Tài liệu văn học nghệ thuật được hình thnh trong hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, các họa sĩ, nhạc sĩ, nghệ sĩ ; Phản nh qu trình v kết quả hoạt động sáng tạo trong lĩnh vực văn học và nghệ thuật Ti liệu văn học nghệ thuật bao gồm bản thảo, bản nhp, bản gốc của các tác phẩm văn học, nghệ thuật. e. Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ Là những tài liệu hình thnh trong hoạt động của các cá nhân nổi tiếng, điển hình. Bao gồm ti liệu về tiểu sử, văn bằng, chứng chỉ học tập, chứng nhận khen thưởng, cc cơng trình nghin cứu sng tạo của c nhn. Tài liệu về các hoạt động văn hóa xã hội của cá nhân, thư từ, các bài viết, công trình nghin cứu về c nhn… 4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động xã hội như hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học… a. Về chính trị Tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp đối địch. Giai cấp tư sản sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chính sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa. Các quốc gia trên thế giới đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, lãnh hải của tổ quốc mình, đấu tranh chống lại âm mưu xâm lược của ngoại bang. Giai cấp vô sản và các lãnh tụ của mình đã sử dụng tài liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bản chất bóc lột tàn bạo của giai cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân lao động. Chính Các Mác, V.I. Lê Nin là những người đã sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ để viết các tác phẩm nổi tiếng như Bộ Tư bản, Chủ nghĩa tư bản ở Nga… Chủ tịch Hồ Chí Minh khi viết cuốn “Bản án chế độ thực dân Pháp” (in năm 1925 tại Pari) đã sử dụng tài liệu lưu CPD College 7 trữ để vạch trần tội ác man rợ của bọn thực dân Pháp ở Đông Dương và các nước thuộc địa khác. Cuốn sách đã góp phần không nhỏ thức tỉnh và động viên giai cấp công nhân và nhân dân lao động Việt Nam, nhân dân các nước thuộc địa khác đứng lên đấu tranh chống bọn thực dân Pháp. Ngày nay Đảng và Nhà nước ta đã và đang sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ để quản lý nhà nươc, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong và ngoài nước. Tài liệu lưu trữ được sử dụng, nghiên cứu để đề ra các chủ trương, chính sách, kế hoạch xây dựng và phát triển đất nước; tuyên truyền cho các chủ trương chính sách; để giới thiệu tuyên truyền nhằm tăng cường sự hiểu biết, củng cố tình đoàn kết, hữu nghị giữa nhân dân ta và nhân dân các nước trên thế giới. b. Về kinh tế Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển) làm cơ sở cho việc quy hoạch phát triển kinh tế, văn hóa trong từng vùng và toàn quốc; làm căn cứ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm trên đất nước. Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu đẩy nhanh tiến độ thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản (nhà ga, đường sá, công trình thủy lợi, nhà ở…), để quản lý và sửa chữa các công trình. Tài liệu lưu trữ được nghiên cứu sử dụng để rút kinh nghiệm về quản lý kinh tế, rút kinh nghiệm trong quá trình lao động sản xuất của các ngành, các cơ quan. c. Về nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học. Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của tự nhiên, xã hội và tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc, các quốc gia, các địa phương, các ngành, hoặc các sự kiện cần phải nghiên cứu sử dụng nhiều nguồn tư liệu khác nhau trong đó tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, chính xác nhất. Các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ làm bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiện tại và tương lai hiểu đúng lịch sử. d. Ý nghĩa về văn hóa Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc. Cùng với các loại di sản văn hóa đã để lại từ đời này sang đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật bảo tàng, các công trình kiến trúc, điêu khắc, hội họa…, tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các loại văn tự rất có giá trị. Sự xuất hiện các loại văn tự cùng với việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới. Một dân tộc xuất hiện chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ chứng tỏ dân tộc đó có chữ viết sớm, có nền văn hóa lâu đời. CPD College 8 Tài liệu lưu trữ được bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác là nguồn thông tin phong phú để mọi người hiểu biết về truyền thống văn hóa của dân tộc từ đó xây dựng một nền văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc. e. Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của mọi công dân Mọi công dân khi có nhu cầu xác minh các vấn đề về tiểu sử, tài sản, quyền lợi chính trị, kinh tế, văn hóa đều đến các kho lưu trữ bảo quản những tài liệu có liên quan để yêu cầu được cung cấp, xác nhận, nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân. Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa đáp ứng các yêu cầu phục vụ thực tiễn hoạt động của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, vừa có ý nghĩa lịch sử, phản ánh lịch sử phát triển của đất nước, của dân tộc, của các ngành, các địa phương, phản ánh quá trình xây dựng và phát triển của các cơ quan đơn vị. III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Khái niệm về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế về tổ chức quản lý khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu hình thành ngày càng nhiều ở các cơ quan đơn vị đặt ra yêu cầu khách quan phải tổ chức lựa chọn, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục vụ nhu cầu giải quyết các công việc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của từng cơ quan. Công tác lưu trữ trở thành một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của từng cơ quan đơn vị, của bộ máy nhà nước. Công tác lưu trữ đồng thời là công tác nghiệp vụ khoa học. Để lựa chọn được những tài liệu có giá trị thu thập vào các kho lưu trữ, tổ chức quản lý khoa học, bảo quản tốt và tra tìm sử dụng tài liệu nhanh chóng phải có các phương pháp khoa học và biện pháp nghiệp vụ phù hợp. 2. Vị trí, tính chất của công tác lưu trữ a. Vị trí Công tác lưu trữ là là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ - một bộ phận tài sản quan trọng của các cơ quan đơn vị, của nhà nước. Việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, chất lượng và quá trình giải quyết công việc của từng cơ quan đơn vị, liên quan trực tiếp đến việc nghiên cứu đề ra các chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước, có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi kinh tế, chính trị của quốc gia, dân tộc. CPD College 9 Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ cũng có vị trí quan trọng. Tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ là căn cứ để giải quyết các vấn đề xã hội, đảm bảo ổn định trật tự xã hội, bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân. b. Tính chất - Tính chính trị. Tài liệu lưu trữ là tài sản của nhân dân, là bằng chứng lịch sử phản ánh toàn bộ hoạt động xã hội qua các thời kỳ, phản ánh mọi sự thật lịch sử. Tài liệu lưu trữ là công cụ đấu tranh giai cấp, là căn cứ để các giai cấp sử dụng làm công cụ đấu tranh bảo vệ quyền lợi của giai cấp. Đảng và nhà nước ta sử dụng tài liệu lưu trữ làm vũ khí đấu tranh chính trị nhằm đập tan mọi hành động chống đối của các lực lượng đối lập thù địch, bảo vệ quyền lợi của giai cấp vô sản và đông đảo quần chúng nhân dân. Đảng và nhà nước ta coi công tác lưu trữ là công tác “có tính chất đấu tranh với địch”. Những người làm công tác lưu trữ phải là người có phẩm chất chính trị tốt, có nhận thức và quan điểm chính trị rõ ràng nhằm bảo vệ, bảo quản tốt và cung cấp kịp thời những tài liệu có giá trị phục vụ lợi ích của Đảng, của nhà nước và của nhân dân. - Tính cơ mật. Tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa lịch sử vừa có giá trị thực tiễn. Tài liệu lưu trữ phải được đưa ra nghiên cứu phục vụ nhu cầu của xã hội, tuy nhiên rất nhiều tài liệu chứa đựng những thông tin bí mật của Đảng, nhà nước, của từng cơ quan đơn vị. Trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cán bộ lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật, thực hiện nghiêm túc các quy định nhằm giữ bí mật nội dung tài liệu. - Tính khoa học. Công tác lưu trữ là một ngành nghiệp vụ chuyên môn bao gồm các khâu nghiệp vụ như bổ sung thu thập, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu. Mỗi khâu nghiệp vụ đều đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp khoa học và các biện pháp kỹ thuật phù hợp. Tài liệu lưu trữ có nhiều loại, trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ, cần nghiên cứu các biện pháp, phương pháp quản lý riêng phù hợp với từng loại hình tài liệu. Do nhu cầu phát triển của công tác lưu trữ và của xã hội, khoa học lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn để bổ sung và hoàn thiện, đồng thời kế thừa và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội. Công tác tiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cần được nghiên cứu đầy đủ; các tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ cần được nghiên cứu, ban hành, ứng dụng nhằm đảm bảo tính khoa học và thống nhất trong công tác lưu trữ. CPD College 10 3. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Ở nước ta công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện ở các nội dung cụ thể sau: Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc quyền quản lý của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Nhà nước ban hành các văn bản quản lý thống nhất tài liệu. Nhà nước đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ. Hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương phải được tổ chức, quản lý và chỉ đạo một cách thống nhất. Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như phân loại, thu thập bổ sung, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, tổ chức nghiên cứu sử dụng phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan trong phạm vi cả nước. Ở nước ta hiện nay, do nhiều nguyên nhân nên nguyên tắc này chưa được thực hiện hoàn chỉnh, do một bộ phận tài liệu lưu trữ đang còn bi phân tán ở các cơ quan chưa thu thập hết vào kho lưu trữ; hệ thống kho lưu trữ chưa đầy đủ; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ chưa đầy đủ, chưa đồng bộ. 4. Nội dung của công tác lưu trữ a. Các nội dung quản lý công tác lưu trữ - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ; - Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ; - Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia; - Thống kê nhà nước về lưu trữ; - Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ; - Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ; - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ; - Hợp tác quốc tế về lưu trữ. b. Các nội dung nghiệp vụ Nội dung nghiệp vụ công tác lưu trữ bao gồm: thu thập bổ sung, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. CPD College [...]... nghiệp vụ cơ bản của quản lý hồ sơ tài liệu ở giai đoạn lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử a) Thu thập tài liệu lưu trữ (TLLT) Thu thập tài liệu lưu trữ được thực hiện ở giai đoạn lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử * Thu thập TLLT vào lưu trữ cơ quan + Nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ thuộc diện nộp lưu : - Nguồn tài liệu lưu trữ thuộc diện nộp lưu Nguồn từ văn thư cơ quan; Nguồn tài liệu ở các đơn... trữ Quốc gia, bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ C Nội dung chủ yếu của lưu trữ học gồm lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, pháp chế lưu trữ 2 Phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội, phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học là vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác- Lê Nin, vận dụng sáng tạo... Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III, IV; các trung tâm lưu trữ tỉnh; các kho lưu trữ huyện - Các lưu trữ chuyên ngành: được tổ chức ở các ngành như công an quân đội, ngoại giao c Các cơ quan đào tạo và bồi dướng cán bộ lưu trữ Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương II là đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đảm nhiệm việc đào tạo cán bộ lưu trữ bậc trung cấp chuyên nghiệp theo... thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức - Lưu trữ lịch sử: là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác - Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân ge - Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:... thiện công tác văn thư 1 C ol IV LƯU TRỮ HỌC VÀ MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC KHOA HỌC KHÁC Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học PD Lưu trữ học là môn khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận, pháp lý, phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học là nghiên cứu lý luận, pháp chế và phương pháp thực hiện các khâu nghiệp vụ để tổ chức khoa học Phông lưu trữ Quốc gia, bảo vệ an toàn... nộp lưu tài liệu còn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử C II NỘI DUNG NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu gồm các công việc liên tiếp nhau của ba giai đoạn: - Quản lý tài liệu (văn bản), lập và nộp lưu. .. và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản - Bên giao và bên nhận cần ký nhận; ghi rõ họ tên vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận tài liệu" 30 III NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ 1 Một số khái niệm cơ bản - Hoạt động lưu trữ: là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ - Lưu trữ. .. nội dung nghiệp vụ này có quan hệ chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn nhau và mỗi khâu nghiệp vụ đòi hỏi có phương pháp khoa học và biện pháp kỹ thuật riêng 5 Hệ thống cơ quan lưu trữ a Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ Hiện nay ở nước ta có hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống cơ quan quản lý công tác lưu trữ của Nhà nước C ol b Hệ thống kho lưu trữ le... liệu Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam bảo quản trong hệ thống mạng lưới kho lưu trữ của Nhà nước theo sự phân cấp Mạng lưới kho lưu trữ của Nhà nước bao gồm: C - Các lưu trữ hiện hành: là bộ phận lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức trong thời hạn nhất định theo quy định của Nhà nước - Các lưu trữ lịch sử:... dụng tài liệu lưu trữ + Thu thập, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử - Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam PD - Lưu trữ lịch sử của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: C * Lưu trữ lịch sử . tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu trữ, pháp chế lưu trữ. 2. Phương pháp nghiên cứu của lưu trữ học Lưu trữ học thuộc phạm trù của khoa học xã hội, phương pháp nghiên cứu của lưu trữ. trạng nộp lưu tài liệu còn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu trong lưu trữ cơ. tượng nghiên cứu của lưu trữ học Lưu trữ học là môn khoa học nghiên cứu những vấn đề lý luận, pháp lý, phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Đối tượng nghiên cứu của lưu trữ học là nghiên