Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Mỏ - INCODEMIC.DOC.DOC

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Mỏ - INCODEMIC

Lời nói đầu

Sau khi nền kinh tế nớc ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu baocấp sang cơ chế thị trờng định hớng xã hội chủ nghĩa Các doanh nghiệp đợcquyền chủ động trong việc tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh củamình Trong nền kinh tế thị trờng, sự cạnh tranh diễn ra rất gay gắt, quyết liệttrên mọi lĩnh vực và rộng khắp trong các ngành, trong khu vực và trên thế giới.Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại, đứng vững và phát triển đợc đòi hỏi phảicó chiến lợc, kế hoạch sản xuất kinh doanh đúng đắn phù hợp làm ăn phải cóhiệu quả Muốn vậy, yêu cầu các doanh nghiệp phải có biện pháp giảm thiểu tốiđa các khoản chi phí của mình, trong đó cần quan tâm tới chi phí về nhân côngtrong doanh nghiệp, mà điều này lại có liên quan trực tiếp tới cơ cấu tổ chức bộmáy của doanh nghiệp.

Mặt khác, chính cơ cấu tổ chức bộ máy có vai trò đặc biệt quan trọng, quyếtđịnh tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiệnquá trình sản xuất kinh doanh với chất lợng cao, tiết kiệm tối đa thời gian laođộng, sử dụng có hiểu quả mọi yếu tố cấu thành quá trình sản xuất kinh doanh,đồng thời làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng vàđạt hiểu quả cao.

Nh vậy, một bộ máy quản lý không kồng kềnh, phức tạp, tốn kém mà ngợc lạirất gọn nhẹ, thích hợp, hoạt động có hiệu quả là mong muốn của các doanhnghiệp hiện nay và trong tơng lai Và thực tế đây là vấn đề bức xúc đặt ra chocác doanh nghiệp Xuất phát từ cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của vấn cộng vớiviệc nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề này, em đi tới quyết định tìm hiểuđề tài:

“Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty

Mỏ - INCODEMIC”..

Nội dung bài viết chia làm 3 phần:

Chơng I : Lý luận chung về bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp

Chơng II :Thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở Công ty Mỏ - INCODEMIC.Chơng III : Một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty Mỏ

Chơng I: lý luận chung về bộ máy quản lý doanhnghiệp

1 Quan điểm cơ bản về quản lý doanh nghiệp

1.1 Khái niệm quản lý:

Khi đề cập đến khái niệm về quản lý doanh nghiệp đã có nhiều quan điểm khác nhau nhng chung quy lại ta có thể hiểu quản lý trên hai lĩnh vực:

1.1.1 Xét theo lĩnh vực sản xuất: Quản lý là quá trình tính toán lựa chọn các

biện pháp để chỉ huy, phối hợp và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng các công cụ quản lý nh: Kế hoạch, định mức, thống kê, kế toán, phân tích kinh doanh thông tin kinh tế để sản xuất đáp ứng đợc ba yêu cầu:

Yêu cầu của thị trờng về số lợng, chất lợng, giá cả và thời điểm Phải đảm báo sản xuất kinh doanh có lãi.

Tôn trọng pháp luật của nhà nớc.

1.1.2 Xét theo lĩnh vực kinh doanh: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục

đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống đến một mục tiêu đã định trong bối cảnh của môi trờng biến động.

1.2 Vai trò của quản lý:

Xuất phát từ quan điểm trên, làm tốt công tác quản lý trong doanh nghiệp giữ một vai trò quan trọng thể hiện trên các mặt sau:

Một là: Quản lý là nhân tố quan trọng trong việc quyết định sự thành công

hay thất bại (phá sản) của doanh nghiệp.

Hai là: Nhờ có quản lý tốt mới tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hạn chế

rủi ro ngăn ngừa phá sản và thất nghiệp.

Ba là: Nhờ có quản lý tốt mới tạo điều kiện cho các doanh nghiệp luôn chọn

đợc phơng án tối u trong sản xuất kinh doanh.

Bốn là: Nhờ có quản lý tốt mới tạo điều kiện cho các doanh nghiệp luôn luôn

phát huy đợc quyền chủ động, sáng tạo trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh.

Năm là: Nhờ có quản lý tốt mới giúp cho các doanh nghiệp luôn luôn duy trì và

mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm, thông qua cơ chế có thái độ đối xử tốt với khách hàng truyền thống, khách hàng tiêu thụ khối lợng hàng lớn và những khách hàng đến với doanh nghiệp lần đầu Phơng thức thanh toán phải linh hoạt, mềm dẻo.

Sáu là: Nhờ có vai trò của công tác quản lý mới có khả năng giúp các doanh

nghiệp thực hiện đợc phơng châm sử dụng phải đi đôi với đào tạo để không ngừng nâng cao năng lực và trình độ của cán bộ quản lý để thích ứng với cơ chế thị trờng.

2 Chức năng của quản lý doanh nghiệp

Có hai cách phân loại các chức năng của quản lý:

2.1.1 Phân loại theo nội dung của quá trình quản lý: Quản lý (còn gọi là quản

trị) bao gồm: Chức năng dự kiến, chức năng tổ chức, chức năng phối hợp, chức năng chỉ huy, chức năng kiểm tra.

2.1.2 Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp với lĩnh vực hoạt động sản xuấtkinh doanh thì chức năng quản lý bao gồm: Chức năng kỹ thuật, chức năng kế

hoạch hoá và điều độ sản xuất, chức năng thơng mại, chức năng nhân sự, chức năng lao động và thù lao lao động, chức năng tài chính, chúc năng hạch toán, chức năng kiểm tra và phân tích, chức năng hành chính pháp chế và bảo vệ doanh nghiệp, chức năng tổ chức đời sống

Trong thực tiễn của doanh nghiệp, cả hai cách phân loại này phải dợc xem xét cẩn trọng, chúng đều cần thiết và phải đợc kết hợp với nhau Hai chức năng này có mối quan hệ trực tiếp, liên kết hữu cơ và không thể thiếu trong hoạt động quản lý doanh nghiệp Các hoạt động này giúp cho bộ máy quản lý làm tốt hơn công tác điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý quản lý thành công.

3 Bộ máy quản lý

3.1 Khái niệm về bộ máy quản lý.

Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong doanh nghiệp bao gồm hệ thống các phòng, ban chức năng có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, bảo đảm quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.

3.2 Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp

Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ chặt chẽ và phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, đợc giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp.

4 cơ cấu tổ chức và nội dung cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Càng có nhiều kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất càng có nhiều cơ hội phát triển, nếu có sự hợp lý Mỗi kiểu cơ cấu có một cách áp dụng cụ thể khác nhau, đồng thời ở mỗi kiểu cơ cấu đều có những u điểm và nhợc điểm của nó Nhng một doanh nghiệp không thể áp dụng nhiều kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy mà chỉ chọn ra một kiểu phù hợp, thích ứng với quy mô sản xuất và cách thức quản lý của cán bộ doanh nghiệp, áp dụng nó trong những điều kiện cụ thể nhất định.

4.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy

Tuỳ theo từng doanh nghiệp khác nhau mà bộ máy quản lý của các doanh nghiệp đó có chức năng và nhiệm vụ khác nhau Nhìn chung bộ máy quản lý của các doanh nghiệp nhiệm vụ sau:

Một là: Bộ máy quản lý phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ đợc giao trong quy

chế chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn từng ngời, từng bộ phận mà doanh nghiệp đã xây dựng.

Hai là: Bộ máy quản lý phải thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trởng và

chế độ trách nhiệm cá nhân.

Ba là: Với quy mô và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp,trong quá

trình chuyển đổi cơ chế thì việc tiếp thu kinh nghiệm của các đơn vị bạn phải quán triệt nguyên tắc kế thừa nhng phải trên cơ sở sáng tạo, không rập khuôn máy móc.

Bốn là: Phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, ít đầu mối trung gian nhng phải có

hiệu lực Tên gọi Phòng, Ban, số lợng phòng, ban do Giám đốc qui định Nhng về mặt biên chế bộ máy quản lý nên khống chế trong khoảng 8-12% so với số lợng CNVC là hợp lý nhất.

4.2 Một số mô hình tổ chức bộ máy quản lý

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay có nhiều mô hình tổ chức bộ máy khác nhau nhng tập chung chủ yếu vào hai loại:

4.2.1 Mô hình bộ máy quản lý doanh nhỏ

Mô hình này chỉ có một giám đốc, một phó giám đốc và bốn phòng ban

4.2.2 Mô hình bộ máy quản lý doanh nghiệp vừa

Với mô hình này có một giám đốc, hai phó giám đốc và bẩy phòng ban chức năng

Các phòng ban chức năng có các nhiệm vụ sau:

- Phòng kinh doanh: Đảm nhận các khâu thị trờng, kế hoặch, vât t, xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm.

- Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch để sản xuất, định mức quản lý lao động sản xuất,lợng sản phẩm, công nghệ, kiểm tra phục vụ sản xuất - Phòng kế toán tài chính: Phụ trách mảng tài chính, thống kê, hạch toán,

kiểm kê tài sản, kiểm tra kiểm soát tài liệu kế toán.

- Phòng nội chính: Tuyển dụng, sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp, lo hành chính, đời sống, y tế và các phòng chức năng khác nh: chuẩn bị các quyết định theo nhu cầu đợc giao, theo dõi hớng dẫn các phân xởng, các bộ phận sản xuất Không có quyền chỉ huy, phối hợp tốt giữa các phòng ban.

4.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức sau đây:4.3.1 Cơ cấu trực tuyến (đờng thẳng )

(1) (2) (3) (4) (1), (2), (3), (4): những ngời thừa hành nhiệm vụ sản suất.

Đặc điểm: Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dới Toàn bộ vấn đề đợc giải quyết theo một đờng thẳng Các cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành sản xuất và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của doanh nghiệp Ưu điểm: mệnh lệnh đợc thi hành nhanh dễ thực hiện chế độ một thủ trởng, tăng cờng trách nhiệm cá nhân, mỗi cấp dới phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên Nh ợc điểm: Mỗi thủ trởng phải có kiến thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, không tận dụng đợc các chuyên gia triệt để.

4.3.2 Cơ cấu chức năng (song trùng lãnh đạo)

(1) (2) (3) (4)

Đặc điểm: Cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền ra lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ, đến các phân xởng, các bộ phận sản xuất Ưu điểm: Thu hút các chuyên gia vào công tác quản lý Giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh đạo chung Nh ợc điểm: Một cấp dới có quá nhiều cấp trên trực tiếp vi phạm chế độ một thủ trởng, dễ sinh ra tình trạng trách nhiệm không rõ ràng.

4.3.3 Cơ cấu trực tuyến tuyến( chức năng)

(1) (2) (3)

Theo kiểu cơ cấu này quyền quyết định mọi vấn đề thuộc về thủ trởng đơn vị tuy nhiên có sự giúp sức của các lãnh đạo chức năng và chuyên gia từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho những vấn đề phức tạp để đa xuống cho ngời thực hiện và ngời thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của ngời lãnh đạo doanh nghiệp Do đó phát huy hết năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng và nó đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến Kiểu cơ cấu này đợc áp dụng rộng rãi nhất hiện nay do nó có nhiều u điểm nhất và nó đã khắc phục đợc những khiếm khuyết của các cơ cấu khác.

Song nó có nhợc điểm: Ngời lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thờng xuyên mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng Ngoài ra mỗi khi cac lãnh đạo của các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau sẽ gây ra tranh luận căng thẳng, họp hành nhiều dễ dẫn đến việc không ra đợc các quyết định nh mong muốn.

4.3.4 Cơ cấu trực tuyến tham mu

Cơ cấu trực tuyến tham mu giống cơ cấu trực tuyến chức năng chỉ khác là bộ

F : Các phòng chức năng

O : Các sản phẩm, các công trình, các dự án

Đặc điểm : Khi cần thực hiện một dự án O sẽ cử ra 1 chủ nhiệm dự án, các đơn vị chức năng F sẽ cử ra các cán bộ tơng ứng cùng tham gia thực hiện dự án.Khi dự án kết thúc ngời nào sẽ trở về vị trí ban đầu của ngời đó.

Ưu điểm: Có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng đợc cán bộ có chuyên môn cao Giảm bộ máy cồng kềnh của các dự án.

Nhợc điểm: Hay xảy ra mâu thuẫn giữa những ngời quản lý dự án và lãnh đạo các bộ phận chức năng Đòi hỏi phải có tinh thần hợp tác cao.

4.3.6 Cơ cấu khung

Chỉ duy trì một số cán bộ nòng cốt của doanh nghiệp cho các khâu quản lý doanh nghiệp Đối với các công việc còn lại khi nào cần doanh nghiệp mới thêu bổ xung ngời có kỳ hạn khi hết việc (hết hợp đồng) những ngời này bị giải tán Kiểu cơ cấu này phù hợp với doanh nghiệp mà công việc nó có tính chất không thờng xuyên, phụ thuộc vào khả năng thắng thầu hay vào thời vụ.

- Ngời đợc giao việc phải có khả năng hoàn thành nhiệm vụ đợc giao Muốn vậy trớc khi tuyển dụng, bố trí hoặc đề bạt cán bộ phải qua thi tuyển hoặc kiểm tra tay nghề.

- Cán bộ tổ chức phải chịu trách nhiệm liên đới trong việc tuyển dụng, bố trí đề bạt cán bộ.

- Khi giao việc thì phải giao luôn cả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chế độ trách nhiệm, kiên quyết không giao việc khi cha xác định rõ các nội dung trên.

Chơng II Thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ởcông ty mỏ - incodemic

1 quá trình hình thành và phát triển của công ty mỏ - incodemic

Công ty Mỏ - INCODEMIC là một doanh nghiệp Nhà nớc, đợc thành lập ngày 29/6/1993 theo Quyết định của Bộ trởng Bộ Công Nghiệp Nặng nay là Bộ Công Nghiệp, là đơn vị kinh tế độc lập thuộc Tổng Công ty Phân bón và hoá chất cơ bản, Bộ Công Nghiệp Nặng nay là Tổng Công Ty Hoá chất Việt Nam thuộc Bộ Công Nghiệp

Tên giao dịch tiếng Anh: Invesment consulatation for construction and mining technogical corporation.

Tên viết tắt: INCODEMIC

Trụ sở chính của công ty: 38 Bích Câu - Quận Đống Đa - Hà Nội, điện thoại: 823700, Fax: 84 - 4 -257436.

Phòng Mỏ của Tổng cục Hoá chất (một đơn vị sự nghiệp thực hiện công tác t vấn, đầu t xây dựng và phát triển công nghiệp mỏ, nguyên liệu phân bón, hoá chất ) thành lập năm 1976 khi phân chia Bộ Công Nghiệp nặng cũ và Đoàn khảo sát Tổng cục hoá chất (một đơn vị hạch toán độc lập, thực hiện các công tác khảo sát, đo đạc lập bản đồ địa hình, thăm dò địa chất, địa vật lý, địa chất công trình xây dựng cơ bản và khai thác, làm giàu khoáng sản, khai thác nớc sinh hoạt và sản xuất Sát nhập vào Công ty tháng 7/1982, đợc thành lập năm 1969 khi phân chia Viện thiết kế Tổng hợp Bộ Công nghiệp nặng trớc đây.

Công ty thiết kế Mỏ hoá chất là một đơn vị nghiên cứu triển khai, thực hiện hạch toán độc lập trong lĩnh vực đầu t xây dựng và phát triển công nghiệp mỏ Công ty thiết kế Mỏ hoá chất đợc thành lập theo quyết định số 789 HC/QLKT và 362/ HC - TCC ĐBT ngày 10/5/1977 của Tổng cục trởng Tổng cục hoá chất chuyển phòng Mỏ thành Công ty thiết kế Mỏ hoá chất.

Công ty Mỏ - INCODEMIC, tiền thân là viện nghiên cứu thiết kế mỏ hoá chất Viện nghiên cứu Mỏ hoá chất là môt đơn vị nghiên cứu triển khai thực hiện hạch toán kinh tế độc lập, trớc đó là Công ty thiết kế Mỏ hoá chất đợc đổi tên theo quyết định số 457 /CN Ng - TCNS ngày 18/10/1991 của Bộ trởng Bộ công nghiệp nặng nay là Bộ công nghiệp

2 Đặc điểm về kinh tế kỹ thuật của công ty

2.1 Chức năng

- T vấn về đầu t: Nghiên cứu, lụa chọn, kiểm định các dự án đầu t và luận chứng kỹ thuật kinh tế, dịch vụ cho công tác đầu t.

- Nghiên cứu, lựa chọn, lập kiểm định các đề ấn khảo sát - thiết kế công nghệ, kỹ thuật khai thác và chế biến ( tuyển, luyện ) khoáng sản và chuyển giao kỹ thuật - công nghệ vào sản xuất và bảo vệ môi trờng Thực hiện các đề án khảo sát thăm dò, lập báo cáo đánh giá trữ lợng khoáng sản, đánh giá điều kiện khai thác và chế biến (tuyển, luyện )khoáng sản (kể cả nớc nhằm phục vụ sinh hoạt và sản xuất ) Ngành kinh doanh này có tênlà: T vấn về phát triển và chuyển giao công nghệ mỏ.

- T vấn về xây dựng cơ bản: Thực hiện các đề án khảo sát công trình xây dựng, lập báo cáo đánh giá điều kiện địa chất xây dựng Lập và kiểm đinh các dự án thiết kế công trình xây dựng và Tổng dự toán công trình.

- Nhận uỷ thác của chủ đầu t thực hiện Tổng nhận thầu xây lắp công trình xây dựng cơ bản theo thiết kế và dự toán đã đợc duyệt \

- Sản xuất vật liệu công nghiệp và vật liệu xây dựng, trang trí nội thất.

2.2 Nhiệm vụ

Công ty Mỏ - INCODEMIC là một thành viên trong tổng số 47 đơn vị trực thuộc Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty Mỏ có nhiệm vụ t vấn thiết kế và nghiên cứu các công trình để đa vào sử dụng thực tiễn Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty nhìn chung khá đa dạng và phức tạp.

Thực hiện các đề án khảo sát thăm dò mỏ, lập báo cáo đánh giá trữ l ợng khoáng sản, đánh giá điều kiện khai thác và chế biến khoáng sản.

2.3 Đặc điểm về sản phẩm, quy trình sản xuất chủ yếu của công ty2.3.1 Đặc điểm về sản phẩm

Với đặc điểm ngành nghề của mình Trong những năm qua cùng với sự cố gắng, nỗ lực vơn lên trong sản xuất kinh doanh và t vấn thiết kế - khảo sát cùng với sự giúp đỡ của Bộ công nghiệp và Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam Công ty đã bàn giao nhiều công trình quan trọng góp phần phát triển kinh tế ở các vùng nhất là khu vực Tây Bắc, một số công trình hoàn thành và đợc bàn giao là:

- Công trình khảo sát tìm kiếm nớc ngầm cho quy hoặch cấp nớc thị trấn

- Công trình thiết kế cải tạo mỏ Secpentin - ở Thanh hoá.

- Hoàn thành giai đoạn 1 của hợp đồng đo đạc bản đồ địa hình thăm dò địa chất công trình tổ hợp Đồng Sin quyền - Lao Cai.

2.3.2 Đặc điểm về quy trình sản xuất

Với đặc điểm về ngành nghề kinh doanh của công ty Mỏ: T vấn về đầu t, t vấn về xây dựng, sản xuất vật liệu xây dựng vv Hoạt động sản xuất diễn ra chủ yếu tại các vùng đồi núi, các khu khai thác công nghiệp, các dự án lớn cho một số vùng nh Sơn La và với ngành nghề đa dạng cho nên dây truyền công nghệ, quy trình sản xuất thay đổi liên tục theo các dự án khác nhau Nói chung đặc điểm về quy trình sản xuất là đa dạng.

3 Thực trạng bộ máy sản xuất ở Công ty Mỏ - INCODEMIC 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

3.1.1 Sơ đồ

Ban giám đốc

3.1.2 Cơ cấu tổ chức ở công ty Mỏ

Bớc vào cơ chế thị trờng Công ty Mỏ - INCODEMIC đã tiến hành sẵp xếp, tổ chức lại bộ máy theo hớng tinh giảm biên chế, nâng cao năng lực tổ chúc và điều hành, chỉ đạo sản xuất kinh doanh gắn liền với thị trờng.

Là một thành viên trực thuộc Tổng Công ty hoá chất Việt Nam Công ty Mỏ với ngời đứng đầu là Giám đốc Nguyễn Văn Thảo, có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Bộ máy quản lý nghiệp vụ gồm có

Với các đơn vị trực thuộc Công ty: 1/ Trung tâm t vấn dịch vụ đầu t

2/ Trung tâm địa chất công trình - Địa chất thuỷ văn \