Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình “Quản lý thông tin ở nơi làm việc” do các giáo viên trường đại học Công Nghiệp Hà Nội biên dịch để làm tài liệu giảng dạy và học tập cho sinh viên các ngành kinh tế và các ngành có liên quan. Nội dung giáo trình đề cập một cách hệ thống những kiến thức và những kỹ năng thu thập, tổ chức và xử lý thông tin ở nơi làm việc.
LỜI NÓI ĐẦU Giáo trình “Quản lý thông tin ở nơi làm việc” do các giáo viên trường đại học Công Nghiệp Hà Nội biên dịch để làm tài liệu giảng dạy và học tập cho sinh viên các ngành kinh tế và các ngành có liên quan. Nội dung giáo trình đề cập một cách hệ thống những kiến thức và những kỹ năng thu thập, tổ chức và xử lý thông tin ở nơi làm việc. Giáo trình này được chia làm 03 chương. Chương 1: Đề cập đến cách thức thu thập thông tin theo yêu cầu của tổ chức, xác định các thông tin phù hợp cho việc phân tích, ra quyết định và phát triển kế hoạch, chiến lược; sử dụng các thiết bịđể thu thập thông tin hiệu quả, quản lý thông tin điện tử tại nơi làm việc; tạo, lưu và tìm dữ liệu; quản lý các tệp tin và danh mục; đảm bảo an toàn và bảo mật trong xử lý thông tin; nhận biết những khó khăn trong truy cập và tổ chức thông tin của một hệ thống điện tử. Chương 2: Đề cập đến tổ chức thông tin cho việc phân tích và dịch thuật theo yêu cầu của tổ chức; xử lý thông tin theo chính sách và các quy trình; cập nhật, sửa đổi, sắp xếp và lưu trữ thông tin theo yêu cầu của tổ chức; nhận biết những khó khăn trong truy cập và tổ chức thông tin của hệ thống lưu trữ thông tin trên sổ sách. Chương 3: Đề cập đến cách lưu giữ các thông tin và hệ thống tập tin theo yêu cầu của tổ chức; thiết lập và thu thập các tập tin mới; xác định, xóa bỏ và/ hoặc sắp xếp lại các tập tin không ít và sử dụng đến; cập nhật các bảng chú dẫn; tiếp nhận những ý kiến đóng góp cần thiết cho công tác xây dựng thông tin trong tương lai. Trong quá trình biên dịch, chúng tôi đã cố gắng thể hiện một cách chính xác nhất nội dung của. Các vấn đề được trình bày một cách rõ ràng, chân thực và có hệ thống. Tuy nhiên, do những giới hạn về thời gian cho nên chắc chắn còn có những thiếu sót, chúng tôi mong được sự góp ý của bạn đọc để giáo trình ngày càng được hoàn thiện. Xin chân thành cảm ơn. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 1 Chương 1 THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN Mỗi tổ chức có một quy trình thu thập và lưu trữ thông tin riêng trong các tài liệu nêu trên. Trong một hệ thống máy tính, các thông tin sẽ được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu hoặc trong các tệp tin và trong sổ sách. Các bản ghi sẽ được lưu lại để sử dụng trong tương lai. Bạn phải lựa chọn phương pháp hiệu quả nhất để thu thập, lưu trữ và lấy thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. Việc này giúp cho các nhân viên trong tổ chức có thể sử dụng thông tin để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Nếu như các tập tin trong tổ chức được thiết kế một cách phi khoa học thì bạn phải tổ chức lại chúng sao cho chúng hoạt động hiệu quả hơn. Hình 2.1 minh họa các phương pháp hay được sử dụng trong lưu trữ và lấy thông tin. 1. CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN Tất cả các tài liệu ở trên được tạo ra trên cơ sở dữ liệu hay thư điện tử, các bản in được tạo ra bằng máy vi tính, hay các thông tin được lưu trữ trên các biểu mẫu trong máy tính. Các bản ghi thông tin phải được thu thập và lưu trữ sao cho dễ lấy. - Đối với một hệ thống tập trung, các nhân viên có thể truy cập thông tin trong ngân hàng thông tin trung tâm. Các bản sao được thu thập trong các ngăn tài liệu để sắp xếp, phân loại, và lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ ở một vị trí trung tâm. - Đối với một hệ thống phân tán, các cơ sở dữ liệu và bản sao được từng cá nhân ở từng văn phòng phân loại, sắp xếp, lưu trữ. Có nhiều phần mềm với giá cả hợp lý như Pagekeeper Pro hay Lost và Found để tổ chức lại các tệp tin và thư mục. Ngoài ra, còn có phần mềm Power Desk Pro 5. Có thể tải phiên bản 4 từ trang web http://www.ontrack.com. 2. CÁC CHÍNH SÁCH VÀ QUY TRÌNH TRONG TỔ CHỨC Mỗi tổ chức khác nhau có cách thu thập, sử dụng và lưu trữ thông tin khác nhau tùy thuộc vào các chính sách, thủ tục được áp dụng trong các tổ chức đó. Các chính sách và thủ tục được đề cập trong chương 4. Các chính sách của công ty là các quyết định do bộ phận quản lý đưa ra về các hoạt động cần phải thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng. Các quy trình tổ chức là các cách thức thực hiện. Mỗi tổ chức có một cách thực hiện chính sách và có một quy trình riêng. Các thông tin được sử dụng trong công ty bị ảnh hưởng bởi một số hoặc tất cả các yêu cầu sau: - Các yêu cầu về chất lượng, an toàn và bảo mật. - Các yêu cầu và quy định của pháp luật và của tổ chức. - Các kênh quản lý và kênh trách nhiệm. - Các nội quy. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 2 - Cách thức cập nhật các bản ghi. - Các chương trình và các quy định về an toàn và sức khỏe của người lao động . - Các quy định về thông tin. Tất cả mọi thông tin được tạo ra, được lưu trữ theo những quy trình của tổ chức để thực hiện ba chức năng của một hệ thống quản lý thông tin tại nơi làm việc. Một hệ thống quản lý thông tin phải thực hiện ba chức năng sau: * Chức năng thứ nhất: Chức năng này là kiểm soát việc tạo lập, lưu trữ và lấy các thông tin/ dữ liệu cần thiết giúp cho nhân viên trong tổ chức có thể: - Ra các quyết định. - Cung cấp thông tin cho các quyết định đã được đưa ra. - Ghi chép lại các giao dịch phục vụ cho hoạt động kinh doanh . - Cung cấp cơ sở cho việc ra các kế hoạch quản lý. - Cung cấp dữ liệu cho việc nghiên cứu các phương pháp và quy trình mới. - Đáp ứng các yêu cầu về thuế và pháp luật. * Chức năng thứ hai: Chức năng này của quản lý thông tin là cung cấp những thông tin/ dữ liệu cần thiết cho việc: - Phân tích thống kê phục vụ cho việc ra các quyết định và phát triển các chiến lược và kế hoạch. - Là các đầu vào cho các dịch vụ hành chính. - Cập nhật các nguồn cung cấp, mua hàng. - Chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho việc quản lý. * Chức năng thứ ba: Quản lý thông tin cho phép phân tích kiểm toán nội bộ qua đó đánh giá lại chính hệ thống quản lý các bản ghi. 3. CÁC THIẾT BỊ ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ LẤY THÔNG TIN. Các thiết bị/ công nghệ được sử dụng trong kinh doanh để gửi và nhận thông tin như máy fax, máy in, máy vi tính và Internet… được đề cập ở chương 3. Thư điện tử trong chương 1, và hệ thống điện thoại được đề cập ở chương 8. Trong chương này, chúng ta chỉ đề cập đến các hệ thống được sử dụng để xử lý, tổ chức, bảo trì và xem xét lại các thông tin trong các tổ chức lớn và nhỏ. 4. CÁC HỆ THỐNG LƯU TRỮ TẬP TRUNG VÀ PHÂN TÁN Hệ thống quản lý thông tin của bạn là các sổ sách hay là cơ sở dữ liệu điện tử, người nào chịu trách nhiệm về hệ thống đó hay các hệ thống đó được kiểm soát như thế nào? Tất cả đều phụ thuộc tổ chức đó là tổ chức gì, lớn hay nhỏ và hệ thống sử TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 3 dụng là hệ thống tập trung hay phân tán. Trong bất cứ tổ chức nào thì hai hệ thống này đều có thể hoạt động đồng thời. Trong hệ thống lưu trữ tập trung, thì tất cả các bản ghi được lưu giữ ở cùng một nơi, do một người hay một nhóm người kiểm soát và sử dụng một quy trình. Trong hệ thống phân tán, mỗi phòng ban, mỗi bộ phận kiểm soát và xây dựng một hệ thống và một quy trình lưu trữ riêng. 4.1. Quản lý thông tin điện tử. Các cơ sở dữ liệu điện tử thường được sử dụng trong hệ thống lưu trữ tập trung. Một hệ thống tập trung sẽ giúp cho mọi người dễ dàng truy cập vào hệ thống từ bất cứ đâu trong tổ chức. Ví dụ trong một tổ chức lớn như các công ty bảo hiểm, Telstra hay ngân hàng Commonwealth, các cơ sở dữ liệu lớn của các ngân hàng, các cơ sở chứa tên, địa chỉ, các giao dịch với khách hàng, nếu sử dụng hệ thống tập trung thì hàng trăm người đều có thể dễ dàng truy cập một cách nhanh chóng. * Ưu điểm của một hệ thống lưu trữ tập trung. Trong một hệ thống lưu trữ tập trung, thì khi cần có thể dễ dàng tìm thấy được các bản ghi về khách hàng và có thể truy cập ngay lập tức. - Một hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ. Hệ thống này giúp cho công tác hành chính tiết kiệm được một nửa thời gian, cơ sở dữ liệu có thể thay đổi để xử lý tất cả các công việc liên quan đến giấy tờ. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu một lần và sau đó định dạng chúng theo cách mà bạn chọn. Mỗi công việc chỉ cần làm một lần và đều có thể xem kỹ trước khi in ra. Hệ thống này lưu trữ tất cả các tài liệu như báo giá, hóa đơn, mẫu thư viết, và các tài liệu khác có chứa biểu trưng (logo) của công ty và khi cần sẽ tìm chúng bằng các điều kiện khác nhau như: tên công ty, số công việc, tên mặt hàng… Với hệ thống cơ sở dữ liệu FileMaker Pro các tổ chức có thể sử dụng để thiết lập những cơ sở dữ liệu phức tạp hay sử dụng một trong hơn bốn mươi bản mẫu của chương trình này phục vụ cho hoạt động của tổ chức. - Nhận biết tiếng nói. Chúng ta có thể đọc văn bản trực tiếp để ghi vào máy tính, sau đó biên tập, lưu trữ trong một tập tin. Tập tin này có thể sử dụng bình thường giống như các văn bản viết khác. - Tìm kiếm một tập tin bị mất trên cơ sở dữ liệu điện tử. Đối với một hệ thống quản lý các bản ghi hiệu quả thì một trong những nguyên tắc cơ bản nhất là phải đơn giản và dễ dàng khi sử dụng. Windows 98/Me có thể tìm kiếm tập tin bị mất một cách dễ dàng nhờ công cụ Find. Ngay cả khi bạn không thể nhớ nổi thư mục mà bạn lưu tập tin đó, hoặc ngay cả trong trường hợp bạn nhớ được nội dung của tập tin nhưng không nhớ nổi tên của tập tin đó thì các hệ thống này vẫn giúp bạn tìm ra được tập tin bạn cần một cách dễ dàng miễn là bạn phải nhớ được ít nhất một hoặc hai từ trong tập tin. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 4 *Nhược điểm của các tập tin được lưu vào hệ thống máy tính. Tuy nhiên các tập tin được quản lý trong hệ thống điện tử vẫn tồn tại một số nhược điểm sau: - Các tài liệu có thể bị mất khi bị mất điện. - Các tài liệu có thể bị nhiễm virut. - Các sự cố như mất điện, tài liệu bị nhiễm virut gây lãng phí nhiều thời gian. 4.2. Hệ thống quản lý thông tin sổ sách. Đối với một hệ thống quản lý thông tin bằng sổ sách, mỗi khi một cá nhân cần một tài liệu nào đó thì đều phải có ý kiến đề đạt chính thức và tài liệu được ghi chép lại một cách thủ công. Tất cả những công việc đó đều mất rất nhiều thời gian. Trong hầu hết các tổ chức, hiện nay hai hệ thống quản lý điện tử và hệ thống sổ sách hoạt động đồng thời. Tuy nhiên trong tương lai các tổ chức sẽ sử dụng hệ thống quản lý điện tử. Ví dụ như trong các trung tâm y tế và trung tâm nha khoa tồn tại cùng lúc hai hệ thống quản lý trên. Các bản ghi của bệnh nhân được lưu vào máy tính và có thể dễ dàng truy cập và kiểm tra, còn các ghi chú của bác sĩ thì được lưu vào sổ sách trong phòng riêng. Hình 2.1. Minh họa các phương pháp thu thập và lưu trữ thông tin. Bạn phải lựa chọn phương pháp nào phù hợp nhất cho các tài liệu của tổ chức bạn. Ví dụ nếu bạn làm việc trong một công ty luật hay một công ty về kế toán thì bạn cần lưu trữ vào hệ thống nào có thể bảo mật được thông tin. Các tủ đựng hồ sơ bằng kim loại có thể khóa được, nhưng những khay hoặc giá đựng tài liệu thì không thể đảm bảo được an toàn. Bạn có thể sử dụng máy tính để tạo ra các tài liệu nhưng ngoài ra bạn phải có phương pháp nào đó để khóa mã tài liệu. Hình 2.1. Các phương pháp thông thường để thu thập và lưu trữ thông tin TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 5 Hoàn thành bài tập 2.1 ở cuối chương 5. MỘT HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HIỆU QUẢ Mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống, một quy trình tốt nhất để đáp ứng nhu cầu của các cá nhân trong tổ chức. Để có đủ thông tin cho việc phân tích, ra quyết định, phát triển các kế hoạch chiến lược, thì phải chọn một hệ thống quản lý thông tin đáp ứng bốn yếu tố sau: - Sử dụng đơn giản, dễ dàng. - Dễ truy cập. - Tốc độ xử lý nhanh. - Đảm bảo an toàn. 5.1. Sử dụng đơn giản, dễ dàng. Mỗi người trong công ty phải được phát cuốn hướng dẫn các quy trình để giúp họ làm quen với các quy trình sử dụng trong tổ chức. Ví dụ như tên khách hàng trong công ty được sắp xếp theo trật tự chữ cái, hay theo số thứ tự hoặc áp dụng cả hai cách sắp xếp thì sẽ thuận lợi hơn khi sử dụng. Điều này phục thuộc vào số lượng khách hàng của công ty. Nếu công ty có một lượng lớn khách hàng là các cá nhân thì sẽ được chia thành các nhóm nhỏ do một người quản lý, còn nếu khách hàng là các công ty thì sẽ do một nhóm người quản lý. Hệ thống của công ty bạn có thể là hệ thống điện tử tập trung hoặc là một hệ thống sổ sách. Cho dù công ty sử dụng bất kỳ hệ thống nào đi nữa thì người sử dụng phải nắm chắc được các quy trình. 5.2. Dễ truy cập. Yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống thông tin nào đó là dễ lấy thông tin. Các tài liệu được lưu trữ không đúng và không thể lấy ra được khi cần trao đổi với khách hàng, hoặc khi ra quyết định thì có thể gây ra các hậu quả sau: - Phá hoại hình ảnh của công ty do tính không hiệu quả. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 6 - Làm giảm lòng tin của khách hàng, và bạn có thể mất đi một hợp đồng làm ăn. - Gây căng thẳng cho bản thân và những người muốn lấy thông tin. Các quy trình đặt ra khi cần phải kết hợp chặt chẽ với một số phương pháp định vị tài liệu kể cả với các tài liệu được lấy ra khỏi hệ thống. 5.3. Tốc độ xử lý nhanh. Lấy thông tin một cách dễ dàng nhanh chóng là mục đích của một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả. Một câu trả lời nhanh chóng, tin cậy, chính xác cho khách hàng sẽ làm đẹp hình ảnh của công ty. 5.4. Đảm bảo an toàn, bảo mật. Một trong những vấn đề gây tranh cãi hiện nay là tính an toàn, bảo mật của thông tin. Các tin tặc (hacker) luôn tìm cách xâm nhập vào máy tính để lấy đi những thông tin quan trọng. Để đảm bảo cho mạng máy tính được an toàn, bảo mật bạn cần phải đảm bảo rằng tất cả nhân viên sử dụng hệ thống tuân theo những quy tắc sau: - Đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin điện tử. + Các nhân viên phải sử dụng mật mã khi muốn sử dụng tài liệu. + Các nhân viên phải nghiêm chỉnh tuân thủ các quy trình bảo mật để ngăn những người không có thẩm quyền truy cập vào. + Phải khóa đĩa ghi thông tin khi không sử dụng. - Đảm bảo an toàn cho hệ thống sổ sách. + Các tài liệu mật phải được mã hóa bằng màu sắc để dễ dàng nhận ra khi bị đưa ra ngoài hệ thống quản lý. + Phải lập danh sách những người được phép truy cập vào tài liệu mật, để ngăn chặn những người không có thẩm quyền sử dụng. + Phải khóa tủ đựng tài liệu mật khi không có người quản lý. Không được để tài liệu quan trọng ở ngoài. 6. CHU TRÌNH CỦA MỘT BẢN GHI. Quản lý thông tin bao hàm cả chu trình của một bản ghi. Bao gồm: - Tạo bản ghi (bên trong và bên ngoài). - Sử dụng. - Hệ thống và quy trình lưu trữ. - Nhập dữ liệu. - Thiết bị lưu trữ. - Lưu trữ tập tin. - Kiểm soát . - Lấy thông tin. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 7 - Xóa thông tin. 6 1. Tạo mới ( bên trong và bên ngoài). Một bản ghi được tạo ra bằng nhiều cách khác nhau: - Bên ngoài: + Một lá thư gửi tới từ một khách hàng. + Một lá thư trả lời được sao chép và đánh máy theo mẫu trước khi được gửi đi. + Tin nhắn của khách hàng nhận qua điện thoại. + Lịch ghi nhớ hay hệ thống máy tính lưu các cuộc gặp. - Bên trong: + Bản ghi nhớ được viết tay hoặc đánh máy và được gửi từ phòng này sang phòng khác trong nội bộ một công ty. + Nhập thẻ kiểm soát dữ liệu để bảo trì hệ thống. + Các thông tin về nhân sự được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu hoặc trên các thẻ trong phòng tổ chức. 6.2. Sử dụng. Các thông tin lưu trữ trong các bản ghi được sử dụng để tạo ra nhiều thông tin hơn, hoặc được sử dụng làm cơ sở để phân tích và ra các quyết định. - Một lá thư trả lời khách hàng, hay các bản sao được lưu lại để sau này sử dụng - Các thông tin trong bản ghi nhớ nội bộ được gửi từ trưởng phòng sản xuất tới trưởng phòng kinh doanh được dùng để đưa ra các quyết định về sản xuất. Và sau đó được lưu lại. - Một tin nhắn từ khách hàng được đưa cho quản lý trả lời những câu hỏi về phân phối sản phẩm. - Những cuộc gặp gỡ, giao dịch giữa nhân viên công ty và khách hàng được ghi lại trong nhật ký của nhân viên và người quản lý được sử dụng để có được những vụ kinh doanh mới. - Thẻ kiểm soát dữ liệu hay hệ thống cơ sở dữ liệu được kiểm soát duy trì sao cho thông tin được cập nhật đầy đủ đảm bảo cho hoạt động công ty được thông suốt. - Các vật dụng văn phòng như mẫu thư, giấy photo, kẹp giấy, bút bi và bút chì… phải được đặt mua trước khi sử dụng hết. - Các bản ghi lưu trong phòng tổ chức được sử dụng để tính lương và trả lương, hay để đề cử vào một chức vụ trong tổ chức. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 8 7. QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI NƠI LÀM VIỆC. Một hệ thống thông tin điện tử tổ chức các tài liệu giống như là hệ thống sổ sách ở chỗ nó cũng sử dụng tập tin, thư mục, và thư mục chứa các thư mục. Nhất là giống như tài liệu được lưu trong tủ tài liệu kim loại. Bạn cần phải dành thời gian tìm hiểu một hệ thống điện tử hoạt động như thế nào để có thể hoạt động chúng một cách dễ dàng và hiệu quả. Ví dụ như Microsoft Windows cho phép bạn sắp xếp các tập tin, thư mục theo thứ tự abc, có xếp số thứ tự. Bạn cần phải làm việc với hệ thống lưu các tài liệu của bạn để giúp bạn có thể biết được tài liệu của bạn nằm ở đâu. Như vậy bạn sẽ không mất nhiều thời gian để tìm kiếm. Sau khi tạo tài liệu, bạn phải lưu tài liệu đó như thế nào để bạn có thể biết cách lấy tài liệu khi cần. 7.1. Tạo, lưu và lấy tài liệu. Đối với Microsoft Office hay nhiều hệ thống khác thì các thư mục, tập tin được tổ chức trực tiếp trên Desktop, My Documents hay trong My computer. Đây là các thư mục bạn có thể lưu trữ tài liệu. - Desktop. Khi sử dụng Windows, màn hình đầu tiên hiện ra được gọi là Desktop. Trên Desktop có chứa các biểu tượng tương ứng với các công việc phải thực hiện tại phòng làm việc. Bạn lấy thư mục từ trên bàn, hoàn thành công việc sau đó vứt thư mục đó đi. Nhưng Desktop lưu tất cả các thư mục như là một tủ đựng tài liệu. Trên hình 2.2 là tất cả các thư mục trong Desktop có trong thư mục My computer. Hình 2.2: Các thư mục trong Desktop và My computer. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 9 - My computer. Nhấn đúp vào biểu tượng My Computer một cửa sổ sẽ mở ra chứa rất nhiều biểu tượng. Sử dụng các biểu tượng này, bạn có thể truy cập được vào nội dung của các tài liệu. Hình 2.2 là tất cả các thư mục trên My Computer và nội dung trong một số tập tin. Kích vào dấu cộng ( + ) ở bên trái các thư mục sẽ hiện ra tất cả các tài liệu trong một thư mục. - My documents. Biểu tượng My documents trên desktop là một đường tắt tới các tài liệu lưu trữ trong khu vực lưu trữ thông tin chính trên đĩa cứng. Bạn có thể tạo ra nhiều thư mục nhỏ trong thư mục này nếu muốn. Có cả thư mục My Pictures trong thư mục My documents. Hình 2.3 là ví dụ về các thư mục trong My documents và chi tiết của các thư mục. Hình 2.3: Các thư mục trong My documents và chi tiết của các thư mục. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 10 Hoàn thành bài 2.2 ở cuối chương Hoàn thành bài 2.3 ở cuối chương [...]... bài 2.14 (15) Hoàn thành bài tập 2.14 và 2.15 ở cuối chương 4 XEM LẠI NHU CẦU THÔNG TIN * Thông tin và ý kiến phản hồi Ý kiến phản hồi là những ý kiến nhận xét (khen ngợi, chê trách) từ người quản lý, đồng nghiệp về công việc bạn làm (quản lý hệ thống thông tin) Phản hồi rất có ích cho bạn trong việc quản lý thông tin Khi hệ thống thông tin hoạt động, thông tin được phản ánh đến đúng người hoặc phản ánh... hay không Thông tin trong hệ thống thông tin rất quan trọng cho việc ra quyết định quản lý Một mạng lưới giao tiếp hoạt động tốt khi thông tin được truyền cả từ trên xuống và ở dưới lên Hệ thống quản lý thông tin của bạn phải hiệu quả sao cho có thể truyền tải những thông tin liên quan đến những người có trách nhiệm xử lý kịp thời Ví dụ như: người quản lý của bạn lưu trữ rất nhiều thông tin trên máy... NỘI - 16 - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C Chương 2 HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN SỔ SÁCH 1 TỔ CHỨC VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN CHO CÔNG TÁC PHÂN TÍCH VÀ DỊCH THUẬT Nếu như công việc của bạn như một nhân viên văn thư lưu trữ các sổ sách thì bạn phải tổ chức, xử lý và giữ gìn tài liệu sạch sẽ và thuận lợi cho việc tìm tài liệu Cần phải thực hiện các công việc sau: - Sử dụng các phương pháp sắp xếp hợp lý (được in trong... * Sách hướng dẫn quy trình lưu trữ Khi các tài liệu được tổ chức và thông qua thì cần phải đưa vào trong sách hướng dẫn để mọi người cùng tham khảo Một sách hướng dẫn phải đề cập đến các quy trình quản lý thông tin sau: - Loại thư tín của công ty - Các hệ thống phân loại và loại thông tin được lưu trữ trong mỗi khu vực quản lý - Các quy trình được sử dụng để tạo file - Các quy trình được sử dụng để... một dự án hệ thống thông tin hiện thời không thể cập nhật thêm được thông tin thì lúc này bạn phải báo cho mọi người biết Cần phải tổ chức các file và thiết bị mới, phải cập nhật hệ thống chỉ dẫn trong sách hướng dẫn của công ty Do đó việc tổ chức, bảo quản hệ thống quản lý thông tin là một quá trình thường xuyên, liên tục cập nhật, sửa chữa các bản ghi và xác định các nhu cầu thông tin trong tương lai... cầu người quản lý và các nhân viên, đồng nghiệp nói rõ những thứ họ cần 3 Phác thảo các quy trình sẽ thực hiên để cải thiện hệ thống lưu trữ thông tin 4 Đưa ra các biện pháp bạn sẽ sử dụng để bảo vệ những thông tin cá nhân và thông tin mật trên máy tính và trong sổ sách TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - 32 - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C TỔNG KẾT - Tất cả các doanh nghiệp đều phải lưu trữ thông tin hàng... NỘI - 34 - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C CÂU HỎI ÔN TẬP 1 Cho ví dụ về các bản ghi (trong phần giới thiệu) Thảo luận theo nhóm? 2 Trình bày ba chức năng của quản lý thông tin? 3 Nêu ưu điểm và nhược điểm của một hệ thống lưu trữ tập trung? 4 Nêu bốn nguyên tắc quy trình căn bản trong một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả? 5 Hãy nêu chu kỳ của một bản ghi và cho ví dụ minh họa? 6 Hãy nêu các quy trình lưu... công ty? 7 8 Hãy trình bày cách tổ chức thư mục và tập tin trong hệ thống Microsoft Windows? Hãy trình bày bốn loại tài liệu lưu trong Microsoft Office? 9 Hãy trình bày các loại ký tự không được sử dụng để đặt tên cho tập tin hay thư mục? 10 Trình bày cách quản lý thông tin sao cho các tập tin và thư mục không bị lộn xộn Giải thích tại sao phải thường xuyên làm như vậy? 11 Bạn nên làm gì khi gặp khó... các thông tin trong máy tính trong các ngăn tủ và có thể cần phải lấy ra khi khách hàng gọi điện yêu cầu, hay nếu như xếp của bạn yêu cầu phải có các báo cáo tài chính cho một cuộc họp khẩn cấp trong phòng giám đốc Bạn sẽ nhận được những thông tin phản hồi từ những người quản lý, đồng nghiệp về tính hiệu quả, đầy đủ của hệ thống quản lý thông tin Nhưng bạn cũng cần phải có ý kiến về hệ thống thông tin, ... ý bạn xóa tập tin đi thì bạn có thể phục hồi bằng cách mở Recycle Bin, và chọn tập tin sau đó kích vào File/ Restore - Sắp xếp lại và di chuyển tập tin: việc này sẽ giúp truy cập dễ dàng - Đặt lại tên cho một số tập tin: việc này sẽ giúp cho truy tìm tài liệu dễ dàng hơn TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - 13 - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C - Sao lưu tập tin và thư mục: Một trong những việc làm thường xuyên, . được hoàn thiện. Xin chân thành cảm ơn. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 1 Chương 1 THU THẬP VÀ ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN Mỗi tổ chức có một quy trình thu thập và lưu trữ. quản lý và kênh trách nhiệm. - Các nội quy. TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 2 - Cách thức cập nhật các bản ghi. - Các chương trình và các quy định về an toàn và sức. là tổ chức gì, lớn hay nhỏ và hệ thống sử TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - - GIÁO TRÌNH GIAO TIẾP 2C 3 dụng là hệ thống tập trung hay phân tán. Trong bất cứ tổ chức nào thì hai hệ thống này