1 MỤC LỤC I. GIỚI THIỆU LOTUS VINASOFT. 3 GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TOÁN LOTUS 3.5 4 ðăng nhập 4 Quy ước chung 7 II. CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ðIỂN 8 Danh mục tài khoản 8 Danh mục chứng từ 16 Danh mục nhóm ñối tượng 18 Danh mục ñối tượng(Khách hàng-nhà cung cấp) 22 Danh mục kho hàng hóa vật tư 27 Danh mục nhóm hàng hóa vật tư 30 Danh mục hàng hóa vật tư 33 Danh mục dạng nhập xuất 38 Danh mục hợp ñồng 42 Danh mục biểu thuế 45 Danh mục cán bộ nhân viên 48 Danh mục khoản mục chi phí 51 Danh mục bộ phận 56 Danh mục nhóm tài sản - công cụ dụng cụ 59 Danh mục tài sản - công cụ dụng cụ 59 III. CHỨC NĂNG TỔNG HỢP 68 Chọn hồ sơ 68 Tạo năm làm việc 68 Chuyển số dư cuối tài khoản 69 Dọn dẹp số liệu 69 Cập nhật số dư ñầu tài khoản 70 Cập nhật tồn kho hàng hóa ñầu kỳ 70 Quản lý người dùng 80 Cập nhật chương trình 80 IV. CẬP NHẬT DỮ LIỆU PHÁT SINH 80 Cập nhật chứng từ(Bảng kê chứng từ) 80 Kế toán tiền mặt, TGNH 80 Kế toán mua hàng 105 2 Kế toán bán hàng 119 Kế toán hàng tồn kho 133 Kế toán tài sản cố ñịnh và công cụ dụng cụ 148 Kế toán tổng hợp 160 Cách lên báo cáo và sổ sách 178 V – CHỨC NĂNG HỆ THỐNG 190 Mở dữ liệu 190 Sao lưu / phục hồi dữ liệu 196 Khai báo hệ thống 200 3 I. GIỚI THIỆU CÔNG TY LOTUS VINASOFT là công ty hàng ñầu về lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm kế toán ứng dụng vào doanh nghiệp, hợp tác xã, các cơ quan hành chính, các cửa hàng siêu thị, ñại lý kinh doanh. Trải qua quá trình xây dựng và phát triển ñến nay công ty ñã chuyển giao thành công phần mềm và ñưa các giải pháp thiết thực giúp tối thiểu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh cho hàng trăm doanh nghiệp trong cả nước. Thông tin liên hệ CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM LOTUS VINA Số 2 ngõ130. phố ðại Từ,P. ðại Kim, Q. Hoàng Mai, Tp Hà Nội ðT: 046 654 9256-046 288 4527. Fax: 046 288 4527 Email: ketoanlotus@gmail.com. Web: http://www.phanmemketoanlotus.com ðơn vị phân phối: Tại Hải Dương TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC DUYÊN HÒA ð/c: Khu 4 Thị Trấn Thanh Miện, H.Thanh Miện, Tỉnh Hải Dương ðt: 0320 3736526 Tại Thanh Hóa: CÔNG TY TNHH TM TỔNG HỢP HOA TUẤN TÚ ð/c: Khu ðông Bắc ðại Lộ Lê Lợi - Tp Thanh Hóa ðT: 0373755 161 Tại Huế DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN THIÊN PHÁT ð/c: Số 18 Nguyễn Thị Minh Khai - Tp. Huế ðT: 054 883 911 - 0905883 911 Tại ðà Nẵng: CÔNG TY TNHH TIN HỌC LONG NGUYÊN ð/c: 500B Tôn ðức Thắng - Tp ðà Nẵng ðT: 0511 373 8541 - 0906 559696 4 GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TOÁN LOTUS 3.5 Sản phẩm phần mềm kế toán Lotus ñược ra ñời với phiên bản ñầu tiên Lotus 1.1 ñược triển khai và cải tiến nhiều lần qua các phiên bản: Lotus 1.5, Lotus 2.0, Lotus 2.5, Lotus 3.0, Lotus 3.2 và mới ñây chúng tôi cho ra ñời phiên bản Lotus 3.5. Ở phiên bản này có nhiều tính năng ưu việt hơn hẳn, áp dụng nhiều tiến bộ trong công nghệ lập trình từ tập ñoàn MICROSOFT của Mỹ. Với sản phẩm này chúng tôi luôn tin tưởng sẽ giúp quý khách hàng nâng cao hiệu quả công tác kế toán và công tác quản lý sản xuất kinh doanh. ðăng nhập • Sau khi cài ñặt thành công, trên màn hình Desktop xuất hiện biểu tượng "LOTUS 3.5 ", kích ñúp chuột vào biểu tượng này hoặc hoặc thao tác: Start -> Programs -> LOTUS 3.5 chọn "LOTUS 3.5 " ñể chạy ứng dụng, màn hình ñăng nhập xuất hiện: - Tên ñăng nhập( Tên NSD): Tên ñăng nhập của người sử dụng ñã ñăng ký cho một ñơn vị kế toán. Trương trình ñể mặc ñịnh là Lotus - Mật khẩu: Mật khẩu tương ứng của người sử dụng ( Có thể thay ñổi tùy theo yêu cầu của người sử dụng) Nhấn nút " ðăng nhập " ñể ñăng nhập vào chương trình. 5 Ghi chú: - Tài khoản mặc ñịnh: Tên ñăng nhập: LOTUS. Trong quá trình sử dụng, người quản trị nên thay ñổi mật khẩu và tạo thêm các tài khoản người sử dụng khác, phân quyền chi tiết nếu cần thiết. Cửa sổ làm việc chung 6 Tóm tắt quy trình sử dụng • Khai báo các tham số tùy chọn (như Tên Doanh nghiệp, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, ) Menu Danh mục (ðăng ký dữ liệu ban ñầu) ðăng ký kho vật tư ðăng ký nhóm vật tư, vật tư ðăng ký nhóm khách hàng, khách hàng ðăng ký nhóm tài sản, tài sản ðăng ký nhóm bộ phận, nhân viên ðăng ký Mã chi phí Bước 1 Bước 2 Nhập phát sinh Nhp s d ñu Nếu có Nhập ñầu kỳ bảng cân ñối tài kho ản Nhập ñầu kỳ tài sản Nhập ñầu kỳ kho vật tư tồn Nhập ñầu kỳ số dư công nợ ph ải thu, Nhp phát sinh Bắt buộc ð ầu v ào Nhập chứng từ: Phiếu chi, báo nợ, phiếu nhập, phiếu mua hàng, phiếu mua tài s ản, phiếu l ương. Cân ñ ối chứng từ Phiếu xuất sản xuất, xuất dùng, phiếu kế toán. Hạch toán, cân ñối vật tư, tài sản, công nợ, giá thành, xác ñ ịnh kết quả kinh doanh. ð ầu ra Nhập phiếu thu, phiếu bán hàng, báo có. Bước 3 Xem báo cáo Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN Bảng kê chi tiết Bảng kê tổng hợp Sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tài khoản Sổ tổng hợp công nợ, vật tư, tài khoản… Báo cáo thuế GTGT 7 • Khai báo danh mục (như Hệ thống Tài khoản sử dụng, Danh mục khách hàng, Danh mục kho, Danh mục Hàng hóa, ) • Khai báo số dư ban ñầu (nếu có) • Khai báo kết chuyển tự ñộng số dư tài khoản • Cập nhật chứng từ phát sinh (như Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu Nhập mua hàng, Phiếu Xuất bán hàng, ) • Xem và in báo cáo Chú ý: - Sau khi cài ñặt ứng dụng, có thể cập nhật ngay các chứng từ phát sinh như: Phiếu thu, chi, Nhập mua hàng, bán hàng Các ñối tượng kế toán (như tài khoản, ñối tượng công nợ, kho, hàng hóa ) bạn có thể tạo thêm trong quá trình sử dụng. - Không nhất thiết phải cập nhật Số dư ban ñầu trước, người sử dụng có thể cập nhật hoặc chỉnh sửa số dư ban ñầu bất cứ thời ñiểm nào. - Khai báo kết chuyển tự ñộng số dư tài khoản: Mặc ñịnh ứng dụng ñã khai báo sẵn kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ theo hệ thống kế toán hiện hành cho toàn bộ các tài khoản ñầu 6 trở lên. Việc kết chuyển là hoàn toàn tự ñộng, người sử dụng không cần thao tác gì thêm. Quy ước chung trong phần mềm LOTUS • Lotus ñược thiết kế nhằm hỗ trợ tối ña tốc ñộ nhập liệu và giảm thiểu các thao tác của người sử dụng. Sử dụng phím Enter hoặc phím Tab sẽ tạo thành một chu trình di chuyển qua toàn bộ các ô nhập liệu và các bảng trên màn hình • Trong các ô nhập liệu, người sử dụng có thể dùng phím Enter hoặc phím Tab ñể ghi nhận giá trị ñã nhập vào ñồng thời di chuyển xuôi chiều giữa các mục trên màn hình nhập dữ liệu • Các phím chức năng: Phím Chức năng F2 Thêm mới dữ liệu F3 Sửa F4 Tìm dữ liệu F5 Máy tính F6 Chuyển mã F7 In ấn F8 Xóa F9 Lọc dữ liệu, Xem chi tiết phát sinh F10 Phân loại Tab Di chuyển giữa các mục trong cửa sổ nhập dữ liệu Ghi nhận dữ liệu và chuyển con nháy ñến mục khác Enter Chọn mã trong khi cập nhật chứng từ 8 Chuyển ñến form cập nhật Thực hiện chức năng nút nhấn nếu có tiêu ñi ểm hoặc nút nhấn có chế ñộ mặc ñịnh (nút nhấn có ñư ờng viền ñậm bao quanh) Page Up Di chuyển ñến chứng từ trư ớc (form không trong chế ñộ cập nhật) Page Down Di chuy ển ñến chứng từ sau (form không trong chế ñộ cập nhật) II. CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ðIỂN Bao gồm một số danh mục sau: 9 . Danh mục tài khoản Danh mục Hệ thống tài khoản ñược LOTUS tạo sẵn khi cài ñặt hoặc tạo Cơ sở dữ liệu mới. Người sử dụng có thể tùy chọn Hệ thống tài khoản phù hợp với chế ñộ Kế toán mà Doanh nghiệp áp dụng. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, người sử dụng có thể tạo thêm các tài khoản mới hoặc sửa, xóa. Có 2 loại tài khoản là: Tài khoản chi tiết và Tài khoản tổng hợp - Tài khoản chi tiết: là tài khoản ñược sử dụng ñể ñịnh khoản chi tiết các nghiệp vụ tài chính phát sinh. Ví dụ: Tài khoản: 1111 - Tiền mặt VNð ñược sử dụng ñể ñịnh khoản chi tiết các khoản thu, chi. - Tài khoản tổng hợp: ñược sử dụng nhằm mục ñính tổng hợp một nhóm các tài khoản có tính chất tương tự. Ví dụ: Tài khoản: 111 - Tiền và các khoản tương ñương tiền, ñược sử dụng ñể tổng hợp số liệu từ các tài khoản cấp dưới 1111, 1112, 1113. - ðể xác ñịnh Tài khoản tổng hợp của một Tài khoản chi tiết, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã mẹ của chúng. Ví dụ: Tài khoản: 1111, 1112, 1113 ñều có Mã mẹ là Tài khoản: 111. - LOTUS quản lý Danh mục hệ thống Tài khoản theo mô hình cây phân cấp, vì vậy một Tài khoản tổng hợp có thể có Mã mẹ cấp trên (không giới hạn các cấp). Mã mẹ cấp trên có thể là mã của một Tài khoản tổng hợp bất kỳ (không nhất thiết các ký tự ñầu của mã Tài khoản chi tiết phải giống mã Tài khoản tổng hợp Chú ý: Danh mục tài khoản có thể ñược cập nhật ngay trong khi ñang cập nhật chứng từ. Mọi nghiệp vụ kế toán chỉ ñược ñịnh khoản vào các tài khoản chi tiết (Tài khoản chi tiết là những tài khoản không chứa tài khoản con). 10 Giải thích các thông tin về danh mục tài khoản: Tài khoản Hay còn gọi là số hiệu tài khoản. Tài khoản không ñược phép trùng nhau, ñộ dài tối thiểu của t ài khoản là 8 ký tự. Tên tài khoản ðộ dài tối thiểu của tên tài khoản là 64 ký tự Tài khoản ngoại tệ Nhận giá trị [C] / [K] [C] - Ngoài việc theo dõi tiền bản tệ (thông thường l à VND) thì tài khoản còn theo dõi ngoại tệ. [K] - Chỉ theo dõi tiền hạch toán ñồng Việt Nam. Tài khoản công nợ Nhận giá trị [C] / [K] [C] - Tài khoản theo dõi chi tiết ñến từng ñối tượng công nợ. [K] - Tài khoản không theo dõi công nợ. Tài khoản giá thành Nhận giá trị [C] / [K] [C] - Tài khoản theo dõi giá thành của sản phẩm. [K] - Tài khoản không theo dõi giá thành. Tài khoản khoản mục Nhận giá trị [C] / [K] [C] - Tài khoản theo dõi khoản mục chi phí. [K] - Tài khoản không theo dõi khoản mục. [...]... tư ng ñư c s d ng ñ khai báo và lưu thông tin v các ñ i tư ng Công n như: Ngư i mua, Nhà cung c p, Nhân viên LOTUS qu n lý Danh m c ñ i tư ng theo mô hình cây phân c p, vì v y các Nhóm khách hàng phân c p ñư c qu n lý ngay trong Danh m c ñ i tư ng ð xác ñ nh Khách hàng chi ti t thu c Nhóm nào, LOTUS căn c vào thu c tính Mã m c a chúng ð s d ng ñư c danh m c ñ i tư ng vào “ Danh m c t ñi n” “Danh m c... • Danh m c nhóm Hàng hóa v t tư ñư c s d ng ñ khai báo và lưu thông tin các ñ i tư ng Hàng hóa, V t tư, Công c d ng c LOTUS qu n lý Danh m c Hàng hóa theo mô hình cây phân c p, vì v y các Nhóm hàng hóa ñư c qu n lý ngay trong Danh m c Hàng hóa ð xác ñ nh Hàng hóa thu c Nhóm nào, LOTUS căn c vào thu c tính Mã m c a chúng ð s d ng danh m c nhóm v t tư hàng hóa vào danh m c t ñi n danh m c nhóm v t tư . - Tp ðà Nẵng ðT: 051 1 37 3 854 1 - 0906 55 9696 4 GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TOÁN LOTUS 3. 5 Sản phẩm phần mềm kế toán Lotus ñược ra ñời với phiên bản ñầu tiên Lotus 1.1 ñược triển. từ(Bảng kê chứng từ) 80 Kế toán tiền mặt, TGNH 80 Kế toán mua hàng 1 05 2 Kế toán bán hàng 119 Kế toán hàng tồn kho 133 Kế toán tài sản cố ñịnh và công cụ dụng cụ 148 Kế toán tổng hợp 160 Cách. khai và cải tiến nhiều lần qua các phiên bản: Lotus 1 .5, Lotus 2.0, Lotus 2 .5, Lotus 3. 0, Lotus 3. 2 và mới ñây chúng tôi cho ra ñời phiên bản Lotus 3. 5. Ở phiên bản này có nhiều tính năng ưu việt