Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính MỤC LỤC Mục lục 1 Lời nói đầu 3 Phần I: KHẢO SÁT CÔNG VIỆC BÁN HÀNG 5 1. Giới thiệu 5 2. Hiện trạng bán hàng của công ty 5 3. Một số phòng ban trong công ty 5 4. Đánh giá hiện trạng 7 5. Xác định mục tiêu của hệ thống 8 6. Các chức năng chính của hệ thống 9 7. Tính khả thi của hệ thống 9 Phần II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 10 I. Cơ sở lý thuyết của việc phân tích và thiết kế hệ thống 10 1. Mục đích 10 2. Biểu đồ phân cấp chức năng 11 3. Biểu đồ luồng dữ liệu 13 II. Biểu đồ phân cấp chức năng 20 1. Sơ đồ phân cấp chức năng 20 2. Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng 21 3. Biểu đồ luồng dữ liệu 23 III. Phân tích hệ thống về dữ liệu 29 1. Thành lập BCD theo mô hình thực thể liên kết E – R 29 2. Thành lập BCD theo mô hình quan hệ 34 Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 1 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính Phần III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 41 I. Thiết kế cơ sở dữ liệu 41 1. Lý thuyết 41 2. Thiết kế cơ sở dữ liệu 43 II. Công cụ lập trình 50 1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 50 2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 51 III. Thiết kế Form 53 KẾT LUẬN 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 2 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, lĩnh vực công nghệ thông tin đặc biệt là tin học phát triển vô cùng mạnh mẽ. Những ứng dụng trong thực tế đã làm thay đổi toàn bộ đời sống xã hội. Tin học cũng góp phần không nhỏ và là công cụ đắc lực trong quá trình quản lý : quản lý thư viện, quản lý vật tư, quản lý bán hàng, quản lý khách sạn… Trong đó có quản lý bán hàng là một trong những ứng dụng mà các nhà quản lý rất cần trong việc đưa ra quyết định của mình đó là các phần mềm quản lý bởi vì do việc phát triển của nền kinh tế ở nước ta hiện nay là rất nhanh chóng và lớn mạnh dẫn đến nhu cầu mua sắm tăng cao do vậy công việc bán hàng theo kiểu nhỏ lẻ như chúng ta vẫn từng làm sẽ dẫn đến lợi nhuận thấp và gây khó khăn cho việc quản lý sản phẩm, công nợ, tồn kho và ngân quỹ của doanh nghiệp, của siêu thị hay của cửa hàng. Chính vì vậy em đã quyết định làm chương trình quản lý bán hàng để hỗ trợ cho người quản lý trong việc đưa ra quyết định về kế hoạch thông qua các báo cáo thống kê mà chương trình làm được Trong chương trình quản lý bán hàng, em đã sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. Tuy nhiên, do thời gian có hạn nên chương trình không khỏi có những thiếu sót, em rất mong nhận được những lời góp ý và chỉ bảo của thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn và qua đó em có thể củng cố lại kiến thức của mình. Để hoàn thành được đồ án này, ngoài sự cố gắng của bản thân em còn có một phần không nhỏ là nhờ vào hướng dẫn nhiệt tình của thầy Nguyễn Cảnh Lương và sự dạy bảo của các thầy cô trong suốt quá trình em học tập tại trường. Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 3 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính Em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Cảnh Lương đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đồ án này. Và em cũng xin chân thành cảm ơn các anh chị trong công ty và bạn bè cùng lớp đã ủng hộ và giúp đỡ em hoàn thành chương trình quản lý bán hàng này. Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 4 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính Phần I KHẢO SÁT CÔNG VIỆC BÁN HÀNG 1. Giới thiệu - Tên công ty: FITHOU COMPUTER Co., Ltd - Địa chỉ: số 9 Đê La thành – ô chợ dừa - Đống đa – Hà nội 2. Hiện trạng bán hàng của công ty Khi có khách hàng vào mua hàng, khách hàng sẽ được nhân viên của phòng kinh doanh hay tư vấn khách hàng ( tuỳ từng công ty ) sẽ hỏi rằng khách hàng cần mua những linh kiện có cấu hình ra sao và họ sẽ giới thiệu cho khách hàng biết những loại đó có xuất xứ, thời hạn bảo hành, hãng sản xuất… Nếu khách hàng không đưa ra cấu hình cụ thể thì nhân viên tư vấn sẽ đưa cho khách hàng một bảng báo giá các linh kiện máy tính của công ty, để qua đó khách hàng có thể chọn được những linh kiện phù hợp với điều kiện mình. Sau khi chọn được cấu hình phù hợp thì khách hàng sang bàn thủ quỹ để thanh toán tiền hàng, ở đây khách hàng sẽ được viết hoá đơn thanh toán và nhận phiếu bảo hành. Những danh sách linh kiện được khách hàng chọn mua và đã thanh toán với thủ quỹ được đưa sang kho hàng để xuất hàng, từ đây linh kiện do khách hàng chọn sẽ được chuyển sang phòng kỹ thuật để khách hàng có thể kiểm tra ngay tại công ty. Nếu không có gì thay đổi thì khách hàng có thể mang hàng về. 3. Một số phòng ban trong công ty 3.1 Thủ quỹ Là nơi nhận đơn hàng của khách hàng sau khi đã chọn được linh kiện phù hợp, tại đây khách hàng làm thủ tục trả tiền hàng và nhận phiếu bảo hành từ công ty Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 5 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu FITHOU COMPUTER Co.,Ltd ShowRom: số 9 Đê la thành – ô chợ dừa - Đống đa – Hà Nội Tel: ( 04 ) 8560481 / 5121083 Email: fithou.co@hn.vnn.vn website: maytinhusa.com maytinhusa.net PHIẾU XUẤT KHO KIÊM BẢO HÀNH Số phiếu: 24 Ngày 12 tháng 4 năm 2006 Tên khách hàng: Trần Trung Hiếu Địa chỉ: Hà Nội Điện thoại: 5114508 STT Tên thiết bị SL Đơn giá(USD) Thành tiền Bảo hành 1 HDD IBM 30 GB 1 135 2160000 3 năm Tỷ giá:…. Tổng tiền(USD):…. Tổng tiền(VND): 2160000 Bằng chữ:…… Hình thức thanh toán: tiền mặt Quy định bảo hành: Thiết bị được bảo hành tại trung tâm bảo hành của công ty Thời hạn bảo hành được tuân thủ theo điều kiện bảo hành của các hãng Điều kiện bảo hành: Thiết bị phải được dán tem, tem còn rõ ràng Không bảo hành: Hàng rơi vỡ, chập cháy nguồn điện, nước, lỗi sử dụng phần mềm. Virus tin học và lỗi do bên thứ ba gây lên 6 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 3.2 Bộ phận kho ( hay phòng giao hàng tuỳ từng công ty ) Là phòng cung cấp linh kiện từ đơn xuất hàng khi được nhận từ phòng thủ quỹ, tất nhiên là phiếu xuất hàng đã được khách hàng thanh toán Nhân viên phòng này cũng có thể giao hàng tận nơi cho khách hàng, trong bán kính 10 km ( miễn phí ). Khi giao hàng cho khách hàng thì khách hàng có thể yêu cầu thử ngay trên máy của họ ( nếu có nhu cầu ) 3.3 Phòng kỹ thuật Nhận hàng từ kho chuyển đến để kiểm tra, ở phòng này cũng có thể lắp ráp nguyên chiếc một bộ máy tính theo như yêu cầu cấu hình của khách hàng đưa ra 3.4 Phòng bảo hành Bảo hành theo chế độ bảo hành của linh kiện Chế độ bảo hành: o Tại nhà ( cơ quan ) : miễn phí ( nếu trong thời gian khuyến mại ) o Tại công ty: miễn phí Nếu hết thời hạn bảo hành khách hàng có thể mang đến công ty để bảo hành nhưng phải mất phí bảo hành 4. Đánh giá hiện trạng 4.1 Ưu điểm  Hoạt động mua bán của cửa hàng tương đối ổn định và đã đi vào nề nếp, đạt được doanh thu nhất định  Khối lượng thông tin xử lý trong hoạt động mua bán tương đối đầy đủ, ít thông tin dư thừa Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu Tỷ giá:…. Tổng tiền(USD):…. Tổng tiền(VND): 2160000 Bằng chữ:…… Hình thức thanh toán: tiền mặt Quy định bảo hành: Thiết bị được bảo hành tại trung tâm bảo hành của công ty Thời hạn bảo hành được tuân thủ theo điều kiện bảo hành của các hãng Điều kiện bảo hành: Thiết bị phải được dán tem, tem còn rõ ràng Không bảo hành: Hàng rơi vỡ, chập cháy nguồn điện, nước, lỗi sử dụng phần mềm. Virus tin học và lỗi do bên thứ ba gây lên KHÁCH HÀNG PHẢI KIỂM TRA KỸ HÀNG TRƯỚC KHI NHẬN KINH DOANH THỦ KHO GIAO HÀNG KHÁCH HÀNG (ký tên) ( ký tên) (ký tên) (ký tên) 7 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính  Nhân lực bố trí tương đối hợp lý, không có tình trạng ùn tắc công việc 4.2 Nhược điểm Vì đây là hệ thống xử lý thông tin thủ công nên:  Xảy ra tình trạng mất mát thông tin , do cập nhật không chính xác hoặc có thể do những nhầm lẫn của chủ cửa hàng hay nhân viên…  Chủ cửa hàng thì vất vả, mất công, mất thời gian mà công việc vẫn xảy ra những nhầm lẫn gây tổn thất cho cửa hàng  Việc cập nhật hay lưu trữ thông tin bị trùng lặp, cùng một thông tin nhưng được ghi ở nhiều nơi, nhiều lần, dẫn đến tốn thời gian, làm giảm hiệu suất làm việc của hệ thống  Tính đồng bộ và độ chính xác của thông tin bị hạn chế: do việc ghi chép, thống kê được tiến hành bằng thao tác thủ công nên khả năng sai sót là khó tránh khỏi, không đảm bảo tính nhất quán của thông tin 5. Xác định mục tiêu của hệ thống Hệ thống thông tin quản lý Cửa hàng FITHOU Computer được xây dựng nhằm vào mục tiêu sau:  Hệ thống phải quản lý được tình hình hoạt động của cửa hàng một cách tin cậy, chính xác, kịp thời, thường xuyên, liên tục và có hệ thống.  Hệ thống phải mang lại lợi ích nghiệp vụ, lợi ích kinh tế, tăng khả năng xử lý, khắc phục một số khuyết điểm của hệ thống cũ. Để đạt được mục tiêu trên, cần xác định các mục tiêu cụ thể sau: • Trợ giúp công việc cập nhật danh sách mặt hàng, nhà cung cấp và khách hàng Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 8 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính • Cập nhật nhận hàng, bán hàng • In ấn các báo cáo cho cửa hàng 6. Các chức năng chính của hệ thống o Chức năng cập nhật dữ liệu o Chức năng giao dịch – mua bán o Chức năng tra cứu – tìm kiếm o Chức năng tổng hợp – báo cáo 7. Tính khả thi của hệ thống • Khả thi về nghiệp vụ: Hệ thống được xây dựng đáp ứng nhu cầu công việc của chủ cửa hàng. Các thông tin nghiệp vụ được xử lý đúng theo các quy tắc quản lý một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ theo các yêu cầu của cửa hàng • Khả thi về kỹ thuật: Hệ thống được thiết kế để hoạt động trên một máy tính có cấu hình trung bình. Cấu hình máy tính đảm bảo cho hệ thống hoạt động tốt là cấu hình có CPU từ P II trở lên và dùng hệ điều hành Windown • Khả thi về kinh tế: Hệ thống xây dựng có tính kinh tế cao, vì chi phí thiết kế xây dựng hệ thống là không tốn kém, còn thiết bị để vận hành hệ thống thì chỉ cần 1 máy tính và 1 máy in là đủ Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 9 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính Phần II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG I. Cơ sơ lý thuyết của việc phân tích và thiết kế hệ thống Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ thống, để trả lời câu hỏi “ Hệ thống làm gì ? “, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức logic, tức là trả lời câu hỏi “ Làm gì ? “, mà bỏ qua câu hỏi “ Làm như thế nào ? “, chỉ diễn tả mục đích, bản chất của quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu tố về thực hiện, về cài đặt ( là các yếu tố vật lý ). Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một cách hoàn chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý. Đường lối thực hiện: Trong đề tài này , em chọn hướng phân tích trên xuống ( Top – Down ), tức là phân tích từ đại thể đến chi tiết, thể hiện phân rã các chức năng ở biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ) và ở cách phân tích mức ở biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD ). 1. Mục đích của việc phân tích và thiết kế hệ thống Hệ thống thông tin nào cũng có một đời sống và trải qua một số giai đoạn nhất định. Các giai đoạn chính thường là : tìm hiểu nhu cầu, phân tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng. Hệ thống quản lý bán hàng cũng nằm trong quy luật đó. • Giai đoạn tìm hiểu nhu cầu là nhằm làm rõ hệ thống quản lý bán hàng sẽ được lập ra phải đáp ứng các nhu cầu tồn kho, quản lý công nợ, quản lý Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 10 [...]... hiện: Trần Trung Hiếu 20 Trường ĐHBKHN II Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính Biểu đồ phân cấp chức năng 1 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính Quản lý nhân viên Cập nhật thông tin về công ty Cập nhật Cập nhật mặt hàng Tra cứu tìm kiếm Tìm kiếm khách hàng Tìm kiếm mặt hàng Cập nhật nhà cung cấp Cập nhật hồ sơ nhân viên Cập nhật khách hàng Tìm kiếm nhà cung cấp Báo cáo Báo... viên 26 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng cập nhật thông tin Danh sách mặt hàng Cập nhật mặt hàng Thông tin về KH Cập nhật khách hàng Danh sách khách hàng Thông tin về MH Cửa hàng Thông tin về NCC Cập nhật nhà cung cấp Danh sách nhà cung cấp Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 27 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 3.5 Biểu đồ luồng... phải mang tên chỉ rõ thành phần Mặt hàng Mã mặt hàng Tra cứu mã mặt hàng  Thông tin được xử lý ngay khi không cần kho Thông tin mặt hàng Kiểm tra mã mặt hàng Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu Cập nhật mặt hàng 16 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính  Thông tin được xử lý ở thời điểm khác với thời điểm được sinh ra thì phải có kho DS_ Bán hàng Bán hàng Báo cáo doanh thu 4 Tác nhân... toán Thông tin hàng hoá Danh mục hàng NHÀ CUNG CẤP Thanh toán Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 24 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( mức 1 ) Cập nhật hàng hoá Thông tin về nhân viên Cửa hàng Thông tin về công ty Quản lý nhân viên Cập nhật HS_nhân viên Thông tin hàng HS_Công ty DS_nhà cung cấp DS_khách hàng DS _hàng hoá DS_khách hàng Thông tin... tin về khách hàng đã mua sản phẩm của công ty • Báo cáo danh sách nhà cung cấp: thông tin về những nhà cung cấp đã giao dịch với công ty Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 23 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 3 Biểu đồ luồng dữ liệu 3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh ( mức 0 ) Thông tin hàng hoá KHÁCH HÀNG Phiếu mua hàng Đơn mua hàng Hàng hoá HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Thanh... thực hiện: Trần Trung Hiếu 33 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 1.2 Mô hình thực thể liên kết E – R Bán hàng Khách hàng #mã BH # mã KH ngày bán # mã KH mô tả KH Đặt hàng Thanh toán_NCC # mã DH # mã KH mã MH # mã TT mã NCC mã MH Nhà cung cấp # mã NCC mô tả NCC Thanh toán_KH # mã TT mã KH mã MH Mặt hàng #mã MH mô tả MH nhóm hàng Đơn bán hàng # mã NH mô tả NH # mã DBH mã BH mã MH Sinh... bảng báo giá Báo cáo hoá đơn thanh toán khách hàng Báo cáo hoá đơn thanh toán nhà cung cấp Báo cáo danh sách khách hàng Báo cáo danh sách nhà cung cấp Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 21 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 2 Giải thích biểu đồ phân cấp chức năng 2.1 Chức năng: Quản lý nhân viên Đây là chức năng do cửa hàng dùng để quản lý các thông tin về công ty và nhân viên bao... đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu tìm kiếm Điều kiện tìm kiếm Cửa hàng Thông tin trả lời Điều kiện tìm kiếm Thông tin trả lời Tìm kiếm nhà cung cấp Danh sách KH Điều kiện tìm kiếm DS_nhà cung cấp Tìm kiếm khách hàng Thông tin trả lời Tìm kiếm mặt hàng DS_mặt hàng Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 28 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 3.6 Biểu đồ chức năng báo cáo Thanh toán KH... trả lời Yêu cầu cần tìm kiếm DS_nhà cung cấp Cửa hàng Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu Báo cáo Thông tin về giá cả, hoá đơn thanh toán, dan sách NCC và KH Tra cứu tìm kiếm Yêu cầu cần đựoc BC Bảng báo giá Thanh toán_NCC Thanh toán_KH Cửa hàng 25 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhân viên Cửa hàng Hồ sơ nhân vien Thông tin về công ty... cứu khách hàng: Tìm kiếm các thông tin về khách hàng đã mua sản phẩm của công ty  Tra cứu mặt hàng: Tìm kiếm các thông tin có liên quan đến sản phẩm có trong cửa hàng Sinh viên thực hiện: Trần Trung Hiếu 22 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính 2.4 Chức năng : Báo cáo • Báo cáo bảng báo giá: cho biết giá cả của từng mặt hàng có trong công ty • Báo cáo hoá đơn thanh toán khách hàng: phần . trong quá trình quản lý : quản lý thư viện, quản lý vật tư, quản lý bán hàng, quản lý khách sạn… Trong đó có quản lý bán hàng là một trong những ứng dụng mà các nhà quản lý rất cần trong. cấp Mặt hàng Tra cứu mã mặt hàng Mã mặt hàng 16 Cập nhật mặt hàng Kiểm tra mã mặt hàng Thông tin mặt hàng Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính  Thông tin được xử lý ở thời. Trần Trung Hiếu 11 Trường ĐHBKHN Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính Để xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng thì ta phải phân tích kỹ hiện trạng quản lý của hệ thống 2. Biểu đồ phân cấp