A- ĐẶT VẤN ĐỀ Công tác Văn thư - lưu trữ hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước lĩnh vực Giáo dục Đào tạo Nhằm cụ thể hóa quy định nhà nước công tác văn thư lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế sở giáo dục; giúp sở giáo dục thực thống hoạt động công tác văn thư lưu trữ; làm sở kiểm tra thực pháp luật việc ban hành, quản lý xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài Nội dung công tác Văn thư bao gồm: Quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ cán giáo viên… Được đồng ý Giám đốc Sở GD&ĐT Thanh Hóa, tơi trường THPT Thạch Thành II nhận nhiệm vụ công tác văn thư đầu năm học 2002 - 2003, với số lượng hồ sơ bàn giao không lớn chưa khoa học, khó khăn cho cơng tác tham khảo hồ sơ Cụ thể: Công văn - đến, học bạ, sổ đăng cán - giáo viên, sổ đăng học sinh, sổ điểm năm, văn phòng phẩm,… Nguyên nhân: Do trước nhà trường khơng có chun văn thư phân công cho nhân viên bảo vệ kiêm công tác văn thư khơng có nghiệp vụ chun mơn Chính mà việc lưu trữ hồ sơ khơng ngăn nắp, khoa học, khó khăn việc tra cứu hồ sơ Ví dụ: Cơng văn - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng theo Thông tư 55 Bộ Nội vụ thay Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV việc: Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Các văn nhà trường trình bày cịn chưa thể thức, kỹ thuật trình bày văn khơng có lúc máy vi tính cịn thứ xa sỉ cuối năm 2003 nhà trường mua 01 máy vi tính phục vụ cho Ban giám hiệu tổ tài vụ Công văn đến - sổ theo dõi nên khó khăn việc tra cứu hồ sơ Do đó, tơi mạnh dạn chọn đề tài : “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường THPT Thạch Thành 2” B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ nhiều loại Đối với loại hồ sơ, văn ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục thứ tự theo thời gian I – CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ Căn sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ quan xây dựng sở văn chủ yếu sau đây: - Căn văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức, lề lối làm việc quan, đơn vị; - Căn Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; - Căn Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; - Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ; - Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Căn Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ; - Căn Thơng tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng năm 2002 Bộ Công an Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) việc hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ; - Căn Thơng tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 Bộ Công an quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ; - Căn Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Mục đích: Để công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học công tác quan trọng, địi hỏi người làm cơng tác phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt cơng tác văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung trường THPT Thạch Thành nói riêng II – CƠNG VĂN ĐẾN Trình tự theo dõi: a) Khi tiếp nhận văn bưu điện cán đơn vị trực tiếp chuyển đến, cán văn thư người giao nhiệm vụ làm thay (kể trường hợp chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ) phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) trước ký nhận; đó, đặc biệt lưu ý văn có độ Hoả tốc, Khẩn, Mật b) Nếu văn đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị phong bì, văn bên khơng với ngồi bì số, nơi nhận văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với văn đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ), văn thư phải báo cáo với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết phải lập biên có chữ ký người đưa văn đến c) Đối với văn đến gửi qua fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận Nếu phát sai sót phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm giải Phân loại văn đến: a) Loại khơng bóc bì: Văn thư khơng bóc loại phong bì sau: - Bì văn đến có đóng dấu ký hiệu độ Mật, văn thư không giao nhiệm vụ bóc bì văn Mật - Bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể gửi đích danh cho đơn vị, cá nhân có đóng dấu "Chỉ người có tên bóc bì", văn thư đăng ký vào Sổ giao nhận số ký hiệu ngồi bì, sau chuyển ngun bì đến đơn vị cá nhân có tên Đối với văn gửi cho cá nhân liên quan đến công việc chung cá nhân nhận văn phải có trách nhiệm chuyển đến văn thư để đăng ký b) Loại bóc bì: Văn thư bóc bì đăng ký loại văn đến ngồi bì gửi chung tên đơn vị ghi chức danh người đứng đầu (kể bì có ký hiệu Mật Tối mật), thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ Bóc bì văn bản: a) Những bì có đóng dấu độ Hoả tốc, Khẩn cần bóc để giải kịp thời b) Tránh làm hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, tên quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sót văn c) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Nếu phát sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải d) Trường hợp văn đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận gửi trả lại cho nơi gửi đ) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn cần kiểm tra, xác minh văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng ghi văn giữ lại phong bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu "Đến", ghi số ngày đến: a) Văn đến đơn vị phải đóng dấu "Đến", ghi ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) văn thư, trừ số loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định khác như: hóa đơn, chứng từ kế tốn văn khơng bóc bì theo quy định b) Đối với văn đến gửi qua fax, văn thư có trách nhiệm chụp lại, sau đóng dấu "Đến" Khi nhận văn gửi qua fax, văn thư đóng dấu "Đến" thay fax nhận Văn đến truyền qua mạng, trường hợp cần thiết in giấy làm thủ tục đóng dấu "Đến" c) Những văn đến khơng thuộc diện đóng dấu "Đến" văn thư chuyển đến đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải d) Dấu "Đến" phải đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trắng phía phần lề trái số ký hiệu văn (đối với văn có tên loại), trích yếu nội dung (đối với công văn) Đăng ký văn đến: a) Đăng ký văn đến việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi gửi, nơi nhận; số lượng vào Sổ công văn đến sở liệu văn đến máy vi tính để quản lý tra tìm văn thuận lợi, khoa học b) Căn vào số lượng văn đến hàng năm cấu tổ chức đơn vị để lập chung lập riêng Sổ công văn đến, lập chương trình phần mềm quản lý văn đến máy vi tính cho phù hợp c) Văn có độ Mật đăng ký sổ riêng Trường hợp văn thư đơn vị không giao nhiệm vụ bóc bì văn có độ Mật việc đăng ký văn mật thực theo thơng tin ngồi bì như: số ký hiệu văn bản, nơi gửi, nơi nhận, mức độ Mật, số lượng d) Đăng ký văn phải bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút đỏ (nếu đăng ký sổ); không viết tắt cụm từ khơng thơng dụng Trình, chuyển giao văn đến 1.6 Trình văn đến: a) Bộ phận văn thư sau nhận văn đến phải kịp thời làm thủ tục đăng ký vào Office, trình Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng uỷ quyền) phê duyệt b) Lãnh đạo quan sau nhận văn văn thư chuyển đến cho ý kiến đạo giải thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân giải cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) 2.6 Chuyển giao văn đến: a) Sau có ý kiến đạo Hiệu trưởng, phận văn thư có trách nhiệm theo dõi chuyển văn cho chuyên môn, cá nhân đơn vị trực thuộc giải b) Việc chuyển giao văn đến cho chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm giải phải thực ngày, chậm vào đầu ngày làm việc c) Khi chuyển giao văn phải chuyển người nhận; phải kiểm tra ký nhận đầy đủ Đối với văn đến có đóng dấu "Thượng khẩn","Hỏa tốc" phải ghi rõ thời gian giao nhận Đối với văn đến có đóng dấu độ Mật, văn thư phải chuyển giao trực tiếp cho người có tên có thẩm quyền xử lý phải đảm bảo bí mật nội dung văn Yêu cầu chuyển giao văn đến phải đăng ký vào sổ có ký nhận đầy đủ, rõ ràng 3.6 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a) Người có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách phối hợp với cá nhân khác giải kịp thời văn có liên quan Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải lãnh đạo quan) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Đối với văn có đóng dấu độ khẩn phải giải khẩn trương, không chậm trễ Các phịng chun mơn cá nhân sau nhận văn đến, có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời theo ý kiến đạo lãnh đạo Nếu nhận văn không thuộc chức phải trả lại phận Văn thư quan để chuyển tới đơn vị khác thời gian sớm b) Sau nhận văn đến, Hiệu trưởng vào tính chất cơng việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, giao cho cán thuộc quyền giải Nếu thời hạn mà chưa giải xong cán phụ trách cơng việc phải báo cáo Hiệu trưởng biết, nêu rõ lý đề nghị kéo dài thêm thời hạn, đồng thời báo cáo cho đơn vị cá nhân có liên quan để gia hạn thời hạn giải Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo phải thực theo quy định Luật Khiếu nại, tố cáo c) Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng theo dõi, đơn đốc phịng chun môn cá nhân việc giải văn đến d) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải văn đến Định kỳ báo cáo tổng hợp số liệu văn đến theo quy định e) Đối với văn đến đóng dấu "Tài liệu thu hồi", văn thư có trách nhiệm theo dõi thu hồi để lưu gửi lại nơi gửi theo u cầu Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi cơng văn đến theo tính chất đạo chun mơn Số ký hiệu văn S t t Số Ngày 1366/SGD&ĐT- 10/8/2 VP 012 Tác giả (nơi phát hành VB) Sở GD&ĐT Thanh Hoá Số lưu nội 87 Nội dung văn Ngư Ký ời sử nhậ dụn n g V/v Hướng Hiệu dẫn khai trưở giảng năm ng học 20122013 … Như vậy, cần thiết có kiểm tra, Ban giám hiệu cần loại văn nào, văn thư kiểm tra sổ biết nhận, phận lưu giữ văn Cuối năm học, văn hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên phía trước sau đóng thành tập đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ III – CƠNG VĂN ĐI 1) Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Trước thực phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát sai sót phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Mẫu trình bày loại văn trường THPT Thạch Thành thực theo Thông tư 01/2011/TT-BNV- ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 2) Ghi số ngày, tháng văn bản: a) Tất văn trường THPT Thạch Thành 2, sau người có thẩm quyền ký ban hành phải chuyển đến văn thư để đánh số theo hệ thống số chung trường văn thư thống quản lý (trừ số loại văn chuyên ngành hóa đơn, chứng từ kế tốn …) b) Việc đánh số ghi ký hiệu văn hành trường THPT Thạch Thành thực theo quy định hành Nhà nước quy định Quy chế - Ký hiệu Quyết định (cá biệt), hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn Ví dụ: Quyết định số:01/QĐ-THPT TT2 Báo cáo số:02/BC- THPT TT2 Thông báo số:03/TB- THPT TT2 Kế hoạch số:04/KH- THPT TT2 - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt chữ viết tắt tên quan chữ viết tắt tên phịng chun mơn soạn thảo chủ trì soạn thảo văn Số văn hành số thứ tự đăng ký đơn vị ban hành năm; ghi chữ số Ả rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; đánh riêng cho loại đánh chung cho số loại văn bản, tùy thuộc vào số lượng văn ban hành nhiều hay c) Văn có độ Mật đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ quy định d) Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Ngày, tháng, năm văn cá biệt văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành lấy số vào Sổ chương trình phần mềm quản lý văn Ngày, tháng, năm văn ghi chữ Ả rập, ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước 3) Đóng dấu quan dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có): a) Đóng dấu quan: - Văn đi, sau nhân theo số lượng định phải đóng dấu quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước phát hành - Dấu đóng phải chiều, ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định - Việc đóng dấu treo lên văn bản, Đối với phụ lục kèm theo dấu đóng trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục Nếu phụ lục có nhiều trang ngồi việc đóng dấu treo trang đầu phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục - Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu Văn thư định; dấu đóng bên mép phải trùm lên phần chữ trang đầu văn Đối với tài liệu sổ sách, dấu giáp lai đóng quyển, trùm lên hai mép trang sổ - Khi đóng dấu văn khơng có lưu văn thư (như hợp đồng, biên kiểm tra, nghiệm thu, loại giấy chứng nhận …) cán văn thư phải lập sổ theo dõi riêng b) Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có): - Dấu mức độ Khẩn: Đối với văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ Khẩn theo mức: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" "Khẩn" - Dấu mức độ Mật: Khi soạn thảo văn có nội dung bí mật Nhà nước, đơn vị cá nhân soạn thảo phải đề xuất độ Mật văn Người duyệt ký văn có trách nhiệm định việc đóng dấu "Tuyệt mật", "Tối mật", "Mật", dấu "Tài liệu thu hồi", dấu "Chỉ người có tên bóc bì" phạm vi lưu hành văn - Dấu mức độ Khẩn, Mật khắc sẵn; dấu đóng trích yếu văn (đối với văn khơng có tên loại), đóng số ký hiệu văn (đối với văn có tên loại) 10 - Mực dùng để đóng dấu độ Khẩn, Mật có màu đỏ tươi theo quy định - Văn thư chịu trách nhiệm quản lý đóng loại dấu theo đạo thủ trưởng đơn vị (trừ đề thi, có quy định riêng) 4) Đăng ký văn gửi đi: a) Toàn văn gửi đơn vị phải đăng ký tập trung thống văn thư b) Văn gửi theo dõi Sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính c) Đối với văn có độ Mật phải lập sổ riêng theo quy định 5) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn sau hoàn thành thủ tục, phận văn thư phải chuyển phát ngày, chậm vào đầu ngày làm việc kể từ ngày văn ký, ban hành Đối với văn có độ Khẩn phải chuyển phát sau ký ban hành b) Chuyển phát văn nội bộ: Được thực văn thư văn thư chuyển trực tiếp đến đơn vị, cá nhân Khi chuyển giao văn nội đơn vị, văn thư yêu cầu người nhận ký vào sổ theo quy định c) Chuyển phát trực tiếp giao liên thực hiện: Văn có độ Khẩn giao liên chuyển trực tiếp phải đăng ký vào Sổ chuyển phát văn hỏa tốc, có ký nhận, ghi rõ họ tên người nhận thời gian giao nhận d) Chuyển phát văn fax, qua mạng: Trong trường hợp cần thông tin nhanh, văn fax truyền qua mạng để kịp thời giải công việc Đối với văn có giá trị lưu trữ, văn thư phải gửi cho nơi nhận e) Chuyển phát văn qua bưu điện: Tất văn gửi qua bưu điện phải hoàn thành thủ tục phát hành, đăng ký vào Sổ gửi văn tính cước phí theo quy định 11 g) Chuyển phát văn có độ Mật: Được thực theo quy định pháp luật Mọi trường hợp giao nhận văn có độ Mật phải ghi vào sổ, có ký nhận bên giao bên nhận Sổ chuyển phát văn có độ Mật phải ghi đầy đủ mục: Số thứ tự (đồng thời số văn gửi đi); ngày, tháng, năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung; người ký văn bản; nơi nhận; độ Mật; độ Khẩn (nếu có); ký nhận; ghi Trường hợp văn có độ "Tuyệt mật" cột trích yếu nội dung ghi người có thẩm quyền đồng ý h) Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Trường hợp văn bị thất lạc chậm trễ, văn thư có trách nhiệm làm việc với nơi nhận Bưu điện để xác định nguyên nhân, sau báo cáo người có thẩm quyền xem xét giải 6) Lưu văn a) Lưu văn thư: Tất văn phải lưu văn thư - nơi lấy số văn Văn lưu văn thư gốc có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Văn lưu xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo loại văn Cán văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng lưu theo quy định Các tập văn lưu, Sổ lấy số văn bản, Sổ văn đi, Sổ chuyển giao văn đi, Sổ gửi văn lưu giữ văn thư vòng năm; sau giao nộp cho lưu trữ hành theo quy định b) Lưu đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản: Văn lưu hồ sơ việc đơn vị cá nhân trực tiếp soạn thảo với gốc (nếu có) Đến thời hạn quy định, đơn vị làm thủ tục nộp vào lưu trữ hành c) Lưu văn có độ Mật: Văn có độ Mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước; xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản tủ, 12 hòm két sắt, không mang khỏi quan Trường hợp cần khai thác, sử dụng, chụp lưu tài liệu có độ Mật phải đồng ý văn Thủ trưởng quan Văn thư giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu Mật phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng theo quy định Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn (theo mẫu quy định) Mẫu: công văn Số, ký hiệu Ngày Tên trích yếu Người ký Bản văn văn nội dung văn lưu 16/BC05/5/2012 Báo cáo thi đua năm học 2011Hiệu Văn THPT TT2 2012 trưởng thư … IV - QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 1) Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu 2) Văn thư quan chịu trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan 3) Thủ trưởng đơn vị, cán văn thư giao nhiệm vụ quản lý dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu đơn vị 4) Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị 5) Trong trường hợp bị dấu, đơn vị phải báo cho quan Công an nơi gần quan Công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; đồng thời phải thông báo hủy bỏ dấu bị 6) Con dấu sử dụng bị mịn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức đơn vị phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp dấu cũ cho quan Công an 7) Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm thực quy định sau: 13 a) Không giao dấu cho người khác quản lý sử dụng chưa phép văn người có thẩm quyền b) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ đơn vị c) Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký Khi chuyển giao công văn cho cá nhân đơn vị phải có sổ theo dõi ký giao cơng văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc khơng cần thiết xảy V – QUẢN LÝ HỌC BẠ, SỔ ĐĂNG BỘ, HỒ SƠ CHUYỂN ĐI- ĐẾN (HỒ SƠ HỌC SINH) Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải có: - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) - Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp năm học) - Sổ ký mượn - trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết 1/ Học bạ: Trình tự quản lý theo dõi: + Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn thư phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại 14 + Học bạ cần bọc nhựa để bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng ký nhập học lớp 10, giấy chứng nhận tốt nghiệp THCS tạm thời, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 10, văn thư phải ghi số đăng vào trang + Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ, phải lập biên cụ thể Nhân viên văn thư xem xét xử lý có thiếu xót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý + Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời + Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận 2) Sổ đăng bộ: Trình tự quản lý theo dõi: + Sau hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 10, mua học bạ theo tiêu tuyển sinh năm học phát cho giáo viên chủ nhiệm viết trình Hiệu trưởng ký trang đầu sau xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học + Ghi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng 3) Hồ sơ chuyển trường (chuyển - chuyển đến): 15 + Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận Nếu chuyển trường Tỉnh thuộc thẩm quyền nhà trường Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu xác nhận Nếu chuyển trường ngồi tỉnh nhà trường phải viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Sở GD&ĐT Thanh Hóa để xem xét viết giấy giới thiệu chuyển Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thông tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ + Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngồi ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ không đầy đủ thơng tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp VI - HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Năm 2001, Sở GD&ĐT có cơng văn số: 36/SGDĐT - TC v/v: hướng dẫn thực quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, trình cơng tác, hồn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình xã hội Được ủy nhiệm Hiệu trưởng, phụ trách mảng Nó địi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý đầy đủ xác thơng tin Hồ sơ quản lý, sử dụng bảo quản theo chế độ tài liệu mật Nhà nước qui định Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: lý lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, định có liên quan, tự kiểm điểm, nhận xét; giấy giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị - định nhân sự, nhận xét - đánh giá, bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ 16 Trình tự lưu trữ: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Sắp xếp hồ sơ theo tổ; nhóm theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay khơng thất lạc hồ sơ VII - VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ THEO CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết việc lưu trữ hồ sơ máy vi tính Văn thư phải am hiểu sâu sát cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý ổ đĩa, biết sáng tạo không ngừng học tập để nâng cao tay nghề Các bước thực lưu trữ quản lý: - Cài đặt riêng ổ đĩa, sau tạo New folder theo năm học để thuận tiện việc quản lý tra cứu thơng tin Ví dụ: Vào explore  Data (D:)  LY  THI DUA  NĂM 20122013  Sang kien kinh nghiem - Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng thơng tin máy tính Ln ln truy cập Internet để nắm bắt thông tin, tự nghiên cứu chưa rõ - Cách trình bày văn ngồi áp dụng theo Thơng tư liên tịch 01/2011/TT-BNV; cịn phải biết sáng tạo Ví dụ: văn mà nội dung khơng cân đối khổ giấy A tơi phải dùng Format  Pargraph  Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn hồn mĩ hơn, nhìn đẹp mắt thu hút người đọc VIII - VĂN PHÒNG PHẨM 17 Thực theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, năm nhà trường cấp văn phòng phẩm theo quý, theo tháng Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn phòng phẩm Bao gồm loại như: Giấy in A4, giấy phô tô, kim bấm, sổ da, keo dán, kéo, bọc nhựa, dập ghim, kẹp hồ sơ… để phục vụ cho công tác chuyên môn trường như: Sổ điểm, sổ GVCN, sổ đăng ký giảng dạy, sổ đầu bài, sổ dự đặc biệt công tác văn phịng Vì thế, người phụ trách cơng việc địi hỏi phải có khéo tay, tính thẩm mỹ cẩn thận Trình tự theo dõi: - Phải có sổ theo dõi văn phịng phẩm ký nhận Hàng ngày phải liệt kê giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi, thời khóa biểu hay sử dụng vào cơng việc khác có liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ Mục đích chống lãng phí tránh thất - Kiểm tra văn phòng phẩm hàng tuần, văn phòng phẩm hết phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu xin ý kiến bổ sung để phục vụ cơng tác văn phịng tốt C - KẾT LUẬN 18 Qua 10 năm làm công tác văn thư trường THPT Thạch Thành II, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Tránh thất loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết - Công việc giải hàng ngày, chủ động - Phô tô đề thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo đợt kiểm tra - Đối với hồ sơ cán bộ, cơng chức, viên chức Tuy cịn nhiều trở ngại cập nhật thông tin kịp thời theo năm lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, tơi kiểm tra vệ sinh tồn diện khu vực lưu trữ khơng để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản cịn có nhiều loại khác Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ tơi Tuy khơng hồn hảo lắm, giúp cho tơi hồn thành tốt cơng việc giao Rất mong đóng góp đồng nghiệp để cơng việc ngày hồn thiện Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến xã hội Xin chân thành cảm ơn! Thanh Hóa, ngày 12 tháng năm 2013 XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Tôi xin cam đoan SKKN ………… …………………………… viết, khơng chép ………… ……………………………… nội dung người khác ………… …………………………… ………… ……………………………… 19 Nguyễn Thị Lý 20 ... tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn Ví dụ: Quyết định số: 01/QĐ -THPT TT2 Báo cáo số: 02/ BC- THPT TT2 Thông báo số: 03/TB- THPT TT2 Kế hoạch số: 04/KH- THPT TT2 - Ký hiệu công văn bao... Người ký Bản văn văn nội dung văn lưu 16/BC05/5 /20 12 Báo cáo thi đua năm học 20 11Hiệu Văn THPT TT2 20 12 trưởng thư … IV - QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 1) Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư... chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học cơng việc địi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản cịn có nhiều loại khác Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm